MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN

“KEARSIPAN”

Disusun oleh

Kelompok 11 :

NESA ‘AQILA (193140514111049)

MASHITA (193140514111053)

YUMNAA AFIIFAH (193140514111059)

D-III ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN SEKRETARIS

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

PENDIDIKAN VOKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmat serta karunia-Nya sehingga kami berhasil menyelesaikan makalah yang
berjudul “Kearsipan”. Dari makalah ini semoga dapat menambah pengetahuan
kita tentang perbedaan antara admisistrasi dengan administrasi kanor.
Ucapan terima kasih tidak lupa kami sampaikan kepada Ibu Dr. Dra. Maria
Goretti WiEndang Nirowati, M.Si selaku dosen mata kuliah Administrasi
Perkantoran, dan semua pihak yang telah membantu sehingga kami dapat
menyelesaikan tugas makalah ini. Kami menyadari atas kekurangan kemampuan
kami dalam pembuatan makalah ini, sehingga akan menjadi suatu kehormatan
besar bagi kami apabila mendapatkan kritikan dan saran yang membangun agar
makalah ini selanjutnya akan lebih baik dan sempurna serta komprehensif.
Demikian akhir kata dari kami, semoga makalah ini bermanfaat bagi
semua pihak dan pembelajaran budaya khususnya dalam segi teoritis sehingga
dapat membuka wawasan ilmu serta menghasilkan yang lebih baik di masa yang
akan datang.

Malang, 14 Maret 2020

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................ii

DAFTAR ISI .....................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang....................................................................................1

BAB II PERUMUSAN MASALAH

2.1 Rumusan Masalah...............................................................................3

2.2 Tujuan.................................................................................................3

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan.........................................................5

3.2 Sistem dan Konsep Dasar Kearsipan..................................................7
3.3 Ruang Lingkup Arsip.........................................................................9
3.4 Tujuan Kerasipan................................................................................10
3.5 Fungsi Arsip.......................................................................................11
3.6 Kegiatan Kearsipan.............................................................................13
3.7 Nilai Guna Arsip.................................................................................14
3.8 Kewajiban Kearsipan..........................................................................15
3.9 Pengorganisasian Kearsipan...............................................................16
3.10 Manajemen Kearsipan.......................................................................17
3.11 Kriteria Sistem Kearsipan yang Baik................................................18
3.12 Kendala-Kendala Dalam Sistem Kearsipan......................................20

BAB IV PENUTUP

4.1. Kesimpulan.........................................................................................21

4.2. Saran ..................................................................................................21

iii
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................22

iv
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sebuah instansi pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu
pekerjaan dan kegiatan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan
informasi salah satunya adalah data kearsipan. Data kearsipan sangat
diperlukan bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta demikian juga
dengan kecamatan Miri, Sragen.
Salah satu kunci dari kelancaran organisasi perkantoran terletak pada
pengelolaaan data kearsipan yang sistematis, sederhana, dan efisien.
Pengelolaaan data kearsipan sangat penting agar sewaktu – waktu apabila
arsip diperlukan dapat diketahui persis keberadannya dan dapat dengan mudah
serta cepat ditemukan. Karena arsip merupakan pusat dokumentasi dari suatu
kegiatan yang telah berlangsung dan tempat mencari berbagai keterangan yang
diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu instansi.
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala
sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi
pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit
lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan
laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima
oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan
tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis
sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan
secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2).
Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi
untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk
dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.
Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi
perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang

1
 2

cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi ditentukan oleh lima
karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan, keringkasan
dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan
dalam kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan
penting dalam sebuah kantor baik secara Konvesional (Manual) ataupun
Digital.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada
pihak lain dan untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh
karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan
dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip
juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui
bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga
dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi
yang ada secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat
menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan
membantu mencapai efisiensi pekerjaan.
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam
mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara
secara tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang
sudah tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen
yang teratur yang saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam
rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang
membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi / proses yang
memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8).
Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik
pengelolaannya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang
telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan
selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip
dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
 BAB II
PERUMUSAN MASALAH

2.1 Rumusan Masalah

Dalam makalah ini rumusan masalah yang akan dibahas antara lain :
2.1.1 Bagaimana pengertian dari arsip dan kearsipan?
2.1.2 Bagaimana sistem dan konsep dasar kearsipan?
2.1.3 Apa saja ruang lingkup arsip?
2.1.4 Apa saja tujuan dari kerasipan?
2.1.5 Apa fungsi dari arsip?
2.1.6 Bagaimana kegiatan kersipan?
2.1.7 Bagaimana nilai guna arsip?
2.1.8 Apa saja kewajiban dalam kersipan?
2.1.9 Bagaimana pengorganisasian dalam kearsipan?
2.1.10 Bagaimana manajemen kearsipan?
2.1.11 Apa saja kriteria sistem kearsipan yang baik?
2.1.12 Apa saja kendala-kendaa dalam sistem kerasipan?

2.2 Tujuan
Tujuan dan manfaat yang diharapkan tercapai setelah membaca makalah ini
yaitu :
2.2.1 Agar mahasiswa dapat mengetahui pengertian dari arsip dan
kearsipan.
2.2.2 Agar mahasiswa dapat mengetahui sistem dan konsep dasar kerasipan.
2.2.3 Agar mahasiswa dapat mengetahui ruang lingkup arsip.
2.2.4 Agar mahasiswa dapat mengetahui tujuan kearsipan.
2.2.5 Agar mahasiswa dapat mengetahui fungsi arsip.
2.2.6 Agar mahasiswa dapat mengetahui kegiatan kearsipan.
2.2.7 Agar mahasiswa dapat mengetahui nilai guna arsip.
2.2.8 Agar mahasiswa dapat mengetahui kewajiban kearsipan.
2.2.9 Agar mahasiswa dapat mengetahui pengorganisasian kearsipan.

3
 4

2.2.10 Agar mahasiswa dapat mengetahui manajemen kearsipan.

2.2.11 Agar mahasiswa dapat mengetahui kriteria sistem kearsipan yang
baik.
2.2.12 Agar mahasiswa dapat mengetahui kendala-kendala dalam sistem
kearsipan.
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan

Istilah kearsipan berasal dari kata "arsip", dalam bahasa Yunani arsip
berasal dari kata "Archeon" yang memiliki ati milik sebuah kantor. Asal kata
arsip bermula dari banyaknya dokumen yang diciptakan oleh pemerintahan
titik cara sederhana harus memiliki arti adalah rekor, enam, rekaman, catatan
atau perkakas yang diciptakan oleh sebuah organisasi baik organisasi publik
maupun private. Menurut menurut kamus lengkap bahasa Indonesia, arti arsip
adalah dokumen yang disimpan sebagai referensi, dokumen berupa surat atau
akta dan sebagainya yang dikeluarkan oleh instansi resmi (Abdillah &
Prasetya).
Pada dasarnya arsip merupakan rekaman atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam melaksanakan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Istilah arsip menurut barthos (2013) adalah sebuah catatan yang
tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat Keterangan
Keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang
dibuat oleh orang dalam rangka untuk membantu daya ingatan orang tersebut.
Sedangkan menurut Choiriyah dalam Priansa (2014) dalam istilah
bahasa Indonesia, istilah arsip biasanya disebut dengan warkat-warkat
merupakan setiap catatan tertulis yang tercipta dalam bentuk gambar maupun
bagian yang membuat keterangan keterangan mengenai suatu subjek (pokok
persoalan) maupun peristiwa yang dibuat sebagai bahan ingatan bagi
penggunanya. Dari pengertian arsip menurut Choiriyah, maka dapat
dicontohkan yang termasuk dalam pengertian arsip adalah surat-surat,
dokumen kantor, pembukuan, kwitansi, nota maupun faktur, daftar gaji

5
 6

karyawan maupun pegawai, Ma bagan organisasi, bagan alur kerja,foto-foto

dan lain sebagainya. Namun pada saat ini lingkup arsip lebih luas
mencangkup audio visual dan audio visual. (Priansa, 2014)
Sedangkan menurut Sukoco (2007) Warkop memiliki informasi yang
dapat memuat gambar, bagan, teks, database, spreedshett, data suara
download sebagainya yang dibuat dari awal sampai akhir guna mendukung
kinerja organisasi.
Dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan
memberikan pengertian bahwa "arsip merupakan rekaman kegiatan atau
peristiwa yang dapat terjadi dalam berbagai bentuk dan media Sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara atau pemerintahan daerah lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan
bernegara."
Adapun menurut Dick Weisinger dalam Muhidin dan Winata (2014)
menyebutkan" A document is recorded information or an object which can be
treated as a unit. In short, records are a subset of all documents thay enter or
thay have been created within an organization. Records are that groip of
documents which contain information about the actions, decisions and
operations that have accurred in the organization". ( artinya, arsip merupakan
bagian dari semua dokumen masuk maupun keluar yang dibuat oleh
organisasi maupun perusahaan dengan informasi yang terkandung di
dalamnya berisi tentang tindakan, keputusan serta operasi yang telah terjadi
dalam suatu organisasi).
Dokumen dapat dikatakan sebagai arsip apabila dokumen tersebut
memenuhi persyaratan dari arsip yaitu di dalam dokumen tersebut memiliki
informasi penting yang bermanfaat dengan selalu, di masa sekarang dan
dimasa yang akan datang.
Dari beberapa istilah arsip yang disebutkan di atas maka dapat
disimpulkan bahwa arsip adalah rekaman informasi baik yang tercatat secara
 7

tekstual, gambar maupun audio visual yang dibuat oleh organisasi organisasi
publik maupun privat dan disimpan dengan menggunakan berbagai media.

3.2 Sistem dan Konsep dasar Kearsipan

Dalam rangka penyelenggaraan usaha kerjasama untuk mencapai
tujuan tersebut, setiap organisasi selalu disibukkan dengan urusan arsip, baik
yang dibuat sendiri maupun yang diterima dari perorangan dan organisasi
lain, yang harus dikellola agar arsip yang didalamnya terkandung data dan
informasi mempunyai nilai guna bagi organisasi dan memberikan manfaat
bagi upaya pencapaian tujuan organisasi yang efektif dan efisien.
3.2.1 Kearsipan Sebagai Kegiatan Pendukung
Pada dasarnya di dalam setiap organisasi terdapat dua
kegiatan yaitu kegiatan pokok (primary) dan kegiatan pendukung
(suppoting). Kegiatan pokok adalah semua pekerjaan yang
mempunyai kaitan langsung dengan usaha-usaha yang
dimaksudkan untuk mencapai tujuan organisai. Sedangkan
kegiatan yang hamper sama dan ada di semua organisasi adalah
aktivitas pendukung (supporting), termasuk di dalam aktivitas
pendukunf ini yaitu fungsi manajemen, peran manajerial, dan
kegiatan administrasi perkantoran seperti urusan personalia,
keuangan, perbekala, informasi komunikasi dan hubungan
masyarakat.

INPUT
Data, Informasi, Arsiparis,
Fasilitas, Uang

PROSES KEARSIPAN TUJUAN

Penciptaan, Pendistribusian, Menjamin Keselamatan
Penggunaan, Pemeliharaan, Arsip dan Penyediaan
Penyimpanan, & Penyusutan Kembali Arsip

OUTPUT
Warkat/Arsip
 8

3.2.2 Kearsipan Sebagai Sistem: Sistem Kearsipan

Sistem dalam arti sempit diartikan sebagai metode atau
cara. Sedangkan secara luas system berarti kesatuan (kelompok)
dari beberapa bagian yang berinteraksi satu dengan lainnya untuk
mencapai tujuan (Rick & Gow: 1984, 8). Kearsipam sebagai suatu
system terdiri dari input, proses, output, dan tujuan. Dengan
demikian system kearsipan dapat di mengerti sebagai suatu
kesatuan dari beberapa unsure yang di perlukan untuk melakukan
oengurusan warkat atau arsip dalam rangka mencapai kearsipan.
a) Komponen Input
Input terdiri dari unsur-unsur yang memberikan bahan-
bahan bagi sistem untuk memproses atau melakukan kegiatan
dan mencapai tujuannya. Unsur-unsur input meliputi data dan
informasi, orang/arsiparis, fasilitas dan uang/biaya. Empat
unsur input sistem kearsipan tersebut merupakan kekuatan
(faktor) yang dibutuhkan bagi pemrosesan atau pelaksanaan
kegiatan kearsipan.

PENCIPTAAN
Korespondensi, Memo, Petunjuk, Formulir, Laporan,
Gambar, Kopian, Output Komputer

PENYUSUTAN DISTRIBUSI
Pemindahan, Penghancuran, Pembuangan Antar Perusahaan, Internal Perusahaan,
Eksternal Perusahaan

PENYIMPANAN PENGGUNAAN
Aktif, Inaktif, Permanen, Temporal Pengambilan Keputusan, Dokumentasi,
Respon/Tanggapan, Keperluan hukum

PEMELIHARAAN
Penyimpanan, Pengambilan/pentediaan kembali,
Menjaga kebersihan, Pemberian pestisida, Perbaikan
 9

b) Komponen Proses
Proses setelah serangkaian kegiatan yang dilakukan
untuk mencapai suatu hasil tertentu. Komponen proses dari
sistem kearsipan terdiri dari fungsi fungsi kearsipan yaitu
penciptaan, pendistribusian, penggunaan atau pengelolaan
pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip. 6 tabung
si proses ini menggambarkan daur hidup arsip atau evolusi
suatu arsip dari masa kelahiran (penciptaan) sampai kematian
(pemusnahan) arsip.
c) Komponen Output
Output adalah hasil dari proses kerja suatu sistem.
Hasil dari sistem kearsipan adalah arsip, yaitu sekumpulan
warkat yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah
swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hal
dalam kehidupannya, dalam cara apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu,
dan disimpan secara sistematis sehingga bilamana diperlukan
dapat disediakan dengan mudah dan cepat.
d) Komponen Tujuan Kearsipan
Tujuan adalah suatu sesuatu yang ingin di capai. setiap
sistem mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kearsipan
mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan
penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan
titik keselamatan ajaib menunjukkan kondisi arsip yang awet
(tidak rusak) dan aman ( tidak hilang secara fisik atau isi
informasi dan data yang termuat di dalam arsip tidak
diketahui oleh pihak yang tidak berhak).

3.3 Ruang Lingkup Arsip

Ruang Lingkup kegiatan-kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:
a) Penciptaan dan penerimaan warkat/arsip
 10

b) Pengumpulan dan penerimaan warkat/arsip

c) Pengendalian wakrat/arsip
d) Pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip
e) Penyimpanan warkat/arsip
f) Pemusnahan arsip

3.4 Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan menurut The Liang Gie adalah sebagai berikut:
a) Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
b) Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat
c) Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga
d) Penghematan tempat penyimpanan
e) Menjaga rahasia arsip
f) Menjaga kelestarian arsip
g) Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan

3.5 Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah
sebagai berikut:
a) Sebagai alat penyimpanan warkat
b) Sebagai alat bantuan perpustakaan
c) Penyimpanan wakrat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-
kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam
menentukan kebijaksanaan perusahaan
d) Kearsipan berarti menyimpan secara teratur tetap warkat-warkat
penting mengenai kemajuan perusahaan

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip

dibedakan menjadi:
 11

a) Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam

perencanaa, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Negara
b) Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya, maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi
Negara.

3.6 Kegiatan Kearsipan

Menurut Drs. E. Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:
a) Kegiatan penciptaan
Merupakan suatu proses pembuatan dan penerimaan arsip
yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat
keluar (mainhandling), baik menggunakan system buku agenda
maupun system kartu kendali (system pola baru). Untuk surat masuk
dimulai dari penerimaan surat, tersebut selesai dan siap untuk
disimpan. Untuk surat keluar dimulai dengan perintah oembuatan
surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat tersebut dikirim dan
tindakannya siap untuk disimpan.
b) Kegiatan penyimpanan (Filling) dan penemuan kembali (Finding)
1) Kegiatan Penyimoanan (Filling), Adalah kegiatan dimulai dari
pengecekan tanda pelepasan yang ditandai dengan tanda disposisi
dep (deponeren/simpan), pemberian kode-kode penyimpanan
sampai penempatan arsip tersebut disimpan ke dalam folder dan
dimasukkan kedalam Filling Cabinet.
2) Kegiatan penemuan kembali (Finding), Adalah kegiatan yang
dimulai dari pemerintah arsip dari pihak lain, Mengidentifikasikan
masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada
daftar klasifikasi, hingga menemukan kembali arsip di tempat
penyimpanannya sesuai dengan kode simpanannya.
 12

c) Kegiatan penyelamatan
Kegiatan penyelamatan, yaitu kegiatan kegiatan penyelamatan
arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal
lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip kegiatan tersebut
terdiri dari kegiatan:
1) Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi atau
informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-
orang yang tidak berhak (terutama untuk arsip yang bersifat
rahasia).
2) Pemeliharaan, adalah kegiatan yang menjaga agar benda arsip
tersebut tidak mudah rusak sama dengan kata lain Kegiatan ini
merupakan tindakan menjaga Sebelum terjadi kerusakan arsip
(preventif), misalnya selama dalam pemeliharaan ini benda-
benda arsip perlu disemprot dengan obat anti hama, atas sebelum
disimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yang aman dari
kerusakan.
3) Perawatan, adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang
telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali dengan kata
lain Kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan
pada arsip yang bertalian (Represif), Misalnya jika diketahui
suatu benda arsir dalam keadaan rusak atau benar-benar rusak
sedangkan arsip tersebut masih diperlukan atau dipergunakan,
sebagai tindakan Represif nya arsip tersebut dilaminasi (diberi
lapisan plastik), kemudian di mikrofilm kan. Apabila ada pihak
yang membutuhkan arsip tersebut cukup ditunjukkan mikro
filmnya saja sedangkan arsip aslinya tetap disimpan.
d) Kegiatan penyusutan
Kegiatan penyusutan adalah Kegiatan mengurangi jumlah
arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai guna
arsip nya Omah sehingga arsip yang tersimpan memiliki nilai guna
tinggi, kegiatan penyusutan arsip ini meliputi:
 13

1) Pemeliharaan atau pemindahan, dalam kegiatan penentuan bahwa

arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau bahkan tidak
dipergunakan lagi,, dan arsip tersebut dipindahkan
penyimpanannya ke Unit Sentral.
2) Pemusnahan, adalah kegiatan penghapusan secara fisik arsip
yang telah hilang nilai gunanya, dengan harapan agar arsip yang
tersimpan hanyalah arsip yang benar-benar masih dipergunakan.
3) Penyerahan, adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang
memiliki nilai guna kebangsaan (arsip statis) ke Arsip Nasional
Pusat atau Arsip Nasional daerah tingkat 1 masing-masing
provinsi.

3.7 Nilai Guna Arsip

Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah:
a) Nilai Kegunaan Administrasi
Seorang pimpinan rendahnya dapat mengurus atau menyelesaikan
setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat
keputusan dengan tepat titik untuk dapat membuat keputusan dengan
tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi titik
dengan ketersediaannya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan
sesuatu persoalan, berarti warga tersebut dapat mempunyai nilai
kegunaan administrasi.
b) Nilai kegunaan Hukum
Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum
maka sesuatu warga dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian
hukum.
c) Nilai Kegunaan Keuangan
Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu
warga tidak dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.
d) Nilai Kegunaan Haluan Organisasi
 14

Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil

kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
e) Nilai Kegunaan Organisasi
Sesuatu warga dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu
pekerjaan.
f) Nilai Kegunaan Sejarah
Warga dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warga
dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.
g) Nilai Kegunaan Penelitian
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian.
h) Nilai Kegunaan Penerangan
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan
penerangan kepada khalayak ramai.

3.8 Kewajiban Kearsipan

Kewajiban kearsipan dalam Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, yaitu:
a) Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara, dan
menyelamatkan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintah Pusat.
b) Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memeliharam dan
menyelamatkan arsip statis dari Lembaga-Lembaga dan Badan-
Badan Pemerintah Daerah serta Badan-Badan Pemerintah Pusat di
tingkat Daerah.
c) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib
menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip yang berasal
dari Badan-Badan Swasta dan perorangan.
d) Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan Pusat
maupun Daerah wajib mengatur, menyimpan, memeliharam dan
menyelamatkan arsip dinamis.
 15

e) Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan Pusat

wajib menyerahkan naskah-naskah arsip statis kepada Arsip
Nasional Pusat.
f) Lembaga-Lembaga dan Badan-Badan Pemerintahan Daerah, serta
Badan-Badan Pemerintahan Pusat di tingkat Daerah, wajib
menyerahka arsip stats kepada Arsip Nasional Daerah.

3.9 Pengorganisasian Kearsipan

Pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan
organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yaitu :
3.9.1 Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi)
Penyimpanan arsip secara terpusat berarti bahwa semua arsip aktif,
kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi
terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperloeh dari system ini
antara lain :
a) Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena
arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk
tugas pengelolaan arsip.
b) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan
segera diketahui apakah arsip yang bersangkutaan merupakan
duplikasi atau bukan.
c) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
d) Pelaksanaan penyusuran arsip akan lebih lancer secara
terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan ataupun
pemindahan ke file inaktif.
3.9.2 Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi
Penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit
kerja mengawasi dan menyimpan arsipnya sendiri. Jika system ini
dijalankan akan diperoleh beberapa kerugian antara lain :
a) Akan terjadi penyimpsnsn duplikasi yang berlebihan.
b) Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien.
 16

c) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan,

khususnya pelaksanaan penyimpanan berkas.
d) Kebijakan penyusuran arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan
arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja.
e) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memiliki
pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan karena
dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.
3.9.3 Penyimpanan Desentral Terkendali
Penyimpanan desentral terkendali adalah kombinasi antara sistem
sentralisasi dan desentralisasi titik masing-masing unit kerja
mempunyai tanggung jawab menyimpan dan memelihara arsip aktif
yang diciptakannya (desentral), namun pelaksanaannya tetap dalam
pengawasan dari pusat (sentral) oleh unit kearsipan. Dengan
demikian konsistensi keseragaman dan ketertiban pelaksanaan
penyimpanan berkas dapat terjamin.

3.10 Manajemen Kearsipan

3.10.1 Manajemen Kearsipan dan Tujuannya
Manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola
seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses
pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui
pelaksanaan fungsi fungsi perencanaan pengorganisasian,
penyusunan personalia, pengarahan dan pengendalian atau
pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk
pengurusan kearsipan seperti pegawai kearsipan (arsiparis,
archievist), fasilitas kearsipan, dan keuangan yang dipergunakan
untuk membiayai pelaksanaan kegiatan sehari-hari.
Pengelolaan terhadap sistem ke berartiarsipan (manajemen
kearsipan) di dalam setiap organisasi dimaksudkan agar tujuan
kearsipan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Efektif dalam hal
ini berarti bahwa tujuan kearsipan yaitu terjaminnya keselamatan
 17

arsip dan penyediaan kembali arsip benar-benar dapat tercapai titik

sedangkan efisien dalam hal ini berarti bahwa arsip sebagai output
dari sistem kearsipan dapat memenuhi sebagai arsip yang
mempunyai ciri-ciri yang baik yaitu sebagai kumpulan warkat yang
mempunyai nilai guna disimpan secara sistematis dan bilamana
diperlukan dapat disediakan dengan cepat hal ini semua dapat
dicapai dengan biaya usaha dari unsur pikiran dan tenaga manusia,
fasilitas, uang, waktu dan ruang yang sesedikit mungkin.
3.10.2 Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan dilakukan dalam pelaksanaan fungsi-
fungsi manajemen yang bentuknya yaitu aktivitas perencanaan
pengorganisasian kamu penyusunan personalia, pengarahan kerja
dan pengawasan terhadap kegiatan pokok di bidang kearsipan.
Perencanaan adalah rangkaian kegiatan perumusan dan
penentuan berbagai kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai
tujuan titik perencanaan kearsipan antara lain melakukan
penyusunan pola klasifikasi sebagai sarana penataan arsip,
penyusunan pedoman pemrosesan surat dan naskah masuk maupun
keluar di Sunan jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan
arsip, dan perencanaan fasilitas (Ricks & Gow, 1984:20)
Pengorganisasian kearsipan dilakukan dalam bentuk:
a) Melakukan pembagian kerja proses pengendalian surar dan
naskah yang masuk dan keluar, proses penataan dan penyusutan
arsip.
b) Menentukan hubungan kerja antara satuan organisasi dengan
pegawai di unit kearsipan.
c) Menentukan hubungan kerja antar unit kearsipan dengan unit-
unit pengolah surat/naskah di dalam organsiasi.

Penyusunan personalia di bidang kearsipan mencakup

pelaksanaan rekrutmen seleksi kemarin Tasik ama penempatan,
 18

penggajian dan penjaminan kesejahteraan bersama pengembangan,

dan pemberhentian pegawai yang mengurusi arsip organisasi.

Pelaksanaan fungsi pengarahan di dalam pengurusan arsip

mencangkup pemberian motivasi kepada pegawai arsip Untuk
memelihara dan meningkatkan moralitas kerjanya agama menjaga
komunikasi yang efektif untuk membina solidaritas dan semangat
korps (esprit de corps) antar pegawai di bidang kearsipan dengan
pegawai lain di dalam organisasi.

Ricks & Gow (1984:315) mengemukakan bahwa fungsi

pengawasan dilakukan dalam tiga bentuk yaitu:

a) Pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan

(precontrol) caranya yaitu dengan menciptakan kebijakan,
prosedur, dan berbagai aturan yang harus diperhtikan oleh
pegawai arsip.
b) Pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sedang
berlangsung (concurrent control) misalknya dengan
membandikngkan data historis pada tahun-tahun yang lalu atau
data pada tahun-tahun terakhir misalnya mengenai angka
kecermatan arsip dan angka pemakaian arsip dengan standar
kinerja.
3.11 Kriterian Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri atau criteria tertentu yaitu:
a) tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi yaitu arsip yang
disimpan cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang,
sehingga arsil (data, informasi) yang benar selalu dapat disediakan
pada orang dengan waktu yang benar dan dengan biaya yang
serendah-rendahnya. Tingkat penyediaan harus Ipin yang dapat
dihitung berdasarkan formula sebagai berikut:
(angka kecermatan arsip)
 19

J umlah Arsip yang Tidak Dapat Dite mukan

AKA= ×100 %
Jumlah Arsip yang Dapat Ditemukan

Standar angka Kecermatan (AK) arsip ini adalah 3%. Jika

AK <3% berarti system kearsipan baik. Sebaiknya, jika AK >3%
berarti system kearsipan organisasi lemah (tidak baik).

b) Dari aspek unsur-unsur input (data, informasi, arsiparis, peralatan,

uang) system kearsipan dalam keadaan baik apabila:
a. Data dan Informasi yang tersedia memenuhi syarat benar,
lengkap, tepat, dan relevan.
b. Arsiparis yakni pejabat dan pegawai kearsipan memounyai
kompetensi dan memenuhi persyaratan kecerdasan, ketelutusan,
kecekatan, dan kerapihan untuk melaksanakan kerja di bidang
kearsipan.
c. Peralatan yang lengkap macamnya, jumlahnya mencukupi,
keadaannya baik, dan mengiktui perkembangan teknolos=gi
kearsipan.
d. Uang mencukupi untuk membiayai semua unsure input, proses
kerja kearsipan pemeliharaanm penyimpanan, penyusutan hingga
pemusnahan arsip.
c) Sistem kearsipan yang baik ditandai dengan pelaksanaan penciptaan
gambar distribusi kamu penggunaan pemeliharaan kamu
penyimpanan dan penyusutan naskah dapat berlangsung sesuai
prosedur metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin
dihasilkannya output yang baik dan benar.
d) Segi output dari proses kearsipan, asyiknya memenuhi ciri-ciri
sebagai arsip yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang
mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis sehingga
bilamana dibutuhkan dapat disediakan kembali dengan cepat.
 20

3.12 Kendala-Kendala dalam Sistem Keaesipan

Sistem kearsipan di dalam sebuah organisasi dapat terhambat oleh adanya
berbagai kendala. Kendala-kendala yang dimaksud adalah:
a) Hambatan dari unsur-unsur input kearsipan seperti data dan
informasi yang tidak berkualitas, bahan intrinsik warkat seperti
kertas sama film komedi skema tinta yang tidak standar, peralatan
yang tidak lengkap sama jumlahnya kurang, keadaannya tidak baik,
keuangan untuk belanja bidang kearsipan yang kecil dan sumber
daya manusia yang tidak kompeten.
b) Hambatan proses kearsipan yaitu menciptakan naskah,
pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpan dan
penyusutan arsip tidak dapat dilaksanakan dengan baik.
c) Output sistem kearsipan yaitu arsipnya tidak memenuhi ciri-ciri arsip
yang baik dimana arsip yang baru dan lama (aktif, inaktif, statis)
penting, biasanya tersimpan secara amburadul, tidak sistematis
sehingga menyulitkan upaya penyimpanan dan penemuan kembali
ketika dibutuhkan.
 BAB IV

PENUTUPAN

4.1 Kesimpulan
Dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan
memberikan pengertian bahwa "arsip merupakan rekaman kegiatan atau
peristiwa yang dapat terjadi dalam berbagai bentuk dan media Sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara atau pemerintahan daerah lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan
bernegara."

4.2 Saran
Dalam pengelolaan kearsipan perlu adanya ketelitian sebab arsip
merupakan warkat atau dokumen yang penting bagi sebuah perusahaan.
Dalam menangani kearsipan harus melalui beberapa proses dimulai dari
sarana dan prasana yang harus diperhatikan. Kemudian dalam pengelolaan
sistem arsip itu diperlukan juga pengawasan dan pemeliharaan agar arsip itu
tetap aman dan terjaga.

21
 DAFTAR PUSTAKA

Wijayanti Sutha, Diah. 2018. Administrasi Perkantoran. Sidoarjo: Indomedia

Pustaka.
Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.
Sutarni Tati, dkk .2011. Administrasi Perkantoran. Bandung : HUP

22