BAB VII

MENERAPKAN PENATAAN SURAT / DOKUMEN

A. Tujuan Pembelajaran
- Menyimpulkan pengertian filing system
- Menentukan tujuan filling system
- Menunjukan macam-macam filling system
- Menggunakan macam-macam filling system

B. Uraian Materi

1. Pengertian Filling System

Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti
“permulaan”, kemudian dari kata menjadi “arche” berkembang menjadi kata “Ta Archia” yang
berarti catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung
Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar
Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2).

Menurut The Liang Gie, Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah
kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai
kemajuan organisasi. Menurut UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1
yang dimaksud arsip dalam undang-undang ini adalah :

1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima lembaga-lembaga negara dan badan-badan

pemerintah dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Arsip dapat didefinisikan sebagai rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan suatu
organisasi. Rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta
pengawasan kegiatan suatu organisasi. Kesadaran mengenai pentingnya arsip diketahui
seluruh pihak dalam organisasi baik dari lini atasan hingga bawahan. Apa yang akan terjadi

1
apabila dalam suatu organisasi tidak ada perhatian pada masalah arsip. Jika arsip dibiarkan
maka akan menimbulkan permasalahan baru yaitu akan dikemanakan arsip tersebut dan
tentunya akan kesulitan dalam pencarian suatu dokumen yang diperlukan, yang lebih
berbahaya apabila surat atau dokumen tersebut tersebut hilang atau jatuh ke tangan orang
yang tidak bertanggungjawab.
Arsip dapat dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu arsip aktif dan inaktif. Untuk kategori arsip
aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekat tempat bekerja hal ini akan memudahkan
penggunaannya selain itu penyimpanan arsip harus berdasarkan prinsip kearsipan, yaitu cepat
ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan cara mengklasifikasi berdasarkan abjad, subyek,
numeric, dan kode klasifikasi.
a. Arsip aktif merupakan bagian penting dalam mendukung kelancaran pelaksanaan
kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk itu arsip aktif
harus selalu tersedia pada saat diperlukan maka disimpan ditempat yang mudah untuk
diambil.
b. Arsip inaktif adalah arsip aktif yang telah selesai diproses dan telah menurun frekuensi
pemakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu
penyimpanannya diserahkan pada unit kearsipan dalam organisasi atau dapat
dimusnahkan dengan memperhatikan karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut.

Secara umum pengertian sistem adalah merupakan suatu kesatuan yang terorganisir
yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau
menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara
bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992).

Pada dasarnya penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara
sistematis dengan maksud untuk membantu dan mempermudah dalam penyimpanan dan
penemuan kembali arsip tersebut. Metode penyimpanan yang sistematis tersebut sering
disebut dengan sistem penyimpanan arsip (Filing system).

Sistem penyimpanan dapat didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan

kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan
efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.

2. Tujuan Filing System

Adapun fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi,
yaitu:

a. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2
 b. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
c. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
d. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
e. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.
f. Sebagai alat pengingat.
g. Sebagai alat penyimpanan warkat.
h. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan.
i. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan
organisasi.

Tujuan system penyimpanan kearsipan dapat disimpulkan sebagai berikut:

a. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

b. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
c. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
d. Penghematan tempat penyimpanan.
e. Menjaga rahasia arsip.
f. Menjaga kelestarian arsip.
g. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

3. Macam-macam Filing System

Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas 5 (lima), sistem yaitu:

a. Sistem Filing Abjad

Sistem abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan,

pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad
nama orang atau nama organisasi menurut tata urutan abjad.

Abjad yang dipergunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi.
Nama orang dan nama perusahaan yang akan dipergunakan sebagai kode
penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad seperti yang
digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya
belum kompleks atau masih sederhana.

1) Merancang klasifikasi dengan sistem abjad

File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili
satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berupa sebuah huruf dalam abjad.
Cara penataan dan peralatan yang dibutuhkan sebagai berikut :

3
 Guide:
Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali
suatu metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya
yaitu yang berisi huruf dan yang berisi kata/nama/masalah.
 Folder
Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan
kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran, tinggi, dan lebarnya,
agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien. Dengan menggunakan folder ini
dapat memperkecil volume berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan.
 Kata Tangkap dan Label
Istilah kata tangkap dan label digunakan saling bergantian. Kata, huruf, dan nomor
atau kombinasi ketiganya membangun kata tangkap atau label dalam tab guide dan
folder.

2) Keuntungan dan kerugian penyimpanan secara abjad

 Keuntungan
- Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya, karena
semua berkas ditata berdasarkan nama. Orang lebih mudah menemukan
berkas berdasarkan nama;
- Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami;
- Tunjuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk
yang ada;
- Kesalahan berkas mudah dicek di tempat berkas dengan abjad yang
sama/serangkai;
- Peralatan/perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana;
- Biaya pelaksanaannya lebih murah;
- Dengan penggunaan warna dalam pengkodean, kesalahan penempatan
berkas akan mudah diketahui;
- Hanya memerlukan satu kali penyortiran yaitu sesuai dengan kesamaan
abjad;
- Surat yang berkaitan dengan memberkas menjadi satu dan jarang terpisah,
jika penyimpanannya didasarkan nama.

 Kerugian

- Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan

secara konsisten;
- Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh bila tidak ada aturan
yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri;
- Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama;
- Mudah mengubah beberapa alpabet dalam surat, sehingga serangkaian
pemberkasan menjadi tidak sesuai aturan;

4
 - Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika
penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga
tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi;
- Memindahkan atau menghapuskan berkas yang sudah lama sulit atau jarang
dilakukan sehingga arsip tidak berguna tetap tersimpan jadi satu;
- Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat
penuh/sesak;
- Berkas/arsip berdasarkan nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh
orang yang bermaksud tidak baik, sehingga dari segi keamanan kurang baik;
- Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.

3) Pentingnya pemilihan dan desain sistem penyimpanan secara berhati-hati

Hal yang perlu diketahui manager arsip dalam memilih dan mendesain sistem
alpabetis adalah sebagai berikut:

 Volume arsip yang akan disimpan;

 Setelah alpabetis dikelompok-kelompokkan, perlu ditentukan kapasitas kelompok
A, kelompok B, kelompok C, dan beberapa huruf alpabet yang dijadikan satu
kelompok;
 Perkiraan perkembangan file, estimasi berapa banyak setiap kelompok alpabetis
tersebut;
 Berapa lama arsip disimpan;
 Efisiensi petugas penyimpanan;
 Pemberian training kepada para petugas.

b. Sistem Filing Tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
tanggal, bulan, atau tahun. Sistem tanggal merupakan sistem yang paling sederhana
dan praktis sehingga cocok diterapkan kepada perusahaan kecil yang kegiatannya
masih sedikit dan masalahnya belum kompleks.

1) Merancang Klasifikasi Tanggal

Dalam sistem tanggal atau disebut sistem kronologis, pengelompokan tetap

dilaksanakan atas sistem subjek, sub subjek, dan satuan sub subjek. Yang dijadikan
pengelompokan itu adalah tanggal, bulan, dan tahun yang tercantum pada barisan
tanggal surat. Yang ditetapkan sebagai subjek adalah tahun, sebagai sub subjek adalah
bulan, dan sebagai satuan sub subjek adalah tanggal.

5
 Prinsip klasifikasi seperti yang telah dilakukan pada filing sistem kearsipan yang
lain (sistem alpabet, sistem nomor, sistem wilayah, sistem subjek) mengarah pada
susunan penataan arsip yaitu mengatur pengelompokan dan penyimpanan arsip pada
unit-unit yang lebih kecil. Untuk menghemat tenaga, waktu tempat dan perlu dilakukan
pemberian kode. Dari uraian di atas dapat diambil suatu kesimpulan sebagai berikut:

- Tahun ditetapkan sebagai judul laci.

- Bulan ditetapkan sebagai judul guide.
- Tanggal ditetapkan sebagai judul folder.
Contoh:
KODE TANGGAL KODE LACI
SURAT FILING CABINET GUIDE BULAN FOLDER
15 Maret 2013 2013 Maret 15
1 April 2013 2013 April 1
5 Mei 2013 2013 Mei 5
17 Agustus 2013 2013 Agustus 17
20 Maret 2013 2013 Maret 20
1 Oktober 2013 2013 Oktober 1
18 November 2013 2013 November 18
22 Desember 2000 2000 Desember 22
14 November 2013 2013 November 14

Tabel 1. Kode klasifikasi sistem tanggal

c. Sistem Filing Subyek

Yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem pokok masalah adalah tata cara
penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat masuk maupun arsip surat
keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah/perihal dari arsip itu. Bila perihal surat
tidak sesuai dengan isi surat maka isi surat bisa dijadikan sebagai dasar pencatatan
klasifikasi subyek atau pokok masalah.

Sistem pokok masalah dapat dikatakan sebagai sistem yang paling sukar
penanganannya. Di Indonesia, sistem ini banyak dipergunakan oleh instansi-instansi
pemerintah yang besar dan luas. Sistem ini dilaksanakan secara seragam untuk semua
unit kerja yang ada di dalam instansi bersangkutan. Sistem ini merupakan sistem yang
paling tepat digunakan untuk mengelola arsip instansi atau perusahaan yang disimpan
secara sentral (terpusat di suatu tempat tertentu). Sebab arsip tersebut berasal dari

6
semua bagian atau unit kerja yang mempunyai subyek sendiri-sendiri, dan pada
penyimpanan sentral semuanya bergabung menjadi satu sistem. Dengan sistem ini juru
arsip/arsiparis lebih cepat dalam menemukan kembali arsip, sebab mereka lebih mudah
mengingat pokok masalah/subyek arsip dibanding dengan mengingat tanggal, nomor,
wilayah, atau nama.

Pada pengelolaan arsip sistem pokok masalah, diperlukan adanya daftar

klasifikasi subyek agar istilah-istilah yang digunakan untuk mengelompokkan dokumen
dapat dibuat tetap dan seragam. Daftar istilah tersebut dapat dibagi dua jenis, yakni:

1) Daftar klasifikasi subyek standard

Daftar subyek ini disebut standar sebetulnya hanyalah karena daftar ini sudah
merupakan standar umum di dunia internasional. Daftar standar ini banyak
dipergunakan untuk mengelompokkan buku-buku di perpustakaan; buku-buku
diperpustakaan; dan penggolongan penyimpanan arsip.
2) Daftar klasifikasi subyek buatan sendiri.
Penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem subyek, cara yang terbaik adalah
mempergunakan daftar klasifikasi subyek buatan sendiri. Hal ini disebabkan karena
kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah sama. Daftar buatan sendiri lebih
cocok dengan kebutuhan dan tujuan kantor masing-masing.

Daftar subyek berkode adalah daftar yang berisikan istilah- istilah subyek yang
dilengkapi dengan kode dari istilah subyek bersangkutan. Kode atau biasa juga disebut
notasi adalah tanda pengenal (identitas) dari sesuatu istilah subyek. Kegunaan kode ini
sesungguhnya adalah:

1) Untuk memudahkan mengetahui kelompok dari sesuatu subyek.

2) Untuk memudahkan penentuan lokasi dan urutan-urutan penyimpanan bahan-
bahan dari subyek bersangkutan.

7
 Gambar 1. Klasifikasi pada Sistem Pokok Masalah

d. Sistem Filing Wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas dan/atau arsip

yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan
berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang kita kirimi surat.

Jika ada surat masuk dan sudah diproses dengan benar, maka arsipnya
disimpan berdasarkan wilayah asal surat, sedangkan untuk surat keluar, arsipnya
disimpan berdasarkan wilayah pihak yang dikirimi surat. Penyimpanan berkas/arsip
yang dipergunakan dalam sistem wilayah adalah serangkaian pembagian wilayah yang
disesuaikan dengan kegiatan badan usaha atau jasa di wilayah yang dipergunakan.

1) Keuntungan dan Kerugian Sistem Wilayah

Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah memiliki keuntungan sebagai berikut:

 Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.

 Penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang
memerlukannya mengetahui subyek yang dibahas.
 Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah
berdasarkan berkas yang disusun.
 Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat
ditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah.

8
 Sedangkan kerugian-kerugian penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem
wilayah, yaitu:

 Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas, yaitu
berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks.
 Bila badan perorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip
harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.
 Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau
nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah
tertentu.

2) Daftar Klasifikasi Wilayah

Penerapan sistem penyimpanan wilayah bergantung pada pembagian wilayah

yang ada di daerah tersebut. Oleh karena itu sebelum menyortir surat-surat, terlebih
dahulu dibuat daftar klasifikasi wilayah. Susunan arsip sistem wilayah bersifat tidak
langsung, artinya pengarsipan dimulai dengan kelompok besar, misalnya Provinsi,
kemudian daerah yang termasuk di dalamnya disusun menurut wilayah, seterusnya
sampai pembagian wilayah yang lebih kecil. Untuk mempermudah pemahaman
dalam membuat klasifikasi wilayah, sebagai contoh perhatikan pembuatan daftar
klasifikasi wilayah yang ada di Provinsi Jawa Timur.

Contoh: Penyusunan Daftar Klasifikasi Untuk Provinsi JAWA TIMUR

1) Kota Surabaya
1. Kecamatan Wiyung
1.1. Kelurahan Babatan
1.2. Kelurahan Balas Klumprik
2. Kecamatan Darmo
3. Kecamatan Kenjeran
2) Kota Gresik
3) Kota Jember, dst

e. Sistem Filing Nomor

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah sistem penyimpanan dan

penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor. Hampir sama
dengan sistem-nomor yang penyimpanan arsip berdasarkan kepada nama, hanya nama
disini diganti dengan kode nomor. Sebagai misal, surat-surat dari dan ke PT Mekar
Abadi akan disimpan dalam map bernomor 1960, atau kartu tabanan Erwita diberi

9
nomor 25416. Pada sistem nomor, nomor yang diberikan kepada PT Mekar Abadi dan
rekening bank Erwita selamanya akan tetap sama dan tidak akan berubah.

Nomor lebih sukar diingat daripada nama. Seorang nasabah bank misalnya, akan
lebih ingat namanya daripada nomor rekening banknya. Oleh karena itu untuk
mengingat nomor maka dalam sistem-nomor digunakan alat bantu yang disebut indeks,
yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan nama nasabah yang disusun menurut
nomor nama nasabah. Karena itu, sistem nomor juga disebut sistem penyimpanan tidak
langsung (indirect filing system), sedangkan sistem Nomor disebut sistem penyimpanan
langsung (direct filing system). Artinya untuk mencari arsip pada sistem-Nomor kita
dapat langsung menuju tempat penyimpanannya setelah mengetahui nama. Pada
sistem-nomor kita tidak dapat langsung mencari di penyimpanan hanya mengetahui
nomor, tetapi harus melalui indeks dulu agar nomor dari suatu nama yang dicari dapat
diketahui. Sesudah mengetahui nomornya barulah kita dapat mencari dokumen
bersangkutan pada file nomor.

Seringkali sistem-nomor yang dipergunakan baik di bank, kantor asuransi atau

rumah sakit, belum dilengkapi dengan indeks. Karena itu, kalau nasabah tidak
mengetahui nomornya, misalnya catatannya hilang maka dokumennya sangat susah
dicari dengan cepat, sehingga nasabah dirugikan, baik berupa waktu maupun tenaga,
bahkan uang. Pelayanan menjadi sangat lamban, hanya akibat sistem nomor tidak
diterapkan secara benar. Oleh karena itu, arsip yang disusun perlu diberi indeks untuk
memudahkan kita mengindentifikasi arsip. Kunci kode digunakan untuk memudahkan
dalam penemuan kembali arsip yang diinginkan. Karena itu pemberian kode harus
mudah dimengerti, disesuaikan dengan tujuan lembaga pengarsip, serta mudah
dilakukan oleh petugas bagian arsip.

Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga) jenis system penomoran, yaitu:

1) Prosedur Penyimpanan Sistem Nomor Seri

Langkah-langkah prosedur penyimpanan sistem nomor hampir sama dengan
langkah prosedur penyimpanan sistem Nomor, yaitu memeriksa, mengindeks,
mengkode, menyortir dan menempatkan. Prosedur ini sama saja baik untuk
penyimpanan surat maupun non-surat. Bedanya hanya pada peralatan, misalnya
pada penyimpanan surat diperlukan map sedangkan pada penyimpanan non surat

10
(misalnya kartu) tidak memerlukan map. Pada penyimpanan yang mempergunakan
map niscaya map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih dari
lima, dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlah
suratnya sudah lima. Hal ini tentu saja tidak diperlukan juga pada penyimpanan
yang mempergunakan map ordner, misalnya pada penyimpanan kuintansi.
Keuntungan dan Kerugian Penyimpanan Sistem Nomor Seriyaitu:

a) Keuntungan Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Seri

 Metode ini cocok dengan kebutuhan kantor, menghemat waktu, tenaga

dan uang, mudah digunakan, serta memberikan cara yang lebih mudah
dalam penyimpanan dan penelusuran arsip untuk kepentingan kantor.
 Sebagian besar masyarakat mengetahui/mengenal bahwa urutan nomor
lebih mudah daripada urutan nomor, dan proses penyusunan dengan
nomor biasanya lebih cepat. Misalnya, dengan pertanyaan nomor berapa
sebelum 204, orang dengan cepat merespon 203. Tetapi ketika
ditanyakan huruf apa sebelum X, maka respon W tidak bisa cepat
diberikan.
 Penyusunan kembali materi-materi yang sudah dikode dengan sistem
penomoran berurut lebih cepat dilakukan, lebih mudah
dikembangkan, dan tidak terbatas. Nomor-nomor baru mungkin dapat
diurutkan tanpa mengganggu susunan folder-folder yang ada.
 Mudah untuk memindahkan arsip tidak aktif, kecuali/khususnya di kantor-
kantor yang menggunakan nomor kasus atau nomor kontrak. Kasus atau
kontrak-kontrak lama akan memiliki nomor-nomor terendah dan disatukan
dalam suatu file, sementara apabila kasus-kasus disusun dengan sistem
nama akan ditempatkan terpencar-pencar.
 Laci file yang disusun dengan panduan-panduan dan folder-folder
dengan label yang hanya memuat nomor lebih terjamin. Hal ini mungkin
penting untuk kerahasiaan paten, proyek penelitian, formula, atau nama-
nama klien.
 Kantor yang menggunakan metode penomoran berurutan, misalnya
untuk faktur, perhitungan buku besar, dan surat menyurat dari satu
pelanggan semuanya memuat nomor yang sama dan memiliki rujukan
untuk memudahkan penggunaannya. Namun kesalahan ringan yang
masih mungkin terjadi adalah dalam mencocokkan faktur dan
pembayaran, misalnya karena daftar nama dan alamat si penulis yang
lengkap tersedia pada file kartu bernomor.
 Waktu dan usaha pelabelan lebih terjamin, sebab nomor-nomor dapat
ditambahkan lebih cepat daripada nama-nama si penulis atau nama
subjek, dan pemberian nomor pada folder-folder lebih mudah digunakan.
Selain itu, kesalahan dalam penempatan folder pada nomor yang salah

11
 lebih mudah dideteksi dan dicari daripada pendeteksian kesalahan pada
arsip yang disusun secara nomor.

b) Kerugian Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Seri

o Perubahan nomor, ketidaksamaan dalam salinan/copy dan seringnya

terjadi kesalahan penomoran susah untuk diketahui/dideteksi.
o Diperlukan suatu petunjuk pasti yang berupa alphabet atau huruf untuk
menentukan apakah dibutuhkan penomoran terlebih dahulu sebelum
ditentukan masalahnya, misalnya kontrak, atau koresponden yang
menata arsip. Hal ini mengakibatkan seringnya terjadi kesalahan.
Singkatnya, sistem ini merupakan metode tidak langsung.
o Dalam pelaksanaannya, sistem nomor seri ini memerlukan lebih banyak
folder dan guide daripada sistem nomor dan biaya yang dikeluarkan lebih
tinggi.
o Keterlambatan dalam pendistribusian arsip yang disebabkan oleh
petunjuk pada file kartu dapat dilakukan oleh lebih dari satu orang.
o Penggandaan pada pengelompokkan file sering terjadi sehingga
penerapan sistem ini membutuhkan waktu lama.
o Jika file kartu tidak dijaga dan dipelihara secara hati-hati maka dari berkas
seorang koresponden dapat dibuat/ditentukan dalam beberapa nomor
dan diberkaskan dalam beberapa folder. Nomor tersebut mungkin
ditentukan dua langkah, yakni:
o File responden dapat disimpan dalam folder beragam dan folder yang
bernomor.
o Jika penomoran yang digunakan semakin banyak maka akan kesulitan
dalam mengingatnya sehingga kesalahan pemberkasan mudah terjadi.

2) Sistem Terminal Digit

Pada nomor arsip yang sudah berurutan, folder diberi nomor tambahan pada
akhir nomor file secara berurutan. Folder dengan nomor-nomor yang lebih besar
daripada sebagian besar arsip yang lain dapat diserahkan kepada beberapa orang,
sehingga petunjuk arsip tersebut diketahui oleh beberapa orang secara serempak.
Hal ini dapat menimbulkan kesulitan karena penata arsip akan mempunyai
beberapa petunjuk yang berbeda, dan jika arsip yang disimpan berkembang serta
nomor yang digunakan semakin banyak maka nomor-nomor yang banyak tersebut
sering menyebabkan kesalahan dalam pemberkasan dan membingungkan penata
arsip.

Untuk mengatasi kesulitan yang timbul, maka dikembangkan satu sistem yang
disebut sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit. Pada sistem ini

12
 penomoran harus ditentukan dalam satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari
kanan ke kiri. Digit-digit dalam penomoran ini dibagi atau dipisahkan dalam
kelompok nomor yang terdiri dari 2 atau 3 nomor.
Contoh:
293746 dapat dipisahkan atau ditulis menjadi 293-7- 46 atau 29 37 46. Penomoran
secara berkelompok dapat diidentifikasi atau dibedakan menjadi nomor primer,
sekunder, dan nomor tersier dari kanan ke kiri.
29 37 46 maka 29 adalah nomor final, kemudian 37 adalah nomor sekunder dan 46
adalah nomor primer. Nomor primer selalu menunjukkan a drawer atau nomor itu
sendiri, jika volume arsip besar mungkin dibutuhkan lebih dari satu drawer atau
shelf untuk menyimpan semua arsip dengan nomor final pada nomor primer yang
sama. Petunjuk nomor pada laci ditentukan oleh nomor-nomor sekunder mulai dari
00 sampai 99 pada bagian penomoran primer pada file. Urutan penyusunan nomor
ditentukan dibelakang guide oleh nomor final. Perlu diingat bahwa penyusunan
urutan nomor di belakang guide menggunakan digit khusus pada kiri nomor.

Sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor terminal digit adalah sistem
yang bertujuan untuk menyempurnakan sistem nomor urut. Dalam sistem nomor
urut arsip-arsip (warkat-warkat) yang tertinggi diterapkan sampai dengan nomor
terakhir. Sebagai contoh suatu organisasi sudah menerima surat tentang

Keuntungan Dan Kerugian Sistem Terminal Digit

a) Keuntungan

 Penggunaan kode warna pada folder sering dapat mengurangi kesalahan

pemberkasan/filing, jika sistem kode warna digunakan dan penata arsip
dapat mengetahui dari kode warna yang tercantum karena warna mewakili
nomor yang diketahui. Pengelompokan sekunder disisihkan kemudian
dengan hanya melihat barisan warna-warna yang ada maka dapat
diketahui nomor yang dimaksud.
 Terutama pada instalasi file yang besar, penata arsip diberi tugas untuk
memastikan seksi/bagian perlengkapan serta bertanggung jawab
menyediakan arsip agar dapat bekerja secara lebih efektif.


b) Kerugian
 Kesalahan kecil sering terjadi dalam metode ini misalnya kesalahan
dengan urutan nomor karena nomor-nomor yang ada pada folder dibagi
dalam kelompok yang terdiri atas 2 atau 3 digit, sedangkan dalam
penataan file dikawatirkan hanya menggunakan 2 atau 3 nomor pada suatu
waktu. Perubahan dan kesalahan membaca nomor seringkali terjadi pada

13
 kelompok-kelompok nomor yang pendek yang diikuti dengan satu nomor
yang panjang. Beberapa orang dapat menata berkas atau menemukannya
secara berurutan sesuai dengan nomor folder pada waktu yang sama
dengan memindahkan ke tempat file karena penata arsip akan bekerja
pada tempat yang berbeda dengan peralatan kearsipan yang ada. Folder
untuk arsip yang baru didistribusikan dan ditambahkan pada seluruh file.
 Terutama pada instalasi file yang besar, agar lebih efektif, penata arsip
diberi tugas untuk memastikan seksi/bagian perlengkapan serta
bertanggung jawab menyediakan arsip.
 Penata arsip perlu waktu yang agak lama untuk memahami sistem terminal
digit. Hal ini disebabkan oleh kebiasaan membaca nomor dari kiri ke kanan
sehingga diperlukan waktu untuk mengubah pemikiran membaca nomor
dari kanan ke kiri. Tidak adanya perhatian serta ketidaktelitian penata arsip
mengakibatkan kesalahan dalam penataan folder dan penomoran file
dalam folder sehingga menimbulkan kesulitan dalam mencarinya karena
kesamaan nomor antara file folder yang satu dengan file folder yang lain.
 Jika penomoran yang berurutan pada blok-blok semakin besar dan
berkembang, maka kalau ada permintaan arsip dari pengguna, penata
arsip harus pergi ke beberapa lokasi di tempat penyimpanan untuk
menemukan folder yang dimaksud. Hal ini membutuhkan waktu yang
cukup lama untuk memindahkan nomor folder berurutan yang diminta dari
nomor file yang telah diurutkan.

3) Sistem DDC (Dewey Decimal Clasification)

Daftar subyek ini disebut standar sebetulnya hanyalah karena daftar ini sudah
merupakan standar umum di dunia internasional. Daftar standar ini banyak
dipergunakan untuk mengelompokkan buku-buku di perpustakaan; buku-buku
diperpustakaan; dan penggolongan penyimpanan arsip. Arsip-arsip yang memiliki
masalah (subyek) yang banyak dan luas memerlukan notasi terinci agar lokasi
penyimpanan arsipnya jelas. Misalnya, seperti di nasional arsip suatu negara,
penggunaan daftar standar ini sangat sesuai dengan keperluan. Tetapi untuk suatu
instansi yang mempergunakan sistem subyek, penggunaan daftar standar ini
kurang tepat, karena setiap instansi memiliki kegiatan di bidang tertentu dan
terbatas.

Pembagian kelas dari DDC yang sebenarnya sama dengan pembagian UDC.
Semua ilmu pengetahuan oleh pendiri DDC, yaitu Melvil Dewey diklasifikasikan
menjadi 10 kelas utama seperti berikut.

000 : Umum
100 : Filsafat

14
 200 : Agama
300 : Ilmu Sosial
400 : Bahasa
500 : Ilmu Murni
600 : Ilmu Terapan
700 : Kesenian
800 : Kesusastraan
900 : Sejarah dan Ilmu Bumi.

Notasi DDC adalah angka desimal, misalnya untuk Filsafat berkisar antara 100-
199. Kelas utama dibagi lagi ke dalam 10 kelas kedua (devisi). Kelas kedua dibagi
lagi dalam 10 kelas ketiga (seksi). Misalnya, 600 adalah Ilmu Terapan, 630 adalah
Pertanian, 631 adalah Teknik dan Alat Pertanian, 631.3 adalah Alat Pertanian,
631,31 adalah Mesin Pengerjaan Tanah, 631,312 adalah Mesin Bajak

C. Latihan Soal
1. Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang memiliki arti ….
A. dokumen
B. permulaan
C. catatan
D. gedung pemerintahan
E. simpan
2. Metode penyimpanan yang sistematis tersebut sering disebut dengan ….
A. filing system
B. filing cabinet
C. folder sistem
D. sistem administrasi
E. subject system
3. Arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekat tempat bekerja hal ini dilakukan
untuk ….
A. mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan
B. menurun frekuensi pemakaiannya
C. memudahkan dalam pemusnahan
D. mengatur hubungan tertentu
E. cepat ditemukan kembali bila diperlukan
4. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang menggunakan petunjuk
abjad nama orang atau organisasi yaitu sistem .…
A. abjad
B. tanggal
C. nomor
D. subyek
E. wilayah
5. Berikut yang tidak termasuk merupakan tujuan system penyimpanan arsip yaitu ….

15
 A. menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga
B. penghematan tempat penyimpanan
C. menjaga kerahasia arsip
D. menjaga kelestarian arsip
E. mengatur penyelenggaraan kegiatan arsip
6. Sistem penyimpanan yang menggunakan pokok masalah yaitu sistem ….
A. abjad
B. tanggal
C. nomor
D. subyek
E. wilayah
7. Sistem nomor dalam arsip menggunakan kode angka atau nomor. Penyimpanan dengan
memberikan kode nomor da nada tanda pemisah koma diantara urutan surat dengan
guide disebut dengan sistem nomor ….
A. seri
B. desimal
C. terminal digit
D. dewey decimal
E. universal decimal
8. Kode 1089 merupakan kode dari system filling nomor terminal digit, angka 9
menunjukan nomor ….
A. folder
B. guide
C. label
D. lemari arsip
E. map
9. Salah satu kerugian dari system penyimpanan berdasarkan wilayah yaitu ….
A. pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan
B. penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan
C. dapat diketahui masing daerah
D. perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui
E. penyusunan berkas dilakukan secara ganda
10. Peralatan yang digunakan sebagai tempat menyimpan arsip disebut dengan .…
A. folder
B. guide
C. label
D. lemari arsip
E. map

D. Tugas Individu
Carilah kelamahan dan kelebihan system penyimpanan yang sering digunakan di
Indonesia! Sumber dapat berasal dari internet atau buku.

16
 BAB VIII
PERALATAN KANTOR

A. Tujuan Pembelajaran
- Memutuskan pentingnya peralatan kantor
- Merumuskan fungsi peralatan kantor
- Menentukan pertimbangan sebelum membeli mesin kantor
- Menggunakan peralatan kantor

B. Uraian Materi

1. Pentingnya peralatan kantor

Kantor secara pengertian pada dasarnya merupakan tempat berkumpulnya orang-

orang yang terikat dalam sebuah manajemen dalam organnisasi dimana pada salah
satu bagian terdapat sekumpulan orang-orang yang melakukan pelayanan dalam
mencapai keinginan dari sebuah organisasi tersebut. Suatu kantor dalam melakukan
aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-
produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tidak
mungkin ada hasil kantor yang baik.
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan
kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu,
karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan
peralatan kantor yang ada. Dalam perbekalan kantor, terdapat 2 macam, yaitu:
1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai
penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala
macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja
kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture.
Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop,
pita mesin dsb.

17
 Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
a. Barang yang habis pakai:
Barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama.
Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
b. Barang yang tidak habis pakai:
Barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya
penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
c. Mesin-mesin kantor:
Segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor.
Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
d. Pesawat Kantor:
Semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di
lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon,
fax, dsb.
e. Interior kantor:
Semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor
sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Alat kantor memiliki peranan yang penting bagi pekerjaan karena digunakan untuk
meningkatkan produktivitas kerja dan mendapatkan hasil optimal. Pada dasarnya aktifitas
kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana
kantor yang ada.

2. Fungsi peralatan kantor

Manfaat peralatan kantor:

1. Mendukung aktivitas dan pekerjaan kantor
2. Mempermudah, mempercepat proses pengerjaan dan pelaksanaan kegiatan kantor.
3. Memperoleh hasil pekerjaan yang maksimal dan memuaskan.
4. Sebagai asset kantor dan perlengkapan kantor

3. Pertimbangan pembelian peralatan kantor

Manusia memang senantiasa dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi

yang semakin pesat. Dalam setiap aktivitasnya, manusia perlu untuk bertindak semakin
cepat dan juga efisien di segala bidang.

18
 Untuk itu, manusia perlu kelengkapan sarana yang tepat. Dalam upaya memilih
peralatan dan mesin mesin kantor ini diperlukan pula pengetahuan dan juga kemampuan
yang tepat. Kita perlu untuk mengetahui hal-hal yang penting dalam memilih sarana
perkantoran.

a. Memilih Peralatan dan Mesin Mesin Kantor

Dalam memilih peralatan dan mesin mesin kantor, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih mesin mesin kantor menurut
Drs. Moekijat seperti yang tertulis dalam bukunya berjudul Tata Laksana Kantor, yakni:
 Mesin yang akan dipakai harus betul-betul diperlukan
 Jenis mesin hendaknya adalah mesin yang praktis
 Mesin tersebut bisa mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
 Mesin bisa mempercepat selesainya suatu pekerjaan
 Mutu dari mesin harus benar -benar baik
 Mesin bisa membantu mengurangi kesulitan pekerjaan
 Mesin dapat digunakan untuk bermacam -macam pekerjaan
 Pemeliharaan mesin bisa dilakukan dengan cara yang mudah
 Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut bisa dilakukan dengan mudah
 Mesin bisa disesuaikan dengan mutu pegawai
 Pertimbangkan apakah terdapat ruang kantor untuk mesin tersebut

b. Faktor untuk memilih perlengkapan dan Mesin Mesin Kantor

Dalam mempersiapkan perlengkapan dan mesin kantor, maka akan dilaksankana

pekerjaan perencanaan kantor. Dalam pekerjaan perencanaan kantor ini, terdapat 12
faktor yang perlu untuk dipertimbangkan dengan seksama. Faktor yang perlu
diperhatikan dalam memilih perlengkapan dan mesin kantor yakni :
1) Pekerjaan dan Cara Menyelesaikannya
Tujuan pekerjaan dan cara menyelesaikannya harus dapat dirumuskandengan
jelas. Perlu pula diperiksa dengan sesksama sehingga bsia menjamin akan
pentingnya tujuan tersebut. Rincian yang memang tidak perlu harus dihapuskan.
Jadi, kita perlu mengetahui cara -cara terbaik untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan serta cara -cara alternatifnya yang paling efektif.
2) Kebutuhan Pegawai Perseorangan
Kebutuhan dari pegawai perseorangan yang ada dalam kantor tertentu juga
penting untuk dipertimbangkan. Pendekatan kebutuhan individu ini penting
terutama dalam hubungannya dengan penggunaan mesin kantor.

19
3) Penghematan Jumlah dan Nilai Waktu Seluruhnya
Perbandingan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan memang penting
dipertimbangkan. Tapi, yang lebih penting adalah penghematan dalam
keseluruhan waktu, baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah ini biasanya
tergantung dari volume pekerjaan, dan penghematan ini tidak bisa diperoleh bila
kesatuan tidak melaksanaan bagian waktu dengan baik.
Artinya, pencapaian volume yang besar ini bisa lebih unggul bergantung pada
kemungkinan untuk menggabungkan pekerjaan, serta fleksibilitas kesatuan
dalam menyelenggarakan bermacam -macam jenis pekerjaan. Agar
menguntungkan, penggunan waktu yang dihemat yang digunakan untuk
pekerjaan kantor yang produktif lainnya.
4) Fleksibilitas Penggunaannya
Penggunaan perlengkapan dan mesin mesin kantor ini dapat mencapai
penghematan lantaran dipengaruhi oleh luasnya kesatuan -kesatuan dari mesin
yang dapat dipergunakan untuk bermacam -macam jenis pekerjaan dalam
kantor.
Artinya, kita perlu untuk mempertimbangkan kesatuan dari peralatan kantor
sehingga peralatan tersebut bisa digpergunakan secara efektif untuk banyak
jenis pekerjaan dalam kantor.
5) Harga dan Penanaman Modal
Harga selalu menjadi pertimbangan manajeman yang amat penting.
Pertimbangan harga atau nilai ini harus dipertimbangkan bersamaan dengan
pelayanan -pelayanan yang diberikan dan dimungkinkan.
Artinya, pertimbangan ini harus dipikirkan berdasarkan dari apa yang diterima
dan atas penghematan yang diharapkan dapat mengurangi modal pokok.
6) Kemampuan Kesatuan
Kemampuan kesatuan ini artinya adalah ketika suatu kesatuan mampu untuk
melaksanakan pekerjaan secara efisien.
7) Nilai Keindahan
Faktor keindahan juga merupakan hal penting dalam rangka memilih
perlengkapan dan mesin mesin kantor. Sebab, wajah atau rupa dari kantor pun
merupakan hal penting. nilai keindahan sangat subjektif dan dipengaruhi oleh
rasa senang seseorang, dan bukannya oleh data -data yang bisa dihitung secara
matematis.

20
 Meski berdasarkan penilaian subjektif, tapi keuntungan yang diperoleh dari nilai
keindahan ini cukup positif. Sebuah kantor yang menarik sangat mungkin
memberikan keuntungan terhadap moriil kantor dan kinerja para pegawai -
pegawainya.
Perlengkapan mesin -mesin kantor ini tidak hanya perlu dipandang sebagai alat
fisik semata, melainkan juga harus dipandang sebagai alat pendorong
rokhaniah. Perlengkapan dan mesin mesin yang tepat dapat menempatkan para
pegawai merasa berada dalam tempat yang tepat untuk bekerja secara efiesien.
8) Preferensi Pegawai
Preferensi pegawai ini adalah pertimbangan dari sudut keinginan dan
kenyamanan pegawai. Hal ini penting dipertimbangkan sebab dapat
menentukan perlengkapan yang layak dipergunakan.
9) Pengaruh terhadap Syarat -Syarat Pegawai
Ada kalanya, penggunaan perlengkapan dan mesin kantor ini mempengaruhi
kondisi pegawai. Dalam artian, syarat -syarat mengenai jumlah pegawai, tingkat
kecakapan para pegawai dan masalah -masalah terkait ketenagakerjaan lain
dapat dipengaruhi dari pemilihan peralatan dan mesin kantor yang ada.
10) Perencanaan Mengenai Beban Pekerjaan
Perencanaan yang perlu dipertimbangkan adalah mengenai kebutuhan waktu
yang akan datang serta kecukupan kesatuan untuk dapat memenuhi kebutuhan
yang akan datang.
Misalnya, kebutuhan untuk 10 tahun mendatang, harus pula diperkirakan.
Sayangnya, ramalan atau perencanaan seperti ini seringkali sangat sulit
dilakukan.
11) Kualitas Pekerjaan Tata Usaha
Penggunaan perlengkapan dan mesin kantor juga harus bisa mempengaruhi
terhadap ketelitian dan wujud pekerjaan dalam kantor. Artinya, bila sebuah
mesin digunakna untuk mengganti pekerjaan tangan, maka mesin ini
seharusnya bsia menghasilkan ketelitian yang lebih besar.
Ini disebabkan sifat mesin yang cenderung membuat kesalahan yang lebih
sedikit ketimbang manusia. Aneka format kertas, surat, formulir dan sebagainya,
juga biasanya dapat lebih baik dan rapi bila dibuat dengan menggunakan mesin,
ketimbang sekedar ditulis tangan.

21
 12) Keperluan untuk Salinan -salinan dan Data Statistik
Sebuah mesin sangat mungkin untuk memberikan jumlah salinan yang lebih
banyak. Pertimbangan yang penting dalam hal ini adalah ketersediaan salinan
data yang benar -benar diperlukan dan apakah salinan tersebut dapat
memenuhi tujuan -tujuan yang mendorong perbaikan kegiatan manajemen.
Namun, bila kondisi seperti ini tidak terpenuhi, maka adanya salinan -salinan
tambahan justru akan mengakibatkan praktek menejemen menjadi semakin
tidak efisien.

c. Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Membeli Perabot Kantor

Perabot kantor yang baik harus dapat memberi pengaruh positif terhadap kinerja
pegawai, seperti dapat menghemat gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai,
serta dapat menambah kesehatan dan efisiensi para pegawainya. Untuk itu, ketika
hendak membeli perabot kantor, ada faktpr -faktor yang harus diperhatikan. Faktor
yang harus diperhatikan dalam membeli perabot kantor yakni :
1) Harus dapat menghemat ruang lantai
2) Tinggi meja terhadap kursinya haruslah sepadan
3) Tidak begitu berat, sehingga mudah untuk dipindah -pindahkan
4) Harus terdapat ruangan yang cukup di bawah meja untuk bisa dibersihkan. Hal
ini terkait denan masalah kesehatan.
5) Keawetan perabot dari logam yang biasanya lebih tinggi dari perabot dari kayu
6) Risiko kebakaran yang terjadi para perabot kayu relatif lebih besar daripada
perabot yang terbuat dari logam.

4. Pengoperasian peralatan kantor

Peralatan kantor yang digunakan perlu pengoperasian khusus, berikut akan

dibahas cara pengoperasian beberapa peralatan kantor, yaitu:
a. Penggunaan Telepon
1) Pengertian telepon
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu
pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri
maupun ke luar kantor.
2) Macam-macam pesawat telepon
a) Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah

22
 b) PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang
pengoperasiannya melalui operator
c) PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang
pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator
3) Cara penggunaan telepon
a) Penggunaan telepon untuk percakapan local
b) Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international
b. Penggunaan Handphone
1) Pengertian handphone
Alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa
komunikasi lisan maupun tulisan.
2) Cara menggunakan handphone
i. Cara mengirim berita
1) Tekan tombol yang dituju
2) Mulailah pembicaraan
3) Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No
ii. Cara menerima berita
1) Tekan tombol yes
2) Dengarkan pembicaraan
3) Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai
c. Penggunaan Faksimile
1) Pengertian faksimile
Kata faksimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau
simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.
2) Fungsi faksimile
i. Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita
inginkan
ii. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
iii. Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka
facsimile dapat difungsikan untuk:
 Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar
 Mencetak sampai beberapa lembar kopi
 Menyimpan berbagai alamat
d. Penggunaan Mesin Stensil

23
 Memiliki ciri-ciri yaitu:
 Digerakkan dengan tenaga manusia
 Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
 Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna
 Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter
sebagai sheet master
 Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)
e. Penggunaan Mesin Foto Kopi
a. Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang
sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom,
system reduction, system fullsize, dan system document feeder
b. Pahami fungsi tombol dasar
1) Tombol warna kuning, tombol ini berfungsi untuk me reset,
mengembalikan pengaturan, dan penghapus program
2) Tombol angka, tombol angka memiliki fungsi untuk memasukan angka
atau jumlah , besar dan mengatur ukuran dalam proses fotocopy
3) Tombol C atau Clear, tombol ini di gunakan untuk menghapusnatau
kembali ke proses sebelumnya
4) Tombol Stop, warnanya kuning atau orange fungsinya untuk
menghentikan proses yang sedang berjalan.
5) Tombol Check Counter, untuk melihat jumlah kertas yang di copy
6) On/Off, untuk menghidupkan dan mematikan mesin
c. Langkah-langkah pengoperasian
1) Masukkan tinta ke developer unit
2) Tekan tombol on/off dengan posisi on
3) Master diletakan pada kacalalu tutupkan kover diatasnya
4) Tekan tombol nominal jumlah yang dikendaki
5) Hitung jumlah kertas yang dikopi
f. Penggunaan Perforator
a. Perforator ini adalah alat yang di gunakan untuk melubangi kertas atau kartu.
Perforator ini Di bedakan menjadi 3 yaitu,
1) Perforator dengan satu pelubang , biasanya di guankan untukmelubangi
kartu perpustakaan ataupun papan nama.

24
 2) Perforator dengan dua pelubang, biasanya di gunakan untuk melubangi
kertas yang akan di simpan dalam snelheckter atua ordner
3) Perforator dengan lima pelubang, biasany aperforator ini di gunankan
untk melubangi kertas yang akan di masukan ke dalam ordner.
b. Berikut adalah cara kerja penggunaan Perforator :
1) Siapkan kertas yang akan di lubangi, maksimum 10 lembar. Lembar
paling atas di lipat sama lebar untuk menentukan titik tengah,lalu tepi
keertas di ratakan
2) Kemudian kertas di letakan di papan kertas pada posisi tengah sampai
tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
3) Tangakai perforator di tekan dengan telapak tangan sampai kertas
berlubang.
g. Penggunaan Numerator
a. Alat ini di gunakan untuk memberi
nomor secara otomatis pada
dokumen.
b. Berikut adalah cara yang digunakan
untuk menggunakan numorator,
yaitu:
1) Beri tinta pada bantalan huruf
2) Atur nomor awal yang akan di gunakan
3) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator
h. Penggunaan Mesin LCD PROYEKTOR
Cara menggunakan LCD proyektor, yaitu:
a. letakan LCD pada tempatnya
b. buka tutup lensa
c. atur fokus LCD
d. tekan tombol power pada remote control
e. nyalakan komputer dan hubungkan kabel antara LCD proyektor dengan
computer

C. Latihan Soal
1. Fungsi dari perbekalan yaitu sebagai ….
A. perkakas kantor

25
 B. hiasan kantor
C. mesin kantor
D. penunjang pekerjaan kantor
E. penyimpanan hasil kerja
2. Strapler dan perforator merupakan peralatan yang ….
A. barang habis pakai
B. tidak habis pakai
C. mesin kantor
D. pesawat kantor
E. interior kantor
3. Intercom dan telepon termasuk dalam peralatan kantor .…
A. barang habis pakai
B. tidak habis pakai
C. mesin kantor
D. pesawat kantor
E. interior kantor
4. Penggunaan peralatan kantor disesuaikan dengan masing-masing jenis peralatan. Jika
mencetak nomor dengan menekan tangkai pegangan merupakan cara menggunakan
peralatan kantor ….
A. stempel
B. numerator
C. daterator
D. stampad
E. perforator
5. Faktor untuk memilih peralatan kantor dengan mempertimbangkan kesatuan dari
peralatan kantor sehingga peralatan tersebut bisa dipergunakan secara efektif untuk
banyak jenis pekerjaan dalam kantor disebut ….
A. pengaruh terhadap syarat pegawai
B. fleksibiitas kerja
C. preferensi pegawai
D. kualitas pekerjaan
E. nilai keindahan
6. Faktor untuk memilih peralatan kantor menurut pertimbangan sudut keinginan dan
kenyaman pegawai disebut dengan .…
A. pengaruh terhadap syarat pegawai
B. perencanaan beban kerja
C. preferensi pegawai
D. penanaman modal
E. nilai keindahan
7. Pesawat telepon yang digunakan dengan cara disambungkan kepada operator manusia
terlebih dahulu disebut dengan ….
A. PABX
B. Pesawat tunggal

26
 C. PMBX
D. Private Memory Brand Xchange
E. Private Automatic Brand Xchange
8. Maksimal kertas yang dapat dilubangi oleh perforator berukuran standar yaitu … lembar.
A. 3
B. 7
C. 10
D. 11
E. 15
9. Berikut ini yang bukan merupakan manfaat perlatan kantor yaitu ….
A. Mendukung aktivitas dan pekerjaan kantor
B. Mempermudah proses pengerjaan dan pelaksanaan kegiatan kantor.
C. Memperoleh hasil pekerjaan yang maksimal dan memuaskan.
D. Sebagai asset kantor dan perlengkapan kantor
E. Mempercepat kegiatan kantor
10. Factor yang mempengaruhi dibelinya perabotan kantor yaitu ….
A. Harus dapat menghemat ruang lantai
B. Tinggi meja terhadap kursinya haruslah sepadan
C. Tidak begitu berat
a. Harus terdapat ruangan yang cukup
b. Keawetan perabotan

D. Tugas Individu
Carilah 10 gambar peralatan dan perabotan kantor, kemudian identifikasi gambar yang
dicari termasuk dalam peralatan atau perabotan kantor! Berilah penjelasan mengenai
manfaat dan cara penggunaannya!

27
 BAB IX

TATA RUANG KERJA

(OFFICE LAYOUT)

A. Tujuan Pembelajaran
- Melakukan perancangan tata ruang kantor
- Melakukan penyusunan perabotan kantor
- Menunjukan penyusunan perabotan
- Merumuskan persyaratan lingkungan fisik

B. Uraian Materi

1. Pengertian dan Tujuan Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau
sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan,
mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
Menurut Drs.The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern
(1996) mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat
serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the
arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor
dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang
tersedia).

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor menurut Drs. The Liang Gie yaitu:
a. Proses pengerjaan aktivitas kantor dapat dilakukan dengan jarak sependek mungkin
b. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat berjalan lancer
c. Kesehatan dan kepuasan kerja tercapai
d. Pengawasan terhadap pekerjaan berlangsung memuaskan
e. Seluruh ruang dipergunakan secaraefisien untuk keperluan kerja
f. Pihak luar mendapatkan esan baik tentang perusahaan saat berkunjung
g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan yang dapat
diubah sewaktu-waktu

28
Tujuan lain dari tata ruang kantor adalah sebagai berikut:
a. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
b. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
c. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
d. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke
meja.
e. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan
karyawan lainnya.
f. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
g. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan
yang sunyi.
h. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang
datang.
i. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yang terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai
beberapa keuntungan, diantaranya:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu
bagian lain.
d. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
e. Pengawasan mudah dilaksanakan.
f. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat
sebagai berikut:
a. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan
pekerjaan.
b. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
c. Pengawasan dapat dipermudah.
d. Hubungan dapat dipercaya.
e. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
f. Jalannya pekerjaan lebih lancar.

29
 g. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

2. Asas-Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor

 Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor,
keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana
ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
 Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak
meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan
antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan
mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain,
bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
 Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan
menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai
lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
 Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak
dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan
tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan
semakin nyaman dan asri.
 Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada
pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan
cepat.
 Asas integrasi kegiatan
Tat ruang kantor dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi
ruang yang digunakan.
 Asas keamanan dan kepuasan pegawai
Ruangan yang nyaman dapat membuat pegawai betah berlama-lama di
kantor sehingga mereka dapat bekerja secara maksimal.
 Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
1) Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
2) Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan
harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
3) Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik
pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.

30
 4) Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
5) Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah
ruangan.
6) Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
7) Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan
dibagian depan.
8) Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela
dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
9) Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun
tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

3. Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor

a. Tata Ruang Tertutup (Closed place office)
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang
untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
 Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
 Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
 Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
 Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak
terganggu oleh kegiatan para karyawan.
 Memudahkan pemeliharaan kantor
 Menimbulkan kesan positif pada relasi karena menghargai pegawai
Kelemahannya:
 Pengawasan lebih sulit
dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
 Cahaya sulit masuk dan udara
sulit beredar sehingga suasana lebih pengap
dan gerah.
 Apabila diperlukan tukar
tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan
sulit merubah ruangan.
 Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan
mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

b. Tata Ruang Terbuka (Open place office)

31
 Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak
dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak
mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:
 Pengawasan lebih mudah dan efektif
terhadap segenap pegawai.
 Hubungan antar pegawai cepat dan
mudah.
 Memperlancar arus pekerjaan dari meja
satu ke meja yang lain tanpa orangnya
harus mondar-mandir meninggalkan
tempat kerja.
 Cahaya mudah masuk dan udara
mudah beredar.
 Mudah merubah ruangan.
 Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat
dan luwes.
 Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor agak sulit menampungnya,
karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:
 Dapat merendahkan moral atau staf, karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
 Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
 Pekerja akan kehilangan kepribadian.
 Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat
menggangu yang lain.
 Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan
lainnya yang membutuhkan ketenangan.
 Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

c. Tata Ruang berpanorama (Landscape office)

Tata ruang ini dhiasi oleh taman dan dekorasi lainnya untuk menciptakan
lingkungan yang nyaman, menyenangkan
dan ekonomis dalam pemanfaatan
ruangan.
Kelebihan:
 Pegawai akan merasa betah atau
nyaman dalam bekerja
 Ketegangan syaraf dapat dihindarkan

32
 dan berkurang
 Kegaduhan dapat dihindari
 Pekerjaan lebih efisien
 Produktivitas dapat meningkat
Kelemahan:
 Biaya cukup tingg dalam emmbuat dekorasi
 Biaya pemeliharaan tinggi
 Tenaga ahli tidak mudah

d. Tata Ruang Kantor Semi Tertutup (Mixed Ofiice)

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang
yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah
untuk menjaga privasi kerja. Kerugian ruang
kantor semi tertutup adalah perubahan tempat
lebih sulit dilakukan.

4. Lingkungan Fisik Kantor

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor
adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor
lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan
masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati.
Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:
o Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
o Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
o Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.
o Udara yang bersih dan segar.
o Ongkos pemeliharaan yang rendah.
o Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

5. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang

a. Perencanaan Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
1) Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
2) Kualitas pekerjaan lebih baik.
3) Kesalahan-kesalahan berkurang.
4) Semangat kerja pegawai lebih baik.

33
 5) Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
6) Prestise lebih baik untuk perusahaan.

b. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan
diantaranya:
1) Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
2) Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas
pegawai.
3) Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
4) Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
5) Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
1) Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan
dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk
merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu
pekerjaan.
2) Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan
berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan
perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
3) Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan
ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi
ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap
tamu yang datang, diantaranya:
a. Kepercayaan terhadap kantor
b. Efisiensi atau produktifitas
c. Moral

c. Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-
keuntungan, diantaranya:
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi
e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

d. Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
c. Kesalahan yang lebih banyak

34
 d. Kelelahan yang bertambah
e. Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para
pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:
a. Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
b. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
c. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
d. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan
yang tidak banyak meneruskan suara.

6. Pedoman Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor

a. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek
b. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
d. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
e. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor
tersebut.
f. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

7. Langkah-Langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam
lingkungan kantor itu.
3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan
berpedoman pada teknik penataan meja kerja.
4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan
fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat
memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.

8. Teknik Penataan Meja Kerja Ruang Kantor

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan
kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap
personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil
suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja
perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang
kantor yang baik.

35
 Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :
1. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan
yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan
posisi beradu punggung.
2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri
atas beberapa baris.
3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu
disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang
mendapat layanan.
4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan
lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang
menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan
personil.
6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung
terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
7. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang
banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi
ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak
berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.
8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising)
ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain
yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi
9. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan
ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya
10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari
dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.
11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi
ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke
tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga
12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat
rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan
tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk
keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari
pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

9. Standar Ruang Kantor

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan
dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai
contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor

36
(THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus
dimiliki oleh setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2
untuk setiap petugas.
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C =
61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan
dalam ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang
perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta
terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan
handuk harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat
penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak
dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang
basah
j. Tempat duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan
sandaran kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan
untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane
memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan
beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama

37
 Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan
pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran
harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih
dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

10. Merancang Tata Ruang Kantor Berbagai Macam Bentuk

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan
diantaranya:
1. Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
2. Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
3. Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang
pekerjaan tersebut.
4. Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang
pekerjaan tersebut.
5. Penerangan atau pencahayaan yang baik.
6. Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
7. Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan
kenyamanan ruangan

C. Latihan Soal
1. Pengaturan perabotan dan mesin dalam ruangan yang tersedia merupakan pengertian
dari ....
A. tata ruang
B. furniture
C. equipment
D. office layout
E. office design
2. Adapun tujuan dari penataan ruang kantor menurut Drs. The Liang Gie sebagai berikut,
kecuali ….
A. rangkaian aktivitas tata usaha dapat berjalan lancer
B. kesehatan dan kepuasan kerja tercapai
C. proses pengerjaan aktivitas kantor dilakukan jarak terjauh
D. pengawasan terhadap pekerjaan berlangsung memuaskan
E. seluruh ruang dipergunakan secaraefisien untuk keperluan kerja
3. Terdapat empat azas yang diterapkan dalam penataan ruang. Penempatan pegawai dan
peralatan sesuai dengan urutan kerja agar pekerjaan lebih cepat diselesaikan disebut
dengan azas ….
A. integrasi kegiatan
B. keamanan pegawai
C. rangkaian kerja

38
 D. jarak terpendek
E. susunan kerja
4. Pekerjaan agar mudah diselesaikan sehingga ada penatan susunan kerja yang baik
disebut dengan azas ….
A. integrasi kegiatan
B. keamanan pegawai
C. rangkaian kerja
D. jarak terpendek
E. susunan kerja
5. Berikut merupakan ciri-ciri salah satu jenis tata ruang kantor:
1. Moral pekerja tetap terjaga
2. Pengawasan sulit dilakukan
3. Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga
4. Menimbulkan kesan positif
5. Cahaya sulit menembus ruangan
6. Adanya sekat pembatas dan terpisah-pisah
Jenis tata layout dengan ciri-ciri tersebut yaitu tata layout ruang ....
A. tertutup
B. terbuka
C. semi terbuka
D. berpanorama
E. semi tertutup
6. Salah satu satu kelemahan landscape office yaitu ....
A. tidak nyaman bekerja
B. biaya pemeliharaan tinggi
C. cahaya sulit masuk
D. tidak adanya privasi
E. produktifitas menurun
7. Dalam merancang tata ruang kantor terdapat banyak hal yang harus diperhatikan
diantaranya sebagai berikut, kecuali …
A. jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang
B. penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urutan tingkatan
C. banyaknya personal/pegawai yang terlibat saat bekerja
D. penerangan atau pencahayaan yang baik
E. adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai
8. Salah satu keuntungan dari perencanaan udara yaitu ….
A. mengurangi ketegangan kerja
B. kesehatan pegawai terpelihara
C. susunan kerja dapat diubah
D. semangat pegawai berkurang
E. kerja menjadi nyaman
9. berikut yang tidak termasuk persyaratan tata ruang kerja dalam The office act yaitu ….
A. kebersihan
B. luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
C. suhu Udara minimum 23 C
D. peredaran udara segar
E. penerangan cahaya cukup

39
10. Warna dapat memberikan efek psikologis anggun adalah warna .…
A. kuning
B. ungu
C. hijau
D. merah
E. biru

D. Tugas Kelompok
Berikut meruapkan jenis tata layout kantor:
A. Terbuka
B. Tertutup
C. Semi tertutup
D. Berpanorama
E. Campuran
Jelaskan kelemahan dan kelebihan masing-masing tata layout kantor tersebut!

40
 BAB X

KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

A. Tujuan Pembelajaran
- Mengklasifikasikan komunikasi di tempat kerja
- Menentukan komunikasi di tempat kerja
- Membangun komunikasi di tempat kerja
- Menggunakan alat komunikasi di tempat kerja

B. Uraian Materi

1. Pengertian, jenis-jenis dan unsur/komponen komunikasi

Komunikasi bersal dari bahasa latin communis, communico atau communicare

yang berarti sama atau dalam bahasa Inggris sering disebut communication yang
berarti pesan yang dipercaya. Ada pengertian dari beberapa ahli yaitu:

Carl I Hovland “Komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang

(komunikator) menyampaikan stimulus (kata-kata) untuk mengubah perilaku
orang lain (Khalayak)”.

Prof Dr. Alo Liliweri “Komunikasi adalah pengalihan suatu pesan dari suatu
sumber kepada penerima yang dapat dipahami”.

Roben J.G. “Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian

pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan”.

Dari beberapa definisi dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses

pengiriman dan penerimaan informasi, pesan atau berita dari satu pihak
(komunikator) kepada pihak lain (komunikan) dalam suatu usaha untuk
mendapatkan kesamaan pengertian. Komunikasi organisasi juga dapat diartikan
sebagai suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai kebersamaan dan saling
pengertian dalam suatu organisasi.

Proses komunikasi adalah bagaimana sang komunikator menyampaikan pesan

kepada komunikannya, sehingga dapat dapat menciptakan suatu persamaan
makna antara komunikan dengan komunikatornya. Unsur-unsur yang mendorong
terjadinya proses komunikasi menurut Harold L. Laswell, yaitu:

41
a. Source (Sumber), Sumber adalah seseorang yang memberikan pesan atau
dalam komunikasi dapat disebut sebagai komunikator. Walaupun sumber
biasanya melibatkan individu, namun dalam hal ini sumber juga melibatkan
banyak individu. Misalnya, dalam organisasi, Partai, atau lembaga tertentu.
Sumber juga sering dikatakan sebagai source, sender, atau encoder.
b. Message (Pesan), pesan adalah isi dari komunikasi yang memiliki nilai dan
disampaikan oleh seseorang (komunikator). Pesan bersifat menghibur, informatif,
edukatif, persuasif, dan juga bisa bersifat propaganda. Pesan disampaikan
melalui 2 cara, yaitu Verbal dan Nonverbal. Bisa melalui tatap muka atau melalui
sebuah media komunikasi. Pesan bisa dikatakan sebagai Message, Content,
atau Information
c. Channel (Media dan saluran komunikasi), Sebuah saluran komunikasi terdiri atas
3 bagian. Lisan, Tertulis, dan Elektronik. Media disini adalah sebuah alat untuk
mengirimkan pesan tersebut. Misal secara personal (komunikasi interpersonal),
maka media komunikasi yang digunakan adalah panca indra atau bisa memakai
media telepon, telegram, handphone, yang bersifat pribadi. Sedangkan
komunikasi yang bersifat massa (komunikasi massa), dapat menggunakan media
cetak (koran, suratkabar, majalah, dll) , dan media elektornik(TV, Radio). Untuk
Internet, termasuk media yang fleksibel, karena bisa bersifat pribadi dan bisa
bersifat massa. Karena, internet mencakup segalanya. Jika anda membuka
www.kuliahkomunikasi.com < maka media ini bersifat massal, namun jika anda
chattingh melalui yahoo messenger, maka media ini bersifat interpersonal, dan
jika anda menuliskan Blog (blogging atau menulis diary), media ini bisa berubah
menjadi media yang bersifat Intrapersonal (kepada diri sendiri).
d. Receiver (Penerima Pesan), Penerima adalah orang yang mendapatkan pesan
dari komunikator melalui media (komunikan). Penerima adalah elemen yang
penting dalam menjalankan sebuah proses komunikasi. Karena, penerima
menjadi sasaran dari komunikasi tersebut. Penerima dapat juga disebut sebagai
public, khalayak, masyarakat, dll.
e. Feedback (Umpan Balik), Umpan balik adalah suatu respon yang diberikan oleh
penerima. Penerima disini bukan dimaksudkan kepada penerima sasaran
(khalayak), namun juga bisa didapatkan dari media itu sendiri. Misal, kita sebagai
seorang penulis mengirimkan sebuah artikel kepada suatu media massa. Lalu,

42
 bisa saja kita artikel kita ternyata bagus, namun ada beberapa hal yang harus di
edit. Sehingga, pihak media mengembalikan artikel kita untuk di edit ulang.
f. Efek, sebuah komunikasi dapat menyebabkan efek tertentu. Efek komunikasi
adalah sebuah respon pada diri sendiri yang bisa dirasakan ketika kita
mengalami perubahan (baik itu negatif atau positif) setelah menerima pesan.
Efek ini adalah sebuah pengaruh yang dapat mengubah pengetahuan, perasaan,
dan perilaku (Kognitif, afektif, dan konatif).
g. Lingkungan, adalah sebuah situasi yang dapat mempengaruhi terjadinya suatu
komunikasi. Situasi Lingkungan terjadi karena adanya 4 faktor :
 Lingkungan Fisik(Letak Geografis dan Jarak)
 Lingkungan Sosial Budaya (Adat istiadat, bahasa, budaya, status sosial)
 Lingkungan Psikologis ( Pertimbangan Kejiwaan seseorang ketika menerima
pesan)
 Dimensi Waktu (Musim, Pagi, Siang, dan Malam)

Gambar 2.Proses terjadinya komunikasi

Jenis komunikasi dapat dilihat dari cara mengklasifikasikannya. Hal yang paling
umum dalam mengklasifikasikan komunikasi berdasarkan jumlah peserta yang
terlibat dalam komunikasi tersebut. Klasifikasi tersebut yaitu:

a. Komunikasi Intrapribadi (Intrapersonal communication)

43
 Komunikasi dengan diri sendiri (baik disadari maupun tidak). Biasanya
dilakukan untuk kegiatan perenungan, perencanaan atau penilaian terhadap
diri sendiri.
b. Komunikasi antarpribadi (Interpersonal communication)
Komunikasi diadik yang melibatkan dua orang saja, komunikasi antar orang
secara tatap muka, sehingga memungkinkan untuk mengetahui reaksi orang
lain, baik verbal maupun non verbal.
c. Komunikasi kelompok (group communication)
Komunikasi tercipta dalam sekumpulan orang yang memiliki tujuan bersama.
Contohnya yaitu kelompok diskusi, keluarga, tetangga.
d. Komunikasi publik (Public communication)
Komunikasi antar seorang komunikator dengan sejumlah besar komunikan
yang tidak dikenal satu persatu. Contohnya yaitu kuliah umum dan pidato.
e. Komunikasi Organisasi (Organizational Communication)
Komunikasi yang ada dalam suatu organisasi yang bersifat formal maupun
informal yang berlangsung dalam jaringan yang lebih besar dibandingkan
dengan komunikasi kelompok. Komunikasi ini biasanya menurut struktur
organisasi, yaitu:
- Komunikasi vertical
- Komunikasi diagonal
- Komunikasi horizontal
f. Komunikasi Massa (Mass communication)
Komunikasi menggunakan media massa, baik cetak atau elektronik agar
pesan dapat tersebar secara luas. Contoh berita dari surat kabar, radio,
televise.

2. Komunikasi di tempat Kerja

a. Bentuk komunikasi kantor

Dalam lingkup organisasi, tujuan utama komunikasi yaitu memajukan dan

mengembangkan organisasi yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk
mencapai tujuan manajemen. Informasi memiliki peranan penting dalam
mendukung proses pengambilan keputusan yang berdampak pada kemajuan dan

44
perkembangan organisasi, sehingga memerlukan pengelolaan informasi yang baik.
Komunikasi yang terjadi pada organisasi berupa:

1) Komunikasi vertikal
Komunikasi tegak lurus keatas (upward communication) maupun kebawah
(downward communication) dapat berupa komunikasi dari atasan maupun
bawahan secara timbal balik (two way traffic communication).
Bentuk komunikasi ke atas berupa memberikan keterangan yang
diperlukan karyawan dan juga saluran penyampaian pikiran atau pendapat dari
karyawan. Bentuk komunikasi ke bawah berupa memberikan pengertian,
wewenang, tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan yang harus
dilaksanakan.
2) Komunikasi horizontal
Komunikasi mendatar atau sejajar antar pegawai atau staff yang memiliki
tingkat kedudukan yang sama. Komunikasi ini tidak hanya digunakan untuk
melancarkan koordinasi kerja, tetapi juga dapat dilakukan saat ada waktu luang.
Menurut I.G. Wursanto komunikasi ini dapat dilakukan dengan beberapa cara
yaitu:
- Langsung, dengan cara rapat atau musyawarah kerja
- Tidak langsung, dengan cara lisan melalui telepon atau tertulis
menggunakan memo
3) Komunikasi diagonal
Komunikasi menyilang (cross communication) yaitu komunikasi yang
terjalin antar divisi satu dengan divisi lainnya yang berlangsung atar pegawai
pada tingkat kedudukan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang
langsung terhadap pihk lain dengan memotong perintah organisasi.
Contohnya yaitu komunikasi bagian keuangan berkomunikasi dengan
manajer personalia. Komunikasi ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja,
memecahkan maslaah antar bagian dan meminta pertimbangan, untuk
menghindari kesalahpahaman an menghilangkan kesan memotong perintah,
maka bawahan jika ingin berkomunikasi harus meminta ijin terlebih dahulu.

b. Syarat terjadinya komunikasi kantor

45
 Komunikasi di tempat kerja memiliki beberapa syarat yang harus diperhatikan
agar komunikasi dapat berjalan dengan baik. Syarat-syarat tersebut yaitu:

1) Sinkronisasi tujuan organisasi: hubungan akan harmonis apabila ada

sinkronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan pribadi.
2) Suasana kerja yang kondusif: menciptakan suasana kerja yang
menyenangkan untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan.
3) Penghargaan sebagai manusia: perlakuan sebagai manusia yang berhak atas
pengertian, pegakuan dan penghargaan.
4) Pengembangan kemampuan: pimpinan mengetahui minat, bakat, keahlian
dan batas kemampuan bawahannya agar dapat memberikan pelatihan yang
tepat untuk bawahannya.
5) Bekerja pada tempatnya: untuk mencapai hasil maksimal dan menyamankan
kondisi pegawai dalam bekerja, maka pegawai harus ditempatkan di tempat
yag sesuai dengan kemampuan, bakat dan keahlian.
6) Pekerjaan yag menarik dan penuh tantangan: pegawai yang energik tidak
senang dengan pekerjaan yang bersifat monoton atau rutin karena akan
membosankan.
7) Pengakuan dan penghargaan atas pelaksanaan tugas: pimpinan menghargai
bawahannya yang teah melaksanakan tugas dengan baik.
8) Informalitas yang wajar dalam hubungan kerja: hal ini penting apabila
hubungan informal lebih menonjol akan terkesan pemimpin kurang
berwibawa.

3. Etika berkomunikasi yang baik

Etika berasal dari kata ethikus (latin yang berarti kebiasanaan, norma, nilai, kaidah
atau ukuran tingkah laku manusia. Dalam penyampaian pesan mengandung
macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha di dalam lingkungan kantor,
disebut dengan komunikasi kantor. Komunikasi ini dpat berlangsung secara lisan
maupun tulisan. Ada beberapa komunikasi yang berlangsung dalam kantor, yaitu:

a. Etika melalui telepon

Telekomunikasi berasal dari dua kata, yaitu tele yang berarti jarak jauh dan
komunikasi yang berarti hubungan. Telekomunikasi dilakukan antara dua orang

46
atau lebih yang berhubungan secara berjauhan dengan menggunakan media
telekomunikasi elektronik. Media komunikasi antara lain : Telepon, Faksimile, dll.
Di dalam komuniksai melalui telepon tentunya kita harus tahu tentang etika
bertelepon. Adapun Etika Bertelepon yang harus diperhatikan secara
umum yaitu :
 Mengangkat dengan segera jika ada telepon berdering

 Memperkenalkan diri terlebih dahulu jika menerima atau menghubungi

seseorang melalui telepon
 Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat

 Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak

 Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan

 Bertanya dengn bijaksana'Mencatat pesan atau pembicaraan

 Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan

 meletakkan gagang telepon dengan pelan

Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara khusus, yaitu :

 Sebaiknya menggunakan bahasa resmi

 Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon

 Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen

 Berbicara tidak banyak basa - basi

 Tidak bebicara dengan nada kasar apalagi membentak

 Janganlah berbicara dengan nada memerintah

 Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan,

hanya mendengar bunyi musik

 Tidak mentransfer berkali - kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru

 Nada intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah

 Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon

Cara menangani telepon ada dua macam, yaitu :

1) Respon untuk panggilan ( incoming calls )
2) Melakukan panggilan ( Outgoing calls )

Hal - hal yang harus di perhatikan Ketika menerima telepon :

47
 1) Begitu bel telepon berdering, segera angkatlah telepon dengan tangan kiri
dan tangan kanan meraih alat tulis serta Lembar Pesan Telepon untuk
mengadakan persiapan, barangkali ada pesan atau hal yang akan
ditanyakan.

2) Menjawab telepon hendaknya secara cepat, singkat, jelas dan hormat,

dengan terlebih dahulu memberikan ucapan salam penghormatan, serta
berikan identitas, maksudnya katakan dimana telepon diterima dengan cara
mengucapkan selamat ( pagi / siang ), menyebutkan nama kantor, atau
nomor telepon dimana seseorang berada
3) Memberikan penjelasan dengan tepat dan sopan, jika :
 Penelepon salah sambung

 Penelepon ingin berbicara dengan orang yang sedang tidak ada di

tempat
 Penelepon perlu menelepon nomor lain / orang lain

Berikut sikap pelayanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu
diperhatikan adalah 7 C, yaitu :
1. Caring : memperhatikan
2. Commited: Merasa terikat dengan organisasi

3. Confident : penuh keyakinan dalam mengatasi masalah

4. Considerate : bersahabat, menolong, danmengerti emosi penelepon

5. Controlled : Tidak terbawa emosi ketika penelepon mengungkapkan
kekecewaan ( marah )

6. Creative : mampu menemukan cara - cara yang baik dalam menerima

telepon
7. Contagious : bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon

Alat - alat yang digunakan dalam menerima telepon, yaitu :

 Pesawat telepon
 Kalender meja
 Jam dinding

 Alat tulis
 Lembar Pesan Telepon ( LPT )

48
  Daftar nomortelepon extention internal

 Buu daftar telepon masuk

Ketika melakukan kegiatan bertelepon, terdapat beberapa hambatan yang

dapat mengganggu dalam menerima pesan. Ada dua faktor penghambat ketika
bertelepon:

1. Alat: suara berisik, timbul tenggelam, mengecil, tidak terdengar nada

kontak, nada sambung tidak terdengar, atau sambungan terputus-putus
2. Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik,
Agar percakapan dapat berjalan lancar, dapat digunakan alfabet komunikasi
sebagai berikut:

A=Alfa J=Julie
B=Bravo K=Kilo S=Sierra
C=Charlie L=Lima T=Tanggo
D=Delta M=Mike U=Uniform
E=Echo N=November V=Victor
F=Foxtrot O=Oscar W=Whiskey
G=Golf P=Papa X=X-ray
H=Hotel Q=Quebec Y=Yankey
I=India R=Romeo Z=Zulu
Tabel 2. Daftar kode abjad dalam bertelepon

b. Etika terhadap tamu

Dalam menerima tamu ada etika yang harus diketahui, untuk menciptakan
suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja agar tamu merasa nyaman
dan memiliki kesan yang baik. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar
tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, yaitu sebagai berikut:
1) Sambut dengan tulus
 Ketika tamu datang sambutlah tamu dengan ramah, tanpa ada kepura-
puraan;
 Jika di ruangan tertutup maka beranjakalah untuk membukakan pintu
untuk tamu;
 Menerima tamu sambil duduk tidak menjadi masalah, tetapi lebih sopan
jika menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan
berjabat tangan.
2) Cara duduk

49
  Jika kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, persilahkan
ke ruang tamu untuk duduk
 Jika kita menerima tamu di kursi panjang, maka tempatkan tamu di
sebelah kanan, kemudian tanyakan identitas dan tujuan kunjungan
3) Janji temu
 Jika tamu sudah ada janji temu, sebaiknya tunjukan bahwa kita sudah
menunggu kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke
ruangan yang dituju
 Hubungi pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu
masuk untuk megetahui pimpinan sudah siap atau belum menerima
tamu
 Bila tamu diminta menunggu, sampaikan dengan sopan
4) Perlakuan baik
 Perlakukan tamu dengan baik, bahwakn jika tamu salah alamat atau
mengajukan keberatan kepada perusahaan
 Jika tamu diminta untuk meunggu, berilah suuguhan berupa majalah,
secangkir kopi atau makanan ringan
5) Mengantar tamu
Ucapkan terimakasih karena karena tamu telah berkunjung, dan antarkan
tamu hingga pintu keluar.

C. Latihan Soal
1. Unsur-unsur yang mendorong terjadinya proses komunikasi menurut Harold L Laswell
ada enam. Orang yang memiliki peranan sebagai menerima pesan disebut dengan ….
A. feedback
B. channel
C. source
D. komunikan
E. message
2. Isi pesan yang memiliki nilai dan disampaikan oleh seorang (komunikator) disebut ….
A. feedback
B. channel
C. source
D. komunikan
E. message
3. Dibawah ini yang bukan hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi
melalui penulisan surat adalah …
A. menggunakan kertas yang baik sesuai standar perusahaan

50
 B. surat dibuat dengan bagian surat terstruktur
C. bahasa surat dibuat dengan baik, lugas, jelas dan padat
D. menggunakan bahasa yang baik dan benar
E. memakai kertas berkualitas rendah untuk menghemat biaya
4. Agar hubungan dapat tercipta dengan baik, maka diperlukan interaksi antar karyawan
dengan menggunakan berbagai macam cara dan alat yang disebut dengan ….
A. mengolah
B. menyimpan
C. melakukan komunikasi
D. mencatat
E. menggandakan
5. Salah satu media antar organisasi yang sering digunakan untuk komunikasi jarak jauh
adalah ….
A. mailing
B. filing
C. fotocopy
D. scanning
E. handling
6. Komunikasi yang dilakukan lebih dari dua orang atau diantara sekelompok kecil orang
dengan beberapa efek dan beberapa umpan balik disebut komunikasi ….
A. antarpribadi
B. intrapribadi
C. kelompok
D. media
E. massa
7. Komunikasi yang terjadi antar pegawai pada divisi dan tingkat kedudukan yang berbeda
disebut dengan komunikasi ….
A. horizontal
B. diagonal
C. vertikal
D. vertikal silang
E. tegak lurus
8. Etika komunikasi yang tidak dilakukan saat menerima tamu saat pimpinan yang
dimaksud sedang tidak ada ditempat yaitu ….
A. mempersilahkan untuk duduk dan menunggu
B. mempersilahkan untuk menunggu dan pulang dahulu
C. mempersilahkan untuk menunggu dan menulis buku tamu
D. mengantar ke tempat duduk tamu
E. menanyakan contact person yang dapat dihubungi
9. Dalam menerima telepon diperlukan alat-alat yang digunakan untuk membantu
penerima telepon, berikut merupakan alat yang digunakan untuk menerima telepon
kecuali …
A. pesawat telepon
B. kalender meja

51
 C. kursi beroda
D. alat tulis
E. lembar Pesan Telepon ( LPT )
10. Etika komunikasi sering dilakukan ketika bertemu dengan relasi untuk menjaga
hubungan baik. Berikut contoh penerapan etika menerima telepon adalah ….
A. membiarkan telepon dalam keadaan berdering
B. mengucapkan salam waktu begitu telepon diangkat
C. menutup pembicaraan terlebih dahulu
D. mengucapkan kata “halo” dengan tangan kanan
E. tidak menanggapi pembicaraan penelepon

D. Tugas Kelompok
Buatlah percakapan antar dua orang melalui telepon sesuai dengan etika komunikasi,
dengan kasus sebagai berikut:

Penelepon berasal dari PT APA ingin berbicara dengan direktur untuk menyeelsaikan
MOU jual beli furniture. Penerima telepon sebagai sekretaris PT ABC menyampaikan
bahwa pimpinan sedang berada di luar negeri sehingga tidak dapat dihubungi, sehingga
dapat menelepon kembali 5 hari lagi atau diambungkan kepada manajer marketing.

Kerjakan bersama dengan dua teman sebangku, kemudian praktikkan dengan memuat
video etika menerima telepon!

52
 BAB XI

PENCATATAN KEUANGAN SEDERHANA

(KAS KECIL)

A. Tujuan Pembelajaran
- Memproses prosedur pembentukan, penggunaan dan pengisian kembali dana kas
kecil
- Menentukan prosedur penggunaan dana kas kecil
- Menentukan prosedur pengajuan dana kas kecil
- Mengelola laporan dana kas kecil

B. Uraian Materi

1. Pengertian Kas Kecil

Seringkali urusan-urusan yang menyangkut masalah cash (kas) dari sesuatu
perusahaan begitu banyak, kompleks serta meliputi jumlah rupiah yang besar pula.
Oleh sebab itu dipandang perlu oleh perusahaan untuk memisahkan secara
tersendiri urusan-urusan pembayaran cash untuk keperluan-keperluan rutin yang
meliputi jumlah relatif sedikit, sehingga tidak memperbanyak (tidak mengganggu)
urusan cash yang meliputi jumlah besar serta mempunyai arti yang lebih vital bagi
perusahaan.

Cash yang dipisahkan sendiri tersebut sering dinamakan Petty cash (kas kecil),
yaitu cash yang khusus dibuka untuk melayani pembayaran keperluan-keperluan
perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang relatif kecil. Pencatatan keuangan
sederhana biasanya dilakukan oleh seorang sekretaris. Pengeluaran ini misal
perangko, meterai, tinta, karcis kereta api, pembayaran utang dalam jumlah kecil
dan sebagainya. Bilamana dipandang perlu, perusahaan dapat membuka lebih dari
satu Petty cash, misal petty cash kantor administrasi, petty cash pabrik, petty cash
bagian penjualan dan sebagainya.

Pengelola administrasi dana kas kecil memerlukan beberapa perlengkapan antara

lain :

a. Bukti Transaksi Penerimaan atau Pengisian Kembali Dana Kas Kecil seperti Cek
dan kwitansi

53
 b. Bukti transaksi dana keluar (Bukti Kas Keluar)
c. Peralatan Menulis
d. Alat untuk menghitung
e. Formulir Jurnal
f. Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil

2. Prosedur Pembentukan Dana Kecil

Pembentukan dana kas kecil diorientasikan oleh kepala bagian keuangan.
Bagian-bagian yang terkait dengan prosedur pembentukan dana kas kecil
adalah sebagai berikut:

b. Bagian Utang
Tugas bagian utang yaitu:
 Menerima otorisasi/surat pembentukan dana dari bagian keuangan
 Membuat bukti kas keluar rangkap 3 (lembar 1 &3 diserahkan kepada
bagian kasa dan dilampiri surat pembentukan/otorisasi dana kas kecil,
lembar 2 diserahkan kepada bagian kartu biaya untuk diarsipkan)
 Mencatat bukti kas keluar dalam daftar kas keluar
 Menerima bukti kas keluar lembar 1 yang sudah dicap lunas oleh bagian
kasa
 Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti
pengeluaran kas, dan
 Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 yang telah dicap lunas kepada
bagian jurnal dan laporan.
c. Bagian Kassa
Tugas bagian kassa adalah sebagai berikut:
- Menerima bukti kas keluar lembar 1 & 3
- Menyediakan cek sebesar nominal yang tercantum dalam bukti kas
keluar
- Membubuhkan cap dan tanda tangan pada bukti kas keluar lembar 1&3
serta surat pembentukna dana kas kecil
- Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 & 3 yang telah dicap kepada :
- Bagian utang lembar 1 dilampiri dengan surat pembentukan dana kas
kecil

54
 - Pemegang dana kas kecil lembar 3 bersama dengan cek.
d. Bagian Jurnal Dan Laporan
Tugas bagian jurnal dan laporan adalah sebagai berikut :
 Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan dilampiri surat keputusan
pembentukan dana kas kecil dari bagian utang
 Mencatat bukti kas keluar dalam jurnal pengeluaran kas, dan
 Mengarsipkan buti kas keluar dan surat keputusan pembentukan dana
kas kecil.

e. Pemegang Dana Kas Kecil

Tugas bagian Pemegang dana kas kecil adalah sebagai berikut :
- Menerima cek dan bukti kas kecil dari bagian kassa
- Mencairkan cek ke bank
- Mengarsipkan bukti kas keluar.

3. Prosedur Penggunaan Kas Kecil

Ketika mengeluarkan dana kas kecil, dokumen yang diperlukan adalah Surat
Permintaan Pengeluaran Dana Kas kecil dan Bukti Pengeluaran Dana Kas Kecil.
Adapun prosedur pengeluaran dana kas kecilnya adalah sebagai berikut:

a. Pemakai Kas Kecil

Tugas bagian pemakai dana kas kecil adalah :
o Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 dan
diserahkan kepada pemegang dana kas kecil,
o Menerima surat perminataan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan
uang tunai dari pemegang dana kas kecil,
o Menimpan bukti-bukti pengeuaran dana kas kecil,
o Mengisi bukti formuir bukti pengeluaran dana kas kecil sesuai bukti
transaksi,
o Menyerahkan bukti pengeluaran dana kas kecil dan bukti permintaan
pengeluaran kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil, dan
o Mengarsipkan surat permitaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang
telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil
b. Pemegang Dana Kas Kecil
Tugas bagian pemegang dana kas kecil adalah sebagai berikut :

55
 o Menerima surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dan 2 dari
pemakai,
o Menyerahkan uang dan surat permintaan pengeluaran dana aks kecil
lembar 2 kepada pemakai dana kas kecil
o Menerima bukti pengeluaran kas kecil dan bukti pendukung yang ada serta
surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2
o Menyimpan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil, bukti
pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan bukti pendukung lainnya yang
nantinya akan diserahkan kepada bagian utang pada saat pengisian
kembali dana kas kecil.

Prosedur penggunaan dana kas kecil yang menggunakan sistem saldo tetap
(imprest) sedikit berbeda dengan sistem saldo yang berfluktuasi. Pada sistem saldo
tetap, pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi, pemegang
dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil
berdasarkan abjad nama pemakai dana kas kecil. Pada sistem saldo berfluktuasi,
saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai
dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil.

4. Prosedur Pengajuan/pengisian Dana Kas Kecil

Ketika mengisi kembali dana kas kecil, pemegang dana kas kecil melakukan
permintaan pengisian kembali kepada kasir umum yang didukung dengan tanda
terima kas kecil dan bukti pendukung lainnya. Setelah itu, bendahara atau kasir
umum memberi cap dan tanda tangan serta menarik cek dengan nominal sejumlah
yang tertera pada surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem saldo tetap (imprest)
berbeda dengan sistem saldo berfluktuasi. Perbedaannya adalah dalam saldo tetap
didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti
pengeluaran kas kecil sedangkan dalam saldo berfluktuasi didasarkan atas taksiran
jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil.

5. Laporan Dana Kas Kecil

Untuk membukukan Petty cash dikenal 2 (dua) sistem atau metode yaitu :

56
a. Metode Imprest
Metode yang menentukan jumlah Petty cash yang selalu konstan (ajeg) dan
tidak berubah-ubah. Biasanya Petty cash diisi (dari kas besar) sejumlah uang
tertentu untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu
tertentu, misalnya untuk satu minggu, untuk dua minggu dan sebagainya.
Bilamana jangka waktunya telah habis, atau jumlah uangnya sudah menipis,
maka Petty cash harus diisi dari kas besar sampai mencapai jumlah yang telah
ditentukan besarnya.

Cara membukukannya :

Pada waktu kas besar mengisi (dropping) uang ke dalam Petty cash, dibuat
jurnal dengan mendebit perkiraan Petty cash dan mengkredit perkiraan cash
(kas besar) sejumlah uang yang diserahkan itu.

Pada waktu kasir pemegang Petty cash mempergunakan uang tersebut dari hari
ke hari untuk pembayaran-pembayaran yang menjadi wewenangnya, maka tidak
dibuat sesuatu jurnal, melainkan cukup mengumpulkan kuitansi-kuitansi bukti
pembayaran itu. Dengan demikian Petty cash akan berisi kuitansi-kuitansi
pembayaran dan sisa uang tersebut. Dengan sendirinya tetap sama dengan
uang dropping yang diterima dari kas besar.

Bilamana sisa uang dalam Petty cash sudah hampir habis, atau jika jangka
waktu yang ditentukan telah habis (misal dropping uang dilakukan berkala)
maka kwitansi-kwitansi bukti pembayaran tersebut ditukarkan dengan uang
kepada pemegang kas besar. Dengan penukaran uang itu maka Petty cash
menjadi penuh terisi uang dari untuk keperluan-keperluan hari-hari berikutnya.

Pada waktu penukaran uang tersebut diadakan jurnal dengan mendebit

perkiraan-perkiraan biaya-biaya yang telah dibayar berdasarkan kwitansi-
kwitansi bukti itu, serta mengkredit perkiraan cash (kas besar).

Sebagai ilustrasi, diberikan contoh pembukuan menurut metode imprest sebagai

berikut :

57
a. Tanggal 1 Desember 2009 diisi dari Kas Besar sejumlah Rp.1.000.000,00
untuk keperluan Petty cash selama satu minggu
Jurnal yang dibuat :

Petty cash Rp.1.000.000,00

Cash Rp.1.000.000,00

b. Tanggal 2 Desember 2009 dibeli kertas, karbon dan tinta seharga

Rp.425.000,00 (office supplies)
Untuk transaksi ini tidak dibuat jurnal, melainkan pemegang Petty Cash
cukup hanya menyimpan bukti-bukti kwitansi pembayaran saja.

c. Tanggal 4 Desember 2009 dibeli sejumlah perangko dan meterai seharga

Rp.250.000,00 (office supplies)
Untuk transaksi inipun tidak di jurnal melainkan cukup dengan menyimpan
kwitansi bukti pembayaran itu saja.

d. Tanggal 6 Desember 2009, dibeli beberapa botol kreolin untuk pemeliharaan

kantor seharga Rp.200.000,00 (office maintenance)
Untuk transaksi ini juga tidak dibuat jurnal melainkan cukup hanya dengan
menyimpan kwitansi bukti pembayarannya saja.

e. Tanggal 8 Desember 2009, pemegang Petty cash menukarkan kwitansi bukti

pembayaran yang sudah terkumpul sejumlah Rp.875.000,00 kepada
pemegang kas besar dengan uang tunai
Jurnal yang dibuat :

Office supplies Rp.675.000,00

Office maintenance Rp.200.000,00

Cash Rp.875.000,00

Contoh Kasus:

Pada tanggal 1 Desember PT. FATA membentuk dana kas kecil sebesar Rp.
250.000. Berikut di bawah ini daftar perincian dana kas kecil:

58
/

Jurnal yang dibuat

Dimisalkan pada 31 Desember tidak dilakukan pengisian kembali, dan hasil kas
opname menunjukkan informasi yang sama dengan contoh di atas, maka:

59
 Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil,
tidak ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil. Akun
kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan saldo sebesar jumlah dana kas
kecil yang ada di kasir kas kecil.

b. Metode Fluktuasi
Metode yang tidak menentukan Petty cash dalam jumlah yang selalu konstan,
melainkan memberikan kemungkinan untuk berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh
sebab itu biasanya pengisian dana (dropping) uang dari kas besar kedalam
Petty cash tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu (satu minggu, dua
minggu dan sebagainya). Pengisian tersebut akan dilakukan sewaktu-waktu
persediaan uang dalam Petty cash sudah dirasa menipis.

Cara membukukannya :

Pada waktu kas besar mengisi (dropping) uang, kedalam Petty cash, dibuat
jurnal dengan mendebit perkiraan Petty cash dan mengkredit perkiraan cash
(kas besar) sejumlah uang yang diserahkan itu.

Sewaktu kasir pemegang Pettty cash mempergunakan uang tersebut untuk

pembayaran-pembayaran yang menjadi wewenangnya, maka harus dibuat
jurnal tentang pembayaran tersebut, yakni dengan mendebit perkiraan biaya
yang bersangkutan dan mengkredit perkiraan Petty cash. Dengan
dikreditkannya perkiraan Petty cash tersebut, maka jumlah nilai (angka) yang
tercantum dalam perkiraan Petty cash menjadi berubah (berkurang).

Bilamana uang dalam Petty cash sudah hampir habis, maka kasir pemegang
Petty cash dapat meminta dropping tambahan kepada kas Besar. Jumlah
dropping tersebut tidak perlu harus sama dengan jumlah pembayaran-
pembayaran yang telah dilakukan dengan Petty cash, akan tetapi dapat lebih

60
besar atau lebih kecil. Pada waktu kas besar mengisi Petty cash ini dibuat jurnal
dengan mendebit perkiraan Petty cash dan mengkredit perkiraan cash (kas
besar) sejumlah uang yang diserahkan tersebut.

Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak
ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil (seperti
pada sistem dana tetap). Akun kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan
saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas
kecil. Oleh karena itu maka pada sistem ini harus diselenggarakan buku jurnal
khusus (tersendiri).

Sebagai ilustrasi, berikut ini diberikan beberapa contoh pembukuan menurut

metode fluktuasi :

a. Tanggal 1 Desember 2009 diisi dari Kas Besar sejumlah Rp.1.000.000,00

untuk keperluan Petty cash.
Jurnal yang dibuat :

Petty cash Rp.1.000.000,00

Cash Rp.1.000.000,00

b. Tanggal 2 Desember 2009 dibeli kertas, karbon dan tinta seharga

Rp.425.000,00 (office supplies)
Jurnal yang dibuat :

Office supplies Rp.425.000,00

Petty cash Rp.425.000,00

c. Tanggal 4 Desember 2009 dibeli sejumlah perangko dan meterai seharga

Rp.250.000,00 (office supplies)
Jurnal yang dibuat :

Office supplies Rp.250.000,00

Petty cash Rp.250.000,00

d. Tanggal 6 Desember 2009, dibeli beberapa botol kreolin untuk pemeliharaan

kantor seharga Rp.200.000,00 (office maintenance)

61
 Jurnal yang dibuat :

Office maintenance Rp.200.000,00

Petty cash Rp.200.000,00

e. Tanggal 8 Desember 2009, pemegang Petty cash meminta dropping uang

dari Kas Besar sebesar Rp.1.150.000,00 untuk menambah persediaan uang
yang sudah menipis.
Jurnal yang dibuat :

Petty cash Rp.1.150.000,00

Cash Rp.1.150.000,00

Contoh kasus:

Pada tanggal 31 Desember 2005, PT. Shifa membentuk dana kas kecil sebesar
Rp. 250.000. Berikut transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama
bulan Desember 2005:
 5 Desember Membayar rekening air & listrik Rp. 47.500
 7 Desember Membayar rekening telpon & Fax Rp. 125.250
 9 Desember Dibeli supplies kantor Rp. 17.500
 12 Desember Biaya rapat dan pertemuan Rp. 31.250
 19 Desember Dibayar biaya makan/minum karyawan Rp. 25.000
 20 Desember Pengisian kembali dana kas kecil, cek sebesar Rp. 196.500
diserahkan kepada kasir kas kecil
 23 Desember Dibayar biaya langganan Koran Rp. 12.500
 27 Desember Dibeli perangko sebesar Rp. 5.000
Jurnal yang dibuat:

62
Kas Kecil

Saldo Kas Kecil Rp. 182.500

Pada sistem dana berfluktuasi ini, pada akhir periode tetap harus dilakukan kas
opname.

Apabila dari hasil kas opname ternyata jumlah dana kas kecil berbeda dengan
saldo menurut pembukuan, maka perlu dibuat jurnal penyesuaian (adjustment).
Contoh:

Pada tanggal 31 Desember dilakukan kas opname dan ditemukan:

1. Kas bon perjalanan dinas Direktur Utama Rp. 150.000 tertanggal 29

Desember
2. Uang kertas Rp. 24.750
3. Uang logam Rp. 6.250
4. Perangko yang belum terpakai Rp. 3.750
Total Rp. 184.750.

Karena dalam neraca, kas (termasuk kas kecil) harus disajikan sebesar jumlah
uang yang benar-benar ada, maka berdasar kas opname tadi perlu dibuat jurnal
penyesuaian sebagai berikut:

Jurnal Penyesuaian:

63
 *) Selisih Kas: 182.500 – (150.000 + 31.000)

Dengan adanya jurnal ini, maka saldo akun kas kecil yang harus disajikan di
neraca per 31 Desember 2005 adalah sebesar Rp. 31.000, sesuai dengan dana
kas kecil yang ada (uang logam + uang kertas).

C. Latihan Soal
1. Pencatatan keuangan sederhana atau disebut dengan Petty cash (kas kecil) biasanya
dilakukan oleh bagian ….
A. pimpinan
B. bendahara
C. umum
D. sekretaris
E. kassa
2. Berikut yang tidak termasuk dalam pengeluaran yang diiayai oleh kas kecil yaitu ....
A. Minuman
B. Snack rapat
C. Alat tulis
D. Biaya listrik
E. Biaya perbaikan
3. Pengelola administrasi dana kas kecil memerlukan beberapa perlengkapan.
Perlengkapan dana kas kecil yang digunakan sebagai bukti transaksi yaitu …
A. jurnal
B. faktur
C. formulir
D. alat tulis
E. cek
4. Prosedur pembentukan dana kas kecil dipisah-pisah menjadi empat bagian. Bagian
yang bertugas untuk menyimpan bukti kas keluar yaitu bagian ....
A. hutang
B. kassa
C. jurnal
D. laporan
E. pemegang dana
5. Prosedur penggunaan kas kecil dan pengisian kembali merupakan prosedur yang selalu
berulang-ulang. Dalam prosedur penggunaan kas kecil, bukti transaksi yang di dapatkan
akan diserahkan kepada bagian ....
A. pemakai kas kecil
B. kassa kas
C. pemegang kas kecil
D. bendahara kas
E. laporan dan jurnal
6. Cek yang diperoleh pemegang dana kas kecil dapat dicairkan di Bank. Yang diperlukan
saat melakukan pencairan cek yaitu ....
A. SIM
B. KTP
C. kartu pelajar
D. kartu ATM

64
 E. buku Tabungan
7. Terdapat dua metode yang digunakan dalam membukukan petty cash (kas kecil).
Metode yang menentukan jumlah petty cash yang selalu konstan disebut dengan
metode ....
A. tidak tetap
B. imprest
C. fluktuasi
D. jurnal
E. daftar rinci
8. Metode yang digunakan dalam pencatatan kas kecil dengan cara pembukuannya
membuat jurnal di setiap kali transaksi disebut dengan metode ....
A. tidak tetap
B. imprest
C. fluktuasi
D. jurnal
E. daftar rinci
9. Ketika mengisi uang ke dalam petty cash (kas kecil), maka akan dibuat jurnal dengan
mendebit petty cash dan mengkredit ....
A. cash
B. office supplies
C. office maintenance
D. kwitansi
E. dropping cash
10. Tanggal 4 April dibeli sejumlah perangko dan meterai seharga Rp.250.000,-. Pencatatan
ke jurnal akuntansi yang benar yaitu ….
A. Office supplies Rp.350.000,00
Petty cash Rp.250.000,00
B. Office maintenance Rp.250.000,00
Petty cash Rp.250.000,00
C. Petty cash Rp.250.000,00
Office supplies Rp.300.000,00
D. Petty cash Rp.250.000,00
Office maintenance Rp.250.000,00
E. Office supplies Rp.250.000,00
Petty cash Rp.250.000,00

D. Tugas
Buatlah gambar alur prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur pemakaian dana
kas kecil dan prosedur pengisian kembali kas kecil pada selembar kertas A3! Kerjakan
secara berkelompok yang terdiri dari 2-4 siswa per kelompok!

65
 BAB XII

EVALUASI KEGIATAN ADMINISTRASI KANTOR

A. Tujuan Pembelajaran
- Merangkum kegiatan administrasi kantor
- Menyusun laporan kegiatan administrasi kantor
- Mendesain penyusunan kerangka laporan kegiatan administrasi kantor
- Membuat laporan kegiatan administrasi kantor

B. Uraian Materi

1. Pengertian pekerjaan kantor

George Terry
Merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut: “Pekerjaan
perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-
warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal
dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari
pimpinan”.

Pekerjaan kantor merupakan kegiatan yang dilakukan di setiap perusahaan dari

pucuk pimpinan tertinggi hingga tingkatan terendah.

2. Macam/jenis pekerjaan kantor

a. Menghimpun (mengumpulkan)
Kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum
ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap
digunakan saat diperlukan.
Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.
b. Mencatat (menulis)
Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan
sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.
c. Mengolah ( memproses)
Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi
agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat
laporan keuangan.
d. Menggandakan (memperbanyak)
Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll
e. Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari
satu pihak kapada pihak lain.
Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

66
 f. Menyimpan (merekam data)
Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman.
Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer,
menyusun buku di perpustakaan
g. Melakuan Komunikasi
Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik
langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima
pesan.
Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting
h. Menghitung
Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan
i. Pekerjaan lainnya
Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama
perusahaan.
Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Berdasarkan hasil penelitian Jenis Pekerjaan menurut G.R Terry terhadap

perusahaan-perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk
menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Typing (mengetik) = 24,6%
b. Calculating (menghitung) = 19,5%
c. Checking (memeriksa) = 12,3%
d. Filing (menyimpan) = 10,2%
e. Telephoning (menelepon) = 8,8%
f. Duplicating (menggandakan) = 6,4%
g. Mailing (persuratan) = 5,5%
h. Other (lain-lain) = 12,5%

3. Ciri Pekerjaan Kantor

1. Bersifat Pelayanan (jasa)
Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana
pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan
organisasi.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi (ke seluruh bagian organisasi)

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan
operatif.

3. Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi,
maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi
tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai
(misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli
kelompok pegawai tersebut

67
4. Hasil Pekerjan Kantor
1. Surat
Media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang
disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
2. Formulir
Lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat
data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan
di isi dengan informasi yang tidak tetap.
3. Berbagai macam dokumen tertulis
Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan
informasi secara langsung.
4. Arsip
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa
informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan
menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan
dengan lebih baik dan lebih lama.
5. Laporan
Suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun
tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan,
pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

a. Fungsi laporan:
- Sebagai bahan pertanggungjawaban
- Alat menyampaikan informasi
- Alat pengawasan
- Bahan penilaian
- Bahan pengambilan keputusan

b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

- Harus jelas dan cermat
- Mengandung kebenaran dan objektifitas
- Lengkap
- Tegas dan konsisten
- Langsung mengenai sasaran
- Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
- Disertai dengan saran-saran
- Tepat waktu

c. Jenis-jenis laporan:
1) Laporan berdasarkan waktu
- Laporan berkala  laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam
jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan).
Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.
- Laporan insidental  laporan yang dibuat apabila diperlukan

68
 2) Laporan berdasarkan bentuk
- Laporan berbentuk surat  laporan yang dibuat secara tertulis dalam
bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan
jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah
- Laporan berbentuk naskah  laporan disampaikan dalam bentuk
naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan
kepanitiaan atau notulen rapat.
- Laporan berbentuk memo  laporan yang ditulis menggunakan memo.
Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar
pejabat/pimpinan.

3) Laporan berdasarkan penyampaian

- Laporan lisan  laporan yang disampaikan secara langsung
- Laporan tertulis  contoh: surat, naskah dan memo
- Laporan visual  laporan yang disampaikan melalui penglihatan.
Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point)

4) Laporan berdasarkan sifat

- Laporan biasa  laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia,
sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak
negatif
- Laporan penting  laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia,
sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.
5) Laporan berdasarkan isinya
- Laporan informatif  laporan yang isinya hanya berisi informasi saja
- Laporan rekomendasi  laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas
tanpa adanya pembahasan lebih lanjut
- Laporan analisa  laporan yang isinya berupa hasil analisa secara
mendalam
- Laporan kelayakan  laporan yang isinya berisi tentang hasil
penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik
- Laporan pertanggungjawaban  laporan yang berisi
pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan
yang memberi tugas tersebut.

d. Langkah-langkah membuat laporan

- Menentukan masalah/informasi yang akan dilaporkan
- Mengumpulkan bahan, data dan fakta
- Mengklasifikasi /mengkelompokan data
- Mengevaluasi dan mengolah data
- Membuat kerangka laporan

69
 Kerangka laporan terdiri dari:

a. Pendahuluan
- Maksud dan tujuan penulisan laporan
- Masalah pokok yang dilaporkan
- Sistematika laporan (rumusan masalah)

b. Batang tubuh /Pembahasan

- Data dan fakta pelaksanaan kegiatan
- Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan
- Masalah yang terjadi
- Pembahasan masalah

c. Penutup
- Kesimpulan, dan
- Saran

d. Lampiran (dokumentasi kegiatan)

C. Latihan Soal
1. Kegiatan menelepon relasi bisnis merupakan jenis pekerjaan kantor ....
A. typing
B. telephoning
C. filing
D. checkling
E. duplicating
2. Kegiatan menggandakan pekerjaan kantor merupakan jenis pekerjaan kantor ....
A. typing
B. checking
C. filing
D. mailing
E. duplicating
3. Menurut G.R Terry terdapat 9 pekerjaan kantor utama. Pekerjaan kantor yang paling
banyak dilakukan yaitu ....
A. typing
B. checking
C. filing
D. mailing
E. duplicating
4. Salah satu ciri-ciri tersebut yaitu pekerjaan itu akan dilakukan oleh tingkatan tertinggi
hingga tigkatan terendah, ciri-ciri tersebut disebut dengan ….
A. merembes ke segala pihak
B. bersifat jasa
C. brsifat produk
D. dilakukan semua orang
E. hanya sebagian kecil melakukan
5. Pekerjaan kantor akan menghasilkan berbagai macam pekerjaan. Hasil pekerjaan
kantor yang berupa tabel, grafik dan diagram disebut dengan ....

70
 A. laporan
B. surat
C. formulir
D. dokumen lainnya
E. arsip
6. Berdasarkan isinya, laporan yang berisi hasil penentuan keputusan mana yang terbaik
merupakan jenis laporan ....
A. informatif
B. rekomendasi
C. kelayakan
D. analisis
E. pertanggung jawaban
7. Laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada
atasan yang memberi tugas disebut dengan laporan ….
A. informatif
B. rekomendasi
C. kelayakan
D. analisis
E. pertanggung jawaban
8. Laporan kegiatan kantor memiliki berbagai fungsi dalam menjaga keselarasan pekerjaan
kantor. Berikut yang tidak termasuk fungsi laporan yaitu ….
A. bahan pertanggungjawaban
B. alat mengukur kemampuan
C. alat pengawasan
D. bahan penilaian
E. bahan pengambilan keputusan
9. Berikut merupakan langkah-langkah menyusun laporan:
1. Maksud dan tujuan penulisan laporan
2. Masalah pokok yang dilaporkan
3. Sistematika laporan
4. Data dan fakta pelaksanaan kegiatan
5. Masalah yang terjadi
6. Pembahasan masalah
7. Kesimpulan
8. Saran
Dari langkah-langah tersebut, yang termasuk dalam bagian isi laporan yaitu nomor ….
A. 1, 2 dan 3
B. 2, 3 dan 4
C. 4, 5 dan 6
D. 6, 7 dan 8
E. 1, 4 dan 6
10. Pada kerangka laporan bagian penutup, yang memiliki arti rangkuman hasil kegiatan
yang telah dilakukan disebut dengan ….
A. saran
B. simpulan
C. rumusan masalah
D. pembahasan
E. data

71
D. Tugas
Bentuklah kelompok terdiri dari 2-4 siswa. Buatlah Laporan Kegiatan yang pernah
kalian lakukan. Susunlah laporan kegiatan dengan kerangka sebagai berikut:

A. COVER
Isi: Nama Kegiatan, nama kelas, nama anggota kelompok, nama sekolah, tahun
pelajaran, gambar(boleh ada/tidak)
B. PENDAHULUAN
Isi: Latar belakang melakukan kegiatan, rumusan masalah (hal yang ingin dibahas),
tujuan dilaksanakan kegiatan, manfaat dilaksanakan kegiatan
C. PEMBAHASAN
Isi:Pembahasan rumusan masalah, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan,
masalah/tantangan yang dihadapi saat melakukan kegiatan(jika ada)
D. PENUTUP
Isi: saran pelaksanaan kegiatan dan Kesimpulan pelaksanaan kegiatan
E. LAMPIRAN
Isi: Dokumentasi kegiatan (jangan lupa diberi keterangan)

72