SURAT MENYURAT

A. Media Cetak
1. Ukuran kertas adalah F4 dengan ukuran dalam satuan inchi adalah 8 1/2” x 14” atau 21.95 x
35.56 cm,
2. Menggunakan font Arial Narrow ukuran 12pt dan spasi 1 ½ dan tanpa penambahan garis setelah
spasi,
3. Margin top,bottom,left & right masing-masing 0.8”.

B. Kop/ Kepala Surat

1. Berupa gambar/ file JPG sesuai dengan ketentuan sebagai berikut :
2. Logo Unsyiah disebelah kiri atas dan logo organisasi kepanitiaan disebelah kanan (sejajar),
sesuai buku Panduan Kegiatan Kemahasiswaan. Ataupun Logo ORMAWA disebelah kiri atas dan
logo organisasi kepanitiaan disebelah kanan (sejajar), sesuai buku Panduan Kegiatan Kemahasiswaan.
3. Nama lengkap dan singkatan organisasi/ kepanitiaan,
4. Alamat kesekretariatan organisasi/ kepanitiaan,
5. Berukuran penuh/ bukan hasil pengecilan dan sesuai dengan ukuran margin. Dalam beberapa
aplikasi pengolah kata dapat menggunakan fasilitas Header,
6. Dicetak berwarna sesuai warna asli kop surat dan warna asli logo organisasi,
7. Garis pembatas dibawah kop surat berukuran sama persis dengan ukuran panjang kop surat dan
berupa single line berukuran 1 ½ pt,

C. Tanggal Surat
1. Berada di posisi paling awal setelah kop surat, terletak di pojok kanan atas, dengan tata cara
penulisan sebagai berikut :
a) Nama kota/kabupaten tempat terbit surat diakhiri tanda koma,
b) Tanggal pembuatan surat, ditulis dengan 2 digit, jika angka tanggal bukan 2 digit maka
ditambahkan 0 (nol) didepan angka tersebut,
c) Bulan dan tahun terbit dalam ejaan Indonesia sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia
Yang Disempurnakan & Pedoman Umum Pembentukan Istilah,
Contoh : Banda Aceh, 05 Mei 2011  Benar
Banda Aceh, 06 May 2011  Salah
D. Nomor Surat
Contoh penulisan nomor surat, selanjutnya sebagai pembahasan :
10/STap/BEM/USK/VII/2018
1 2 3 4 5 6
1. Merupakan nomor surat dengan ketentuan sebagai berikut :
a) Berurutan dari surat pertama keluar, nomor ini berganti setiap akhir tahun dan kembali
ke no 01 pada tiap awal kepengurusan, sehingga bisa diketahui jumlah surat yang diterbitkan
dalam kurun waktu 1 periode kepengurusan,
b) Terdapat sub nomor (dipisahkan dengan tanda titik) jika :
1) Surat yang diterbitkan sama persis dalam isi,
2) Diterbitkan untuk diterima oleh berbagai pihak dengan nama tujuan yang
berbeda, Contoh : surat undangan, surat keterangan aktif organisasi, surat pemberitahuan dll,
3) Sub nomor tidak dibatasi jumlah maksimal.
4) Nomor ditulis dengan huruf/ angka latin, bukan romawi,
5) Diakhiri dengan garis miring.
2. Jenis Surat, dengan ketentuan sebagai berikut :
a) Ditulis huruf latin kapital/ bukan romawi,
b) Menjadi otoritas organisasi dalam membuat kode surat, diperbolehkan dengan
kode yang dibuat sendiri atau menggunakan kode sesuai yang tertulis seperti ketentuan
dibawah,
c) Diakhiri dengan garis miring,
d) Aturan kode secara umum adalah sebagai berikut :
1) Merupakan gabungan huruf dan angka dan
2) Anrata huruf dan angka dihubungkan dengan tanda hubung,
3) setiap surat memiliki kode tunggal yang tidak dapat dipakai oleh surat
lain, kode surat ditampilkan dalam tabel,
4) Jika ada surat yang belum masuk dalam list kode, maka dapat
ditambahkan sesuai urutan yang sudah ada dibagian paling akhir dan demikian
seterusnya,
Tabel Kode Surat :

No Kode Nama Surat (Surat…)

a. Surat = SKep
Keputusan

b. Surat = SKet
Keterangan
 c. Surat Edaran = SEd

d. Surat Tugas = ST

e. Surat Kuasa = SK

f. Surat = SP
Peminjaman

g. Surat Ijin = SIK

Kegiatan

h. Surat = SPn
Peringatan

i. Surat = Und
Undangan

j. Memorandum = Mem

k. Nota Dinas = Nd

l. Pengumuman = Peng

m. Surat = STap
Ketetapan

n. Surat = SPer
Perintah

o. Surat Lain – =L
lain

3. Nama Organisasi
a) Adalah nama singkatan dari organisasi penerbit surat,
b) Ditulis dengan huruf latin kapital/ bukan romawi,
c) Diakhiri tanda garis miring.
4. Bulan Penerbitan Surat
a) Adalah bulan yang sama dengan yang tertera pada tanggal surat,
b) Ditulis dengan angka bulan dan huruf romawi,
c) Diakhiri dengan garis miring.
5. Tahun
a) Ditulis dengan huruf latin/ bukan romawi,
b) Angka lengkap tahun, bukan berupa singkatan atau penulisan sebagian,
c) Diakhiri dengan spasi dan tercetak tanpa tanda di print out
E. Lampiran Nomor
1. Jika surat tidak memiliki lampiran maka ditulis tanda hubung/ strip,
2. Jika surat memiliki lampiran maka :
a) Ditulis jumlah total lampiran, halaman surat tidak masuk hitungan,
b) Memakai satuan lembar, erdasarkan jumlah halaman lampiran
Contoh : Lampiran : 3 lembar

F. Hal
1. Ditulis Hal, bukan Perihal, meskipun penulisan ‘Perihal’ diperbolehkan dalam Pedoman Umum
Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan & Pedoman Umum Pembentukan Istilah,
2. Merupakan jenis surat yang sama dengan yang tertulis di kode pada nomoe surat.

G. Isi Surat
1. Disesuaikan dengan maksud dan tujuan surat,
2. Menggunakan Bahasa Indonesia resmi yang baik dan benar sesuai Pedoman Umum Ejaan
Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan & Pedoman Umum Pembentukan Istilah, termasuk aturan
jika terdapat istilah maupun sisipan bahasa asing ditulis miring (italic),
3. Isi sesuai tema dapat diperoleh dari berbagai referensi pedoman surat menyurat resmi,
4. Isi surat ditulis rata kanan dan kiri (alignmenr justify).

H. Tanda Tangan
1. Nama organisasi penerbit surat lengkap dengan singkatan atau nama kegiatan yang diadakan,
cukup pada tanda tangan ketua,
2. Jabatan penanda tangan surat,
3. Nama lengkap penada tangan, jika nama kurang dari atau sama dengan tiga (<= 3) kata maka
harus tertulis nama lengkap. Nama dapat disingkat jika nama lebih dari 3 kata dan tetap terdapat 3
kata bukan singkatan,
4. Nama ditulis tebal (Bold) tanda garis bawah (Underline), atau dengan garis bawah namun tanpa
penebalan,
5. Nomor identitas penanda tangan,
6. Jika surat diterbitkan oleh organisasi maka harus ada tanda tangan ketua umum dan sekretaris,
demikian juga dengan surat yang diterbitkan oleh panitia event harus ada tanda tangan ketua
pelaksana dan sekretaris pelaksana.
I. Stempel
1. Ketentuan umum stempel :
a) Berwarna biru tua, merah atau hijau/berwarna sesuai instansi
b) Merupakan simbol organisasi atau event,
c) Terletak disebelah kiri nama dan tanda tangan serta mengenai sedikit bagian
dari tanda tangan dan nama,
d) Stempel organisasi berada pada nama dan tanda tangan ketua umum organisasi
dan stempel event berada pada nama dan tanda tangan ketua pelaksana,
e) Tidak sah jika terjadi offside atas penyetempelan yang dilakukan dua kali atau
lebih.

J. Lampiran
1. Unsur-unsur lampiran :
a) Nomor surat, sesuai yang tercantum pada nomor surat,
b) Indeks lampiran atas jumlah total lampiran. Contoh : Lampiran 2 dari 3
2. Tata cara penulisan :
a) Nomor dan indeks terletak di kiri atas,
b) Antara nomor dan indeks dengan isi lampiran dibatasi dengan garis (single line) yang
sama persis dengan garis pembatas surat dengan kop surat,
c) Ditulis pada kerta seukuran surat (jika print out),
d) Tidak diperkenankan adanya lampiran pada halaman surat,

K. Tembusan
Tidak semua surat mengandung tembusan, tembusan diberikan jika memiliki kriteria sebagai berikut :
1. Tembusan bersifat pemberitahuan,
2. Dikirim pada jenjang atau jabatan yang lebih tinggi dari pengirim surat. Misalkan tembusan
yang dikirim pada Ketua Umum dengan pengirim kepanitiaan sebuah acara,
3. Tembusan bukan merupakan undangan, sehingga jika tembusan berjenis surat undangan maka
pihak yang menerima tembusan bukanlah pihak yang diundang,
4. Format penulisan tembusan adalah sebagai berikut :
a) Ditulis dengan posisi dibawah tanda tangan penanggung jawab surat, sesuai dengan
ketentuan yang telah diatur sebelumnya,
 b) Mengandung judul diikuti tanda titik dua (:) dan nomor sebanyak tembusan dikirim,
pengurutan sesuai jenjang paling tinggi di nomor teratas, seperti tertulis pada contoh berikut.
Tembusan :
1 Presiden BEM
2 Ketua Umum Organisasi
3 Arsip