MAKALAH

ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

“Administrasi Ke-Tatausahaan Sekolah”

Dosen Pembimbing:

1. Drs. Syahril, M.Pd. Ph.D.

2. Luthfiani, M.Pd.

Disusun Oleh Kelompok 9:

1. Elsa Morezky 21023124
2. Elsa Widia 21023060
3. Mila Rahmayuni 21023131
4. Pingky Amanda Shafira 21023027
5. Puput Rasdiani 21023089
6. Nur Latifa 2102

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2023
i
 KATA PENGANTAR

Dengan Menyebut nama Allah SWT yang maha pengasih lagi Maha Penyayang
kami mengucapkan rasa syukur atas kehadirat-Nya yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayahnya kepada kami sehingga kami bisa menyelesaikan makalah mengenai
Administrasi Ketatausahaan Sekolah.

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas yang
diberikan dalam mata kuliah Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Selain itu makalah ini
juga bertujuan untuk menambah wawasan bagi pembaca dan juga bagi penulis.

Kami mengucapkan terimakasih kepada bapak Drs. Syahril, M.Pd., Ph.D. dan ibu
Luthfiani, M.Pd. selaku dosen Administrasi dan Supervisi Pendidikan yang selalu
memotivasi kami supaya terlaksananya tugas makalah ini sehingga dapat menambah
pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang kami tekuni. Kami juga
berterima kasih kepada semua pihak yang telah membagi sebagian pengetahuannya
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan makalah

ini, untuk itu penulis mengharapkan saran dan masukan untuk perbaikan. Semoga makalah
yang kami susun ini dapat bermanfaat baik bagi para pembaca.

Padang, 17 April 2023

Kelompok 9

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................... ii

DAFTAR ISI.................................................................................................................................. iii
BAB I .............................................................................................................................................. 5
PENDAHULUAN .......................................................................................................................... 5
A.Latar Belakang ........................................................................................................................ 5
B.Rumusan Masalah.................................................................................................................... 5
C.Tujuan ...................................................................................................................................... 5
BAB II............................................................................................................................................. 6
PEMBAHASAN ............................................................................................................................. 6
A.Pengertian Administrasi Ketatausahaan .................................................................................. 6
B.Proses Administrasi Ketatausahaan ......................................................................................... 7
C.Tata Ruang Kantor/Sekolah..................................................................................................... 9
D.Peranan Guru Dalam Ketatausahaan ..................................................................................... 11
BAB III ......................................................................................................................................... 12
PENUTUP..................................................................................................................................... 12
A.Kesimpulan............................................................................................................................ 12
B. Saran ..................................................................................................................................... 13
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................... 14

iii
iv
 BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi yang mana dalam hal
ini merupakan organisasi sekolah. Kegiatannya yaitu mengurus segala bentuk
administrasi sekolah, nulai dari surat-menyurat sampai inventarisasi barang. Tata usaha
tidak hanya menyangkut surat-menyurat, tetapi juga menyangkut semua bahan
keterangan dan informasi yang berwujud warkat.
Ketatausahaan menjadi penting, karena Ketatausahaan ini dapat membantu dan
mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi
personel, dan lain sebagainya. Dalam hal ini ada sebuah istilah yang disebut dengan
“mekanisme bantu” yang artinya kegiatan Ketatausahaan sekolah dapat digunakan untuk
membantu pimpinan seperti Kepala Sekolah dalam mengambil keputusan, sehingga dapat
memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan
data yang diperlukan.
Apabila Administrasi Ketatausahaan berjalan dengan baik, maka kegiatan yang
menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula.
Untuk itu, diperlukanlah staff atau tata usaha yang sudah memiliki pengalaman yang baik
dan kompeten di bidang nya.

B. Rumusan Masalah
a. Apa yang dimaksud Administrasi Ketatausahaan?
b. Bagaimana Proses Administrasi Ketatausahaan?
c. Bagaimana Tata Ruang Kantor/Sekolah?
d. Bagaimana Peranan Guru Dalam Ketatausahaan?

C. Tujuan
a. Untuk Mengetahui Apa Itu Administrasi Ketatausahaan
b. Untuk Mengetahui Proses Administrasi Ketatausahaan
c. Untuk Mengetahui Tata Ruang Kantor/Sekolah
d. Untuk Mengetahui Peranan Guru Dalam Ketatausahaan

5
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan

Administrasi ketatausahaan merupakan salah satu kegiatan administrasi pendidikan
di sekolah. Tata usaha adalah salah satu kegiatan pendidikan yang mengelola pencatatan,
pengumpulan, penyimpanan data dan dokumen yang dapat digunakan untuk membantu
pimpinan dalam mengambil keputusan, urusan surat menyurat, serta laporan mengenai
kegiatan sekolah tersebut.
Menurut Daryanto pada tahun 2010, Administrasi Ketatausahaan adalah kegiatan
melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sebuah organisasi sebagai
bahan keterangan bagi pimpinan.
Menurut Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana pada tahun 2008, Administrasi
Ketatausahaan yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai
dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan
menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
Adapun menurut The Liang Gie pada tahun 2000, Administrasi Ketatausahaan yaitu
segenap proses kegiatan yang dimulai dari menghimpun, mencatat, mengelola,
menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh
organisasi. Adapun enam fungsi Tata Usaha menurut The Liang Gie yaitu:
1. Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan
yang sebelumnya tidak teratur menjadi siap untuk digunakan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan menuliskan keterangan-keterangan yang dapat dibaca,
dikirim dan disimpan.
3. Mengolah, yaitu kegiatan mengerjakan keterangan atau data menjadi bentuk yang
lebih berguna.
4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.

6
 5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbaga cara dan alat dari satu pihak
kepihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagi cara dan alat ditempat yang
aman.

B. Proses Administrasi Ketatausahaan

1. Persuratan/Penataan Surat
Tata cara persuratan dilingkungan departemen pendidikan dan kebudayaan
diatur dalam Keputusan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan (Kepmendikbud)
Republik Indonesia No. 091/U1995 tanggal 25 April 1995 tentang pedoman tata
persuratan dan kearsipan dan kearsipan dilingkungan departemen pendidikan dan
kebudayaan. Menurut Kepmendikbud nomor 091/U1995 surat adalah suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak
kepada pihak lain.
Menurut Syahril dan Asmidir Ilyas pada tahun 2009:200-202, jenis-jenis surat,
yaitu:
a. Surat Dinas
Surat Dinas adalah surat berisi hal penting berkenaan dengan administrasi
pemerintah dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintah.
b.Nota Dinas
Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh
bawahan kepada atasan atau setingkat, yang berisi catatan singkat tentang suatu
pokok persoalan kedinasan.
c. Memo
Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan
kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.
d.Surat Pengantar
Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada
seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen
dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.

7
e. Surat Kawat atau Telegram
Surat Kawat atau Telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata
biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui
telegraf.
f. Surat Keputusan
Surat Keputusan dalah surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang
ditetapkan pleh pejabat yang berwewenang untuk itu.
g.Surat Edaran
Surat Edaran adalah surat yang berisi penjelasan/petunjuk cara melaksanakan
peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.
h.Surat Undangan
Surat Undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk
menghadiri acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
i. Surat Tugas
Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang
kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
j. Surat Kuasa
Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk
bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.
k.Surat Pengumuman
Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu
hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.
l. Surat Pernyataan
Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.
m. Surat Keterangan
Surat Keterangan adalah surat surat yang berisi keterangan suatu hal agar
tidak menimbulkan keraguan.

8
 n.Berita Acara
Berita Acara adalah surat yang berisis laporan tentang suatu kejadian atau
peristiwa mengenai waktu. tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan
dengan kejadian/peristiwa tersebut.
2. Kearsipan atau Penata Arsip
Berikut ini adalah hal yang berkaitan dengan penataan arsip, yaitu:
a. Azaz Penataan Arsip
Azasnya yaitu azas sentralisasi, desentralisasi dan gabungan. Sentralisasi adalah
azas penataan arsip yang dipusatkan pada satu unit. Desentralisasi adalah azas
penataan arsip pada unit-unit dalam organisasi. Dan gabungan adalah gabungan
antara azas sentralissasi dan azas desentralisasi.
b.Sistem Penataan Arsip
Sistem penataan arsip berdasarkan hal berikut ini :
1) Berdasarkan masalah
2) Berdasarkan abjad
3) Berdasarkan tanggal

C. Tata Ruang Kantor/Sekolah

Tata Ruang Kantor/Sekolah berasal dari bahasa inggris yaitu office layout atau sering
disebut juga layout saja. Nuraida (2008:142) mengatakan “Tata ruang kantor adalah
pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas
lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja” Tata
ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang
tersedia. Setelah memperhatikan keterbatasan yang ditimbulkan oleh gedung, sasarannya
adalah:
1. Persyaratan hukum yang harus dipenuhi.
2. Ruangan yang digunakan demi keuntungan terbesar.
3. Pelayanan yang harus disediakan bila diperlukan (listrik,
telepon, dan lain-lain).
4. Kondisi kerja yang baik yang harus disediakan untuk
semua orang.
5. Penyediaan untuk dapat melihat staf yang bekerja.

9
6. Rasa memiliki loyalitas pada kelompok kerja yang
dibantu perkembangannya.
7. Komunikasi dan arus kerja yang dipermudah.
8. Gerakan juru tulis di antara meja kerja dan arsip dan
sebagainya dipermudah.
9. Operasi yang bising dan menggangu dipisahkan
tersendiri.
10. Campur tangan atarpegawai dihindari.
11. Privasi dan keamanan diberikan dimana perlu.

Adapun Azas-Azas Tata Ruang Kantor/Sekolah Adalah:

a. Asas Jarak Terpendek
Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor
menempuh jarak sependek- pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan dengan
garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegawai dan titik yang satunya
meja tugas pegawai lainya.
b. Asas Rangkaian Kerja
Tata ruang kantor yang baik menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urut- urutan penyelesaian pekerjaan yang
bersangkutan.
c. Asas Segenap Ruangan
Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin ruangan yang
ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai.
d. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya perubahan
dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya, waktu, dan proses
pekerjaan yang sedang berjalan.

10
 Para ahli membagikan konsep tata ruang kantor/sekolah secara garis besar kedalam
empat bagian penting, yaitu:
1. Konsep tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu tata ruang kantor dengan
penempatan ruang kantor yang dipisah dibagi ke dalam ruang-ruang kerja atau
ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Biasanya
untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi (high confidential).
2. Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu tata ruang kantor dengan
ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisahkan oleh tembok
atau penyekat yang terbuat dari kayu.
3. Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices) yaitu tata ruang kantor
yang dihiasi dekorasi taman. Ruangan diupayakan agar memiliki pemandangan alam
terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan.
4. Konsep tata ruang kantor bersekat atau terpisah (cellular offices) yaitu tata ruang
kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu idang
bagian subbagian atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah.

D. Peranan Guru Dalam Ketatausahaan

Telah dikatakan bahwa administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan
untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan
keterangan bagi pimpinan. Dan adapun tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar
mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping
sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen-komponen lainnya.
"Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya. Di sekolah, guru
berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketatausahaan sekolah. Sekolah
melaksanakan kegiatannya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah
ditetapkan.”
Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan bimbingan,
perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat dengan rapi
dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami sekolah
maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk
mengambil keputusan bagi kepalasekolah.

11
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Administrasi ketatausahaan merupakan salah satu kegiatan administrasi pendidikan di
sekolah. Tata usaha adalah salah satu kegiatan pendidikan yang mengelola
pencatatan, pengumpulan, penyimpanan data dan dokumen yang dapat digunakan
untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, urusan surat menyurat, serta
laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.
Proses administrasi ketatausahaan
1. Persuratan atau penataan surat.
Jenis2 surat :
- surat dinas
- Nota dinas
- Memo
- Surat Pengantar
- Surat Kawat/Telegram
- Surat Keputusan
- Surat Edaran
- Surat Undangan
- Surat Tugas
- Surat Kuasa
- Surat Pengumuman
- Surat Pernyataan
- Surat Keterangan
- Surat Acara

12
 2. Kearsipan/ Penataan Arsip.
Hal-hal yang berkaitan dengan penataan arsip yaitu :
a. Azas Penataan arsip
b. Sistem Penataan Arsip
- berdasarkan masalah
- berdasarkan abjad
- berdasarkan tanggal

B. Saran
Demikianlah yang dapat kami paparkan mengenai materi yang menjadi pokok
pembahasan dalam makalah ini. Tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahan
karena terbatasnya pengetahuan dan kekurangan rujukan atau referensi yang ada
hubungannya dengan judul makalah yang kami susun ini. Kami selaku penulis hanya
berharap para pembaca sudi memberikan kritik dan saran tentunya membangun kepada
kami, demi mencapainya kesempurnaan dalam makalah ini.

13
 DAFTAR PUSTAKA
Herriyanti, Anna. 2013. Pengertian Dan Fungsi Ketata Usahaan Sekolah.
Afriansyah,H.(2019).Administrasi Pendidikan. Padang:
https://doi.org/10.17605/OSF.IO/NRXH8

14