KLASIFIKASI ARSIP

A. Pengertian Klasifikasi Arsip

Umumnya klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah
secara logis, kronologis, dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi pencipta,
dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan, dan penemuan kembali arsip. Begitu
juga dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara
berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit
informasi kearsipan.
B. Kegunaan Klasifikasi Arsip
Berikut menurut Prihatmi Wuryatmini (2015) kegunaan pengklasifikasian arsip. Pertama-
tama pedoman baku untuk penataan arsip yang didasarkan pada sistem pemberkasan subjek.
Kedua keutuhan informasi arsip dari kegiatan yang sama atau yang sama masalahnya akan
mengelompok dalam satu berkas. Ketiga mengatur penyimpanan arsip secara logis dan
sistematis. Selanjuutnya mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip. Terakhir
sarana pengendalian dan membantu dalam mempercepat penemuan kembali arsip.
C. Tujuan Klasifikasi Arsip
Umumnya tujuan dilakukannya pengklasifikasian arsip adalah untuk menjamin pengelolaan
arsip aktif secara efektif dan efisien. Dengan klasifikasi ini, arsip yang dicipta atau diterima
dalam rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur dengan mudah
sehingga penemuan kembali (retrieval) pun dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. Selain
itu, penyusutan dapat dilakukan dengan tepat.
D. Syarat Penyusunan Klasifikasi Arsip
Berikut menurut Gunawan Ari Wibowo (2012) syarat yang perlu diperhatikan dalam rangka
penyusunan klasifikasi arsip. Pertama-tama terpeliharanya hubungan logis dan urutan yang
kronologis di antara subjek yang ada atau masalah-masalahnya. Kedua harus mencerminkan
luas lingkup proses tahapan-tahapan kegiatan organisasi yang bersangkutan, harus sesuai
dengan masalah yang benar-benar terjadi dan dilaksanakan oleh organisasi yang
bersangkutan. Akibatnya klasifikasi harus fleksibel, luwes, dapat mengakomodasi, dan
mengikuti perkembangan fungsi kegiatan yang ada. Ketiga jika terdapat kegiatan yang
permasalahannya tidak bisa dilakukan dengan urutan kronologis, penyusunan dapat
diurutkan dengan abjad. Selanjutnya harus terdapat hubungan logis dan urutan kronologis
yang membentuk skema klasifikasi. Maka pengenalan klasifikasi dapat dipermudah dengan
kode berupa abjad, angka, atau gabungan abjad dan angka yang mudah diingat. Terakhir
skema klasifikasi harus disusun secara berjenjang atau bertingkat, mulai dari masalah pokok

Klasifikasi Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 1

 (primer), submasalah (sekunder), dan sub-submasalah (tersier). Akan tetapi maksimal tiga
tingkat sampai ke masalah tersier.
E. Unsur Klasifikasi Arsip
Unsur klasifikasi arsip: (1) kelompok informasi arsip, yaitu unsur fungsi unsur struktur
organisasi, dan unsur masalah/subjek; dan (2) kode arsip. Unsur kode pada umumnya adalah
angka, abjad, atau gabungan abjad dan angka (Gunawan Ari Wibowo, 2012).
1. Kelompok Informasi Arsip
a. Unsur Fungsi
1) Kegiatan substantif yang merupakan kegiatan pokok, pada umumnya bersifat
teknis profesional atau tugas operasional. Tetapi fungsi substantif berbeda-
beda pada setiap organisasi. Contohnya: produksi, pemasaran, kemahasiswaan,
dan akademis.
2) Kegiatan fasilitatif yang merupakan kegiatan penunjang organisasi, bersifat
melengkapi untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan pekerjaan.
Semua organisasi pada umumnya mempunyai fungsi fasilitatif yang sama.
Misalnya, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan lain-lain.
b. Unsur Struktur Organisasi
1) Organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu dengan melaksanakan
fungsi-fungsi dan kegiatan sesuai dengan tujuan tersebut.
2) Fungsi dan kegiatan dijabarkan dalam struktur organisasi yang diperinci
menjadi beberapa unit untuk melaksanakan urusan tertentu.
3) Pelaksanaan kegiatan menghasilkan informasi yang terekam atau arsip yang
berkaitan dengan masalah fasilitatif, di antaranya kebijaksanaan, keputusan,
prosedur hukum, keuangan atau fiskal, kepegawaian, dan ketatausahaan.
4) Klasifikasi arsip menurut struktur organisasi merupakan penggolongan arsip
atas kesatuan-kesatuan unit kerja di dalam organisasi atau disebut skema
klasifikasi. Kelemahannya ialah apabila terjadi perubahan struktur organisasi,
kemungkinan skema klasifikasi tidak relevan lagi.
5) Dalam penyusunan skema klasifikasi, struktur organisasi merupakan salah satu
unsur penunjang.
c. Unsur Masalah atau Subjek
1) Menitikberatkan pada isi informasi arsip, khususnya yang berkaitan dengan
bidang kegiatan, seperti kepegawaian, penelitian, pendidikan, dan disusun
klasifikasi berdasarkan unsur masalah. Misalnya, jenis arsip yang terdiri atas
dokumen-dokumen yang merupakan rujukan dan/atau berkas informasi.

Klasifikasi Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 2

 Berkas-berkas hasil kegiatan bersifat sangat khusus yang mengarah ke subjek
tertentu, yang dapat diklasifikasikan berdasarkan unsur masalah atau subjek.
2) Klasifikasi subjek atau masalah tidak tepat digunakan untuk penyimpanan
arsip. Skema klasifikasi masalah harus merupakan pengelompokan unsur
fungsi dan masalah yang berhubungan dengan pelaksanaan fungsi organisasi.
2. Kode Arsip
Kode arsip adalah tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai penuntun ke
tempat arsipnya, yang umumnya berbentuk angka, huruf, atau keduanya. Setiap surat
yang akan diberkaskan, diberi kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai dengan kode
klasifikasi.
a. Kegunaan Kode Arsip
1) Sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip (sarana mengenal
masalah primer, sekunder, dan tersier) atau untuk membedakan urusan
masalah yang satu dengan lainnya dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.
2) Merupakan sarana pemberkasan arsip dan menentukan letak
penyimpanannya.
3) Sarana penghubung masalah dengan pola klasifikasi.
4) Mengatur susunan dan urutan berkas dalam penyimpanan arsip.
b. Penyusunan Kode Klasifikasi
1) Identifikasi Tugas dan Fungsi
a) Memeriksa struktur organisasi, tugas pokok, dan fungsi.
b) Mengidentifikasi fungsi dan kegiatan setiap satuan atau unit kerja.
c) Mendaftar fungsi dan kegiatan dari hasil identifikasi.
d) Memeriksa daftar fungsi dan kegiatan apakah sudah benar dan lengkap.
2) Mengelompokkan Subjek atau Masalah
a) Memisahkan antara fungsi kegiatan fasilitatif dan kegiatan substantif.
b) Menentukan subjek pokok (primer) secara tepat dan mengurutkan secara
logis dan sistematis.
c) Memerinci subjek-subjek pokok ke dalam subsubjek (sekunder) dan sub-
subsubjek (tersier).
d) Memeriksa apakah pengelompokan subjek sudah benar.
3) Menentukan Judul Subjek (Caption)
a) Subjek primer, sekunder, dan tersier perlu ditentukan kata tangkap atau
caption secara tepat.
b) Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menentukan caption adalah adanya
kesepakatan atau kelaziman terhadap caption yang dipilih, mampu

Klasifikasi Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 3

 menampung perkembangan subjek baru (fleksibel), simpel sehingga
mudah dimengerti, spesifik dan mewakili subjek yang ada dalam arsip,
serta mudah dikenali.
4) Menentukan Kode Klasifikasi
Tentukan kode klasifikasi pada setiap subjek primer, sekunder, dan tersier
secara logis dan sistematis. Kode dapat berupa huruf, angka, atau gabungan
huruf dan angka.
5) Menyusun Rancangan Pola Klasifikasi
a) Menyusun judul subjek secara logis dan sistematis.
b) Memberi keterangan pada setiap subjek terkecil disertai dengan contoh
index file.
c) Memeriksa rancangan apakah sudah benar.
F. Penyusunan Klasifikasi Arsip
Berikut menurut (Gunawan Ari Wibowo (2012), cara menyusun klasifikasi
1. Melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang tercipta dalam
suatu fungsi organisasi. Fungsí organisasi adalah seluruh tanggung jawab yang
dibebankan organisasi untuk melaksanakan kegiatan,
2. Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan
organisasi.
3. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan
dari umum ke khusus, yang terdiri atas pokok masalah, submasalah, dan sub-
submasalah.
4. Setelah penyusunan klasifikasi, kode klasifikasi ditambahkan untuk mempermudah
penyebutan klasifikasi.

Contoh penyusunan klasifikasi arsip

Dalam kasus ini sebuah perguruan tinggi akan melakukan penataan arsip. Berikut ini tahapan
yang dapat dilakukan.
1. Analisis fungsi organisasi. Tugas pokok dan fungsi perguruan tinggi adalah tri darma
perguruan tinggi, yang meliputi :
a) pendidikan dan pengajaran,
b) penelitian,
c) pengabdian kepada masyarakat.
2. Kegiatan substantif dan kegiatan fasilitatif. Berikut ini contoh kegiatan substantif dan
kegiatan fasilitatif di perguruan tinggi.

Klasifikasi Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 4

 a) Kegiatan substantif, yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian, serta
pengabdian kepada masyarakat.
b) Kegiatan fasilitatif, yang meliputi kepegawaian, keuangan, dan lain-lain.
3. Klasifikasi masalah. Berdasarkan analisis fungsi organisasi, dapat disusun contoh
klasifikasi masalah sebagai berikut.
a) Primer (fungsi): Pendidikan dan pengajaran.
b) Sekunder (kegiatan): Penerimaan mahasiswa baru.
c) Tersier (transaksi/item): Daya tampung.
4. Kode klasifikasi. Pada klasifikasi masalah yang sudah tersusun, dapat ditambahkan
contoh kode klasifikasi sebagai berikut.
a) Masalah primer (fungsi): PP. Pendidikan dan pengajaran.
b) Masalah sekunder (kegiatan): PP. 01. Penerimaan mahasiswa baru.
c) Masalah tersier (transaksi/item): PP. 01. 00. Daya tampung.

Klasifikasi Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 5