PENGERTIAN SURAT

Surat adalah media komunikasi tertulis

antara seseorang atau lembaga dengan
seseorang atau lembaga lainnya.
• Surat memiliki banyak kelebihan
yaitu memberikan kesempatan
yang lebih leluasa untuk berpikir
dan merenungkan hal-hal yang akan
disampaikan.

• Surat juga memiliki kelemahan

yaitu keterbatasan dalam
penyampaian ekspresi kejiwaan.
 Fungsi Surat
• Media komunikasi
• Bukti tertulis
• Alat pengingat
• Bukti historis
• Pedoman kerja
• Duta organisasi/perorangan
Jenis-jenis Surat
• Surat dinas (Resmi)

• Surat Pribadi
 Syarat dan Ciri Surat Yang
Baik:
– Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan
tersusun sesuai dengan peraturan. Untuk itu
penulis harus memahami berbagai bentuk surat
yang akan digunakan.

– Kalimat sederhana, lugas dan mudah dipahami

pembaca. Kata-kata yang dipakai harus jelas,
tepat, tidak mendua, hemat dan benar sesuai
dengan tata bahasa Indonesia.
– Bahasa surat harus hormat, sopan dan
simpatik, agar pembaca surat merasa
dihormati.

– Pergunakan singkatan-singkatan yang

umum dipakai dalam surat-menyurat.

– Disusun secara sistematis, terinci,

konsisten dan kronologis.

– Pergunakan tanda baca dan huruf besar

pada tempatnya.

– Pergunakan istilah-istilah bisnis yang

baku.
Melipat dan Menyampul Surat

1) Melipat Surat

Model 12.1
Model 12.2
Lipatan baku
Model baku rendah
 Model 12.3 Model 12.4
Lipatan akordion Lipatan akordion rendah

Model 12.6
Model 12.5 Lipatan tunggal
Lipatan ganda sejajar
 Model 12.7
Lipatan model prancis

Model 12.8
Lipatan baron
2) Menyampul Surat
3) Membubuhkan alamat surat

Contoh :
E. Kosasih, M.Pd.
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung Kepada
Yth. Bapak Yogia S. Meliala,
Direktur CV Yrama Widya,
Jalan Permai 28/97
Margahayu Permai
Bandung
 Langkah-langkah Penyusunan
Surat Dinas
A. Menentukan Perihal Surat
B. Menyusun Kerangka Surat
C. Pengumpulan Informasi
D. Mengembangkan Kerangka Surat dan
Proses Pengetikan
1) mengembangkannya menjadi surat yang
utuh
2) memilih kertas surat, dan
3) mengetik surat
 Ciri-ciri Surat Dinas
1. Dikeluarkan oleh suatu instansi atau
perorang, baik milik pemerintah
maupun swasta.
2. Berisikan kepentingan-kepentingan
kedinasan, keorganisasian.
3. Disusun dengan ragam bahasa resmi
(baku).
Logo
1)

3) Keterangan :
2)
4) 1) Kepala surat
5)
2) Nomor surat
6)
3) Tanggal surat
7) 4) Lampiran
5) Hal atau perihal surat
6) Alamat surat
8)
7) Salam pembuka
8) Isi

9)
9) Salam penutup
10)Status/jabatan, tanda
10) tangan, nama jelas
1 11)Tembusan
1)
1
2) 12)Inisial
 1. Kepala Surat
Fungsinya sebgai identitas diri bagi instansi
bersangkutan. Dalam kepala surat
dicantumkan identitas berikut :
a. Nama instansi
b. Lambang atau logo instansi
c. Kode pos
d. Nomor telepon
e. Nomor faksimile atau e-mail

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Logo Jalan Dr. Setiabudi 229 Bandung 40154
Telepon (022) 2013164 Faksimile (022) 2013651
E-mail : inter@proxi.ikip-bdg.ac.id
 2. Nomor Surat
Penulisan nomor surat berguna untuk :
a. Memudahkan dalam pengarsipan
b. Memudahkan dalam mencarinya kembali
c. Mengetahui banyaknya surat yang keluar
d. Bahan rujukan dalam surat menyurat
tahap berikutnya
Lazimnya nomor surat berisikan :
a. Nomor urut surat
b. Kode surat
c. Angka bulan
d. Angka tahun
Nomor : 007 / KSH-1 / IV / 2001

Angka tahun
Angka bulan
Kode surat
Nomor urut
 3. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat.
Namatempat mendahului tanggal surat.
Namun apbila sudah tercantum dalam kepala
surat, boleh tidak dituliskan.
Contoh :
1) Surabaya, 27 Juli 2003
2) 17 Agustus 2001
Hal-hal lainnya yang harus diperhatikan adalah :
a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara
lengkap
b. Angka tahun tidak boleh disingkat
c. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik
 4. Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan
sesuatu dengan yang lain. Kalau
tidak ada lampiran, tidak usah
dituliskan.
Contoh penulisan lampiran yang benar :
1) Lampiran : tiga helai
2) Lampiran : satu berkas
3) Lampiran : dua lembar
4) Lampiran : sepuluh lembar
 5. Hal Surat
Hal bermakna ‘perkara’, ‘soal’, ‘urusan’,
‘peristiwa’, dan ‘tentang hal’.
Cara penulisannya :
a. Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan
menarik
b. Berwujud kata atau frase, bukan kalimat
c. Huruf pertama pada setiap katanya harus
ditulis dalam huruf kapital.
Contoh penulisan hal yang benar
1) Hal: Jadwal Ujian Laporan Akhir
2) Hal: Undangan Rapat Panitia
3) Hal: Peminjaman Bengkel
 6. Alamat Surat
Pada umumnya surat dinas dikirim dengan
menggunakan sampul atau amplop. Dengan
demikian, ada dua macam alamat yaitu
alamat luar dan alamat dalam.

l Alamat Luar pada sampul

Terdiri atas :
1) Kepada Yth./Ykh.
2) nama jabatan
3) unit kerja
4) alamat lengkap
Contoh alamat luar pada sampul:
a) Kepada
Yth. Dr. Encep Syarif Nurdin, M.Pd.
Jalan Gegararum Baru 20
Kayu Agung 40153

b) Kepada
Yth. Direktur LPK Triguna
Jalan A. Yani 91
Palembang 30251

c) Kepada
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jendral
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jendral Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
b. Alamat Dalam pada surat
Ketentuan penulisan pada alamat surat
bagian dalam:
1. Tidak didahului kata “Kepada” (bergantung
instansi)
2. Menggunakan kata Yth./Ykh.
3. Menggunakan nama jabatan
4. Mencantumkan unit kerja
5. Menggunakan alamat lengkap
6. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak
didahului kata depan 'di'
 7. Salam Pembuka

salam pembuka berfungsi sebagai

penghormatan terhadap pihak yang dituju.

Hal yang perlu diperhatikan :

a. Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan
huruf kapital
b. Huruf awal kata “hormat” ditulis dengan huruf
kecil
c. Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda
koma.
 8. Isi Surat
a. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka berfungsi sebagai pengantar
isi surat.
b. Paragraf Isi
Paragraf isi merupakan bagian surat yang
menampung maksud penulisan surat.
c. Paragraf penutup
Paragraf penutup bisa berupa simpulan, harapan,
ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat.
 9. Salam Penutup
Salam penutup yang lazim digunakan adalah
hormat kami, hormat saya, salam takzim,
dan wassalam.

Hal-hal yang perlu diperhatikan :

a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan
huruf kapital
b. Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma

Contoh :
- Hormat kami,
- Wassalam,
 10. Pengirim Surat
Pengirim surat dalah pihak yang
bertanggung jawab atas penulisan/
penyampaian surat.
Singkatan-singkatan :
a. Singkatan a.n. ---- bukan a/n
merupakan kepanjangan dari atas nama
1) Singkatan ini digunakan pengirim jika
menandatangani surat yang mengatasnamakan
pejabat lain misalnya atasan pengirim surat.
2) Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsul-
tasikan isinya kepada atasan pengirim surat.
b. Singkatan anb. Kepanjangan atas nama beliau
digunakan pada akhir surat.
1) Isi surat harus dikonsultasikan terlebih dahulu
kepada atasan pengirim surat untuk memperoleh
persetujuan.
2) Isi surat merupakan tanggung jawab pejabat yang
diatasnamakannya itu.

Contoh :
Kepala SMA Negeri 1 Palembang
anb.
Wali Kelas X1A

Ttd

Drs. Firmansyah Nugraha

NIP 121320458
c. Singkatan u.b. (untuk beliau) digunakan jika
seseorang pejabat mendapat pendelegasian
wewenang untuk menandatangani surat dari
pejabat atasannya.

d. Singkatan a.p. (atas perintah) digunakan jika

pejabat yang berwenang menandatangani surat
memberikan kuasa kepada bawahannya.

e. apb. (atas perintah beliau); digunakan jika

menteri menguasakan penandatanganan surat
kepada bawahannya.
f. plh.(pelaksana harian); digunakan jika pejabat yang
berwenang menandatangi surat berhalangan untuk
waktu tertentu karena tugas dinas menguasakan
penandatanganan kepada pejabat setingkat di
bawahnya.
g. wks. (wakil sementara); digunakan jika pejabat yang
belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena
tugas.

h. u.p. (untuk perhatian); digunakan atau ditujukan

kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani
suatu kegiatan atau pekerjaan tanpa memerlukan
kebijaksanaan langsung dari pimpinan pejabat yang
bersangkutan.
 11. Tembusan Surat

1. Tembusan dibuat jika isi surat tersebut

juga perlu diketahui pihak-pihak lain.
2. Tembusan diletakkan pada margin
sebelah kiri, lurus vertikal denga nomor,
lampiran, dan perihal surat dan sejajar
dengan nama pejabat yang menandata-
ngani surat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam tembusan :
a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan
huruf kapital.
b. Kata tembusan tidak perlu diberi garis
bawah.
c. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan
jika tembusannya lebih dari satu.
d. Penulisan Kepada Yth./Ykh. tidak perlu
dicantumkan.
 LANJUTAN...
e. Yang diberi tembusan adalah pejabat atau
orangnya dan kantornya
f. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu
dicantumkan.

Contoh penulisan tembusan yang benar :

Tembusan :
1) Kakanwil Depdiknas Provinsi Sumatera
Selatan
2) Kakandep Dekdiknas Kabupaten
Prabumulih
 12. Inisial
Pada bagian kiri bawah surat dinas sering
dijumpai tanda pengenal yang berupa
singkatan (inisial) dari nama pengonsep
dan pengetik surat. Gunanya untuk
mengetahui siapa pengonsep dan
pengetik surat bersangkutan.

Contoh :
IH/PA (Iin Hendriyani/Purnama Alam)
 Bentuk bentuk Surat Dinas
a. Bentuk Lurus Penuh
b. Bentuk Lurus
c. Bentuk Setengah Lurus
d. Bentuk Resmi Indonesia Lama
e. Bentuk Resmi Indonesia Baru
f. Bentuk Lekuk
g. Bentuk Alinea Menggantung
 Lampiran

a. Contoh Surat
b. Surat
Izin Penelitian
c. Surat Lamaran
Pekerjaan
 Tugas

Buatlah surat dinas berdasarkan materi

di atas!