KELOMPOK 4

Alisa Hasanah & Desi Lestari

Prosedur pencatatan dan
pendistribusian arsip &
prosedur perlengkapan
penyimpanan
 PEMBAHASAN :

Pengertian prosedur penyimpanan

Prosedur buku agenda
arsip

Prosedur kartu kendali Macam macam penyimpanan arsip

Langkah langkah / prosedur

Prosedur tata naskah
penyimpanan
1. PROSEDUR BUKU AGENDA 3 JENIS FORMAT
BUKU AGENDA

Buku Agenda Tunggal

Buku Agenda ini berisi kolom-kolom Buku Agenda Berpasangan

keterangan (data) dari surat yang dicatat Buku Agenda Kembar

digunakan sebagai alat bantu untuk mencari
surat yang disimpan di file dan sebagai
referensi pertama mencari surat, terutama
petunjuk tanggal surat diterima ataupun
nomor surat, dan lain-lain.
2. PROSEDUR KARTU KENDALI

Prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan

mempergunakan Kartu Kendali, surat masuk-keluar
digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat
rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan
Kartu Kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat
biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat
rahasia.
Format kartu kendali
 3. PROSEDUR TATA NASKAH
Takah (Tata Naskah) adalah suatu kegiatan administrasi di
dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan
mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan pokok
secara kronologis dalam sebuah berkas.
Takah disimpan di Tata Usaha Takah menurut sistem
penyimpanan (filing system) tertentu yang dipilih.
 PROSEDUR
TERDAPAT 2 MACAM
PENYIMPNAN PENYIMPANAN ARSIP
Prosedur penyimpanan
Prosedur penyimpanan arsip
sementara (file
pending/tidak lanjut) Adalah langkah langkah
pekerjaan yang dilakukan
Prosedur penyimpanan
sehubungan dengan akan
tetap (permanent file)
disimpannya suatu
dokumen.
LANGKAH-LANGKAH ATAU PROSEDUR
PENYIMPANAN
LANGKAH 1
pemeriksaan
Langkah ini adalah langkah
persiapan menyimpan warkat
dengan cara memeriksa setiap
lembar warkat untuk memperoleh
kapastian bahwa warkat warkat
bersangkutan memang sudah siap
untuk di simpan
LANGKAH 2
Mengindeks
Pekerjaan menentukan pada nama
apa, subjek apa, atau kata tangkap
lainnya (pada sistem abjab kata
tangkap adalah nama pengirim
sedangkan pada sistem numerik
adalah angka)
LANGKAH 3
Memberi tanda
Atau bisa di sebut dengan
pengkodean, dilakukan dengan
sederhana yaitu dengan memberi
tanda garis atau lingkaran dengan
warna mencolok pada kata tangkap
yang sudah ditentukan pada
langkah pekerjaan mengindeks.
LANGKAH-LANGKAH ATAU PROSEDUR
PENYIMPANAN
LANGKAH 4 LANGKAH 5

Menyortir Menyimpan
Langkah terakhir adalah
Pengelompokan warkat penyimpanan, yaitu menempatkan
warkat untuk persiapan ke dokumen sesuai dengan sistem
langkah terakhir yaitu penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan. Ada sistem standar
penyimpanan.
yang di pilih, yaitu sistem abjad,
geografis, subjek dan numerik.
KESIMPULAN :

Sistem penyimpanan akan lebih efisien dan efektif

bilamana di dukung oleh peralatan dan
perlengkapan yang memadai dan sesuai. Keempat
sistem tersebut akan sangat sesuai apabila
mempergunakan peralatan almari arsip (filing
cabinet).
Terima Kasih