ADMINISTRASI UMUM

MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR

1. Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman

yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih
meyakinkan.
Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki,
meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga
lebih bermanfaat.
Dari definisi diatas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya
sebagian kecil dari dokumen. bidang administrasi perkantoran, sebagian besar
dokumennya memang berupa surat. kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT
(Lembar Pesan Telepon), e-mail dan lain-lain.

2. Jenis-Jenis Dokumen

A. Jenis-jenis dokumen berdasarkan pemakaiannya/kepentingannya

- Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai
alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte
kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll.

Gambar STTB.
 Contoh Akta Kelahiran.

- Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai

pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/dunia
perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll.

- Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah
proklamasi, Naskah Sumpah Pemuda, Batu Tertulis, dll.

- Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh :
UUD 1945, keputusan presiden, peraturan daerah, dll.

B. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

- Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar,
atau direkam. Seperti : buku, majalah, koran , pita kaset, film, dll. Titik berat
dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal
dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan.

- Dokumen corporal, adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda

seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat,
mata uang kuno, dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari
dalam bidang ilmu permuseuman.

- Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang

penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.

C. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam:

- Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam
memberikan informasi pada masyarakat.

- Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi
jual beli dalam dunia perdagangan.

- Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hukum
dimuka pengadilan.

- Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian
suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

D. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas:

- Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan

presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah, dll.

- Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti
: Akte notaris, visum dokter, dll.

- Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang. Seperti: surat perjanjian,

surat kontrak, dll.

- Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kalaedoskop,

dll.

- Perseorangan seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi Lukisan Affandi, dll.

E. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

- Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung
dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :
1) Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus-menerus dalam
proses penyelesaian pekerjaan.
2) Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun.
3) Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.

- Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
pekerjaan kantor.

F. Ditinjau dari segi penelitian

Dibedakan atas 3 jenis:

- Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari
sumbernya, contoh : paten penelitian, laporan, disertasi, dll.

- Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur

primer, contoh : bibliografi, dll.
- Dokumen tertier adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur
sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

3. Ruang Lingkup Dokumentasi

A. Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan

kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya
yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan
yang diinginkan serta diperlukan.

B. Dokumentasi Korporil

Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan

kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca dan
benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

C. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan

mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang
berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah
ditemukan.