DASAR-DASAR SURAT MENYURAT

Epon Nurhasanah, S.Pd

SYARAT SURAT

Surat dikatakan baik apabila :

1) Format menarik

2) Surat tidak terlalu panjang

3) Bahasa: jelas, padat, sopan

4) Penampilan: bersih, necis,tidak salah ketik

 5) Bahan: kertas baik dan bersih, tinta hitam dan amplop sesuai dengan kertas yang dipakai.
ARTI SURAT

 Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi dari satu pihak ke pihak
lain.

 Surat-menyurat adalah hubungan antara satu pihak dengan pihak lain yang dilakukan dengan perantara
surat.
 FUNGSI SURAT
1) Alat komunikasi
2) Alat bukti tertulis
3) Alat pengingat
4) Alat bukti historis
5) Duta atau wakil organisasi
6) Alat pedoman kerja
7) Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikaninformasi dari satu pihak ke pihak lain atas nama pribadi maupun
organisasi.
8) Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dipergunakan sebagai bukti apabila terjadi perselisihan antara organisasi-
organisasi atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
9) Sebagai alat pengingat, surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal atau peristiwa yang telah lampau.
10) Sebagai alat bukti historis, karena surat dapat untuk mengetahui sejarah atau perkembangan suatu organisasi.
11) Sebagai duta atau wakil organisasi, kehadiran surat mewakili organisasi dalam berkomunikasi atau bertatap muka
dengan pihak lain.
12) Surat berfungsi sebagai pedoman kerja, karena surat dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.
JENIS SURAT

1. Berdasarkan Wujud Surat

a. Kartu Pos

b. Warkat Pos

c. Telegram

d. Surat Bersampul
 2. Berdasarkan Sifatnya Surat

a. Surat Pribadi, dibedakan menjadi:

 Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim ke organisasi-organisasi resmi, seperti:
surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja.
 Surat pribadi yang bersifat setengah resmi, surat pribadi yang bersifat kekeluargaan atau kekerabatan, seperti:
surat kepada orang tua, kakak, teman, dll.

b. Surat Dinas: surat yang berkaitan dengan kegiatan umum organisasi, seperti: pengumuman, surat pemberitahuan,
surat keterangan, dll.

c. Surat Bisnis: surat yang berkaitan langsung dengan kegiatan bisnis/kegiatan pokok organisasi.
3. Berdasarkan Pesan Surat

a. Surat Keluarga

b. Surat Setengah Resmi

c. Surat Sosial

d. Surat Niaga

e. Surat Dinas

f. Surat Pengantar
4. Berdasarkan Keamanan
Surat

a. Surat Sangat Rahasia, yaitu surat yang apabila isinya diketahui oleh yang tidak berhak maka akan mengancam
keamanan negara.

b. Surat Rahasia, yaitu surat yang apabila isinya diketahui oleh yang tidak berhak maka akan menimbulkan
masalah.

c. Surat Konfidensial, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh kalangan terbatas dalam suatu organisasi.

d. Surat Biasa, yaitu surat yang apabila isinya diketahui oleh orang yang tidak berhak (umum) tidak menimbulkan
masalah.
5. Berdasarkan Tata Aliran Surat

a. Surat Keluar, yaitu surat yang diterima oleh suatu organisasi.

b. Surat Masuk, yaitu surat yang dikirim oleh suatu organisasi.

6. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

a. Pengumuman

b. Surat Edaran

c. Surat Biasa
7. Berdasarkan Penyelesaian Surat

a. Surat Penting, yaitu surat yang harus langsung diproses sesaat setelah surat itu diterima.

b. Surat Segera, yaitu surat yang harus segera diproses.

c. Surat Biasa, yaitu surat yang pemrosesannya tidak memerlukan waktu segera.
8. Berdasarkan Cara Pengirimannya

a. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha pengiriman lainnya.

b. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat telegram/telex.

c. Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile.

d. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

 Perlengkapan surat

1. Kertas surat
a. Kertas HVS atau juga disebut Bond paper
b. Kertas staensil atau Duplicating paper
c. Kertas doorslag atau bank paper
d. Union skin
e. Airmail paper
f. Kertas tulis bergaris
Selain jenis kertas tersebut terdapat juga benda-benda pos yang dijual dikantor pos antara lain:

1) Kartu pos, yaitu bentuk surat terbuka untuk mewartakan berita-berita pendek dan praktis. Kartu pos digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop
dengan harga yang lebih murah daripada surat.

2) Warkat pos, yaitu lembaran surat pos yang dapat dilipat seperti surat tertutup.

3) Wesel pos merupakan sarana pelayanan pengiriman uang melalui pos. Wesel pos yaitu semacam wesel yang lazim dipergunakan untuk pengiriman-pengiriman
uang melalui pos. Di kantor pos penyetor memberikan perintah kepada kantor pos pembayaran (yang berkepentingan) membayarkan sejumlah uang kepada si
alamat (pemegang).

4) Kartu C7, yaitu kartu tanda tangan yang digunakan untuk urusan pos (mengambil kiriman uangatau barang yang dikirim lewat kantor pos tanpa harus meminta
tanda tangan pejabat).
2. Ukuran kertas

a. Folio (21x23) cm

b. Kuarto (21x28) cm

c. Doble folio (42x33) cm

d. A1 nol (0) (59,4x118,9) cm

e. A1 (59,4x84,1) cm

f. A2 (45x59,1) cm

g. A3 (42x29,7) cm

h. A4 (21x29,7) cm

i. A5 (14,8x21) cm

j. A6 (10,5x14,8) cm
3. Sampul surat

a. Berdasarkan ukuran kertas yang dipakai

1) Sampul persegi empat (kuarto)

2) Sampul persegi panjang (folio)

3) Sampul berjendela (surat telegram)

b. berdasarkan wujudnya sampul surat

1) Sampul banker (yang membuka bagian yang memanjang)

2) Sampul pocket (yang membuka bagian yang pendek)

3) Sampul berjendela (window) yaitu sampul berjendela dengan tutup kertas kaca

4) Aperture envelopes (jendela tidak memakai kaca)

JENIS LIPATAN SURAT
1) Standard fold (lipatan baku)

 Lipatan yang membagi kertas menjadi tiga bagian, kemudian bagian bawah kertas dilipat ke atas, sedang bagian bawah dilipat ke bawah.

1) Low standard fold (lipatan baku rendah)

 Lipatan yang membagi kertas menjadi tiga bagian, tetapi salah satu sisinya (biasanya di bagian bawah) lebih pendek dari yang lainnya.

1) Low accordion fold (lipatan akordion rendah)

 Lipatan ganda sejajar tapi bagian atas lipatannya di balik ke belakang dengan salah satu hujung suratnya (biasanya di bagian bawah) lebih pendek dari yang lainnya.

1) Accordion fold (lipatan akordion)

 Lipatan ganda sejajar tapi bagian atas lipatannya di balik ke belakang.

1) Pararrel double fold (lipatan ganda sejajar)

 Lipatan yang dilakukan dengan membagi surat menjadi dua bagian (seperti pada lipatan tunggal), kemudian dilipat lagi menjadi dua dengan sisi yang sama.

1) Single fold (lipatan tunggal)

 Lipatan yang membagi kertas menjadi dua bagian lalu melipatnya. Kiranya lipatan ini lebih cocok untuk dimasukan ke dalam aplop berukuran besar.

1) France fold (lipatan model perancis)

 Lipatan cara melipatnya dimjlai dengan lipatan tunggal kemudian dilipat dua lagi ke samping. Lipatan surat ini merujuk pada negara pusat model dunia.

1) Baronial fold (lipatan model Baron)

 Lipatan yang diawalai dengan lipatan tunggal, lalu kedua sisi samping surat dilipat lagi ke dalam.
 Bagian-Bagian Surat Resmi

1. Kepala Surat (Kop Surat

Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau yang juga dikenal sebagai kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor
lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media promosi dari lembaga atau organisasi pengirimnya.Bagian kepala surat biasanya terdiri dari hal-hal berikut

Nama lembaga

Logo/lambang lembaga

Alamat lembaga

Nomor telepon lembaga

Kode pos dan fax lembaga (jika ada)

Alamat email dan website lembaga (jika ada)

Alamat email dan website lembaga (ji

2. Tempat dan Tanggal Surat

 Bagian surat berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Pencatuman tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi
mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim.

 Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali jika sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang juga
dicantumkan kembali. Sementara tanggal surat ditulis sesuai waktu surat dikirim.

 Cara penulisan tempat dan tanggal surat di Indonesia dimulai dari kabupaten/kota diikuti oleh tanggal, lalu bulan dan tahun.

 Contoh penulisan tempat tanggal surat :

 Surabaya, 26 September 2018

 Jakarta, 5 Januari 2019

 Medan, 13 Agustus 2015

 PENULISAN TANGGAL, BULAN DAN TAHUN PADA SURAT TIDAK BOLEH

DISINGKAT
3. Nomor Surat

 Contoh penulisan nomor surat : 045/BNS/IX/2020

KETERANGAN
045 : NOMOR URUT SURAT YANG DIBUAT KE….
BNS : KODE INTERN PERUSAHAAN
IX : BULAN DIBUATNYA SURAT (MEMAKAI HURUF
ROMAWI)
2020 : TAHUN DIBUATNYA SURAT
4. Lampiran yang Disertakan

 Pada beberapa surat juga terdapat lampiran yang disertakan. Bagian lampiran merupakan
penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam
surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian
lampiran ditiadakan.

 Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup
jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka.
Sedangkan jika tidak ada lampiran bisa ditulis tanda penghubung atau tanda minus.
5. Hal/Perihal

 Bagian-bagian surat resmi berikutnya adalah bagian hal atau perihal. Fungsi bagian hal dalam surat adalah
memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau
perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul.
 Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, tapi pada huruf
pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik
6. Alamat Tujuan

 Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat.
Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam
yang ditulis di bagian dalam kertas surat.

 Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat tujuan boleh
ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata
seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’
7. Salam Pembuka

 Bagian surat berikutnya adalah bagian salam pembuka. Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka
pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya.
Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh salam pembuka :

 Dengan hormat,

 Assalamualaikum wr. wb,

 Selamat pagi,
8. Isi surat

 Bagian pembuka pada isi surat berisi pengantar bagi pembaca untuk mengetahui isi dan berita yang akan
disampaikan oleh pengirim surat. Pokok masalah atau berita sudah tertera dalam bagian pembuka ini dan
akan lebih dijelaskan di bagian inti.

 Bagian inti pada isi surat berisi maksud dan tujuan utama dari pengiriman surat. Maksud pengiriman surat
disinggung secara jelas, singkat dan padat pada bagian inti agar pesan surat bisa tersampaikan pada
pembacanya.

 Bagian penutup pada isi surat berisi penegasan dan kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan. Selain itu
penutup juga bisa berisi harapan atau ucapan terima kasih pada pembaca atas penyampaian pesannya.
9. Salam Penutup

 Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir
untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital
dan diakhiri oleh tanda koma.

 Contoh salam penutup :

 Hormat kami,

 Wassalamualaikum wr.wb,

 Terima kasih,
10. Nama pengirim dan tanda tangan

 Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tandatangannya. Nama yang tercantum adalah
nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut.
Selain itu juga dibubuhi tandatangan dari pengirim.
11. Tembusan

 Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak
mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki tembusan.
BAGIAN-BAGIAN SURAT
 bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :

1. Kop Surat 8. Isi Surat

2. Tanggal dibuatnya surat 9. Nama Jabatan

3. Nomor Surat 10. Tanda Tangan

4. Lampiran 11. Nama Penandatangan Surat

5. Hal 12. Tembusan

6. Surat yang di tujukan 13. Inisial

7. Salam Pembukaan
BENTUK- BENTUK SURAT

1. Bentuk Resmi (Official Style)

2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
3. Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style)
4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
5. Bentuk Sederhana (Simplified Style)
6. Bentuk Lekuk (Indented Style)
7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
BAHASA SURAT.

 Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Bahasa baku

2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda

3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat

4. Efektif dan efisien

5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf

 Ciri paragraf yang baik:

a. mengandung kesatuan isi

b. kepaduan antar kalimat

c. ada pengembangan gagasan pokok

d. Bernalar

e. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan

f. Taat asas
SYARAT – SYARAT BAHASA SURAT.

 Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria sebagai berikut :

1. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu :

2. Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau

3. pedoman yang telah ditentukan.

4. Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

5. Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

6. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat,
tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

7. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata,
ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam
pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang
padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.