Faktor Faktor Yang Memengaruhi Duplikasi 9d363a96

JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vol.4, No.
2, September 2019
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMENGARUHI DUPLIKASI

PENOMORAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT
UMUM MADANI MEDAN
1.
Suheri Parulian Gultom; 2. Erna Wati Pakpahan
1.
Dosen Prodi D-III Perekam Dan Infokes Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan; 2.Alumni D-III Perekam
Dan Infokes Imelda
E-mail: 1. suheriparuliangultom@gmail.com
2.
Ernawatipakpahan@gmail.com
ABSTRAK
Sistem penomoran yang digunakan di RSU Madani yaitu unit numbering system dimana pasien yang
berkunjung ke rumah sakit tersebut hanya memiliki satu nomor rekam medis yang digunakan untuk
selamanya berobat. Tempat penerimaan pasien tidak memiliki Standard Operating Procedure (SOP)
tentang sistem penomoran, sehingga masih di temukan adanya duplikasi nomor rekam medis, satu
nomor rekam medis diindikasikan dimiliki oleh beberapa pasien. Diketahui juga bahwa sering terjadi
penomoran ganda akibat kurang telitinya petugas rekam medis pada saat mencari dan menyimpan rekam
medis pasien lama yang sudah pernah berobat, penomoran manual pada saat melakukan pendaftaran,
komputerisasi yang terbatas, minimnya petugas rekam medis di bagian pendaftaran. Hal yang bisa saja
terjadi seperti kesalahan dalam melakukan tindakan dikarenakan diagnosa terakhir atau tindakan
terakhir yang tertera di berkas rekam medis ganda tersebut, bukan terakhir di pergunakan pada saat
pasien mendapatkan pelayanan medis. Penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif kuantitatif
melalui wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Populasi dan sampel penelitian adalah petugas
rekam medis di pendaftaran sebanyak 8 orang. Hasil penelitian menunjukkan bahwa latar belakang
pendidikan petugas rekam medis sebagian besar D-III kesehatan sebanyak 5 responden (41,6%),
sebagian kecil berpendidikan D-III rekam medis sebanyak 1 (8,3%). Sistem penomoran menggunakan
straight numbering system atau sistem penomoran secara langsung namun dalam melaksanakan
pengelolaan penomorannya belum terlaksanakan dengan baik karena pada RSU Madani belum adanya
penetapan tentang standar operasional prosedur di unit rekam medis untuk penomoran. Tidak
tersedianya Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). Hal ini dikarenakana standar operasional prosedur
dalam pengembangan sarana dan prasarana belum ada dan kurangnya pengetahuan petugas rekam
medis tentang KIUP. Diharapkan pada pimpinan RSU Madani agar melakukan pelatihan kepada
petugas rekam medis khususnya dibagian pendaftaran dan penyimpanan agar kinerjanya semakin baik.
Kata kunci : Rekam Medis, Duplikasi Penomoran
PENDAHULUAN pasien tersebut dicatat dalam sebuah berkas

atau dokumen yang disebut dengan rekam
Rumah sakit merupakan instansi yang medis. Dimana salah satu pelaksanaannya
mempunyai peran penting dalam adalah bagaimana cara pemberian nomor
meningkatkan upaya kesehatan per orangan rekam medis.
atau individu. Dalam pelayanan kesehatan, Menurut Undang-undang RI No. 44
rumah sakit selalu berusaha untuk Tahun 2009, rumah sakit adalah institusi
memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelayanan kesehatan yang
pasien. Diantaranya dengan mencatat semua menyelenggarakan pelayanan kesehatan
tindakan pelayanan kesehatan yang per orangan secara paripurna yang
diberikan terhadap pasien dan semua data menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
sosial serta riwayat kesehatan pasien. Data jalan dan gawat darurat. Salah satu
604
JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vol.4, No.2, September 2019
pelayanan kesehatan di rumah sakit yang kembali dari rak penyimpanan. Berkas
sangat dibutuhkan dan merupakan pintu rekam medis akan di retensi minimal 5
masuk pelayanan kesehatan adalah rekam (lima) tahun terhitung tanggal terakhir sejak
medis. pasien berobat di rumah sakit.
Rekam medis adalah berkas yang Dalam meningkatkan mutu pelayanan
berisikan catatan dan dokumen tentang rumah sakit dan pengembangannya
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, diperlukan pengelolaan setiap unit rumah
tindakan dan pelayanan lain yang telah sakit yang efektif dan efisien. Keberhasilan
diberikan kepada pasien (Permenkes RI, pelayanan kesehatan dimulai pada bagian
2008). Rekam medis yang baik adalah pendaftaran, dimana pasien yang datang ke
apabila memiliki data yang continue sejak rumah sakit seharusnya mendapatkan satu
awal hingga akhir perawatan di berikan atau nomor rekam medis baik rawat jalan
sejak pasien mendaftar pertama kali hingga maupun rawat inap. Penomoran rekam
pasien menjadi pasien in aktif. medis di rumah sakit pada umumnya
Kesinambungan data rekam medis menggunakan unit numbering sistem karena
merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi memiliki kelebihan dan keefisienan.
dalam menjaga nilai rekam medis yang baik Penomoran berperan penting dalam
untuk mendukung kesehatan yang maksimal memudahkan pencarian rekam medis pada
(Huffman, 1999). waktu pasien datang kembali untuk berobat
Rekam medis bertujuan untuk sehingga data pasien tetap terdokumentasi
menunjang tercapainya tertib administrasi dengan baik.
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan RSU Madani diresmikan pada tahun
kesehatan di rumah sakit, dimana tanpa 2014 yang berlokasi di Jl. AR. Hakim No.
adanya dukungan suatu sistem pengelolaan 168 Medan dan merupakan salah satu rumah
rekam medis yang baik dan benar, maka sakit umum swasta tipe C di kota Medan
tertib administrasi di rumah sakit tidak akan yang mendapat Akreditasi Pratama dari
berhasil sebagaimana yang diharapkan. Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS)
Sedangkan tertib administrasi merupakan pada bulan November tahun 2016.
salah satu faktor yang menentukan upaya Menurut survey pendahuluan yang
pelayanan kesehatan di suatu rumah sakit dilakukan pada bulan Maret 2019 di RSU
(Depkes RI, 2006). Madani, dari penomoran 30 rekam medis,
Penyelenggaraan rekam medis terdapat duplikasi penomoran sebanyak 13,3
merupakan proses kegiatan yang dimulai % dan tidak terjadi duplikasi sebanyak
pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, 86,7%. Sistem penomoran merupakan kunci
kegiatan pencatatan data medis pasien utama dalam penyelenggaraan rekam medis.
selama mendapatkan pelayanan kesehatan Terjadinya duplikasi nomor rekam medis
dan dilanjutkan dengan penanganan berkas pasien dapat menyebabkan pelayanan
rekam medis yang meliputi penyimpanan kesehatan terganggu dan riwayat penyakit
dan pengeluaran berkas dari tempat pasien tidak terdokumentasikan dengan baik.
penyimpanan untuk melayani permintaan Berdasarkan wawancara dengan
atau peminjaman serta retensi setiap petugas rekam medis di bagian pendaftaran
formulir rekam medis sesuai ketentuan yag diketahui sistem penomoran yang
sudah ada (Depkes RI, 2008). digunakan di RSU Madani yaitu unit
Berkas rekam medis pasien pertama numbering system dimana pasien yang
sekali berkunjung di rumah sakit akan berkunjung ke rumah sakit tersebut hanya
disimpan sesuai dengan peraturan yang ada. memiliki satu nomor rekam medis yang
Berkas rekam medis berisi data individual digunakan untuk selamanya berobat. Tempat
yang bersifat rahasia, maka setiap lembar Penerimaan pasien tidak memiliki Standard
formulir berkas rekam medis berisi data dan Operating Procedure (SOP) tentang sistem
informasi hasil pelayanan yang diperoleh penomoran, sehingga masih di temukan
pasien secara individu. Jika pasien berobat adanya duplikasi nomor rekam medis, satu
ulang, maka berkas rekam medis di ambil
605
nomor rekam medis diindikasikan dimiliki 710 berkas rekam medis terdapat duplikasi
oleh beberapa pasien. penomoran sebanyak 1,45% dan tidak
Diketahui juga bahwa sering terjadi terduplikasi 98,55 %. Penelitian oleh
penomoran ganda akibat kurang telitinya Ochtavira (2016) di RSU Bhayangkara
petugas rekam medis pada saat mencari dan Tebing Tinggi, didapatkan bahwa dari 240
menyimpan rekam medis pasien lama yang berkas rekam medis pada kunjungan bulan
sudah pernah berobat, penomoran manual Januari sampai dengan Mei diperoleh nomor
pada saat melakukan pendaftaran, rekam medis yang terjadi duplikasi sebanyak
komputerisasi yang terbatas, minimnya 16,7%) dan yang tidak terduplikasi 83,3% .
petugas rekam medis di bagian pendaftaran.
Hal yang bisa saja terjadi seperti kesalahan Perumusan Masalah
dalam melakukan tindakan dikarenakan Bagaimana sistem penomoran dan
diagnosa terakhir atau tindakan terakhir faktor-faktor yang memengaruhi duplikasi
yang tertera di berkas rekam medis ganda penomoran rekam medis di RSU Madani?
tersebut, bukan terakhir di pergunakan pada
saat pasien mendapatkan pelayanan medis. Tujuan Penelitian
Penelitian yang dilakukan oleh Penelitian ini bertujuan untuk
Irmawati (2014), Joint Commision on mengetahui sistem penomoran dan faktor-
Acreditation of Health Organization faktor yang memengaruhi duplikasi
(JCAHO) menganjurkan untuk penomoran rekam medis di RSU Madani.
menggunakan sistem penomoran unit (Unit
Numbering System) dalam memberikan Manfaat Penelitian
nomor rekam medis pada setiap pasien. 1. Menghasilkan informasi tentang sistem
Akan tetapi masih terdapat kejadian penomoran rekam medis di RSU Madani
mengenai duplikasi nomor rekam medis dan masukan kepada pimpinan serta
pada berkas rekam medis. Duplikasi yang manajemen dalam menyusun standar
terjadi bukan hanya satu pasien dengan lebih prosedur operasional terkait upaya
dari satu nomor rekam medis tetapi ada juga mencegah duplikasi penomoran rekam
duplikasi yang berupa satu nomor rekam medis.
medis yang digunakan untuk lebih dari satu 2. Menjadi bahan referensi dalam
pasien. Hal tersebut akan mempengaruhi peningkatan Ilmu Rekam Medis dan
sistem pengambilan kembali berkas rekam Informasi Kesehatan (RMIK) khususnya
medis dan dapat juga mengakibatkan dalam pemberian nomor rekam medis di
kesalahan dalam melakukan tindakan medis rumah sakit.
karena diagnosa terakhir atau pengobatan 3. Menjadi bahan informasi, edukasi dan
terakhir yang tercatat, bukan merupakan perbandingan bagi peneliti selanjutnya
catatan terakhir yang dipergunakan pada saat yang berhubungan dengan masalah
pasien mendapatkan pelayanan medis. penelitian ini.
Sesuai penelitian yang dilakukan oleh
Muldiana dan Widjaja (2016), tentang METODE
faktor-faktor yang memengaruhi terjadi
duplikasi penomoran di Rumah Sakit Atma Jenis Penelitian
Jaya, diketahui bahwa duplikasi penomoran Jenis yang digunakan dalam penelitian
rekam medis pada saat pendaftaran pasien ini adalah deskriptif kuantitatif dengan
terjadi setiap harinya sekitar 1-4 orang rancangan cross sectional yaitu untuk
pasien. Faktornya adalah kualifikasi mengetahui faktor-faktor yang memengaruhi
pendidikan, pengetahuan dan pengalaman duplikasi penomoran rekam medis di RSU
kurang teliti dan kurang mengetahui tentang Madani Medan Tahun 2019.
sistem penomoran rekam medis.
Penelitian selanjutnya dilakukan oleh Lokasi dan Waktu Penelitian
Silaban (2015) di RSU Imelda Pekerja Penelitan dilakukan di RSU Madani
Indonesia Medan, menunjukkan bahwa dari Medan. Adapun alasan pemilihan lokasi
606
penelitian, karena ditemukan masalah HASIL

duplikasi penomoran rekam medis baik
penomoran ganda maupun terdapatnya Gambaran Umum Lokasi Penelitian
nomor rekam medis pasien lebih dari satu Rumah Sakit Umum Madani Medan
nomor. Penelitian ini dilakukan pada bulan beralamat di Jalan A. R. Hakim No. 168
Februari sampai dengan Mei 2019. Diawali Kelurahan Suka Ramai I Kecamatan Medan
dengan pengajuan judul, penyusunan Area Kota Medan dibangun di atas lahan
proposal, hasil penelitian dan seminar hasil. seluas 1.116 m2 dan luas bangunan sebesar
3.209,52 m2 yang terdiri dari 4 (empat)
Populasi lantai. Rumah sakit ini pada awalnya adalah
Populasi dari penelitian ini adalah Klinik Madani yang didirikan pada Agustus
petugas rekam medis di bagian pendaftaran 2008 ditandai dengan keluarnya Surat Izin
dan kepala rekam medis di RSU Madani Sarana Pelayanan Kesehatan Dasar Swasta
Medan berjumlah 8 orang . oleh Dinas Kesehatan Kota Medan Nomor :
445/1227/VII/08 Tanggal 26 Agustus 2008.
Sampel dan Teknik Sampling Sejalan dengan kebutuhan kesehatan dan
Sampel dalam penelitian ini adalah meningkatnya kepercayaan masyarakat,
petugas rekam medis di bagian pendaftaran maka pemilik Klinik Madani berencana
di RSU Madani Medan sebanyak 8 orang. untuk meningkatkan status klinik menjadi
Teknik sampling yang digunakan adalah Rumah Sakit Umum Madani.
total sampling yaitu seluruh petugas rekam
medis di bagian pendaftaran di RSU Madani Gambaran Duplikasi Penomoran Rekam
Medan dijadikan sampel. Medis
Sistem penomoran yang diterapkan di
Jenis dan Metode Pengumpulan Data RSU Madani menggunakan unit numbering
Adapun sumber data yang digunakan system (sistem penomoran unit), sistem ini
yaitu: merupakan pemberian nomor yang paling
1. Data primer baik untuk efisiensi tempat penyimpanan
Data primer diperoleh langsung dari dokumen rekam medis di RSU Madani.
petugas rekam medis melalui Berdasarkan observasi yang dilakukan
wawancara dan dari hasil observasi. di RSU Madani selama 1 bulan, peneliti
2. Data sekunder menemukan beberapa masalah, satu
Data sekunder adalah data dokumentasi diantaranya adalah sering terjadi duplikasi
atau data laporan yang sudah tersedia di penomoran pada saat pendaftaran pasien
RSU Madani. dimana didapatkan pasien yang
mendapatkan nomor ganda pada setiap
Instrumen Penelitian harinya sekitar 1-2 orang pasien. yang Dari
Instrumen penelitian yang digunakan catatan rekam medis ganda tersebut dapat
dalam penelitian ini yaitu pedoman dijumlah berapa pasien yang mendapatkan
wawancara dan dan lembar checklist untuk nomor ganda. Sistem registrasi tempat
observasi. pendaftaran pasien hanya dapat melakukan
entry data yang fungsinya sebagai indeks
Teknik Analisa Data master pasien. Sistem komputerisasi sangat
Dalam penelitian ini analisa data sederhana dan belum dapat diurut indeks
dilakukan secara deskriptif melalui reduksi pasiennya berdasarkan nama atau tanggal
data, penyajian dan penarikan kesimpulan, lahir yang dapat digunakan untuk mencari
sehingga diperoleh gambaran yang jelas pasien yang nomor rekam medis ganda.
tentang faktor yang memengaruhi duplikasi Selain itu ada 3 (tiga) tempat pendaftaran
penomoran rekam medis di Rumah Sakit yang sudah terkomputerisasi tetapi saling
Umum Madani Medan. berhubungan satu sama lain, maka semakin
besar pengaruh terjadinya duplikasi
penomoran rekam medis di RSU Madani.
607
Berdasarkan hasil wawancara dengan tahun sebanyak 1 orang (12,5%).

petugas pendaftaran dan kepala unit rekam Berdasarkan pendidikan, seluruh responden
medis, menemukan beberapa akibat bila berpendidikan SLTA/ Sederajat sebanyak 8
terjadi duplikasi penomoran rekam medis orang (100,0%). Berdasarkan pelatihan
yaitu : rekam medis, sebagian besar responden
a. Pelayanan terhambat karena lamanya tidak mengikuti pelatihan rekam medis
dalam pencarian berkas rekam medis sebanyak 6 orang (75,0%), sebagian kecil
dikarenakan tracer tidak ada. responden pernah mengikuti pelatihan
b. Isi rekam medis kurang rekam medis sebanyak 2 orang (25,0%).
berkesinambungan. Berdasarkan hasil penelitian, karakteristik
c. Rak dan ruang penyimpanan berkas responden dapat dilihat pada Tabel 4.1
rekam medis jumlahnya terbatas berikut ini.
sehingga penyusunan tidak rapi
mengakibatkan terjadinya duplikasi Tabel 1. Distribusi Frekuensi Berdasarkan
penomoran rekam medis. Karakteristik Responden di Rumah Sakit
d. Pasien yang telah mendapatkan nomor Umum Madani Tahun 2019.
rekam medis baru lagi, bila tidak No Karakteristik Jumlah (%)
diketahui sebagai nomor ganda maka (n)
rekam medis yang pertama akan ikut Umur
sebagai rekam medis inaktif saat retensi. 1 < 22 tahun 2 25,0
e. Biaya menjadi meningkat karena > 22 tahun 6 75,0
penggunaan map yang lebih banyak. 2 Jenis Kelamin
f. Khusus pasien asuransi perlu diminta Laki-laki 1 12,5
Perempuan 7 87,5
foto copy KTP agar tidak terjadi
3 Status Perkawinan
penyalahgunaan pemakaian kartu
Belum 8
asuransi. Kawin 100,0
Berdasarkan wawancara yang Kawin 0 0,0
dilakukan terhadap petugas pendaftaran, 4 Pendidikan
didapatkan bahwa responden kurang SLTA/Sed 8 100,0
memahami tentang pentingnya pemberian erajat
nomor rekam medis terhadap pasien, kurang Lain-lain 0 0,0
mengetahui alur penerimaan pasien dan atau 5 Masa Kerja
alur pendaftaran. Selanjutnya diketahui juga < 5 tahun 7 87,5
bahwa petugas kurang teliti dalam > 5 tahun 1 12,5
mengidentifikasi pasien. 6 Pelatihan
Pernah 2 25,0
Karakteristik Responden Tidak 6 75,0
Berdasarkan hasil penelitian pernah
menunjukkan bahwa sebagian besar Total 8 100,0
responden berumur > 22 tahun sebanyak 6 Berdasarkan jumlah sampel 233 berkas
orang (75,0%), sebagian kecil berumur < 22 rekam medis di ruangan penyimpanan,
tahun sebanyak 2 orang (25,0%). didapatkan bahwa terjadi duplikasi nomor
Berdasarkan jenis kelamin, sebagian besar rekam medis sebanyak 32 rekam medis
responden berjenis kelamin perempuan (13,73%) dan yang tidak mengalami
sebanyak 7 orang (87,5%), sebagian kecil duplikasi nomor berkas rekam medis
berjenis kelamin laki-laki sebanyak 1 orang sebanyak 201 rekam medis (86,26%). Secara
(12,5%). Berdasarkan status perkawinan, rinci dapat dilihat pada Tabel 4.2 dibawah
seluruh responden belum kawin sebanyak 8 ini :
orang (100,0%)
Hasil penelitian ini sebagian besar
responden bekerja < 5 tahun sebanyak 7
orang (87,5%), sedangkan yang bekerja >5
608
Tabel 2. Gambaran Kejadian Duplikasi KIUP ini, maka petugas akan kesulitan
Penomoran Berkas Rekam Medis di Rumah dalam melayani pasien yang tidak membawa
Sakit Umum Madani Tahun 2019. kartu berobat dan petugas memberi nomor
Berkas Rekam Jumlah (n) Persentase baru kepada pasien, maka dari itu terjadinya
Medis (%) duplikasi berkas rekam medis.
Duplikasi 32 13.73% Selanjutnya tidak terdapat kartu tracer
Tidak Duplikasi 201 86.26% atau petunjuk keluar berkas rekam medis
dimana hanya menggunakan kertas yang
Ketersediaan Prosedur Tetap di Instalasi ditempel pada map rekam medis dengan
Rekam Medis RSU Madani ditulis spidol dan juga komputer yang masih
Sistem penyimpanan di RSU Madani, terbatas jumlahnya. Hasil observasi,
yaitu sentralisasi dimana semua berkas ditemukan tidak adanya buku register pasien
rekam medis baik rawat jalan, rawat inap di instalasi rawat jalan, hanya menggunakan
dan gawat darurat disimpan dalam satu buku tulis biasa.
berkas dan satu tempat. Selanjutnya, sistem Ruangan penyimpanan rekam medis di
penjajaran berkas rekam medis, yaitu : RSU Madani terdiri dari dua tempat di lantai
terminal digit filling system, dimana dengan satu dan dua karena luas ruangan yang
menjajarkan berkas rekam medis terbatas. Suhu ruangan penyimpanan
berdasarkan urutan nomor rekam medis pada normal, terdapat rak penyimpanan terbuka
dua angka kelompok akhir. dan petunjuk rak sehingga memudahkan
Berdasarkan dari hasil hasil observasi petugas dalam pengambilan berkas rekam
peneliti, ada beberapa berkas yang tidak medis. Jarak antara rak penyimpanan
berurut, duplikasi dan missfile. Terjadinya berjarak 52 cm dan ini tidak sesuai dengan
hal tersebut mengakibatkan terdapat standar dimana harus berjarak 90 cm.
kekeliruan dan lamanya dalam pencarian
berkas rekam medis yang dibutuhkan. PEMBAHASAN
Kemudian sistem penomoran yang
digunakan di RSU Madani, yaitu : sistem Gambaran Duplikasi Penomoran Rekam
penomoran dengan cara unit (unit Medis
numbering system), dimana pada sistem ini Sistem penomoran yang digunakan di
memberikan satu nomor rekam medis RSU Madani adalah unit numbering system
kepada pasien rawat jalan, rawat inap dan (sistem penomoran unit) dimana satu pasien
gawat darurat. Nomor rekam medis tersebut hanya diberikan satu nomor rekam medis
dapat digunakan selamanya untuk baik untuk rawat jalan maupun rawat inap.
kunjungan berikutnya. Selain itu, tidak Untuk menghindari terjadinya duplikasi
terdapatnya standar operasional prosedur penomoran, seharusnya petugas rekam
(SOP) untuk penomoran dan penyimpanan medis dibagian pendaftaran pasien baik
berkas rekam medis. Hal ini mengakibatkan rawat jalan maupun rawat inap menanyakan
tidak adanya keseragaman dalam apakah pasien tersebut pernah berobat atau
memberikan nomor terhadap rekam medis tidak sehingga tidak terjadi duplikasi
sehingga dapat mengakibatkam duplikasi penomoran rekam medis dan petugas harus
penomoran berkas rekam medis. lebih teliti dalam melayani pasien agar tidak
terdapat lagi pasien lama berkunjung sebagai
Ketersediaan Sarana dan Prasarana di pasien baru, kemudian diberikan nomor
Instalassi Rekam Medis RSU Madani rekam medis baru yang menyebabkan
Hasil observasi di RSU Madani, tidak duplikasi penomoran rekam medis.
terdapatnya Kartu Indeks Utama Pasien Sistem registrasi hanya dapat
(KIUP). Hal ini dikarenakana standar melakukan entry data yang berfungsi
operasional prosedur dalam pengembangan sebagai indeks master pasien. Belum
sarana dan prasarana belum ada dan mempunyai sistem pelaporan dikarenakan
kurangnya pengetahuan petugas rekam sistem komputerisasi yang sederhana, tidak
medis tentang KIUP. Dengan tidak adanya dapat membuat indeks pasien yang dapat
609
digunakan sebagai data pasien dengan tersebut untuk menerima informasi. Dengan
duplikasi penomoran rekam medis. pendidikan tinggi maka seseorang akan
Seharusnya duplikasi penomoran rekam cenderung untuk mendapatkan informasi
medis tidak terjadi, sebab menurut yang masuk dan semakin banyak
Permenkes 269 Tahun 2008, rekam medis pengetahuan yang didapat tentang
merupakan berkas yang berisikan catatan kesehatan. Pengetahuan sangat erat
dan dokumen tentang identitas pasien, kaitannya dengan pendidikan tinggi, maka
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan orang tersebut akan semakin luas
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pengetahuannya. Akan tetapi perlu
pasien, sehingga saat terjadinya duplikasi ditekankan bahwa seorang yang
penomoran maka pengobatan pasien berpendidikan rendah tidak berarti mutlak
menjadi tidak berkesinambungan. Menurut pengetahuan rendah. Peningkatan
Budhi (2011), menyatakan bahwa petugas pengetahuan tidak mutlak diperoleh dari
penerimaan pasien harus menguasai alur pendidikan formal, akan tetapi juga dapat
pelayanan pasien, alur berkas rekam medis diperoleh pada pendidikan non formal.
dan prosedur penerimaan pasien sehingga Pengetahuan seseorang dapat didapati dari
petugas dapat memberikan pelayanan dan pengamatan tentang suatu objek tertentu.
informasi yang tepat dan cepat. Prosedur Semakin banyak aspek positif dari objek
sebaiknya diletakan di tempat yang mudah yang diketahui, akan menimbulkan sikap
dibaca oleh petugas pendaftaran pasien, hal positif terhadap objek tertentu (Notoadmojo,
ini bertujuan untuk mengontrol pekerjaan 2010).
yang telah dilakukan sehingga pekerjaan
yang dilakukan dapat konsisten dan sesuai Gambaran Kualifikasi Pendidikan
aturan. Akan tetapi kenyataan dilapangan Petugas Rekam Medis di unit
hingga saat ini sosialisasi mengenai Standar Pendaftaran RSU Madani
Operasional Prosedur (SOP) tentang Berdasarkan hasil wawancara yang
pendaftaran pasien belum berjalan dengan dilakukan peneliti, diketahui bahwa petugas
baik, hal ini dibuktikan dengan terdapatnya pendaftaran kurang memperhatikan dan
petugas yang tidak mengetahui langkah apa mengetahui tentang sistem penomoran
saja yang harus dilakukan saat melakukan rekam medis. Menurut Asti (2005),
pekerjaan. berpendapat bahwa tingkat pendidikan akan
mengubah sikap dan cara berpikir ke arah
Gambaran Pendidikan Petugas Rekam yang lebih baik dan tingkat kesadaran yang
Medis Terhadap Duplikasi Penomoran tinggi akan memberikan kesadaran lebih
Dari hasil studi dokumentasi di RSU tinggi dalam berwarga negara serta
Madani, jumlah petugas rekam medis secara memudahkan untuk pengembangan
keseluruhan sebanyak 30 orang. Sedangkan kepribadian. Sedangkan menurut
yang bekerja di unit pendaftaran pasien Sedamaryanti (2011), melalui pendidikan
sebanyak 8 orang, dimana seluruhnya seseorang dipersiapkan untuk memiliki
berpendidikan SLTA/ Sederajat. Tidak bekal agar siap tahu, mengenal dan
adanya petugas yang berpendidikan rekam mengembangkan metode berpikir secara
medis di unit pendaftaran pasien, maka sistematik agar dapat memecahkan masalah
dapat menjadi faktor penyebab terjadinya yang akan dihadapi dalam kehidupan sehari-
duplikasi penomoran rekam medis, hal ini hari. Berdasarkan atas dua pendapat tersebut
dikarenakan petugas kurang mengetahui di atas, diharapkan semakin tinggi
tentang sistem penomoran rekam medis. kualifikasi pendidikan petugas pendaftaran,
Pendidikan adalah suatu usaha maka semakin kecil kemungkinan duplikasi
mengembangkan kepribadian dan penomoran yang dilakukan oleh petugas
kemampuan didalam dan diluar sekolah dan pendaftaran.
berlangsung seumur hidup. Pendidikan Bedasarkan hasil observasi yang
memengaruhi proses belajar, makin tinggi dilakukan peneliti, diketahui bahwa petugas
pendidikan seseorang makin mudah orang rekam medis di unit pendaftaran
610
berpendidikan SLTA/Sederajat dimana tingkah laku yang lebih tinggi. Suatu

seharusnya yang bekerja di instalasi rekam pembelajaran juga mencakup perubahaan
medis harus berpendidikan rekam medis . yang relatif tepat dari perilaku yang
Hal ini sesuai dengan penelitian diakibatkan pengalaman, pemahaman dan
Muldiana (2016) di Rumah Sakit Atma Jaya, praktek. Suatu perusahaan akan cenderung
terjadi duplikasi nomor rekam medis memilih tenaga kerja yang berpengalaman
sebanyak 18 sampel, dengan faktor-faktor dari pada yang tidak berpengalaman. Hal ini
penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam disebabkan mereka yang berpengalaman
medis dikarenakan kualifikasi pendidikan, lebih berkualitas dalam melaksanakan
pengetahuan dan pengalaman kurang teliti pekerjaan sekaligus tanggung jawab yang
dan kurang mengetahui tentang sistem diberikan perusahaan dapat dikerjakan
penomoran rekam medis. sesuai dengan ketentuan atau pemintaan
perusahaan. Oleh karena itu, pengalaman
Gambaran Pengetahuan Petugas Rekam kerja mempunyai manfaat bagi perusahaan
Medis di unit Pendaftaran RSU Madani maupun karyawan. Sebaiknya petugas
Berdasarkan hasil wawancara dengan rekam medis perlu pelatihan dan
petugas pendaftaran, menunjukkan kurang meningkatkan wawasan luas.
mengetahui tentang sistem penomoran
rekam medis. Hasil ini sesuai dengan hasil Gambaran Standar Operasional Prosedur
penelitian yang dilakukan oleh Winarni (SOP) Terhadap Duplikasi Penomoran
(2010), menyatakan jika satu diantara Berkas Rekam Medis .
faktor-faktor yang memengaruhi duplikasi Dari hasil observasi, di RSU Madani
penomoran rekam medis pada petugas belum tersedianya SOP tentang penomoran
pendaftaran adalah faktor pengetahuan, berkas rekam medis, hal ini dapat
karena menurut Notoatmodjo (2010), mengakibatkan petugas belum mengetahui
pengetahuan adalah hasil penginderaan langkah apa saja dan tata cara yang harus
manusia, atau hasil tahu seseorang terhadap dilakukan dalam memberi nomor rekam
objek melalui indera yang dimilikinya medis .
(mata, hidung, telinga dan sebagainya) Standar operasional prosedur dibuat
sehingga dapat di simpulkan jika semakin berdasarkan kebijakan dari instalasi rumah
besar tingkat pengetahuan yang dimiliki sakit sendiri dengan ketetapan dari
petugas maka semakin kecil peluang petugas permenkes No. 269/Menkes/PER/III/2008
pendaftaran untuk melakukan duplikasi tentang rekam medis, yang menyatakan
penomoran rekam medis. Jadi sebaiknya bahwa di setiap unit pelayanan rekam medis
petugas rekam medis perlu pelatihan dan harus memiliki standar operasional prosedur
meningkatkan wawasan yang luas. (SOP). Sistem penomoran di unit rekam
medis merupakan salah satu bagian penting
Gambaran Pengalaman Petugas Rekam dalam melakukan registrasi pasien, karena
Medis di unit Pendaftaran RSU Madani sistem penomoran merupakan salah satu
Berdasarkan hasil wawancara dengan identitas pasien, yang membedakan antara
petugas pendaftaran, menunjukkan kurang pasien satu dengan pasien yang lain. Maka
mengetahui tentang alur pendaftaran dan standar operasional prosedur tentang
pentingnya dalam memberikan penomoran penomoran harus ditetapkan agar terciptanya
rekam medis. Menurut Haditono (2003), pelayanan yang baik dan sesuai dengan
pengalaman merupakan suatu proses kaedah-kaedah atau standar yang berlaku di
pembelajaran dan pertambahan pengelolaan rekam medis bagian penomoran
perkembangan potensi bertingkah laku baik registrasi pasien dan meminimalisir
dari pendidikan formal maupun non formal terjadinya duplikasi penomoran rekam
atau dapat diartikan sebagai suatu proses medis.
yang membawa seseorang kepada suatu pola
611
Gambaran Penggunaan KIUP Terhadap SARAN

Duplikasi Penomoran Berkas Rekam
Medis Adapun saran yang dapat diberikan
Ditemukan di RSU Madani belum berdasarkan penelitian ini adalah sebagai
tersedia Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). berikut:
Hal ini dikarenakan standar operasional 1. Diharapkan bagi petugas pendaftaran
prosedur dalam pengembangan sarana dan dan penyimpanan agar memiliki bank
prasarana belum ada serta kurangnya nomor dan lebih teliti dalam pemberian
pengetahuan petugas rekam medis di RSU nomor rekam medis pasien.
Madani, tentang kartu indeks utama pasien 2. Diharapkan pada pimpinan RSU
(KIUP). Menurut Robetty (2015), dalam Madani agar melakukan pelatihan
mempermudah pencarian berkas rekam kepada petugas rekam medis khususnya
medis maka diperlukan suatu alat yang dapat dibagian pendaftaran dan penyimpanan
membantu petugas untuk penghematan agar kinerjanya semakin baik.
waktu dalam pencarian berkas. Alat tersebut 3. Melakukan evaluasi terhadap fasilitas
adalah KIUP atau Kartu Indeks Utama yang ada untuk dapat menunjang lagi
Pasien, KIUP adalah suatu kartu katalog pelaksanaan rekam medis di RSU
yang berisikan nama semua penderita yang Madani.
pernah berobat ke rumah sakit. Informasi 4. Disarankan hasil penelitian ini dapat
yang terkandung dalam KIUP merupakan dilanjutkan kembali untuk peneliti
kunci untuk menemukan berkas rekam berikutnya yang memiliki topik
medis pasien. Dengan tidak adanya KIUP ini permasalahan yang sama.
maka petugas akan kesulitan dalam
melayani pasien yang tidak membawa kartu DAFTAR PUSTAKA
berobat, dan petugas memberi nomor baru
kepada pasien, oleh karena itu terjadinya Budi, Savitri Citra. (2011). Manajemen Unit
duplikasi berkas rekam medis. Kerja Rekam Medis. Jogjakarta:
Quantum Sinergis Media.
KESIMPULAN Depkes (2006). Pedoman Penyelenggaraan
Dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Dari hasil penelitian yang telah Sakit Di Indonesia. Jakarta : Depkes RI.
dilakukan di RSU Madani, peneliti dapat Departemen Kesehatan RI. 2006. Petunjuk
menarik kesimpulan bahwa : teknis penyelenggaraan rekam
1. Petugas pendaftaran seluruhnya medis/medical record rumah sakit.
berpendidikan SLTA/sederajat Jakarta : Departemen Kesehatan RI.
sehingga kurang mengetahui dan Departemen Kesehatan RI. (2008).
pentingnya penomoran rekam medis. Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
2. Dari analisis 233 berkas rekam medis, 269/MenKes/PER/III/2008. Jakarta :
diperoleh bahwa terjadi duplikasi Depkes RI.
nomor rekam medis sebanyak 32 rekam Hasibuan, S (2001). Manajemen Sumber
medis (13,73%) dan yang tidak Daya Manusia : Pendekatan Non
mengalami duplikasi nomor berkas Sekuler. Surakarta : Muhammadiyan
rekam medis sebanyak 201 rekam University Press.
medis (86,26%). Hatta, Gemala., R. (2008). Pedoman
3. Tidak terdapat Standar Operasional Manajemen Informasi Kesehatan di
Prosedur (SOP) untuk penomoran dan Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta:
penyimpanan berkas rekam medis Universitas Indonesia.
4. Tidak tersedianya KIUP, buku register Hatta, Gemala. (2011). Pedoman
pendaftaran daan tracer di instalasi Manajemen Informasi Kesehatan di
rekam medis RSU Madani. Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta :
Universitas Indonesia (UI-Press).
612
Huffman, Edna K, RRA. (1994). Health Rustiyanto, E.(2009). Etika profesi Perekam
Information Management, Tenth Medis Dan Informasi kesehatan.
Edition %HUZH\Q ,OOLQRLV 3K\VLFLDQV¶ Yogyakarta: Graha Ilmu.
Record Company. Rustianto, Ery., Rahayu, Warih Ambar.
Notoatmodjo. (2010). Ilmu Perilaku (2011). Manajemen Filing Dokumen
Kesehatan. Jakarta : Rineka Cipta. Rekam Medis Dan Informasi
Notoatmodjo, S. (2012). Metodologi Kesehatan. Jogjakarta : Politeknik
Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rhineka Kesehatan Permata Indonesia.
Cipta. Saryono. (2010). Metodologi Penelitian
Kesehatan.Yogyakarta : Mitra Cendika.
613

Faktor Faktor Yang Memengaruhi Duplikasi 9d363a96

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Faktor Faktor Yang Memengaruhi Duplikasi 9d363a96

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vol.4, No.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMENGARUHI DUPLIKASI

Kata kunci : Rekam Medis, Duplikasi Penomoran

PENDAHULUAN pasien tersebut dicatat dalam sebuah berkas

penelitian, karena ditemukan masalah HASIL

Berdasarkan hasil wawancara dengan tahun sebanyak 1 orang (12,5%).

berpendidikan SLTA/Sederajat dimana tingkah laku yang lebih tinggi. Suatu

Gambaran Penggunaan KIUP Terhadap SARAN

Anda mungkin juga menyukai