MAKALAH ADMINISTRASI PENDIDIKAN TEMA

“ADMINISTRASI TATA USAHA”

OLEH:

KELOMPOK V

 MERLIN HIDAYATUL 2014080014

 FAIZAH AZ-ZAHRA 2014080019

Dosen Pengampuh:

Dr.Hidayati, S.Ag.M.Pd

KELAS T-IPA FISIKA A/III

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI IMAM BONJOL PADANG

TAHUN AJARAN 2021/2022

 1

KATA PENGANTAR

ASSALAMU’ALAIKUM WARAHMATULLAHI WABARAKATUH

Puji syukur kita ucapkan kepada Allah Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan
hidayah untuk kita semua, karena sampai detik ini masih diberikan kesempatan untuk hidup di dunia
untuk memperbaiki diri menjadi orang yang lebih baik lagi. Shalawat serta salam kami limpahkan
kepada Nabi Muhammad SAW semoga kelak di yaumul akhir kita mendapat syafaat darinya. Aamiin.

Kami ucapkan terimakasih kepada Ibu Hidayati, selaku dosen pengampu mata kuliah
Administrasi Pendidikan dan rekan-rekan yang telah ikut serta dalam menyelesaikan tugas makalah
ini. Alhamdulillah makalah ini telah selesai dikerjakan dengan tepat waktu yang telah ditentukan.
Adapun makalah ini berjudul “ADMINISTRASI TATA USAHA”. Didalamnya membahas tentang arti
dan fungsi tata usaha,ciri-ciri tata usaha,Ruang lingkup tata usaha,dan Fenomena seputr kegiatan
ketatausahaan disekolah/Madrasah.

Dengan terbentuknya makalah ini semoga bermanfaat untuk kita semua. Kami menyadari bahwa
makalah ini masih banyak kekurangan dan perlu untuk diperbaiki. Maka dari itu, untuk para pembaca
kami senantiasa menerima kritik dan saran dari Teman-teman semua.

Pesisir Selatan,23 September 2021

Kelompok V
 i
DAFTAR ISI

DAFTAR ISI........................................................................................................................................i

BAB I.................................................................................................................................................. 3
PENDAHULUAN ............................................................................................................................... 1
A. Latar Belakang........................................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ...................................................................................................................... 1
C. Tujuan Masalah.......................................................................................................................... 1

BAB II ................................................................................................................................................. 2
PEMBAHASAN.................................................................................................................................. 2
A. Arti dan Fungsi Tata Usaha ....................................................................................................... 2
B. Ciri-ciri Tata Usaha ................................................................................................................... 4

C. Ruang Lingkup Tata Usaha....................................................................................................5

D. Fenomena Seputar Kegiatan Ketatausahaan di Sekolah/Madrasah........................................11

BAB III..............................................................................................................................................16
PENUTUP................................................................................................................................16
A. Kesimpulan.................................................................................................................16
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................................17
ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pendidikan merupakan salah satu tatis penentu kemajuan sebuah tatis. Apabila
pendidikannya bagus, maka kemungkinan bangsa itu untuk maju juga besar. Akan tetapi, bila
pendidikannya kurang bagus, maka bangsanya pun juga sulit untuk maju. Dengan pendidikan
yang bagus, diharapkan penduduk suatu tatis memiliki kemampuan yang lebih dan memiliki
moral yang lebih bermartabat serta memiliki sudut pandang yang lebih luas dalam menghadapi
suatu masalah ataupun perbedaan yang terjadi alam kehidupannya.
Administrasi pendidikan merupakan proses keseluruhan dan kegiatan-kegiatan bersama
yang harus dilakukan oleh semua pihak yang ada sangku pautnya dengan tugas-tugas
pendidikan.
Tata usaha merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi, berupa semua
mekanisme yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses
administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga
administrasi itu berjalan dengan tatis.

B. Rumusan Masalah
1. Apa Arti dan Fungsi Tata Usaha?
2. Apa saja ciri-ciri Tata Usaha?
3. Bagaimana Ruang Lingkup Tata Usaha?
4. Seperti Apa Fenomena Seputar Kegiatan Ketatausahaan Di Sekolah/Madrasah?

C. Tujuan Masalah
1. Untuk mengetahui Apa Arti dan Fungsi Tata Usaha
2. Untuk Mengetahui Apa saja ciri-ciri Tata Usaha
3. Untuk Mengetahui Bagaimana Ruang lingkup Tata Usaha
4. Untuk Mengetahui Fenomena Seputar kegiatan Ketatausahaan Di sekolah/Madrasah

1
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Arti dan Fungsi Tata Usaha
1. Arti Tata Usaha
Tata usaha, atau sering juga disebut tata laksana, merupakan bagian dari keseluruhan
proses administrasi. Dalam bahasa Inggris, ada yang menyebutnya sebagai “Clerical Work”
atau “Reporting and Recording System” atau “Office Management”, yaitu semua mekanisme
yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi
dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut
berjalan tatis.
Di samping itu, tata usaha juga diartikan sebagai kegiatan melakukan penentuan segala
sesuatu yang terjadi dalam organisasi, untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh
pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai
dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi pengertian tata
usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yaitu menghimpun (menerima), mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bagian keterangan yang diperlukan oleh
organisasi.

Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar
mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan tatisticure sekolah,
keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat.

Menurut Moch.Rifai administrasi tata usaha adalah salah satu kegiatan administrasi
pendidikan di sekolah. Dalam bahasa Inggris istilah tata usaha di sebut dengan “clerical work”
office menegement or recording and report system. Yang mengandung pengertian yaitu
kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, penmgumpulan, penyimpanan
data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membentu pimpinan dalam pengambilan
keputusan, urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut. The Lian
Gie menambahkan bahwa pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi sebagai
berikut:

1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan yang

tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila
diperlukan.
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis tentang
keterangan-keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3. Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keteranagn-keterangan dengan maksud menyajikan
bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara
dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.
6. Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang aman.

2
 2. Fungsi Tata Usaha
Adapun yang menjadi tata usaha adalah,sbb:
1. Menghimpun yaitu mengusahakan data atau keterangan yang diperlukan.
2. Mencatat, berupa kegiatan membubuhkan segala sesuatu yang berkaitan dengan
data atau surat menyurat yang ada dalam suatu lembaga.
3. Mengolah, berupa kegiayan menyelesaikan dan menganalisa serta mengerjakan
keterangan, data atau informasi yang diperlukan oleh lembaga atau organisasi.
4. Menggandakan, berupa kegiatan memperbanyak bahan-bahan yang diperlukan
sesuai dengan kebutuhan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan segala sesuatu kepada alamat melalui
berbagai cara.
6. Menyimpan yaitu kegiatan meletakkan/menaruh, segala sesuatu agar terjaga
keutuhan dan kelestrian data/informasi atau surat-menyurat yang ada.

The Lian Gie berpendapat, bahwa tenaga tata laksana memiliki tiga peranan pokok,
yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu
organisasi, menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan membantu kelancaran
perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Di lingkungan sekolah, staf tata usaha bersifat multifungsi. Mereka dituntut mampu
menjalankan roda sekolah. Staf tata laksana sekolah harus mampu memberikan dukungan
secara efektif dan efisien, terutama berkaitan dengan tugas mereka sebagai: pelaksana urusan
persuratan dan pengarsipan (kesekretariatan), pelaksana urusan kepegawaian (guru dan tenaga
kependidikan lainnya), pelaksana urusan keuangan atau pembiayaan sekolah, pelaksana urusan
kurikulum dan pembelajaran, pelaksana urusan kesiswaan, pelaksana urusan sarana dan
prasarana, pelaksana urusan hubungan sekolah dengan masyarakat, dan pelaksana tugas
lainnya,

Adapun fungsi Administrasi Tata usaha secara umum adalah sebagai berikut:

1. Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan oraganisasi untuk membuat keputusan
atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan, karena fungsinya
sebagai pusat ingatan dan sumber ingatan.

3
 B. Ciri-ciri Tata Usaha
Tata usaha mempunyai 3 ciri utama,yaitu:
1. Bersifat pelayanan.
Bersifat pelayanan yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
dari suatu organisasi. Tata usaha sebagai pekerjaan pelayanan berfungsi untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan yang dilaksanakan untuk menolong pekerjaan
pada suatu lembaga/sekolah agar kegiatan-kegiatan dalam lembaga/sekolah tersebut dapat
berjana secara efektif.

2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi.

Ciri merembes ke segenap bagian dalam organisai berarti bahwa tata usaha diperlukan
dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Pelaksanaan tata usaha juga
dapat mencapai ke segala tempat, tidak terbatas pada lingkungan gedung atau kantor dari
badan usaha tertentu.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.

Tata usaha dilakukan oleh semua orang dalam setiap organisasi, terlepas dari apakah tugas
pokok dari masing-masing organisasi. Walaupun tata usaha dapat menjadi tugas pokok
dari sekelompok pegawai, tetapi pekerjaan ini tidak merupakan monopoli. Tata usaha
dilakukan pula oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dengan tidak mengubah kedudukan
pejabat itu sebagai menejer yang tugas pokoknya tetap menggerakkan karyawan dan
menggerakkan segenap aktivitas

C. Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan

Ruang lingkup adalah segala hal yang dapat memperlancar dan membantu penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan pendidikan di lingkungan sekolah (lembaga pendidikan formal) sehingga
tujuan pendidikan dapat ditempuh melalui bentuk-bentuk kegiatan secara tertib dan teratur
yang pada akhirnya sampai pada pencapaian tujuan itu sendiri
Administrasi pendidikan seringkali diistilahkan dengan administrasi sekolah seperti
halnya dalam kurikulum 1984 (dalam buku pengelolaan) disebut bahwa administrasi sekolah
mencakup pengaturan, proses belajar mengajar, kesiswaan, personalia, peralatan pengajaran,
gedung dan perlengkapan, keuangan serta humas atau hubungan dengan masyarakat.
Berdasarkan ruang lingkupnya, Administrasi berlingkup mikro adalah administrasi bertarap
lokal yang dilakukan perguruan tinggi dan sekolah. Untuk memahami dan menemukan dengan
tepat dan kronologik yaitu dimulai dari lingkup yang paling sempit atau mikro. Dalam kegiatan
pengelolaan sekolah atau administrasi sekolah maka ruang lingkup yang harus diketahui
adalah:

1. Administrasi Peserta Didik

Dalam Undang-undang no 2 Tahun 1989 tentang sistem Pendidikan Nasional, Bab 1
Pasal 1 disebukan bahwa :”Pendidikan adalah usaha sadar untuk menyiapkan peserta didik
melalui kegiatan bimbingan, pengajaran dan latihan bagi tugas pada masa yang akan datang”.

4
Administrasi peserta didik adalah seluruh kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara
sengaja serta pembinaan yang kontinu terhadap seluruh peserta didik (dalam lembaga yang
bersangkutan) agar dapat mengikuti Proses Belajar Mengajar (PBM) secara efektif dan efisien,
demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Secara kronologis operasional,
rentangan kegiatannya dari penerimaan peserta didik baru sampai mereka meninggalkan
sekolah.
Administrasi peserta didik menunjuk pada kegiatan-kegiatan diluar kelas dan didalam
kelas. Kegiatan di luar kelas yaitu :
a. Penerimaan peserta didik baru.
b. Pencatatan peserta didik baru dalam buku induk dan dalam buku Klapper.
c. Pembagian seragam sekolah beserta perlengkapannya, seragam pratikum,
seragam pramuka, dengan tata tertib penggunaannya.
d. Pembagian kartu OSIS beseta tata tertib sekolah yang harus dipatuhi (dan sanksi
terhadap pelanggarannya).
e. Pembinaan peserta didik, dan pembinaan kesejateraan peserta didik. Adapun
kegiatan- kegiatan di dalam kelas adalah :
a. Pengelolaan kelas (menciptakan dan mempertahankan kondisi yang optimal.
Agar terjadinya PBM dengan baik).
b. Interaksi belajar mengajar yang positif.
c. Perhatian guru terhadap dinamika kelompok, demi kelancaran Proses Belajar
Mengajar (PBM).
d. Pemberian pengajaran remedial, bagi yang lambat belajar.
e. Pelaksanaan presensi secara kontinu.
f. Pembentukan pengurus kelas, dan pengorganisasian kelas.
g. Menyediakan alat dan media belajar sesuai dengan kebutuhan.
h. Penyediaan bahan penunjang belajar lainnya.
Dapat kita simpulkan bahwa administrasi peserta didik adalah segala rencana yang disusun
sekolah untuk tercapainya sebuah tujuan pendidikan agar peserta didik dapat menjalankan
PBM dengan baik dan nyaman.

2. Administrasi Personel Guru

Administrasi personel adalah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan
secara sengaja dan sungguh-sungguh serta pembinaan yang kontinu para pegawai di sekolah,
sehingga guru dapat menunjang atau membantu kegiatan-kegiatan sekolah secara efektif dan
efisien demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Juga dalam Undang-undang no 2 Tahun 1989 tersebut disebutkan bahwa “Tenaga Pendidik
adalah anggota masyarakat yang bertugas membimbing, mengajar atau melatih peserta didik”.
Jadi guru merupakan garapan kedua setelah peserta didik. Dalam garapan ini juga termasuk
pegawai tata usaha, sehingga keseluruhanya disebut personel, pegawai, dan karyawan. (kata
personel diangkat dari kata Belanda “pesoneel” yang sama dengan bahasa Inggris “personeel”
yang mempunyai arti “urusan/pegawai/kepegawaian”. Adapun kegiatan administrasi personal
adalah :
a. Pengangkatan dan penempatan guru.
b. Pembentukaan organisasi personal guru.

5
 c. Penanganan masalah kepegawaian dan kesejateraan
d. Masalah kondisi dan evaluasi.
e. Pemambahan pengetahuan pada guru-guru (bimbingan dan
penyuluhan). Selain kegiatan administrasi personal ada pula tugas yang harus
dijalankan oleh personal guru di antaranya adalah :
a. Mewujudkan situasi dan kondisi yang sehat dan dinamis yang dapat menunjang
pelaksanaan KBM.
b. Menguasai pelajaran yang dipegangnya secara profesional.
c. Membuat program pengajaran secara berkala (program tahunan, program
semester, silabus, dan setiap recana pengajaran tatap muka). d. Melaksanakan
KBM secara profesional.
e. Melakukan evaluasi dan tindak lanjutnya.
f. Mengawasi dan meningkatkan serta mendorong kecerdasan intelektual,
emosional, dan spiritual peserta didik.
g. Membuat laporan pelaksanaan dan hasil KBM yang dilakukan.
h. Menjadi uswatun hasanah serta bertanggungjawab langsung.
i. Mengatur ketertiban, kebersihan, dan keamann ruang kelas dan lingkungan
disekitar sekolah.
j. Mengikuti kegiatan rapat pembinaan rutin yang diadakan oleh sekolah.
k. Melaksanakan tugas selain KBM oleh kepala sekolah.

3. Administrasi Kurikulum
Administrasi kurikulum merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan
diusahakam secara sengaja dan sungguh-sungguh serta pembinaan yang kontinyu terhadap
situasi belajar mengajar secara efektif dan efisen demi membantu tercapainya tujuan
pendidikan yang telah ditetapkan.
Peserta Didik dan Pendidik berinteraksi melalui bahan pelajaran yang disusun dalam
kurikulum. Maka garapan yang ketiga adalah Administrasi Kurikulum. Interaksi antara ketiga
komponen tersebut, peserta didik, pendidik, dan kurikulum merupakan kegiatan yang disebut
Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) atau Proses Belajar Mengajar (PBM)
Selanjutnya KBM/PBM ini menjadi fokus dalam administrasi pendidikan, karena segala upaya
dan kegiatan yang dilakukan terhadap tujuan suksesnya mengelola sekolah akan dipusatkan
pada KBM/PBM. Seperti berbagai metode, inovasi, media dan sebagainya selalu dituangkan
dalam KBM/PBM. Maka garapan-garapan berikutnya dari administrasi pendidikan adalah
garapan-garapan yang diusahakan untuk menyukseskan KBM/PBM. Secara operasional
kegiatan administrasi kurikulum meliputi tiga kegiatan pokok yaitu :
a. Kegiatan yang berhubungan dengan tugas guru.
1) Pembagian tugas guru yang dijabarkan dalam struktur program pengajaran, dan
ketentuan tentang baban mengajar wajib bagi guru.
2) Tugas guru dalam mengikuti jadwal pelajaran.
3) Tugas guru dalam kegiatan KBM.
b. Kegiatan yang berhubungan dengan tugas peserta didik. 1)
Mengikuti dengan tertib jadwal pelajaran sekolah.

6
 2) Mengikuti dengan konsisten dan konsekuen jadwal belajar kegiatan-kegiatan
sehari-hari yang telah disusun sendiri, sesuai kemampuan dan kesempatan
masingmasing.
3) Mengunjungi perpustakaan untuk perlengkapan bahan belajar dan pengayaan
yang diperlukan.
4) Mengikuti kegiatan kelompok belajar untuk berdiskusi kelompok sebagai
pemantapan pemahaman.
5) Mengikuti les privat.
c. Kegiatan yang berhubungan dengan seluruh sivitas akademik.
d. Kegiatan-kegiatan penunjang PBM.
1) Faktor kegiatan fisik
2) Faktorr kegiatan non fisik.
3) Faktor pelengkapan bahan bacaan.

4. Administrasi Sarana dan Prasarana

KBM/PBM akan semakin baik dan berhasil bila ditunjanga dengan sarana dan prasarana
pendidikan. Maka timbullah garapan yang keempat yaitu administrasi sarana dan prasarana.
Secara otimologis prasarana adalah alat tidak langsung untuk mencapai tujuan. Dalam
pendidikan misalnya: tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang dan sebagainya.
Sarana adalah alat langsung untuk pencapai tujuan pendidikan. Secara kronologis-operasional
kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan melipti :
a. Perencanaan penggandaan barang.
b. prakualifikasi rekanan.
c. Penggandaan barang.
d. Penyimanan, Investarisasi, penyaluran.
e. Pemeliharaan dan rehabilitasi.
f. Penghapusan dan penyingkiran.
g. Pengendalian.

5. Administrasi Anggaran Biaya

KBM/PBM akan semakin baik dan berhasil bila ditunjang dengan anggaran biaya yang
memadai. Maka timbullah garapan kelima yaitu administrasi anggaran biaya. Administrasi
Anggaran Biaya Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan
diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta pembinaan secara kontinu terhadap
biaya operasional sekolah/pendidikan sehingga kegiatan operasional pendidikan semangkin
efektif dan efisien, demi menbantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Secara
garis besar kegiatan meliputi pengumpulan dan penerimaan dana yang sah (dana rutin, SPP,
sumbur BP3, Donasi dan usaha-usaha lainnya), penggunaan dana, dan pertanggung jawaban
dana kepada pihak-pihak terkait yang berwenang.
Dana yang masuk itu disebut dana masukan (input) yang kemudian setelah dilakukan
perencanaan Anggaran (budgeting), lalu digunakan dalam pelaksanaan proses/operasional
pendidikan (throughput), dan akhirnya dipertanggungjawabkan sesuai ketentuan yang barlaku
bersama hasil usaha (output) yang dihasilkannya.

7
 6. Tata Laksana (Tata Usaha)
KBM/PBM akan semakin baik dan berhasil bila ditunjang dengan tata laksana yang baik.
Kegiatan ini sering disebut administrasi dalam arti sempit atau kegiatan tulis-menulis. Garapan
keenam ini yang disebut dengan administrasi Tata Usaha, yang menunjang seluruh garapan
yang ada. Tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi sebagai
berikut :“Tata Usaha adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari
penghimpunan, mencatat, mengelola, mengadakan pengiriman, dan menyimpan semua bahan
keterangan yang diperlukan oleh organisasi”.

7. Administrasi Organisasi
KBM/PBM akan semakin berhasil bila seluruh kegiatan penunjangnya diorganisasikan dengan
sebaik-baiknya, termaksud pengorganisasian yang terstruktur, jenjang pendidikan, dan
sebagainya. Terjadilah garapan yang ketujuh yang disebut administrasi Organisasi Pendidikan.
Lebih lanjut kegiatan organisasi adalah pemberian struktur atau susunan kerja dengan
penempatan jabatan serta penentuan personel-personelnya dalam suatu kerja sama serta hak,
kewajibanya, dan tanggungjawabnya masing-masing. Sehingga tersusun pola kegiatan menuju
tercapainya tujuan bersama.

8. Administrasi Hubungan Sekolah Dan Masyarakat (Husemas)

Akhirnya pendidikan sebagai lembaga sosial akan semakin lancar dan berhasil dalam
tugasnya, dan mendapat simpati dari publiknya bila dapat menjalin hubungan yang akrab dan
serasi terhadap seluruh publiknya, yang disebut Husemas (Hubungan Sekolah dan
Masyarakat), sehingga kegiatan operasional pendidikan semakin efektif dan efisien, demi
membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah di terapkan. Kegiatan kedelapan atau
Administrasi Husemas ini pun harus senantiasa diprogram, dilaksanakan dan dievaluasi demi
keberhasilan selanjutnya. Fungsi pokok dari husemas adalah untuk menarik simpati masyarakat
pada umumnya sera publik (masyarakat terdekat atau terkait) khususnya sehingga dapat
meningkatkan relasi masyarakat terhadap sekolah tersebut.
Tujuan Husemas adalah meningkatkan popularitas sekolah di mata masyarakat, sehingga
prestasi sekolah dapat meningkat. Manfaat Husemas adalah menambah simpati masyarakat
yang dapat meningkatkan harga diri sekolah, serta dukungan masyarakat terhadap sekolah
secara spiritual dan material.

9. Administrasi Supervisi (Pengawasan)

Kedelapan garapan administrasi sekolah/pendidikan tersebut yang telah disusun secara
kronologik itu merupakan delapan kunci keberhasilan administrator sekolah dalam
melaksanakan tugasnya sehari-hari. Dan untuk keberhasilan selanjutnya, masing-masing
garapan serta keseluruhannya harus disupervisi. Ini tugas supervior dan pengawas, yang
mempunyai kepemimpinan pendidikan pancasila.

D. Fenomena Seputar Kegiatan Ketatausahaan Di Sekolah/Madrasah

Contoh Kegiatan Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha

8
Beberapa kegiatan dari tata laksana sekolah atau ketatausahaan sekolah yang terpenting adalah
:

1. Surat dinas sekolah dan buku agenda

Semua surat-menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan dan realisasi
program sekolah dapat kita sebut surat dinas. Baik surat masuk maupun keluar harus di
investarisasikan dan didokumentasikan (dicatat) di sertai arsip-arsip nya. Pencatatan suratsurat
biasa menggunakan buku agenda yang perlu dibedakan antara agenda surat masuk dan agenda
surat keluar. Hal-hal yang perlu dicatat dalam agenda surat masuk ialah :

1) Nomor urut surat

2) Tanggal terima
3) Tanggal dan nomor surat yang diterima
4) Pihak pengiriman atau instans
5) Pokok isi surat
6) Keterangan

Dalam agenda surat keluar yang perlu dicatat ialah :

1) Nomor urut surat keluar

2) Tanggal surat keluar atau pengiriman
3) Alamat surat atau kepada siapa
4) Pokok isi surat
5) Keterangan

Surat dinas perlu disimpan dengan baik (diarsipkan), cara penyimpanan dapat menggunakan
map-map tertentu yang dibedakan atas pokok persoalannya, misalnya: map surat kepegawaian,
map surat perlengkapan, map surat hubungan dengan masyarakat dan lain-lain.

2. Buku ekspedisi

Guna buku ekspedisi ialah untuk pembuktian bahwa suatu surat yang dikirimkan sudah sampai
kepada alamatnya atau orang (petugas) yang diserahi tanggung jawab. Yang perlu dicatat
dalam buku ekspedisi adalah :

a. Nomor surat
b. Alamat yang dituju

9
 c. Tanggal penerimaan
d. Tanda tangan dan nama terang penerima

3. Buku catatan rapat sekolah (notulen)

Rapat sekolah yang biasa disebut rapat dewan guru atau rapat guru perlu dicatat baik prosesnya
maupun hasil atau keputusan yang diambil. Keputusan rapat adalah landasan berpihak dalam
melaksanakan segala sesuatu di sekolah itu. Berdasarkan materi yang dibicarakan dalam rapat
sekolah, maka rapat itu mungkin disebut :

a. Rapat kenaikan kelas

b. Rapat kelulusan EBTA (ujian)
c. Rapat penerimaan murid baru
d. Rapat pembagian tugas mengajar dan sebagainya

Menurut sifatnya rapat itu mungkin bersifat rutin dan mungkin tatistic. Pencatatan proses dan
keputusan rapat menggunakan sebuah buku yang disebut buku notulen (buku catatan rapat).

4. Buku pengumuman

Buku pengumuman dimaksudkan untuk media penyampaian informasi

(pemberitahuan) yang terutama ditujukan kepada para guru. Tentu saja informasi ini datangnya
dari kepala sekolah. Adapun isi pengumuman bermacam-macam yang pada pokoknya selalu
menyangkut masalah pembinaan sekolah. Pengumuman dapat bersifat instruksi. Buku
pengumuman ini lebih tepat tatistic dengan papan pengumuman sebab setiap guru yang sudah
membaca pengumuman tersebut diwajibkan membubuhkan tanda tangannya (sebagai tanda
bahwa ia telah membacanya).

Lain halnya jika Pengumuman itu ditujukan kepada murid dapat digunakan papan
pengumuman. Dalam hal ini buku pengumuman juga bisa dipakai tetapi seorang petugas
sekolah harus ditunjuk untuk membacakannya di setiap kelas.

5. Pemeliharaan gedung (bangunan sekolah)

Pada dasarnya tugas pemeliharaan gedung sekolah, dan lain-lain yang termasuk prasarana
pendidikan adalah menjadi tanggung jawab kepala sekolah. Dalam pelaksanaannya kepala
sekolah dapat mempercayakan kepada karyawan yang ditunjuk untuk memelihara, dalam arti
menjaga dan mengawasi agar bangunan sekolah itu tetap tatisti baik dan bersih, terhindar dari

10
kerusakan kerusakan. Beberapa tatis bangunan yang penting untuk selalu diperiksa antara lain
:

a. Atap termasuk kerpus

b. Saluran atau talang air
c. Eternit
d. Pintu dan jendela
e. Keadaan lantai dan dinding termasuk cat
f. Got saluran air
g. Kamar mandi dan WC sekolah

Agar perawatan atau pemeliharaan itu intensif, maka perlu diadakan pemeriksaan bangunan
secara rutin misalnya 4 bulan sekali. Disamping itu, juga harus ada pemeriksaan sewaktu-waktu
secara tatistic. Suatu kesalahan jika perbaikan bangunan sekolah itu dilaksanakan setelah
keadaannya terlanjur parah. Dalam hubungannya dengan proses pendidikan perbaikan
bangunan sekolah hendaknya dilaksanakan tanpa mengganggu jalannya pelajaran, kecuali jika
perbaikan itu bersifat total.

6. Pemeliharaan halaman sekolah

Pengertian halaman sekolah dapat meliputi pagar sekolah, taman, tempat upacara sekolah, dan
mungkin pula lapangan olahraga milik sekolah. Biasanya setiap sekolah mempunyai seorang
atau 2 orang tukang kebun atau pesuruh yang juga berstatus sebagai pegawai negeri. Tenaga
inilah yang mestinya diserahi tugas untuk pemeliharaan halaman sekolah itu, di samping tugas
serabutan yang lain termasuk memelihara bangunan. Tentu saja tidak hanya dialah penanggung
jawab pemeliharaan itu, melainkan seluruh warga sekolah (termasuk) guru harus ikut
berpartisipasi dalam usaha pemeliharaan sekolah. Barangkali yang menjadi persoalan adalah
sumber dana untuk pemeliharaan ini. Untuk itu maka sekolah perlu musyawarahkan nya
dengan badan pembantu penyelenggara pendidikan (BP3).

7. Pemeliharaan perlengkapan sekolah

Perlengkapan sekolah yang umumnya terdiri atas perabot, alat peraga, alat laboratorium, buku-
buku perpustakaan, dan lain-lain perlu pemeliharaan atau perawatan agar selalu dapat berfungsi
untuk membantu proses pendidikan. Karena itu seluruh perlengkapan tersebut perlu diperiksa
baik secara tatisti maupun tatistic agar selalu dapat di ketahui tentang keadaannya. Apabila
terjadi kerusakan kerusakan perlengkapan sekolah dilaporkan kepada kepala sekolah. Dengan

11
demikian kepala sekolah dapat menentukan sikap untuk perbaikan atau mengusulkan perbaikan
atau mungkin pula mengusulkan ganti rugi perlengkapan yang rusak tersebut kepada atasan
yang berwenang.

8. Kegiatan manajemen yang di dinding kan

Yang dimaksud dengan kegiatan ini ialah kegiatan pencatatan atau pendataan yang kemudian
hasil pencatatan tersebut dipasang atau ditempel pada dinding bak dinding kelas maupun
dinding kantor guru atau kantor tata usaha sekolah. Kegiatan semacam ini lebih dikenal dengan
manajemen yang di dinding kan. Dibawah ini kami Kemukakan beberapa hal yang penting
untuk di dinding kan yakni sebagai berikut

a. Data murid untuk tahun ajaran yang berlaku

b. Susunan pengurus OSIS periode tahun tertentu
c. Daftar pengurus kelas
d. Daftar kelompok tugas piket kelas
e. Daftar kelompok belajar

Jika dilihat dari kegiatan administrasi tatalaksana/tata usaha dapat dipandang secara kuantitatif
dan secara kualitatif

1. Secara kuantitatif, kegiatannya dilihat dari banyak/luas atau sedikit/sempitnya volume

pekerjaannya. Misalnya di TK/SD tidak ada pegawai TU secara khusus, semuanya
menjadi tanggung jawab kepala sekolah dan guru-guru, sedangkan di SMTP, SMTA,
dan perguruan tinggi pegawai TU-nya semakin banyak dengan tugas yang semakin
terperinci pula.
2. Secara kualitatif, tanpa memandang jenjang sekolahnya luas/sempitnya kegiatan TU
dapat tergantung dari kreativitas para petugas nya. Misalnya menyediakan
formatformat, membuat bagan struktur program, tatist, tatistic, kartu kendali, dan
sebagainya.

BAB III

12
 C. KESIMPULAN

Dari beberapa pengertian tersebutdi atas, dapat disimpulkan bahwa tata usaha merupakan
kegiatan pekerjaan kantor yang mencakup kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan suatu keterangan Berdasarkan ciri-ciri tata usaha
tersebut maka, ciri- ciri tata usaha yaitu bersifat pelayanan, bersifat merembes ke segenap
organisasi, dan dilakukan oleh setiap pihak. Tatausaha tidak dapat berjalan sendiri atau
terlaksana dengan sendirinya. Semua pekerjaan perkantoran harus direncanakan, diatur,
disusun, diarahkan, dikendalikan dan disempurnakan oleh seorang pejabat pimpinan yang
memikul tugas manajemen Tata usaha sangat berperan penting dalam kantor, karena pekerjaan
perkantoran sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi produksi, penjualan,
keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam
suatu organisasi tertentu. Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang
diperlukan guna melaksanakan salah satu dari fungsi- fungsi tersebut, jadi dengan demikian
sumbangan dari pelaksanaan pekerjaan perkantoran akan sangat dibutuhkan untuk mendukung
aktivitas dari salah satu fungsi itu.

13
 DAFTAR PUSTAKA
https://ilhamberkuliah.blogspot.com/2016/03/makalah-administrasi-tata-usaha.html

https://r.search.yahoo.com/_ylt=Awr9K55dY1Bh7ZQA5JNXNyoA;_ylu=Y29sbwNncTEEcG9zAzY

EdnRpZAMEc2VjA3Ny/RV=2/RE=1632687070/RO=10/RU=https%3a%2f%2fjuniarari.blogspot.co

m%2f2011%2f11%2fperanan-tata-usaha-

dalamorganisasi.html/RK=2/RS=e0uXH1mb0lDRJZtnYZf1ptlU72o-

Daryanto. (2014). Adminsitrasi Pendidikan. Jakarta: Renika Cipta.

Dkk, A. R. (2003). Pedoman Penyelenggaraan Administrasi Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara.

Greenfield, T., & Ribbins, P. (1993). Educaional Administration. London: Routledge.

Gunawan, A. H. (2011). Administrasi Sekolah Administrasi Pendidikan Mikro. Jakarta: Renika Cipta.

Herabudin. (2009). Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: Pustaka Setia.

Prihatin, E. (2011). Teori Administrasi Pendidikan. Bandung: Alfabeta.

Sutisna, O. (1985). Administrasi Pendidikan. Bandung: Angkasa.

Syafi'i, I. K. (2006). Ilmu Administrasi Publik. Jakarta: Rinekacipta.

14