PROPOSAL PENELITIAN

SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN

DI PT. KALIMANTAN MITRA PERSADA JL. A. YANI NO.KM 10, RW.5,
SUNGAI LAKUM, KEC. KERTAK HANYAR, KABUPATEN BANJAR,
KALIMANTAN SELATAN

Dosen : Dr. Khairullah Anshari P .hD

Nama : Nurus Sobah

NRP : 19120137
Kelas : Non Reguler Banjarbaru

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI PUBLIK

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS ISLAM KALIMANTAN
MUHAMMAD ARSYAD AL BANJARI
BANJARMASIN
2024
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat,
taufik dan inayah-Nya serta nikmat sehat sehingga penyusunan Makalah yang
berjudul“Proposal Penelitian Sistem Pengelolaan Kearsipan di PT.
Kalimantan Mitra Persada Jl. A. Yani No.Km 10, Rw.5, Sungai Lakum, Kec.
Kertak Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan” ini selesai pada
waktunya untuk memenuhi tugas Kuliah.
Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat dan sebagai sumbangsih
pemikiran khususnya untuk para pembaca dan tidak lupa kami meminta maaf
apabila dalam penyusunan makalah ini terdapat kesalahan baik dalam kosa kata
ataupun isi dari keseluruhan makalah kami ini. Kami sebagai penulis sadar bahwa
makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan untuk itu kritik dan saran sangat
kami harapkan demi kebaikan kami untuk kedepannya.

Banjarbaru, Januari 2024

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................... i

DAFTAR ISI .............................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah....................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ................................................................................ 5
C. Tujuan Penulisan .................................................................................. 6
D. Manfaat Penulisan ................................................................................ 6
E. Metode Penelitian ................................................................................ 7
F. Metode Pengumpulan Data .................................................................. 8
G. Sistematika Penulisan .......................................................................... 9

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Sejarah PT. Kalimantan Mitra Persada ................................................ 10

B. Visi dan Misi PT.Kalimantan Mitra Persada ....................................... 10
C. Uraian Tugas (Job Deskription) Bagian atau Unit Kerja PT.Kalimantan Mitra
Persada ................................................................................................. 11

BAB III TINJAUAN TEORI

A. Kearsipan ............................................................................................. 15
B. Aspek Hukum dalam Kearsipan .......................................................... 16
C. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip .................................................. 17
D. Fungsi, Peranan, dan Tujuan Penataan Arsip ..................................... 18

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan .......................................................................................... 20
B. Saran..................................................................................................... 21

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ 23

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap organisasi baik besar maupun kecil pasti mempunyai
tujuanyang akan dicapai, untuk mencapai tujuan tersebut setiap organisasi
harus mempunyai tempat sebagai kantor. Setiap kantor pasti berhubungan
dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi merupakan kegiatan
yang cakupannya luas, biasanya segala kegiatan administrasi diolah di suatu
unit tersendiri yang disebut dengan bagian administrasi, tata usaha,
sekretariat, kantor dan lain sebagainya. Kegiatan administrasi di suatu
kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya.
Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir, dan laporan.
Pengelolaan surat, formulir, dan laporan yang dihasilkan dan yang diterima
oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Jadi,
kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima,
mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir, laporan dan lain
sebagainya
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan
informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti
dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan
(bagian resepsionis) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan
keputusan. Arsip diolah baik secara manual maupun menggunakan
komputer agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar
dalam pengambilan keputusan. Jika arsip diolah dengan baik maka akan
mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip digunakan
dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan. Arsip
mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi
pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh
sebab itu untuk dapat menyajikaninformasi lebih lengkap, cepat dan benar,
haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan

1
arsip.
Arsip ini merupakan sesuatu kegiatan yang penting selama suatu
organisasi masih melaksanakan kegiatannya, baik kegiatan rutin maupun
pengembangan. Kegiatan administrasi yang terus menerus menyebabkan
volume arsip pada organisasi itu semakin hari semakin bertambah. Arsip
yang tidak dikendalikan secara baik hanya sebagai tumpukan kertas yang
tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat
jika sewaktu- waktu diperlukan. Oleh karena itu, perlu dibutuhkan usaha
pengaturan volumepenyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.
Penyusutan terhadap arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna merupakan
salah satu usaha untuk mengendalikan arsip.
Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi
serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam
rangka melaksanakan berbagai kegiatan perencanaan dan pengambilan
keputusan. Proses penyajian informasi membutuhkan sistem dan prosedur
kerja yang baik dibidang kearsipan sehingga pimpinan dapat membuat
keputusan dan merencanakan kebijakan. Perusahaan milik pemerintah
maupun swasta harus hati-hati dan serius dalam penyimpanan arsip. Hal ini
sangat berguna dalam memudahkan kegiatan organisasi tersebut.
Arsip sebagai alat bantu komunikasi dan sekaligus merupakan bahan
dan menjadi berkas kerja yang memuat informasi sesuai maksud dan tujuan
pada saat penciptaannya. Arsip juga menyediakan bahan pertanggung
jawaban hukum. Setiap kegiatan yang dilaksanakan akan secara otomatis
menciptakan arsip yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Hal ini
menyebabkan banyak volume arsip yang dihasilkan selama proses
pelaksanaan kegiatan administrasi. Arsip yang tercipta juga akan bervariasi
sesuai dengan kebutuhan dari kegiatan tersebut, mulai dari arsip surat,
formulir, dokumen, film, rekaman suara dan lain sebagainya.
Kehidupan suatu organisasi tidak akan dapat dipisahkan dari arsip.
Tetapi kadang dalam suatu organisasi sistem pengelolaan kearsipan masih
dipandang sebagai pekerjaan yang remeh, mereka beranggapan bahwa

2
pengurusan kearsipan adalah suatu pekerjaan yang begitu mudah sehingga
banyak organisasi atau kantor yang menyerahkan urusan kearsipan kepada
orang-orang yang kurang tepat. Padahal ketidak berhasilan dalam
pengelolaan arsip akan menjadi hambatan besar dalam proses pengambilan
keputusan. Kurangnya kesadaran terhadap pentingnya arsip dapat
menghambat proses pengelolaan arsip.
Perusahaan PT. Kalimantan Mitra Persada Jl. A. Yani No. KM 10,
RW.5, Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan
Selatan merupakan salah satu perusahaan di bidang Rental Alat Berat dan
Tambang dalam bentuk kerjasama/mitra yang bertujuan untuk
menyongsong pertumbuhan dan perkembangan perekonomian masyarakat
dinamis dan upaya dukungan terhadap langkah-langkah pemerintah untuk
meningkatkan pertumbuhan ekonomi masyarakat, yang setiap hari
menerima berkas dari bagian marketing yang tidak akan lepas dari kegiatan
kearsipan. Keberhasilan dalam pengelolaan arsip ditentukan oleh banyak
hal. Faktor-faktor kearsipan seperti sistem penyimpanan, pegawai
kearsipan, peralatan kearsipan, dan tentunya dengan lingkungan kerja.
Pengelolaan arsip yang dilakukan di Perusahaan PT. Kalimantan Mitra
Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5, Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar,
Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan sangat berpengaruh terhadap
berhasil tidaknya dalam penemuan kembali arsip. PT. Kalimantan Mitra
Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5, Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar,
Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan melaksanakan pengelolaan arsip
masih dengan cara manual dan belum melaksanakan pengelolaan arsip
dengan cara elektronik karena yang di arsipkan tidak dalam kategori besar
hanya dalam periodik bukan pertahun. Sesuai dengan pernyataan pegawai
Administrasi PT. Kalimantan Mitra Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5,
Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan
Selatan, yaitu Ibu Maya Dwiyana, pada hari Senin 11 Desember 2023,
beliau menyatakan bahwa:

3
 “ Karena yang di arsipkan di perusahaan ini tidak dalam kategori
besar hanya dalam kategori periodik bukan kategori pertahun”.
Berdasarkan hasil pengamatan penulis, PT. Kalimantan Mitra
Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5, Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar,
Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan menunjukkan bahwa dalam
melaksanakan pengelolaan arsip Perusahaan tersebut masih belum
sepenuhnya melaksanakan pengelolaan arsip secara maksimal karena
disebabkan oleh beberapa faktor. Faktor-faktor tersebut karena kurangnya
peralatan/fasilitas untuk pengelolaan arsip di PT. Kalimantan Mitra Persada
Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5, Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar,
Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan. Faktor selanjutnya adalah tidak
adanya petugas khusus untuk mengelola arsip membuat pegawai
Administrasi yang berperan ganda sebagai pegawai Administrasi juga
sebagai pegawai yang mengelola arsip. Pegawai Administrasi mengelola
arsip setelah pekerjaan pegawai Administrasi telah selesai. Hal itu membuat
pekerjaan pengelolaan arsip yang terhambat karena arsip di Perusahaan PT.
Kalimantan Mitra Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5, Sungai Lakum,
Kec. Kertak Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan hanya
dianggap pekerjaan sampingan. Berdasarkan pernyataan salah satu pegawai
administrasi PT. Kalimantan Mitra Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5,
Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan
Selatan, yaitu ibu Maya Dwiyana, pada hari Senin 11 Desember 2023,
beliau menyatakan bahwa:
” Saya berharap adanya orang khusus untuk bagian arsip, karena
arsip itu sangat penting apalagi untuk audit. Jadi kalau ada apa-apa orang
audit tinggal nanya langsung kepada yang bersangkutan, dan tidak
mengganggu pekerjaan yang lain.”
PT. Kalimantan Mitra Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5, Sungai
Lakum, Kec. Kertak Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan bagian
administrasi setiap harinya menerima dokumen dari bagian marketing.
Dokumen-dokumen tersebut memiliki fungsi tersendirinya, sehingga

4
 dokumen tersebut perlu diarsipkan agar ketika diperlukan mudah ditemukan
kembali. Adapun dampakdari permasalahan yang ada di PT. Kalimantan
Mitra Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5, Sungai Lakum, Kec. Kertak
Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan membuat sistem
pengelolaan arsip tidak berjalan dengan baik karenamemakan waktu lama
dalam pengelolaan arsip tersebut, dan juga berdampak bagi pegawai
administrasi yang peran ganda sehingga pekerjaan administrasi sendiri
terhambat karena terlalu banyak pekerjaan yang harus dilakukan.
Berikut ini jenis surat dan jumlah surat yang diarsipkan pada bagian
administrasi PT. Kalimantan Mitra Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5,
Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan
perharinya.
Pengelolaan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan
administrasi agar lebih lancar, namun sering kali pekerjaan ini diabaikan
dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga
arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan
buruknya pengelolaan arsip dihampir sebagian besar instansi pemerintahan
maupun swasta.
Berdasarkan atas pemikiran tersebut maka, dirasa perlu untuk
melakukan penelitian tentang “SISTEM PENGELOLAAN
KEARSIPAN di PT. KALIMANTAN MITRA PERSADA JL. A. YANI
NO. KM 10, RW.5, SUNGAI LAKUM, KEC. KERTAK HANYAR,
KABUPATEN BANJAR, KALIMANTAN SELATAN”.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah di uraikan diatas
makayang menjadi rumusan masalah dari penulisan laporan ini adalah:
1. Bagaimana Sistem pengelolaan Arsip pada PT. Kalimantan Mitra
Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5, Sungai Lakum, Kec. Kertak
Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan ?
2. Apa saja kendala dalam pengelolaan arsip di PT. Kalimantan Mitra

5
 Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5, Sungai Lakum, Kec. Kertak
Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan.

C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan ini adalah :
1. Untuk mengetahui Sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar
di PT. Kalimantan Mitra Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5,
Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan
Selatan.
2. Untuk mengetahui kendala apa saja dalam pengelolaan arsip di
PT. Kalimantan Mitra Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5,
Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan
Selatan.

D. Mamfaat Penulisan
1. Bagi Penulis
Bermanfaat sebagai sarana pengembangan wawasan serta
pengalaman yang sangat membantu penulis dalam merealisasikan antara
teori yang didapat dibangku perkuliahan dengan teori maupun praktek
yang ada dilapangan, khususnya mengenai Sistem pengelolaan Arsip.
2. Bagi Pembaca
Bermanfaat sebagai memberikan wawasan dan pengetahuan,
disamping itu juga sebagai bahan bacaan dan rujukan bagi pembaca
tentang Sistem Pengelolaan Arsip di PT. Kalimantan Mitra Persada Jl.
A. Yani No. KM 10, RW.5, Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar,
Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan
3. Bagi Perusahaan
Penulisan ini dapat dijadikan sebagai bahan informasi dan
pertimbangan atau sebagai masukan bagi perusahaan khususnya
menerapkan sistem pengelolaan arsip yang lebih baik.

6
E. Metode Penelitian
1) Lokasi Penelitian
Adapun lokasi yang penulis pilih sebagai tempat penelitian adalah
PT. Kalimantan Mitra Persada beralamat di Jl. A. Yani No. KM 10,
RW.5, Sungai Lakum, Kec. Kertak Hanyar, Kabupaten Banjar,
Kalimantan Selatan. Waktu penelitian ini dilakukan mulai tanggal 01
Oktober 2023 sampai dengan 31 Desember 2023.
2) Jenis dan Sumber Data
Kegiatan penulisan ini memerlukan data yang bersifat objektif
dan relevan dengan judul penulis, agar pelaksanaan penulisan tugas
akhir ini berjalan sesuai dengan dengan apa yang penulis harapkan.
Adapun sumberdata yang diperoleh adalah dari bagian Administrasi PT.
Kalimantan Mitra Persada Jl. A. Yani No. KM 10, RW.5, Sungai
Lakum, Kec. Kertak Hanyar, Kabupaten Banjar, Kalimantan Selatan.
Menurut Sedarmayanti (2015:19) data adalah kumpulan dari fakta yang
masih mentah, yang berdiri sendiri, atau fakta yang belum terorganisasi
dengan baik. Data yang belum memberikan makna jika tidak diproses
lebih lanjut dan dikaitkan dengan pengelolaan spesifik. Jadi data yang
masih mentah memerlukan proses yang lebih lanjut, agar memberi
makna.
Adapun jenis data yang digunakan penulis dalam penelitian
iniadalah sebagai berikut:
a. Data Primer
Yaitu data yang pertama kali dicatat dan dikumpulkan oleh
peneliti. Data primer biasanya diperoleh dengan survei lapangan
yang menggunakan semua metode pengumpulan data yang original.
Adapun data yang penulis peroleh berupa hasil observasi dan
wawancara langsung mengenai Sistem Pengelolan Kearsipan Di PT.
Semesta Mitra Sejahtera Pekanbaru.
b. Data sekunder
Menurut Sanusi (2011:104) Data sekunder yaitu data yang

7
 sudah tersedia dan yang dikumpulkan oleh pihak lain. Adapun data
sekunder yang penulis peroleh yaitu dalam bentuk data yang sudah
jadi dari perusahaan seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi,
laporan dll.

F. Metode Pengumpulan Data

Adapun metode yang penulis gunakan dalam pengumpulan data yaitu:
1) Observasi
Observasi atau pengamatan adalah alat pengumpulan data yang
dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat secara sistematik
gejala-gejala yang diselidiki. Adapun observasi yang penulis lakukan
yaitu dengan mempraktekkan langsung sistem pengelolaan kearsipan di
PT. Kalimantan Mitra Persada.
2) Wawancara
Metode wawancara adalah proses memperoleh untuk tujuan
penelitian dengan cara tanya jawab sambil betatap muka antara
pewawancara dengan responden atau orang yang di wawancarai, dengan
atau atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara (Bungin,
2013:133). Wawancara yang penulis lakukan yaitu dengan cara tanya
jawab kepada petugas bagian Administrasi di PT. Kalimantan Mitra
Persada.
3) Dokumentasi
Dokumentasi yaitu menggunakan dokumen mengenai hal-hal
yang berupa catatan, buku, transkip, agenda dan sebagainya. Menurut
Bungin, (2013:154) kumpulan data bentuk tulisan disebut dokumen,
dalam arti luas termasuk monumen, artefak, foto, tape, mikrofilm, disc,
cdrom, hard disk, dan sebagainya. Dalam hal ini dokumen yang
digunakan berasal dari catatan, buku profil, struktur organisasi, foto,
maupun tuntunan kerja di PT. Kalimantan Mitra Persada.

8
G. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah pemahaman, penulis membagi Tugas Akhir
ini kedalam empat bab, dimana dari satu bab dengan bab yang lainnya saling
berhubungan. Adapun sistematika pembahasan yang terdapat dalam
penulisan ini terdiri dari:
BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, rumusan

masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan
sistematika penulisan.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini akan menguraikan tentang sejarah singkat perusahaan, visi,

misi, nilai, aktivitas dan uraian tugas, serta struktur organisasi PT.
Kalimantan Mitra Persada.

BAB III : TINJAUAN TEORI DAN PRAKTEK

Dalam bab ini akan diuraikan landasan teori atau tinjauan teori yang
terkait dengan sistem pengelolaan arsip.

BAB IV : PENUTUP

Sebagai bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran-saran dari hasil
penulisan yang telah dilakukan khususnya pada Sistem pengelolaan
Arsip di PT. Kalimantan Mitra Persada.

9
 BAB II
GAMBARAN UMUM

A. Sejarah PT. Kalimantan Mitra Persada

PT. Kalimantan Mitra Persada, sebuah perseroan yang beroprasi
berdasarkan hukum negara Republik Indonesia dan berkedudukan di
Kalimantan, dalam hal ini diwakili secara sah oleh sub area head-nya tuan
Muhammad Saleh, yang beralamat di Jl. A. Yani Perusahaan ini merupakan
yang bergerak dalam bidang Rental Alat Berat dan Tambang yang sudah
berdiri pada tahun 2002 dihadapan Retno Widayati, SH notaries yang
berkedudukan di Kalimantan. Akte pendirian tersebut telah mendapat
pengesahan dari mentri kehakiman Republik Indonesia tanggal 23 Juni
2015.
PT.Kalimantan Mitra Persada merupakan penyedia jasa penyewaan
alat-alat berat dan kontraktor tambang memberikan pelatihan mekanik PC
200, PC300 , Engine d85 dan transmisi.

B. Visi dan Misi PT.Kalimantan Mitra Persada

1) Visi
Menjadi Perusahaan Tingkat Nasional Dalam Jasa Penyewaan
Alat-Alat Berat dan Kontraktor Tambang Dengan mengedepankan
Keselamatan, Kesejahteraan Karyawan dan memberikan pelayanan
terbaik kepada client.
2) Misi
Menciptakan Tenaga Kerja yang Berkompeten serta memiliki
semangat yang tinggi di dalam memberikan pelayanan yang terbaik dan
maksimal kepada klien.
Menciptakan Budaya Kerja yang aman, sehat serta penuh ramah
tamah dan bertanggung jawab.
Melaksanakan Semua Pekerjaan Berdasarkan Prosedur dan
Standar Operasional Kerja Yang Benar Dengan Mengutamakan

10
 Profesionalisme, Kualitas dan Manajemen Keselamatan dan Kesehatan
Kerja dan Lingkungan Hidup.
Memberikan pelayanan dan nilai tambah yang terbaik kepada
perusahaan pertambangan, karyawan dan masyarakat serta Membangun
dan menciptakan kualitas hasil Kinerja yang optimal. Dan
Meningkatkan kompetensi dan mengemban perusahan, agar tercipta
performance yang terbaik.

C. Uraian Tugas (Job Deskription) Bagian atau Unit Kerja

PT.Kalimantan Mitra Persada
1) Aread Head
Memimpin seluruh aktivitas kegiatan perusahaan, khususnya
kegiatan yang sesuai dengan ketetapan anggaran dasar perusahaan atau
ketentuan kebijaksanaan lain yang telah disepakati bersarna dengan
Dewan Komisaris dan Direksi. Memiliki wewenang penuh dan
tanggung jawab tertinggi dalam pengambilan keputusan, berupa
kebijakan dalam pengembangan usaha Direktur Utama atas nama
Dewan Direksi berkewajiban menyampaikan laporan pertanggung
jawaban tahunan perusahaan.
2) Stock Coordinator
Mempunyai fungsi, dan tugas dan tanggung jawab antara
lain:
a. Mengatur dan mengawasi penjualan perusahaan agar tercapai
penjualan yang efektidan efisien yang sesuai dengan rencana dan
kebijakan yang telah ditetapkan.
b. Mengatur dan meningkatkan pendapatan yang sudah ditargetkan
setiap bulannya.
3) P & GA
Mempunyai fungsi, dan tugas dan tanggung jawab antara lain:
a. Mengatur untuk Permasalahhan yang terjadi didalam
ketenagakerjaan.

11
 b. Menilai terhadap kinerja karyawan
c. Training dan pembelajaran untuk karyawan
d. Mencari tenaga kerja atau menyeleksi karyawan baru.
e. Menangani setiap organisasi perusahaan seperti surat
menyurat danlain sebagainya.
4) Admin Area
Kepala bagian administrasi bertanggung jawab langsung kepada
managerpersonalia. Bagian ini mempunyai bertugas:
a. Mengadakan penelitian kepegawaian seperti masalah
perkembangan organisasi perusahaan, mengevaluasi kerja, gaji
dan upah karyawan.
b. Merencanakan dan mengkoordinir kegiatan perencanaan
pegawai.
c. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan program
peningkatan mutupegawai.
d. Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan pengamanan pegawai.
5) Sub Area Head 1
Mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab antara lain:
a. Mengawasi pelaksanaan setiap area atau daerah-daerah yang di
kepalain oleh sub area.
b. Memberi saran dan petunjuk kepada technical
service dalam pelaksanaan lapangan.
6) Sub Area Head 2
Mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab antara lain:
a. Mengawasi pelaksanaan setiap area atau daerah-daerah yang di
kepalain oleh sub area.
b. Memberi saran dan petunjuk kepada technical
service dalampelaksanaan lapangan.
7) TS (Technical Service)
Mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab antara lain:

12
 a. Membuat laporan atau pengadaan barang-barang tersebut.
b. Hasil kerja dari technical service dipertanggung jawabkan
langsungkepada head poultry.
8) Admin/Sales
Mempunyai fungsi, dan tugas dan tanggung jawab antara lain:
a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan agar tercapai target yang
sesuai dengan rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan.
b. Mengatur dan meningkatkan kinerja karyawan yang sudah di
targetkan setiap bulannya.

13
 BAB III
TINJAUAN TEORI

A. Kearsipan
Kearsipan atau kepertinggalan (bahasa Inggris: Records Management)
adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi
permasalahan dokumentasi informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang
menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk
banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi. Sistem kearsipan
dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian
kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Efektif atau
tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem itu. Rancangan
sistem mengidentifikasi dan menyeleksi informasi yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi, serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali.
Pada dasarnya, arsip dapat dibedakan ke dalam dua kelompok, yaitu
arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip transaksi antara lain terdiri dari cek,
dokumen pemesanan, dokumen pembelian, bon, dan sebagainya. Pada
umumnya arsip transaksi diatur secara sederhana menurut urutan nomor
atau tanggal dikeluarkannya. Arsip referensi antara lain terdiri dari
dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akta-akta perusahaan, dan
lain sebagainya. Penyusunan arsip referensi memerlukan sistem
penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit.
Sistem penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut
sistem indeks atau sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi dibagi menjadi tiga
jenis, yaitu sistem indeks kamus (dictionary index), sistem indeks subyek
(subject index), dan sistem indeks koordinasi (coordinate index).
1) Sistem Indeks Kamus (Dictionary Index). Merupakan sistem
pengaturan dokumen berdasarkan urutan alfabet seperti umumya
kamus. Sistem ini merupakan sistem yang paling sederhana dibanding
sistem indeks yang lain.
2) Sistem Indeks Subyek (Subject Index). Merupakan suatu sistem

14
 pengaturan dokumen berdasarkan subjek atau fungsi. Sistem ini banyak
digunakan untuk pengaturan dokumen dan buku di perpustakaan umum
di seluruh dunia.
3) Sistem Indeks Koordinasi (Coordinate Index). merupakan gabungan
dari kedua sistem sebelumnya. Dengan sistem ini, sebuah dokumen
dapat ditelusuri melalui berbagai aspek yang dikandung. Sistem ini
merupakan sistem yang paling canggih dan ideal untuk koleksi dokumen
yang sering diperlukan dan dalam jumlah yang besar. Sistem ini
memungkinkan untuk pencarian kembali dokumen dengan cepat dan
tepat. Namun, sistem ini memerlukan banyak biaya, mengingat
banyaknya waktu dan tingkat keahlian yang dibutuhkan dalam proses
mengindeks.
Arsip dalam instansi-instansi pemerintahan diatur menurut Peraturan
Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip. Sedangkan ketentuan
penyusunan arsip bagi organisasi swasta diatur oleh masing-masing organisasi
dengan memperhatikan tiga aspek:

1) Aspek Hukum. Dokumen-dokumen yang mempunyai kaitan dengan

hukum misalnya akta kelahiran, biasanya dokumen seperti ini disimpan
dalam brankas, di kantor, atau tempat penyimpanan khusus.
2) Aspek Peraturan Perusahaan. Dokumen seperti kuitansi, laporan
keuangan perusahaaan, disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan
pimpinan perusahaan sesuai dengan kepentingannya.
3) Aspek Administratif. Dokumen seperti surat lamaran, surat penawaran,
disimpan selama masih memiliki nilai administratif.
Perkembangan selanjutnya pemerintah meningkatkan pengelolaan
kearsipan dengan mengubah Undang-Undang tentang Kearsipan yang semula
tahun 1971 menjadi Undang-Undang Kearsipan tahun 2009 tentang
Kearsipan

15
B. Aspek Hukum dalam Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata dasar "arsip" yang diberi awalan
"ke-" dan akhiran "-an". Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun
1971, arsip dapat didefinisikan sebagai naskah-naskah yang dibuat
dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintahan, serta badan-badan swasta dan perorangan, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan
kebangsaan. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
yang menggantikan UU No. 7 Tahun 1971, memuat definisi baru
untuk arsip dan kearsipan. Kearsipan diartikan sebagai hal-hal yang
berhubungan dengan arsip, sedangkan arsip adalah rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Ini melibatkan
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
individu dalam pelaksanaan kehidupan bersama. Dengan pendekatan
analitik divergen, hukum kearsipan dapat diartikan sebagai
seperangkat asas, kaidah, institusi, dan proses untuk mewujudkannya
dalam kenyataan. Ini mencakup segala hal yang berkaitan dengan
arsip, yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media, seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh berbagai entitas dalam
konteks kehidupan bersama, berbangsa, dan bernegara.

16
C. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Istilah "pemeliharaan dan pengamanan" sering disebut atau
dapat ditemukan dalam beberapa literatur dan kamus sebagai bagian
dari kegiatan preservasi atau pelestarian. Pemeliharaan berasal dari
kata dasar "pelihara," yang artinya menjaga atau merawat, dan
pemeliharaan sendiri merujuk pada proses atau cara menjaga dan
merawat. Jika kata "pemeliharaan" digabungkan dengan kata "arsip,"
maka "pemeliharaan arsip" dapat diartikan sebagai proses atau cara
menjaga dan merawat arsip.
Dalam praktik kearsipan di Indonesia, istilah "pemeliharaan arsip"
lebih sering merujuk pada kegiatan yang terkait dengan (1) penyimpanan
dan penataan fisik arsip di ruang penyimpanan untuk memastikan keberesan
dan kemudahan dalam pencarian, (2) pengawasan dan pengendalian suhu
serta kelembaban ruang penyimpanan arsip, dan (3) pemilihan serta
penentuan fasilitas penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar
kearsipan, seperti AC, rak atau lemari arsip, boks arsip, atau wadah arsip
lainnya.
Sementara itu, kata "pengamanan" mengacu pada kegiatan yang
berkaitan dengan usaha agar arsip, baik secara fisik maupun informasi, tetap
terjaga dan aman dari gangguan. Kegiatan ini melibatkan penetapan sistem
dan prosedur keamanan untuk gedung dan ruang penyimpanan arsip (sistem
keamanan). Ini juga mencakup sistem dan prosedur klasifikasi akses
terhadap arsip serta klasifikasi keamanan, termasuk dalamnya perencanaan
menghadapi bencana.

17
 Istilah arsip dan kearsipan, namun bagi kebanyakan orang belum tau
betul apa itu arsip dan kearsipan,Secara umum, arsip adalah setiap catatan
yang tertulis, atau tercetak dalam bentuk huruf ataupun dalam bentuk suara
(rekaman), angka maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu, formulir),
kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan,
disket), salinan/ photocopy dan lain sebagainya.
Menurut lembaga pemerintah, Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI), pengertian arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film,
mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam
segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara
penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai
bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.
Pengertian kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan,
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan
perawatan serta penyimpanan data dan informasi menurut sistem tertentu.

D. Fungsi, Peranan, dan Tujuan Penataan Arsip

Arsip memiliki banyak fungsi. Beberapa tujuan fungsi antara lain
adalah untuk menyimpan informasi penting dalam sebuah format tertentu.
Arsip mempunyai peranan sebagai pusat dan sumber informasi serta alat
pengawasan yang sangat diperlukan oleh sebuah organisasi dalam rangka
melaksanakan berbagai kegiatan perencanaan, penganalisisan data,
pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian
setepat-tepatnya.
Arsip memiliki beberapa peranan diantaranya adalah sebagai
berikut:
a. Sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.
b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

18
d. Sebagai alat ukur aktivitas suatu organisasi mengingat setiap kegiatan
pada umumnya menghasilkan arsip.
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Sedangkan tujuan dari penataan atau pengelolaan arsip antara lain
sebagai berikut :
a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
b. Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan
tersebut dengan cepat dan tepat
c. Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan
pencarian arsip yang dibutuhkan
d. Untuk menghemat tempat penyimpanan.
e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
f. Untuk menjaga kelestarian arsip.
g. Untuk menyelamatkan arsip-arsip penting.

19
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan tentang Sistem Pengelolaan Kearsipan di
PT. Semesta Mitra Sejahtera Pekanbaru maka dapat diambil kesimpulan
yaitu sebagai berikut :
1) Sistem pengelolaan arsip di PT. Kalimantan Mitra Persada
menggunakan metode secara abjad atau alfabetis (menyusun nama
dalam urutan nama-nama mulai dari A sampai Z). Salah satu contoh
dokumen yang di arsipkan dengan sistem abjad yaitu dokumen Surat.
2) Sistem pengelolaan arsip di PT. Kalimantan Mitra Persada juga
menggunakan Sistem Nomor. Sistem nomor yang digunakan di PT.
Kalimantan Mitra Persada adalah dengan sistem penataan arsip
berdasarkannomor-nomor kode tertentu yang terdapat di dokumen yang
akan di arsipkan.
3) Sistem pengelolaan arsip di PT. Kalimantan Mitra Persada juga
menggunakan Sistem Tanggal. Sistem pengelolaan surat tersebut
didasarkan pada tanggal surat yang diterima (untuk surat masuk)
dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
4) Kedala-kendala pada sistem pengelolaan kearsipan di PT.
Kalimantan Mitra Persada yaitu:
a. Tidak adanya pengelola arsip khusus di PT. Kalimantan Mitra
Persada sehingga membuat pegawai administrasi berperan
ganda sebagai pegawai administrasi dan juga sebagai pegawai
yang mengelola arsip. Oleh karena itu membuat tugas pegawai
administrasi sering terbengkalai karena memiliki peran
pegawai ganda.
b. Memakan waktu lama dalam pengelolaan arsip PT. Kalimantan
Mitra Persada. Karena di PT. Kalimantan Mitra Persada tidak
memiliki pegawai khusus untuk arsip maka dalam melakukan

20
 pengelolaan arsip bisa memakan waktu yang lama karena
pegawai administrasi harus menyeleasaikan pekerjaannya dulu
setelah itu baru bisa mengelola dokumen atau surat yang akan
di arsipkan.
c. Kurangnya Peralatan atau Fasilitas Arsip, Dalam pengelolaan
arsip di PT. Kalimantan Mitra Persada sangat kurangnya
peralatan atau fasilitas sehingga dalam pengelolaan arsip tidak
berjalan dengan baik dan membuat arsip di PT. Kalimantan
Mitra Persada sedikit agak berantakan karena terbatasnya
fasilitas yang ada.

B. Saran

1. PT. Kalimantan Mitra Persada harus lebih memperhatikan sistem

pengelolaan kearsipan, agar dalam pengelolaan arsip bisa berjalan
dengan lancar.

2. PT. Kalimantan Mitra Persada harus melakukan penambahan

karyawan khusus untuk pengelolaan arsip dan memberikan
program pelatihan kearsipan khusus untuk karyawan tersebut.

3. PT. Kalimantan Mitra Persada harus memberikan fasilitas dan

perlengkapan yang memadai dalam proses kearsipan, agar
pengelolaan arsipdapat dilakukan secara optimal.

4. PT. Kalimantan Mitra Persada harus meningkatakan model

penyimpan arsip dengan model elektronik.

5. PT. Kalimantan Mitra Persada sebaiknya mencari pegawai yang

mengelolah arsip sesuai dengan bidang keahliannya atau
memberikan pelatihan tata cara mengelola arsip yang baik pada
pegawai.

6. PT. Kalimantan Mitra Persada harus memberikan lemari arsip pada

bagian administrasi sehingga arsip dapat disimpan dan tersusun rapi

21
dilemari tersebut.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Al Qur’an surat Hijr ayat 9

Barthos, Basir. 2013. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Bumi Aksara.Bungin,

Burhan. 2013. Metodologi Penelitian Sosial dan Ekonomi. Jakarta:
Prenada mediaGrup.

Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi.

Yogyakarta: ANDI. Laila Qadriyani Malikin Rumakat. 2018. Sistem
Pengelolaan Kearsipan Administrasi.

Perkantoran Pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat
Provinsi Papua Barat. Jurnal Noken. Vol. 4, No. 1, hal 51-52.

Muslih Fathurrahman. 2018. Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi. Jurnal

IlmuPerpustakaan dan Informasi. Vol. 3, No. 2, hal 216-219.

Priansa, Donni Juni dan Agus Garnida. 2013. Manajemen Perkantoran Efektif,
Efesien, danProfesional. Bandung: Alfabeta.

Priansa, Donni Juni. 2014. Kesekretarisan Profesional, Berkompeten, Cerdas,

Terampil, danMelayani. Bandung: Alfabeta.

Rahmawati, 2014. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Recki Ari Wijaya, Bambang Budi Wiyono, Ibrahim Bafada. 2018. Pengelolaan
Kearsipan.

Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan. Vol. 1, No. 2, hal 233-234.

Sanusi, Anwar. 2011. Metodologi Penelitian Bisnis. Jakarta: Salemba Empat.

Sayuti, Abdul Jalaludin. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung:
Alfabeta.

Sedarmayanti, 2015. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung:CV Mandar Maju.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2014. Manajemen Kearsipan Elektronik

Yogyakarta:Gava Media.

23
Abdul Choliq. 2011. Pengantar Manajemen, Yogyakarta: Mitra Cendikia

Abdul Goffar. 2016. Manajemen Dalam Islam (Perspektif Al-Qur’an dan Hadits),
Jurnal, (STAI) At-Taqwa Bondowoso. link:
http://repository.iainpurwokerto.ac.id/ diakses pukul 21:22 pada tanggal 17
Desember 2020.

Hardini Novianti & Ali Bardadi. 2017. Pengelolaan Dokumen (Studi Kasus:
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya. Jurusan Sistem Informasi,
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Sriwijaya. link:
http://www.seminar.ilkom.unsri.ac.id/index.php/kntia/article/view/1215
diakses pukul 13.33 pada tanggal 19 Desember 2020.

Hardiyansyah. 2017. Manajemen Pelayanan dan Pengembangan Organisasi

Publik. Yogyakarta : Gava Media.

Harnovinsah. Metodologi Penelitian (Pusat Bahan Ajar dan Elearning).

Universitas Mercu Buana link: http://www.mercubuana.ac.id diakses pada
pukul 22.55 tanggal 19 Desember 2020.

Ladzi Safroni. 2012. Manajemen dan Reformasi Pelayanan Publik dalam

Konteks Birokrasi Indonesia. Surabaya: Aditya Media Publishing

Mahmuzar, 2010, Sistem Pemerintahan Indonesia, Jakarta: Nursa Media

Moleong, Lexy J. 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : PT

Remaja.

Rosdakarya. Pasolong, Harbani. 2014. Teori Administrasi Publik. Bandung : Alfa

Beta Pipit Alifatul Masfufah. 2018. “Implementasi Manajemen Kearsipan
Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Administrasi Pada Seksi
Pendidikan Madrasah Kantor Kementrian Agama Kabupaten Malang”.

Skripsi Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Jurusan Manajemen Pendidikan

Islam, Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim. Malang.

Purhantara, Wahyu. 2010. Metode Penelitian Kualitatif Untuk Bisnis.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

Rahayu Tri Utami. 2013. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Manual (Fisik) Pada

24
 Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone. Jurnal Lentera Bisnis. Vol.2 No.
1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993. Diakses pukul 20.22 pada tanggal 18
Desember 2020.

Silalahi, Ulbert. 2013. Studi Tentang Ilmu Administrasi. Bandung : Sinar Baru
Algesindo.

Sugiyono, 2010. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif

dan R&D. Bandung: Alfabeta Sugiyono. 2017. Metode Penelitian
Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta. Thomas S
Bateman.2011. Manajemen, Jakarta: Salemba Empat.

25