BAB I PENDAHULUAN

A. Diskripsi
Buku ajar ini akan membahas kegiatan belajar mengenai tatacara membuat surat Dinas
dengan segala aturan-aturan yang berlakudalam membuat surat Dinas yaitu tentang bentukbentuk surat dinas,macam-macam surat dinas, bagian-bagian surat dinas, tata carapenulisan
bagian-bagian surat dinas, singkatan-singkatan yang padaumumnya digunakan pada surat
dinas, contoh-contohnya, dan tatacara pemrosesan surat masuk dan surat keluar pada suatu
Instansi/Organisasi.
B. Uraian Materi
1. Cara Membuat Surat Yang Baik
Surat yang baik adalah surat yang dapat menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya.
Kesan yang baik dari surat dapat ditimbulkan dari :
a. Yang kelihatan yaitu : Kerta, Sampul, Tulisan/Ketikan dan Bentuknya.
1. Kertas yang digunakan untuk memebuat surat hendaknya dipilih yang berkualitas baik.
Untuk Instansi/Organisasi hendaknya menggunakan kertas HVS dengan kepala surat yang
dicetak dengan bagus.
2. Sampul hendaknya dipilih yang berukuran panjang sehingga surat tidak perlu dilipat
beberapa kali, untuk dapat dimasukkan kedalam sampul.
3. Tulisan/Ketikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan pertanyaan bagi penerima surat.
Oleh karena itu kalau tintanya sudah tidak begitu jelas harus segera diganti. Surat juga tidak
boleh ada kesalahan ketik. Surat yang ada kesalahan ketik harus segera dibetulkan sebelum
surat tersebut dikirim, karena surat yang salah akan menimbulkan kesalah pahaman sehingga
dapat menyebabkan surat menyurat yang berkepanjangan.
4. Bentuk surat harus dipilih bentuk yang sesuai dengan aturan yang berlaku, walaupun
sebenarnya surat dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk
b. Yang tidak kelihatan tapi dapat dirasakan yaitu isinya.
Isi surat agar dapat menimbulkan kesan baik bagi penerimanya maka isi surat tersebut harus :
singkat, jelas dan sopan
1. Pada umumnya orang sekarang tidak senang membaca surat yang isinya panjang-panjang
oleh karena itu surat hendak singkat, artinya apabia saudara dapat mengemukakan isi surat itu
dalam 10 kata, maka jangan dibuat 11 atau 12 kata.
2. Jelas artinya bahwa isi surat tidak boleh menimbulkan pertanyaan bagi penerimanya,
sehingga dapat menimbulkan kesalah pahaman. Sebab surat merupakan wakil dari
Instansi/Organisasi yang mempunyai arti penting tapi bersifat diam artinya penerima jika
tidak jelas tidak akan dapat bertanya karena surat tidak bias ditanya.
3. Sopan, artinya baik kertas, sampul harus dipilih yang berkualitas baik. Tulisan tidak boleh
dengan tinta merah sebab warna merah memberikan kesan kemarahan. Surat juga tidak boleh
bernada marah, jika saudara sedang marah sebaiknya jangan menulis surat.
2. Bentuk Surat Dinas

Surat dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk tetapi dalam praktek hanya satu bentuk
saja yang biasa dipakai pada suatu Instansi, Perusahaan atau Organisasi yaitu :
a. Full Block Style
b. Block Style
c. Semi Block Style
d. Hanging Paragraph Style
e. Official Style A
f. Official Style B
g. Simplefied Style
h. Personal Style
Bentuk surat Dinas yang dipakai sekarang menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional
nomor 42 tahun 2006 adalah bentuk Blok Style (Modified), seperti contoh dibawah ini.
3. Macam-Macam Surat Dinas
Ada beberapa macam Surat Dinas yag biasa dilakukan oleh sebuah kantor antara lain sebagai
berikut :
a. Surat Dinas
b. Nota Dinas
c. Memo
d. Surat Pengantar
e. Surat Edaran
f. Surat Undangan
g. Surat Tugas
h. Surat Kuasa
i. Surat Pengumuman
j. Surat Pernyataan
k. Surat Keterangan
l. Berita Acara
Keterangan :
a. Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi
pemerintahan.
b. Nota Dinas adalah surat yang oleh atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan
langsung atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persialan
kedinasan.
c. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan
tentang pokok persialan kedinasan.
d. Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi
untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirim.
e. Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara
pelaksanaan suatu peraturan perundangundangandan/atau perintah.
f. Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang utnuk menghadiri suatu
acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
g. Surat Tugas adalah surat yang berisikan penugasan dari pejabat yang berwenang kepada
seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

h. Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau
melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.
i. Surat Pengumuman merupakan surat yang berisikan pemberitahuan mengenai suatu hal
yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.
j. Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
k. Surat Keterangan adalah surat yang berisikan keterangan mengenai suatu hal agar tidak
menimbulkan keraguan.
l. Berita Acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa
mengenai waktu ekjadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan
kejadian atau peristiwa tersebut.
4. Surat Dinas
a. Bagian-Bagian Surat Dinas
Bagian-bagian surat dinas adalah sebagai berikut :
1. Kepala Surat (dicantumkan lambang)
2. Tanggal surat
3. Nomor, Lampiran dan Hal
4. Alamat dalam
5. Isi surat
6. Nama Jabatan
7. Tanda tangan
8. Nama pejabat dan NIP
9. Tembusan
b. Cara Pengetikkan Bagian-Bagian Surat
1. Kepala surat biasanya sudah tercetak dengan baik pada kertas surat. Kepala surat minimal
terdiri dari nama Instansi, Perusahaan atau Organisasi lengkap dengan alamatnya dan disertai
lambing dari Instansi, Perusahaan atau Organisasi yang bersangkutan, namun kalau Kepala
surat terpaksa harus diketik maka pengetikkannya dibuat yang simitris dengan huruf-huruf
yang menarik.
2. Mengetik tanggal surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. di depan tanggal tidak perlu ditulis nama kota.
b. nama bulan tidak boleh disingkat atau diganti dengan angka
c. pada akhir tanggal tidak perlu diberi tanda baca apapun
d. tahun tidak boleh disingkat
3. Nomor surat
a. Nomor surat terdiri dari : nomor urut surat pada tahun yang bersangkutan, kode surat,
tahun pembuatan. Pengetikannya lurus dengan margine kiri.
b. Lampiran diketik di bawah kata Nomor dan menyebutkan jumlah lampiran dan bukan apa
yang dilampirkan. Jika tidak ada yang dilampirkan kata lampiran tidak perlu diketik.
c. Kata hal diketik di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal
diketik di bawah kata nomor. Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.
4. Alamat pada sampul, cara pengetikan alamat pada sampul adalah sebagai berikut :

a. di depan nama jabatan diberi singkatan Yth.

b. tidak diberi kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Sdr. (baik pada sampul maupun pada alamat
dalam).
c. alamat lengkap penerima.
d. nama kota tidak perlu ditulis dengan huruf besar semua
e. di depan nama kota tidak perlu menggunakan kata di.
5. Alamat dalam diketik dengan ketentuan sama seperti yang diatur pada sampul surat tanpa
alamat lengkap.
Jika alamat tersebut menunjuk nama orang maka penulisannya dengan ketentutan sebagai
berikut :
a. di depan nama diberi kata Yang terhormat dan disingkat Yth.
b. tidak boleh melebihi separo dari lebar kertas
c. nama tidak boleh diputus (ganti baris)
d. Jika namanya panjang sehingga melebihi separo dari lebar kertas maka dapat disingkat dan
singkatan hendaknya sesuai dengan yang dikehendaki oleh yang punya nama sepanjang
penulis surat mengetahuinya.
e. akhir baris dari alamat tidak perlu diberi tanda baca apapun.
6. Isi surat, yang perlu diperhatikan pada penulisan isi surat adalah sebagai berikut :
a. Jarak baris menyesuaikan dengan banyak sedikitnya isi surat. Dapat dibuat dengan jarak
baris 1, 1,5 atau 2 spasi.
b. Diusahakan jangan terlalu menggantung atau terlalu kebawah. (hendaknya menulis surat
seperti menempatkan foto pada pigura)
c. Diusahakan hanya menggunakan 1 lembar kertas, jika terpaksa harus menggunakan lembar
ke 2 (dua), maka pada lembar ke 2 (dua) ditulis dengan ketentuan sebagai berikut :
1) ketikan yang paling atas lebih kurang 4 cm dari atas kertas.
2) kertas yang dipakai untuk lembar ke 2 (dua) kualitasnya harus sama dengan kertas yang
dipakai pada lembar pertama.
3) sekurang-kurangnya pada halaman ke dua terdiri dari 3 (tiga) baris dan bukan tiga kalimat.
4) pertama di sebelah kiri atas ditulis nama penerima, di tengah-tengah angka 2 (yang
menunjukkan halaman ke 2) dan paling kanan atas adalah tanggal surat.
5) Contoh Penulsan Surat pada Halaman 2 (dua) Drs. Marimin, M.Pd. 2 20 Juli 2008 Kepada
dosen di lingkungan Unnes, dimohon kesadarannya untuk memeriksa, mengisi dan
melengkapi portofolio yang telah disediakan supaya tidak terjadi hal-hal yang merugikan
dosen. Hal teknis pengisian portofolio dosen dapat dikonsultasikan kepada UPT Komputer.
7. Kelompok tanda tangan terdiri dari jabatan, tanda tangan, nama terang, NIP dan Cap
Dinas.
a. Jabatan diketik di sebelah kanan bawah, diakhiri tanda koma (,) dan dengan huruf besar
pada awal kata.
b. Nama terang diketik dengan huruf besar pada setiap awal kata dan tidak perlu diapit
dengan tanda kurung.
c. Nama dapat mencantumkan gelar akademik ( Drs. SH, Dr.dll.)
d. NIP diketik dengan huruf besar semua tanpa diakhiri tanda titik dan diikuti dengan nomor
tanpa jarak.
e. Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi tanda tangan.

8. Tembusan yang perlu diperhatikan dalam pengetikan adalah sebagai berikut :

a. diketik lurus dengan margine kiri.
b. diketik sebaris dengan nama pejabat.
c. diakhiri dengan titik dua (:)
d. tanpa digaris bawah.
e. jika yang diberi tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut.
f. tidak ada kata arsip atau pertinggal.
5. Nota Dinas
Surat dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan Kepada atasan
langsung, atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persoalan
kedinasan.
a. Bagian-bagian Nota Dinas
1. kepala Nota Dinas
2. Pembuka Nota Dinas, terdiri dari :
1. kata Nota Dinas
2. nomor
3. tujuan Nota Dinas
4. asal Nota Dinas dan
5. hal Nota Dinas.
3. Isi Nota Dinas
4. Penutup Nota Dinas, terdiri dari :
1. tanggal Nota Dinas
2. jabatan penanda tangan
3. nama pejabat penanda tangan
4. tanda tangan
5. NIP
6. cap dinas dan
7. tembusan apabila ada.
b. Cara Pengetikan Bagian-Bagian Surat Dinas
1. Kepala Nota Dinas dibuat dengan ketentuan sama seperti membuat kepala surat dinas.
2. Kata nomor diketik di bawah kata Nota Dinas dengan posisi sejajar.
3. Tujuan dihaluli dengan kata terhormat dan disingkat Yth, dan diketik dibawah kata Nomor.
4. Asal Nota Dinas didahului dengan kata dari, diketik sejajar dan dibawah singkatan Yth,
dan diikuti dengan tanda baca : (titik dua).
5. Kata hal diketik di bawah kata dari, sebaris dengan asal surat diikuti dengan tanda baca :
(titik dua)
6. Isi Nota Dinas diketik di bawah sejajar dengan kata hal.
7. Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup diketik dengan ketentuan sama seperti pada
surat dinas.
8. Tanggal pada Nota Dinas diketik di sebelah kanan bawah di bawah baris terakhir dari isi

Nota Dinas.
9. Tanggal tidak disertai nama tempat pembuatannya.
10. Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan
huruf kapital pada setiap awal kata.
11. Nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan
ketentuan sama seperti surat dinas.
6. Memo
Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan
tentang pokok persoalan kedinasan. Adapun bagian-bagian Memo adalah sebagai berikut :
a. Kepala Memo dibuat sama dengan surat dinas atau nota dinas.
b. Pembuka, Isi, dan penutup Memo dibuat sama surat dinas atau nota dinas.
c. Memo biasanya dibuat dengan kertasn yang ukurannya berbeda dengan surat dinas. Memo
biasanya menggunakan kertas HVS etapi dibagi 2 (dua).
7. Surat Pengantar
Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat ang berfungsi
untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dll. Surat pengantar dapat dibuat dengan bentuk
seperti surat dinas biasa dan dapat pula dibuat dengan bentuk berkolam.
Bagian-bagian surat Pengantar :
a. kepala surat
b. pembuka surat yang terdiri dari :
kata surat Pengantar
nomor dan
tujuan surat
d. isi surat dan
e. penutup surat
Cara penulisan Pengantar :
Surat Pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama dengan cara
membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom dengan ketentuan
sebagai berikut :
1. Kata Surat Pengantar diketik di bawah dan simiris dengan garis bawah kepala surat,
menggunakan huruf kapital
2. Kata Nomor diketik di bawah Kata Surat Pengantar dan simi
3. Tujuan surat pengantar didahului dengan kata Yang terhormat, yang disingkat Yth, diketik
di bawah nomor diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata
depan di pada nama tempat tujuan.
4. Isi surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama seperti
kalau membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas :
nomor urut, isi surat/barang, jumlah dan keterangan dengan garis kolom diketik di bawah
tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth.
5. Penutup surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama
dengan kalau membuat surat dinas,sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom
penutupnya terdiri atas:
a. tanggal surat
b. nama jabatan penanda tangan
c. nama pejabat penanda tangan
d. tanda tangan

e. NIP
f. cap dinas
g. tembusan apabila ada
6. Tanggal surat pengantar yang berbentuk kolom diketik dikanan bawah di bawah garis
kolom, tanpa nama tempat pembuatannya.
7. Nama jabatan penanda tangan diketik sejajar dengan tanggal menggunakan huruf kapital
pada setiap awal kata.
8. Nama pejabat, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan ketentuan sama
dengan kalau membuat surat dinas biasa.
8. Surat Edaran
Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan
suatu peraturan perundangundangan dan/atau perintah,
Bagian-bagian surat Edaran :
Surat edaran terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :
a. Kepala surat
b. pembuka surat, terdiri dari :
1. kata Surat Edaran
2. nomor
3. lampiran
4. hal dan
5. tujuan surat
c. isi surat
d. penutup surat, terdiri dari :
1. tanggal surat
2. nama jabatan penanda tangan
3. tanda tangan
4. NIP
5. cap dinas
6. tembusan apabila ada

Cara Pengetikan Bagian-Bagian Surat Edaran

1. Kepala surat diketik sama seperti ketentuan yang berlaku pada surat dinas biasa.
2. Kata Surat Edaran diketik ditengah-tengah setelah garis bawah kepala surat dan
menggunakan huruf capital.
3. Nomor diketik disebelah kiri dan di bawah kata Surat Edaran.
4. Kata lampiran diketik di bawah dan sejajar dengan kata nomor dengan menyebutkan
jumlah lampiran.
5. Kata hal diketik di bawah dan sejajar dengan kata Lampiran.
6. Penulisan alamat tujuan Surat Edaran didahullui singkatan Yth, diketik di bawah dan
sejajar dengan kata Hal, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata
depan di pada nama tempat tujuan.
7. Awal kalimat isi surat Edaran diketik di bawah dan sejajar dengan nama tempat yang
dituju.
8. Tanggal surat diketik disebelah kanan bawah, di bawah garis akhir isi surat edaran tanpa

didahului nama tempat pembuatan.

9. Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan
huruf kapital pada setiap awal kata.
10. Nama pejabat, NIP, cap dinas dan tembusan diketik seperti surat dinas biasa.
9. Singkatan-Singkatan yang Pada Umumnya dipakai Dalam Surat
1. a.n. (atas nama) penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masingmasing diakhiri titik,
dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan
surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di
tangan yang memberi kuasa
2. anb. (atas nama beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik
(.), dipergunakan jika yang berwenan
3. u.b. (untuk beliau), penulisan u dan b dengan huruf kecil semua masing-masing diakhiri
dengan titik (.), dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat
memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya
4. a.p (atas perintah), penulisan a dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik
(.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberi kuasa
5. apb. (atas perintah beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan
titik (.), dipergunakan jika Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada
bahwahannya
6. plh. (pelaksana harian ), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik
(.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk
waktu tertentu karena tugas dinas mengasakan penandatanganan suratkepada pejabat
setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat
7. Wks. (wakil sementara), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik (.)
dipergunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan hadir karena
tugas, untuk sementara penandatnganan surat oleh pejabat yag setingkat dengan eselonnya
8. u.p. (untuk perintah), penulisannya u dan p dengan huruf kecil semua dan masing-masing
diakhiri dengan titik (.), dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis
yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung
dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.
9. c.q. (casu quo) atau i.c. (in case), dipergunakan untuk menegaskan apa yang dimaksud
pada isi surat.
10. Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar
Setiap surat masuk dan surat keluar pada setiap Kantor akan diproses oleh petugassebagai
berikut :
Surat Masuk :
1. Menerima surat masuk dari pengantar surat
2. Membaca kebenaran alamatnya, bila ternyata keliru harus segera mengembalikan kepada
pengantar surat.
3. Membubuhkan paraf pada buku atau kartu antaran surat.
4. Membuka amplop.
5. eMembuka lipatan surat.
6. Membubuhkan cap tanggal di sebelah kanan atas.
7. Membaca keseluruhan isi surat untuk menentukan pokok soal.
8. Menentukan golongan surat, yaitu vital (V), penting (P), biasa (B), atau tidak penting (T).
9. Menulis golongan surat di sudut kanan atas : V, P, B atau T.
10. Membuat kartu arsip

11. Mencatat surat masuk pada kartu arsip.

12. Menyampaikan surat pada pimpinan.
Surat Keluar :
1. Mengkonsep surat
2. Mengetik surat.
3. Mengecek atau memeriksa kelengkapan surat seperti jumlah pagina (halaman), lampiran,
tembusan, dan lain-lain
4. Menyampaikan kepada pimpinan utnuk memintakan tanda tangan
5. Membubuhkan cap dinas.
6. Membubuhkan cap tanggal keluar.
7. Melipat surat.
8. Memasukkan surat kedalam amplop.
9. Mencatat pada kartu antaran surat.
10. Menyerahkan surat beserta kartu antara surat kepada pengantar surat
11. Menulis pokok soal di sudut kanan atas pada arsip
12. Menulis kode golongan surat di sudut kanan atas.
13. Memberi garis merah di bawah pokok soal
14. Mencatat surat keluar pada kartu arsip
D. Rangkuman
Ada pendapat yang mengatakan bahwa setiap orang yang bisa membaca dan menulis pasti
dapat membuat surat yang baik dan benar. Pendapat tersebut adalah tidak benar sebab tidak
setiap orang yang bisa membaca dan menulis pasti bisa membuat surat dengan baik dan
benar. Membuat surat yang baik dan benar ada aturan aturannya yang belum tentu setiap
orang tahu. Seperti apa yang telah diuraikan dalam buku ajar ini bahwa surat yang baik itu
adalah surat yang dapat menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya, artinya penerima
surat mau berbuat sesuai yang dikehendaki sipengirim surat Kita mengenal ada bermacammacam surat baik surat bisnis maupun surat dinas. Oleh karena pekerjaan kita sehari-hari
lebih dekat dengan soal-soal kedinasan maka yang kita bahas dalam buku ini adalah
mengenai bagaimana tata cara membuat bermacam-macam surat dinas dengan baik dan
benar. Adapun surat dinas yang sering dikerjakan di kantor antara lain : Surat Dinas biasa,
Nota Dinas, Memo, Surat Pengantar, Surat Edaran, Surat Undangan, Pengumuman dll.
Penulisan masing-masing surat tersebut saling berbeda satu sama yang lainnya, oleh karena
itu kita harus memahami betul tata cara/aturan pembuatan surat-surat dinas tersebut. Seperti
misalnya bentuk surat dinas yang dipakai jaman dulu dengan jaman sekarang sudah berbeda,
dulu bentuk surat dinas yang dipakai adalah Official Style tetapi sekarang surat dinas sudah
beralih ke bentuk Block Style karena bentuk ini dirasa lebih efisien membuatnya dan juga
bentuknya pun indah. Dalam surat dinas juga terdapat bermacam-macam singkatan yang
lazim digunakan seperti misalnya : a.n. ; u.b. ; c.q. dsb. Singkatan-singkatan ini harus kita
pahami tentang artinya dan bagaimana penggunaannya di dalam surat, jika kita ingin dapat
membuat surat yang baik dan benar. Pemrosesan surat masuk dan surat keluarpun tidak kalah
pentingnya dari pada pekerjaan membuat surat. Sebab surat bias dijadikan arsip bagi
Instansi/organisasi yang dapat memberikan informasi-informasi penting bagi pelaksanaan
pekerjaan kantor. Ada pepatah mengatakan bahwa orang dapat lupa, tapi arsip tidak akan
lupa Surat juga merupakan wakil dari Instansi/Organisasi dimana kita bekerja sehingga
kalau surat yang kita buat itu jelek akan memberikan kesan yang jelek pula terhadap
Instansi/organisasi dimana kita bekerja.
DAFTAR PUSTAKA

Komaruddin,1982, Manajemen Kantor, Cirateum, CV. Sinar Baru.

Pariata Westra, 1978, Aneka Sari Ilmu Administrasi, Yogyakarta : BPA
UGM.
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006, Tentang
Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
Prajudi Atmosudirdjo, 1982, Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran, Jakarta Timur :
Ghalia Indonesia.
The Liang Gie, Adminsitrasi Perkantoran Modern, 1990, Yogyakarta :Yayasan Studi Ilmu dan
Tehnologi.

2.4.1. PENGATURAN DAN PENULISAN BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Pengaturan bagian-bagian surat
Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian
surat atau unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk
sebuah surat.
Pada surat resmi niaga, terdiri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut :
Kepala surat atau kop surat
Nomor surat
Nama Kota, Tangal, Bulan dan Tahun Surat
Lampiran
Hal atau Perihal
Alamat dalam atau alamat yang dituju
Salam Pembuka
IsiSurat
Salam Penutup
Nama Instansi atau Organisasi dan Perusahaan yang mengeluarkan surat
Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan
Penanggung jawab surat, dan
Tembusan
Nama inisial, dan

 Cap perusahaan atau instansi.

2. Penulisan Bagian-Bagian Surat
a. Kepala surat atau kop surat
Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop
surat. Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan
alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari kantor atau perusahaan
pengirim surat.
Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri
atas :
1. Nama kantor atau perusahaan dan organisasi.
2. Alamat atau nama jalan dan nomor gedung.
3. Nomor telepon.
4. Nomor telex bila ada.
5. Nama dan alamat kawat bila ada.
6. Nama dan alamat kantor cabang bila ada.
7. Nama Bankir.
8. Macam usahanya.
9. Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan
10. Lambang atau logo
b. Penulisan tanggal, bulan dan tahun surat
Pada surat resmi niaga atau resmi kedinasan, sebenarnya penulisan tanggal tidak perlu
didahului dengan penulisan kota, sebab nama kota atau tempat tersebut telah
tercantum pada kepala surat.
Nama kota atau tempat dapat ditulis :
1. Bila surat pribadi atau surat keluarga karena tidak mempunyai kepala surat.
2. Bila surat ditulis pada kertas polos yang tidak memakai kepala surat.
3. Bila perusahaan selain mempunyai kantor pusat, juga mempunyai kantor cabang
dan tertulis pada kepala surat, maka untuk surat yang demikian sebaiknya ditulis
nama kota yang mengirimkan surat, apakah surat tersebut dari kantor pusat atau dari
kantor cabang.

4. Tangal tidak boleh ditulis dengan cara ditumpuk, contoh : 1/5-1994.

5. Tahun surat tidak boleh disingkat, contoh : 1 Mei 94.
Perbedaan cara penulisan tangal pada surat resmi niaga dan surat resmi dinas
pemerintah atau dinas swasta adalah :
1. Cara penulisan tangal pada surat niaga, biasanya selalu ditulis diatas, apakah itu
sebelah kiri ataupun sebelah kanan, tergantung dari bentuk surat masing-masing, bila
ada kantor cabang ditulis dengan nama kota.
2. Pada surat dinas pemerintah atau dinas swasta cara penulisan tanggal dapat dibagi :
a. Diatas tidak perlu mencantumkan nama kota bila memakai kop surat.
b. Dibawah sebelum nama jabatan dan ditulis lengkap dengan nama kotanya dibawah
kanan.
Kegunaan tanggal surat adalah untuk :
1. Mengetahui atau menunjukan kapan surat tersebut dibuat.
2. Mengetahui batas waktu, sampai kapan masalah dalam surat harus diselesaikan.
3. Mengetahui apakah setiap persoalan yang diselesaikan atau ditanggapi dengan
cepat atau lambat.
2.4.2. CARA PENULISAN NOMOR SURAT
Setiap surat-surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor
verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan
kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut.
Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat, nomor surat merupakan
kode yang berguna :
1. Untuk memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
2. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.
3. Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
4. Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan dan
mengklasifikasi surat sesuai dengan sifat dan jenis surat untuk penyimpanan.
5. Untuk mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (bulan
maupun tahun).
2.4.3. CARA PENULISAN LAMPIRAN SURAT

Lampiran surat adalah sesuatu dokumen-dokumen yang disertai kedalam surat, karena
mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut
bermacam-macam sesuai dengan kaitannya terhadap isi surat. Pada umpamanya :
Untuk surat penawaran dilampirkan brosur, daftar harga.
Untuk surat perkenalan dilampirkan photo copy izin usaha, neraca perusahaan, surat
dari relasi dan sebagainya.
Yang harus diperhatikan dalam penulisan dokumen adalah sebagai berikut:
1. Untuk surat-surat niaga lampiran ditulis dibawah kiri, dengan menyebutkan semua
yang dilampirkan.
2. Untuk surat dinas pemerintahan ditulis sebelah kiri atas, setelah nomor surat, bila
ada yang dilampirkan cukup ditulis banyak lembarannya, tidak perlu dijelaskan,
karena akan dijelaskan pada isi surat, tetapi bila tidak ada yang dilampirkan diberi
tanda garis.
Kegunaan lampiran adalah :
1. Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan
dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
2. Untuk mengecoh atau memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama
dengan tertulis dilampirkan atau tidak.
3. Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan
segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut
sudah tersedia.
2.4.4. CARA PENULISAN PERIHAL ATAU HAL
Pada setiap surat resmi, apakah itu surat dinas pemerintahan maupun itu surat-surat
niaga, sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dari surat, yang disebut
perihal atau hal. Jadi perihal itu merupakan :
Inti sari dari surat.
Pokok-pokok penting dari isi surat.
Maksud dan tujuan surat secara singkat.
Perihal berguna :
1. Untuk mengetahui terlebih dulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalam
surat.
2. Supaya penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dulu secara singkat,

sebelum mengetahui secara keseluruhannya.

Penulisan perihal tidak perlu panjang-panjang karena akan mengaburkan pembaca
dan juga kurang etis. Perihal cukup ditulis singkat saja asal pembaca cukup
mengetahui secara garis besar apa yang akan dipermasalahkan dalam surat tersebut.
2.4.5. ALAMAT DALAM
Penulisan alamat pada surat ada dua macam yaitu sebagai berikut :
1. Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat yang penulisannya
disesuaikan dengan bentuk surat.
2. Penulisan alamat di dalam kertas surat itu sendiri inilah yang dinamakan alamat
dalam.
Kegunaan alamat dalam ialah :
1. Alamat penunjuk langsung bagi si penerima.
2. Petunjuk bagi petugas kearsipan, sehubungan dengan adanya system penyimpanan
dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat.
3. Dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela.
Dalam penulisan alamat, baik alamat luar maupun alamat dalam didepan nama
seseorang perlu dicantumkan Saudara Bapak atau Ibu.
Tetapi bila dalam alamat akan menuliskan secara resmi nama jabatan, pangkat gelar
akademis, maka pengirim hanya perlu menuliskan jabatan, pangkat atau gelarnya saja
dan didepan nama seseorang, tidak perlu mencantumkan sebutan bapak, tuan dan
sebagainya.
2.4.6. SALAM PEMBUKA
Dalam surat-surat dinas pemerintahan salam pembuka tidak perlu dipergunakan.
Karena dalam surat dinas pemerintahan harus ada ketegasan.
2.4.7. ISI SURAT ATAU BATANG TUBUH SURAT
Isi surat akan disebut juga batang tubuh surat terdiri atas tiga bagian :
1. Alinea pembuka.
2. Isi surat sesungguhnya, dan
3. Alinea penutup.
1. Alinea Pembuka

Alinea pembuka merupakan kata pengantar kepada isi surat yang sesungguhnya
maksudnya untuk menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan.
Yang harus diperhaitkan adalah pemakaian kata bersama ini dan pemakaian kata
dengan ini.
Bersama ini dipergunakan apabila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti
dokumen, berkas dan sebagainya sedangkan dengan ini dipergunakan apabila pada
surat tidak ada yang dilampirkan.
2. Isi Surat Yang Sesungguhnya
Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan, diminta,
dinyatakan kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat
sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengerti maksud dan
keinginan pengirim. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasa
dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut, baik itu istilah-istilah dalam bahasa
Indonesia apalagi istilah dalam bahasa asing.
3. Alinea Penutup
Pada suatu surat, baik surat niaga maupun surat pribadi, alinea penutup merupakan :
a. Kesimpulan dari isi surat
b. Kunci dari isi surat
c. Penegasan dari isi surat
d. Tanda pembicaraan telah selesai
Disamping itu alinea penutup juga mengandung harapan penulis atau ucapan terima
kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan
dalam isi surat, contoh-contoh alinea penutup :
a. Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terima kasih.
b. Kami berharap agar kerjasama kita membuahkan, hasil yang baik.
c. Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
d. Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.
e. Demikianlah laporan kami, semoga mendapat perhatian saudara.
2.4.8. SALAM PENUTUP
Pada surat dinas pemerintahan biasanya tidak memakai salam penutup, tetapi cukup
disebutkan nama jabatan, selanjutnya tanda tangan pada nama jelas. Nip (nomor
induk pegawai) dibawah jelas, Hal ini dilakukan apabila tanggal ditulis diatas, tetapi

bila tanggal belum ditulis diatas, maka harus ditulis dulu nama jabatan dan seterusnya
seperti tersebut diatas.
2.4.9. NAMA ORGANISASI, PERUSAHAAN ATAU INSTANSI
Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan, dicantumkan
dulu nama organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut, Pada
umumnya nama perusahaan dicantumkan apabila cap perusahaan bentuknya bulat
atau segi tiga, tetapi bila cap perusahaan berbentuk persegi empat, maka nama
perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi, karena sudah tercetak pada cap tersebut.
2.4.10. TANDA TANGAN DAN NAMA JELAS SERTA NAMA JABATAN
PENANGGUNG JAWAB SURAT
Sebuah surat yang sudah dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas bagi pejabat yang
berhak adalah sebuah surat yang sudah syah. Sebaliknya bila surat tersebut belum
ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas, adalah surat yang tidak syah. Untuk
mengetahui siapa yang berhak menanda tangani surat tersebut, maka harus diketahui
dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi, perusahaan dan instansi.
Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan
yang bersangkutan, tetapi juga dapat ditanda tangani oleh mereka yang diberi
wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Kemudian setelah diberi tanda tangan
dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya masing-masing.
Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus
oleh pejabat yang bersangkutan, tetapi dilimpahkan kepada bawahan-bawahannya
atau pejabat yang berada dibawahnya. Biasanya memakai istilah-istilah (atas
nama),a,u,b (atas nama beliau), u,b (untuk beliau), a,p (atas perintah), dan sebagainya.
Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas, dicantumkan
Nip (nomor induk pegawai), maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan
mana atau departemen mana pegawai tersebut, Begitu juga nama pejabat penting
dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan.
2.4.11. CAP SURAT ATAU STEMPEL SURAT
Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga maupun surat dinas pemerintahan, cap
harus dibutuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda syahnya
sebuah surat. Macam-macam cap atau stempel surat disesuaikan dengan selera
perusahaan atau organisasi yang bersangkutan, ada cap segi tiga bulat dan persegi
empat pemakaian cap umumnya disebelah kiri tanda tangan dan harus dekat dengan
tanda tangan atau nyerempet.
2.4.12. TEMBUSAN
Istilah-istilah tembusan, distribusi surat atau c.c. (carbon copy) adalah merupakan
salina-salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi
surat, tembusan ditulis dibawah sebelah kiri.

2.4.13. INISIAL
Inisial atau singkatan nama dari penyusun atau pengonsep dan pengetik surat adalah
merupakan tanda pengenal nama dari mereka tersebut (pengetik atau pengosep).
Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga gunanya untuk mengetahui siapa
konseptor atau pengetik surat tersebut.Karena bila ada kekeliruan, mudah
mengurusnya atau menyelesaikannya.
Inisial sebenarnya hanya berguna bagi perusahaan pengirim, maka biasanya surat
yang akan dikirimkan. Nama inisial hanya akan diambil dari huruf terdepan.
2.5. BENTUK-BENTUK SURAT
Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat, masing-masing bagian
surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranan terutama
sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Berbagai bentuk
surat yang satu sama yang lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan
instansi atau gaya masyarakat tertentu.
Sebenarnya hanya ada dua bentuk surat yang paling utama yaitu bentuk lurus atau
bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk atau bentuk bergigi (Indented style), yang
lainnya hanya bentuk-bentuk variasi saja. Sedangkan variasinya yang berdiri diantara
keduanya adalah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok (semi block style),
selain itu masih ada bentuk-bentuk variasi lainnya,
Dengan demikian kalau kita perinci bentuk surat terdiri atas beberapa macam yaitu:
2.5.1. Bentuk Lurus Penuh (full block style)
Adalah merupakan variasi dari bentuk lurus dan pemakainnya masih jarang kecuali
pihak swasta banyak yang memakai bentuk ini. Bentuk surat ini adalah model Eropa
dan Amerika. Ditinjau dari segi teknik pengertian bentuk lurus penuh paling efisien
dibandingkan dengan bentuk-bentuk lainnya karena hanya sekali memasang, pasak
baris pinggirseluruh mulai dari kiri, tanggal, nomor, hal, salam pembuka, sampai
kepada salam penutup tidak perlu sering menghitung hentakan, hanya kita harus jara
(spasi) supaya tidak kelihatan bertumpuk.
2.5.2. Bentuk Lurus (block style)
Perbedaan dengan bentuk lurus penuh adalah dimana pada bentuk lurus, tanggal
ditulis sebelah kanan, sejajar dengan nomor surat, kemudian salam penutup,dan tanda
tangan penanggung jawab berada disebelah kanan juga, sehingga bagian bawah kiri
agak leluasa untuk dipakai tembusan bila surat itu ada salinan yang harus dikirimkan,
bentuk ini adalah model Amerika.

2.5.3. Bentuk Setengah Lurus (semi block style)

Penulisan hampir sama dengan bentuk lurus, hanya bedanya bentuk setengah lurus

pada alinea pertama harus menjorok kedalam kurang lebih 5 spasi, begitu seterusnya.
Untuk alinea-alinea yang baru dan bentuk ini banyak sekali digunakan oleh
perusahaan-perusahaan. Bentuk setengah lurus termasuk model Eropa baru.
2.5.4. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Pada bentuk ini baris pertama dari alamat ditulis lurus dari nomor surat, kemudian
nama jalan menjorok kedalam kurang lebih 5 spasi, selanjutnya nama kota, menjorok
lagi kedalam kurang lebih 5 spasi dari pinggir, sehingga lurus dengan nama jalan, ini
adalah model Eropa lama.
2.5.5. Bentuk Resmi (Official Style)
Pada bentuk ini alamat dalam ditulis sebelah kanan dibawah tanggal, disebelah kiri
ditulis nomor sejajar dengan tanggal, lampiran dan perihal, setiap alinea pertama dan
baru mulai kurang lebih 5 spasi dari garis pinggir dan kalimat terakhir lurus dengan
nomor, dengan perihal.
2.5.6. Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Bentuk ini memasang termasuk yang jarang digunakan baik oleh perusahaan maupun
dinas pemerintahan. Alamat dalam ditulis sebelah kiri, alinea pertama dan setiap
alinea baru ditulis dari baris pinggir, dan kalimat-kalimat bersambung ditulis ditengah
kurang lebih 10 spasi dari pinggir sehingga kelihatannya jadi menggantung.
2.5.7. Bentuk Surat Model Depdikbud.
Bentuk ini banyak sekali dipakai oleh dinas-dinas pemerintahan. Penulisan tanggal
berada disebelah kanan, sejajar dengan nomor surat, kemudian alamat ditulis dari
pinggir itu untuk kalimat atau kata penghormatan, seperti yang terhormat atau kepada
yang terhormat. Tetapi nama orang yang dituju ditulis menjorok kurang lebih 5 spasi,
selanjutnya nama jabatan dan jawatan ditulis disebelah kanan.
2.5.8. Bentuk Resmi Pemerintahan
Bentuk ini banyak dipakai oleh dinas pemerintahan dan pemakaiannya ada dua
macam yaitu :
a. Bentuk resmi Indonesia lama, dan
b. Bentuk resmi Indonesia baru.
Bentuk ini penulisan tanggal, nomor dan alamat dalam tidak ada bedanya dengan
bentuk resmi niaga, hanya berbeda dalam penulisan alinea pertama.
Alinea pertama dan baru menjorok kurang lebih 10 spasi dari baris pinggir dan
kalimat-kalimat bersambung tidak sampai ke pinggir seperti resmi niaga, tetapi
kurang lebih 5 spasi dari baris pinggiran dalam resmi Indonesia lama maupun baru
tidak ada salam pembuka dan salam penutup.

Pada bentuk resmi Indonesia alamat dalam berada disebelah kiri, sedangkan Indonesia
lama disebelah kanan dibawah tanggal, sebelum menulis tanggal, nama kota ditulis.
2.5.9. Bentuk-Bentuk Centering
Bentuk-bentuk centering dipakai pada surat-surat dinas seperti surat keputusan,
perintah, surat edaran, surat tugas dan sebagainya.
Dimana istilah kata-kata surat keputusan atau perintah berada ditengah dengan
memakai huruf-huruf kapital. Kemudian dibawahnya nomor surat, alamat dan nama
orang yang dituju berada pada isi surat pada kaki surat ditulis nama kota, tanggal,
bulan dan tahun, kemudian nama jabatan, tanda tangan, nama jelas dan nip, biasanya
ada tembusan-tembusan kepada pihak yang terkait.
2.6. Mengenal Bahasa Surat
Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam
bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin
disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka
suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan
ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan
penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya,
kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan
alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.
2.6.1. Syarat Bahasa Surat
Pada umumnya bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis itu lebih singkat,
karena penulis sebelum menulis surat sudah mempertimbangkan setiap susunan
kalimat supaya simpatik, sopan, luwes dan menyenangkan yang membaca.
Dengan demikian dapat dikemukakan syarat dan ciri surat yang baik adalah :
1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik, dan tersusun sesuai dengan peraturan
surat menyurat.
2. Setiap kalimat dalam surat harus berguna, bermakna, maka tidak boleh memakai
kalimat yang berbelit-belit.
3. Hindarkan singkatan yang tidak perlu terutama mengarang singkatan sendiri.
4. Nada surat harus sopan dan bijaksana serta hormat dan simpatik.
5. Surat jangan terlalu panjang.
6. Surat harus bersih, rapih.

2.6.2. Surat Bersambung Dan Tanda Baca

1. Surat bersambung
Apabila sebuah surat itu panjang sehingga memerlukan kertas lebih darisatu lembar
atau satu halaman, maka perlu diteruskan pada kertas atau halaman lain.
2. Penggunaan tanda baca
Yaitu pemakaian tanda baca seperti titik dan koma, yang dilaksanakan pada suratsurat niaga. Pemakaian tanda baca ini ada tiga macam yaitu:
a. Cara terbuka.
b. cara tertutup.
c. cara campuran.
Pemakaian tanda baca surat menyurat pada ;
a. tanggal surat.
b. Alamat dalam.
c. Salam pembuka.
d. Salam penutup.
2.6.3. Koresponden Dan Korespondensi
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani
surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus
menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi dua , yakni :
1. Korespondensi eksteren
Korespondensi eksteren adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor
atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi interen
Korespondensi interen adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh orangorang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah mail handing, yang merupakan
kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata
lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat dan mengirimkan surat
saja. Tetapi kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan
surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

BAB III
PEMBAHASAN
3.1. PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
3.1.1. Tujuan Surat
Tujuan surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu
Menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat.
Ingin mendapatkan tangapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca.
3.1.2. Fungsi Surat
Fungsi surat dalam suatu organisasi anatara lain :
Surat sebagai media komunikasi.
Surat sebagai barometer.
Surat sebagai duta penulis.
Surat sebagai bukti tertulis.
Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor.

3.1.3. Persiapan Penulisan Surat

Alat-alat yang harus dipersiapkan adalah sebagai berikut:
1. Kertas surat
Jenis kertas yang dipergunakan hendaknya sesuai dengan isi atau maksud surat :
a. Kertas polio bergaris, umumnya digunakan untuk surat-surat yang tidak diketik
alias ditulis tangan.
Contohnya : surat lamaran kerja, pribadi, teman, kenalan dan sebagainya.
b. Kertas HVS, umumnya dipakai oleh suatu instansi pemerintahan atau untuk
menulis surat resmi.
c. Kertas quarto, umumnya digunakan oleh perusahaan yang sudah binofid atau
tergolong sudah mapan. Kertas ini mempunyai kualitas yang lebih baik.
d. Kertas surat yang umum dipakai untuk surat adalah kertas yang berwarna putih.
2. Menyusun bagian-bagian selembar surat
Penulisan sebuah surat yang baik tentunya mengandung bagian-bagian yang
memenuhi persyaratan sebuah surat yang baik. Tentu saja para penulis harus tahu
terlebih dahulu jenis surat yang akan ditulis, apakah termasuk surat resmi, pribadi,
atau niaga. Dengan begitu akan memudahkan kita dalam menulis surat.
3. Persiapan penguasaan cara menulis surat
Langkah-langkah persiapan penulisan surat yang baik adalah sebagai berikut :
Mengetahui bentuk surat yang diinginkan, dimaksudkan agar penulis atau pengirim
surat dapat menentukan pilihan kepada siapa surat itu hendak dikirimkan.
Memiliki pengetahuan tentang cara menyusun isi surat.
Mengetahui sifat-sifat surat.
Menguasai bahasa surat.
4. Penulisan surat
Jika anda menulis surat dengan menggunakan tangan hendaknya perhatikanlah hal-hal
berikut :
Pilihlah tinta yang tidak mudah luntur dan cepat kering.
Pakailah warna tinta yang sopan, jelas dan lazim.

Jika suratnya diketik maka yang harus diperhatikan adalah :

Jangan menggunakan huruf mesin yang sudah kabur atau kurang jelas agar tidak
terjadi salah kata.
Atur spasi secukupnya, jangan terlalu rapat atau renggang.
Pakailah pita hitam dan jangan merah.
Pakailah merah hanya untuk hal-hal yang penting.
5. Cara melipat surat
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melipat surat antara lain :
Jangan terlalu banyak membuat lipatan.
Sesuaikan lipatan kertas dengan besarnya amplop surat.
Usahakan agar penerima surat tidak kesulitan dalam membuka lipatan surat.
Jangan memasukan sesuatu kedalam surat karena hal itu bisa merusak tulisan.
Kecuali untuk surat-surat remaja, boleh membuat lipatan surat dengan seni lipat kreasi
merek mereka sendiri.
3.1.4. Hal-hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Surat Menyurat
1. Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan lewat surat.
2. Penerima surat, yairu orang atau lembaga sasaran yang dikirim surat.
3. Pesan, yaitu surat berupa informasi gagasan atau perasaan pengirimnya.
4. Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang diformulasikan dalam
ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan.

Dalam penulisan surat yang baik terlebih dulu kita harus mengenal :
1. Tema
Penulis surat harus mengetahui tema yang akan disampaikan, karena tema merupakan
inti sari pembicaraan. Sedangakan dari proses penyusunan dari topik-topik atau
pokok-pokok bahasan yang akan disusun.
Topik surat yang akan disusun tergantung dari tujuan dan sifat isi surat, apakah
permintaan, laporan, pernyataan, pertanyaan dan sebagainya.

2. Kalimat
Tema merupakan inti sari pembicaraan dan oleh penulis akan diuraikan melalui
kalimat-kalimat.
Kalimat-kalimat harus mengungkapkan fakta, perasaan atau sikap secara jelas.
Kalimat harus jelas dan efektif, sehingga pembaca sudah mengerti dan memahami
maksud pengiriman surat. Kalimat-kalimat harus pendek-pendek tetapi lengkap
dengan informasi.
Contoh kalimat-kalimat permohonan referensi bank :
Dengan ini kami mengajukan permohonan kepada Bapak dapatlah kiranya kami
diberi surat keterangan bank.
Contoh kalimat merasa keberatan terhadap pengaduan atau claim.
Sehubungan dengan surat saudara tanggal........no.......perihal kiriman........, kami
rasa tidak terdapat kekeliruan.
3. Alinea
Alinea adalah merupakan himpunan dari kalimat-kalimat yang bertalian dan
berangkaian. Alinea harus merupakan kesinambungan antara kalimat yang satu
dengan kalimat yang lain.
4. Gaya bahasa
Gaya bahasa adalah cara yang dipergunakan oleh seseorang untuk melaksanakan
pikiran dan perasaan kedalam sebuah karangan dalam hal kedalam surat.
Gaya bahasa harus dipakai secara tepat supaya tidak membosankan.
5. Ejaan
Kriteria ejaan perlu diperhatikan antara lain :
Pemakaian huruf besar yang betul dan tepat.
Penulisan kata turunan yang tepat.
Penulisan kata ulang yang tepat.
Penulisan kata yang betul dan tepat.
Penulisan kata ganti yang tepat.
Penulisan kata depan yang tepat.

Langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam penyusunan surat resmi :

1. Membuat persiapan dan perencanaan yang baik.
Penetapan permasalahan yang hendak disampaikan.
Pokok-pokok bahasan atau topik yang hendak disusun.
Bahan atau data penyusunan surat.
Siapa yang akan dikirimi surat.
2. Penentuan posisi pengiriman.
Walaupun posisi penulis lebih kuat ataupun lebih tinggi surat tetap harus ditulis
dengan hati-hati dengan memperhatikan tata bahasa serta sopan santun dan wajar.
3. Penggunaan kelengkapan yang memadai.
Karena surat sebagai duta harus dalam wujud yang menarik, hal ini menyangkut :
a. Penggunaan bentuk-bentuk surat sesuai dengan peraturan surat menyurat dan
model-model tertentu sesuai dengan keinginan organisasi.
b. Penggunaan kertas
Kertas HVS untuk surat yang dikirim.
Kertas doarslog tipis untuk salinan.
Kertas onionskin atau kertas infor, untuk surat-surat keluar Negeri.
Kertas stensil untuk surat-surat yang berjumlah banyak.
Kertas buram untuk konsep surat.

c. Warna kertas
Biasanya kertas yang putih yang dikirimkan untuk tembusan dapat memakai kertas
yang berwarna supaya kelihatan berbeda dengan yang aslinya.
d. Ukuran kertas
Disesuaikan dengan amplop.
e. Sampul surat dan cara melipat.
f. Pengetikan, harus jelas dan rapih serta bersih.

4. Pengiriman surat.
a. Waktu yang tepat
Bagi seorang pengusaha waktu sangat berharga, maka setiap saat harus digunakan
dengan tepat, demikian pula surat-surat datang harus tepat waktu.
Contah :
Surat pengiriman pesanan.
Surat penawaran.
Surat promosi.
b. Keamanan isinya, harus terjamin apalagi bila surat itu rahasia.
Kesimpulan surat yang baik diantaranya:
1. Jelas, berarti :
Kepada siapa surat dikirimkan.
Darimana surat berasal.
Isi surat yang dibicarakan.
Kata-kata dan kalimat-kalimat serta ketikannya.
2. Tegas, berarti :
Apa yang diinginkan penulis.
Tidak salah tafsir salah duga.
3. Singkat, berarti :
Kalmat jangan bertele-tele.
Kalimat yang digunakan harus bermakna.
4. Lengkap berarti mengandung semua informasi yang diperlukan.
5. Benar, berarti ;
Informasi itu benar-benar.
Alasan-alasan yang tepat.

 Benar salurannya.
6. Sopan, berarti ;
Bijaksana dalam mengemukakan.
Tidak meremehkan pihak lain.
Menganggap penting setiap masalah.
7. Wujud surat yang menarik
Kertas dan sampul yang sesuai.
Bentuk sesuai dengan peraturan.
Ketikan yang rapih dan bersih.
8. Untuk surat-surat dinas
Mengandung ciri-ciri kedinasan.
Adanya keterangan.
3.1.5. Pengolahan Surat
Surat menyurat juga sering kita jumpai dalam suatu unit organisasi atau instansi,
dalam unit kerja pemerintahan, surat yang sering kita jumpai adalah surat masuk dan
surat keluar.
a. Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi
pemerintahan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan,
pengelolaan surat masuk dipusatkan dibagian tata usaha atau sekretariat pimpinan.
Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian manapun, menerima surat masuk dari
instansi luar maka langkah yang pertama dilakukan adalah menyerahkan surat masuk
itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.
Setelah surat itu diterima oleh bagian surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan
sebagai berikut :
1. Penyortiran surat
Langkah yang pertama dilakukan oleh bagian penerima surat adalah memilah-milah
surat, surat dapat dipilah berdasarkan :
Unit organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada
unit organisasi dimana surat itu ditujukan.

 Macamnya
Surat-surat dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi,
dan sebagainya.
Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat
atau sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima
maksimal 2 x 24 jam), dan surat biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR =
membahayakan keselamatan Negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian
Negara), surat terbatas atau konfindensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu),
surat biasa (kode B).
Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam
penanganan selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui kemana surat itu harus
disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus
didahulukan.
2. Pembukaan sampul
Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti diatas, selanjutnya dilakukan
pembukaan sampul, semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali
surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.
3. Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya
yang telah dibuka, mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan
hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat
itu masih menyangkut kesampulnya.
4. Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti
apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu
ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat atau unit yang menangani
masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri
dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat
tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila
tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus diletakkan kepada surat tersebut
dengan menggunakan staples.
5. Pencatatan surat
Surat yang sudah diolah tersebut diatas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda
menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.

Dibawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Tanggal
Penerimaan
Surat
masuk

Nomor
Urut
agenda
Tanggal
Dan
Nomor
Kode
Surat
masuk
Alamat
pengirim

Hal

lampiran
Isi
disposisi

ket

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat

tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan
januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada
tanggal 31 desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi
pemindahan dan penyimpanan.
6. Pembagian surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau kartu kendali seperti tersebut
diatas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat
tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan suratsurat untuk pejabat-pejabat atau unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan
kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman,
dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman atau buku ekspidisi.
Petugas atau sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda
terima pada buku ekspidisi.
b. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel,
dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang) yang dibuat oleh suatu
instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor
atau lembaga lain.
Didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus
dilakukan yaitu :
1. Pembuatan konsep surat
Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru
ketik untuk mengetiknya.
Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu :
a. Konsep surat dibuat oleh pimpinan
Biasanya pimpinan membuat konsep sendiri, kemudian diserahkan kepada juru tik
atau sekretarisnya untuk diketik dalam bentuk yang telah ditetapkan atau yang

berlakubagi kantor yang bersangkutan.

b. Konsep surat dibuat oleh bawahan
Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat berdasarkan
petunjuk atau data yang bersangkutan. Setelah konsep dibuat diserahkan kepada
pimpinan untuk mendapatkan persetujuan, barulah konsep surat tersebut diketik,
kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut ditandatangani oleh
pimpinan yang berwenang.
c. Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
Pembuatan surat dengan cara mendikte dapat dilakukan baik secara langsung maupun
tidak langsung. Mendikte secara langsung dapat dilakukan dengan cara pimpinan
melakukan tatap muka (face to face) dengan bawahan yang ditugaskan untuk
membuat konsep, sedangkan untuk mendikte secara tidak langsung dapat dilakukan
dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep surat pada sebuah media yang
disebut magnetic atau piringan magnetic. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau
pegawai yang bertugas mengetik konsep surat tersebut.
2. Persetujuan konsep
Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah sudah
memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan terhadap konsep
surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda tangan.
3. Pengetikan surat
Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat ditanda
tangani oleh pejabat yang berwewenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah
surat sudah sesuai dengan konsep surat.
4. Pemberian nomor
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan
pada buku agenda surat keluar.
5. Penyusunan surat
Kegiatan penyusunan surat meliputi : pemisahan surat apabila ada tembusannya,
lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka
diadakan pemeriksaan.
6. Pengiriman surat
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu
dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian tata usaha. Setelah surat
ditanda tangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agenda surat keluar.

Dibawah ni contoh kolom dalam buku agenda surat keluar.

Nomor
Tanggal
Dikirim Kepada
Hal
Lampiran
Keterangan

Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :

a. Dikirim secara langsung
Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan
dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspidisi surat keluar.
b. Dikirim melalui sarana jasa
Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti pos
atau sarana jasa pengiriman lainnya.
3.1.6. Kelebihan Surat
Adapun kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain
adalah sebagai berikut:
1. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar,
terperinci dan terurai secara mudah.
2. Surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia, dibandingkan dengan
telepon mungkin dapat disadap orang lain.
3. Setiap penyampaian berita, kata-kata dan kalimatnya diperkirakan dengan seksama
untuk menghilangakan perasaan yang tidak enak.
4. Efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya
5. Ekonomis, karena biaya pembuatan dan pengiriman relative murah.
6. Surat lebih memasyarakatkan siapa saja yang dapat melakukan dan
melaksanakannya.
7. Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.
3.1.7. Kelemahan Surat
Dalam prakteknya ternyata berkomunikasi melalui surat menyurat banyak sekali
instansi pemerintah maupun organisasi kurang memperhatikan pentingnya menguasai

ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam surat menyurat. Sehingga banyak terjadi

kesalahan-kesalahan maupun kekurangan-kekurangan, adapun kelemahan-kelemahan
yang umum terjadi biasanya berupa :
1. Susunan surat ruwet
2. Susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit
3. Kata-kata dan kalimat-kalimat tidak lengkap, tidak jelas dan tidak pada tempatnya.
4. Penggunaan tanda baca salah.
5. Ejaan banyak yang salah, tidak sesuai dengan pedoman umum, ejaan bahasa
Indonesia yang disempurnakan atau EYD.
6. Pemakaian istilah asing mestinya tidak perlu digunakan atau yang tidak sesuai
dengan pedoman umum pembentukan istilah dalam bahasa Indonesia.
7. Tata bahasa yang tidak teratur.
8. Kurang sopan atau ceroboh dalam mengungkapkan gagasan.
9. Ketikan salah atau banyak yang kotor.
10. Alamat tidak tepat.
11. Bentuk atau model surat tidak menentu.
Dengan demikian bila penulisan surat tidak benar, justru tujuan yang diinginkan
dalam surat menyurat tidak akan tercapai. Sehubungan dengan itu, masalah-masalah
yang perlu diperhatikan adalah :
Mengusahakan agar kekurangan dan kelemahan dalam surat menyurat itu tidak
terjadi, dan bagaimana cara mengelolanya sehingga menghasilkan surat yang baik dan
efektif.
Para pegawai dan petugas administrasi harus menguasai peraturan surat menyurat
terutama surat-surat niaga dan surat-surat yang resmi.
Para pejabat atau pemimpin organisasi/instansi atau perusahaan harus sering
memeriksa dan ikut memperbaiki surat-surat sebelum ditandatangani.

BAB IV
PENUTUP
4.1. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya dapat ditarik
kesimpulan secara garis besarnya adalah sebagai berikut:
Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan kegiatan yang
menunjang bagi terlaksananya tugas-tugas pokok organisasi dan instansi
pemerintahan.
Korespondensi/surat menyurat merupakan kegiatan staff atau service staff, tetapi
kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi dan instansi
pemerintahan.
Surat sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang
memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan
ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun, mengolah,
memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan informasi-informasi.
4.1.1. SARAN
Agar pihak pengirim lebih memaksimalkan baik waktu yang ada maupun yang telah
ditentukan untuk memberikan dan menyampaikan informasi-informasi yang jelas
kepada penerima, pihak pengirim harus mengenal dan memahami tema, kalimat dan
gaya bahasa apa yang akan disampaikannya.
Menggunakan istilah atau bahasa indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun
kalimatnya.
Pada umumnya bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis itu lebih
singkat, karena penulis sebelum menulis surat sudah mempertimbangkan setiap
susunan kalimat supaya simpatik, sopan, luwes dan menyenangkan yang
membacanya.

DAFTAR PUSTAKA
Soeyitno, Solehan, PW, surat menyurat resmi Indonesia, CV. Bandung 1987
Thomas Wiyasa Bratawijaya, Drs. Kerangka surat menyurat dinas, PT. Pustaka
Binaman Presindo, Jakarta 1982
Maryo Y.S, surat menyurat lengkap, edisi revisi aneka ilmu semarang