RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

Dosen Pengampu : Safari Hasan, S.IP, MMRS

Oleh:
MOHAMMAD FAJAR LAKSANA
NIM. 10819001

PROGRAM STUDI S1 ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN MANAJEMEN KESEHATAN
INSTITUT ILMU KESEHATAN BHAKTI WIYATA
KEDIRI
2022
 KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan hidayah-
Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul " Retensi dan
Pemusnahan Rekam Medis" dengan tepat waktu.Makalah disusun untuk
memenuhi tugas manajemen rekam medis. Selain itu, makalah ini bertujuan
menambah wawasan tentang retensi dan pemusnahan rekam medis.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak Safari Hasan, S.IP,
MMRS selaku dosen pengampu mata kuliah manajemen rekam meduis. Ucapan
terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang telah membantu
diselesaikannya makalah ini. Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari
sempurna. Oleh sebab itu, saran dan kritik yang membangun diharapkan demi
kesempurnaan makalah ini.

Kediri, 26 April 2022

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................i

DAFTAR ISI............................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1

1.1 Latar Belakang...............................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah..........................................................................................2

1.3 Tujuan Penulisan............................................................................................2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................3

2.1 Rekam Medis..................................................................................................3

2.2 Tujuan.............................................................................................................3

2.3 Manfaat rekam medis.....................................................................................4

2.4 Retensi Rekam Medis.....................................................................................6

2.5 Pemusnahan Rekam Medis............................................................................7

2.6 Penilaian Arsip Rekam Medis........................................................................8

2.7 Jadwal Retensi Rekam Medis.........................................................................9

2.8 Tahapan Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif. 10

2.9 Pemindahan Arsip........................................................................................12

BAB III PENUTUP...............................................................................................15

3.1 Kesimpulan...................................................................................................15

3.2 Saran.............................................................................................................15

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................16
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menurut Undang-undang No. 44 tahun (2009) tentang ketentuan umum
pasal 1, rumah sakit merupakan suatu instalasi kesehatan yang menyediakan
pelayanan kesehatan bagi masyarakat secara lengkap. Rumah sakit menyediakan
pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Sedangkan pada pasal 53
ayat 1 dan 2 Bab XI tentang pencatatan dan pelaporan , rumah Sakit wajib
menyimpan, mencatat, melaporkan dan memusnahkan sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan terhadap berkas rekam medis.
Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/ tahun (2008) tentang
ketentuan umum pasal 1 ayat 1, rekam medis merupakan suatu berkas yang berisi
catatan atau dokumen, seperti identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan yang telah diberikan kepada pasien. Sedangkan pada pasal 5 ayat 4,
setiap pencatatan dalam rekam medis harus ada nama, waktu dan tanda tangan
dokter atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan
secara langsung. Berkas rekam medis harus ditata dan disimpan untuk
mempermudah pengambilannya jika sewaktu-waktu diperlukan, setelah itu berkas
rekam medis di retensi pada proses dilakukan pemindahan dokumen rekam medis
dari aktif ke inaktif. Penyusutan merupakan suatu proses pemindahan dokumen
rekam medis dari aktif ke inaktif, dimana dokumen rekam medis nantinya disortir
satu-satu untuk mengetahui sejauh mana dokumen rekam medis tersebut
mempunyai nilai guna dan tidak mempunyai nilai guna. Penyusutan dokumen
rekam medis juga bisa dilakukan jika dokumen rekam medis sudah rusak atau
tidak dapat terbaca .(Rustiyanto, 2011)
Retensi merupakan periode penahanan atau periode waktu yang harus
dilalui sebelum suatu record dapat dihapuskan atau dihilangkan, dalam retensi
untuk jadwal retensi ditentukan berdasarkan jenis penyakit pasien (Rustiyanto,
2011). Berkas rekam medis akan dilakukan retensi sekurang- kurangnya 5 tahun
dilihat dari tanggal terakhir pasien datang berobat. Pelaksanaan retensi bisa
dilakukan setiap hari atau dalam periode bulanan maupun tahunan. Hal ini

1
bertujuan untuk mengurangi jumlah berkas rekam medis yang ada, untuk
menghindari terjadinya penumpukan rekam medis dengan bertambahnya
dokumen setiap harinya maka perlu adanya retensi rekam medis
Pemusnahan merupakan suatu proses kegiatan penghancuran rekam medis
secara fisik, dimana arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai
gunanya, untuk pemusnahannya akan dimusnahkan dengan cara dibakar atau
dicacah (Rustiyanto, 2011). Menurut Dirjen Pelayanan Medik No.
HK.00.06.1.5.01160 dalam (Soleha, 2013) Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit,
tata cara pemusnahan berkas rekam medis inaktif adalah pembuatan tim
pemusnah, membuat daftar pertelaan, dan membuat berita acara pemusnahan.
Dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan dengan kategori adanya
kerusakan dokumen rekam medis selain itu dokumen rekam medis yang memiliki
masa simpan lebih dari 5 tahun atau 2 tahun sesuai standar Jadwal Retensi Arsip
(JRA) pada masing-masing rumah sakit dan berdasarkan Surat Edaran Dirjen
Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Jadwal Retensi
Arsip, sehingga dokumen tersebut perlu dimusnahkan. Dengan jadwal
pelaksanaan pemusnahan pada setiap rumah sakit yang berbeda-beda sesuai
dengan ketentuan kebijakan rumah sakit.
1.2 Rumusan Masalah
a. Bagaimana retensi dokumen rekam medis?
b. Bagaimana pemusnahan dokumen rekam medis?
1.3 Tujuan Penulisan
a. Untuk mengetahui retensi dokumen rekam medis.
b. Untuk mengetahui pemusnahan dokumen rekam medis.

2
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisi identitas, anamnesa, penentuan
fisik, laboratorium, diagnosa dan tindakan medis terhadap seorang pasien yang
dicatat baik secara tertulis maupun elektronik. Bilamana penyimpanannya secara
elektronik akan membutuhkan komputer dengan memanfaatkan manajemen basis
data. Pengertian rekam medis bukan hanya sekedar kegiatan pencatatan, tetapi
harus dipandang sebagai suatu sistem penyelenggaraan mulai dari pencatatan,
pelayanan dan tindakan medis apa saja yang diterima pasien, selanjutnya
penyimpanan berkas sampai dengan pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan
manakala diperlukan untuk kepentingannya sendiri maupun untuk keperluan
lainnya.(Handiwidjojo, 2008)
Menurut Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran, yang dimaksud
dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Sedangkan menurut Menteri Kesehatan Nomor
749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis dijelaskan bahwa rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana
pelayanan kesehatan.(Kedokteran, 2006)
2.2 Tujuan
Tujuan rekam medis menurut Hatta (2008) dapat dibagi dalam dua
kelompok besar, yaitu tujuan primer dan tujuan sekunder.
a. Tujuan Primer:
Tujuan primer rekam medis ditujukan kepada hal yang paling
berhubungan langsung dengan pelayanan pasien. Tujuan primer terbagi dalam
lima kepentingan, yaitu :
1. Untuk kepentingan pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama
yang mampu membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas

3
 dan telah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana
pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta konsekuensi biayanya.
2. Untuk kepentingan pelayanan pasien, rekam medis mendokumentasikan
pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan
tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan.
3. Untuk kepentingan manajemen pelayanan, rekam medis yang lengkap
memuat segala aktivitas yang terjadi dalam manajemen pelayanan
sehingga digunakan dalam menganalisis berbagai penyakit, menyusun
pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang
diberikan.
4. Untuk kepentingan menunjang pelayanan, rekam medis yang rinci akan
mampu menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan penanganan
sumber-sumber yang ada pada organisasi pelayanan di rumah sakit,
menganalisis kecenderungan yang terjadi dan mengkomunikasikan
informasi di antara klinik yang berbeda.
5. Untuk kepentingan pembiayaan, rekam medis yang akurat mencatat
segala pemberian pelayanan kesehatan yang diterima pasien. Informasi
ini menentukan besarnya pembayaran yang harus dibayar.
b. Tujuan Sekunder
Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang berkaitan
dengan lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak berhubungan langsung
secara spesifik, yaitu untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan
kebijakan.

2.3 Manfaat rekam medis

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No.749a tahun 1989 dalam
Lolytasari (2010) menyebutkan bahwa Rekam Medis memiliki 5 manfaat,
yaitu:
a. Sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pesien
b. Sebagai bahan pembuktian dalam perkara hokum
c. Bahan untuk kepentingan penelitian

4
 d. Sebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan dan
e. Sebagai bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan
Dalam kepustakaan dikatakan bahwa rekam medis memiliki 5 manfaat,
yang untuk mudahnya disingkat sebagai ALFRED, yaitu:
a. Adminstratlve value.
Rekam medis merupakan rekaman data adminitratif pelayanan kesehatan.
b. Legal value.
Rekam medis dapat.dijadikan bahan pembuktian di pengadilan
c. Financial value.
Rekam medis dapat dijadikan dasar untuk perincian biaya pelayanan
kesehatan yang harus dibayar oleh pasien
d. Research value.
Data Rekam Medis dapat dijadikan bahan untuk penelitian dalam lapangan
kedokteran, keperawat- an dan kesehatan.
e. Education value.
Data-data dalam Rekam Medis dapat baban pengajaran dan pendidikan
mahasiswa kedokteran, keperawatan serta tenaga kesehatan lainnya.
(Lolytasari, 2010)
Menurut International Federation Health Organization (1992:2 )rekam
medis disimpan dengan tujuan:
a. Fungsi komunikasi
Rekam medis disimpan untuk komonikasi diantara dua orang yang
bertanggungjawab terhadap kesehatan pasien untuk kebutuhan pasien saat
ini dan yang akan datang.
b. Kesehatan pasien yang berkesinambungan
Rekam medis dihasilkan atau dibuat untuk penyembuhan pasien setiap
waktu dan sesegera mungkin.
c. Evaluasi kesehatan pasien
Rekam medis merupakan salah satu mekanisme yang memungkinkan
evaluasi terhadap standar penyembuhan yang telah diberikan.

5
 d. Rekaman bersejarah
Rekam medis merupakan contoh yang menggambarkan tipe dan
metode pengobatan yang dilakukan pada waktu tertentu.
e. Medikolegal
Rekam medis merupakan bukti dari opini yang yang bersifat prasangka
menegnai kondisi, sejarah dan prognosi pasien.
f. Tujuan statistik
Rekam medis dapat digunakan untuk menghitung jumlah penyakit,
prosedur pembedahan dan insiden yang ditemukan setelah pengobatan
khusus.
b. Tujuan penelitian dan pendidikan
Rekam medis di waktu yang akan datang dapat digunakan dalam
penelitian kesehatan.
2.4 Retensi Rekam Medis
Berdasarkan Laksmi, Fuad Gani (2007) Penyusutan arsip adalah suatu
tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang
telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan, atau prosedur administratif.
Dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip,
yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
dalam lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan
masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip
Nasional.
Menurut Depkes RI tahun (2006) penyusutan arsip adalah suatu kegiatan
pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara :
a. Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak
inaktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan
tahun kunjungan.

6
 b. Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan
yang berlaku.
c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilmkan
dengan cara tertentu sesuai ketentuan.
d. Dengan melakukan scaner pada berkas rekam medis.
Penyusutan rekam medis inaktif adalah suatu kegiatan pengurangan berkas
rekam medis yang sudah inaktif dari rak penyimpanan berkas rekam medis aktif.
Tujuannya untuk mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin
bertambah, menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang baru, tetap menjaga kualitas pelayanan
dengan mempercepat penyiapan rekam medis jika sewaktu – waktu diperlukan,
menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang
tidak bernilai guna/nilai guna rendah atau nilai gunanya telah menurun.(Wasiyah,
Tri Purnama Sari, 2021)
2.5 Pemusnahan Rekam Medis
Menurut Depkes RI tahun 2006 pemusnahan adalah suatu proses
kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi
dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara
membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi isi
maupun bentuknya. Proses kegiatan penghancuran termasuk kegiatan penilaian
dan pemilahan berkas rekam medis yang dimusnahkan. Dalam melakukan
pemusnahan arsip rekam medis, harus disertai berita acara pemusnahan arsip
rekam medis.
Pemusnahan terhadap arsip rekam medis diatur dalam Permenkes RI
Nomor 269 tahun 2008 yang menyebutkan bahwa rekam medis dirumah sakit
wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu lima tahun dari tanggal
terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas lima tahun dilampaui
rekam medis dapat dimusnahkan. Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan
Medik no. HK.00.06.1.5.01160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir
Rekam Medis dan Pemusnahan arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, tata cara
pemusnahan berkas rekam medis inaktif adalah sebagai berikut:

7
 a. Pembuatan tim pemusnah dari unsur rekam medis dan tata usaha dengan SK
direktur rumah sakit.
b. Tim membuat daftar pertelaan pemusnahan arsip.
c. Pelaksanaan pemusnahan dengan cara:
a. Dibakar menggunakan incinerator atau dibakar biasa.
b. Dicacah, dibuat bubur.
c. Pihak ketiga disaksikan tim pemusnah.
d. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditandatangani
oleh ketua dan sekretaris dan diketahui oleh direktur rumah sakit.Berita
acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan dirumah sakit. Lembar
kedua dikirim kepada pemilik rumah sakit.
e. Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung
dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas
segel oleh direktur rumah sakit.
Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160 memberikan
contoh daftar pertelaan rekam medis sebagai berikut :

No Nomor RM Tahun Jangka Waktu Penyimpanan Diagnosis Akhir

1 2 3 4 5

Petunjuk pengisian daftar petelaan rekam medis inaktif yang akan dimusnahkan :
1. Nomor : nomor unit arsip rekam medis.
2. Nomor Rekam Medis : nomor arsip rekam medis yang akan disimpan.
3. Tahun : tahun terakhir kunjungan/pelayanan pasien dirumah sakit.
4. Jangka waktu penyimpanan : menunjukkan jangka/tenggang waktu yang
ditentukan oleh komite rekam medis untuk penyimpanan arsip rekam medis
inaktif yang mempunyai nilai guna tertentu.
5. Diagnosa akhir : diagnosa penyakit pasien pada saat terakhir dilayani di unit
pelayanan rumah sakit atau diagnosa yang paling dominan bagi pasien yang
mempunyai lebih dari satu diagnosa.
2.6 Penilaian Arsip Rekam Medis

8
 Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995 No.
HK.00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis
dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, disebutkan bahwa tata cara
penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2
tahun inaktif.
b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :
1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.
2) Nilai guna primer, mencakup: administrasi, hukum, keuangan, dan iptek.
3) Nilai guna sekunder, mencakup: pembuktian dan sejarah.
c. Lembar rekam medis yang dipilah adalah ringkasan masuk dan keluar,
resume, lembar operasi, lembar identifikasi bayi lahir hidup, lembar
persetujuan dan lembar kematian.
d. Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam medis inaktif.
e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak atau tidak terbaca
disiapkan untuk dimusnahkan.
f. Tim penilai dibentuk dengan SK direktur beranggotakan komite rekam
medis/komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan petugas
lain yang terkait.
Dalam tata cara pemusnahan arsip rekam medis yang sudah memenuhi
syarat untuk dimusnahkan dilaporkan kepada Direktur Rumah Sakit,
kemudian Direktur Rumah Sakit membuat surat keputusan tentang
pemusnahan arsip rekam medis untuk melaksanakan pemusnahan dan
membuat berita acara pemusnahan arsip rekam medis yang disahkan oleh
direktur rumah sakit.
2.7 Jadwal Retensi Rekam Medis
Tujuan program penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi
memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi penetapan
jangka penyimpanan arsip (retensi arsip) beserta penetapan simpan permanen dan
musnah. Program tersebut perlu di tuangkan pada jadwal retensi arsip. Jadwal

9
retensi arsip tersebut berwujud suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka
penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah(Martono, 1990a)
Permenkes RI No. 269 tahun 2008 tentang rekam medis menyebutkan
bahwa rekam medis rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurangkurangnya
untuk jangka waktu lima tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau
dipulangkan, setelah batas waktu lima tahun dilampaui rekam medis dapat
dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.
Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01160
tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar
dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, jadwal retensi arsip rekam
medis ditetapkan dengan rincian sebagai berikut :
No Kelompok Penyakit Aktif Inaktif
Rawat Rawat Rawat Rawat
Jalan Inap Jalan Inap
1 Umum 5th 5th 2th 2th
2 Mata 5th 10th 2th 2th
3 Jiwa 10th 5th 5th 5th
4 Orthopedi 10th 10th 2th 2th
5 Kusta 15th 15th 2th 2th
6 Ketergantungan Obat 15th 15th 2th 2th
7 Jantung 10th 10th 2th 2th

2.8 Tahapan Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif

Menurut Ery Rustiyanto Dan Warih Ambar Rahayu, 2011 dalam bukunya
yang berjudul Manajemen Filling Dokumen Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan dalam (Wasiyah, Tri Purnama Sari, 2021). Penyusutan dokumen rekam
medis adalah suatu proses pemindahan dokumen rekam medis dari aktif ke
inaktif, dimana dokumen rekam medis nantinya disortir satu-satu untuk
mengetahui sejauh mana dokumen rekam medis tersebut mempunyai nilai guna
dan tidak mempunyai nilai guna. penyusutan dokumen rekam medis juga bisa

10
dilakukan jika dokumen rekam medis sudah rusak atau tidak dapat terbaca.
Tahapan pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif yaitu:
a. Pemilahan dan pemindahan berkas rekam medis. Pemilahan dan
pemindahan berkas rekam medis adalah proses pemilahan rekam medis inaktif
yang di lihat dari kunjungan terakhir pasien kemudian memindahkan rekam medis
aktif ke tempat penyimpanan rekam medis inaktif berdasarkan kebijakan atau
pertimbangan rumah sakit yang bersangkutan. Tata cara pemindahan berkas
rekam medis yang aktif menjadi inaktif adalah:
1) Dilihat dari kunjungan terakhir
2) Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas rekam
medis dipisahkan di ruangan lain atau terpisah dari rekam medis
aktif.
3) Berkas rekam medis dikelompokkan sesuai dengan tanggal
terakhir pasien berkunjung.
b. Penilaian Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan
penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis yang masih perlu diabadikan
atau sudah boleh dimusnahkan

11
2.9 Pemindahan Arsip
Kegiatan penysutan arsip yang pertama adalah pemindahan arsip, yaitu
pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (records center)
berdasarkan JRA secara teratur dan tetap, pelaksanaannya diatur oleh masing-
masing lembaga negara dan badan pemerintahan yang bersangkutan.
Menurut Wursanto (1991)Pemindahan arsip adalah kegiatan
memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena
tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Menurut Boedi
Martono (1990) prosedur pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip dilakukan
sebagai berikut:
a. Arsip yang akan dipindahkan dicatat pada daftar keterangan.
Pendaftaran atas dasar berkas. Hal-hal yang perlu didaftarkan
sekurang-kurangnya tentang: nama unit kerja yang
memindahkan, judul berkas, tanggal, bulan dan tahun berkas,
bentuk fisik arsip, jumlah yang dinyatakan dengan meter kubik.
b. Arsip yang dipindahkan harus mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja.
c. Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara
pemindahan arsip.
Menurut Smith (1997) pemindahan rekod dilakukan berdasarkan jadwal
retensi. Jika rekod dipindahkan, yang menjadi dasar dalam mengambil keputusan
adalah sering tidaknya rekod tersebut digunakan. Smith menjelaskan beberapa
alasan yang mempengaruhi pemindahan arsip :
a. Tidak ada tempat penyimpanan rekod aktif yang kosong.
b. Biaya fasilitas penyimpanan mengingat kebutuhan tempat dikantor
meningkat dan penyimpanan di area terdekat lebih rendah.
c. Rekod yang disimpan sudah lama tidak ada permintaan atau tidak
digunakan oleh karena itu siap untuk dipindahkan.
d. Beban kerja berkurang dan ada waktu kosong untuk kegiatan
pemindahan rekod.

12
 e. Rekod atas kasus atau project telah berakhir (kontrak telah selesai,
kasus hukum telah selesai).
f. Membuat peraturan organisasi yang mewajibkan setiap departemen
untuk memindahkan rekod pada waktu yang ditentukan.
Menurut Smith (1997) terdapat dua metode pemindahan arsip yaitu :
a. Metode pemindahan terus menerus/berulang-ulang. Pada metode
ini rekod terus menerus dipindahkan dari penyimpanan aktif ke
penyimpanan inaktif jika sewaktu-waktu arsip tidak dibutuhkan
lagi sebagai referensi. Menurut suraja pemindahan berulang-ulang
adalah pemindahan arsip yang dilakukan berulang-ulang dalam
selang waktu yang tidak ditentukan. Dalam hal ini petugas
kearsipan dapat melakukan pemindahan arsip setiap hari atau
setiap saat bila mana yang bersangkutan memandang perlu untuk
melakukan pemindahan terhadap arsip-arsip. Contoh rekod yang
dapat dipindahkan secara terus menerus adalah rekod mahasiswa
setelah wisuda, kasus hukum yang telah selesai, proyek penelitian
saat hasilnya telah selesai, rekam medis, berkas perkara, dan
pekerjaan konstruksi atau arsitektur yang telah selesai.
b. Metode pemindahan berkala Metode pemindahan berkala adalah
metode pemindahan rekod aktif yang waktunya telah dinyatakan
berakhir, biasanya satu tahun untuk penyimpanan inaktif. Menurut
suraja45 pemindahan berkala menunjukkan pemindahan arsip
yang dilakukan satu kali atau lebih dalam suatu periode tertentu.
Kelebihan dari metode ini adalah mudah dilakukan sedangkan
kekurangan metode ini adalah sering terdapat permintaan terhadap
arsip yang berada di penyimpanan inaktif, sehingga membuat
petugas sering pergi ke penyimpanan inaktif jika dibutuhkan.
Contoh rekod yang dipindahkan secara berkala yaitu program
kerja, laporan hasil kerja, surat tugas, surat perjanjian.

13
 Ada beberapa persiapan yang perlu diselenggarakan sebelum pemindahan
arsip itu dilaksanakan karena pemindahan arsip memerlukan persiapan antara lain:
a. Menyiapkan peralatan seperti folder, boks, dan lainlain.
b. Membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan yang berisi
tentang : nama unit pengolah yang memindahkan, pokok masalah,
submasalah, jenis fisik arsip (foto, peta dan lain-lain), keadaan fisik
arsip (baik, rusak, dan lain-lain).
c. Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip.

14
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam
medis yang sudah inaktif dari rak penyimpanan berkas rekam medis aktif.
Tujuannya untuk mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin
bertambah, menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang baru, tetap menjaga kualitas pelayanan
dengan mempercepat penyiapan rekam medis jika sewaktu – waktu diperlukan,
menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang
tidak bernilai guna/nilai guna rendah atau nilai gunanya telah menurun dapat
dimusnahkan.
Pemusnahan terhadap arsip rekam medis diatur dalam Permenkes RI
Nomor 269 tahun 2008 yang menyebutkan bahwa rekam medis dirumah sakit
wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu lima tahun dari tanggal
terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas lima tahun dilampaui
rekam medis dapat dimusnahkan.
3.2 Saran
a. Sebuah instansi kesehatan seperti rumah sakit harusnya memiliki petugas
dan ruangan rekam medis yang menunjang peningkatan pelayanan
kesehatan yang memahami perihal retensi dan pemusnahan rekam medis.
b. Segala bentuk kegiatan retensi dan pemusnahan rekam medis harus dibuat
menjadi suatu Prosedur Tetap agar terjadi keseragaman langkah yang baik
dan benar.

15
 DAFTAR PUSTAKA

Handiwidjojo, W. (2008) ‘Rekam medis elektronik’.

Judith Read-Smith, Mary Lea Ginn, dan N.F.K. (1997) Records Management.

Kedokteran, K. (2006) ‘M a n u a l r e k a m m e d i s’.

Laksmi, Fuad Gani, dan B. (1966) Manajemen Perkantoran Modern.

Lolytasari (2010) ‘UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NO. 14

TAHUN 2008 TENTANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK (UU KIP):

DAMPAKNYA TERHADAP INFORMASI MEDICAL RECORD’, (14), pp. 33–

42.

Martono, B. (1990a) Sistem Kearsipan Praktis.

Martono, B. (1990b) Sistem Kearsipan Praktis.

Medik, D.P. (1995) ‘Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar

dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit’.

Organization, I.F.H. (1992) ‘Health Information Management’, p. 2.

RI, D.K. (2006) ‘Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah

Sakit di Indonesia’, p. 88.

RI, P. (2008) ‘Rekam Medis’.

Rustiyanto, E. (2011) Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan.

Wasiyah, Tri Purnama Sari, I.B.K. (2021) ‘Jurnal Rekam Medis ( Medical Record

Journal )’, 01, pp. 183–199.

Wursanto, I. (1991) Kearsipan.

16