BAB 6

PERJALANAN DINAS (ITINERARY)

A. Pengertian Perjalanan Dinas/Bisnis Pimpinan

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu
lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas kedinasan suatu lembaga/perusahaan.
Tugas kedinasan adalah tugas yang berkaitan dengan kepentingan lembaga perusahaan
yang bersangkutan.
Perjalanan bisnis adalah perjalanan yanh dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu
lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan bisnis. Jadi, perjalanan
bisnis/dinas pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau
perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan/tugas bisnis perusahaan. Setelah
pimpinan memberi tahu perihal keberangkatannya sekretaris harus memperhatikan hal-hal
sebagai berikut.
1. Tujuan perjalanan
2. Tanggal keberangkatan dan tanggal kembali
3. Tanggal, waktu, tempat, dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji temu/kegiatan
pokok perjalanan dinas/bisnis
4. Persiapan transportasi dan dokumen perjalanan
5. Hotel/penginapan yang dikehendaki
6. Angkutan yang diperlukan pada setiap kunjungan di kota tujuan
Persamaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas adalah sebagai berikut
1. Keduanya melakukan perjalanan ke luar kantor/kota/daerah/luar negeri untuk
mewakili kantor/instansi
2. Dilakukan oleh perorangan atau kelompok
3. Biaya perjalanan ditanggung oleh kantor atau instansi
4. Setelah selesai perjalanan, ada pembuatan laporan
5. Keduanya dilakukan dalam rangka mempercepat kelancaran komunikasi dan
meningkatkan hubungan dengan relasi.

Perbedaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas

Perjalanan Bisnis Perjalanan Dinas
1. Dilaksanakan oleh kantor swasta/ 1. Dilaksanakan oleh kantor-kantor
BUMN pemerintah
2. Berorientasi pada perolehan kentungan 2. Berorientasi pada pelayanan
masyarakat

B. Macam-Macam Perjalanan Dinas

1. Ditinjau dari Wilayah Tujuan
 Ditinjau dari wilayah tujuan, perjalanan dinas/bisnis dibedakan menjadi sebagai berikut.
a. Perjalanan Dinas Dalam Negeri
Perjalanan dinas dalam negeri adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan, baik
perseorangan maupun secara bersama yang jaraknya sekurang-kurangnya 5
kilometer dari batas kota, yang dilakukan dalam wilayah Indonesia untuk
kepentingan lembaga/perusahaan
Contonya: antarkota, antardaerah, antarprovinsi
b. Perjalanan Dinas Luar Negeri
Perjalanan dinas luar negeri adalah perjalanan, baik perseorangan maupun secara
bersama untuk kepentingan lembaga/perusahaan, dari tempat bertolak di dalam
negeri menuju tempat tujuan di luar negeri, atau dari tempat kedudukan di luar
negeri/tempat bertolak di luar negeri ke tempat tujuan di dalam negeri, atau dari
tempat kedudukan di luar negeri/tempat bertolak di luar negeri ke tempat tujuan di
luar negeri, yang dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja
lembaga/perusahaan.
Contohnya: antarnegara

2. Ditinjau dari Transportasi

Ditinjau dari transportasi, perjalanan dibedakan menjadi sebagai berikut.
a. Perjalanan Lewat Darat
Perjalanan dinas/bisnis lewat darat dapat dilakukan dengan menggunakan mobil
perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan bisnis dengan menggunakan
mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative
dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila
jarak perusahaan dengan tempat tujuan re,atif jauh dan tidak akan mengganggu
kondisi kesehatan pimpinan. Persiapan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut.
1) Membawa identitas pribadi
2) Mendapatkan tiket perjalanan dan kepastian jam keberangkatan
3) Membawa peta kota tujuan
4) Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang
diperlukan/dokumen yang dibawa
5) Konfirmasi pemesanan tiket
b. Perjalanan Lewat Laut
Perjalanan bisnis lewat laut dapat dilakukan dengan menggunakan kapal apabila
tersedia waktu yang panjang atau tidak mendesak. Persiapan yang harus dilakukan
adalah sebagai berikut.
1) Siapkan pasport jika melakukan perjalanan ke luar negeri
2) Siapkan tiket kapal dan kepastian jam keberangkatan
3) Siapkan mata uang asing jika melakukan perjalanan ke luar negeri
 4) Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
5) Bawa perlengkapan pribadi dan cek Kembali
6) Persiapkan surat-surat yang diperlukan/dokumen yang akan dibawa
7) Persiapkan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
8) Usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan.
c. Perjalanan Lewat Udara
Perjalanan bisnis pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat
terbang hendaknya mempertimbangkan beberapa aspek, seperti efektivitas, efisien,
mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang hendak diselesaikan, serta kondisi
keuangan perusahaan. Apabila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar serta
lokasi yang harus ditempuh tidak begitu jauh, sebaiknya pimpinan menggunakan
transportasi lewat darat saja agar lebih ekonomis. Persiapan yang harus dilakukan
adalah sebagai berikut.
1) Siapkan pasport jika melakukan perjalanan ke luar negeri
2) Siapkan tiket pesawat dan kepastian keberangkatan
3) Siapkan mata uang asing jika melakukan perjalanan ke luar negeri
4) Periksa koper yang dibawa dan pastikan agar tidak melebihi batas maksimum
5) Konfirmasikan pemesanan hotel
6) Bawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang
diperlukan/dokumen yang harus dibawa
7) Persiapkan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
8) Usahakan penjemputan setiba di bandara tujuan.

3. Ditinjau dari Tujuan

Ditinjau dari tujuan, perjalanan dinas/bisnis dibedakan menjadi sebagai berikut.
a. Perjalanan bisnis untuk rapat kerja nasiona (rakernas)
b. Perjalanan bisnis untuk seminar nasional
c. Perjalanan bisnis untuk kunjungan kerja
d. Perjalanan bisnis untuk Pendidikan dan latihan
e. Perjalanan bisnis untuk pelantikan
f. Perjalanan bisnis untuk pengadaan kerja sama
g. Perjalanan bisnis untuk kegiatan sosial
h. Perjalanan bisnis untuk tender
i. Perjalanan bisnis untuk acara seremonial
j. Perjalanan bisnis untuk monitorting dan evaluasi.
C. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu
yang berkenaan dengan pelaksanaan perjalanan bisnis, yaitu melalui In house travelling
departement (divisi perjalanan), biro perjalanan, atau administrasi kantor/sekretaris.
1. In house travelling department, yaitu bagian di perusahaan yang khusus menangani
perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan
dokumen, mengurus tiket, dan hotel di mana pimpinan akan menginap, hingga
mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis. Meskipun ada divisi
perjalanan yeng mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris
tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi
yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan
atau daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

TRAVEL CHECKLIST
: ……………… Tgl Berangkat : ………………..
Nama Waktu : ………………..
Berangkat
Perjalanan
: ……………… Jenis : ………………..
Dinas ke Luar
Kendaraan
Negeri
Tujuan ke yang Digunakan
Tgl. Tiba : ………………..
Waktu Tiba : ………………..

No.
Keterangan Hasil Pemeriksaan Check Mark
Urut
1. Vaksinasi (Health certificate)
2. Paspor + Exit Permit
3. Visa
4. SIM International
5. Dokumen rapat
6. Laptop
7. Notes book + alat tulis
8. Kertas HVS + amplop polos
9. Trip funds uang asing
10. Tiket
11. Kartu nama
12. Buku alamat + no. telepon
13. Peta
14. Obat-obatan
15. Kop surat + amplop
16. Telepon seluler
17. Perlengkapan audiovisual
18. Itinerary
19. Kamus saku
20. Kacamata
21. Tas tangan (hand baggage)
22. Credit card
23. Tas pakaian
 24. Tas jas
25. Tas kantor
26. Hotel reservation

Mengetahui, Yang Memeriksa,

Pimpinan Sekretaris

2. Travel Bureau, yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk

mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan
perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro
perjalanan yang dapat dipercaya.

3. Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administarsi kantor/sekretaris sendiri yang

mempersiapkan perjalanan bisnisnya sehingga administrasi kantor/sekretaris harus
segera mempesiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis
pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor,
visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalanan bisnis dapat
dipertanggung jawabkan, seorang administarsi kantor atau sekretaris harus selalu
berkoordinasi dengan pimpinan dan meminta masukan atau petunjuk dari staf yang
sudah berpengalaman menangani kegiatan perjalanan bisnis.

D. Persiapan
1. Persiapan Rencana Perjalanan Bisnis
Sebelum melakukan perjalanan bisnis, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan
oleh sekretaris, yaitu mengumpulkan informasi tentang:
a. Pihak yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis
b. Menemukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
Apakah tujuan perjalanan bisnis tersebut untuk:
1) Mengikuti tender proyek
2) Mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja
sama peluang bisnis dengan perusahaan lain
3) Mengikuti seminar atau rapat kerja nasional
4) Mengikuti rapat umum pemegang saham (rups)
5) Melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang
6) Mengikuti Pendidikan dan pelatihan (diklat)
7) Mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
c. Mencari tahu waktu atau jadwal yang pas tentang cara perjalanan bisnis mengenai
keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
d. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan
e. Biaya perjalanan yang akan diperoleh ole seorang pimpinan
f. Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
Informasi yang harus diketahui oleh seorang sekretaris tentang tiket yaitu sebagai
berikut.
a. Pembelian tiket, jika perjalanan bisnis pimpinan dilaksanakan oleh administrasi
kantor atau sekretaris, pembelian tiket dapat berlangsung dibayarkan di loket
airlines (perusahaan maskapai penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan
melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya,
termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesen melalui website
dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
b. Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau
konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines
(perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
c. Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan
biasanya dilakukan setiap jam sehingga tidak perlu membuat reservation
(pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai
atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya
atau Jakarta – Batam.
d. Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, tetapi belum
diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan
tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan
konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di
bandara pada waktu keberangkatan.
e. Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan
mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
f. Customs regulation (bea cukai dari negara yang akan dikunjungi piminan).
g. Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa di
kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat bersangkutan.
Ketentuan umum batas berat barang (baggage) yang tidak dikanai biaya, antara
lain:
1) Economy class (kelas ekonomi) : 20 kg
2) Business class (kelas bisnis) : 30 kg
3) First class (kelas satu) : 40 kg
h. Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan
i. Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
Agar segala rencana perjalanan bisnis dapat terkontrol dan menghindari terjadinya
kekeliruan, seorang sekretaris harus membuat daftar checklist tentang pengendalian
perjalanan bisnis.