MANAJEMEN PERKANTORAN

“ Efektivitas Tata Kelola Kearsipan Sebagai Upaya

Meningkatkan Kinerja Perusahaan ”

Oleh :

NAMA : KADEK DESI KERTIANI

NIM : 20.21.1.12342

KELAS : 02/RSR MANAJEMEN KEUANGAN

SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INDONESIA

HANDAYANI DENPASAR

2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
karunia-Nyalah kami dapat menyelesaikan makalah dengan judul “Efektivitas
Tata Kelola Kearsipan Sebagai Upaya meningkatkan Kinerja Perusahaan” tepat
pada waktunya.

Arsip merupakan dokumen(yang merekam informasi) baik yang berbentuk

tunngal maupun kelompok (terjilid). Dan dokumen tersebut merupakan hasil dari
kegiatan suatu lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan
digunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau. Arsip tidak hanya
berupa dokumen berbentuk kertas yang tunggal maupun yang kelompok (terjilid)
tapi, arsip juga berupa rekaman informasi dalam berbagai media sesuai dengan
perkembangan zaman.

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas
dari Ibu Ida Ayu Inten Kusuma Dewi selaku Dosen dari Manajemen Perkantoran.
Selain itu makalah ini bertujuan untuk menambah wawasan mengenai pentingnya
Arsip bagi para pembaca dan juga bagi penulis.

Makalah ini saya akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang
saya miliki sangat kurang. Oleh karena itu saya harapkan kepada para pembaca
untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk
kesempurnaan makalah ini.

Denpasar, 10 Juli 2021

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latara Belakang .................................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah .............................................................................. 2

1.3 Tujuan ................................................................................................. 2

BAB 2 PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Penyimpanan Arsip .......................................................... 3

2.2 Tujuan Dari Penyimpanan Arsip ......................................................... 4

2.3 Jenis – Jenis Sistem Tata Kelola Arsip .............................................. 4

2.4 Prosedur Dan Langkah Tata Kelola Arsip Yang Baik Dan Benar ..... 8

2.5 Pemeliharaan Dan Perawatan Arsip Yang Baik .................................. 12

BAB 3 PENUTUP

3.1 Kesimpulan ....................................................................................... 14

3.2 Saran ................................................................................................. 14

Daftar Pustaka

ii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setip kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang
berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada
dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit – unit lainnya. Hasil atau produk dari
suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan
yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan
kearsipan.

Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha
yang berupa penyusunan dokumen – dokumen secara sistematis sehingga bila mana
diperlukan lagi dokumen – dokumen itu dapat ditemuka secara secara cepat. Suatu kantor
juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan
mengefektifkanmanajemennya untuk dapat mencapai tujun –tujuan yang baik.

Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya, dapat
mengakibatkan sulit menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat
menghambat tahap proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting,
maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan
benar.

1
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1 Apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip?
1.2.2 Apa saja tujuan dari penyimpanan arsip?
1.2.3 Apa saja jenis sistem tata kelola arsip?
1.2.4 Bagaimana prosedur dan langkah tata kelola arsip yang baik dan benar?
1.2.5 Bagaimana pemeliharaan dan perawatan arsip yang baik?

1.3 Tujuan
1.3.1 Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan arsip dan kearsipan
1.3.2 Untuk mengetahui apa saja tujuan dari penyimpanan arsip
1.3.3 Untuk mengetahui apa saja jenis sistem tata kelola arsip
1.3.4 Untuk mengetahui bagaimana prosedur dan langkah tata kelola arsip yang baik
1.3.5 Untuk mengetahui bagaimana pemeliharaan dan perawatan arsip yang baik

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan
arsip di tempat penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana
arsip disusun secara teratur, menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu
menurut format arsip. Yang dimaksud format arsip yaitu rupa, wujud, bentuk dan media
arsip. Format arsip yang berbeda perlu disimpan dengan sistem yang berbeda.
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat
atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk
disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di
dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik,
dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.
Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah
ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah-
langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk
menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel)
perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi
masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan.
Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas
sentralisasi, asas disentralisasi dan asas campuran atau kombinasi. Penyimpanan arsip
dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central
filing) pada unit tertentu. Dengan demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang
acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya,
penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan
memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian,
masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya.
Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan
sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan

3
 menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan
penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan
dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem
tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan
pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem".

2.2 Tujuan Dari Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip dilakukan dengan tujuan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara
dengan menggunakan biaya seefisien mungkin; dan dapat terlindungi, tahan lama dan
mudah diakses atau ditemukan untuk keperluan kegiatan usaha dan kebutuhan
akuntabilitas serta sesuai dengan harapan masyarakat/pengguna.

Memelihara arsip dengan baik. Menyimpan warkat dengan sistem yang tepat,
sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat pula. Menyediakan tempat
penyimpanan yang memadai. Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun
bentuknya. Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik. Kearsipan adalah
semua kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari kegiatan penciptaan arsip,
penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip
(pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan).

2.3 Jenis – Jenis Sistem Tata Kelola Arsip

2.3.1 Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
System Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar
penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan atau organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si
pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan
dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui
tempat dokumen disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa : Nama orang,

4
 Nama perusahaan atau organisasi, Nama tempat atau daerah, Nama benda atau
barang. Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai).
Menentukan ciri atau tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian
dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

2.3.2 Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat
berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan
untuk sistem perihal adalah:

1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan atau masalah
atau hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah
pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya
disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi
lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat- Filling Cabinet- Guide- Folder- Kartu
kendali.
3. Pemberian kode surat.
4. Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui isi
surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali.
5. Menyimpan kartu kendali.
2.3.3 Sistem Nomor
a. Sistem nomor, sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang
ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini
adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah Filling cabinet, Guide, Folder.
b. Daftar klasifikasi nomor. Kartu kendali dalam klasifikasi, nomor adalah daftar
yang memuat semua kegiatan atau masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap
masalah diberi nomor tertentu. Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
pembagian utama, memuat kegiatan atau masalah pokok dari kantor,
pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian
utama, pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian

5
 pembantu. Guna daftar klasifikasi adalah sebagai pedoman pemberian kode
surat, sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat
penyimpanan.
c. Cara penyimpanan surat yaitu surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui
permasalahannya, memberi kode surat, mencatat surat kedalam kartu kendali,
mencatat surat pada kartu indeks, menyimpan surat, menyusunan surat dalam
folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan, dan
yang terakhir menyimpan kartu kendali
Sistem nomor menurut Terminal Digit. Didalam sistem ini kode penyimpanan dan
kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal
digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah perlengkapan untuk tempat
penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet dan kartu kendali. Yang
berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan
penemuan kembali surat. Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
1. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan
nomor guide
2. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
3. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat
yang kesekian dalam folder. Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor
kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang
guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
4. Sistem Nomor Middle Digit. Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem
Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan
kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua
angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka
yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam
map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat
dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang.
Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol

6
 di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama
dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
5. Sistem nomor Soundex (phonetic system). Sistem Soundex adalah sistem
penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau
bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama
diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Susunan
penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
2.3.4 Sistem geografis atau wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat
penyimpanan berdasarkan geografi atau wilayah atau kota dari surat berasal dan
tujuan surat dikirim
2.3.5 Sistem Tanggal (Chronologis).
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada
tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat
keluar). Yang diperlukan untuk sistem ini adalah perlengkapan yang diperlukan;
filling cabinet dan guide buah. Pembagian sistem tanggala. Pembagian utama
menggambarkan tahun (judul laci). Pembagian pembantu menggambarkan bulan
(judul guide). Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder).
Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat, yait:
muenetapkan kode surat sebelum disimpan, mencatat surat pada kartu kendali,
dan terakhir enyimpan surat.

7
2.4 Prosedur Dan Langkah Tata Kelola Arsip Yang Baik Dan Benar
2.4.1 Penanganan Surat
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam
kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke
instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat
diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu
organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian
masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian
atau seksi ekspedisi.Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat-
surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-
surat keluar adalah dianggap lebih baik.Menurut etika dunia usaha, surat
hendaknya dibalas dalam waktu 2 kali dalam 42 jam.
Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :
a. Penyortiran surat, penyortiran surat dilakukan dengan cara:
• Meneliti asal (sumber) surat itu.
• Meneliti cara pengiriman surat
b. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;
• Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan
kegiatan kantor.
• setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-
folder atau alat lain sejenisnya.

c. Pembukaan sampul (amplop).

d. Pengeluaran surat dari dalam sampul
e. Penelitian surat
f. Pembacaan surat
g. Penyampaian surat (intern)
h. Pencatatan Surat

8
2.4.2 Tata Cara Mengarsip Surat (Filing)
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara
sistimatis, sehingga bahan–bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat
ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan
suatu tempat penyimpanan bahan-bahan yang aman, maka filing dapat dianggap
sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi.Filing merupakan bagian yang sangat
penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu
organisasi.

2.4.3 Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian

Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu
lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan
pendistribusian surat. Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan, yaitu:
a. Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk
atau surat keluar oleh suatu organisasi Pencatatan surat dengan menggunakan
Buku Agenda dilakukan oleh kantor yang belum menerapkan kartu kendali.
Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan data (data) dari
surat yang dicatat. Buku agenda dipakai sebagai alat bantu untuk mencari
surat yang disimpan di file. Fungsi buku agenda sebagai alat pengawasan
surat-surat masuk dan keluar. Ada 3 jenis buku agenda yang dapat digunakan,
yaitu:
• Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang memuat daftar-daftar 4surat
masuk sekaligus surat keluar dana satu buku.
• Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk
surat masuk dan lembar sebelah kiri untuk surat keluar.
• Buku agenda kembar, yaitu dengan menyediakan dua buku, dimana satu
buku untuk mencatat surat masuk dan satu buku untuk mencatat surat
keluar

9
b. Kartu Kendali
Pengurusan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali merupakan
sistem kearsipan pola baru. Kartu kendali berfungsi untuk mencatat dan
mengendalikan surat masuk dan surat keluar. Selain itu, kartu kendali juga
berfungsi sebagai alat penelusuran untuk menemukan lokasi surat dengan
tepat dan cepat, serta sebagai alat pengantar/ekspedisi. Kartu kendali
berukuran 10x15 cm. kedudukannya adaah sebagai pengganti buku agenda
pada pengurusan sistem kearsipan pola lama
c. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali
1. Penanganan Surat Masuk Penting
• Penerima surat:
1. Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran
alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada
pengirim.
2. Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju
3. Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup
4. Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada
lampirannya)
5. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, di
balik surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup.
• Pencatat surat:
Surat penting dicatat pada kartu kendali.Jumlah kartu kendali yang
digunakan sesuai dengan kebutuhan (sebanyak-banyaknya 3 rangkap)
dengan warna yang berbeda-beda. Misalnya: putih (lembar I), kuning
(lembar II), merah (lembar III).
Kolom: kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu kendali
dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah. Kemudian
surat berserta 3 kartu kendali diteruskan kepada pengarah surat.
• Pengarah/pengendali surat:
Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana
surat akan disampaikan

10
 Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat
mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan
surat-surat mana yang dapat langsung disampaikan kepada
pengolah
Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi, adalah
surat-surat yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan
kebijaksanaan dan hal-hal lain yang ditentukan oleh pimpinan
Surat berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan
langsung kepada pengolah

Catatan: kartu kendali (putih/lembar I) setelah dikumpulkan selama

I tahun, dijilid dan fungsinya adalah sebagai “buku agenda” dalam
sistem lama.
• Unit pengolah:
Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:
Pimpinan unit pengolah
Tata usaha unit pengolah
Pengolah surat/pelaksana sesuai dengan disposisi dari Pimpinan

Adapun langkah – langkah penyimpanan arsip terdiri dari :

1. Memeriksa. Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat

dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian
bahwa warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
2. Mengindeks, yaitu pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa,
atau kata tangkap (caption) lainnya surat akan disimpan.
3. Memberi tanda, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda
garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah
ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
4. Menyortir, yaitu mengelompokkan surat-surat untuk persiapan ke
penyimpanan.

11
 5. Menyimpan, yaitu menyimpan arsip sebaiknya pada tempat yang sudah
disediakan khusus untuk arsip-arsip agar mudah dicari dan tidak kelihatan
menumpuk.

2.5 Pemeliharaan Dan Perawatan Arsip Yang Baik

Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak
selama masih mempunyai nilai guna. Arsip-arsip tidak hanya merupakan warisan masa
lampau, akan tetapi arsip-arsip juga memberi informasi tenang masa lampau itu sendiri.
Oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arisp-arsip
tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan.Oleh karena itu sebelum kita
mengadakan usaha-usaha pemeliharaan dan penjagaan terlebih dahulu kita harus
mengenal dan mengetahui jenis-jenis musuh kertas arsip beserta sifat penyerangnya.
a. Kerusakan yang disebabkan dari dalam:
• Kertas, seperti yang kita ketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses yang
dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, flas, merang, kayu, dll. Dalam penggunaan
kertas yang akan kita pakai, hendaknya dipilih kertas yang baik lagi kuat yang
tidak mengundang kayu dasar atau serabut yang belum dikelantang.
• Tinta, penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merugikan kita, terutama
bila secara sengaja tersentuh air, atau karena udara yang lembab.
• Pasta/Lem, dalam penggunaan perekat kertas jangan menggunakan perekat yang
dibuat dari getah arab ataupun sejenisnya, karena akan merusak kertas.
b. Kerusakan akibat serangan dari luar:
• Kelembaban, akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan
akibat-akibat seperti timbulnya jamur, pasta/lem hilang, bahkan kertas menjadi
rusak.
• Udara yang terlampau kering, udara yang terlampau keringpun akan dapat
merusak kertas pula, seperti misalnya kertas akan menjadi kering, dan kesat.
• Kelalaian manusia yang dapat menyebabkan arsip bisa rusak adalah percikan bara
rokok, tumpahan atau percikan minuman, dsb.
• Sinar Matahari
• Debu

12
 • Kekotoran udara
• Jamur dan sejenisnya
• Rayap
• Gegat (silverfish)
Menyimpan arsip-arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan
penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan api, air, serangga
dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang
baik.Menyimpan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syarat.Pergunakanlah rak
logam daripada menggunakan almari yang tertutup.
Perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami
kerusakan tidak bertambah parah.Pada umumnya, kerusakan yang paling sering terjadi
adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar.
Adapun usaha untuk mencegah kerusakan arsip adalah :
a. Membersihkan ruangan, ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih
dan teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacum cleaner.
b. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya, Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat
penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnyahendaknya diperiksa untuk mengawasi
kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.
c. Penggunaan Racun Serangga, Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot
dengan racun serangga seperti D.D.T, Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexa
chloride.
d. Mengawasi serangga anai-anai, Untuk menghindari serangga anai-anai dapat
dipergunakan sodium arsenie.
e. Larangan makan dan merokok, Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke
tempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi
serangga dan juga tikus-tikus.
f. Rak penyimpanan arsip, Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari
logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.
g. Mengeringkan arsip yang basah, Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan
dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari
ikatannya, kemudian keringkan dengan jalan menganginkan.

13
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Arsip merupakan dokumen(yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunngal
maupun kelompok (terjilid). Dan dokumen tersebut merupakan hasil dari kegiatan suatu
lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan digunakan sebagai rujukan dan
bukti sejarah masa lampau. Arsip tidak hanya berupa dokumen berbentuk kertas yang
tunggal maupun yang kelompok (terjilid) tapi, arsip juga berupa rekaman informasi
dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan zaman.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan
segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat
keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang
baik dibidang kearsipan. Mustahil suatu kantor dapat, sanggup dan mampu memberikan
data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara
kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah
ditetapkan oleh Pemerintah.

3.2 Saran
Pembinaan terhadap kearsipan harus lebih ditingkatkatkan dan pengertian terhadap
kearsipan, serta peranannya dalam kegiatan administrasi sehari-hari harus disebarluaskan,
sehingga petugas kearsipan tersebut dan petugas di bidang lain mengerti nilai kegunaan
arsip dalam menunjang kegiatan kearsipan di mana mereka bertugas

14
 DAFTAR PUSTAKA

http://lib.unnes.ac.id/23507/1/7101411166.pdf
https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kpknl-pekalongan/baca-berita/21759/Bagaimana-
Mengelola-Arsip-Dengan-Baik.html
http://eprints.umm.ac.id/67076/51/BAB%202.pdf
https://core.ac.uk/download/pdf/230758371.pdf
https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-arsip/

15