KOMUNIKASI BISNIS

Dasar-dasar Korespondensi Bisnis

By:
Iseu Anggraeni, S.AK., M.Ak., Ak., CA
UNIVERSITAS BALE BANDUNG
2019
Tujuan pembelajaran Dasar-dasar Korespondensi Bisnis
yaitu untuk dapat mengetahui dan memahami :

 Definisi Korespondensi
 Definisi Korespondensi Bisnis
 Pengertian surat dan surat bisnis
 Beberapa fungsi surat bisnis
 Pengelompokan surat
 Bagian-bagian surat
 Berbagai macam bentuk atau format surat
 Berbagai macam contoh surat-surat bisnis
 DEFINISI KORESPONDENSI

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau

Correspondentie (Belanda) yang berarti suatu kegiatan atau hubungan
yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling
berkiriman surat.

Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat

resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu,
korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.
Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi
Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi
verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan
verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan
bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain. Pada
bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain. Pada
umumnya, kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu
umumnya, kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu
proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis
proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis
baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun
baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun
dalam bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau
dalam bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau
lembaga kepada orang atau lembaga lain untuk mencapai
lembaga kepada orang atau lembaga lain untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.
suatu tujuan tertentu.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau
organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

1. Korespondensi Eksteren
Hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau
bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen
Hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang
dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat
dengan kantor cabang.
 Korespondensi Bisnis
adalah suatu kegiatan
korespondensi antara satu
pihak dengan pihak yang
lain baik secara perorangan
maupun lembaga yang
berkaitan dengan dunia
bisnis.
 PIHAK-PIHAK YANG
TERLIBAT DALAM
KORESPONDENSI

1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yang

berkirim surat dan atau yang menandatangani
surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun  naskah  surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan
korespondensi.
4. Juru  ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.
5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau
administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat,
pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani
pengarsipan surat-surat (filling system).
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada
penerima.
 Pengertian Surat

Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan

Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, “surat
dapat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi
yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain”.
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis maupun nonbisnis.
Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau
organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis
dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan
bisnis.
Media yang terlibat : Pengiriman lewat pos,
faksimile, telepon seluler, atau melalui jalur dunia
maya (Internet).
Korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa
tersendiri yaitu bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa
korespondensi bisnis :

1. Jelas
Mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir.
Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan
kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.
2.  Lugas
Lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan
kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.
3.  Menarik dan Santun
Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang
digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang
hidup dan santu, menghindari pengulangan kata yang
menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.
4. Tidak Bertele-tele
Isi surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi
menggunakan bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun
harus tetap menjaga etika kesopanan sehingga menjadi lebih
mudah dipahami dan berkesan mendalam.

Di samping itu, yang tak kalah penting adalah adalah apabila

menggunakan surat kertas, pilihlah kertas yang baik, bersih,
dan ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan pengiriman
surat (tidak terlalu tipis maupun tidak terlalu tebal).
 Fungsi Surat Bisnis

1. Sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat

2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau
permohonan, buah pikiran, atau gagasan yang berkaitan dengan
masalah-masalah bisnis
3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)
4. Alat untuk mengingat (arsip surat bisnis)
5. Bukti sejarah (historis)
6. Pedoman kerja
7. Media promosi bagu pengirim surat
Beberapa kelebihan surat dibandingkan dengan
alat komunikasi lisan :

 Dapat menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena

pengirim pesan dapat mempersiapkan dengan sebaik-baiknya dan sejelas-
jelasnya
Penyampaian pesan-pesan bisnis memungkinkan pembaca membacanya
berulang-ulang, sehingga apa yang disampaikan dalam surat tersebut dapat
dipahami dengan sebaik-baiknya
Penyampaian pesan-pesan bisnis lebih ekonomis bila dibandingkan
dengan penyampaian melalui telepon atau telegraf
Pengelompokan Surat
Menurut Wujudnya

Menurut Pemakaiannya

Menurut Banyaknya
Sasaran yang Dituju
Pengelompokan
Surat
Menurut Sifatnya

Menurut Urgensi
Penyelesaiannya

Menurut Isi dan

Maksudnya
 Menurut Menurut Banyaknya
Menurut Wujudnya
Pemakaiannya Sasaran yang Dituju
a. Surat a. Surat Pribadi a. Surat Biasa
Bersampul b. Surat Dinas b. Surat Edaran
b. Kartu Pos c. Surat Bisnis c. Surat
c. Warkat Pos d. Surat Sosial Pengumuman
d. Memo dan Nota
e. Surat Tanda
Bukti

Menurut Sifatnya Menurut Urgensi Menurut Isi dan

Penyelesaiannya Maksudnya
a. Surat Biasa a. Surat Biasa Bervariasi,
b. Surat b. Surat Segera tergantung dari
Konfidensial c. Surat Kilat maksud dan
(terbatas) tujuan
c. Surat Rahasia pengirimnya
 Pengelompokan Surat Menurut
Wujudnya
a. Surat Bersampul

☺Surat bersampul (surat tertutup) adalah surat yang

dikirimkan seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas
surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. Surat
bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi
pesan dalam surat tersebut, sehingga tidak diketahui oleh
orang yang tidak berhak menerimanya. Pengiriman surat
bersampul dengan berat standar melalui kantor pos perlu
dilengkapi dengan prangko. Jika berat surat melebbihi
batas maksimum yang telah ditentukan, perlu adanya
penambahan biaya prangko sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
b. Kartu Pos

☺Kartu pos adalah bentuk

surat terbuka yang digunakan
untuk menyampaikan pesan-pesan singkat dan praktis, yang
berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10cm x 15cm yang
dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Oleh karena itu kartu pos
berukuran kecil, harus diusahakan agar pesan-pesan yang
penting-penting saja yang disampaikan. Kartu pos tidak dapat
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang sifatnya
rahasia atau confidential maupun surat yang berisi pesan-
pesan panjang.
c. Warkat Pos

☺ Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan

kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian
rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membentuk
amplop. Sebagaimana diketahui, amplop tersebut dapat
berfungsi sebagai lembaran isi surat. Yang membedakan antara
warkat pos dengan surat bersampul yaitu di mana dalam warkat
pos, bagian dalam amplop tersebut berfungsi sebagai lembaran
isi surat, sedangkan dalam surat bersampul, amplop yang ada
tersebut terpisah dan tidak dapat digunakan sebagai lembaran
isi surat. Ukuran warkat pos adalah 6cm x 12cm.
d. Memorandum (Memo) dan Nota

☺Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang

digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan
seingkat yang berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal-hal
lain dalam suatu internal organisasi. Sedangkan nota adalah
suatu pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu lembaga
atau organisasi untuk meminta data atau informasi penting di
dalam organisasi.

☺Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada

siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa,
dan tanggal pembuatan atau penulisan memo.
e. Surat Tanda Bukti

☺Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai

tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu
antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh surat tanda bukti
yang sering dijumpai di dalam praktik antara lain: Faktur,
kuitansi, dan tanda terima.
 Pengelompokan Surat Menurut
Pemakaiannya
a. Surat Pribadi

☺Surat pribadi (personal letters) adalah surat yang dibuat oleh seseorang
yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal
atau pribadi. Oleh karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak
memiliki format penulisan yang baku dan cenderung bersifat informal.

☺Penulisan surat pribadi tergantung dari kemampuan seseorang dalam

mengekspresikan buah pikiran, ide, ataupun gagasan yang ingin
disampaikan kepada pihak lain. Surat-menyurat pribadi timbul dala
pergaulan hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antara anak dan
orangtua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.

☺Contoh surat pribadi yaitu : Surat perkenalan, surat cinta, surat undangan
perkawinan, surat belasungkawa, surat ucapan terimakasih, dan
sebagainya.
b. Surat Dinas

☼ Surat dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat

yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan
dinas instansi pemerintah. Surat dinas bersifat formal dan
memiliki format penulisan yang baku yang dapat digunakan
dalam kegiatan korespondensi suatu instansi tertentu.

☼ Contoh surat dinas : Surat undangan dinas, surat

pengumuman, surat edaran, surat pengantar, surat tugas, surat
nota, surat instruksi, surat kuasa, surat perjalanan dinas, surat
keputusan, dan surat dinas lainnya.
c. Surat Bisnis

☼ Surat bisnis (business letters) atau surat niaga, adalah surat

yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi,
perdagangan, dan usaha jasa. Sebagaimana diketahui, usaha
bisnis adalah setiap usaha yang dilakukan oleh seorang atau
lebih untuk menghasilkan barang dan jasa dengan motif
keuntungan (profit oriented).

☼ Contoh surat bisnis : Surat pemberitahuan, surat pemesanan,

surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat
pengiriman produk, surat penagihan, surat pembayaran , surat
penolakan kerja, surat permintaan kerja, surat perjanjian jual-
beli, dan sebagainya.
d. Surat Sosial

Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh

organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan
untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada
umumnya. Yang termasuk lembaga-lembaga sosial antaralain
: Lembaga anak yatim-piatu, yayasan peduli AIDS, yayasan
peduli korban narkona, dan lembaga-lembaga sosial lainnya
yang memiliki misi sosial dan bukan berorientasi pada profit
atau keuntungan.

Contoh surat sosial : Surat pemberitahuan kepada instansi

yang terkait, surat permohonan bantuan dana kepada donatur,
surat ucapan terimakasih kepada donatur, dan surat undangan
untuk menghadiri peringatan hari-hari besar keagamaan.
 Pengelompokan Surat Menurut
Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

a. Surat Biasa
Surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditunjukkan
kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi
yang bersifat umum dan bersifat pribadi atau privasi.

b. Surat Edaran
Surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seseorang
atau suatu lembaga yang ditunjukkan kepada orang atau lembaga lain
dalam jumlah banyak. Contoh surat edaran : Surat edaran hari kerja,
surat edaran hari libur, surat edaran upacara dan hari-hari besar
nasional, dan surat edaran tentang jadwa; penggunaan pakaian
seragam kerja.
c. Surat Pengumuman
Surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang
perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu
organisasi ataupun masyarakat luas (bila dipublikasikan
melalui media massa).

Komponen penting :
o Kepala surat organisasi/lembaga
o Nomor, perihal/hal pengumuman
o Isi pengumuman
o Tanggal, bulan, tahun pengumuman
o Penanggungjawab pengumuman

Contoh : Surat pengumuman lowongan kerja dan surat

pemberitahuan pindah alamat kantor
 Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

a. Surat Biasa
Surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan
tanpa amplop.

b. Surat Konfidensial (terbatas)

Surat yang termasuk rahasia tetapi terbatas untuk kalangan tertentu
(pejabat tertentu) dan bukan untuk disebarluaskan secara meluas dalam
suatu organisasi.

c. Surat Rahasia
Surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang atau
pejabat tertentu dalam suatu organisasi dan hanya orang atau pejabat
yang dituju saja yang mempunyai hak untuk membuka dan
membacanya.
 Pengelompokan Surat Menurut Urgensi
Penyelesaiannya
a. Surat Biasa
Surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada suatu
perlakuan khusus atas surat tersebut. Biasanya surat dibebani dengan
prangko pengiriman biasa (standar minimal) untuk pengiriman surat.

b. Surat Segera
Surat yang memerlukan penanganan secepat mungkin (dilakukan dengan
segera), meskipun penanganannya tidak secepat surat kilat.

c. Surat Kilat
Surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus
didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat
yang lain.
 Pengelompokan Surat Menurut Isi dan
Maksudnya
Pengelompokan surat menurut isi dan maksudnya sangat bervariasi,
tergantung maksud dan tujuan dari pengirim surat. Beberapa jenis surat
menurut isi dan maksudnya :

Surat pemesanan produk

Surat keterangan
Surat pemberitahuan
Surat penawaran produk
Surat konfirmasi
Surat tugas
Surat perintah kerja
Surat penolakan kerja
Surat penerimaan kerja
Surat penghargaan
Surat perjalanan dinas, dan lain-lain.
Bagian Surat dan Bentuk Surat

(1)Kepala surat/kop surat (letterhead)

(2)Tanggal surat (date)
(3)Nomor, lampiran, dan perihal/hal (number, enclosed,
subject)
(4)Nama dan Alamat tujuan (inside address)
(5)Salam pembuka (salutation)
(6)Paragraf pembuka (first paragraph)
(7)Paragraf isi (body paragraph)
(8)Paragraf penutup (close paragraph)
(9)Salam penutup (complimentary close)
(10)Tanda tangan (signature)
(11)Nama jelas penanda tangan (name and title)
(12)Tembusan (notation)
(13)Inisial (initial)
(1)Kepala surat/kop surat (letterhead)
Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu
lembaga, organisasi bisnis, badan, instansi yang mencakup :
Nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor
faksiile, nomor kode pos, alamat situs web, e-mail, dan logo
atau lambang instansi tersebut.
(2) Tanggal surat (date)

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat

kapan surat itu ditulis.

Pembuatan tanggal surat :

(1)Jika pembuatan surat mencantumkan nama kota tempat perusahaan
dan tempat perusahaan berada sesuai dengan yang tercantum pada
kepala surat, maka nama kota tempat perusahaan tidak perlu
dicantumkan lagi.
(2)Jika surat dibuat di kota lain dan nama kota berbeda dengan yang
tercantum pada kepala surat, maka nama kota tempat surat dibuat
harus diikuti dengan angka tanggal, nama bulan, dan angka tahun.
(3)Penulisan bulan sebaiknya tidak disingkat atau menggunakan angka
tetapi ditulis lengkap, seperti : Januari, Februari, dan seterusnya.
(3)Nomor, lampiran, dan perihal/hal (number,
enclosed, subject)

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan
diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah.
Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang
dilampirkan dalam surat tersebut.

Untuk surat-surat dinas dan surat-surat bisnis biasanya terdapat nomor

urut penulisan surat sesuai dengan kode pengarsipan yang telah dianut.
Penomoran ini bersifat bebas,.

Penulisan kata hal/perihal dalam surat bisnis lazim ditulis setelah nama
dan alamat surat.
(4) Nama dan Alamat tujuan (inside
address)
Penulisan nama seseorang yang akan dituju hendaklah
memperhatikan penggunaan kata sapaan seperti Bapak, Ibu, dan
Saudara maupun gelar akademik maupun gelar kehormatan.
Penulisan nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan, gelar
akademis maupun nonakademis dengan ejaan yang benar.

Penulisan nama penerima surat diawali dengan huruf kapital pada

setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
Jika nama orang yang dituju bergelar akademis seperti Dr., Ir., dr.,
atau Drs., maka kata sapaan seperti Bapak, Ibu, dan Saudara
sebaiknya tidak digunakan lagi.
(5) Salam pembuka (salutation)

Salam pembuka merupakan salam penghormatan yang

dilakukan oleh pengirim surat atau pesan kepada pihak lain
sebelum menyampaikan maksud dan tujuan penulisan
surat. Beberapa salam pembuka yang sering dijumpai
dalam korespondensi bisnis saat ini yaitu :

• Dengan hormat,
• Salam hormat,
• Salam sejahtera,
• Saudara Rizky yang terhormat,
• Ibu Vera yang terhormat,
• Bapak Djuanda yang terhormat,
• Assalamualaikum Wr. Wb.
(6) Isi Surat

Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh

pengirim surat kepada penerima surat. Penulisan isi surat
hendaklah menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah
dipahami dan tidak bertele-tele. Secara garis besar, isi surat
mencakup tiga hal yaitu : Paragragaf pembuka, paragraf isi,
dan paragraf penutup.

a. Paragraf pembuka : Berisi pemberitahuan, pertanyaan,

pernyataan, atau permintaan.
b. Paragraf isi : Berisi hal yang ingin disampaikan kepada
penerima surat dengan menggunakan bahasa yang singkat,
lugas, dan jelas.
c. Paragraf penutup : Merupakan kesimpulan dan kunci isi surat,
mengandung suatu harapan pengirim surat maupun ucapan
terimakasih kepada penerima surat.
Contoh paragraf pembuka :

• Kami beri tahukan kepada Saudara bahwa …

• Dengan ini perkenankalah kami melaporkan kepada Bapak bahwa …
• Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2011, kami
menyampaikan …

Contoh paragraf penutup :

• Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terimakasih.
• Kami berharap agar jawaban Anda tentang merevisi buku Komunikasi
Bisnis dapat kami terima secepatnya.
• Besar harapan saya untuk mengikuti wawancara selanjutnya, saya
ucapkan terimakasih.
(7) Salam penutup (complimentary close)

Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu

ungkapan sikap respek (hormat) dan menunjukkan sebuah etika
yang baik dalam mengirim surat. Salam penutup yang lazim
digunakan dalam korespondensi antaralain:

Hormat kami,
Hormat saya,
Salam takzim,
Salam kami,
Wassalam,
(8) Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nama dan jabatan

dalam korespondensi yaitu sebagai berikut :

Penulisan nama pengirim menggunakan huruf kapital pada setiap

unsur, tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya
Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris
bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

a) Hormat kami,
Andrias Darmayadi, S.IP., M.Si., Ph.D.
Ketua Program Studi Hubungan Internasional
(9) Tembusan

 Ditulis huruf awal kapital

 Diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus
dengan bagian nomor dan hal, dan sejajar dengan nama
pengirim surat
 Kata tembusan diikuti tanda titik dua tanpa digarisbawahi.
 Hanya dicantumkan apabila surat memerlukan tembusan
untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya
dengan surat tersebut.

Contoh :
Tembusan :
1. Manajer Keuangan PT PERMATA BARU
2. Ketua Himpunan Mahasiswwa Unggulan 2011
3. Manajer Personalia PT BERLIAN
(10) Inisial

 Inisial disebut juga sandi

 Merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat
konsep
 Merupakan tanda pengenal bagi petugas yang mengetik
surat tersebut
 Mempermudah menghubungi pengonsep dan pengetik
surat apabila terjadi kesalahan dalam pengetikan surat.

DF/RT (DF = Dzikri Fajari, pembuat konsep; RT = Riezal

Triansyah, pengetik surat)
 Keterangan :
Logo
1) 1) Kepala surat

2)
3) 2) Nomor surat
4) 3) Tanggal surat
5)
4) Lampiran
6) 5) Hal atau perihal surat
7) 6) Alamat surat
7) Salam pembuka
8) Isi
8) 9) Salam penutup
10)Status/jabatan, tanda
tangan, nama jelas
9) 11)Tembusan
12)Inisial
10)

11
)12
)
Bentuk Surat

Bentuk surat adalah suatu pola surat menurut susunan letak bagian-
bagian surat. Setiap bagian surat mempunyai peranan yang sangat
penting artinya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan suatu
surat.
Beberapa macam bentuk surat :

Bentuk lurus penuh (full-block style)

Bentuk lurus (block style)
Bentuk setengah lurus (semi block style)
Bentuk bertekuk (indented style)
Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph
style)
Bentuk surat Amerika (American style)
Bentuk surat Inggris (British style)
Bentuk bentuk Surat Dinas
a. Bentuk Lurus Penuh
b. Bentuk Lurus
c. Bentuk Setengah Lurus
d. Bentuk Resmi Indonesia Lama
e. Bentuk Resmi Indonesia Baru
f. Bentuk Lekuk
g. Bentuk Alinea Menggantung
 Langkah-langkah Penyusunan
Surat Dinas
A. Menentukan Perihal Surat
B. Menyusun Kerangka Surat
C. Pengumpulan Informasi
D. Mengembangkan Kerangka Surat dan Proses
Pengetikan
1) mengembangkannya menjadi surat
yang utuh
2) memilih kertas surat
3) mengetik surat
E. Penyuntingan Surat
F. Melipat dan Menyampul Surat
1) melipat surat

Model 12.1
Model 12.2
Lipatan baku
Model baku rendah
 Model 12.3 Model 12.4
Lipatan akordion Lipatan akordion rendah

Model 12.6
Model 12.5 Lipatan tunggal
Lipatan ganda sejajar
 Model 12.7
Lipatan model prancis

Model 12.8
Lipatan baron
Bahasa Surat
Komunikatif
Mudah dipahami oleh penerima surat
Menggunakan bahasa yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah
yang berlaku
Diksi (pemilihan kata) yang baku dan lazim untuk surat formal,
pemakaian EYD, penyusunan paragraf, dan penyusunan kalimat
yang baik dan benar
Pemilihan kata-kata yang sudah dikenal, cermat, dan bermakana
jelas, hindari penggunaan kata yang memiliki makna lebih dari
satu.
Sedapat mungkin, gunakan kata atau istilah dalam bahasa
Indonesia
Menggunakan huruf miring dan memberi tanda kurung jika
mencantumkan kata asing
Melihat kedudukan penerima surat
Contoh-contoh Surat Bisnis
Surat-surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam kehidupan
sehari-hari di antaranya :
Surat Pemesanan
Surat Konfirmasi
Surat Pengaduan
Surat Permintaan Informasi
Surat Ucapan Selamat
Surat Pemberitahuan
Surat Penagihan
Surat Peringatan
Surat Perintah Kerja (SPK)
Surat Pengumuman
Surat Undangan RUPS
Surat Kuasa
Surat Perjanjian
 Kesimpulan
Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi
antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman
surat. Termasuk di dalamnya sebuah korespondensi bisnis yang
merupakan suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan
pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang
berkaitan dengan dunia bisnis. Surat merupakan sarana komunikasi
yang digunakan dalam kegiatan korespondensi bisnis untuk
menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan
penyelenggaraan kegiatan bisnis. Fungsi utama surat bisnis adalah
sebagai sarana komunikasi bisnis untuk menyampaikan suatu
informasi dengan pengelompokkan surat yang telah ditetapkan.
Penulisan surat dan bahasa surat hendaknya memperhatikan kaidah-
kaidah yang berlaku, sesuai dengan etika yang telah ditetapkan.
Berbagai macam surat bisnis yang lazim kita jumpai sehari-hari sangat
bervariasi, seperti surat pemesanan, surat konfirmasi, surat perintah
kerja, surat perjanjian, dan surat-surat bisnis lainnya.