6

PENYORTIRAN –
PENGKLASIFIKASIAN -
PENGKODEAN ARSIP
Catur Yuda Pujiani., S.Sos., M.M.
Penyortiran Arsip

RAK/
KOTAK
SORTIR
Penyortiran surat/dokumen
adalah kegiatan memisah-misahkan
surat yang diterima dari
perusahaan/instansi lain kedalam
kelompok atau golongan-golongan
yang telah ditentukan untuk
pengolahan lebih lanjut.
 Tujuan dari Penyortiran arsip

Untuk mengetahui
Untuk menentukan Untuk
volume atau
prioritas mempermudah
banyaknya surat
penangannnya pemgawasan
masuk.
 Tugas-tugas dari petugas
penerima surat adalah sebagai
berikut
1. Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi
dan surat dinas

2. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan

sekretaris atau pimpinan

3.Menggolongkan surat dinas atau surat dinas

rutin/biasak, surat dinas penting dan surat
dinas rahasia.
Untuk mengetahui jenis surat,
dapat dilakukan dengan cara

Meneliti sumber surat dari nama

pengirim surat tersebut

Meneliti cara pengiriman (kilat,

segera, pos paket atau barang
cetakan)
 kotak sortir / rak sortir ini disediakan sebanyak bagian yang ada pada
suatu perusahaan/instansi tersebut, dimana tiap kotak diberi kota/nama
masing-masing unit, misalnya; bagian produksi, bagian sdm, dll.
 Surat-surat yang ditujukan kepada bagian produksi dimasukkan kedalam
kotak sortir bagian produksi, surat yang ditujukan kepada bagian sdem
dimasukkan ke dalam kotak sortir bagian perencanaan dan seterjusnya
 Menyortir surat dilakukan dengan
cara

3.Mendata
Tanggal, Bulan 4.Menyimpan
1.Mengelomp 2.Mengelomp
okkan Surat
& tahun nya di
okkan Surat kemudian
keluar Berankas
Masuk memilahnya dengan Rapi
secara berurutan
PENGKLASIFIKASIAN ARSIP
 Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip
 adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit
informasi kearsipan
Menurut : Winata dan Muhidin ( 2016:89 ),
 Klasifikasi pemberkasan (filling classification), atau skema klasifikasi
(classification scheme) adalah

 Penggolongan atau pengelompokkan arsip menurut

urusan atau masalah sacara logis, kronologis, dan
sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan
organisasi pencipta dan merupakan pedoman untuk
pengaturan, penataan, dan penemuan kembali
arsip.
Kegunaan Pola Klasifikasi
menurut Sayuti ( 2013 ) :
 a)Membantu dalam menentukan golongan
dan tingkat masalah yang terkandung
dalam arsip
 b)Membantu untuk memudahkan
penemuan kembali arsip
 c)Sebagai alat penataan dalam
berkas/filling sistem
 d)Membantu memberikan pelayanan
secepat mungkin
 e)Efisiensi waktu dan tenaga
Tujuan Klasifikasi
 Menurut Winata dan Muhidin (2016:90),
 Tujuan dilakukannya pengklasifikasian arsip adalah untuk
menjamin pengelolaan arsip aktif secara efektif dan efisien.
 Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima dalam
rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur
atau diterima dengan mudah sehingga penemuan kembali
(retrieval) pun dapat dilakukan dengan tepat dan cepat.
 Demikian pula penyusutan dapat dilakukan dengan tepat.
UNSUR KLASIFIKASI
 Kelompok Informasi Arsip

2)Unsure Struktur
(1)Unsure Fungsi (3)Unsure Masalah
Organisasi
• yaitu penyusunan • Yaitu penyusunan • yaitu penyusunan
Pola Klasifikasi Arsip Pola Klasifikasi Arsip Pola Klasifikasi Arsip
berdasarkan berdasarkan struktur berdasarkan masalah
inventarisasi kegiatan atau bagan organisasi yang terdapat di
atau fungsi-fungsi yang ada kantor organisasi
yang dilaksanakan bersangkutan
oleh suatuorganisasi.
(missal: dilihat dari
uraian tugas unit atau
pegawai).
 Pola klasifikasi arsip disusun berjenjang, yaitu seperti berikut:
 Main Subject (Primer)
 Sub Subject (Sekunder)
 Sub-sub Subject (Tertier)
 Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan logis, kronologis dan
sistematis satu sama lainnya.
 Misal: Kelompok Kepegawaian harus mengandung masalah mengenai
kepegawaian saja,
 seperti dibawah ini:Kepegawaiaan(Primer)
 Pengadaan (Sekunder)
 Lamaran (Tertier)
 Testing (Tertier)
 Pengangkatan (Tertier), dan sebagainya.
Pengkodean Arsip
 Kode arsip adalah tanda pengenal urusan arsip
dari klasifikasi sebagai penuntun ke tempat
arsipnya, pada umumnya berbentuk angka,
huruf, atau keduanya. Setiap surat yang akan
diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih
dahulu sesuaidengan kode klasifikasi.
Guna Kode Arsip

:(1)Untuk membedakan urusan/masalah yang

satu dengan urusan/masalah lain dalam berbagai
jenjang klasifikasi

.(2)Merupakan saran untuk memberkaskan arsip dan

menentukan letak penyimpan, serta penemuannya
kembali
(a)Satuan Huruf (b)Huruf Ganda
( Huruf Tunggal

Kode
Huruf

(c) Kumpulan (d)Singkatan

Huruf
KODE HURUF
 a)Satuan Huruf (Huruf Tunggal)
 Misal : Kepegawaian------.>Kode A
 Keuangan -------.>Kode B
 Materiill--------Kode C
 (b)Huruf Ganda
 Misal :Kepegawaian ------Kode AA
 Keuangan ----------AB
 Materiil ------------BB
 (c)Kumpulan Huruf
 Misal :Kepegawaian -----Kode ABA
 Keuangan --------ABC
 Materiil ---------ABC
 (d)Singkatan
 Misal:Kepegawaian -----Kode Kepeg
 Keuangan ------ Kode Keu
 Materiil-------- kode Mat
 Kode Angka
Angka Duplex, ialah
Urutan kumpulan kesatuan Desimal, yaitu
angka: 1 Gabungan Angka, angka, yang masing-
masing dipisahkan menggunakan
sampai umumnya terdiri dengan garis miring, sistem
dengan tak dari dua angka atau garis datar (-),
terbatas persepuluhan
atau titik (.) atau
koma

Digit (TerminalDigit), Deretan angka

yang pada umumnya diuraikan ke Gabungan
dalam tiga bagian dan masing-masing Huruf dan
bagian menunjukkan tempat Angka
penyimpanan

Satuan Angkaatau Angka Blok, beberapa angka, sampai batas tertentu

digunakan untuk satu masalah pokok tertentu
 Cara penyusunan Klasifikasi
 Cara Penyusunan KlasifikasiMenurut Gunawan Ari Wibowo (2012), cara
penyusunan klasifikasi arsip adalah sebagai berikut:
 a)Melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang
tercipta dalam suatu fungsi organisasi. Fungsi organisasi adalah seluruh
tanggung jawab yang dibebankan organisasi untuk melaksanakan kegiatan.
 b)Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan
kegiatan organisasi
 c)Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip
perkembagan dari umum ke khusus, yang terdiri atas pokok masalah, sub
masalah, dan sub-submasalah.
 d)Setelah penyusunan klasifikasi, kode klasifikasi ditambahkan untuk
mempermudah penyebutan klasifikas
TERIMAKASIH