TEKNIK PENGARSIPAN SURAT

MAKALAH

Disusun Disusun untuk memenuhi tugas kuliah Manajemen Perkantoran

Dosen pengampu: Dr. Drs. Abdul Muin, M.Pd., MM

Disusun Kelompok 8:

Ilafatul Masruroh (21381042021)

Indah Alfin Nisa' (21381042022)

Iftitahul Izzah (21381042020)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI MADURA

MEI 2023

i
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang maha pengasih lagi maha
penyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya. Yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah guna memenuhi tugas mata kuliah Manajaemen
Perubahan yang berjudul "Teknik Pengarsipan Surat" dengan sebaik-baiknya.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini tidak terlepas dari
bantuan berbagai pihak yang tulus memberikan doa, saran dan kritik sehingga
makalah ini dapat terselesaikan. Oleh sebab itu, kami sampaikan terima kasih.
Terima kasih pula kepada bapak Dr. Drs. Abdul Muin, M.Pd., MM selaku dosen
pengampu yang telah mengampu kami dalam proses penyelesaian makalah ini.

Makalah ini bukanlah karya yang sempurna karena masih memiliki

banyak kekurangan, baik dalam hasil maupun sistematika dan teknik
penulisannya. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang
membangun demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini bisa
memberikan manfaat bagi penulis dan pembaca.

Pamekasan, 5 Mei 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................... .ii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... .iii

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. .1

A. Latar Belakang .................................................................................. .1

B. Rumusan Masalah ............................................................................. .2
C. Tujuan .............................................................................................. .3
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................... .4

A. Wawasan .......................................................................................... .4
B. Organisasi Tergantung Pada Filing .................................................. .6
C. Arsip .................................................................................................. .8
D. Sistem Arsip ...................................................................................... 11
E. Sistem Filing(Penyimpanan Arsip) .................................................. 14
BAB III PENUTUP .......................................................................................... 17

A. Kesimpulan ....................................................................................... 17
B. Saran ................................................................................................. 18
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 19

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Arsip merupakan informasi yang disimpan dengan berbagai bentuk
baik dalam bentuk rekaman maupun tulisan, agar saat dibutuhkan dapat
ditemukan kembali. Arsip (record) adalah setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai sesuatu obyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat
orang untuk membantu daya ingatan orang pula.
Arsip adalah segala bentuk naskah yang menyimpan segala macam
informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk
disimpan karena memungkinkan di masa yang akan datang arsip masih
akan dibutuhkan.1Arsip merupakan bukti kegiatan dari organisasi dan juga
merupakan sebuah ingatan organisasi yang bersangkutan. Jika pengelolaan
arsip suatu organisasi kurang baik, akan berakibat buruk terhadap kualitas
atau reputasi dari organisasi tersebut, dan tentunya organisasi tersebut
akan mengalami hambatan dalam mencapai tujuan.1
Arsip merupakan salah satu asset yang sangat berharga yang di
milikiorganisasi.Sebelum manusia mengenal compucter, pengelolaan arsip
dilakukan secarakonvensional (classical archving). Oleh karena itu, arsip
perludikatakan baik untukmembangun manajemen organisasi. Tentu saja
hal tersebut harus sesuai dengan prosedurkearsipan yang benar sehinga
arsip tetap terjaga keutuhan informasi maupun fisiknya.
Sistem penyimpanan arsip merupakan catatan dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi dokumen
kantor yang dibutuhkan oleh manajemen untuk memudahkan pengelolaan
perusahaan. Pada suatu perusahaan sangatlah penting suatu sistem dalam
kegiatan suatu perusahaan. Maka diperlukanlah perancangan sistem
penyusunan arsip kantor seperti yang kita tahu yaitu sistem penyimpanan

1
Rina Setiawati, Andi Kusuma. "Evaluasi Sistem Pengarsipan Surat Elektronik Berbasis Web
pada Perusahaan", Jurnal Sistem Informasi, Vol 14, No. 2, (2021),65.

1
 arsip berdasarkan kronologi. Sistem ini menyimpan arsip atau dokumen
kantor berdasarkan waktu pengiriman dari berbagai daerah instansi.2
Cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan
sistematis dengan memakaiabjad, numerik / nomor, huruf ataupun
kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsipyang terkait. Sistem
nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
suratberdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud
adalah nomor urut suratatau nomor kode permasalahan surat yang terdapat
pada daftar klasifikasi. Sistem inimenetapkan kode surat berdasarkan
nomor yang ditetapkan untuk surat yangb ersangkutan dan diperlukan
dalam sistem ini.
Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide-
Folderb. Daftar klasifikasi nomor. Kartu kendaliDalamklasifikasi, nomor
adalah daftar yang memuat semua kegiatan/masalah yang terdapat
dalamkantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini
terdapat tiga pembagian yaituPembagian utama, memuat kegiatan /
masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu,memuat uraian masalah
yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuaturaian
masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.3
B. Rumusan Masalah
Menanggapi latar belakang masalah di atas, maka makalah ini
memiliki rumusan masalah sebagai berikut :
1. Apa Yang dimaksud wawasan ?
2. Bagaimana Organisasi tergantung Pada Filing ?
3. Apa yang di maksud Arsip?
4. Bagaimana Sistem Arsip?
5. Bagaimana Sistem Filing (Penyimpanan Arsip)?

2
Andi Kusuma, Fitriani Nur. "Perancangan Sistem Arsip Surat Berbasis Web ", Jurnal Ilmiah,
Vol. 7, No. 2, (2018),78.
3
Aw. Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: PT Raja Grapindo
Persada,1993), 171.

2
C. Tujuan
Menanggapi rumusan masalah di atas, maka makalah ini memiliki
tujuan sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui Wawasan
2. Untuk mengetahui Organisasi tergantung Pada Filing
3. Untuk mengetahui Arsip
4. Untuk mengetahui Sistem Arsip
5. Untuk mengetahui Sistem Filing (Penyimpanan Arsip)

3
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Wawasan
Wawasan atau pengetahuan tentang teknik pengarsipan surat
sangatlah penting. Hal ini akan mempermudah dalam pengelolaan dan
pengorganisasian arsip. Wawasan yang dimaksud di sini meliputi
pengetahuan tentang jenis-jenis arsip, cara penyimpanan, penomoran arsip,
serta penggunaan software arsip.
Dalam pengarsipan surat, wawasan yang baik akan membantu dalam
memahami tujuan dan manfaat dari pengarsipan, sehingga dapat
merencanakan sistem pengarsipan yang efektif dan efisien. Dalam
membangun sistem pengarsipan yang baik, perlu diperhatikan beberapa hal
seperti jenis-jenis arsip yang ada, cara penyimpanan yang baik dan aman,
serta penomoran arsip yang sistematis. Selain itu, penggunaan software arsip
juga sangat penting untuk memudahkan dalam mengelola arsip secara
digital.4
Jenis-jenis arsip yang perlu dipahami dalam pengarsipan surat antara
lain arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip inaktif permanen. Arsip aktif adalah
dokumen atau surat yang sering digunakan dalam kegiatan operasional sehari-
hari. Arsip inaktif adalah dokumen atau surat yang tidak sering digunakan,
namun masih perlu disimpan untuk jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip
inaktif permanen adalah dokumen atau surat yang memiliki nilai sejarah atau
hukum dan perlu disimpan selamanya.
Cara penyimpanan yang baik dan aman juga perlu diperhatikan
dalam pengarsipan surat. Dokumen atau surat perlu disimpan dalam rak arsip
yang terbuat dari bahan yang kuat dan tahan lama. Rak arsip perlu diletakkan
di tempat yang kering, tidak terkena sinar matahari langsung, serta bebas dari
kelembapan atau kelembaban yang berlebihan.5 Selain itu, perlu pula

4
Mulyono, Sularso, dkk. Manajemen Kearsipan. (Semarang : Universitas Negeri Semarang,
2011) ,89.
5
Nuraida, Ida. Manajemen Administrasi Perkantoran. (Bandung : PT Kanisius, 2013), 78.

4
 menggunakan kotak arsip yang sesuai dengan ukuran dokumen atau surat
yang akan disimpan.
Penomoran arsip juga perlu dilakukan secara sistematis dan teratur.
Nomor urut arsip perlu dibuat dengan jelas dan mudah dipahami. Penomoran
arsip dapat dilakukan berdasarkan jenis arsip, tahun, nomor urut, atau
kombinasi dari beberapa faktor tersebut. Penomoran arsip yang baik dapat
memudahkan dalam mencari dokumen atau surat yang dibutuhkan.
Penggunaan software arsip juga sangat penting dalam pengarsipan surat
modern. Software arsip dapat membantu dalam mengelola arsip secara
digital, sehingga memudahkan dalam pencarian dan penyimpanan arsip.
Beberapa software arsip yang populer antara lain Microsoft Share Point,
Alfresco, dan platform open source (sumber terbuka).6
Pengarsipan surat dalam wawasan yang baik tentang teknik pengarsipan
surat dapat membantu dalam menjaga kelancaran proses operasional dan
pengambilan keputusan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, perlu
diperhatikan dengan serius dan terus menerus meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan dalam pengarsipan surat.
Sehingga dapat disimpulkan bawasannya wawasan dan pengetahuan
yang baik tentang teknik pengarsipan surat sangat penting untuk
mempermudah pengelolaan dan pengorganisasian arsip. Untuk membangun
sistem pengarsipan yang baik, perlu diperhatikan jenis-jenis arsip, cara
penyimpanan yang baik dan aman, penomoran arsip yang sistematis, serta
penggunaan software arsip. Jenis-jenis arsip yang perlu dipahami meliputi
arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip inaktif permanen. Selain itu, cara
penyimpanan yang baik dan aman perlu diperhatikan, seperti memilih rak
arsip yang terbuat dari bahan yang kuat dan tahan lama, menempatkan rak
arsip di tempat yang kering dan bebas dari kelembapan, serta menggunakan
kotak arsip yang sesuai dengan ukuran dokumen atau surat. Penomoran arsip
juga perlu dilakukan secara sistematis dan teratur, serta penggunaan software
arsip dapat membantu dalam mengelola arsip secara digital. Dengan memiliki
pengetahuan dan keterampilan yang baik dalam pengarsipan surat, dapat

6
Barthos. Basir.Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Bumi Aksara, 2015), 56.

5
 membantu menjaga kelancaran proses operasional dan pengambilan
keputusan di masa yang akan datang.
B. Organisasi tergantung pada Filling
Organisasi atau instansi yang memiliki banyak surat dan dokumen
perlu memiliki sistem pengarsipan yang baik dan teratur. Sistem pengarsipan
yang baik akan membantu dalam memudahkan dalam mencari dokumen atau
surat yang dibutuhkan, menghindari kehilangan dokumen atau surat, serta
mempercepat proses pengambilan keputusan.
Salah satu komponen penting dalam sistem pengarsipan adalah filling
atau penyimpanan arsip. Filling yang baik dan teratur akan memudahkan
dalam pengelolaan arsip dan membantu dalam mempercepat proses pencarian
dokumen atau surat. Filling yang tidak baik dapat menyebabkan kerugian
bagi organisasi atau instansi, seperti kehilangan dokumen atau surat yang
penting, kesulitan dalam mencari dokumen atau surat, serta menghambat
proses pengambilan keputusan.7
Dalam membuat filling yang baik dan teratur, perlu diperhatikan
beberapa hal seperti pemilihan jenis filling yang tepat, pengaturan posisi rak
arsip, dan pemberian label pada kotak arsip. Pemilihan jenis filling dapat
disesuaikan dengan jumlah dokumen atau surat yang akan disimpan dan
ruang yang tersedia. Jenis filling yang populer antara lain filling lateral,
filling vertikal, filling drawer, dan filling mobile.
Posisi rak arsip juga perlu diperhatikan dalam membuat filling yang
baik dan teratur. Rak arsip perlu diletakkan di tempat yang aman dan mudah
diakses. Rak arsip perlu ditempatkan di ruangan yang terpisah dari ruangan
lainnya dan tidak terkena sinar matahari langsung. Selain itu, posisi rak arsip
juga perlu diatur sedemikian rupa sehingga mudah dijangkau dan dapat
menampung jumlah dokumen atau surat yang cukup.8
Pemberian label pada kotak arsip juga perlu diperhatikan dalam
membuat filling yang baik dan teratur. Label pada kotak arsip perlu diberikan
dengan jelas dan mudah dipahami. Label pada kotak arsip dapat berupa

7
Chisyanti Dewi. Manajemen Perkantoran (Jakarta: PT.Prestasi Pustakaraya, 2011), 105.
8
Zulkarnain Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998),23.

6
 nomor urut, jenis dokumen atau surat, atau kombinasi dari beberapa faktor
tersebut. Pemberian label pada kotak arsip dapat memudahkan dalam mencari
dokumen atau surat yang dibutuhkan.
Dalam pengarsipan surat, filling yang baik dan teratur sangatlah
penting dalam menjaga kelancaran proses operasional dan pengambilan
keputusan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, perlu diperhatikan
dengan serius dan terus menerus meningkatkan sistem filling yang ada.
Dengan memiliki filling yang baik dan teratur, organisasi atau instansi akan
lebih mudah dalam mengelola dokumen atau surat yang dimilikinya. 9
Penting juga untuk melakukan pengawasan dan pemeliharaan
terhadap sistem pengarsipan dan filling yang telah dibuat. Pengawasan dapat
dilakukan dengan melakukan inventarisasi secara berkala terhadap dokumen
atau surat yang telah disimpan, serta melakukan audit terhadap sistem
pengarsipan yang ada. Hal ini akan membantu dalam memastikan bahwa
sistem pengarsipan yang digunakan masih efektif dan efisien.
Pemeliharaan terhadap sistem pengarsipan dan filling juga perlu
dilakukan secara berkala untuk menjaga kualitas dan keberlangsungan sistem
tersebut. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan membersihkan rak arsip
secara berkala, mengganti label pada kotak arsip yang sudah luntur atau
rusak, serta melakukan perbaikan pada sistem filling yang sudah tidak efektif.
Perkembang teknologi saat ini sudah banyak tersedia software
pengarsipan yang dapat membantu dalam memudahkan proses pengarsipan
dan pencarian dokumen atau surat. Software pengarsipan ini biasanya
dilengkapi dengan fitur-fitur seperti pencarian dokumen atau surat secara
online, sistem keamanan yang tinggi, serta kemampuan untuk menyimpan
berbagai jenis format dokumen atau surat.10
Dalam penggunaan software pengarsipan, perlu dilakukan pemilihan
software yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi atau instansi.
Selain itu, perlu juga dilakukan pelatihan bagi pegawai yang akan

9
Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. (Malang: Dioma, 2006), 145.
10
Aksara. Madiana, Gina. Kearsipan. (Bandung: Armico, 1999), 154.

7
 menggunakan software tersebut agar dapat memaksimalkan penggunaan dan
manfaat dari software pengarsipan tersebut.
Sehingga dapat disimpulkan bahwasanya sistem pengarsipan dan
filling yang baik dan teratur sangatlah penting bagi sebuah organisasi atau
instansi. Sistem pengarsipan yang baik akan membantu dalam memudahkan
pencarian dokumen atau surat, menghindari kehilangan dokumen atau surat,
serta mempercepat proses pengambilan keputusan. Dalam membuat sistem
pengarsipan yang baik, perlu diperhatikan pemilihan jenis filling yang tepat,
pengaturan posisi rak arsip, pemberian label pada kotak arsip, serta
pengawasan dan pemeliharaan sistem pengarsipan yang ada.
C. Arsip
Kata arsip dalam bahasa Belanda disebut dengan “archief”, dalam
bahasa Inggris disebut dengan “archieve”, dalam bahasa latin, arsip disebut
dengan “archivum”, atau “archium”. Sedangkan dalam bahasa Yunani disebut
dengan “arche” yang berarti permulaan. Kata ”arche” dalam bahasa Yunani
berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan, yang kemudian
berkembang lagi menjadi kata “arsipcheton” yang berarti Gedung
Pemerintahan.11
Sedangkan Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang
artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang ini
digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu
mudah digunakan.Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip berasal dari bahasan
Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan
selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya
permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.
Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan
archeon berarti Balai Kota.12
Dalam Bahasa Inggris, ada tiga istilah yang terkait dengan arsip, yaitu
file yang merupakan jenis arsip aktif serta arsip yang masih dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan administrasi. Kemudian Record yang

11
Moekijat. Tata Laksana Kantor :Manajemen Perkantoran, (Bandung: Mandar Maju,2002),176.
12
Wursanto. Kearsipan (Yogyakarta : kanisius, 1991), 67

8
 merupakan jenis arsip inaktif adalah arsip yang nilai kegunaannya sudah
mulai berkurang dalam kegiatan administrasi sehari-hari, arsip ini sudah tidak
terdapat dalam unit kerja, melainkan sudah berada di unit kearsipan
organisasi yang bersangkutan. Lalu yang terakhir adalah archive yang
merupakan arsip stastis, yaitu arsip yang secara tidak langsung digunakan
dalam proses penyelenggaraan Administrasi Negara. Arsip ini berada di Arsip
Nasional RI. Arsip statis merupakan bahan pertanggung jawaban nasional
bagi kegiatan pemerintah untuk generasi yang akan datang.
Secara etimologi, istilah arsip dalam bahasa Yunani disebut archeion
dan dalam Bahasa Latin disebut archivum yang berarti kantor atau
pemerintah dan kertas yang disimpan di kantor tersebut, yang semula
diterapkan pada records atau rekaman pemerintah (arsip).
Sedangkan secara terminologi, arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam melaksanakans kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara. 13
Menurut Barthos dalam Ermawaty, arsip adalah setiap catatan tertulis,
baik dalam bentuk gambar ataupun bagian yang memuat keterangan-
keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun kejadian yang
diciptakan orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Dan Arsip
juga merupakan memori kolektif organisasi, di dalamnya tergambar
perjalanan sejarah organisasi dari masa ke masa dan arsip memiliki peranan
penting dalam setiap kegiatan atau peristiwa suatu organisasi. 14
Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, dan lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi

13
Daryan, Yayan. Terminologi Kearsipan. (Jakarta: PT Sigma Cipta Utama, 1998),176.
14
Barthos, Bashir. Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Bumi Aksara, 2000),85.

9
 politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.15
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971
tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal I adalah sebagai
berikut.
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara
badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan
atau perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh The Liang Gie,
arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, terencana,
karenamempunyai nilai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaran lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus
mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur,
mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat. 16
Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa
arsip adalah Bukti dan rekaman kegiatan yang disimpan dalam segala bentuk
apapun karena mempunyai nilai guna, serta berfungsi sebagai sumber
informasi dan bahan ingatan sehingga dalam penyimpanan arsip harus
dilakukan secara sistematis agar dalam menemukan kembali dapat dilakukan
secara cepat jika arsip dibutuhkan sewaktu – waktu. Serta juga arsip adalah
suatu dokumen yang dapat disaksikan atau disimpan sebagai bukti nyata dari
sebuah peristiwa atau kejadian.Dan juga arsip adalah rekaman kegiatan atau
sebuah memori dalam berbagai bentuk media hasil dari kegiatan administrasi
sebuah organisasi baik pemerintah maupun swasta dan memiliki peranan
penting dalam setiap pengambilan keputusan organisasi.

15
Republik Indonesia, “Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan” (2009).
16
The Liang Gie. Administrasi perkantoran Modern,(Yogyakarta: Liberty,2000),115.

10
 D. Sistem Arsip
Sistem arsip adalah cara penyimpanan arsip yang digunakan dalam
organisasi atau perusahaan. Ada beberapa jenis sistem arsip yang dapat
diterapkan, di antaranya sistem arsip terbuka dan sistem arsip tertutup. Sistem
arsip terbuka adalah sistem penyimpanan arsip yang dapat diakses oleh siapa
saja, sedangkan sistem arsip tertutup adalah sistem penyimpanan arsip yang
hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu.
Sistem arsip juga dapat dibagi menjadi sistem arsip manual dan
sistem arsip digital. Sistem arsip manual adalah sistem penyimpanan arsip
secara fisik dengan menggunakan berbagai alat bantu seperti lemari arsip,
rak, dan kotak arsip. Sementara itu, sistem arsip digital adalah sistem
penyimpanan arsip yang dilakukan secara elektronik dengan menggunakan
teknologi komputer dan perangkat lunak.17
Dalam pengelolaan sistem arsip, terdapat beberapa prinsip dasar
yang perlu diperhatikan, seperti prinsip kebutuhan bisnis, prinsip
keterbukaan, prinsip keteraturan, prinsip konsistensi, prinsip keamanan, dan
prinsip privasi. Dalam penerapan prinsip-prinsip tersebut, perlu dilakukan
perencanaan yang matang dan pengorganisasian yang efektif, sehingga sistem
arsip dapat berjalan dengan baik dan efisien.
Mengelola sistem arsip secara digital, perlu menggunakan
perangkat lunak arsip yang dapat membantu dalam proses pengarsipan,
pencarian, dan pemulihan arsip. Beberapa contoh perangkat lunak arsip yang
umum digunakan adalah Electronic Document Management System (EDMS),
Records Management System (RMS), dan Content Management System
(CMS).18
Dalam era digital yang semakin maju, sistem arsip menjadi
semakin penting dan strategis dalam pengelolaan informasi organisasi atau
perusahaan. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengembangan dan pembaruan

17
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern. (Yogyakarta: Gava
Media, 2005),134.
18
Ibid,135.

11
 terus menerus pada sistem arsip yang digunakan, agar dapat memenuhi
kebutuhan bisnis dan teknologi yang terus berkembang.
Penerapan sistem arsip, perlu juga memperhatikan beberapa aspek
seperti cara penyimpanan arsip, penomoran arsip, dan keamanan arsip. Cara
penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan rak arsip, lemari
arsip, atau sistem penyimpanan digital. Penomoran arsip juga perlu dilakukan
secara sistematis dan teratur, agar memudahkan dalam mencari dokumen atau
surat yang dibutuhkan.19
Keamanan arsip juga menjadi faktor penting dalam penerapan
sistem arsip. Hal ini berkaitan dengan perlindungan dokumen atau surat dari
kerusakan, kehilangan, atau penggunaan yang tidak sah. Keamanan arsip
dapat dijaga dengan menggunakan sistem pengamanan fisik seperti kunci,
kode akses, dan pengawasan, atau dengan menggunakan sistem pengamanan
digital seperti enkripsi dan password.
Penerapan sistem arsip yang baik dan efektif dapat memberikan
manfaat seperti memudahkan dalam mencari dokumen atau surat,
mempercepat proses pengambilan keputusan, dan menjaga keamanan dan
kerahasiaan dokumen atau surat. Oleh karena itu, organisasi atau perusahaan
perlu memperhatikan dengan serius penerapan sistem arsip yang tepat dan
terus menerus meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam
pengarsipan.
Sistem arsip juga terdapat beberapa metode pengarsipan yang
dapat digunakan, seperti metode pengarsipan kronologis, metode pengarsipan
alfabetis, dan metode pengarsipan subjek. Metode pengarsipan kronologis
adalah metode pengarsipan yang dilakukan berdasarkan urutan waktu atau
20
tanggal, sedangkan metode pengarsipan alfabetis adalah metode
pengarsipan yang dilakukan berdasarkan abjad. Sedangkan metode
pengarsipan subjek dilakukan dengan mengelompokkan dokumen
berdasarkan topik atau subjek tertentu. Dalam mengelola sistem arsip, perlu
diperhatikan beberapa hal penting seperti pemilihan sistem arsip yang sesuai

19
Mills, Gooffrey. Manajemen Perkantoran Modern. (Jakarta: Binarupa, 1991), 121.
20
Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis. (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990) ,143.

12
 dengan kebutuhan organisasi, menyusun kebijakan dan prosedur pengarsipan
yang jelas, memberikan pelatihan dan sosialisasi penggunaan sistem arsip
kepada seluruh karyawan, serta melakukan evaluasi dan perbaikan sistem
arsip secara berkala. Penggunaan teknologi informasi juga dapat membantu
dalam pengelolaan sistem arsip, dengan memanfaatkan software arsip yang
dapat memudahkan dalam pengarsipan dan pencarian dokumen secara efisien
dan teknologi informasi juga dapat digunakan untuk membackup dan
mengamankan data arsip yang ada, sehingga terhindar dari risiko kehilangan
atau kerusakan data.
Penting juga untuk memperhatikan keamanan dalam sistem arsip,
baik itu sistem arsip terbuka maupun tertutup. Hal ini bisa dilakukan dengan
memberikan akses yang terbatas pada pengguna yang membutuhkan, serta
melakukan pengamanan pada data arsip yang penting. 21
Dalam mengelola sistem arsip perlu juga diperhatikan waktu
retensi atau jangka waktu penyimpanan dokumen. Beberapa dokumen
memiliki jangka waktu penyimpanan yang pendek, sementara yang lainnya
memiliki jangka waktu penyimpanan yang lebih panjang. Hal ini dapat
dipengaruhi oleh kebijakan hukum atau regulasi yang berlaku, serta
kebutuhan organisasi atau perusahaan itu sendiri. Secara keseluruhan,
pengelolaan sistem arsip yang baik akan membantu meningkatkan efisiensi
dan efektivitas dalam pengelolaan informasi organisasi atau perusahaan.22
Sehingga dapat disimpulkan Sistem arsip dapat dibagi menjadi
sistem arsip terbuka dan tertutup, serta sistem arsip manual dan digital.
Perencanaan yang matang dan pengorganisasian yang efektif perlu dilakukan
dalam pengelolaan sistem arsip, dengan memperhatikan prinsip kebutuhan
bisnis, keteraturan, konsistensi, keamanan, dan privasi. Perangkat lunak arsip
seperti EDMS, RMS, dan CMS dapat membantu dalam proses pengarsipan
dan pencarian arsip. Metode pengarsipan yang umum digunakan adalah
kronologis, alfabetis, dan subjek. Dalam mengelola sistem arsip, perlu

21
Sedarmayanti. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. (Bandung: Mandar
Maju,2003),190.
22
Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. Manajemen perkantoran Efektif, Efesien, dan Profesional
( Bandung:Alfabeta, 2013),9-10.

13
 diperhatikan pemilihan sistem arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi,
kebijakan dan prosedur pengarsipan yang jelas, pelatihan dan sosialisasi
penggunaan sistem arsip kepada seluruh karyawan, serta evaluasi dan
perbaikan sistem arsip secara berkala. Teknologi informasi dapat digunakan
untuk memudahkan dalam pengarsipan dan pencarian dokumen secara
efisien, serta untuk membackup dan mengamankan data arsip. Keamanan
arsip perlu diperhatikan, baik itu sistem arsip terbuka maupun tertutup.
E. Sistem Filing ( Penyimpanan Arsip)
The Liang mengemukakan bahwa“Aktifitas yang paling pokok
dalam bidang kearsipan adalah penyimpanan arsip. Arsip harus disimpan
menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat
apabila sewaktu – waktu arsip tersebut diperlukan”.
Menurut The Liang Gie terdapat 5 (lima) macam sistem
penyimpanan arsip yaitu:
1. Penyimpanan menurut abjad (alphabetic filing)
Penyimpanan arsip menurut abjad adalah sistem penyimpanan
yang dimana penyimpanan arsip didasarkan pada abjad dari nama-nama
orang atau nama organisasi utama yang tertera dalam tiap – tiap arsip itu.
2. Penyimpanan menurut pokok soal (subject filing)
Penyimpanan arsip menurut pokok soal arsip akan disimpan
menurut permasalahan atau pokok soal yang ada dalam tiap-tiap arsip.
3. Penyimpanan menurut wilayah (geographic filing)
Sistem penyimpanan wilayah merupakan penyimpanan arsip
menurut wiliyah dari arsip-arsip.23
4. Penyimpanan menurut nomor (numeric filing)
Sistem penyimpanan menurut nomor adalah arsip yang memiliki
nomor disimpan menurut urutan-urutan angka dari 1 hingga bilangan
yang lebih besar.24

23
The Liang Gie. Administrasi perkantoran Modern (Yogyakarta: Liberty,2000),115.
24
ibid,120.

14
 5. Penyimpanan menurut tanggal (chronological filing).
Sistem penyimpanan menurut tanggal disimpan menurut urut-
urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat tersebut.
Sugiarto pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai
sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sebagai berikut:
1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen
bersangkutan..
2. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat.
3. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah suatu sistem penyimpanan dokumen yang
didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dari dokumen.25
4. Sistem Nomor
Sistem nomor (numeric filing system) merupakan sistem
penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti
dari nama orang atau nama badan atau organisasi.
5. Sistem Kronologi
Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan
yang didasarkan pada urutan waktu yaitu tanggal, bulan, tahun, dekade,
ataupun abad.
6. Sistem Warna.
Sistem warna merupakan penggunaan warna sebagai dasar
penyimpanan dokumen sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda
untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian dokumen.26
Sedangkan menurut Mulyono, dkk ada 6 macam sistem
penyimpanan arsip yang dapat digunakan oleh berbagai organisasi, baik
pemerintah maupun swasta. Sebagai berikut:

25
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern. (Yogyakarta: Gava Media,
2005),52.
26
ibid,55.

15
 1. Sistem Abjad
Penyimpanan arsip berdasarkan abjad, yaitu dari huruf A sampai Z.
Jadi, semua judul diindeks berdasarkan abjad dan selanjutnya
penyimpanan arsip didasarkan atas kode abjad.27
2. Sistem Pokok Soal
Penyimpanan arsip berdasarkan pokok soal, yaitu penyimpanan
arsip didasarkan pada pokok soal atau subjek dari arsip.
3. Sistem Tanggal (Kronologis)
Penyimpanan tanggal (kronologis) adalah penyimpanan arsip yang
mendasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.
4. Sistem Nomor Terakhir (Terminal Digit)
Penyimpanan arsip dengan sistem nomor terakhir (terminal digit)
yang dimaksud adalah nomor kode penyimpanan dan bukan nomor yang
tertera pada surat (nomor surat).28
5. Sistem Klasifikasi Desimal
Sistem klasifikasi adalah penyimpanan arsip yang mendasarkan
nomor sebagai kode penyimpanan.
6. Sistem Wilayah (Geographic filling)
Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah adalah penyimpanan
yang dikelompok-kelompokkan berdasarkan wilayah kerja dari
organisasi yang bersangkutan.
Berdasarkan pendapat-pendapat para ahli diatas dapat ditarik
kesimpulan bahwa terdapat beberapa sistem penyimpanan arsip yaitu Sistem
Abjad,Sistem Geografis,Sistem Subjek,Sistem Nomor,Sistem Kronologi dan
Sistem Warna.

27
Mulyono, Sularso, dkk. Manajemen Kearsipan. (Semarang: Universitas Negeri Semarang,
2011),14.
28
ibid,16.

16
 BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Wawasan dan pengetahuan yang baik tentang teknik pengarsipan
surat sangat penting untuk mempermudah pengelolaan dan
pengorganisasian arsip. Untuk membangun sistem pengarsipan yang baik,
perlu diperhatikan jenis-jenis arsip, cara penyimpanan yang baik dan
aman, penomoran arsip yang sistematis, serta penggunaan software arsip.
Jenis-jenis arsip yang perlu dipahami meliputi arsip aktif, arsip inaktif, dan
arsip inaktif permanen. Sedangkan organisai tergantung dengan filing
sistem pengarsipan dan filling yang baik dan teratur sangatlah penting bagi
sebuah organisasi atau instansi. Sistem pengarsipan yang baik akan
membantu dalam memudahkan pencarian dokumen atau surat,
menghindari kehilangan dokumen atau surat, serta mempercepat proses
pengambilan keputusan.
Arsip adalah Bukti dan rekaman kegiatan yang disimpan dalam segala
bentuk apapun karena mempunyai nilai guna, serta berfungsi sebagai sumber
informasi dan bahan ingatan sehingga dalam penyimpanan arsip harus
dilakukan secara sistematis agar dalam menemukan kembali dapat dilakukan
secara cepat jika arsip dibutuhkan sewaktu – waktu. sedangkan Sistem arsip
dapat dibagi menjadi sistem arsip terbuka dan tertutup, serta sistem arsip
manual dan digital. Perencanaan yang matang dan pengorganisasian yang
efektif perlu dilakukan dalam pengelolaan sistem arsip, dengan
memperhatikan prinsip kebutuhan bisnis, keteraturan, konsistensi, keamanan,
dan privasi. dan sistem penyimpanan arsip terdapat Sistem Abjad,Sistem
Geografis,Sistem Subjek,Sistem Nomor,Sistem Kronologi dan Sistem Warna.

17
B. SARAN
Demikianlah makalah yang kami buat mudah-mudahan apa yang
kami paparkan bisa menjadi tambahan pengetahuan bagi kita semua untuk
lebih mengenal Komunikasi Dalam Manajemen Perubahan. Kami
menyadari apa yang kami paparkan dalam makalah ini tentu masih belum
sesuai apa yang diharapkan, untuk itu kami berharap masukan yang lebih
banyak lagi dari dosen pembimbing dan teman-teman semua.

18
 DAFTAR PUSTAKA
Andi Kusuma, Fitriani Nur. "Perancangan Sistem Arsip Surat Berbasis Web ",
Jurnal Ilmiah, Vol. 7, No. 2, (2018).
Aw. Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: PT Raja
Grapindo Persada,1993).
Barthos. Basir.Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Bumi Aksara, 2015).
Chisyanti Dewi. Manajemen Perkantoran (Jakarta: PT.Prestasi Pustakaraya,
2011).
Daryan, Yayan. Terminologi Kearsipan. (Jakarta: PT Sigma Cipta Utama, 1998).
Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. Manajemen perkantoran Efektif, Efesien,
dan Profesional ( Bandung:Alfabeta, 2013).
Mills, Gooffrey. Manajemen Perkantoran Modern. (Jakarta: Binarupa, 1991).
Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis. (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan,
1990).
Mulyono, Sularso, dkk. Manajemen Kearsipan. (Semarang : Universitas Negeri
Semarang, 2011).
Nuraida, Ida. Manajemen Administrasi Perkantoran. (Bandung : PT Kanisius,
2013).
Republik Indonesia, “Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan” (2009).
Rina Setiawati, Andi Kusuma. "Evaluasi Sistem Pengarsipan Surat Elektronik
Berbasis Web pada Perusahaan", Jurnal Sistem Informasi, Vol 14, No. 2,
(2021).
Sedarmayanti. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
(Bandung: Mandar Maju,2003).
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern.
(Yogyakarta: Gava Media, 2005).
The Liang Gie. Administrasi perkantoran Modern,(Yogyakarta: Liberty,2000).
Zulkarnain Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
1998).

19