RSUD KOTA LANGSA

Jln. Jend. A. Yani No.1

KOTA LANGSA

REKAM MEDIS ELEKTRONIK RAWAT JALAN

NO DOKUMEN :

TANGGAL TERBIT :

NO REVISI :

HALAMAN :
1/5

DITETAPKAN OLEH :

PROSEDUR TETAP

PENGERTIAN

dr. HERMAN I
PEMBINA TINGKAT 1 (IV/b)
NIP : 19630923 200003 1001
Penerimaan pasien adalah: Kegiatan pada TPPRJ (Tempat
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) yang mempunyai fungsi
untuk melayani pendaftaran pasien Rawat Jalan yang akan
atau sudah pernah berobat di RSUD Kota Langsa yang
meliputi :
Kunjungan Baru yaitu pasien yang pertama kali datang ke
pelayanan rawat jalan pada tahun yang sedang berjalan.
2. Kunjungan Lama yaitu kunjungan berikutnya dari suatu
kunjungan baru pada tahun yang berjalan.
3. Pengunjung Baru adalah Pengunjung yang baru pertama kali
datang ke RSUD Kota Langsa dan dapat melakukan
kunjungan dibeberapa Poliklinik sebagai kunjungan baru
dengan kasus baru dan setiap pengunjung baru diberikan
nomor rekam medis dan nomor rekam medis diberikan hanya
satu kali seumur hidup dan berlaku untuk seluruh bagian
pelayanan.
4. Pengunjung Lama adalah pengunjung yang datang untuk
kedua kalinya dan seterusnya, datang ke Poliklinik yang sama
atau berbeda sebagai kunjungan lama atau baru dengan kasus
lama dan kasus baru, dan tidak mendapat nomor rekam medis
lagi.
Pasien Rawat Jalan adalah pasien yang mendapatkan
pelayanan medis di poliklinik RSUD Kota Langsa.
Pasien Umum adalah pasien yang mendapat pelayanan
kesehatan medis di Poliklinik dengan membayar/swadaya.
Pasien asuransi kesehatan adalah : semua pasien yang
mendapat pelayanan kesehatan medis dengan membawa Surat
Rujukan dari Rumah Sakit/Puskesmas dan semua pembayaran
ditanggung oleh BPJS sesuai dengan haknya

RSUD KOTA LANGSA

Jln. Jend. A. Yani No.1
KOTA LANGSA

TUJUAN

REKAM MEDIS ELEKTRONIK RAWAT JALAN

NO DOKUMEN

NO REVISI :

HALAMAN :
2/5

1. Untuk mendapatkan hasil guna dan daya guna secara

maksimal dalam pelayanan pendaftaran pasien
2. Melayani pasien yang berobat di RSUD Kota Langsa
dengan memberikan bentuk pelayanan yang prima.
3. Dapat memberikan kesan baik pada kunjungan pertama
pasien/ keluarganya terhadap pelayanan kesehatan RSUD
Kota Langsa .
4. Mengarahkan dan menyalurkan pasien secara efesien
sesuai dengan kasusnya untuk mendapatkan pelayanan
medis yang tepat dan cepat.

KEBIJAKAN

1. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/ Menkes/ Per/

III/ 2008 Tentang Rekam Medis.
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indoneisa Nomor
1691 /Menkes/ Per/ VIII/ 2011 Tentang Keselamatan
Pasien Rumah sakit.
3. SK direktur RSUD Kota Langsa No.445/SK/65/2015
Tanggal 13 tentang Penetapan Pelayanan Kesehatan
RSUD Kota Langsa.
4. UU Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang
Informasi dan Keterbukaan Publik.

PROSEDUR

Sebelum melakukan registrasi, pasien wajib melalui proses

verifikasi/pemeriksaan kelengkapan berkas yang dilakukan
oleh petugas PKMRS, lalu pasien mengambil nomor antrian;
Pasien datang di bagian loket registrasi sesuai dengan nomor
antrian yang telah dipanggil dan diterima oleh petugas
pendaftaran;
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan
pasien baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak
membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau pasien
lama; Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka
petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb:

Petugas pendaftaran mengentri secara lengkap

kedalam system HMIS data rekam medis penerimaan
pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut
sesuai dengan kartu identitasnya;

RSUD KOTA LANGSA

Jln. Jend. A. Yani No.1
KOTA LANGSA

REKAM MEDIS ELEKTRONIK RAWAT JALAN

NO DOKUMEN

NO REVISI :

HALAMAN :
3/5

Nomor rekam medis Secara otomatis akan keluar,

maka system akan membaca pendaftaran tersebut
sesuai dengan poliklinik yang akan dikunjungi Pasien.

Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas

Berobat) lalu petugas pendaftaran menyerahkan KIB
tersebut kepada pasien;

Kartu Identitas Berobat (KIB) yang diberikan kepada

pasien ini berlaku seumur hidup dan dapat digunakan
pada seluruh pelayanan di RSUD Kota Langsa. baik
untuk rawat jalan maupun rawat inap.

Pasien memperlihatkan kelengkapan surat-surat bila

ada, antara lain :
-

Surat pengantar/ surat rujukan/ surat kontrol

ulang
Resume keluar setelah pasien dirawat.
Kartu kepesertaan jaminan asuransi
Fotokopi KTP atau KK

Petugas mencetak surat jaminan (SEP) sebagai bukti

layanan.

Petugas mengarahkan pasien untuk langsung menuju

kepoliklinik / unit pelayanan yang dimaksud.

Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas

pendaftaran mendaftar pasien sebagai berikut:

Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat

pasien;

Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan

pelayanan yang akan dituju dengan mewawancarai
pasien tersebut;

Petugas membuat Surat jaminan (SEP) berdasarkan

jenis asuransi pasien;

Petugas mengarahkan pasien yang telah mendaftar

untuk menuju poliklinik sesuai yang dimaksud oleh
pasien;

RSUD KOTA LANGSA

Jln. Jend. A. Yani No.1
KOTA LANGSA

REKAM MEDIS ELEKTRONIK RAWAT JALAN

NO DOKUMEN

NO REVISI :

HALAMAN :
4/5

Jika pasien tersebut adalah pasien Umum, maka setelah

petugas melakukan proses pendaftaran selanjutnya pasien
diarahkan untuk membayar ke loket Kasir
Loket pendaftaran terbagi : Loket 1 dan 2 untuk
pendaftaran pasien kunjungan baru, loket 3 s/d 6 untuk pasien
kunjungan lama, loket 7 untuk pendaftaran pasien manula,
anak-anak, VCT dan Jiwa, loket 8 untuk pendaftaran pasien
Umum, Loket 9 untuk pasien disabilitas, loket 10 untuk
pendaftaran pegawai RS dan loket 11 untuk pendaftaran
pasien rawat inap dan pengurusan jaminan.
Jadwal pembukaan loket pendaftaran di Rekam Medis
RSUD Kota Langsa Senin s/d Jumat adalah Jam 07.30 s/d
16.00 WIB.
Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

Petugas di unit pelayanan akan melihat kunjungan pasien

ke bagiannya masing-masing di system HMIS

Petugas di unit pelayanan akan menerima SEP dari

petugas distribusi
jaminan pasien yang akan
diantarkan setiap 15 menit sekali.

Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan

kesehatan bagi pasien sesuai dengan jam
pendaftarannya;

Petugas medis baik dokter atau perawat poliklinik

harus memastikan bahwa semua hasil pemeriksaan
kesehatan mulai dari anamnesa, tindakan, diagnose,
therapy, maupun penunjang harus benar-benar dicatat/
dientry kedalam system komputer.

Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan

penunjang yang lain?

Jika Ya petugas, maka petugas harus memilih

mentransfer pasien disistem ke unit pelayanan yang
dituju;

Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan

mengambil obat di bagian farmasi;

RSUD KOTA LANGSA

Jln. Jend. A. Yani No.1
KOTA LANGSA

REKAM MEDIS ELEKTRONIK RAWAT JALAN

NO DOKUMEN

NO REVISI :

HALAMAN :
5/5

Bagi pasien umum, maka petugas akan mengarahkan

pasien untuk dapat menyelesaikan administrasi
pembayaran di loket kasir;

Petugas mempersilahkan pasien pulang

Di Unit PKMRS :

UNIT TERKAIT

Petugas PKMRS memeriksa kelengkapan berkas

persyaratan pasien yang akan berobat;

Petugas PKMRS wajib

kesehatan kepada pasien;

Petugas dapat menjelaskan bagaimana alur berobat

kepada pasien;

1. Instalasi Rekam Medis

2. Instalasi Rawat Jalan
3. Instalasi PKMRS

memberikan

informasi