KLIPING

“ALAT DAN BAHAN KEARSIPAN”

Guru Pembimbing :
EVA LUSIANA

Di Susun Oleh :
Nama Kelompok:
1. AULIA NUR KHOLIPAH (02)
2. DINA ALFIYANI (03)
3. ILMA NUR NAFI’AH (05)
4. SHOLIHATIN (10)
5. TRI AJENG SINTAWATI (13)

SMK MUHAMMADIYAH 2 SUMBERREJO

TAHUN AJARAN 2018/2019
 KATA PENGANTAR

Assalamualikum Wr. Wb.

Puji syukur Alhamdulillah penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmat, hidayah serta karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan tulisan ilmiah dalam
bentuk makalah ini tanpa suatu halangan yang amat berarti hingga akhirnya penulis dapat
menyalesaikan makalah ini dengan baik.
Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan
bantuan dan dukungannya dalam pembuatan makalah ini.Tak lupa penulis ucapan terima kasih
kepada Bapak guru kami yang telah memberikan kesempatan kepada penulis sehingga penulis
dapat menyelesaikan makalah ini.
Demikian yang dapat penulis sampaikan, apabila ada kata di dalam makalah ini yang
kurang berkenan penulis mohon maaf sebesar - besanya.Sekali lagi penulis ucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang telah membantu dan mendukung penulis dalam pembuatan makalah
ini.Semoga makalah ini bermanfaat bagi pembaca sekalian.
Wassalamualikum Wr. Wb.

Sumberrejo, 25 Oktober 2018

Penyusun,

ii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul.........................................................................................................................i
Kata Pengantar.......................................................................................................................ii
Daftar Isi ..............................................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................................1
A. Latar Belakang..........................................................................................................1
B. Rumusan Masalah......................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN
A. Bahan Kearsipan ........................................................................................................3
B. Alat Kearsipan ...........................................................................................................5

BAB IIIPENUTUP...............................................................................................................12
A. Kesimpulan ..............................................................................................................12
B. Kritik dan Saran........................................................................................................12

DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................................13

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A .L A TA R BELA KAN G
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang
berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada
dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu
kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang
dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi
dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono,
2005:2).
Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan
pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.
Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi perkembangan
teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai
informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan,
keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam
kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan penting dalam sebuah
kantor baik secara Konvesional (Manual) ataupun Digital.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain dan
untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh
pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat
dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat
diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat
ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal.
Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah
adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan
surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara
penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah
sekelompok komponen yang teratur yang saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam
rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan
kebijakan dan tujuan organisasi / proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8).
Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat
mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat

1
 menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka
sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
 
B . R U MUS A N MAS A LA H                                                               
Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah kantor maka arsip perlu dikelola
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar, sehingga apabila ada pihak yang
membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang
mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan
penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan, menemukan
kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.
Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah “arsip” maka terbayanglah
pada mereka tentang tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor, penuh kertas
berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik dan sebagainya.Hal ini dapat
merugikan kedudukan petugas arsip dan dapat pula mengakibatkan citra Negatif terhadap
pelaksanaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Belum lagi arsip yang berserakan, tidak
teratur, sulit ditemukan kembali, dijual belikan di pasar, atau dipergunakan sebagai pembungkus
makanan dan lain-lain. Kejadian ini akan lebih merusak citra kearsipan pada sebuah kantor dan
akan menghambat kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut.
Demi kelancaran semua pekerjaan, sebuah kantor harus mempunyai suatu sistem
pengelolaan arsip yang baik dan benar,baik secara Manual maupun Digital.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Bahan kearsipan
      Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan,
yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya
bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.
      Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut.
a.   Kartu Indeks

      Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya
sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x
7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:
1)  Judul/nama surat,
2)  Nomor surat,
3)  Hal surat,
4)  Tanggal surat,
5)  Kode surat,
6)  Kode kartu indeks.

b.   Kartu Tunjuk Silang

      Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu
tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi
untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan.
Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.
      Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut: 
1) Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

3
2) Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing
cabinet karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.

c.   Lembar Pinjam Arsip (outslip)

      Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari
lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut:
1)      Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
2)      Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang
       dipinjam.
3)      Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
4)      Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.
5)      Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
      Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:
1)      Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.
2)      Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
3)      Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan
       ingatan.

d.      Map Pengganti (out folder)

      Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-
surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map
yang dipinjam tadi.

4
B. Alat Kearsipan yang digunakan untuk menyimpan dokumen.
1.        Filing Cabinet 
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang
paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000
lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke
belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder
atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat,
karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan
bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk
menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.
2.        Rotary (alat penyimpanan berputar)
Rotary alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yang dapat digerakkan secara berputar,
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini
terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

Rotary Filling Cabinet

5
3.        Lemari Arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan
dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam
ordner atau ditumpuk secara mendatar.

Lemari Arsip

4.        Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral
(menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam
ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak
punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di
dalamnya.
Rak Arsip

6
5.        Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat-surat.  Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. 
Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.  Map arsip
ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
-          Stopmap Folio
Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap
folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan
arsip yang sudah in aktif.

Stop Map
-          Map snelhecter
Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai
penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada
di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu
dilubangi dengan menggunakan perforatormap yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini
digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip
aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan
perforator.

Snelhecter

7
-          Folder
Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan
arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

-          Hanging folder
Hanging folder adalah folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang
pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan
kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

Hanging Folder

6.        Ordner
Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung
sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip.
Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan
perforator.

8
7.        Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan
atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

8.        Stapler

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:

-          stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10
lembar kertas.
-          stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20
lembar kertas.
-          stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20
lembar kertas. 
9.        Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:
-          Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan
nama plastik, dan lain-lain.
-          Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan
dalam map snelohecter atau ordner.
-          Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan
dimasukan ke dalam ordner. 

9
10.    Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir
mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan
sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau
karton.

Baki Surat/Paper Tray

11.    Tickler file
Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip
berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-
kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau
pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

Ticker File
12.    Cardex (card index) cabinet

Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-
laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik
tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

10
13.    Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan
pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

14.    Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk
dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.
-          Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
-          Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih
dari 6 digit. 

11
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan  
Penyelengaraan kegiatan kearsipan suatu kantor tidak akan berjalan dengan baik
apabila tidak didukung oleh sarana yang memadai. Sarana penataan arsip adalah
peralatan/perlengkapan yang dipergunakan dalam menata/meyimpan arsip. Dalam pengadaan
sarana penataan arsip, hendaklah diperhatikan benar bahwa peralatan yang dipilih dapat
memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Setiap perusahaan yang baik selalu memperhatikan
kerapihan arsip , sebagai asset perusahaan. Data atau arsip-asrip yang dimiliki perusahaan
merupakan dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp-arsip tersebut
harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan. Arsip-arsip tersebut haruslah
disimpan dengan baik menggunakan suatu system yang memudahkan dalam menyimpan dan
menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan perlengkapan dan
peralatan arsip yang cukup dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar
arsip-arsip tersebut terlindungi dari bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan
arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya.
B. Saran
Dalam memilih bahan dan alat kearsipan harus memenuhi kriteria sebagai berikut : 1.
Sesuai dengan ruang lingkup organisasi; 2. Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia; 3.
Sesuai dengan bentuk dan ukuran arsip; 4. Dapat menjamin keselamatan fisik arsip. Disetiap
kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan bermacam-macam sehingga
semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula
peralatan yang digunakan. 

12
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyani, Sri. 2006. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta : Erlangga.
Dewi, Irra Chrisyanti. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustakaraya. 2011
Wursanto, IG.  Kearsipan 1. Yogyakarta: KANISIUS. 1991
Maulana, M.N. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhratara. 1974
:http://adhyvhar.blogspot.com/2013/04/makalah-peralatan-dan-perlengkapan-arsip.html

13