Strategi & Upaya

Menjadi Sekretaris yang

Kompeten dan Profesional

STIKOM, 22 Mei 2012

Dipresentasikan Oleh ;
Gutari Dityandrista, S.Psi.

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 PERAN SEKRETARIS
SAAT INI
JADUL
> MENGOLAH ARSIP/DATA > MENYIMPAN ARSIP / DATA
MENJADI INFORMASI YANG
BERMANFAAT
MEMBANTU ATASAN

MITRA KERJA ATASAN

MENERIMA DAN MELAPORKAN

MEMANAGE TAMU DAN TAMU & TELEPON
TELPON UNTUK ATASAN

LIFE ORGANIZER BAGI
DI ORGANIZE OLEH ATASAN
ATASAN

MENGKOORDINASI AGENDA
MENCATAT AGENDA KEGIATAN
KEGIATAN ATASAN ATASAN

Gutari Dityandrista, S.Psi.

HUKUM PERUBAHAN

SETIAP DETIK ISI SEMESTA ALAM SELALU BERUBAH

LINGKUNGAN KITA BERUBAH TERUS
TUNTUTAN BISNIS PEKERJAAN
JUGA BERUBAH
TUNTUTAN HIDUP KITA BERUBAH

Gutari Dityandrista, S.Psi.

SEKARANG KITA BERADA
DI JAMAN

COMPETITIVE
INTELLIGENCE

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 ADMINISTRATIVE ASSISTANT
PROFESSIONAL

OFFICE JUNIOR SENIOR EXECUTIVE

ADM. ADM. ADM. ADM.
ASSISTANT ASSISTANT ASSISTANT ASSISTANT

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 PERUBAHAN FUNGSI
SEKRETARIS
Perubahan Fungsi dari
Sekretaris Tradisional
Peningkatan Peluang dan
Karir
Fungsi sebagai ‘Manager
Informasi’
Pemanfaatan ‘IT’ untuk
meningkatkan efisiensi dan
efektifitas
Gutari Dityandrista, S.Psi.
 MENYONGSONG ERA BARU

Peran Sekretaris yang berkaitan dengan fungsi-

fungsi klerikal dan administrasi semakin mengecil,
dan tergantikan oleh peran-peran manajerial
dalam bidang ;

1. Pemrosesan Informasi,
2. Pengelolaan Waktu,
3. Komunikasi dan
4. Human Relation yang menuntut kemampuan
berpikir, kematangan emosi, interpersonal skill,
yang didukung oleh penampilan yang profesional

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 PARADIGMA PENTINGNYA
SEKRETARIS PROFESIONAL
Kompetensi apa saja yang
harus dikuasai . . .?

HARD * SKILL
COMPETENCY * KNOWLEDGE

•SELF CONCEPT (FLEXIBLE,

SOFT CONFIDENCE, NEGOSIATE, ASSERTIVENESS)
* TRAITS (JUJUR, TELITI, ANTISIPATIVE,
COMPETENCY
RESPONSIVE)
•MOTIVE )
(ACHIEVEMENT

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 SOFT COMPETENCY
YG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INI

Menurut Data dari IAAP (The International Association Of

Administrative Professionals )

Kemampuan Organizational 87%

Kemampuan Komunikasi Verbal 81%

Kemampuan Team Work 78%

Kemampuan Problem Solving 60%

Kemampuan Strategis & Diplomatis 50%

Kemampuan Korespondensi Bisnis 48%

Kemampuan Analisis 45%
Gutari Dityandrista, S.Psi.
 5 RULES FOR
EVALUATING PEOPLE CONSIDERED
FOR JOB PROMOTION

Ambition

Attitudes toward policy

Attitudes toward colleagues

Leadership Skill

Attitudes toward pressure on
the job

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 PROFIL
SEKRETARIS PROFESIONAL

1. MEMILIKI KOMPETENSI YANG TINGGI

2. BERPENAMPILAN MENARIK, MENJIWAI
DAN MENCINTAI PROFESINYA
3. MAMPU BERTINDAK PROAKTIF
4. MAMPU MEMBUAT PERENCANAAN DAN
MELAKSANAKAN TUGAS-2NYA
5. TANGGAP TERHDP SITUASI YANG ADA
6. KREATIF, INOVATIF, TIDAK PUAS DENGAN
TUGAS PEKERJAAN ASAL SELESAI
7. MAMPU MERINGANKAN BEBAN
PIKIRAN DAN MEMAHAMI JALAN
PIKIRAN PIMPINAN

Gutari Dityandrista, S.Psi.

Gutari Dityandrista, S.Psi.
 FAKTOR-FAKTOR STANDAR KOMPETENSI
1. PENGETAHUAN & KEMAMPUAN UNTUK
MENGERJAKAN SUATU TUGAS DALAM KONDISI
NORMAL DI TEMPAT KERJA

2. KEMAMPUAN MENTRANSFER DAN MENERAPKAN

PENGETAHUAN & KEMAMPUAN PADA SITUASI
LINGKUNGAN YANG BERBEDA

Gutari Dityandrista, S.Psi.

KOMPONEN YG PERLU UNTUK
KOMPETENSI PROFESIONAL

 1. Kompetensi Spesialis,
Spesialis, kemampuan
untuk;
 Ketrampilan & Pengetahuan
 Menggunakan Perkakas dan

Peralatan dengan sempurna

 Mengorganisasikan dan Menangani

Masalah

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 KOMPONEN YG PERLU UNTUK
KOMPETENSI PROFESIONAL
 2. Kompetensi Individu, kemampuan untuk;
 Inisiatif

 Dipercaya

 Motivasi

 Kreatif

 3. Kompetensi Metodik, kemampuan untuk;

 Mengumpulkan & Menganalisa Informasi

 Mengevaluasi Informasi

 Orientasi Tujuan Kerja

 Bekerja secara sistematis

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 KOMPONEN YG PERLU UNTUK
KOMPETENSI PROFESIONAL

• 4. Kompetensi Sosial, kemampuan untuk;

• Berkomunikasi
• Kerja Kelompok
• Kerjasama

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI,

MAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMI

1. BAGAIMANA MENGUASAI TUGAS / PEKERJAAN

2. BAGAIMANA MENGORGANISASIKANNYA AGAR PEKERJAAN

TERSEBUT DAPAT DILAKSANAKAN

3. APA YANG HARUS DILAKUKAN, BILAMANA TERJADI SESUATU

YANG BERBEDA DENGAN RENCANA SEMULA

4. BAGAIMANA MENGGUNAKAN KEMAMPUANNYA UNTUK

MEMECAHKAN MASALAH

Gutari Dityandrista, S.Psi.

MEMBANGUN 7 KEBIASAAN EFEKTIF
BAGI SEKRETARIS

1. SELF OBSERVATION & ANALYSIS

2. SELF PREPARATION
3. SELF DETERMINATION
4. SELF LEARNING

5. SELF PLANNING
6. SELF ACTION
7. SELF MONITORING

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 TUNTUTAN DAN PELUANG
SEKRETARIS MASA DEPAN

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 KARAKTERISTIK
SEKRETARIS MASA DEPAN
1 . LOW PROFILE
2. AMBISIUS / DORONGAN BERPRESTASI
3. BEKERJA DENGAN CERDAS, TIDAK HANYA
BEKERJA KERAS SAJA
4. FLEKSIBILITAS / TANGGAP TERHADAP
PERUBAHAN
5. PENCARI INFORMASI
6. PEMBENTUK NET WORKING
7. INTERPERSONAL RELATIONSHIP
8. POLA BERPIKIR TERPADU
9. MARKET YOURSELF
10. PUNYA KEYAKINAN KALAU ORANG LAIN BISA,
KENAPA KITA TIDAK BISA?
Gutari Dityandrista, S.Psi.
 MEMBENTUK
CITRA PROFESIONAL

 Professional
Commitment
 Professional Attitude
 Life Style
 Social Attitude
 Moral Attitude

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 PROFESSIONAL COMMITMENT

 Memegang Komitmen
 Bekerja Sesuai
Kesepakatan
 Bersedia menunjang
kepentingan perusahaan

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 PROFESSIONAL ATTITUDE
 Mengikuti Sistem Manajemen
 Berpikir dan Berbuat untuk
Perusahaan
 Tidak Berpikir ‘Personal’
 Memahami Prinsip Dasar Etiket
Bekerja

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 LIFE STYLE
 Cara & Gaya Hidup Anda
 Berpengaruh Pada Kinerja Anda
 Bisa Membangun, Bisa Merusak

SOCIAL ATTITUDE
 Bagaimana Bersosialisasi di Kantor
 Membawakan Diri di Pergaulan
Kantor
 Memahami Perbedaan Lingkungan

Gutari Dityandrista, S.Psi.

 MORAL ATTITUDE
 Pekerja harus Bermoral
 Tanpa Moral, Memicu
Kecurangan
 Moral adalah Dasar
Tanggung Jawab
 Moral Membangun
Kepercayaan

Gutari Dityandrista, S.Psi.

5B FOR SECRETARY
IN THE FUTURE

 BRAIN
 BEAUTY
 BEHAVIOR
 BELIEF
 BRAVE

Gutari Dityandrista, S.Psi.