1

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) IV

FILLING (SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM
MEDIS DAN SISTEM PENJAJARAN BERKAS REKAM
MEDIS)
DI PUSKESMAS SEKIP PALEMBANG
TAHUN 2022

DISUSUN OLEH:
1. TIARA SYA’BANIYAH ( 1921083 )
2. DETI KARYATI
3. MUTHIA ARITAMA (

PROGRAM STUDI D-III REKAM MEDIS DAN INFORMASI

KESEHATAN SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
(STIKes ) DONA PALEMBANG 2022
 1

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN PKL

Judul:
FILLING (SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM
MEDIS DAN SISTEM PENJAJARAN BERKAS REKAM
MEDIS)
DI PUSKESMAS SEKIP PALEMBANG
TAHUN 2022

Laporan PKL IV ini telah disetujui untuk dipertahankan dalam ujian

Laporan PKL Program Studi D-III rekam Medis dan INformasi Kesehatan
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan DONA Palembang,

Menyetujui,

Pembimbing Akademik, Pembimbing Lapangan (CI)

Nama, Gelar. Nama, Gelar.

NIK:……………………….......... NIP:
………………………..........

ii
 2 2

ii
 1

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PKL IV

Judul:
FILLING (SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM
MEDIS DAN SISTEM PENJAJARAN BERKAS REKAM
MEDIS)
DI PUSKESMAS SEKIP PALEMBANG
TAHUN 2022
Laporan Praktek Kerja Lapangan telah diperiksa dan disahkan
Palembang, Februari 2022

Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan (CI)

Nama, Gelar. Nama, Gelar.

NIK:……………………….......... NIP:………………………..........

Mengetahui,
Ketua STIKes Dona Palembang

Nama, Gelar.
NIK ....................

iii
 1

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah
memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan
Laporan Praktik Kerja Lapangan IV Semester V ini tepat pada waktunya. Laporan
Praktik Kera Lapangan IV ini membahas tentang “Sistem Penyimpanan Berkas
Rekam Medis dan Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis di puskesmas
sekip tahun 2022” Dalam kesempatan ini perkenankanlah kami mengucapkan
terima kasih kepada :
1. Selaku Direktur/Kepala tempat pkl
2. Bapak dr.H. Syarif Darwin Ansori Sp.A.(K), Selaku Pembina yayasan Wimel
Litoga
3. Bapak Wisuda Diwansha,AMd, Selaku ketua yayasan Wimel Litoga Selaku
Ketua stikes dona palembang
4. Bapak Novdaly Fillamenta,S.Sn.,Msi.,M.Kes, Selaku Direktur STIKes Dona
Palembang.
5. Ibu Fitri Maisarah,M.Pd Selaku Ketua Program Studi D-III Rekam Medik
dan Informasi Kesehatan STIKes Dona Palembang
6. ,Selaku Pembimbing Lapangan di Puskesmas Sekip Palembang
7. ,Selaku Dosen Pembimbing Akademik Penulisan Laporan PKL
8. Semua dosen dan Staff STIKes Dona Palembang
9. Teman-Teman Angkatan IX STIKes Dona Palembang yang telah membantu
baik moril maupun material sehingga kami dapat menyelsaikan laporan
praktik kera lapangan ini.
Teman-teman Angkatan 2019, yang telah membantu, baik moril maupun
materil sehingga kami dapat menyelesaikan laporan praktik kerja lapangan ini.
Kami menyadari masih banyak sekali kekurangan,maupun dari segi
penulisan.untuk itu mohon saran dan kritik yang membangun dari pembaca
sehingga dapat membantu kami untuk meningkatkan kreativitas kami ke arah
penyempurnaan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini.
Harapan kami semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan semester V
(lima) yang kami buat ini dapat bermanfaat khususnya bagi kami dan umumnya

iv
 1

bagi rekan-rekan mahasiswa Prodi Rekam Medik dan Informatika

Kesehatan serta pembaca. Semoga Allah SWT meridhoi segala usaha kita. Aamiin

Palembang, Februari 2022

Penulis

v
 1

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ······································································i

HALAMAN PERSETUJUAN···························································ii
HALAMAN PENGESAHAN··························································· iii
KATA PENGANTAR···································································· iv
DAFTAR ISI················································································vi
DAFTAR LAMPIRAN··································································viii
BAB I PENDAHULUAN··································································1
1.1 Latar Belakang ··········································································
1.2 Rumusan Masalah ······································································
1.3 Tujuan·····················································································
1.3.1. Tujuan Umum···································································
1.3.2. Tujuan Khusus···································································
1.4 Manfaat···················································································
1.5 Ruang Lingkup···········································································
BAB II TINJAUAN PUSTAKA···················································································
2.1 Landasan Teori···········································································
2.1.1. Pengertian Puskesmas···························································
2.1.2. Tujuan Puskesmas·······························································
2.1.3. Fungsi Puskesmas·······························································
2.2 Rekam Medis·············································································
2.2.1. Pengertian Rekam Medis·······················································
2.2.2. Tujuan Rekam Medis····························································
2.2.3. Kegunaan Rekam Medis························································
2.2.4. Manfaat Rekam Medis··························································
2.3 Filling·····················································································
2.3.1. Pengertian Filling································································
2.3.2. Tujuan Filling ····································································
2.3.3. Jenis Penyimpanan DRM·······················································
2.3.4. Jenis Penjajaran DRM···························································
2.3.5. Alur Rekam Medis·······························································

vi
 2 2

2.4 SIMPUS··················································································
2.4.1. Pengertian SIMPUS·····························································
2.4.2. Tujuan SIMPUS·································································
A. Umum·········································································
B. Khusus········································································
2.4.3. Manfaat SIMPUS································································
BAB III HASIL PENGAMATAN···············································································
3.1 Gambaran Umum Puskesmas···················································································
3.1.1 Sejarah Puskesmas··························································································
3.1.2. Letak Geografi···································································
3.1.3. Visi, Misi, Motto dan Tata Nilai···············································
3.1.4. Fasilitas Pelayanan······························································
3.1.5. Unit Ruangan·····································································
3.2 Struktur Organisasi Puskesmas················································································
3.3 Manajemen Rekam Medis······························································
3.4. SIMPUS··················································································
3.4.1. Pengertian P-Care···························································································
3.4.2. Tujuan P-Care ································································································
3.4.3. Manfaat P-Care ······························································································
4.1 Filling·····················································································
4.1.1. Pengertian Filling·······························································
4.1.2. Jenis Penajajaran································································
BAB IV PENUTUP·········································································································
5.2 Kesimpulan··················································································································
5.3 Saran ····························································································································
DAFTAR PUSTAKA······································································································
LAMPIRAN··················································································

vii
 1

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Dokumentasi Kegiatan

Lampiran 2. Daftar Hadir PKL
Lampiran 3. Ijin PKL
Lampiran 4. Log Book
Lampiran 5.Lembar Bimbingan PKL Dosen Pembimbing STIKes Dona
Lampiran 6. Lembar Bimbingan PKL Pembimbing Lapngan/CI
Lampiran 7. Penilaian PKL di Puskesmas

viii
 1

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Puskesmas merupakan salah satu pelayanan kesehatan yang dapat
membantu mewujudkan derajat kesehatan yang optimal, hal itu dikarenakan
puskesmas mempunyai dua pokok fungsi, yaitu melakukan peningkatan usaha
kesehatan pribadi dan usaha kesehatan masyarakat.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 Pusat
Kesehatan Masyarakat atau Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan
yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan
perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif
dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setingi-
tinginya di wilayah kerjanya.
Salah satu fungsi dari puskesmas adalah melakukan peningkatan usaha
kesehatan pribadi, salah satu usaha kesehatan pribadi yaitu pengobatan dasar.
Ada beberapa faktor yang dapat membantu kelancaran proses pelayanan
kesehatan kepada pasien, salah satunya adalah rekam medis.
Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 Rekam medis
adalah yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien.
Setiap pelayanan yang diberikan kapada pasien harus selalu tercatat
pada berkas rekam medis yang bersangkutan agar terciptanya kesinambungan
data rekam medis. Berkas rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan.
Artinya sarana pelayanan kesehatan memiliki tanggung jawab penuh untuk
menjaga, memelihara, dan menyediakan berkas rekam medis kembali saat
dibutuhkan oleh petugas kesehatan, pasien, atau pihak lain pada fasilitas
pelayanan kesehatan yang bersangkutan
Berdasarkan uraian diatas maka penulis mengambil judul “Filling
(Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis dan Sistem Penjajaran
Berkas Rekam Medis di Puskesmas Sekip Palembang)”

1 1
 1

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas maka diperoleh rumusan masalah sebagai
berikut :
Bagaimana pelaksanaan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis dan
Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis di Puskesmas Sekip Palembang
1.3 Tujuan Praktikum
1.3.1. Tujuan Umum
Memperoleh pengalaman langsung serta mengetahui sistem
penyimpanan berkas rekam medis dan sistem penjajaran berkas rekam
medis di Puskesmas Sekip
1.3.2. Tujuan Khusus
1. Mengetahui bagaimana cara penyimpanan berkas rekam medis dan
sistem penjajaran berkas rekam medis yang ada di puskesmas sekip
palembang tahun 2022
2. Mengetahui bagaimana cara penjajaran berkas rekam medis yang
ada di puskesmas sekip palembang tahun 2022
1.4 Manfaat
1.4.1. Bagi Mahasiswa
Mahasiswa memperoleh pengalaman dan wawasan baru tentang
dunia puskesmas pada umumnya dan kinerja di unit rekam medis pada
khususnya. Serta mahasiswa terbiasa dengan berbagai permasalahan nyata
di lapangan.
1.4.2. Bagi Akademik
Terbinanya suatu jaringan kerja sama antara institusi tempat
magang dalam upaya meningkatkan keterkaitan dan kesepadanan antara
substansi akademik dengan kompetensi yang dibutuhkan ditempat kerja.
Serta Meningkatkan kapasitas dan kualitas pendidikan dengan
menghasilkan peserta didik yang terampil.
1.4.3. Bagi Puskesmas
Memanfaatkan pengetahuan mahasiswa baik dalam kegiatan
manajemen maupun kegiatan operasional. Serta Mengembangkan
 2

kemitraan dengan institusi lain yang terlibat untuk kegiatan penelitian

maupun pembangunan.
1.5 Ruang Lingkup
Ruang lingkup praktik kerja lapangan yang dilakukan oleh mahasiswa
DIII rekam medis dan informasi kesehatan sekolah tinggi ilmu kesetan stikes
dona palembang semester V di Puskesmas Sekip Palembang ini meliputi:
1. Lingkup Keilmuan
Lingkup keilmuan laporan ini adalah ilmu rekam medis.
2. Lingkup Materi
Materi dalam laporan ini adalah membahas tentang sistem penyimpanan
berkas rekam medis dan sistem penjajaran berkas rekam medis di
Puskesmas Sekip Palembang.
3. Lingkup Lokasi
Praktik kerja lapangan ini dilaksanakan di Puskesmas Sekip Palembang.
4. Lingkup Waktu
Praktik kerja lapangan ini dilaksanakan pada tanggal 24 januari sampai 05
februari 2022.
5. Lingkup Metode
Dengan menggunakan metode observatif patisipasif yaitu dengan cara
pengamatan secara langsung di Puskesmas Sekip Palembang.
 3

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Landasan Teori

2.1.1. Pengertian Puskesmas
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia PMK No. 43 Tahun 2019 Tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat (Puskesmas) adalah suatu tempat yang digunakan untuk
menyelenggarakan upaya pelayanan keshatan, baik promotif,
preventif, kuratif maupun rehabilitative yang dilakukan oleh
pemerintah, pemerintah daerah dan/atau masyarakat, dan menurut
Depkes 1991 Puskesmas merupakan suatu kesatuan organisasi yang
merupakan pusat pengembangan kesehatan masyarakat yang juga
membina peran serta masyarakat disamping memberikan pelayanan
kesehatan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di
wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok.
Pembangunan kesehatan merupakan bagian integral dari
pembangunan nasional yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran,
kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud
derajat kesehatan yang optimal.
Dalam Sistem Kesehatan Nasional disebutkan bahwa
Puskesmas merupakan unit pelayanan kesehatan tingkat dasar yang
dapat mencerminkan kemampuan masyarakat dalam mencapai hidup
sehat yang optimal. Sedangkan dalam pelaksanaannya, puskesmas
merupakan unit pelaksana Teknis pelayanan Dinas kesehatan yang
mandiri dan bertanggung jawab terhadap kesehatan masyarakat di
wilayah kerjanya.
Dengan demikian, Puskesmas Sekip pun dituntut untuk menjadi
unit pelayanan kesehatan yang mampu mandiri dan bertanggung jawab
terhadap kesehatan masyarakat khususnya di wilayah kerja Puskesmas
Sekip dan Kecamatan Kemuning umumnya.

4
 4

2.1.2. Tujuan Puskesmas

Tujuan pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh
Puskesmas adalah mendukung tercapainya tujuan pembangunan
kesehatan nasional yakni meningkatkan kesadaran, kemampuan
hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat tinggal di wilayah
kerja puskesmas agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-
tingginya.
2.1.3. Fungsi Puskesmas
1. Pusat Penggerak Pembangunan Berwawasan Kesehatan
Puskesmas berupaya menggerakkan dan memantau
penyelenggaraan pembangunan lintas sektor termasuk oleh
masyarakat dan dunia usaha di wilayah kerjanya.
2. Pusat Pemberdayaan Masyarakat
Puskesmas selalu berupaya agar perorangan terutama pemuka
masyarakat, keluarga dan masyarakat termasuk dunia usaha
memiliki kesadaran, kemauan dan kemampuan melayani diri
sendiri dan masyarakat untuk hidup sehat.
3. Pusat Pelayanan Kesehatan Strata Pertama
Puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan pelayanan
kesehatan tingkat pertama secara menyeluruh, terpadu dan
berkesinambungan. Yang meliputi :
a. Pelayanan Kesehatan Perorangan
b. Pelayanan Kesehatan Masyarakat
2.2. Rekam Medis
2.2.1. Pengertian Rekam Medis
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan
No.269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.

4 4
 5

2.2.2. Tujuan Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed (2006) Tujuan Rekam Medis adalah
menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung
suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak
akan tercipta tertib administrasi rumah sakit, sebagaimana yang
diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor
yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan rumah sakit.
2.2.3. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan Rekam Medis dapat dilihat dari beberapa aspek
yaitu menurut Dirjen Yanmed (2006), kegunaan rekam medis akan
dilihat beberapa aspek, antara lain :
a. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi,
karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan
tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramediis dalam
mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunai nilai hukum, karena
isinya menyangkut kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam
rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan dan tanda bukti
untuk menegakkan keadilan.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena
isinya menyangkut kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam
rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan dan tanda bukti
untuk mengegakkan keadilan

5 4
 6

d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena
isinya menyangkut data dan informasi yang dapat digunakan dalam
menghitung baya pengobatan/tindakan dan perawatan.
e. Aspek Peneltian
Suatu berkas rekam medis mempunai nilai penelitian, karena
isinya mengandung data informasi sebagai aspek penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan
f. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi,
karena isinya menjadi sumber ingattannya harus didokumentasikan
dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah
sakit.
2.2.4. Manfaat Rekam Medis
Manfaat rekam medis berdasarkan Permenkes Nomor
269/Menkes/Per/III/2008, tentang Rekam Medis adalah sebagai
berikut :
1. Berkas Rekam Medis Aktif merupakan berkas rekam medis yang
masih aktif digunakan disarana pelayanan kesehatan seperti rumah
sakit dan masih tersimpan ditempat penyimpanan berkas rekam
medis.
2. Berkas Rekam Medis In-aktif merupakan berkas rekam medis yang
apabila telah disimpan minimal selama lima tahun di unit kerja
rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut
dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau lima tahun setelah
meninggal dunia.
2.3. Filling
2.3.1. Pengertian Filing
Menurut (Ig Wursanto, 1991 : 19) Yaitu proses kegiatan
pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu
sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan
mudah dalan cepat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

6 4
 7

2.3.2. Tujuan Filling

Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan
cepat dan tepat. Menunjang terlaksanakannya penyusutan arsip
dengan efektif dan efesien. Untuk menjadikan setiap record tersebut
lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk refensi. Menjaga bahan-
bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu
dapat ditempatkan disuatu tempat tertentu, baik dalam kelompok,
subyek, daerah, maupun kebersamaan. Memudahkan pencarian arsip,
jika sewaktu-waktu diperlukan. Untuk lebih mengembangkan atau
lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara
permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama
waktu arsip tersebut digunakan.
Selain itu sistem filing juga berfungsi sebagai :
1. Sistem pengelolahan surat menyurat yang sistematis sehingga
mampu menciptakan sistem kerja yang efesien didalam proses
pengelolaan dokumen.
2. Sebagai pengelola dan penyedia informasi yang memerlukan
bukti tertulis dalam sebuah proses kerja.
3. Sebagai perekam informasi didalam sebuah proses bisnis
dalam sebuah organisasi, sehingga apabila diperlukan kembali
informasi tersebut dimasa mendatang maka user akan dengan
mudah menemukan kembali informasi tersebut.
4. Sebagai salah satu unsur pengembalian keputusan sebuah
organisasi.
5. Sebagai penganalisis untuk kebijakan dimasa mendatang yang
mampu mengembangkan organisasi lebih maju lagi dimasa
mendatang dalam menghadapi persaingan didunia bisnis dan
organisasi.

7 4
 8

2.3.3. Jenis Penyimpanan DRM

Adanya sistem penyimpanan bertuuan untuk menjaga
kerahasiaan dokumen rekam medis dan dapat dengan mudah
ditemukan apabila dibutuhkan sewaktu-waktu.
Menurut (Depkes RI, 2006) Sitem penyimpanan rekam medis
dalam penyelenggaran rekam medis dibagi menjadi 2 cara, yaitu :
1. Sentralisasi
Sentralisasi dapat diartikan penyimpanan berkas rekam
medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan
kunjungan poliklinik.

Kelebihannya :

1. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan

penyimpanan DRM.
2. Mengurangi jumlah pembiayaan yang dikeluarkan untuk peralatan
dan ruangan.
3. Tata kerja dan pengaturan mengenai kegiatan pencacatan medis
mudah distandarisasikan.
4. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
5. Mudah untuk menerapkan sistem unit record.

Kekurangan :
1. Petugas lebih sibuk, karena menangani rawat jalan dan rawat
inap.
2. Sistem penerimaan pasien harus 24 jam
Sudah hampir semua rumah sakit di Indonesia menerapkan cara
penyimpanan ini, karena dinilai sudah sangat efektif.

2. Desentralisai
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam
medis poliklinik dengan rekam medis penderita yang dirawat.

8 4
 9

Berkas rekam medis rawat alan dan rawat inap disimpan ditempat
penyimpanan yang terpisah.
Kelebihannya :
1. Efesiensi waktu, sehingga pasien lebih cepat mendapatkan
pelayanan.
2. Beban kerja petugas lebih ringan.
Kekurangannya : 
1. Banyak terjadi duplikasi data rekam medis.
2. Biaya untuk pembuatan rak dan ruangan lebih banyak.

2.3.4. Jenis Penjajaran DRM

1.Sistem Penjajaran
Sistem penjajaran yaitu sistem penyusunan dokumen
rekam medis yang sejajar antara dokumen rekam medis yang satu
dengan yang lainnya. Sistem penjajaran ada 3 yaitu :
A. Straight Numerical Filing System
Straight Numerical Filing System yaitu sistem
penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan
folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung
nomor rekam medis pada rak penyimpanan.
B. Terminal Digit Filing System
Terminal Digit Filing System yaitu sistem penyimpanan
dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen
rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2
angka atau 2 digit kelompok terakhir.
C. Middle Digit Filing
Middle Digit Filing yaitu sistem penyimpanan dokumen
rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis
berdasarkan nomor rekam medis pada dua angka kelompok
tengah.

9 4
 10

2.3.5. Alur Rekam Medis

1. Pasien mendaftar ke Tempat Pendaftaran Rawat Jalan
2. Apabila Pasien Baru, pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru
yang telah disediakan, kemudian petugas pendaftaran menginput
identitas sosial pasien, membuat kartu berobat untuk diberikan kepada
pasien baru yang harus dibawa apabila pasien tersebut berobat ulang
dan menyiapkan berkas rekam medis pasien baru.
3. Apabila Pasien Lama (pasien yang pernah berobat sebelumnya), pasien
menyerahkan kartu pasien (kartu berobat) kepada petugas di Tempat
Pendaftaran Rawat Jalan, kemudian petugas menginput antara Iain
Nama Pasien, Nomor Rekam Medis, Poliklinik yang dituju dan keluhan
yang di alami, selanjutnya petugas akan menyiapkan berkas Rekam
Medis pasien lama tersebut (apabila pasien Iupa mambawa kartu
berobat maka berkas Rekam Medis pasien lama dapat dicari nama nya
di aplikasi E-Puskesmas.
4. Berkas Rakam Medis Pasien dikirimkan ke poliklinik oleh petugas
Rekam Medis yang telah diberi kewenangan untuk membawa berkas
Rekam Medis.
5. Petugas poliklinik mencatat pada buku register pasien rawat jalan
poliklinik antara Iain : tanggal kunjungan, nama pasien, nomor rekam
medis, jenis kunjungan, tindakan/pelayanan yang diberikan, dsb.
6. Dokter pemeriksa mencatat riwayat penyakit, hasil pemeriksaan,
diagnosis, terapi yang ada relavansinya dangan penyakitnya pada
Rekam Medis
7. Petugas dipoliklinik (perawat/bidan) membuat laporan harian pasien
rawat jalan.
8. Setelah pemberian pelayanan kesehatan di poliklinik selesai
dilaksanakan, petugas poliklinik mengirimkan seluruh berkas Rekam
Medis pasien rawat jalan berikut rekapitulasi harian pasien rawat jalan,
ke Instalasi Rekam Medis paling Iambat 1 jam sebelum berakhir jam
kerja.

10
 11

9. Petugas Instalasi Rekam Medis memeriksa kelengkapan pengisian

Rekam Medis dan   untuk yang belum lengkap segera diupayakan
kelengkapannya.
10. Petugas instalasi rekam medis mengolah rekam medis yang sudah
Iengkap.
11. Petugas instalasi rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan,
untuk membuat Iaporan ke Dinas Kesehatan Kota Palembang.

Berkas Rekam Medis pasien disimpan berdasarkan nomor rekam

medisnya rekam medis pasien rawat jalan di simpan secara terpisah
pada
2.4. SIMPUS
2.4.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Puskesmas
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (Simpus) merupakan
suatu tatanan atau peralatan yang menyediakan informasi untuk
membantu proses manjemen puskesmas dalam mencapai sasaran
kegiatannya (Depkes RI,1997).
Simpus diharapkan dapat meningkatkan manajemen puskesmas
secara lebih berhasil guna dan berdayaguna melalui pemanaatan secara
optimal dari sistem pencatatan pelaporan terpadu puskesmas. Simpus
merupakan prosedur memproses data berdasarkan teknologi informasi
dan diintegrasikan dengan prosedur manual dan prosedur yang lain
untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk
mendukung proses pengambilan keputusan manajemen.
2.4.2. Tujuan SIMPUS
A. Umum
Meningkatkan manjemen puskesmas secara lebih berhasil
guna dan berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal data
sistem pencatatan dan pelaporan terpadu.
B. Khusus
1. Sebagai Dasar Penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan pokok
puskesmas

11
iii
 12

2. Sebagai dasar pemantuan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan

program di puskesmas
3. Sebagai bahan laporan ke dinkes kesehatan kabupaten atau kota
2.4.3. Manfaat SIMPUS
1. Mempermudahkan dan mempercepat pelayanan (responsive)
2. Membakukan prosedur dan standar pelayanan (public servies
standard)
3. Mendapatkan data dan informasi yang valid (accountable)
4. Dengan saling terhubung antara semua pihak memantau (transparent)
5. Mengurangi beban kerja petugas puskesmas dan dinas kesehtan
(efesien)

12
iii
 13

BAB III
PELAKSANAAN PKL

3.1 Gambaran Umum Puskesmas

3.1.1. Sejarah Puskesmas
Puskesmas Sekip awalnya berdiri pada tahun 1962 yang masih
merupakan KIA, berlokasi di Jl. Madang RT 39 . Kemudian tahun 1964
pindah ke daerah Sekip Ujung dan pelayanan pun bertambah menjadi
Balai Pengobatan (BP) dan KIA. Seiring perkembangannya, berubah
menjadi Pustu ( Puskesmas Pembantu ) dengan menginduk ke Puskesmas
Dempo. Selanjutnya berubah menginduk ke Puskesmas Basuki Rahmat.
Tahun 1983 barulah menjadi Puskesmas Induk. Berkembang dengan
memiliki 3 Pustu antara lain : Pustu Kebon Semai (berdiri tahun 1983),
Pustu IAIN (berdiri tahun 1985), dan Pustu Cambai Agung (berdiri tahun
1993). Pada tahun 2003, Puskesmas Sekip pun dipercaya sebagai
Puskesmas Swakelola berdasarkan SK Walikota No 22 Tahun 2003 dan
sejak tahun 2011 berubah menjadi puskesmas BLUD bertahap sedangkan
pada tahun 2014 menjadi puskesmas BLUD penuh. Sekarang Puskesmas
Sekip sudah menjadi Puskesmas Terakreditasi Madya sejak Bulan
Desember 2017.
3.1.2. Letak Geografis
Puskesmas Sekip Palembang terletak di wilayah Kelurahan Dua-
Puluh Ilir Dua Kecamatan Kemuning Kota Palembang dengan luas
wilayah 557 Ha. Letaknya sangat strategis di tepi jalan raya sehingga
mudah dijangkau oleh masyarakat umum baik dengan kendaraan umum
maupun pribadi. Geografi wilayah kerja Puskesmas Sekip sebagian besar
terdiri dari daerah daratan dan sebagian kecil di pinggir sungai dan rawa,
Batas wilayah kerja meliputi :
 a. Sebelah utara dengan Jl. R. Sukamto
 b. Sebelah selatan dengan Jl Mayor Ruslan
 c. Sebelah barat dengan Sungai Bendung 9 Ilir
 d. Sebelah timur dengan Jl. Jendral Sudirman

13
iii
 14

Tanah dan Bangunan

 Luas Tanah : 585 m²
Luas Bangunan : 330 m²
3.1.3. Visi Misi, Motto, dan Tata Nilai
A.Visi
Tercapainya kesehatan masyarakat yang optimal di wilayah kerja
puskesmas sekip dengan bertumpuh pada pelayanan prima dan
pemberdayaan masyarakat
B.Misi
1. Mewujudkan pelayanan prima yang sesuai dengan standar profesi
2. Mewujudkan profesionalisme SDM
3. Memanfaatkan profesi yang ada dengan kemitraan
4. Meningkatkan sarana dan prasarana kesehatan yang bermutu prima
5. Mengembangkan upaya kemandirian masyarakat dalam bidang
kesehatan
C.Motto
Kesehatan anda kebahagiaan kami
D.Tata Letak
1. S = SENYUM
Senantiasa menampilkan keramahan dalam memberikan
pelayanan
2. E = EMPATI
Menempatkan diri kita seperti pada orang lain
3. K = KOMUNIKATIF
Memberikan informasi kesehatan pada masyarakat dengan
benar
4. I = INTEGRITAS
Bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas
5. P = PELAYANAN PRIMA
Pelayanan terbaik yang diberikan untuk memenuhi
kebutuhan dan harapan pelanggan sesuai standar prosedur
dan kompetensi

14
iii
 15

3.1.4. Fasilitas Pelayanan Kesehatan

1. Ruangan Pendaftaran dan Rekam Medik
2. Ruangan Pemeriksaan Umum
- Pelayanan remaja >14 s.d 19 Tahun
- Pelayanan dewasa 19 s.d 45 Tahun
- Pelayanan pralansia 45 s.d 59 Tahun
- Pelayanan lansia 60 Tahun keatas
- Pemeriksaan surat keterangan sehat
- Medical check-up (Laboratorium)
- Pelayanan Pemeriksaan Haji (Sementara Gedung perbaikan
tidak melayani Pemeriksaan Haji)
3. Ruangan KIA, KB dan Imunisasi
- Imunisasi bayi, balita, TT Bumil, TT Calon Pengantin (Catin)
- KB
- Pemeriksaan Bumil, Bufas
- Kesehatan Reproduksi
- Pemeriksaan IVA
- Tindik
- Ruang Menyusui
- USG
4. Ruangan Pemeriksaan Gigi
- Pemeriksaan gigi dan mulut
- Pencabutan gigi susu
- Pencabutan gigi tetap
- Penambalan gigi susu
- Penambalan gigi tetap
- Rujukan pro endodontic
- Perawatan syaraf
5. Ruangan Tindakan
- Tindakan gawat darurat
- Pemeriksaan EKG
6. Ruangan Rujukan

15
iii
 16

7. Ruangan Pemeriksaan Anak

Anak umur 0 Tahun s/d 14 Tahun
8. Ruangan Farmasi
PIO/ Pemberian Informasi Obat
9. Ruangan promosi kesehatan
- Gizi
- Promkes
- PHBS
- Kesling
10. Ruangan Laboratorium
- Darah rutin
- Led
- Diffcount
- Gula darah
- Kolestrol
- Triglyseride
- Asam urat
- Widal
- Malaria
- Bta
- Golongan darah, Rhesus
- Urine rutin
- Reduksi urine
- Protein urine
- Sedimen urine
- Billirubine urine
- Tes kehamilan
- ASTO
- RF
- HBsAg (Khusus Ibu Hamil)
- HIV (Khusus Ibu Hamil)
11. Ruangan DOTS

16
iii
 17

- Tb paru
- Ekstra tb
3.1.5. Unit Ruangan
1. Ruangan Pendataran dan Rekam Medik
2. Ruangan Pemeriksaan Umum
3. Ruangan KIA, KB dan Imunisasi
4. Ruangan Pemeriksaan Gigi
5. Ruangan Tindakan
6. Ruangan Rujukan
7. Ruangan Pemeriksaan Anak
8. Ruangan Farmasi
9. Ruangan Promosi Kesehatan
10. Ruangan Laboratorium
11. Ruangan DOTS
3.2. Struktur Organisasi Puskesmas

17
iii
 18

3.3. Manajemen Rekam Medis

Manajemen rekam medis pada puskesmas sekip palembang, yaitu pasien
mengambil nomor antrian sebelum ketempat pendaftaran rawat alan.
Apabila pasien baru, petugas mengisi formulir pendataran pasien baru
yang telah disediakan, kemudian petugas pendataran mencatat identitas sosial
pasien, membuat kartu berobat untuk diberikan kepada pasien baru yang harus
dibawa apabila pasien tersebut berobat ulang dan menyiapkan berkas rekam
medis pasien baru.
Apabila pasien lama (pasien yang pernah berobat sebelumnya), pasien
menyerahkan kartu berobat kepada petugas di tempat pendaftaran rawat alan,
selanjutnya petugas pendataran menanyakan poliklinik yang dituju dan
keluhan yang dialami. Kemudian petugas akan menyiapkan berkas rekam
medis pasien lama (apabila pasien lupa membawa kartu berobat) kemudian
petugas menginput antara lain nama pasien, nomor rekam medis, poliklinik yang
akan dituju dan keluhan yang dialami melalui aplikasi P-care
Berkas rekam medis pasien dikirimkan ke poliklinik oleh petugas rekam
medis. Setelah itu petugas poliklinik mencatat pada buku register pasien rawat
jalan yang berisi, antara lain : nomor rekam medis, nama pasien, tanggal lahir,
alamat, jenis kunjungan atau poli yang dituju. Dokter pemeriksa mencatat
riwayat penyakit, hasil pemeriksaan, diagnosis, terapi yang ada relavansi dengan
penyakitnya pada berkas rekam medis. Lalu petugas dipoliklinik (perawat/bidan)
membuat laporan harian pasien rawat jalan.
Setelah selesai pemberian pelayanan kesehatan dipoliklinik lalu petugas
poliklinik mengirimkan saluruh berkas rekam medis paling lambat 1 jam
sebelum berakhir jam kerja. Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan
pengisian berkas rekam medis di ruang penyimpanan, untuk berkas yang belum
lengkap dipisahkan agar segera dilengkapi kelengkapannya. Selanjutnya berkas
rekam medis disimpan berdasarkan nomor rekam medis nya ke dalam rak
penyimpanan.
3.4. Sistem Informasi Puskesmas (SIMPUS)
Simpus pada puskesmas sekip menggunakan aplikasi P-Care ang bekerja
sama dengan BPJS

18
iii
 19

3.4.1. Pengertian P-Care

P-Care BPJS merupakan sebuah inovasi dari BPJS kesehatan
dalam meningkatkan pelayanan yang bisa dirasakan oleh setiap
pesertanya. Sebuah aplikasi yang menawarkan faskes tingkat dasar atau
pertama, seperti puskesmas dan klinik bagi peserta BPS kesehatan.
3.4.2. Tujuan P-Care
Aplikasi ini berisi sistem informasi untuk pelayanan dimana pasien
faskes primer (puskesmas) dapat langsung mengakses data ke server
BPJS. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pendataran, penegakan
diagnosa, terapi pengobatan,serta pelayanan laboratorium.
3.4.3. Manfaat P-Care
Manfaat yang telah dikemukakan oleh informan oleh informan
diantaranya untuk membuat pendaftaran dan rujukan menjadi lebih cepat
dan mudah, mengakses ke layanan BPJS.
4.1. Filling
4.4.1. Ruang Penyimpanan Berkas (Filling)
Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis di puskesmas sekip
yaitu sentralisasi. Sentralisasi diartikan sebagai penyimpanan berkas
rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan
kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien
dirawat.

19
iii
 20

Gambar 3.3 Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Sekip

4.1.2. Jenis Penjajaran Berkas Rekam Medis
Jenis Penjajaran Berkas Rekam Medis di RSUD Siti Fatimah
Provinsi Sumatera Selatan yaitu Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor
Langsung (Straighr Numerical Filling). Sistem penjajaran nomor
langsungdaoat diartikan sebagai suatu sistem filling dokumen rekam
medis dengan mensejajarkan berkas dokumen rekam medis berdasarkan
urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.
Keuntungan :

 Sangat mudah dalam pengambilan sejumlah No. Rekam Medis dengan

nomor yang berurutan pada saat diambil
 Petugas mudah mengerti dan melaksanakannya

20
iii
 21

Kelemahan :

 Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus

memperhatikan seluruh angka dari No Rekam Medis untuk
menghindari tertukarnya angka-angka.
 Kesibukan tidak merata. Daerah sibuk yaitu daerah dengan no Rekam
Medis baru sulit membagi tugas
 Pengawasan kerapian sulit dilakukan

Gambar 3.3 Penjajaran Berkas Rekam Medis di Puskesmas Sekip

4.1.3. Map Berkas Rekam Medis

Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk

menyimpan lembar-lembar surat. Map yang digunakan dipuskesmas sekip
ada 4 warna dengan fungsi yang berbeda yaitu :

21
iii
 22

1. Map Berwarna Merah yaitu untuk luar wilayah

Gambar 3.3 Map Berkas Rekam Medis di Puskesmas Sekip

2. Map Berwarna Biru yaitu ntuk kelurahan 20 ilir DII

Gambar 3.3 Map Berkas Rekam Medis di Puskesmas Sekip

22
iii
 23

3. Map Berwarna Hijau yaitu untuk kelurahan sekip jaya

Gambar 3.3. Map Berkas Rekam Medis di Puskesmas Sekip

4. Map Berwarna Kuning yaitu untuk kelurahan pahlawan

Gambar 3.3 Map Berkas Rekam Medis di Puskesmas Sekip

23
iii
 24

BAB IV
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari tinjauan kami di puskesmas sekip palembang terdapat
beberapa kesimpulan yaitu :
1. Belum adanya tracer (outgide), tracer sangat penting digunakan karena
keberadaan tracer mampu meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam
menunjukkan di mana rekam medis akan disimpan kembali.
2. Terdapat missfile yaitu di mana berkas rekam medis yang salah simpan
5.2. Saran
1. Sebaiknya memiliki APAR di ruang penyimpanan
2. Sebaiknya digunakan kanfer (kapur barus) pada setiap rak filling agar
berkas rekam medis tidak mudah rusak
3. Untuk mencegah terjadinya missfile, sebaiknya menggunakan tracer
untuk menggantikan berkas rekam medis yang telah keluar dari
penyimpanan

24
 25

LAMPIRAN

25
 26

Lampiran 1. Dokumentasi Kegiatan

26
 27

27
 28

28
 29

29