MATERI PEMBELAJARAN

Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen

Program Keahlian : Manajemen Perkantoran
Elemen : Pengelolaan Administrasi Umum
Fase :F

KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

1. Pengertian Korespondensi/Surat-menyurat
Surat merupakan media untuk menyampaikan suatu maksud tertentu secara
tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. Dapat dikatakan pula bahwa surat
merupakan alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam surat
terdapat persyaratan tertentu yang menjadi pembeda antara surat dengan karangan
tertulis lainnya, yaitu antara lain:
• Penggunaan kertas yang digunakan, mulai dari jenis, ukuran dan warna
tertentu.
• Penggunaan model atau bentuk tertentu
• Penggunaan kode atau notasi tertentu
• Pemakaian bahasa yang khas
• Pencantuman tanda tangan
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis, tanda bukti tertulis, alat pengingat,
pedoman untuk bertindak, bukti historis suatu kegiatan dan sebagai keterangan.
Adapun ciri umum dari surat yang baik yaitu:
• Menggunakan kertas surat yang tepat
• Menggunakan bentuk surat yang standar
• Menggunakan bahasa yang baku
• Menggunakan gaya bahasa yang lugas
• Menggunakan bahasa yang jelas, sopan dan hormat
• Menyajikan fakta yang benar dan lengkap
• Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat
menyurat
• Tidak menggunakan kata-kata yang sulit dan istilah yang sulit.

2. Jenis-jenis Surat Bahasa Indonesia

Sebagai alat komunikasi tertulis, surat dibedakan menjadi beberapa jenis dan
golongan. Surat dibedakan menurut wujud, pemakainya, banyaknya sasaran,
maksud dan tujuannya, sifat dan urgensi penyelesaiannya. Berikut penggolongan
surat ditinjau dari berbagai sudut pandang.
a. Menurut wujudnya
1) Surat bersampul
 Adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta sampul atau
amplopnya. Isi surat bersampul terdiri atas beberapa lembar kertas
dengan berat maksimum tertentu sesuai dengan peraturan kantor
pos.
2) Kartu pos
Adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang
dikeluarkan oleh kantor pos. Kartu pos biasanya digunakan untuk
mengirim berita singkat yang tidak rahasia dan pengirimannya tidak
menggunakan sampul.
3) Warkat pos
Adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas
surat.
4) Memorandum dan nota
Adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern organisasi,
dipergunakan untuk meminta atau memberi petunjuk antarpejabat.
5) Telegram dan telex
Telegram adalah pengiriman berita yang tercetak dari jarak jauh
dengan menggunakan pesawat telex. Telex adalah pesawat yang
digunakan untuk mencetak telegram. Saat ini telex sudah tidak
digunakan dan sudah digantikan dengna faximile.
6) Surat tanda bukti
Adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang
dipakai sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak
atau untuk membuktikan keabsahan sesuatu hal, misalnya faktur,
kuitansi, kartu identitas, dan sebagainya.
b. Menurut pemakainya
1) Surat pribadi
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang untuk kepentingan pribadi.
Surat pribadi dibedakan menjadi 2 yaitu:
• Surat pribadi bersifat privat atau kekeluargaan, yaitu surat
yang dikirim kepada teman, kerabat atau keluarga.
• Surat pribadi bersifat resmi, yaitu surat pribadi yang dikirim
kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi.
2) Surat dinas/resmi
Adalah surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansi
pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
3) Surat niaga
Adalah surat yang dipakai oleh perusahaan untuk urusan
perdagangan atau jual beli.
4) Surat sosial
Adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan seperti
yayasan, perkumpulan, dan organisasi lainnya yang bersifat
nonprofit.
c. Menurut banyaknya sasaran
1) Surat biasa
 Adalah surat yang dituukan kepada satu atau beberapa
orang/organisasi (jumlahnya sedikit).
2) Surat edaran dan surat pengumuman
Adalah surat yang ditujukan kepada orang/organisasi yang
jumlahnya banyak.
d. Menurut isi dan maksudnya
Setiap mengirim surat pasti mempunyai maksud atau tujuan. Maksud
tersebut dapat berupa pemberitahuan, peringatan, keputusan, perjanjian,
pengaduan, penawaran, dan lain-lain. Pokok surat yang tertulis dalam “hal
atau perihal” sebuah surat akan menjadi nama surat. Nama surat
mencerminkan isi atau maksud yang terkandung didalamnya.
e. Menurut sifatnya
1) Surat sangat rahasia
Surat ini diberi tanda “SRHS” atau dimasukkan dalam tiga sampul
surat.
2) Surat rahasia
Surat ini diberi tanda “RHS atau R” atau dimasukkan dalam dua
sampul surat.
3) Surat biasa
Surat yang jika isinya terbaca oleh orang lain tidak akan
menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang
bersangkutan.
f. Menurut urgensi penyelesaiannya
1) Surat sangat segera
Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau
dijawab/diselesaikan.
2) Surat segera
Surat yang berisi tentang informasi yang memerlukan
jawaban/penyelesaian yang segera.
3) Surat biasa
Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban secepatnya, tetapi
perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.
3. Perlengkapan Surat
a. Penggunaan kertas
Dalam pembuatan surat, penggunaan kertas harus diperhatikan baik dari
jenis, warna dan ukuran kertas.
1) Jenis kertas yang lazim digunakan dalam pembuatan surat adalah
antara lain:
a) Kertas HVS 60-80 gr untuk surat biasa baik untuk lembar
asli maupun copy.
b) Kertas doorslag, terutama digunakan untuk copy surat-surat
tanda bukti.
c) Kertas segel, untuk membuat surat perjanjian dan macam-
macam akta.
d) Kertas stencil, untuk membuat master surat yang akan
digandakan dengan mesin stencil.
 e) Kertas folio bergaris, untuk membuat surat dengan tulisan
tangan.
2) Warna kertas dan tinta
Kertas untuk surat resmi biasanya menggunakan kertas warna putih,
sedangkan untuk surat yang sifatnya khusus boleh menggunakan
kertas selain warna putih, misalnya untuk penulisan surat undangan,
piagam, dan surat sebagai tanda bukti. Tinta yang digunakan adalah
warna hitam.
3) Ukuran kertas
Ukuran kertas yang standard dan dapat diseragamkan adalah untuk
kelompok surat biasa, bukan untuk kelompok surat tanda bukti dan
surat-surat khusus. Surat pengantar barang, faktur, surat tanda
terima, surat penghargaan belum ada standarisasi. Adapun ukuran
kertas yang standar penggunaannya adalah sebagai berikut:
a) Untuk surat yang isinya panjang dapat menggunakan kertas
ukuran folio (F4) yaitu ukuran 21 cm x 33 cm.
b) Untuk surat yang isinya pendek atau sedang dapat
menggunakan kertas ukuran kuarto (A4) yaitu ukuran 21 cm
x 29,7 cm.
c) Untuk menulis memo dan nota dapat menggunakan kertas
ukuran setengah folio atau setengah kuarto yaitu ukuran 21
cm x 16,5 cm atau 21 cm x 14,85 cm.
b. Amplop dan lipatan surat
Bentuk dasar amplop hanya ada dua macam yaitu persegi empat (bujur
sangkar) dan persegi panjang. Ukuran besar kecilnya kedua macam amplop
tersebut bervariasi. Hal tersebut dimaksudkan untuk disesuaikan dengan
kertas yang akan dimasukkan ke dalamnya. Besar kecilnya kertas dapat
diartikan sebagai ukuran asli sebelum dilipat atau ukuran setelah dilipat.
Perlu diketahui pula bahwa surat yang dikirim akan dimasukkan amplop
atau tidak tergantung jenis dan sifat surat. Contoh amplop yang sering
digunakan adalah sebagai berikut.
Lipatan surat yang digunakan disesuaikan dengan ukuran kertas dan
amplop yang akan dipakai. Macam lipatan surat yang sering digunakan
adalah sebagai berikut.
1) Lipatan baku/standar (standard fold)
Panjang kertas dilipat menjadi tiga bagian yang sama, bagian kepala
surat ke arah dalam dan berada paling luar.
2) Lipatan baku rendah (low standard fold)
Kertas surat dilipat menjadi tiga bagian, dua bagian sama panjang
dan satu bagian lebih pendek. Misalnya, surat yang dilipat
menggunakan kertas ukuran A4, maka perbandingannya adalah dua
bagian panjangnya 10,5 cm dan satu bagian 8,7 cm.

3) Lipatan akordion (accordion fold)

Kertas surat dilipat menjadi tiga bagian yang sama panjangnya,
bagian kepala surat menghadap ke arah luar.

4) Lipatan akordion rendah (low accordion fold)

Kertas surat dilipat menjadi tiga bagian dengan ukuran dua bagian
panjangnya sama dan satu bagian panjangnya lebih pendek, bagian
kepala surat menghadap ke arah luar.

5) Lipatan ganda sejajar (parallel double fold)

Kertas surat dilipat menjadi empat bagian yang sama.

6) Lipatan tunggal (single fold)

Kertas surat dilipat menjadi dua bagian yang sama, biasanya kertas
yang digunakan adalah ukuran setengah kuarto atau setengah folio.
 Lipatan ini biasanya digunakan dalam lingkungan internal
organisasi.

7) Lipatan model perancis (france fold)

Kertas surat dibagi menjadi empat bagian yang sama.

8) Lipatan model baron (baronial fold)

Panjang kertas dilipat menjadi dua bagian yang sama, kemudian
lebar kertas dilipat menjadi tiba bagian dengan ukuran 5,3 + 10,4 +
5,3 cm.

c. Teknik pembuatan surat

Agar dalam pembuatan maupun pengiriman surat dapat tepat dan mendapat
tindak lanjut seperti yang diharapkan, maka perlu diperhatikan masalah
persiapan penulisan, pengetikan dan pengirimannya.
1) Persiapan penulisan. Hal yang perlu dipahami terlebih dahulu
sebelum menulis surat antara lain:
• Masalah apa yang akan disampaikan kepada penerima?
• Bagaimana urut-urutan penyusunannya?
• Bagaimana posisi hubungan antara pengirim dengan
penerima?
• Siapa saja yang turu membaca atau mengetahui isi surat yang
akan ditulis?
2) Pengetikan
Harus memperhatikan faktor kejelasan, kerapian dan kebersihan.
3) Pengiriman. Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum surat dikirim,
antara lain:
• Pastikan kebenaran penulisan alamat tujuan.
 • Kirimlah surat dengan memperhitungkan waktu tiba yang
tepat.
• Sesuaikan sifat pengiriman dengan derajat kepentingan isi
surat.
• Perhatikan keamanan isi surat dengan menggunakan amplop
yang sesuai dan perekat yang cukup.
• Perhatikan besarnya perangko jika menggunakan jasa pos.

4. Bagian-bagian Surat
Surat terbagi menjadi beberapa bagian yang terkumpul sehingga menjadi satu
kesatuan. Pada praktiknya, tidak semua surat terdiri dari keseluruhan bagian surat
yang ada. Secara umum bagian surat terdiri dari 14 bagian yaitu:
a. Kepala surat
Adalah bagian dari surat yang menunjukkan eksistensi atau keberadaan
pembuat surat. Kepala surat terletak di bagian paling atas pada sebuah surat.
Pada kepala surat terdiri dari logo perusahaan atau instansi, nama
perusahaan dan jenis usahanya, alamat perusahaan atau instansi, nomor
perusahaan, nomor telepon, faks, dan hal lainnya yang dianggap perlu.
Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan kepala surat yaitu:
• Nama organisasi atau lembaga ditulis dengan huruf capital dan tidak
boleh disingkat.
• Alamat organisasi ditulis secara cermat, dengan huruf kapital awal.
• Penulisan kata telepon, kotak pos, fax diikuti oleh nomor tanpa
diberi tanda titik dua, sedangkan di belakang website dan e-mail
menggunakan tanda titik dua.
• Untuk surat pribadi tidak menggunakan kepala surat.
• Penulisan kop surat untuk surat dinas pemerintah dengan
perbandingan 3:2:1 (3 untuk nama instansi pembuat surat, 2 untuk
induk instansi, 1 untuk alamat surat). Penulisan alamat surat yang
benar tidak disingkat, baik nama jalan, nomor telepon, nomor
faksimile, dan lain sebagainya.
b. Tanggal surat
Tanggal surat adalah bagian dalam surat yang menunjukkan hari berikut
bulan dan tahun dibuatnya surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penulisan tanggal surat ialah:
• Penulisan tanggal dengan angka, bulan dengan huruf dan tahun
dengan angka serta tidak disingkat. Contoh: 20 Juli 2023.
• Apabila surat memakai kepala surat, maka penulisannya tidak perlu
didahului nama kota. Namun apabila antara kantor pusat dengan
kantor cabang menggunakan kepala surat yang sama, maka nama
kota perlu ditulis di depan tanggal untuk mengetahui dari mana surat
itu berasal.
• Untuk surat pribadi, penulisan tanggal dapat di atas dan dapat juga
di bawah serta didahului nama kota. Contoh: Sleman, 20 Juli 2023.
 • Untuk surat berjudul, penulisan tanggal di kanan bawah dan
didahului nama kota.
c. Nomor surat
Dalam setiap surat hendaknya diberi nomor surat. Nomor surat perlu
dicantumkan karena berfungsi sebagai alat petunjuk bagi petugas kearsipan,
untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan pada suatu periode
tertentu, menunjukkan unit asal surat, untuk penunjukkan sumber dalam
kegiatan surat menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas
atau ditindaklanjuti. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan
nomor anatara lain:
• Rangkaian nomor surat umumnya terdiri dari nomor urut, kode
intern, bulan, dan tahun pembuatan.
• Kata nomor ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua. Garis miring
yang digunakan pada nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak
diikuti spasi. Kemudian angka tahun ditulis lengkap tidak diikuti
tanda baca apapun.
• Dalam surat berperihal, nomor surat di kiri atas (untuk surat bentuk
resmi, lurus, setengah lurus, menggantung dan lurus penuh,
indented).
Contoh….
• Dalam surat berjudul, nomor surat ditempatkan di bawah judul surat
dan ditulis secara centering.
Contoh….

d. Hal/perihal
Peirhal atau hal merupakan isi ringkasan atau resume dari sebuah surat.
Kegunaan perihal adalah untuk membantu penerima mengetahui isi surat
tanpa membaca surat secara keseluruhan. Penulisannya bisa sebelah kiri
surat, maupun secara centring, namun prinsipnya ditulis dalam bentuk yang
menarik perhatian pembaca atau penerima. Contoh:
Hal : Undangan Rapat Dinas
e. Lampiran
Lampiran merupakan lembar lain dalam sebuah surat. Isi lampiran dapat
berupa tabel, daftar harga, daftar nama dan lain sebagainya. Kegunaan dari
lampiran adalah sebagai dasar pemeriksaan oleh penerima mengenai
lengkap tidaknya surat yang diterima. Isi lampiran dapat berupa jumlah
lembar atau jenis lampiran. Contoh:
Lampiran : 2 (dua) lembar
Lampiran : Daftar harga
f. Alamat tujuan
Alamat tujuan adalah suatu bagian dalam surat yang berisi mengenai kepada
siapa surat itu ditujukan. Walaupun terkadang alamat surat sudah ditulis di
amplop surat, tetapi pencantumannya tetap penting karena sering kali pada
praktiknya amplop surat terpisah atau hilang dari suratnya. Adanya alamat
dalam membantu pembaca mengetahui siapa yang berhak menerima surat.
Apabila alamat yang dituju adalah nama organisasi atau nama perusahaan,
 mana penulisan Yth tidak diperlukan, namun apabila yang dituju adalah
nama orang atau jabatan sebaiknya menggunakan Yth.
g. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan suatu bagian dalam surat yang berisi
penghormatan kepada penerima surat. Biasanya, salam pembuka diawali
dengan kata “Dengan hormat” atau dengan salam sesuai kebiasaan. Selain
salam pembuka di atas, yang paling sering dipakai adalah salam berdasarkan
kebiasana keagamaan seperti Assalamu’alaikum wr.wb., Salam Sejahtera
dan lain sebagainya.
h. Isi surat
Isi surat adalah inti pembicaraan dalam surat. Isi surat harus mencakup
semua permasalahan yang ingin diutarakan pada sebuah surat. Isi surat
harus dibuat ringkas dan jelas tanpa mengurangi permasalahn atau init dari
sebuah surat. Penjelasan isi surat yang secara rinci dapat dicantumkan pada
lampiran surat.
1) Kalimat pembuka
Apabila merupakan surat jawaban, usahakan merujuk kea rah surat
yang pernah diterima. Contoh:
o Dengan ini kami beritahukan bahwa surat Saudara tertanggal
….nomor…. perihal…. telah kami terima
o Menindaklanjuti surat dari Kepala Dinas Pendidikan,
Pemuda, dan Olahraga kabupaten Sleman, maka ….
Apabila atas inisiatif sendiri, maka alinea pembuka disesuaikan
dengan maksud/tujuan pembuatan surat. Contoh:
o Dalam upaya meningkatkan wawasan pengetahuan peserta
didik SMK Negeri 1 Tempel tentang dunia kerja, maka kami
akan menyelenggarakan kegiatan kunjungan industri.
o Dengan ini kami kabarkan bahwa ….
o Dengan gembira kami kabarkan kepada Saudara bahwa ….
o Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, maka ….
o Sebagai realisasi perundingan kita, maka….
Apabila menindaklanjuti surat dari pihak lain, maka alinea pembuka
merujuk pada surat yang pernah diterima. Contoh:
o Berkenaan dengan Surat Edaran dari Kepala Dinas
Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman
nomor …. tanggal …. perihal …. maka …. dengan ini ….
2) Alinea isi
Yaitu seluruh alinea yang terdapat antara alinea pembuka dengan
alinea penutup, berisi keterangan atau penjelasan tentang masalah
pokok surat yang sudah terdapat dalam alinea pembuka. Cara
menyusun alinea isi:
a) Cara repetisi
Yaitu dengan mengulang sebagian unsur alinea sebelumnya
untuk memulai alinea baru. Contoh:
 Alinea awal (alinea pembuka)
Pada kesempatan inikami memperkenalkan perusahaan
kami PT Rizqi. Kami bergerak dalam bidang jasa asuransi
kerugian, khususnya asuransi kebakaran.

Alinea lanjutan (alinea transisi)

Asuransi kerugian, khususnya asuransi kebakaran telah
menjadi spesialisasi kami selama 20 tahun, mulai 1998
sampai sekarang. Kami telah ….dst.

b) Bantuan frasa transisi

Yaitu frasa penghubung yang berfungsi mempererat
hubungan antaralinea sehingga hubungan antaralinea akan
terasa lebih padu. Contoh frasa transisi pada awal alinea:
1. Sehubungan dengan hal tersebut …
2. Di samping itu ….

Alinea awal (alinea pembuka)

Kami beritahukan kepada Saudara bahwa perusahaan kami
telah ditunjuk sebagai dealer barang elektronik merk
Samsung untuk seluruh Indonesia.

Alinea lanjutan (alinea frasa transisi)

Sehubungan dengan hal tersebut, kami membuka
kesempatan kepada Saudara untuk menjadi agen. Adapun
persyaratannya adalah ….

c) Dengan bantuan kata penghubung

Untuk memulai alinea transisi dapat dipakai kata
penghubung seperti:
▪ Meskipun
▪ Berhubungan
▪ Namun
▪ Selanjutnya, dsb
Contoh kalimat:
Alinea awal (alinea pembuka)
 Menurut catatan kami, ternyata Saudara masih belum
melunasi faktur No. 36/A.05 tertanggal 31 Januari 2023
sebesar Rp10.000.000 (sepuluh juta rupiah). Utas tersebut
sebenarnya sudah harus Saudara bayar pada akhir 2022.

Alinea lanjutan

Meskipun keterlambatan ini mungkin tidak disengaja, tetapi

untuk menjaga kelancaran usaha, kami mengharap agar
Saudara segera melunasi utas tersebut.

d) Alinea penutup
Berisi penagasan sesuatu, harapan, himbauan dan ucapan
terima kasih. Pemakaiannya disesuaikan dengan isi dan sifat
surat. Contoh:
1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Kami harap hal ini mendapat perhatian Saudara
sepenuhnya dan tidak lupa kami ucapkan terima
kasih.
3) Demikian agar instruksi ini dilaksanakan dengan
penuh tanggung jawab.

i. Salam penutup
Salam penutup adalah lawan dari salam pembuka. Salam penutup dibuat
sebagai pengantar selesainya sebuah surat. Salam penutup harus dibuat
dengan memperhatikan salam pembuka. Salam penutup yang paling umum
adalah “Hormat kami” atau “Hormat saya”. Bila surat diawali dengan salam
keagamaan maupun kesukuan tertentu, maka salam penutup juga harus
diakhiri dengan hal yang sama.
j. Nama organisasi / perusahaan yang menulis surat
Nama organisasi atau nama perusahaan ditulis sesuai dengan yang membuat
surat dan atau yang mewakili organisasi atau bagian organisasi tertentu.
Untuk surat pribadi, tidak ada pencantuman bagian surat ini. Apabila jumlah
lembaran surat hanya terdiri atas satu lembar, maka pencantuman nama
organisasi tidak perlu, tetapi apabila surat terdiri atas beberapa lembar, maka
setelah salam penutup perlu ditulis nama organisasi.
k. Jabatan penanggung jawab surat dan tanda tangan
Jabatan penanggung jawab surat dan tanda tangan perlu dicantumkan untuk
mengetahui pada kapasitas sebagai apa penanda tangan surat membuat
surat. Sebuah surat dianggap sah jika surat tersebut terdapat jabatan
penanggung jawab surat dan diberi tanda tangan.
l. Tembusan
Tembusan merupakan suatu bagian surat yang menunjukkan kepada siapa
lagi sebuah surat akan dikirimkan selain kepada penerima surat. Tujuan
 penulisan tembuasan adalah karena keharusan dinas dan untuk memenuhi
aspek keterbukaan bagi pengirim dan penerima.
m. Inisial
Adalah suatu bagian surat yang menunjukkan siapa yang memberi perintah,
mengkonsep dan mengetik surat. Inisial surat biasanya ditulis dengan huruf
awal dari nama-nama pihak tersebut. Biasanya inisial pemberi perintah dan
pengkonsep surat ditulis dengan huruf besar sementara inisial dan pengetik
surat ditulis dengan huruf kecil dan pembeda di antara ketiganya dipisahkan
dengan tanda garis miring. Contoh:
WSA/ZA/at
WSA : Wahyono Satro Atmojo (pemberi perintah pembuatan surat)
ZA : Zaenudin Ahmad (pengkonsep surat)
at : Ani Triyasa (pengetik surat)
5. Bentuk-bentuk Surat
Bentuk surat merupakan penempatan bagian-bagian surat pada sebuah surat.
Bentuk surat biasanya sama atau terstandarisasi bagi setiap organisasi. Bentuk surat
disebut juga sebagai pola sebuah surat yang ditentukan oleh layout bagian-bagian
surat. Perencanaan bentuk surat harus memperhatikan segi estetika atau keindahan
karena akan berdampak positif bagi pembacanya. Secara umum, bentuk surat ada
dua yaitu surat berperihal dan surat berjudul. Surat berperihal adalah surat yang
mempunyai notasi perihal/hal dan tidak mempunyai judul. Sedangkan surat
berjudul adalah surat yang memakai judul dan tidak mempunyai perihal.
Macam-macam bentuk surat dapat digambarkan sebagai berikut:
1) Bagan surat berperihal
Bagan surat berperihal meliputi:
a) Surat bentuk lurus penuh (full block style)
b) Surat bentuk lurus (block style)

c) Surat bentuk setengah lurus (semi block style)

d) Surat bentuk bergerigi/lekuk (indented style)

e) Surat bentuk menggantung (hanging paragraph style)

 f) Surat bentuk resmi (official style)

2) Bagan surat berjudul

KORESPONDENSI BAHASA INGGRIS
1. Istilah-istilah Surat Menyurat Bahasa Inggris
Surat bisnis dalam Bahasa Inggris adalah surat yang bergaya resmi dengan
format yang berbeda dengan surat lainnya. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan
juga harus formal dan tidak bertele-tele. Sebaiknya sebelum membuat surat,
penyusun perlu membuat konsepnya terlebih dahulu untuk menghindari kesalahan.
Penulisan surat harus menjelaskan maksud dan tujuan, singkat dan sederhana
sehingga mudah dimengerti oleh penerima surat. Jangan gunakan kalimat-kalimat
yang rumit. Berikan informasi secukupnya dan tidak berlebih sehingga surat akan
menjadi ringkas dan padat namun tetap dalam bahasa dan tulisan yang sopan.
Gunakan istilah-istilah yang umum digunakan dalam surat-menyurat. Berikut
adalah istilah-istilah yang sering digunakan dalam surat-menyurat Bahasa Inggris:
Istilah Arti
NB (Nota Bene) Catatan tambahan (di akhir surat)
P.S. (Post Script) Catatan tambahan (di akhir artikel)
etc. (et cetera) dan lain-lain
e.g. (example gratia) Contohnya
co. (company) Perusahaan
ltd. (limited) Terbatas atau PT
et al (at all) dan kawan-kawan
i.e. (id est) Yaitu
RSVP (repondez sil vous plait) Jawab segera melalui orang ini
asap (as soon as possible) Sesegera mungkin
cc (carbon copy) Orang yang akan dikirimi email
mengetahui kepada siapa saja email
dikirimkan
enc. (enclosure) Lampiran
pp (per procurationem) Menandatangani surat tersebut atas
nama orang lain
pto (informal) (please turn over) Berlanjut

2. Bagian-bagian surat Bahasa Inggris

Bagian-bagian dalam surat Bahasa Inggris pada dasarnya sama dengan surat
Bahasa Indonesia tetapi terdapat beberapa karakteristik dalam surat Bahasa Inggris
yang membuat pembaca perlu mempelajari lebih teliti. Adapun bagian-bagian
dalam surat Bahasa Inggris adalah sebagai berikut:
a. Heading/Letterhead: Kepala surat
Kepala surat dalam Bahasa Inggris dibuat menyesuaikan dengan surat
dalam Bahasa Indonesia, jadi nama perusahaan atau PT maupun alamat
tidak perlu diubah ke dalam Bahasa Inggris. Contoh:
PT CITRA PESONA
Home and Overseas merchants
50 Pintu 1 Senayan, Jakarta
 Cable: Pesona JKT
Phone: (021) 7876554
Telex: Jkt 021787
Po Box: 975 Jkt
E-mail: citrapesona1@yahoo.com
Website: www.citrap.co.id
Bankers: BNI 1946 Cabang Jakarta Pusat
b. Dateline : Tanggal surat
Dateline pada kanan atas ditulis sejajar dengan penulisan reference line.
Penulisan tanggal dimulai dari: tanggal, diikuti nama bulan dan tahun,
misal, 7th August 2023. Atau August 7th 2023. Tanggal bulan dan tahun
harus ditulis lengkap tidak boleh menggunakan angka untuk menghindarkan
kekeliruan karena adanya perbedaan antara British style dan American style.
Perbedaan antara British style dan American style adalah tentang penentuan
bulan dan tanggal. Contohnya untuk penulisan tanggal 5-4-2023.
American style : 4th May, 2017
British style : 6th April, 2023
Adapun contoh menulis tanggal yang baik dan benar adalah,
British style : 8th December, 2023
American style : December 8th, 2023
c. Reference line : Inisial
Digunakan untuk penulisan inisial atau singkatan nama orang yang
menandatangani surat atau mendiktekan surat dan mengetik surat.
Reference line umumnya dicantumkan disudut atas ebelah kiri sejajar
dengan tanggal. Surat lain ada juga yang mencantumkan di dasar surat
sebelah kiri seperti surat dalam Bahasa Indonesia. Nama penandatangan
maupun nama pengetik keduanya ditulis dalam huruf kapital. Contoh,
Ref. AW/AF/B9
Keterangan:
AW adalah inisial penanda tangan, singkatan dari Andrew White.
AS inisial pengetik surat, singkatan dari Anne Stewart
B9 adalah nomor filing intern atau reference number yang menunjukan
filing system.
Reference line yang sering digunakan dalam membalas surat adalah
o Your ref: SR/LS/251 – reference surat yang dibalas.
o Our ref: AW/AF/A5 – reference dari pembalas surat.
d. Inside address : Alamat dalam
Inside address diisi nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang
yang akan dikirimi surat. Inside address diketik antara 3 sampai 4 baris di
bawah dateline, bisa dalam block form atau indented form (step form)
menyesuaikan bentuk surat yang akan dibuat. Pada inside address harus
menyebutkan panggilan antara lain Mr, Mrs, Miss., dan Messr.
Mr. merupakan singkatan dari akta Mister ditulis di depan nama seorang
pria, atau jika tidak diketahui jenis kelaminnya. Mrs. singkatan dari
Mistress, ditulis di depan nama seorang wanita yang sudah bersuami
(married woman). Miss. ditulis di depan nama seorang wanita yang belum
 bersuami (unmarried woman) atau sangsi bila yang bersangkutan sudah atau
belum bersuami. Sedangkan Messrs. singkatan messieurs ditulis di depan
nama dua orang atau lebih atau perusahaan. Namun demikian, sebaiknya
Messrs tidak dituliskan di depan nama perusahaan yang menggunakan nama
negara, kota pulau, sebaiknya gunakanlah kata “The”. Misalnya, The
Arlington Company, The Indonesian Milk Co,Ltd. atau the Krakatau Steel
Industry. Contohnya:
Mr. Smith
HRD Manager
PROJECT LIMITED
12, Northbank Rd., Southport,
Lancshire, UK
e. Attention line : Untuk perhatian (bila diperlukan)
Digunakan jika ingin surat segera sampai kepada yang dituju agar segera
mandapat umpan balik atau balasan. Attention line ditulis dua baris di
bawah inside address. Contoh:
The Visanti Seminyak Resort
Jalan Petitenget, Gang Cendrawasih No.99 DS,
Kerobokan Kelod, North Kuta, Seminyak
Bali 80361
Indonesia
For the attention: Mr. Nharanoor
Purchase Manager
f. Salutation : Salam pembuka
Adalah ucapan awal pembuka surat, biasanya digunakan salam pertemuan
atau salam perkenalan. Bentuk salam yang digunakan tergantung seberapa
penting dan tinggi jabatan penerima surat. Jika yang berkorespondensi
setingkat kepala negara atau menteri, salam pertemuan yang umumnya
digunakan adalah “Yours Excellency”, namun apabila setingkat direktur
jenderal atau direktur ke bawah.
British style American style
Dear sir, Dear Sirs:
Sir, Gentlemen:
Dear Madam, Dear Mr. Andrew,
Dear Mesdames, Dear Miss Clara,
Dear Mr. Andrew, Dear Mrs. Stewart,

g. Subject line/Re-line : Perihal

Ada dua versi penulisan subject line yaitu ditulis dua baris di bawah
salutation, ada pula yang menuliskannya sejajar atau sebelum salutation.
Tujuan subject line untuk memberi kemudahan kepada pembacanya perihal
isi serta maksud tujuan surat secara keseluruhan dan biasanya memakai
garis bawah. Contoh:
Versi 1
Ditulis sebelum atau sejajar salutation:
 Subject: Ordering Office Machines

Dear Sir,

Versi 2
Ditulis sesudah salutation, ditengah teks (centering), ditulis dalam huruf
kapital dan digaris bawah.

Dear Sir,
ORDERING OFFICE MACHINES

h. Body of letter : Isi surat

Inti utama surat adalah pada isi surat. Isi surat memuat maksud dan
tujuan dibuatnya surat. Oleh karena itu, kalimat-kalimat dalam isi surat
harus jelas, singkat dan mudah dimengerti. Pemilihan kata-kata yang
digunakan harus cermat, termasuk dalam penyusunan kalimat dan gaya
bahasa. Pemilihan kata yang kurang cermat akan menimbulkan kesan
kurang baik bagi penerima surat sehingga kemungkinan tujuan pernulisan
tidak mencapai sasaran.
Body of letter ditulis dua baris dibawah subject line atau salutation.
Body of letter biasanya dibagi dalam tiga paragraph yaitu:
1) Opening paragraph
Opening paragraph atau pembuka surat bisa dimulai dengan ucapan
terima kasih terhadap seseorang, informasi balasan surat yang
masuk atau alasan pembuatan suratnya. Berikut beberapa contoh
kalimat pembuka surat:

Thank you for your letter of (date) informing about…..

In response to your letter of (date), we would like to thank you for
your interest in …
We are very thank you for your letter of (date) requesting
information about….
2) Message of the letter (The real subject)
Bagian utama dari isi surat adalah pesan utama. Pada bagian ini akan
secara jelas menyebutkan tujuan atau alasan dibuatnya surat, apakah
untuk menawarkan, menjalin kerjasama, memesan barang dan
sebagainya. Berikut contoh kalimat yang digunakan dalam message
of the letter:
We are writing to inform you about….
We are writing to ask/inquire about….
Contoh:
 We would like to have information about your office equipment.
We would like to order some products as follow:
We want to inform you that we have not yet received payment
for….

Meminta tolong
Apabila surat berisi tentang permintaan atau permohonan bantuan
bisa dimulai dengan kalimat berikut.
Contoh:
We would be grateful if you could send us your brochure.
Would you mind sending us you catalog.
Would it be to much to ask that our payment be postponed for two
weeks.

Menawarkan pertolongan
Contoh berikut digunakan untuk menawarkan bantuan.
We would be happy to answer any questions you have.
We would be pleased to assist you in finding a new location.

3) Closing paragraph
Paragraph akhir juga biasa disebut paragraph penutup dan biasanya
berisi satu atau dua baris kalimat. Seringkali paragraph terakhir
cukup menetukan karena berfungsi mengakhiri korespondensi yang
sedang berlangsung. Sebagai contoh, kalau isi surat menyatakan
permohonan untuk mendapatkan bantuan biaya sekolah, maka
contoh kalimat penutup yang biasa diguankan adalah
Untuk tindakan lanjut
We look forward to meeting / seeing you
We are looking for your reply
Your quick response in this matter is really appreciated

Untuk menawarkan bantuan

 Please do not hesitate to contact us if you have any questions
regarding this matter.
Please contact us if you need more information
If you need any further assistance please contact us.
i. Complimentary close : Salam penutup
Complimentary close atau salam penutup ditulis sesudah satu sampai dua
baris sesudah paragraf terakhir. Berikut contohnya:
Yours faithfully,
Faithfully yours,
Yours sincerely,
Sincerely yours,
Yours truly,
Very truly yours,

j. Signature : Tanda tangan disertai nama jelas

Signature adalah tanda tangan si pengirim atau penulis surat. Dalam surat
bisnis biasanya disertakan pula nama lalu diikuti gelar penulis. Contoh:
Brad Morison, Ph.D.
Ahmad Baihaqi, MBA

k. Enclosure : Lampiran
Enclosure digunakan jika surat dilampiri suatu brosur atau barang. Oleh
karena itu, dalam surat yang dikirimkan harus menuliskan enclosure dengan
singkatan (Encl. atau Incl.)
Encl. : catalogue
Encl. : pricelist
Incl. : three copies
Incl. : invoice

l. Carbon copy notation

o Carbon copies notation (CC-cc)
CC ialah tembusan atau tindasan yang suratnya dikirimkan kepada
orang/badan lain untuk diketahui, ditulis di bawan enclosure
(lampiran).
Contoh:
CC: Mr. John Lennon
o Postscript notation
Postscript biasanya ditulis di bagian bawah surat sebelah kiri, jika
penulis teringat akan sesuatu hal yang perlu disampaikan setelah
surat itu selesai.
Contoh:
PS. Please settle our invoice No. 512
P.S. Please return the duplicate
3. Jenis-jenis Surat Bahasa Inggris
Surat Bahasa Inggris terdiri dari 2 macam yaitu surat pribadi dan surat niaga
atau personal letter dan business letter. Personal letter atau surat pribadi
merupakan surat yang dikirimkan dari seseorang kepada orang lain atau perusahaan
untuk menyampaikan suatu permasalahan dalam situasi informal. Sedangkan
business letter atau surat niaga adalah surat yang dikirimkan oleh suatu perusahaan
ke perusahaan atau individu dalam perusahaan untuk membahas masalah bisnis
dalam situasi yang formal. Beberapa surat dalam personal letter adalah sebagai
berikut:
a. Congratulations letter : surat ucapan selamat
b. Appointment letter : surat perjanjian
c. Condolences : surat ucapan duka cita
d. Apologies : surat permintaan maaf
Beberapa surat dalam business letter adalah sebagai berikut:
a. Inquiry letter : surat permintaan informasi
b. Offer/sales letter : surat penawaran
c. Order letter : surat pesanan
d. Reference letter : surat referensi
e. Execution of order : surat pelaksanaan pengiriman barang
f. Complaints letter : surat keluhan
g. Adjustment letter : penyelesaian perihal keluhan
h. Collection letter : surat penagihan

4. Prinsip-prinsip Surat Menyurat Bahasa Inggris

Berikut beberapa prinsip surat menyurat Bahasa Inggris yang harus
diperhatikan, yaitu:
a. Gaya Bahasa
Bahasa surat menyurat dalam Bahasa Inggris adalah bahasa formal. Oleh
karena itu, perlu dihindari kalimat-kalimat yang kurang formal atau bahasa
percakapan sehari-hari. Gunakan gaya bahasa yang mudah dipahami oleh
penerima surat dengan bahasa yang singkat dan tidak bertele-tele.
b. Kejelasan maksud dan tujuan
Maksud dan tujuan surat harus disampaikan dengan jelas. Maksud dan
tujuan surat biasanya mucnul dalam isi surat. Oleh karena itu, pastikan isi
surat telah lengkap mencakup tujuan pembuatan surat. Jika surat itu
merupakan surat pesanan maka pastikan barang yang dipesan, cara
pembayaran, cara pengiriman dan jangka waktu pengirimannya jelas.
c. Penggunaan kata ganti (pronoun)
Menulis surat bisnis bahasa Inggris bisa ditujukan kepada orang pertama
maupun orang kedua. Kata “I” dan “you” dapat digunakan untuk surat yang
ditujukan kepada pribadi. Namun, apabila surat ditujukan kepada institusi
atau perusahaan, maka gunakan kata “we” sehingga surat dipahami sebagai
surat resmi dan ditanggapi secara institusi juga.
 d. Format
Pastikan bagian-bagian surat seperti tanggal, alamat penulis dan penerima
surat, salam, isi, penutup dan signature telah tercantum. Penerima surat bisa
menganggap surat anda tidak ditulis secara profesional jika bagian-bagian
tersebut tidak ada dalam surat terutama signature.

SURAT NIAGA BAHASA INDONESIA

1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh penjual (barang atau jasa)
kepada pembeli dengan maksud memperkenalkan produk yang dijualnya. Surat
perkenalan dibuat dengan maksud untuk mengenalkan barang kepada calon pembeli,
yang berfungsi untuk menarik minat terhadap barang atau jasa yang ditawarkan. Posisi
pembuat surat perkenalan lebih rendah daripada penerima, sehingga bahasa yang
digunakan harus disesuaikan. Agar surat perkenalan dapat efektif pada sasaran yang
dituju, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatannya, di
antaranya:
a. Pemahaman tentang calon konsumen
b. Kemungkinan dibutuhkannya barang yang ditawarkan
c. Keterangan produk yang ditawar
d. Keunggulan produk yang ditawarkan dibandingkan produk sejenis
e. Cara menghubungi bila calon pembeli berminat
f. Penawaran-penawaran khusus lebih diutamakan
Dalam bagian isi surat perkenalan alinea pertama akan berisi tentang
memperkenalkan nama perusahaan dan kegiatannya. Alinea kedua berisi tentang
pengenalan produk barang atau jasa yang dihasilkan, cantumkan nama, jenis, ukuran
barang, serta kelebihannya. Alinea ketiga berisi tentang penyampaian ucapan terima
kasih, harapan agar memesan dan niat untuk memberikan pelayanan yang baik.
Contoh surat perkenalan:
 PT FIRST LINE
Jalan Gatot Subroto 14, Tangerang
Website: www.firstline.com; Telepon: 021 408990

Nomor : 22/FL-02/VII/2023 7 Juli 2023

Hal : Perkenalan produk jasa

Yth. Kabag Umum PT Karya Sentosa

Jalan Imam Bonjol No. 55
Tangerang

Dengan hormat,
Melalui surat ini kami perkenalkan perusahaan kami PT First Line yang bergerak di
bidang ekspedisi baik dokumen maupun barang. Seperti nama yang telah kami pulih,
perusahaan kami berusaha memberikan pelayanan terdepan dan tercepat, serta bergaransi.
Garansi yang kami berikan adalah mengembalikan uang jasa pengiriman berikut uang
penyesalan 25% dan biaya apabila paket yang Saudara kirimkan tidak sampai sesuai dengan
perjanjian.
Hal ini kami berikan dengan tujuan untuk memberikan jaminan kepuasan pelanggan
kami. Kami harap Saudara berkenan mencoba jasa kami. Apabila Saudara berkenan mencoba
sampai akhir bulan ini, kami akan memberikan potongan istimewa sebesar 50%.
Suatu kehormatan bagi kami, apabila Saudara mencoba jasa kami. Silakan hubungi
Nina mengenai info lengkap produk kami lewat 0815-5877-2288. Atas perhatian yang Saudara
berikan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Robert Delangu
Marketing Manager
RD/tt
2. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang berisi penawaran produk (barang atau jasa)
dari calon penjual kepada calon pembeli. Surat penawaran dapat diberikan sebelum ada
permintaan penawaran atau dapat pula sebaliknya. Penawaran tanpa permintaan
penawaran lebih kecil kemungkinannya terjadi transaksi dibandingkan bila sudah ada
permintaan sebelumnya. Walaupun sering kali hasilnya nihil, tetapi penawaran seperti
itu sering dilakukan. Hal itu untuk menciptakan brand image (citra merek) bagi
perusahaan. Bila citra merek sudah tercipta, proses transaksi tinggal menunggu waktu
karena begitu orang atau perusahaan membutuhkan, akan mencari produk yang
ditawarkan.
Berbeda dengan surat permintaan penawaran, surat pembuat penawaran
mempunyai posisi tawar atau barganing position lebih rendah daripada pihak penerima.
Karena itu, dalam pembuatannya, baik bahasa maupun performance harus lebih hati-
hati karena sangat berperan dalam terjadinya transaksi. Agar dapat membuat surat
penawaran yang baik, penulis harus mencantumkan hal-hal berikut di antaranya:
a. Jenis produk yang ditawarkan
b. Kelebihan produk yang ditawarkan dengan produk sejenis
c. Harga dan cara penyerahan
d. Potongan harga (bila ada)
e. Masa waktu penawaran (jika ada)
Dalam bagian isi surat penawaran, alinea pertama atau pembuka berisi jawaban
dari surat permintaan penawaran yang telah diterima. Menyebutkan nomor dan tanggal
suratnya. Selain itu, bisa juga berisi mengenai usaha untuk menawarkan suatu produk
barang atau jasa baru yang menginformasikan keunggulan dari produknya. Aline kedua
atau isi berisi mengenai informasi yang menyebutkan nama barang, harga, kualitas, cara
pembayaran, uang muka, cara pengiriman atau penyerahan, cara pemesanan, alat
angkut yang digunakan, penyampaian lampiran dan lain sebagainya. Alinea ketiga atau
penutup berisi mengenai ungkapan terima kasih dan harapan agar penerima bisa
melakukan pemesanan.
Contoh surat penawaran:
 PT KIARA TOURS & TRAVEL
Jalan Pemuda 66, Jakarta Timur
Telepon: 021 899045; Website: www.kiaratours.com
18 Juni 2023
Nomor : 15/KTT.Pen/VI/2023
Hal : Penawaran harga jasa transportasi, penginapan dan konsumsi
Lampiran : 1 lembar

Yth. Executive Secretary PT Kencana Megah

Jalan Kelapa Gading No. 56
Jakarta Timur

Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan penawaran yang Saudara ajukan tertanggal 15 Juni 2023.
Berdasarkan data yang Saudara berikan, dengan ini kami berikan rincian perkiraan harga untuk
penyelenggaraan acara yang akan Saudara selenggarakan. Alternatif biaya tersebut adalah
No. Peruntukan Biaya Alternatif A Alternatif B Alternatif C
1. Biaya Transportasi Rp17.500.000 Rp16.500.000 Rp15.000.000
2. Biaya Penginapan Rp10.000.000 Rp8.500.000 Rp7.500.000
3. Biaya Makan Rp22.000.000 Rp20.000.000 Rp17.500.000

Perbedaan harga tersebut dikarenakan perbedaan fasilitas dengan rincian pada halaman berikut
setelah surat penawaran ini. Kami sangat berharap agar Saudara memberi kesempatan kepada
kami untuk menjelaskan penawaran ini. Silahkan hubungi kami melalui telepon 021 899045
atau perkenankan kami untuk datang ke kantor Saudara.
Atas perhatian dan kerja sama yang Saudara berikan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Tuty Andriani
Marketing Manager

TA/is
3. Surat Pesanan
Surat pesanan (order) adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli, baik setelah
menerima surat penawaran atau hanya sekedar tertarik dari iklan yang ditujukan kepada
penjual/produsen yang ingin memesan barang/jasa yang diinginkan. Berbeda dengan
surat penawaran yang posisinya lemah, surat pesanan termasuk surat beli sehingga
posisinya kuat, maka dari itu dalam penyusunan surat pesanan tidak perlu terlalu
memperhatikan bahasa yang sempurna, tetapi yang penting isinya jelas, singkat dan
sopan. Hal-hal yang perlu disampaikan antara lain:
a. Nama, jenis, tipe, ciri-ciri lain barang yang dipesan
b. Jumlah atau banyaknya pesanan
c. Cara pembayaran
d. Cara pengiriman barang atau cara penyerahan yang dikehendaki
e. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan
f. Harga dan bila perlu kalkulasi harga bila sudah tahu pasti perinciannya
g. Potongan harga barang
Dalam bagian isi surat pesanan alinea pertama menyebutkan nama dan tanggal
surat penawaran yang telah diterima dan ucapan terima kasih. Alinea kedua atau isi
memuat informasi sebagai berikut:

• Setelah mempelajari barang yang ditawarkan, tertarik untuk melakukan

pemesanan
• Menyebutkan jenis, tipe, jumlah barang yang akan dipesan
• Menyebutkan harga satuan dan jumlah harga keseluruhan
• Berapa yang harus dibayar setelah dipotong diskon
• Menyebutkan uang muka yang telah dikirim dan cara pengirimannya
• Menyebutkan jumlah sisa yang belum dibayar dan kesanggupan pelunasan
• Melampirkan copy pembayaran uang muka
• Menyampaikan harapan akan pengiriman barang
Alinea ketiga atau penutup berisi tentang penyampaian terima kasih dan harapan akan
kiriman barang.
Contoh surat pesanan:
 PT DANAR HADI BATIK
Jalan Kasuhunan Sumoharjo 23, Surakarta
Telepon: 081922994545 , Email: dhbatik@gmail.com

Nomor : 024/PS/DH/II/2023 21 Februari 2023

Hal : Pesanan barang-barang tekstil
Lampiran : 2 lembar

Yth. Manajer Pemasaran PT Brother

Jalan Sultan Hasanudin No. 43
Jakarta Pusat

Dengan hormat,
Kami sangat tertarik dengan penawaran Saudara tanggal 18 Februari 2023 mengenai
penawaran barang-barang tekstil, oleh karena itu kami bermaksud memesan barang-barang
sebagai berikut:
1. 20 gulung benar bahan warna merah
2. 15 gulung benang wol warna coklat
3. 40 gross kancing silver RG
4. 25 gross kancing gold NG
5. 30 pack kain dasar putih @50 yard
Sesuai dengan penawaran Saudara, syarat penyerahan yang kami kehendaki adalah franco
Surakarta dan cara pembayarannya dengan DP 50% dan sisanya kami selesaikan setelah barang
kami terima. Pembayaran akan kami lakukan via BNI 1946 Surakarta.
Karena barang ini sangat kami butuhkan segera, maka dari itu kami harap barang-barang
tersebut dikirimkan secepatnya. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima
kasih.

Hormat kami,
PT Danar Hadi Batik

Dyah Pitaloka
Divisi Pembelian
 TOKO BUKU SUMBER ILMU
Jalan Perintis Kemerdekaan 34, Palembang
Telepon: 089907605567 , Website: www.tokobukusi.com

Nomor : 23/P/SI/IV/2023 12 April 2023

Hal : Pesanan buku pelajaran
Lampiran : 1 lembar

Yth. Sales Manajer PT Gramedia

Jalan Palmerah Raya Nomor 89
Jakarta Barat

Dengan hormat,
Berdasarkan surat penawaran Saudara nomor 45/Pn/IV/2023 tertanggal 10 April 2023,
kami bermaksud memesan buku-buku pelajaran sebagai berikut:
1. Buku Sekretaris sebagai Manajer seri I 100 buah @Rp10.000 Rp1.000.000,00
2. Buku Surat Menyurat Modern Edisi II 50 buah @Rp15.000 Rp 750.000,00
3. Buku Manajemen Modern 200 buah @Rp20.000 Rp4.000.000,00
Jumlah Rp5.750.000,00
Diskon 10% Rp 575.000,00

Jumlah yang harus dibayar Rp4.175.000,00

Pembayaran sebesar 40% telah kami kirimkan via Bank Rakyat Indonesia cabang
Palembang dan sisanya akan kami lunasi setelah buku-buku tersebut kami terima.
Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Toko Buku Sumber Ilmu

Sofyan Abdi
Pemilik
DAFTAR PUSTAKA
Akhmad, J. (2007). Korespondensi Bisnis Indonesia. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia.
Pujiasri, N. & Rahmawati, S. (2018). Korespondensi untuk SMK/MAK kelas X. Jakarta:
Grasindo.
Suyarto & Rachdiana, H. (1994). Korespondensi Niaga Bahasa Inggris Untuk SMK. Bandung:
Humaniora Utama Press.