TA.

2023-202

MODUL AJAR
SURAT MENYURAT
(KORESPONDENSI)
FASE F KELAS XI MPLB

OLEH :

ROZA FENDYA, M.Pd

NIP. 19720203 200604 2 006

SMK NEGERI 2 BUKITTINGGI

1
TP : Melaksanakan surat menyurat (korespondensi)
menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa Ingris
KKTP 2.1.1. : Menjelaskan pengertian surat menyurat
(korespondensi)
KKTP 2.1.2. : Menjelaskan fungsi-fungsi surat

PENGERTIAN SURAT

Sebagai Mahluk Sosial manusia saling membutuhkan dan saling

berkomunikasi antara yang satu dengan yang lainnya. Komunikasi dapat dilakukan
secara lisan dan tulisan. Salah satu media tertulis yaitu dalam bentuk surat.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi
dari satu pihak kepada pihak lain atas nama perorangan atau atas nama jabatan dalam
suat organisasi.
Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi / informasi yang
disampaikan oleh satu pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama
organisasi atau kantor. Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan
sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus
berlaku untuk surat-menyurat (Finoza, 1991: 1). Penyampaian maksud melalui surat
dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama pribadi atau perseorangan dan
dapat atas nama organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau
oleh organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi dan para pelakunya
disebut koresponden
Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis
waalupun sudah banyak alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio,
dan televisi karena selain biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke
komunikan sesuai dengan sumbernya.

FUNGSI SURAT

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi surat juga berfungsi sebagai berikut.

a. Alat bukti tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar
organisasi/ perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan

2
 hubungan surat menyurat. Contoh: surat perjanjian.
b. Alat pengingat

Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau
disetujui bersama. Contoh : akta jual-beli.
c. Bukti historis
Surat dapat dijadikan bahan riset/ penelitian untuk mengetahui aktivitas
organisasi / perusahaan di masa lalu. Contoh : bukti-bukti transaksi.
d. Duta organisasi
Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi / perusahaan.
Contoh : penggunaaan bahasa surat dan pengetikan surat.
e. Pedoman
Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan suatu tugas/ pekerjaan`
contoh : surat tugas.
f. Sarana promosi.
Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada
surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.
Suatu surat tidak hanya mempunyai satu fungsi saja tetapi bisa juga mempunyai
beberapa fungsi. Sebagai contoh, akta jual-beli tanah antara bapak Andi dan Arif.
Selain berfungsi sebagai alat pengingat mengenai hal-hal yang telah disepakati dalam
penjualan tanah, akta juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis jika terjadi sengketa.

JENIS JENIS SURAT

Jenis-jenis surat dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, tujuan,isi, jumlah

penerima, keamanan isi, dan urgensi penyelesaianya. Perhatikan uraian berikut.
a. Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya
Kartu Pos
Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15x10 cm untuk
mengirimkan berita yang isinya singkat dan bersifat tidak rahasia.
Warkat Pos
Sehelai kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat
akan membentuk sampul surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT. Pos
Indonesia.

3
 Surat Bersampul
Surat yang menggunakan sampul atau
amplop. Memorandum dan Nota
Memorandum (memo) dan nota dipergunakan dalam kegiatan surat menyurat
intern organisasi/perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah yang
ditulis secara singkat. Memo dibuat oleh pimpinan kepada bawahan atau
antar pejabat setingkat, seperti memberikan petunjuk, meminta informasi
yang bersifat mengingatkan, dan lain-lain. Sedangkan nota dapat digunakan
pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antarpejabat
dalam satu organisasi atau perusahaan.
Surat tanda bukti
Surat khusus yang biasanya berbentuk formulir yang dipakai untuk
membuktikan keabsahan aktivitas antara dua pihak. Wujudnya dapat berupa
kwitansi, faktur,tanda terima, dan lain-lain.

b. Jenis-jenis surat berdasarkan tujuannya

Berdasarkan tujuannya, surat dibedakan menjadi surat permintaaan
penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat
pengantar, surat perjanjian, surat keputusan, dan lain-lain. Untuk
penjelasannya lebih lanjut dapat disimak pada bab berikutnya.
c. Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya
Surat dinas
Surat yang isinya berupa informasi yang bersifat kedinasandan dibuat oleh
instansi pemerintah.
Surat pribadi
Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan,
persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat
lamaran pekerjaan.
Surat niaga
Surat yang isinya berupa informasi niaga bisnis dan dibuat oleh badan-badan
usaha atau perusahaan.
Surat sosial
Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.

4
 Surat pengantar
Surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu
bersama surat tersebut.
Telegram
Ada dua macam telegram, yaitu telegaram yang pengirimannya disalurkan
melalui pesawat telegraf atau surat kawat (surat yang ditulis dengan gaya
bahasa telegram).
d. Jenis-jenis surat berdasarkan jumlahpenerimanya
Surat biasa
Surat yang dikirim kepada seseorang, seperti pejabat atau suatu organisasi.
Surat edaran
Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.
Surat pengumuman
Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang ataau pejabat yang nama-
namanya sulit dituliskan satu persatu.
e. Jenis-jenis surat berdasarkan keamanan isinya
Surat sangat rahasia
Surat ini diberi tanda ”SRHS atau SR” dan dimasukkan dalam tiga sampul
surat. Caranya: surat dimasukkan ke dalam sampul pertama diberi tanda
SRHS/SR kemudian dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop yang kedua
diberi tanda SRHS/SR lalu dilak, kemudian dimasukkan ke amplop yang
ketiga tanpa diberi tanda SRHS/SR dan diberi lak.
Surat rahasia
Surat ini diberi tanda “RHS atau R” dan dimasukkan dalam dua sampul surat.
Caranya: surat dimasukkan dalam sampul pertama diberi tanda RHS/R
kemudian dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop yang kedua tanpa diberi
tanda RHS/R dan diberi lak.
Surat biasa
Surat yang jika isinya terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulakan
kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.

5
 f. Jenis-jenis surat berdasarkan urgensi penyelesainnya
Surat sangat segera
Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau
dijawab/diselesaikan. Oleh karena itu “surat sangat segera “ memerlukan cara
penyelesaian dan pengiriman sesingkat-singkatnya sehingga lebih
didahulukan daripada surat-surat lainnya.
Surat segera
Surat yang berisi tentang informasi yang memerlukan jawaban /penyelesaian
segera, namun tidak secepat surat yang bersifat “sangat segera”
Surat biasa
Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban / penyelesaian yang secepatnya,
tetapi perlu diselesaikan secara urutan kedatangannya.

PERLENGKAPAN SURAT

Dalam kegiatan surat menyurat, Anda memerlukan beberapa perlengkapan, seperti

kertas surat, amplop/sampul surat,dan lipatan surat. Untuk lebih jelasnya, simak
penjelasan berikut.
a. Kertas Surat
- Ukuran A4 : 210 x 297 mm
- Ukuran A5 : 148 x 210 mm
- Ukuran Folio : 204 x 330 mm
- Ukuran Kuarto : 204 x 257 mm
Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat
adalah sebagai berikut:
 Kertas Union Skin, kertas putih jenis import yang tipis dan kuat yang
bisa dipergunkan untuk surat menyurat ke luar negeri.
 Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli.
 Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan.
 Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah
banyak.

6
b. Amplop/ sampul surat
Ada berbagai jenis amplop/sampul surat yang digunakan dalam kegiatan surat
menyurat. Namun jenis-jenis amplop/sampul surat berikut yang biasa
digunakan.

1 Commercial 12 Postage Cavour

2 Visiting Card 13 Pence

3 Drug 14 Work Docket

4 Bifold 15 Catalogue

5 Card 16 Button and String

6 Double Fold 17 Eyelet and Clasp

7 Air Mail 18 Invoice Tag

8 Open End 19 Church

9 Coin 20 X-ray

10 Window 21 Receipt and Page

11 Official

7
8
9
c. Lipatan Surat
Surat hendaknya dibuat sedemikian rupa sehingga terlihat rapi, mudah
dibuka, dan langsung mengarah ke isi surat. Lipatan surat yang biasa
digunakan, antara lain sebagai berikut.
1. Bentuk Lipatan Surat Standard Fold
2. Bentuk Lipatan Surat Low Standard Fold
3. Bentuk Lipatan Surat Accordion Fold
4. Bentuk Lipatan Surat Low Accordion Fold
5. Bentuk Lipatan Surat Single Fold
6. Bentuk Lipatan Surat Parallel Fold
7. Bentuk Lipatan Surat Baronial Fold
8. Bentuk Lipatan Surat French Fold (with vertical Crease)

10
 LKPD 1
Buatlah resume dari materi diatas, kemudian buatlah 10 buah pertanyaan essay
beserta jawaban lengkapnya

Contoh lkpd
Mendatar :
1. Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15x10 cm untuk
mengirimkan berita yang isinya singkat dan bersifat tidak rahasia.
2. Sehelai kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat
akan membentuk sampul surat
3. Lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi / informasi yang
disampaikan oleh satu pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas
nama organisasi atau kantor
4. Kertas yang dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah
banyak.
5. Sampul surat atau bungkus dari surat

Menurut :
1. Lembaran yang berasal dari jalinan serat dengan proses tertentu yang biasa di
gunakan untuk menulis
2. Salah astu jenis amplop/sampul surat.
3. Surat ini diberi tanda “RHS atau R” dan dimasukkan dalam dua sampul surat.

(1) K A R T U P O S
E
R
(2) W A R K A T P O S
I A A
N H (3) S U R A T
D A
O (4) S T E N S I L
W I
(5)
A M P L O P

LKPD 2
Berdasarkan contoh, buatlah TTS dari materi diatas dengan ketentuan : 5 soal
mendatar dan 5 soal menurun.

11