MAKALAH

ADMINISTRASI PERLENGKAPAN (TATA USAHA)

Disusun dalam rangka memenuhi salah satu tugas kelompok pada mata kuliah Administrasi
Sekolah

Dosen Pengampu: Anih Sumiati, S.Pd, MM

Disusun oleh:

Kelompok 1

1. Alvina Nurul Janah 200641071

2. Ayulia Rachmi 200641074
3. Lesi Aprilianti 200641067
4. Wisnu Ramadhan 200641076

Kelas SD20C

PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR

FAKULTAS KEGURUAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS MUHAMMMADIYAH CIREBON

1
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul Administrasi
Perlengkapan (Tata Usaha) ini tepat pada waktunya.

Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dosen
pada mata kuliah Administrasi Sekolah. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk
menambah wawasan tentang Administrasi Perlengkapan (Tata Usaha) bagi para pembaca
dan juga bagi penulis.

Kami mengucapkan terima kasih kepada ibu Anih Sumiati, S.Pd, MM, selaku dosen
mata kuliah Admininstrasi Sekolah yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat
menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang kami tekuni.

Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi
sebagian pengetahuannya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini.

Kami menyadari, makalah yang kami tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan demi kesempurnaan
makalah ini.

Cirebon, 5 Januari 2023

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................... i

DAFTAR ISI.............................................................................................................................ii
BAB 1 ........................................................................................................................................ 1
PENDAHULUAN .................................................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah .............................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................................................ 2
C. Tujuan Masalah ............................................................................................................ 2
BAB II ....................................................................................................................................... 3
PEMBAHASAN ....................................................................................................................... 3
A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah ..................................................... 3
B. Proses Administrasi Ketatausahaan ........................................................................... 5
C. Tata Ruang Kantor atau Tata Ruang ......................................................................... 7
D. Peranan Guru Terhadap Administrasi Ketatausahaan Sekolah ........................... 10
BAB III.................................................................................................................................... 13
PENUTUP ............................................................................................................................... 13
A. Kesimpulan .................................................................................................................. 13
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 14

ii
iii
 BAB 1

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis menulis belaka
pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara fisik kegiatan
admninistrasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik
menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang
mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan
lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam
melengkapai kegiatan yang ada di lapangan. Tidak semuanya pandangan demikian itu
benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan
di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang,
baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang
penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah,
Sertifikat dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata
hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.

Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan

kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang
demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum. Dalam bidang
pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai
dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan
maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta. Dalam rangka memberikan pelayanan
yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagipara pemikir
administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administras. pendidikan dan
sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai
keperluan. .Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang
tentu format administrasi pendidikan harus kapable terhadap teknologi informasi saat ini.

Tata Usaha adalah penyelenggaraan kegiatan administrasi, yakni urusan tulis-

menulis (termasuk hal keuangan dan sebagainya) dalam sebuah perusahaan, organisasi,
dan juga negara. Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan
pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan

1
 sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Adanya tata usaha sangat diperlukan di
organisasi kantor. Karena Tata Usaha merupakan bagian yang penting di organisasi
kantor demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan kantor. Misalnya saja peran
tata usaha adalah menyediakan informasi bagi pemimpin perusahaan. Dengan informasi
tersebut, peminpin perusahaan dalam mempertimbangkan keputusannya akan lebih tepat.
Karena tugas dari tata usaha itu sendiri adalah menghimpun, mencatat, mengadakan,
mengola, mengirim dan menyimpan dokumen – dokumen yang dianggap penting bagi
perusahaan. Serta salah satu manfaat adanya tata usaha kantor adalah Kelancaran
pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

B. Rumusan Masalah
1. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah?
2. Proses Administrasi Ketatausahaan?
3. Tata ruang kantor atau sekolah?
4. Peranan Guru Terhadap Administrasi Ketatausahaan Sekolah?
C. Tujuan Masalah
1. Mengetahui Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah
2. Mengetahui Proses Administrasi Ketatausahaan
3. Mengetahui Tata ruang kantor atau sekolah
4. Mengetahui Peranan Guru Terhadap Administrasi Ketatausahaan Sekolah

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam
mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam
organisasi. Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir
mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis
dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha.
Ditinjau dari asal kata Tata Usaha terdiri dari dua kata yaitu “Tata” dan
“Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut
Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan
mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata,
Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja.
Dalam Kamus Bahasa Indonesia Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan
istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di
perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang
menyelenggarakan taha usaha.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson Tata Usaha Kantor
berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-
warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari
keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari
pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-
daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan,
laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.
Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas
administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan
penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat
digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang
bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya.
Dengan demikian, tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa
perkantoran/sekolah yang terdiri dari hal-hal berikut :

3
1. Korespondensi dan laporan
Kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja
organisasi ataupun kantor samapi pada persiapan hal-hal yang harus dilapokan
kepada pimpinan
2. Tata hubungan
Yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman
telepon serta facsimile dan surat.
3. Pencatatan dan perhitungan
Kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistic.
4. Kearsipan
Hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai
penting dan berkaitan dengan kegiatan organisasi.
5. Menghimpun
Kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu
organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan
gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun
asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahalah yang mengimpun informasi
dengan berbagai cara.
6. Mencatat
Keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan
disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah
dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali
informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/video
sehingga dapat dilihat dan didengar.
7. Mengola
Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih
berguna.
8. Menggandakan
Keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian
digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.
9. Mengirim
Kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan informasi yang telah digandakan
kepada pihak yang memerlukan dengan menggunakan berbagai saluran informasi,
seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.

4
 10. Menyimpan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan.
B. Proses Administrasi Ketatausahaan
Tugas Pokok Urusan Administrasi Ketatausahaan Melaksanakan
ketatatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut:
a. Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah.
b. Pengelolaan keuangan sekolah
c. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa.
d. Membuat Daftar Gaji.
e. Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan.
f. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan.

Melaksanakan administrasi kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata

Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:

1. Membuat Daftar Nomor Induk Siswa.

2. Mengisi Buku Klaper Siswa.
3. Mengisi Buku Induk Siswa.
4. Mengisi Buku Mutasi Siswa.
5. Membuat Daftar Keadaan Siswa.
6. Membukukan Daftar Keadaan Siswa.
7. Membukukan Daftar Siswa perkelas.
8. Mencatat Pendaftaran Siswa Baru.
9. Membuat usulan peserta ujian.
10. Menyimpan daftar Lulusan.
11. Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB.
12. Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger).
13. Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa.
14. Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa.
15. Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas.
16. Mengisi papan data keadaan siswa.
17. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Persuratan.

5
 Melaksanakan administrasi persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:

1. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar.

2. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar.
3. Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah.
4. Mengisi Buku Ekspedisi.
5. Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat.
6. Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan
lainnya.
7. Membantu kelancaran administrasi sekolah.
8. Membuata Administrasi Bendahara.
9. Membuat Administrasi Kepegawaian.
10. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah.
11. Tugas Pokok Pengelola Perpustakaan.

Melaksanakan administrasi perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala

Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:

1. Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket.

2. Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku.
3. Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan.
4. Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam.
5. Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam.
6. Membuat Laporan Keadaan Buku.
7. Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan.
8. Tugas Pokok Pengelola Laboratorium

Melaksanakan administrasi laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala

Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:

1. Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium.

2. Menyediakan Buku Penggunaan barang lab.
3. Membuat daftar penggunaan laboratorium.
4. Melayani kebutuhan alat-alat praktikum.
5. Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab.
6. Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat.

6
 7. Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum.
8. Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah.

Melaksanakan kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung

jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:

1. Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah.

2. Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai.
3. Menyiapakan air minum.
4. Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan.
5. Membuka dan mengunci seluruh ruangan.
6. Kebersihan WC Siswa.
7. Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah.
8. Melaksnakan piket malam
C. Tata Ruang Kantor atau Tata Ruang
a. Pengertian
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout
atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan
perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa
ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut: Menurut
Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada
letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi
para karyawannya”. Menurut Litlefield dan Petterson mengatakan “Office lay out
may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available
flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan
alat perlengkapan pada luas yang tersedia).
b. Tujuan
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari
meja ke meja.

7
 5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan
dengan karyawan lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu
yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

c. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor.

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor,
keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana
ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
a. Asas jarak terpendek Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya
adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar
sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar
meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk
mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu
lebar.
b. Asas rangkaian kerja Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut
urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat
berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah
runtut/teratur.
c. Asas penggunaan segenap ruangan Maksudnya adalah tidak ada ruangan
atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong
maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya
sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
d. Asas perubahan susunan tempat kerja Asas ini memungkinkan apabila di
kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang
dapat diubah dengan mudah dan cepat.
1. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
1) Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam
garis lurus.

8
2) Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang
berhubungan harusditempatkan secara berdekatan untuk
mengurangi waktu bepergian.
3) Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir
mudik pegawaidan penyampaian surat-surat dalam jarak yang
pendek.
4) Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
5) Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam
sebuah ruangan.
6) Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai
yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
7) Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus
ditempatkan dibagian depan.
8) Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan
dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
9) Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau
susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
10) Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam
garis lurus.
11) Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang
berhubungan harusditempatkan secara berdekatan untuk
mengurangi waktu bepergian.
12) Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir
mudik pegawaidan penyampaian surat-surat dalam jarak yang
pendek.
13) Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
14) Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam
sebuah ruangan.
15) Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai
yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
16) Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus
ditempatkan dibagian depan.

9
 17) Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan
dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
18) Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau
susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

D. Peranan Guru Terhadap Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha adalah kegiatan
melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk
digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Telah disebutkan pula bahwa
tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar mengajar di sekolah. Sekolah
merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system
pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, komponen lainya. Guru harus
juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya.
Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata
usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang
jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan
sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapkan kebijaksanaan dan
melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan,
pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana
prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat
guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.
Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan adalah
pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja
sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama
guru harus ikut terlibat.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke tata
usahaan di sekolahnya. Di antaranya:
1. Pencatatan Murid Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa
perkelas-persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah
siswa yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan
inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada
setiap tahun ajaran. Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir
siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam
kerjasama dan sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan

10
 yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat
kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa
tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang
nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak.
Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.
2. Pencatatan tentang Guru
Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang jumlah,
data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji
berkala. Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai,
terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada
gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan bimbingan,
perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat
dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang
dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan
memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.
3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)
Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.
4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha
Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan maupun
tertulis dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam
bentuk tertulis dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga
perlu penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-
buku tata usaha di antaranya;
a) Buku agenda
b) Buku arsip
c) Buku ekspedisi

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau
terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah,
Beberapa di antaranya ialah:

1. Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah.

2. Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru.
3. Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan bukubuku pelajaran bagi
murid-murid.

11
4. Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah.
5. Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata
arsip pada proses surat menyurat.
6. Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi
murid-murid.
7. Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah.
8. Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata
arsip pada proses surat menyurat.

12
 BAB III

PENUTUP
A. Kesimpulan
Agar sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas akan
kebutuhan data administasii kependidikan di sekolah yang bersangkutan, kepala
masyarakat, sangat dibutuhkan adanya keseragaman format data administrasi
kependidikan yang baku, yang mudah pengelolaanya, mudah pemahamannya serta
yang paling penting kapable dengan program aplikasi yang selama ini digunakan oleh
sekolah yang bersangkutan. Sudah barang tentu format data harus lengkap, sehingga
mampu memenuhi kebutuhan masyarakat penggunanya. Disamping format data
administasii kependidikan, juga sistem pengelolaan data administasii kependidikan
yang menggunakan progrtam aplikasi uyang sudah familier dengan petugas-petugas
pengelolanya. Kalau memang secara teknis harus menggunakan program aplikasi lain,
seharusnya ada semacam pendidikan atau pelatihan cara mengkonversi sebuah data
administasii kependidikan dari program aplikasi yang digunakanb sekolah ke program
aplikasi yang digunakan dalam sistem pengelolaan data administasii kependidikan.
Bukan sekedar pelatihan mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja.
Mengingat data administasii kependidikan sangat penting pernannya sebagai bahan
pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang pembangunan pendidikan, maka
yang paling penting adalah kejujuran dan kedisiplinan petugas pengelola/up date data
di setiap satuan pendidikan.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Afriansyah, H. (2019). administrasi layanan khusus. padang.

Imron, Ali. (1995). perpustakaan sekolah hal 154.

kusmintardjo. (1992). layanan khusus di sekolah.

14