PENYIMPANA

N
ARSIP
NAMA : NURUSYIFA SALWA
KELAS : XII OTKP 1
PELAJARAN : KEPEGAWAIAN
DEFINISI PENYIMPANAN ARSIP
Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan
secara sistematis, sehingga bahan- bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat
ditemukan kembali setiap kali diperlukan (Barthos, 2007).

Definisi Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa:

“Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus
dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi
warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”.
Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip
1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
3. Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
4. Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat
ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
5. Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
6. Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara
permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut
digunakan.
 5 SISTEM
PENYIMPANAN ARSIP
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan
penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan urutan abjad.
• Keuntungan penyimpanan secara alpabetis:
Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
• Kerugian penyimpanan secara alpabetis;
Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten
Kemungkinan adanya kesamaan nama sehingga membingungkan.
Penambahan berkas dapat menyebabkan masalah
Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.
2. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan
kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan
kode surat.

● Kelebihan dari sistem tanggal:

Cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi.
Kekurangan dari sistem tanggal:
Terjadi kesulitan dalam penemuan kembali bila pinjaman menyebutkan perihal arsip.
Sering terjadi kelalaian atau lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
3. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan
penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan kode nomor atau
angka sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.

• Kelebihan dari sistem nomor :

Tidak membutuhkan daftar klasifikasi.
Sangat fleksibel dan cocok untuk unit pengolah yang melayani masyarakat
banyak.
Tidak ada arsi yang memiliki kode yang sama.
Kekurangan dari sistem nomor :
Tidak ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kodenya.
 4. Sistem Wilayah (Geographic Filing System)
Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat
atau warkat berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
• Kelebihan dari sistem wilayah
Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.
Penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subyek yang
dibahas.
Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan berkas yang disusun.
• Kerugian dari sistem wilayah:
Perlu kerja tambahan karena pemakain harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas
berdasarkan kartu indeks.
Bila badan perorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat
tersebut.
salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di satu
daerah atau beberapa daerah tertentu.
5. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)
Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat
atau warkat berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Sedangkan yang dimaksud dengan pengelolaan
arsip sistem pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat masuk maupun
surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah /perihal dari arsip itu.
• Kelebihan dari sistem pokok masalah/subyek :
Pokok masalah/perihal mudah diingat.
Dapat diterapkan untuk semua jenis organisasi.
Fleksibel
Bila peminjam lupa menyebutkan pokok masalah, dapat menyebutkan tujuan/asal surat.
• Kekurangan dari sistem pokok masalah/subyek:
Dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan.
Pastikan selalu gunakan lemari arsip berkualitas tinggi untuk memaksimalkan tempat arsip dokumen yang efektif,
aman dan efisien. Untuk mengetahui lebih detail mengenai system penyimpanan arsip yang benar, Anda dapat
membaca buku tentang kearsipan atau buku kearsipan terbaru
 PROSEDUR
PENYIMPANAN ARSIP
Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan
disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum
selesai proses (File pending) dan penyimpanan warkat yang sudah di proses (FileTetap).
a. Penyimpanan sementara (File pending)
File pending atau file tindak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan
sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu
laci dari lemari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan.
b. Penyimpanan Tetap (File Permanen)
Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat.
Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur
permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang
peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas
filing.
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip
dapat dijelaskan sebagai berikut (Amsyah, 2008:5):
1. Pemeriksaan Arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk
memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus
dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai
sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang.

2. Mengindeks Arsip
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat
akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat
untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat
keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama.
3. Memberi tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau
lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan
mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti
surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda
(kode) penyimpanan yang sudah ada.
4. Menyortir Arsip
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan.
Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan
penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang
dipergunakan.
5. Menyimpan Arsip
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana
didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat
sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus
dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat
tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya.
 TERIMA
KASIH!!

CREDITS: This presentation template was created by Slidesgo, including

icons by Flaticon and infographics & images by Freepik