FILING MANAGEMENT

CHAPTER II :
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
ROHMAH, K
DEFINISI
ADALAH METODE ATAU CARA YANG
DIGUNAKAN ORGANISASI ATAU
PERUSAHAAN DALAM MELAKUKAN
PENYIMPANAN ARSIP, SISTEM DASAR ATAU
SISTEM MURNI ADA 5 SISEM.
PADA PENERAPANNYA AKAN
DIGABUNGKAN BEBERAPA SISTEM MURNI
MENJADI SUB SISTEM BARU, HAL INI
DILAKUKAN UNTUK MEMUDAHKAN
PENCARIAN KEMBALI ARSIP
 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

1. Sistem Abjad (Alphabetic filing)

2. Sistem Pokok hal (Subject filing)
3. Sistem Wilayah (Geographic filing)
4. Sistem Nomor (Numeric filing)
5. Sistem Tanggal (Chronological filing)
SISTEM ABJAD (ALPHABETIC FILING)
Sistem abjad adalah salah satu sistem
penataan berkas yang mempergunakan berkas A –
Z dengaan berpedoman pada peraturan
mengindeks.
Sistem abjad ini merupakan sistem
penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam
menentukan dokumen, dimana petugas bisa
langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf
abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang
disebut juga dengan sistem arsip langsung
(direct filing system).
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai
sistem penyimpanan arsip karena:
1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui
nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari
nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
LANGKAH PENYIMPAN ARSIP DENGAN
SYSTEM ABJAD
1. Pengumpulan
Dokumen atau surat dari berbagai unit
organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
2. Memeriksa tanda pelepas/ menyortir
Memilah-milah dan memeriksa dokumen atau
surat yang akan disimpan sudah diberikan tanda
perintah simpan atau tanda pelepas (Release
mark) untuk meyakinkan bahwa dokumen atau
surat tersebut memang sudah benar-benar
selesai diproses atau siap untuk disimpan.
LANGKAH PENYIMPAN ARSIP DENGAN
SYSTEM ABJAD
3. Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas
penyimpanan dan menguraikannya menjadi unit-unit untuk
keperluan mengabjad. Untuk surat masuk dapat diindeks
dari nama pengirim atau nama penanda tangan yang tertera
pada surat. Sedangkan untuk surat keluar dapat diindeks
dari nama perusahaan atau orang yang akan dikirimkan
surat atau alamat yang dituju.
4. Memberi kode
Memberikan kata tangkap atau kode yang diambil dari kode
yang sudah diindeks. Pemberian kode pada surat akan lebih
memudahkan dalam pencarian dan penyimpanan kembali.
 LANGKAH PENYIMPAN ARSIP DENGAN
SYSTEM ABJAD
5. Mengurutkan arsip
Mengurutkan dan mengelompokan arsip pada kelompok abjad
masing-masing agar memudahkan dalam tahap penyimpanan.
Kegiatan mengurutkan dan mengelompokan ini sangat penting
apabila arsip yang akan disimpan dengan jumlah yang banyak.
Apabila arsip yang akan disimpan dengan jumlah sedikit
kurang dari 20 arsip, maka proses pengelompokan tidak perlu
dilakukan.
6. Penyimpanan
Surat disimpan pada tempat biasanya dalam filing cabinet dan
folder yang sesuai dengan kode penyimpanan.
7. Proses pemeliharaan, perawatan dan pemusnahan
arsip disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
LANGKAH PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Jika arsip diperlukan atau akan digunakan maka
akan terjadi proses pencarian atau penemuan
kembali arsip. Jika ada pihak yang ingin
menggunakan arsip atau melakukan proses
penemuan kembali arsip maka langkah-langkah
yang harus dilakukan adalah :
1. Mengetahui jenis arsip yang ingin digunakan atau
dicari.
2. Menentukan kode berdasarkan nama yang diindeks
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan
menggantinya dengan bon pinjam arsip atau out
slip jika yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang
dipinjam 1 folder maka harus dibuat out folder.
CONTOH SYSTEM ABJAD :
Apabila kita akan menyimpan surat dari PT
Sejahtera Selalu.
• Surat diindeks menjadi Sejahtera Selalu, PT
• Setelah diindeks kemudian diberi kode Se.
• Maka surat disimpan di dalam laci S, di belakang
guide S, dan folder Se.
• Untuk penemuan kembali arsip dari PT Sejahtera
Selalu, karena kodenya Se, maka bisa di ambil dari
laci S - …., di dalam guide S, di dalam folder Se.
• Kemudian arsip dapat diserahkan kepada peminjam.
SISTEM POKOK HAL (SUBJECT FILING)
Sistem subyek atau masalah sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan masalah atau pokok isi surat. Sistem
masalah ini bisa diambil dari perihal surat atau
bidang usaha.
Dalam hal ini surat-surat berdasarkan perihal
surat, misalnya surat pesanan peralatan elektronik
disimpan dalam kelompok surat pesanan,
penawaran alat tulis kantor disimpan di kelompok
penawaran dan sebagainya.
SISTEM POKOK HAL (SUBJECT FILING)
Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan
suatu pedoman untuk pemberian kode arsip
sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan
penemuan kembali arsip.
Khusus dalam kearsipan sistem masalah
daftar klasifikasi dibuat dahulu dan ditetapkan oleh
organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman.
Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya
berdasarkan masalah utama dan sub masalah,
sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi
dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah
dan sub-sub masalah.
 LANGKAH PENYIMPAN ARSIP DENGAN
SYSTEM SUBJEK
1. Meneliti dan membaca warkat
Meneliti warkat untuk memastikan bahwa warkat tersebut
sudah benar-benar akan disimpan.
2. Mengindeks
Menentukan indeks masalah dari surat dan
mencocokannya dengan daftar klasifikasi dan mencatatnya
dalam kartu indeks
3. Memberikan kode
Memberikan kode pada surat yang akan disimpan yang
diambil dari daftar klasifikasi dan diseusiakan dengan
maslah surat tersebut.
 LANGKAH PENYIMPAN ARSIP DENGAN
SYSTEM SUBJEK
4. Menyortir
Menyortir surat sesuai dengan daftar klasifikasi
yaitu menurut masalah agar lebih memudahkan
dalam proses penyimpanan.
5. Menyimpan
Menyimpan surat yang sudah diberi kode
kedalam filing cabinet sesuai dengan kode
tersebut.
 Contoh :

Contoh sistem subjek

No. Masalah Subjek Masalah Utama Sub Masalah

1 Kepegawaian A. Kepegawaian A.1. Rekruitmen

A.2. Pengangkatan

A.3. Mutasi

2. Keuangan B. Keuangan B.1. Gaji

B.2. Pajak

B.3. Tunjangan
SISTEM TANGGAL (CHRONOLOGICAL
FILING)
Sistem kronolgis adalah sistem penyimpanan
dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal,
bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.
Dalam system penyimpanan berdasarkan
tanggal ini surat atau berkas disimpan berdasarkan
tanggal.
Daftar klasifikasi dilakukan atas subyek, sub
subyek, dan sub-sub subyek yang ditetapkan
berdasarkan tangal surat/arsip itu dibuat sehingga
subyek diambil dari tahun (dijadikan kode laci atau
ordner), sub subyek diambil dari bulan (dijadikan
kode guide) dan sub-sub subyek diambil dari tanggal
(dijadikan kode folder).
 LANGKAH-LANGKAH PENYIMPANAN
ARSIP DENGAN SISTEM TANGGAL :
1. Memeriksa tanda pelepas/menyortir
Memeriksa tanda bahwa warkat atau surat sudah selesai diproses
dan sudah diberi tanda untuk disimpan atau release mark.
2. Mencatat warkat/ surat ke dalam buku arsip
Pencatatan agenda surat masuk dan agenda surat keluar
3. Mengindeks
Mengindeks surat diambil dari tanggal surat untuk menentukan
kode dan tempat penyimpanan.
4. Mengurutkan arsip
Mengurutkan arsip surat ke dalam kelompok-kelompok agar
memudahkan penyimpanan.
5. Menyimpan
Menyimpan surat/warkat ke dalam filing cabinet/tempat
penyimpanan.
 LANGKAH PENEMUAN KEMBALI DENGAN
SYSTEM PENYIMPANAN TANGGAL :
1. Memastikan tanggal arsip yang akan
ditemukan atau dicari. Mengecek dalam buku
arsip dan tentukan laci, guide dan folder
tempat arsip tersebut disimpan.
2. Mencari arsip dengan cara membuka filing
cabinet, laci, dan folder sesuai dengan surat
yang dicari dan menggantinya dengan bon
pinjam arsip.
3. Menyerahkan arsip kepada peminjam.
CONTOH PENYIMPANAN ARSIP DENGAN
SISTEM TANGGAL :

• Surat yang dibuat pada tanggal 20 Mei 2010,

maka diindeks menjadi :
• Tanggal Surat Unit I Unit II Unit III
• 20 Mei 2010 2010 Mei 20
(Kode laci/ (Kode (Kode
Ordner) Guide) Folder)
SISTEM WILAYAH (GEOGRAPHIC FILING)
Sistem wilayah adalah sistem
penyimpanan dan penemuan arsip yang
diselenggarakan berdasarkan daerah atau
wilayah surat yang diterima. Sistem ini
berpedoman kepada daerah atau alamat surat.
Nama daerah dijadikan kelompok penyimpanan
surat.
Sistem wilayah biasanya digunakan oleh
perusahaan yang mempunyai cabang-cabang
atau perwakilan di daerah-daerah tertentu.
 LANGKAH-LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP
DENGAN SISTEM GEOGRAFI :
1. Membaca dokumen/surat
Tujuan mebaca dokumen ini adalah untuk mengetahui isi surat,
nomor surat dan yang paling penting adalah untuk mengetahui
asal dan tujuan surat itu dari daerah mana.
2. Memeriksa tanda pelepas/menyortir
Kegiatan ini diakukan untuk mengetahui surat atau dokumen
tersebut sudah diberi tanda siap simpan atau release mark.
Apabila belum surat tersebut harus segera dikembalikan kepada
pimpinan yang bersangkutan.
3. Menentukan caption atau kata tangkap
Menentukan caption dalam sistem wilayah ni diambil dari nama
wilayah, daerah, tempat, kota, atau Negara tergantung dari
susunan wilayah yang ditentukan.
LANGKAH-LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP
DENGAN SISTEM GEOGRAFI :
4. Memberi kode
Yang dipergunakan sebagai kode adalah nama
wilayah atau daerah sesuai dengan susunan yang
ditentukan. Kode harus menunjuk tepat arsip itu
akan disimpan dilaci dan folder mana.
5. Menyimpan arsip
Setelah pemberian kode maka langkah
selanjutnya adalah menyimpan arsip tersebut di
laci dan folder yang sudah ditentukan.
LANGKAH PENEMUAN KEMBALI ARSIP
DENGAN SISTEM GEOGRAFI :
1. Memeriksa lembar pinjam arsip
Untuk menemukan identitas dan informasi lain
dari arsip yang akan dipinjam.
3. Menemukan kartu indeks
Untuk mengetahui kode arsp yang disimpan.
3. Mengambil arsip
Berdasarkan kartu indeks dapat ditemukan kode
arsip yang disimpan, maka langkah senjutya
adalah mengambil arsip itu sesuai dengan laci dan
folder yang sudah diketahui melaluikartu indeks.
 PERUSAHAAN MENENGAH DAN
PERUSAHAAN BESAR
Pada perusahaan menengah dan besar penggunaan
guide yang lebih lengkap serta mempunyai individual
fordel untuk setiap perusahaan, di samping itu apabila
lingkup arsipnya meliputi dalam negeri dan luar negeri
maka di susunan :
Dalam Negeri
Provinsi
Kota
Nama file
Luar Negeri
Negara
Kota
Nama file
CONTOH APABILA LUAS ARSIPNYA TERDIRI ATAS BEBERAPA PROVINSI:
Jawa Barat
Bandung
Niaga, bank
Panghegar, Hotel
Rahardian, Toko
Bogor
Kenanga, Toko Mas
Mitra Utama, Tour & Travel
Jawa Tengah
Semarang
Niaga, bank
Oscar, Toko buku
Pandito, Rumah Makan

Solo
Graninto, Toko Bunga
Mutiara Jaya, CV
Jawa Timur
Madiun
Kerinci, Toko
 SISTEM NOMOR (NUMERIC FILING)
Sistem nomor adalah system penyimpanan dan
penemuan kembali arsip yang pengurutannya didasarkan
pada nomor, menggunakan kode yamg terdiri dari
angka-angka.
Sistem yang banyak digunakan pada perusahaan
yang arsipnya cepat sekali berkembang; Sistem ini tidak
menutup`kemungkinan dalam suatu bagian memakai
sistem ini, karena sistem nomor mempunyai 2 pola yang
berbeda yaitu pertama berdasarkan nomor urut atau
keanggotaan yang biasa dipakai pada penomoran
karyawan, mahasiswa, anggota perkumpulan,
kependudukan dan nasabah bank dan yang kedua
berdasarkan subyek yang dinomorkan pada supermarket,
perpustakaan, apotik, dan lain-lain.
 SISTEM NOMOR TERBAGI MENJADI 2 :
1. Sistem nomor persepuluhan (Dewey decimal
Classificaton)
2. Sistem nomor terminal digit
SISTEM NOMOR PERSEPULUHAN (DEWEY
DECIMAL CLASSIFICATION)
Sistem ini biasanya digunakan di perpustakaan.
Sistem ini membagi ilmu pengetahuan menjadi sepuluh
kelas utama. Kemudian masing-masing kelas utama itu
dibagi lagi menjadi sepuluh divisi. Selanjutnya masing-
masing divisi dibagi lagi menjadi sepuluh seksi. Dengan
demikian klasifikasi persepuluhan dewey terdiri dari
sepuluh kelas utama, seratus divisi , dan seribu seksi,
masih memungkinkan diadakannya pembagian lebih
lanjut yaitu seksi dibagi menjadi sub seksi sesuai
kebutuhan.
Contoh penyimpanan arsip dengan menggunakan
sistem nomor persepuluhan (Dewey decimal
classification)
 SISTEM NOMOR TERMINAL DIGIT
Sistem ini dikenal juga dengan numerical
terminal digit system. Sistem terminal digit
membagi surat keluar dan surat masuk menjadi
beberapa nomor, namun penyimpanannya dua
nomor akhir yang sama disimpan pada tempat
yang sama
Dengan sistem nomor terminal digit ini
akan tercipta seratus kelompok nomor dan
setiap kelompok terdiri dari dua angka yang
dimulai dari angka 00, 01, dan seterusnya
sampai 99.
 PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP MENURUT
TERMINAL DIGIT
1. Meneliti arsip yang akan disimpan, apakah sudah ada
persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan, bahwa arsip
tersebut sudah boleh dsimpan.
2. Membukukan/mencabut arsip yang akan disimpan dalam
buku arsip.
3. Memberi kode arsip, kode diambil dari urutan nomor pada
buku arsip
4. Mengindeks kode arsip, menguraikan kode arsip menjadi
tiga unit, yaitu : nomor laci, nomor guide, dan folder.
5. Unit pertama diambilkan dua angka terakhir dari belakang
kode surat. Kode ini digunakan untuk nomor laci dan guide.
6. Unit kedua diambilkan angka yang ketiga dan keempat dari
belakang kode arsip dua angka setelah unit pertama. Kode
ini digunakan untuk nomor folder.
PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP

1. Meneliti kartu pinjam arsip yang telah

diisi oleh peminja arsip untuk
mengetahui hal surat, nomor surat,
tanggal surat dan asal surat atau tujuan
surat.
2. Menentukan kode surat dengan
melihat pada urutan nomor buku arsip.
PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP
3. Menentukan tempat penyimpanan arsip yaitu :
• Kode laci dan kode guide dapat diketahui ari dua
angka terakhir nomor kode arsip, sedangkan
kode folder dapat diketahui dari angka ketiga
dan keempat urutan nomor kode arsip,
diurutkan dari belakang
• Penyimpanan arsip dengan sistem nomor ini
biasanya digabung dengan sistem penyimpanan
arsip lainnya. Salah satu contohnya adalah
sistem nomor yang digabung dengan subyek.
SISTEM NOMOR BERDASARKAN SUBYEK

Suatu sistem nomor yang menekankan

subyek sebagai pedoman penomorannya, sistem
ini menggunakan nomor secara berurut untuk
menentukan kode dari subyek tertentu. Dalam
penomoran dapat menggunakan angka
seluruhnya (purenomorik) atau gabungan huruf
dengan angka (alphanomorik)
 CONTOH PURE NOMORIK :
100 Penawaran
110 ATK
111 Gramedia, Toko Buku
112 Gunung Agung, Toko Buku
120 Mesin kantor
121 Datascrip, PT
122 Asaba, PT
200 Pesanan
210 ATK
211 Gramedia, Toko Buku
212 Kenanga, CV
 CONTOH ALPHANOMORIK
A Penawaran
A.10 ATK
A.11 Gramedia, Toko Buku
A.12 Gunung Agung, Toko Buku
A.13 Mitra Sejati, PT
A.20 Mesin kantor
A.21 Datascrip, PT
A.22 Asaba, PT
B Pesanan
B.10 ATK
B.11 Gramedia, Toko Buku
B.12 Kenanga, CV
SISTEM NOMOR BERDASARKAN NOMOR
URUT
Sistem ini menekankan pada keanggotaan,
sehingga pada kode terakhir adalah kode jumlah
urutan dari suatu keanggotaan. Penomoran ini
juga dipakai pada kode inventaris kantor,
Pelanggan telepon, pelanggan listrik, nomor
karyawan, nomor siswa dan kependudukan.
Pola penomoran sama seperti pada sistem
nomor subyek menggunakan pure nomorik dan
alphanomorik sesuai kebutuhan dari perusahaan
tersebut.
 CONTOH :
Nomor KTP Jakarta :
09.5403.650676.0675
Keterangan dari nomor ini adalah :
09 : kode provinsi ke 9 yaitu DKI Jakarta,
54 : kode wilayah (Jakarta Timur)
03 : Kode Kelurahan
65 : kode tanggal kelahiran bagi wanita
(tgl ditambah 40)
06 : kode bulan lahir, Juni
76 : kode tahun kelahiran, tahun 1976
0675 : nomor urut terdaftar di Jakarta yang
lahir pada tanggal tersebut
KETERANGAN SISTEM PENYIMPANAN
Selain dari 5 sistem penyimpanan arsip
murni, terdapat sistem penyimpanan gabungan.
Siste penyimpanan gabungan ini merupakan
gabungan dari sistem penyimpanan arsip murni.
Biasanya hal ini digunakan untuk
mempermudah dalam penyimpanan dan
penemuan kembali arsip.
 CONTOH DARI
SISTEM GABUNGAN ADALAH :
• Sistem penyimpanan arsip geografis yang
digabungkan dengan kronologis.
• Sistem penyimpanan arsip nomor yang
digabungkan dengan subyek.
• Sistem penyimpanan arsip Alpabetis yang
digabungkan dengan subyek.
MATUR SUWON