Kata

Pengantar

Bismillahirrahmanirrahim

Protokol merupakan suatu kebutuhan yang tak terelakkan di dunia modern. Banyak kegagalan acara atau kegiatan disebabkan karena buruknya protokoler suatu acara atau kegiatan. Itulah sebabnya banyak lembaga pemerintah maupun swasta menyusun protokoler secara rapi dengan menempatkan seseorang atau beberapa orang (staf) yang diberi tugas khusus untuk mengerjakan kegiatan-kegiatan keprotokoleran. Seseorang yang mendapat undangan resmi dari suatu lembaga pemerintah atau swasta untuk menghadiri acara tertentu, maka ia harus tunduk pada aturan keprotokoleran lembaga tersebut. Menyimpang dari ketentuan protokoler yang ada, pihak penyelenggara kegiatan dapat mengeluarkan seseorang dari ruang acara (upacara). Pengalaman penulis, ketika berlangsung acara pelantikan Deputi Gubernur DKI Jakarta pada bulan Maret 2009, pihak protokol mempersilahkan para undangan yang tidak memakai Pakaian Sipil Lengkap (Jas) untuk meninggalkan ruang upacara, karena dalam undangan Gubernur, disyaratkan para undangan memakai Pakaian Sipil Lengkap (PSL). Pengalaman (protokol) lain, penulis pernah para menghadiri undangan acara untuk

perkawinan anak salah seorang walikota di DKI Jakarta, MC mempersilahkan hadirin membaca Hamdalah, padahal acara baru akan dibuka.

Kedua kejadian ini bukan karena pihak yang bersangkutan tidak tahu atau tidak paham, tetapi hanya karena tidak taatnya pada aturan protokoler yang ada atau lebih disebabkan karena faktor eksternal seperti rasa canggung, minder, demam panggung dan lain-lain. Catatan kecil ini dimaksudkan sebagai bahan referensi alakadarnya untuk sekedar mengantar pengetahuan bapakbapak / ibu-ibu khususnya adik-adik sekalian, siapa tahu ada diantara kita yang bakal menjadi pejabat negara. Semoga ada manfaatnya. Amin.

KEPROTOKOLERAN Oleh: Ruslan HR I. Pengertian Protokoler: Keprotokoleran berasal dari kata Protokol yang artinya serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat. Acara kenegaraan adalah acara yang bersifat

kenegaraan yang diatur dan dilaksanakan secara terpusat dihadiri oleh Presiden dan atau Wakil Presiden serta pejabat negara dan undangan lainnya dalam melaksanakan acara tertentu. Acara resmi adalah acara resmi yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga tinggi negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh pejabat negara dan atau pejabat pemerintah serta undangan lainnya. Pejabat tentang negara adalah pejabat dan sebagaimana peraturan

dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 Pokok-pokok Kepegawaian perundang-undangan lainnya. Pejabat pemerintah adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam organisasi pemerintahan.

Tokoh masyarakat adalah seseorang yang karena kedudukan sosialnya menerima kehormatan dari masyarakat dan atau pemerintah. Kegiatan Protokoler biasanya dipimpin oleh seorang protokol dibantu dengan beberapa orang staf (tenaga) yang diberi tugas khusus untuk mengatur mekanisme jalannya suatu acara/upacara/kegiatan (resmi atau tidak resmi). Fungsi Protokoler menjadikan suatu upacara/kegiatan berjalan efektif dan efisien dipimpin oleh seorang protokol. Tujuan Protokoler menjadikan suatu lembaga atau organisasi tertib, teratur dan profesional dalam menjalankan suatu kegiatan (upacara). Kegiatan negara yang kenegaraan diketuai oleh dilaksanakan Menteri oleh panitia Negara.

Sekretaris

Protokol kepresidenan bertanggung jawab kepada menteri Sekretaris Negara. Kegiatan protokoler kementrian negara dipimpin oleh Kepala Biro Humas/ Protokol Departemen yang bersangkutan. Kegiatan protokoler suatu lembaga atau organisasi, biasanya di bawah naungan Kabag Umum atau Kaur Umum, sedangkan kegiatan protokoler dalam suatu acara/upacara biasanya berada dalam seksi acara/persidangan suatu kepanitiaan baik pada acara resmi, acara biasa, maupun pada acara seremonial lainnya. Contoh acara resmi kenegaraan;

2009 Kegiatan seperti ini di

Peringatan Proklamasi Kemerdekaan 17 Agustus Peringatan Muhammad s.a.w Tahun 2009

detik-detik Maulid Nabi

Peringatan Isra Miraj Tahun bawah koordinasi protokol

kepresidenan.

Contoh acara resmi (biasa); Tinggi Agama Jakarta Umum Contoh acara-acara biasa lainnya; Kegiatan seperti ini acara/persidangan II. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Hal-hal yang berkaitan dengan protokoler antara lain; Undangan tamu Urutan pejabat Ketentuan pakaian Tata ruang, podium dan tempat duduk Susunan acara Pembawa acara Protokol acara Ketika naik mobil Ketika berjalan Iring-iringan kendaraan roda empat Area Parkir Upacara perkawinan Upacara Sunatan Upacara Akikah di bawah koordinasi seksi Acara Pengadilan Tinggi Agama Jakarta Acara Rapat Kerja Daerah lepas sambut Ketua Acara ulang tahun Pengadilan

Kegiatan seperti ini di bawah koordinasi Kabag Umum/Kaur

Ad. 1. Undangan tamu;

Undangan lambat 1 (satu) hari sebelum hari H

tamu

harus disampaikan kepada yang bersangkutan paling orang yang diundang. Undangan sampai salah nama pihak yang diundang. Sebaiknya diberitahukan kepada pihak yang diundang tentang kesediaan atau tidaknya untuk hadir dalam acara tersebut. Ad. 2. Urutan pejabat; diundang sebaiknya dicatat Pejabat dalam satu yang catatan jangan Sebaiknya pada

waktu undangan diantarkan, ada tanda terima dari

khusus dan diurut dari pejabat yang paling tinggi sampai pada pejabat yang paling rendah. Pejabat-pejabat yang rutin diundang sebaiknya dibuatkan lebel nama khusus, yang sewaktu-waktu dapat dipergunakan apabila ada acara yang lain. Ad. 3. Ketentuan pakaian; Lengkap) = Jas + Peci Resmi) = Safari lengan panjang P S R (Pakaian Sipil Pakaian resmi P S L (Pakaian Sipil

Harian) = Safari lengan pendek Dinas Harian) Catatan: Lengkap) = Jas

P S H (Pakaian Sipil P D H (Pakaian

P S L (Pakaian Sipil Pada saat berjalan kancing baju jas ditutup Pada saat duduk kancing baju jas dibuka

Pakaian Sipil Harian dibolehkan dibolehkan (bebas) panjang/pendek Catatan: tidak cocok untuk acara resmi Pakaian tidak (sesuai

Pakaian Pakaian

Hakim

Panitera

pengganti = Pakaian Dinas Harian (sesuai kebijakan) Pakaian Hansip Hakim surat MA No. ........................ tanggal . Karyawan resmi/Menyesuaikan Batik Sopan/wajar lengan tidak RI

Celana

levis/jeans

rekreasi

Pakaian Sipil Resmi, Pakaian Sipil Harian tidak cocok untuk acara

Ad. 4. Tata ruang, Podium dan Tempat duduk; Loudspeaker). ruangan tetapi padat kandungan isinya. (huruf); sesuai dengan acara Contoh yang tidak tepat ; PISAH SAMBUT BAPAK Drs. H. KHALILURRAHMAN, SH. MBA.MH KETUA PTA DKI JAKARTA BAPAK Drs. H. WILDAN SUYUTHI, SH. MH WAKIL KETUA PTA DKI JAKARTA Jakarta, M April 2009 tepat dan benar sesuai dengan ejaan yang disempurnakan (EYD) Tidak bertele-tele Makna yang luas Penulisan kata letaknya Pemasangan spanduk Spanduk ditengah-tengah ukurannya disesuaikan dengan ruangan. Tema harus singkat dalam (simetris), Tata ruang Ruangan harus

ditata dengan rapi, bersih dan nyaman (Ac dan

10

.. Rabiul Akhir 1430.

11

Contoh yang tepat ; PISAH SAMBUT Drs. H. WILDAN SUYUTHI, S.H., M.H. WAKIL KETUA PTA JAKARTA Drs. H. KHALILURRAHMAN, S.H., M.B.A., M.H. KETUA PTA JAKARTA Jakarta, M. 1430 H. ruangan kondisi ruang posisi yang tepat keadaan baik dan sempurna dahulu (test) posisi tengah bagian depan sesuai dengan kondisi ruangan Posisi protokol Berdiri pada posisi Podium (Mimbar) Diletakkan Biasanya pada pada Harus dicoba lebih Suara dalam Mik (Loudspeaker) Diletakkan pada Disesuaikan dengan Spanduk di luar April 2009

.. Rabiulakhir

area yang tepat (sesuai dengan kondisi ruangan)

12

Bila podium (mimbar) agak ke belakang

podium

(mimbar) di tengah, berdiri pada sebelah kanan Bila podium

(mimbar) di kiri, berdiri pada posisi kanan sedikit agak berhadapan atau berdiri di sebelah kiri mimbar Bila podium (mimbar) di kanan, berdiri pada posisi kiri sedikit agak berhadapan atau berdiri di sebelah kanan mimbar Pengaturan Tempat duduk duduk sebagai berikut;
Protokol Podium (mimbar)

Disesuaikan dengan tingkat jabatan pejabat yang diundang Koordinasikan dengan seksi undangan atau umum Buatlah pola tempat

Model baris contoh 1 1 7 1 5 1 3 1 1 9 7 5 3 1 2 4 6 8 1 0 1 2 1 4 1 6 1 8

Model baris contoh 2 9 7 5 3 1 2 4 6 8 9 7 5 3 1 2 4 6 8

13

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Ketua MA Wakil KMA Tuada Hakim Agung Hakim Agung Hakim Agung Hakim Agung Sekretaris MA Dirjen PA Ketua PT Ketua PTA Ketua PT TUN Ka. MAHMILTI Sekretaris Dirjen Direktur Direktur

14

Model Leter U Wakil Ketua PTA Ketua PTA Panse k

Peserta

Peserta

Ad. 5. Susunan Acara dalam acara resmi terdiri dari: an Tahun 1990) Acara Pokok Penutup (Pasal 18 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 62 Pembukaan/Sambut Urutan acara

Peserta

15

sambutan pembawa tersedia. Ad. 6. Pembawa Acara pelaksanaan acara diurut acara dengan yang

Setiap upacara (acara) harus dibuat susunan acaranya secara tepat dan tertib Urutan tertib yang lebih rendah kata-kata dari pada dimulai sampai

pembawa acara yang lebih tinggi Susunan acara dapat diubah sesuai dengan kondisi dan alokasi waktu yang

Pembawa Acara sudah mempersiapkan diri sebelum acara dimulai. Pembawa yang menyampaikan kata sambutan, materinya; Singkat tapi padat Menyambut adanya Menyambut kehadiran tamu, peserta, undangan. Memberikan ucapan terima kasih dan permohonan maaf. Pembawa Acara yang menyampaikan kata amanat, materinya; Lebih dengan alokasi waktu yang tersedia Menghimbau, mengajak dan meminta (memerintahkan) leluasa Acara

16

yang membacakan kalam ilahi dengan materi acara. yang membacakan doa dengan materi acara Ad. 7. Protokol Acara

Pembawa Acara Singkat dan sesuai Pembawa Acara Singkat dan sesuai

Sukses atau tidaknya suatu acara sangat ditentukan oleh protokol acara. Seorang protokol tidak boleh merasa ketakutan karena ketakutan adalah sebuah kekuatan. Kecemasan, keraguan, demam panggung dan semua gangguan psikis lain merupakan kekuatan yang harus dikelola sebelum maju ke podium (mik). Caranya adalah mengubah ketakutan dan kecemasan menjadi kekuatan yang bisa dimanfaatkan Ada 5 kunci yang dapat menjadi patokan sebagai berikut; 1. Bayangkan diri anda sederajat dengan audiens.

Tumbuhkan rasa kedekatan dan kehendak baik terhadap orang-orang yang telah berdatangan untuk mendengar anda. Contoh; Saya sebagai orang Pengadilan Tinggi Agama Jakarta berkewajiban memberikan informasi tentang jalannya acara kepada audiens 2. Ingat bahwa anda melayani para tamu Mereka mempunyai alasan untuk mengharapkan sesuatu yang berharga dari anda. Pusatkan perhatian pada apa yang anda akan katakan.

17

Contoh; Saya harus memberi pelayanan terbaik kepada semua hadirin karena mereka butuh informasi dari saya. 3. Ingatkan diri anda bahwa anda lebih banyak tahu dari pada hadirin tentang apa yang akan anda sampaikan Contoh; Apa yang saya ketahui pasti mereka butuhkan. 4. Katakan pada diri anda bahwa tugas ini menyenangkan. Bayangkan diri anda sedang bercakap-cakap secara tatap muka tentang sesuatu hal yang menarik dengan kenalan lama anda. Contoh; Sungguh nikmat dan menyenangkan tugas ini. 5. Ingat-ingatlah kesempatan pada masa lalu, ketika anda gagal dalam menjalankan tugas. Saatnya kini untuk menyempurnakan tugas tersebut dengan baik. Contoh; Saya harus tampil lebih baik kali ini dari pada penampilan sebelumnya. Dengan cara ini anda akan mampu mengubah kecemasan menjadi gairah dan tantangan yang sehat. Ad. 8. Ketika naik mobil Seorang pejabat yang akan naik mobil (Dinas/pribadi) harus memahami dimana ia harus duduk ketika berada di atas mobil. Menurut protokolernya pejabat tersebut harus duduk di kursi belakang pada sebelah kiri, sedangkan pada kursi bagian depan biasanya diperuntukkan untuk ajudan (bila ada) Ketika 2 (dua) orang pejabat yang akan menggunakan mobil dinas/pribadi yang sama, maka pejabat yang lebih

18

tinggi harus duduk pada kursi belakang bagian kiri, sedangkan pejabat yang lebih rendah harus duduk pada kursi belakang bagian kanan. Contoh; Ketua MA RI didampingi oleh Ketua PTA Jakarta. pada kursi bagian belakang kiri Ketua PTA Jakarta duduk pada kursi bagian belakang kanan Ad. 9. Ketika berjalan Seorang pejabat yang berjalan yang akan menuju Ketua MA RI duduk

tempat tertentu, maka harus berjalan pada posisi sebelah kanan, sedangkan pada sisi sebelah kirinya (agak mundur) berjalan pejabat yang lebih rendah dan seterusnya. Ajudan biasanya berjalan di sebelah kanan belakang atau di belakang pejabat yang bersangkutan.

19

Ad. 10. Iring-iringan Kendaraan Ketika rombongan pejabat iring-iringan kendaraan, maka kendaraan pejabat yang lebih tinggi berada pada posisi paling depan setelah mobil pengawal (polisi). Setelah itu menyusul urutan mobil menurut tingkatan jabatan. Jarak mobil antara mobil pejabat dengan petugas pengawal 10 s.d. 20 m, demikian pula seterusnya sampai pada mobil yang terakhir. Jarak mobil antara satu mobil dengan mobil lainnya biasanya dipandu oleh petugas pengawal. Ad. 11. Area Parkir Pada area parkir sudah ada petugas yang ditunjuk untuk mengatur posisi kendaraan yang akan diparkir. Untuk mobil pejabat yang lebih tinggi biasanya diparkir pada bagian depan gedung/kantor, sedangkan pejabat lainnya diurut di belakangnya seuai dengan area parkir yang ada. Petugas parkir harus memahami ciri-ciri kendaraan pejabat utama dan pejabat-pejabat lainnya, agar supaya tidak salah dalam menempatkan/mengatur kendaraan yang akan diparkir. Biasanya mobil pejabat utama memakai Nomor Polisi kode tertentu. Contoh; Mobil Ketua MA RI No. Polisi R I 8 Mobil Wakil KMA RI bidang Yudisial No. Polisi R I 57

20

Mobil Wakil KMA RI bidang Non Yudisial No. Polisi R I 58 Contoh; 1235 BS 1572 BS Jakarta No. Polisi B 1 DKI Jakarta No. Polisi B 2 Jakarta No. Polisi B 3 Jakarta No. Polisi B 4 Jakarta No. Polisi Mobil Ketua PTA Mobil Ketua PT Mobil Kajati DKI Mobil Ketua DPRD Mobil Gubernur DKI Dirjen No. Pol. B. Sekjen No. Pol. B. Hakim Agung/Eselon I; Diawali dengan angka 1

21

DAFTAR KEPUSTAKAAN 1. Achmad Sunarto, 2007, Kuliah Tujuh Menit, Setia Kawan, Jakarta 2. Henry Sitompul, 2008, Orasi & Menguasai Panggung, Gramedia, Jakarta 3. 4. 5. 6. Suhlan Burhanudin, 2008, Cara Praktis MC, Apindo, Jakarta Sujatno, 2008, Protokol/MC, Gramedia, Jakarta Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun 1990