KEARSIPAN

1. PENGERTIAN ARSIP
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

1. Pengertian arsip
2. Peranan arsip
3. Kriteria arsip
4. Penyimpanan arsip
5. Sistem kearsipan
1. PENGERTIAN ARSIP
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Menurut Undang-undang No. 8 tahun 1997:

Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau
keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh
perusahaan dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau
sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak
apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.
1. PENGERTIAN ARSIP
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Menurut Undang-undang No. 43 tahun 2009:

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
1. PENGERTIAN ARSIP
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Menurut kamus Adminstrasi Perkantoran:

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali.
Menurut The Liang Gie:
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
1. PENGERTIAN ARSIP
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Kearsipan adalah kegiatan penyimpanan arsip

dalam suatu tempat secara tertib, menurut
sistem, susunan dan tata cara yang telah
ditentukan sehingga pertumbuhan arsip
tersebut dapat dikendalikan dan bila
diperlukan dapat ditemukan kembali
secara cepat dan tepat.
2. PERANAN ARSIP
1. Alat utama ingatan suatu
organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian
otentik.
3. Bahan dasar perencanaan
dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu
organisasi mengingat setiap
kegiatan organisasi pada
umumnya menghasilkan arsip.
3. KRITERIA ARSIP

Dalam manajemen kearsipan dikenal istilah nilai guna

arsip, yaitu suatu tolak ukur penilaian bahwa arsip
tersebut layak untuk disimpan.

Berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor:

SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai
Guna Arsip, penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk
memisahkan arsip-arsip kedalam dua kategori, yaitu: arsip yang
bernilai guna permanen yang terus disimpan, sedangkan arsip
yang bernilai guna sementara dapat dimusnahkan dengan segera
atau di kemudian hari.
3. KRITERIA ARSIP
ADMINSTRATIVE VALUE (Nilai Adminstratif)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Arsip yang dapat digunakan dalam proses

penyelenggaraan kerja dalam usaha
mencapai tujuan organisasi.

Contoh: program kerja, juklak, uraian tugas

pegawai, berbagai kebijakan yang
dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan.
LEGAL VALUE (Nilai Hukum)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

a. Arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan

ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk orang
banyak. Contoh: Peraturan jual beli, hak dan
kewajiban buruh, segala undang-undang yang
dipatuhi.
b. Arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau
alat pembuktian dalam suatu peristiwa atau
kejadian hukum. Contoh: Akte kelahiran, akte
pendirian perusahaan, surat perjanjian, surat
kontrak, dan surat kuasa.
LEGAL VALUE (Nilai Hukum)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

c. Arsip yang mempunyai nilai hukum adalah

sebagai keputusan atau pertimbangan
yang ditentukan oleh hakim dalam
pengadilan.
Contoh: Hak asuh anak yang sudah
diputuskan pengadilan.
FISCAL/FINANCIAL VALUE (Nilai Fiskal)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Arsip yang berhubungan atau berisi

masalah keuangan.

Contoh: Kuitansi, laporan keuangan, SPJ,

surat perintah membayar, APBN.
RESEARCH VALUE (Nilai Penelitian)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Arsip yang dapat digunakan untuk

pengembangan ilmu pengetahuan.

Contoh: Hasil karya ilmiah para ahli,

laporan penelitian ilmiah yang
dilakukan para ahli.
EDUCATIONAL VALUE (Nilai Pendidikan)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

a. Arsip yang dapat digunakan untuk

pengembangan dalam dunia
pendidikan.
b. Arsip yang berisi tentang pendidikan.
Contoh: SAP, GBPP, dan kurikulum.
DOCUMENTARY VALUE (Nilai Dokumentasi)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

a. Arsip yang dapat menggambarkan suatu

kejadian atau peristiwa pada masa
lampau. Contoh: Sejarah berdirinya
perusahaan, notulen rapat, laporan
tahunan.
b. Arsip yang dapat mengingat kembali
terjadinya suatu peristiwa. Contoh:
Naskah proklamasi, naskah sumpah
pemuda, dan supersemar.
4. PENYIMPANAN ARSIP (Records storage)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Azas Kearsipan
1. Azas Sentralisasi
Penyimpanan arsip yang dipusatkan di
satu unit khusus (Unit Kearsipan/Sentral
Arsip).
Kelebihan:
a. Ruang dan peralatan arsip dapat
dihemat.
b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri
khusus pada pekerjaan kearsipan.
4. PENYIMPANAN ARSIP (Records storage)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

c. Kantor dapat menyimpan satu arsip,

duplikasinya dapat dimusnahkan.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip
dapat diseragamkan.
Kelemahan:
a. Hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil.
b. Tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu
sistem penyimpanan arsip yang seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan
memerlukan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
Gambar pelayanan kantor Sentralisasi
4. PENYIMPANAN ARSIP (Records storage)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

2. Azas Desentralisasi
Penyimpanan arsip di unit kerja masing-
masing.
Kelebihan:
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai
kebutuhan unit kerja masing-masing.
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi
karena berada pada unit kerja sendiri.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan
karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.
4. PENYIMPANAN ARSIP (Records storage)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Kelemahan:
a. Memerlukan ruang dan peralatan arsip
yang lebih banyak.
b. Dana untuk pemeliharaan dan
penyusutan arsip lebih banyak.
c. Memerlukan pelatihan untuk
pegawainya.
d. Adanya duplikasi arsip.
Gambar pelayanan kantor Desentralisasi
4. PENYIMPANAN ARSIP (Records storage)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

3. Azas Campuran (Sentralisasi dan

Desentralisasi)
Penyimpanan arsip dilakukan di unit
Kearsipan dan juga di masing-masing
unit kerja.
Arsip-arsip aktif dikelola oleh unit kerja
masing-masing, sedangkan arsip in aktif
dikelola oleh unit Kearsipan.
Azas ini dipergunakan untuk mengatasi
kelemahan kedua azas di atas.
Gambar pelayanan kantor campuran
5. SISTEM KEARSIPAN (Sistem Penyimpanan)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Hal yang perlu dipertimbangkan dalam

menciptakan sistem penyimpanan kearsipan:
1. Sederhana, mudah dimengerti dan mudah
dilaksanakan.
2. Kecepatan menyimpan dan menemukan
kembali arsip.
3. Memenuhi syarat ekonomis.
4. Menjamin keamanan, terhindar dari kerusakan,
pencurian, dan kemusnahan.
5. Fleksibel, memberikan kemungkinan adanya
perubahan dalam rangka penyempurnaan dan
peningkatan efisiensi.
5. SISTEM KEARSIPAN (Sistem Penyimpanan)
5. SISTEM KEARSIPAN (Sistem Penyimpanan)
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
SISTEM ABJAD
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Sistem penyimpanan arsip dimana arsip-arsip itu

disimpan dan ditemukan kembali berdasarkan
urutan abjad dari nama organisasi atau
perseorangan yang tertera dalam arsip
tersebut.

Contoh: Abadi Jaya, PT

Budhi Bahasa, CV
Daya Upaya, TB
dst.
Diperlukan: peraturan mengindeks nama
SISTEM ABJAD
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
SISTEM ABJAD
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Kelebihan:
a. Sistem langsung
b. Sederhana
c. Dokumen yg berasal dari 1
orang/perusahaan disatukan.
Kelemahan:
a. Dokumen yg masalahnya sama diletakan
terpisah.
b. Peraturan mengindeks nama.
c. Hanya cocok untuk organisasi kecil.
SISTEM SUBJEK
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Sistem penyimpanan arsip dimana arsip-arsip itu

disimpan dan ditemukan kembali berdasarkan
permasalahan yang terkandung dalam arsip
tersebut.

Contoh: Keuangan
Kepegawaian
Umum

Diperlukan: daftar klasifikasi indeks, kartu indeks

(bila arsipnya banyak)
SISTEM SUBJEK
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
SISTEM SUBJEK
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Kelebihan:
a. Mudah mengetahui dokumen yg
masalahnya sama.
b. Pengembangan dapat dilakukan tanpa
batas.
Kelemahan:
a. Kesulitan mengklasifikasikan dokumen.
b. Menggunakan daftar klasifikasi dan
kartu indeks (bila perlu).
SISTEM GEOGRAFIS
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Sistem penyimpanan arsip dimana arsip-

arsip itu disimpan dan ditemukan
kembali berdasarkan letak geografis
yang tertera dalam arsip tersebut.

Contoh: Bandung
Cirebon
Garut
Pengelompokan: per negara/propinsi
/kabupaten/kecamatan/desa.
SISTEM GEOGRAFIS
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
SISTEM GEOGRAFIS
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Kelebihan:
a. Sistem langsung.
b. Lokasi asal/tujuan mudah ditemukan.
Kelemahan:
a. Arsip lebih dikenal dengan
menggunakan nama daripada
tempat/lokasi.
b. Harus mengetahui letak geografis setiap
wilayah.
SISTEM NOMOR
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Sistem penyimpanan arsip dimana arsip-

arsip tersebutt disimpan dan
ditemukan kembali berdasarkan
nomor. Misalnya, DDC, terminal
digit, midle digit, buatan sendiri.

Diperlukan: daftar klasifikasi indeks,

kartu indeks.
SISTEM NOMOR
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Contoh daftar klasifikasi dengan pola DDC (Dewey Decimal

Clasification):
000 Hubungan masyarakat
100 Kepegawaian
200 Keuangan
300 Laporan
400 Pajak
500 Pendidikan
600 Perlengkapan pabrik atau produksi
700 Pengembangan perusahaan
800 Perlengkapan pemasaran
900 Lain-lain
SISTEM NOMOR
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
SISTEM NOMOR
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Kelebihan:
a. Lebih akurat.
b. Kode nomor dapat digunakan untuk
semua unit kerja dalam organisasi.
Kelemahan:
a. Sistem tidak langsung (perlu daftar
klasifikasi dan kartu indeks).
b. Penggunaannya tidak praktis.
SISTEM KRONOLOGIS
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Sistem penyimpanan arsip dimana arsip-

arsip itu disimpan dan ditemukan
kembali berdasarkan urutan waktu yang
tertera pada arsip tersebut.
Contoh: 19 September 2010
10 Agustus 2010
25 Juli 2010
Pengelompokan: Pertahun/bulan/urutan
tanggal.
SISTEM KRONOLOGIS
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
SISTEM KRONOLOGIS
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Kelebihan:
a. Sistem langsung.
b. Sederhana dan praktis untuk arsip yang
jumlahnya sedikit dan permasalahannya
tidak terlalu pelik.
c. Sistem ini sesuai untuk warkat-warkat
yang memerlukan tindak lanjut.
Kelemahan:
Kebanyakan orang sulit untuk mengingat
tanggal.
LATIHAN: KLASIFIKASI ARSIP

1. Buatlah daftar 50 arsip pribadi yang benar-benar

kalian miliki (sesuai dengan pengertian arsip yang
sudah dipaparkan

2. Cek apakah ketiga puluh arsip tersebut ada dalam

kategori layak simpan dengan mengklasifikasikan arsip-
arsip tersebut menggunakan metode ALFRED. Buat
daftar arsip yang mana yang berada dalam kategori
Nilai guna permanen dan nilai guna sementara.
No Nama Nilai A L F R E D
Arsip Guna

1 Ijazah SD P /s V
2
3
.....

30
PERALATAN & PERLENGKAPAN KEARSIPAN
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Kriteria pemilihan peralatan:

1. Bentuk atau wujud arsip (ukuran,
jumlah, berat, komposisi fisik, nilai).
2. Frekuensi penggunaan arsip.
3. Lamanya arsip disimpan.
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan.
5. Besarnya ruangan yang ada.
6. Tingkat perlindungan terhadap arsip.
7. Kecakapan atau ketrampilan petugas.
6. PERALATAN & PERLENGKAPAN KEARSIPAN
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
Peralatan Manual:
1. Filing cabinet
2. Ordner
3. Lemari arsip
4. Rak arsip
5. Rotary filing
6. Letter tray
7. Brankas
8. Magazine box
9. Compact rolling shelving
10. Concertain file (akordeon)
11. Vertical plan filing
12. Mobile plan filing
13. Elevator filing
FILING CABINET
RAK ARSIP
LEVER ARCH/ORDNER
CONCERTAIN FILE/AKORDEON
HANGING FOLDER, MAGAZINE BOX, LETTER TRAY
COMPACT ROLLING SHELVING
ROTARY FILING
MOBILPLAN FILING SYSTEM
PERALATAN & PERLENGKAPAN KEARSIPAN
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Peralatan Elektronik:
1. Mesin tik elektronik
2. Komputer
3. Scanner/OCR
4. Microfilm camera
5. Microfilm reader
6. Microfilm printer
Software: Indofile, Canofile, Imageware
Scan Manager.
PERALATAN & PERLENGKAPAN KEARSIPAN
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

Perlengkapan:
1. Hanging folder
2. Map
3. Guide
4. Kartu indeks
5. Penyekat
6. Label
KARTU INDEKS
GUIDE
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
PENYIMPANAN ARSIP SEMENTARA (FILE PENDING)
Penyimpanan warkat-warkat yang masih
memerlukan tindak lanjut (follow up). Warkat-
warkat ini disimpan secara kronologis
berdasarkan tanggal penyelesaiannya. Tempat
menyimpan warkat-warkat tersebut biasanya
disimpan di salah satu laci filing cabinet yang
disebut Tickler file (file pengingat).
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
PENYIMPANAN ARSIP TETAP
1. Collecting (Pengumpulan)
Semua warkat yang sudah siap diarsipkan
dikumpulkan.
2. Inspecting (Pemeriksaan)
Memeriksa warkat yang sudah terkumpul dengan
memperhatikan tanda-tanda tertentu. Misalnya,
ARSIP atau FILE.
3. Indexing (Penentuan kata tangkap)
Menentukan kata yang dijadikan dasar
penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
4. Coding (Pemberian kode)
Setiap warkat dibubuhi kode berdasarkan
kata tangkap yang telah ditentukan.
5. Sorting (Penyortiran)
Warkat dikelompokan sesuai kodenya.
6. Placing (Penempatan)
Penempatan warkat-warkat sesuai dengan
kodenya.
PENEMUAN KEMBALI ARSIP
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP (RECORDS

RETRIEVAL):
1. Permintaan arsip.
2. Penentuan kata tangkap arsip yang diminta.
3. Pencarian di daftar klasifikasi atau kartu indeks
(bila menggunakan).
4. Pencarian arsip di tempat penyimpanan.
THANKS!