SOP PENERIMAAN TAMU

1. Petugas memberikan salam kepada tamu ( selamat pagi, siang, sore).

2. Petugas menanyakan identitas tamu.
3. Menanyakan maksud , tujuan serta keper.luan tamu ( ada yang bisa saya
bantu).
4. Meminta tamu untuk mengisi buku tamu .
5. Mempersilakan tamu untuk duduk diruang tamu (Silakan tunggu
sebentar).
6. Menghubungi pimpinan yang akan di temui tamu.
7. Jika tamu harus menunggu maka diberi informasi bahwa berapa lama
tamu harus menunggu.
8. Mempersilakan tamu untuk menemui Pimpinan dan apabila pimpinan
tidak berada ditempat dan tidak dapat ditemui petugas harus
memberikan alasan yang tepat, sopan serta tidak menyinggung prasaan
tamu .
9. Petugas mengantar tamu keluar ruangan  setelah urusannya selesai.
10. Petugas mengucapkan terima kasih atas kunjungan tamu. 
 SOP MENERIMA PANGGILAN TELEPON

Semua panggilan telepon harus dijawab dalam waktu tiga dering dan dengan
senyum di suara.

1. Menjawab panggilan yang datang dari luar

 “Selamat (Pagi / Siang / Sore) Ozthetique, Dengan (Nama Anda), Apa yang
dapat kami bantu?”
2. Menjawab panggilan yang datang dari dalam
 “Selamat (Pagi / Siang / Sore) dengan Reception / Cashier, Dengan (Nama
Anda), Apa yang dapat kami bantu?”

Atau

“Reception / Cashier, Ini dengan [Nama Anda], Apa yang dapat kami bantu?”

(Setelah tamu telah menjelaskan / permintaannya, menanggapi dengan

mengatakan …)

“Ya / tentu, akan kami tindaklanjuti segera” atau serupa berdasarkan

permintaan.

3. Mentransfer Panggilan

 Jika staff diminta tersedia, mengatakan “dengan senang hati saya akan
menghubungkan Anda.”
 Jika staff diminta tidak tersedia, mengatakan “Terima kasih sudah
menunggu, [nama staff] tidak tersedia pada saat ini. Apakah Anda ingin
meninggalkan pesan untuk dia / dia, atau apakah ada sesuatu yang saya
dapat membantu? “
 SOP PEMBUATAN SURAT

Bentuk Surat dan Memorandum

 Tata letak surat / Memorandum adalah bentuk lurus berlekuk (indented style)
 Standarisasi jenis huruf (font) adalah Arial ukuran (size) 11 (sebelas)
 Jarak Spasi (space line) 1 (satu)
 Ukuran kertas yang digunakan A4
 Ukuran batas / margin :
 Surat :
 Batas / margin alas : 3.5 Cm (menyesuaikan kop surat)
 Batas / margin bawah : 2.5 Cm
 Batas / margin kanan 2.5 Cm
 Batas / margin kiri : 2.5 Cm
 Memorandum :
 Batas / margin atas 1 3.0 Cm
 Batas / margin bawah : 2.5 Cm
 Batas / margin kanan : 2.5 Cm
 Batas / margin kiri : 2.5 Cm
Standarisasi kop surat dan amplop akan di lakukan di Kantor Pusat, sedangkan
pengadaanya dapat di lakukan oleh cabang /Unit Usaha.

 Sifat Surat:

#1: Surat Biasa

 lsinya bersifat umum (bukan rahasia) dan dapat diketahui oleh orang lain
seiain yang dituju.
 Menggunakan kertas kop surat wama putih.
#2: Surat Rahasia (Confidential)
 Isinya bersifat rahasia dan hanya beredar dikalangan komisaris, Direksi,
General Manager, Manager dan kepaia cabang / unit usaha.
 Kata-kata “kepada Yth” . cukup ditulis “kepada “ saja.
 Tidak perlu menggukan Kata-kata “Dengan hormat”.
 Pada bagian penutup surat tidak perlu dituliskan:
 “Hormat kami”, namun pada Kolom tersebut diganti dengan penulisan “
tempat dan tanggal surat”.