OBJEK, SASARAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN DAN SISTEM PENGARSIPAN

Disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Manajemen dan Administrasi Pendidikan

Dosen Pembimbing : Zeni Afriani, S.Pd., M.Pd.

Disusun oleh :

Febi Anggun Lestari

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM (STAI) AL-BAROKAH

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

TAHUN 2022/2023
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah swt, karena berkat rahmat-Nya sehingga makalah kami
selesai tepat waktu. Shalawat serta salam kami haturkan kepada junjungan Nabi besar
Muhammad SAW, karena perjuangannya sehingga kita umat Islam dapat menikmati zaman
yang modern ini.

Dalam penyusunan makalah ini kami banyak mengalami hambatan. Namun hambatan
dapat kami atasi berkat arahan dan bimbingan dosen pengajar mata kuliah, dan kerjasama
penulis, serta buku referensi yang ada. Dengan selesainya makalah ini, maka kami
mengucapkan terima kasihkepada semua orang yang telah terlibat dalam menyelesaikan
makalah ini.Kami sadar dalam penyusunan makalah ini masih banyak kesalahan dan
kekurangan, maka dari itu kami mohon kritik dan saran yang membangun demi maksimalnya
tugas kami kedepannya.

Kotabaru, 26 Januari 2023

Penulis

I
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................................................... 2

DAFTAR ISI............................................................................................................................................... 3

BAB I ........................................................................................................................................................ 4

PENDAHULUAN ....................................................................................................................................... 4

A. Latar Belakang ................................................................................................................................ 4

B. Rumusan Masalah........................................................................................................................... 4

C. Tujuan Penelitian ............................................................................................................................ 5

BAB II ....................................................................................................................................................... 6

PEMBAHASAN ......................................................................................................................................... 6

1. Pengertian Administrasi pendidikan ............................................................................................... 6

2. Objek (sasaran) Administrasi dalam Pendidikan............................................................................. 6

3. Sistem Pengarsipan ......................................................................................................................... 8

BAB III .................................................................................................................................................... 13

PENUTUP ............................................................................................................................................... 13

A. Kesimpulan ................................................................................................................................... 13

B. Saran ............................................................................................................................................. 13

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................. 14

II
 BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam dunia pendidikan di Indonesia, bidang studi administrasi pendidikan boleh
dikatakan masih baru. Administrasi pendidikan diperkenalkan melalui beberapa IKIP sejak
tahun 1960-an dan baru di masukan sebagai mata pelajaran dan mata ujian diSGA/SPG sejak
tahun 1965/1966.

Berbicara pendidikan, keberhasilan pengeloaan pendidikan sangat didasarkan kepada

bagaimana mengelola program pendidikan itu sendiri.Sebagai satu sistem pemerintahan,
maka banyak hal yang harus ditata atau diadministrasikan untuk menjaga kelangsungan
kegiatan, baik itu kegiatan masyarakat,kegiatan kenegaraan, terlebih kegiatan yang terkait
dengan mempersiapkan masa depan. Kegiatan Pendidikan yang menjadi kunci dalam
persiapan masa depan anak bangsa, maka regulasi pemerintah baik itu berupa Undang-
Undang atau Peraturan Pemerintah, selalu menjadi bagian penting dalam upaya menata
pengelolaan pendidikan.

Pendidikan menjadi investasi yang memberi keuntungan yang menjadikan individunya

menjadi manusia yang memiliki derajat. Lembaga pendidikan salah satu lembaga yang turut
membantu pengembangan tenaga profesional sehingga mampu melaksanakan pembangunan
pendidikan. Lembaga pendidikan harus menghasilkan tenaga kerja dengan memiliki
kemampuan, kecakapan,kreativitas yang penuh rasa tanggung jawab bagi pembangunan.
Supaya memenuhituntutan pembangunan lembaga pendidikan harus mengembangkan tenaga
profesionalyang tangguh.

Maka diperlukan sebuah penjelasan secara rinci dan mendetailtentang administrasi lembaga
pendidikan agar para pendidik dapat memahami betapa pentingnya administrasi lembaga
pendidikan.

B. Rumusan Masalah
1. Apa itu administrasi pendidikan?

2. Apa saja objek dan sasaran administrasi pendidikan?

3. Bagaimana sistem pengarsipan dalam administrasi pendidikan?

C. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui apa itu administrasi pendidikan

2. Untuk mengetahui objek dan sasaran administrasi pendidikan

3. Untuk mengetahui sistem pengarsipan administrasi pendidikan

III
 BAB II

PEMBAHASAN
1. Pengertian Administrasi pendidikan
Administrasi pendidikan adalah proses atau upaya untuk mencapai tujuan pendidikan
dengan mengamati komponen pendidikan yang berbeda sehingga sistem pendidikan dapat
meningkatkan dengan menggunakan berbagai alat untuk mendukung kegiatan belajar dan
mengajar.

Pengertian administrasi pendidikan diungkapkan oleh beberapa ahli sebagai berikut.

a. Drs. M. Ngalim Purwanto, menyatakan bahwa administrasi pendidikan merupakan

proses mengintegrasikan atau menggabungkan tujuan pendidikan secara personal,
spiritual, hingga material.
b. Kemdikbud RI, juga mengartikan administrasi pendidikan sebagai seluruh proses
yang berkaitan dengan kegiatan pendidikan meliputi pengarahan, perencanaan,
pengkoordinasisian, pembiayaan, pelaporan, hingga pengawasan dalam rangka
mencakup tentang pendidikan.
c. Dasuqi dan Somantri, menyatakan administrasi pendidikan sebagai upaya untuk
mempraktikkan kaidah administrasi yang ada di bidang pendidikan.

Selain itu, administrasi pendidikan juga dapat diartikan sebagai suatu kerja sama untuk
mencapai tujuan pendidikan, juga roses untuk mencapai tujuan pendidikan, dimulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemantauan dan penilaian. Administrasi
pendidik juga dapat dianggap sebagai sistem dengan keseluruhan yang terdiri dari bagian
berinteraksi, dengan tujuan manajemen untuk memantau apakah sudah mencapai sasaran
yang ditetapkan.

2. Objek (sasaran) Administrasi dalam Pendidikan

Ilmu pendidikan esensinya merupakan ilmu terapan atau ilmu praktis.Sebagai ilmu terapan,
ia memiliki dua dimensi yaitu teoritis dan praktis.Pemahaman mengenai unsur-unsur dasar
ilmu pendidikan menjadi instrumenuntuk dapat memahami sifat-sifat ilmu pendidikan
sebagai ilmu pengetahuan,antara lain bersifat teoritis, empiris, sistematis, deskriptif, normatif,

1
prespektif, historis dan praktis.Sebagai ilmu,

ilmu pendidikan bukan sajamenelaah objeknya untuk mengetahui betapa keadaan atau
hakikat objek itu,melainkan mempelajari pula bagaimana aksinya dalam tindakan.Ilmu
pendidikan berkutat dengan persoalan dan posisi manusia dalam pendidikan secara universal.

Pemosisian manusia dalam pendidikan dapat dilihat dari dimensi antropologis, normatif,
aspiratif, dan praktis. Dimensi antropologis beranjak dari asumsi bahwa manusia memiliki
potensi. Dimensi normatif mengandung makna bahwa pendidikan selalu berkaitan dengan
perlakuan apapun bentuk, situasi, dan substansi yang membangunnya. Dimensi aspiratif
mengandung makna bahwa manusia itumemiliki disposisi atau kecenderungan, keinginan,
kebutuhan, harapan dancita-cita.

Banyak orang memasuki bangku pendidikan menjadi alat untuk menggapai sesuatu seperti
posisi strategis dalam masyarakat, pekerjaan yanglayak hingga mengisi waktu luang. Dimensi
praktis mengandung makna bahwa ilmu pendidikan dipraktikkan sebagai aplikasi dari teori
yang sudahteruji atau sebatas poduk nalar akal sehat tingkat tinggi yang dimiliki oleh
penggagasnya.

Adapun objek (sasaran) administrasi meliputi tiga bagian, yaitu :

1. Bidang Materil

Bidang materil ini terdiri atas pendanaan pendidikan yang didalamnya terdapat
keuangan pendaftaran siswa baru, uang gedung, uang seragam, uang peralatan sekolah
dan lainnya. Selain itu sarana dan prasarana pendidikan juga termasuk ke dalam bidang
materil.

2. Bidang Personel

Bidang personel ini terdiri atas kepegawaian yang meliputi surat penerimaan
pegawai, mutasi, surat keputusan, surat tugas, daftar umum kepegawaian, dan lainnya.
Selain itu siswa juga termasuk ke dalam bidang personel ini.

3. Bidang Kurikulum

Bidang kurikulum ini meliputi pembukuan dan pendaftaran jumlah mata pelajaran

2
 yang diajarkan, jumlah guru beserta pembagian jam pelajaran, penjadwalan, penyusunan

materi, evaluasi, rencana pembelajaran dan lain sebagainya.

3. Sistem Pengarsipan
a. Pengertian sistem kearsipan

Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metode yang telah direncanakan dan dipergunakan
dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan
cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan (Wursanto, Ig, 1991: 22). Jadi, sistem kearsipan
adalah rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan
yang berhubungan dengan arsip. Jika digabungkan antara ketiga pengertian di atas, dapat
disimpulkan bahwa perbedaan dasar dari masing-masing pengertian adalah terletak pada
hakikat masing-masing komponen yaitu, arsip adalah objeknya, kearsipan adalah
subyeknya, dan sistem kearsipan adalah predikatnya.

B. Sistem Penataan Arsip

Penataan arsip sebagai sumber informasi dalam suatu penggunaan masalahhendaknya

dilakukan dengan menggunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:

1. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu

diperlukan.
2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip yang berbedakarena
tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula. Sistem penataan arsip terdiridari 5
sistem, yaitu:

a) Sistem Abjad

b) Sistem Subyek

c) Sistem Geografis

3
 d) Sistem Nomor

e) Sistem Kronologis (Amsyah, Zulkifli, 1990: 71).

Dari kelima sistem ini tidak ada yang lebih baik atau lebih buruk daripada yang lainnya. Baik
atau buruknya sistem tergantung tepat atau tidak penggunaan nya.

1) Sistem Abjad

Sistem abjad disebut juga sistem alfabetis, yaitu sistem penyimpanan arsip menurut
abjad, yakni dengan menyusun subyek itu dalam urutan A - Z. Penyimpanan arsip menurut
abjad yang dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu kantoratau lembaga yang
di dalamnya termuat nama-nama, seperti:

a. Nama perorangan b.Nama organisasi

c. Nama perusahaan, dan

d.Nama tempat atau nama wilayah.

2) Sistem subyek

Dalam sistem ini, semua dokumen disusun berdasarkan masalah. Suatu masalah dapat
dipecah ke dalam sub masalah sampai kepada masalah terkecil. Dalam penyusunan
masalah tersebut selain diperlukan folder, juga dibutuhkan guide. Guideatau folder diberi
label untuk menempatkan judul masalah.Dokumen-dokumen mengenai masalah yang
sama ditempatkan dalam satu ataulebih folder yang sudah diberi label yang dituliskan
judulnya pada pinggir atassebelah kanan secara horizontal. Susunan judul masalah, baik
yang terdapat padaguide maupun folder hendaknya mengikuti tingkat permasalahan.
Misalnya permasalahan yang berhubungan dengan keuangan dikelompokkan menjadi
satumaslah pokok (subyek) di bawah keuangan, untuk itu perlu dibuatkan daftar indeksnya

3) Sistem Angka/Nomor

Dalam sistem ini, susunan dokumen di dalam file diatur berdasarkan nomor/kode
klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang
ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.

4
 Sistem angka/nomor disebut juga sistem kearsipan daftar index atau indirect filling system.
Disebutindirect filling system karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan
terlebih dahulu harus dibuat daftar kelompok masalah-masalah kemudian baru diberikan
nomor-nomor kodenya.

Contoh:

090 PERJALANAN DINAS

- 091 Perjalanan Dinas Presiden / Wakil Presiden ke daerah

- 092

- dst.

Sebelum melakukan penyimpanan arsip, maka masing-masing kantor/unit arsipterlebih

dahulu harus mempersiapkan bagan klasifikasi atau daftar indeks yang akan digunakan untuk
memberi kode terhadap arsip-arsip yang akan disimpan.Untuk mengingat nomor maka dalam
sistem nomor digunakan juga yang disebut indeks, yaitu suatu kartu kecil yang berisikan
nomor dan nasabah yang disusun menurut nama abjad masalah. Setiap sistem penataan arsip
mempunyai keuntungandan kerugian. Pada sistem nomor terdapat 3 unsur, yaitu file utama,
indeks, dan bukunomor (buku register/buku besar/buku induk).

4) Sistem Geografis/Wilayah

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada

pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasiatau sistem
nama tempat. Adapun nama-nama tempat yang dipergunakan dapat berupa pembagian yang
umum seperti pada pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga pembagian-pembagian khusus
dari instansi masing-masing seperti pembagianwilayah suatu bank misalnya.
Penyelenggaraan sistem ini perlu dibantu oleh sistemyang lain, misalnya sistem abjad atau
sistem tanggal.

Sistem geografis digunakanapabila suatu instansi atau kantor mempunyai cabang-cabang

atau perwakilan didaerah tertentu.Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola
menurut 3 tingkatan,

5
yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara dan nama
pembagian wilayah administrasi khusus.

Contohnya pengelompokan dilihat daritempat asal surat dan tujuan surat tersebut. Misalnya
surat kedubes Indonesia diJepang akan dikelompokkan pada “JAPAN”, demikian pula surat-
surat yang diterima dari Jepang lainnya seperti bank, restoran, perusahaan swasta ataupun
kedubes asing lain yang beralokasi di Jepang akan dikelompokkan di bawah label “JAPAN.”

5) Sistem Kronologis/Tanggal

Sistem kronologis adalah sistem penataan arsip berdasarkan waktu, sepertitahun, bulan
dan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu. Sistem penataan untuk surat masuk
berdasarkan atas tanggal penerimaan surat, sedangkan untuk surat keluar berdasarkan atas
tanggal. Penulis indeks nya : Tahun, bulan dan tanggal. Bentuk penulisan nya harus dengan
angka. Contoh:

Kode 760426 Menyatakan tahun 1976, bulan April, tanggal 26. Dari
sistemkronologis/tanggal ini dapat memberikan informasi dan dapat mempermudah pengguna
arsip untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan karena sudah tersusun dengan baik
menurut tahun, bulan dan tanggal ataupun sebaliknya.Untuk mempercepat penemuan kembali
informasi pada buku agenda,

maka dapat dicari jalan lain, yaitu dengan pembuatan agenda bentuk kartu, misalnya pada
sistem kaulbach dan kartu kendali. Hubungan penyimpanan sangat erat dengan bukuagenda,
karena sesungguhnya sama-sama kronologis. Karena itu pencarian warkat sering harus
didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu suratditerima melalui buku agenda.
Tetapi pencarian informasi ini dapat memakan waktu lama karena petugas tidak mungkin
ingat waktu-waktu warkat diterima atau dikirim.Sehingga informasi terpaksa dicari dengan
membalik halaman buku agenda satudemi satu. Sesudah informasi ditemukan barulah warkat
dapat dicari pada map folder.

C. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Kearsipan

Agar pekerjaan penyimpanan/penataan arsip/surat dapat berjalan dengan mudah danlancar

serta tepat, maka harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

6
1. Menyortir, melakukan pemilihan terhadap surat masuk dan keluar menurut subjekyang
tercantum pada kartu kendali.
2. Meneliti arsip yang akan disimpan,

a. Meneliti tanda disposisi, apakah arsip-arsip tersebut yang sudah disimpan, sudahada
tanda disposisi.

b. Meneliti indeks, apakah arsip-arsip tersebut sudah di indeks atau belum

c. Meneliti lampiran, jumlah lampiran dan jenis lampiran.

3. Pemberian kode klasifikasi, untuk menentukan kelasnya (subjek) dengan penentuan

kode secara cermat maka harus diberi kode klasifikasi.

4. Mengindeks, meliputi :

a. Membaca surat dengan teliti untuk menentukan isi dan inti surat tersebut.

b. Menggaris bawahi keterangan yang dapat dijadikan petunjuk (indeks) yang

bersangkutan.

c. Menentukan tanda pengenal yang paling tepat dan membubuhkan tanda pengenal
tersebut pada surat yang bersangkutan.

5. Menyiapkan lembar tunjuk silang, yang dibuat dalam bentuk formulir dalam
ukurankwarto, berfungsi sebagai pembantu dalam penyimpanan arsip maupun dalam
penemuannya kembali apabila diperlukan.

6. Menyusun surat yang siap disimpan dengan susunan yang digunakan.

7. Memasukkan atau menyimpan arsip setelah disusun menurut kelompoknya.

7
 BAB III

PENUTUP
A. Kesimpulan
Administrasi pendidikan adalah proses atau upaya untuk mencapai tujuan pendidikan
dengan mengamati komponen pendidikan yang berbeda sehingga sistem pendidikan dapat
meningkatkan dengan menggunakan berbagai alat untuk mendukung kegiatan belajar dan
mengajar.

Adapun objek (sasaran) administrasi meliputi tiga bagian, yaitu :

a. Bidang Materil
b. Bidang Personel
c. Bidang Kurikulum

Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metode yang telah direncanakan dandipergunakan
dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembalidengan mudah dan
cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan (Wursanto, Ig, 1991: 22).

Sistem penataan arsip terdiri dari 5 sistem, yaitu:

a. Sistem Abjad

b) Sistem Subyek

c) Sistem Geografis

d) Sistem Nomor

e) Sistem Kronologis (Amsyah, Zulkifli, 1990: 71)

B. Saran
Melihat adanya administrasi yang terjadi di sekitar kita, akan lebih baik jika ditingkatkan
lagi sistem pengoordinasiaan dan pelayanan terhadap pelaku pendidikanagar sistem
administrasi pendidikan tersebut dapat melayani para pelaku pendidikan dengan sebaik-
baiknya

8
 DAFTAR PUSTAKA
https://www.academia.edu/50839032/MAKALAH_OBJEK_DAN_SASARAN_ADMINIST
RASI_PENDIDIKAN (diakses pada tanggal : 25 Januari 2023)

https://www.academia.edu/23954318/Sistem_Pengarsipan (diakses pada tanggal : 27 Januari

2023)

https://pengajar.co.id/administrasi-pendidikan/ (diakses pada tanggal : 27 Januari 2023)