ADMINISTRASI PENDIDIKAN DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

“Administrasi Ketatausahaan”

Dosen pengampu : Dr. Jasrial, M. Pd, Fifin Wildana, M. Pd

Oleh

Imrathul Muthi’ah 21003112

Abdul Razak 210045027

Riska Dwi Putri

21073023

UNIVERSITAS NEGERI

PADANG 2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT karena berkat rahmat dan
hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah pada mata kuliah Administrasi
dan Supervisi Pendidikan. Adapun judul dari makalah ini adalah “Administrasi
Ketatausahaan Sekolah”

Dalam menyelesaikan makalah ini penulis banyak mendapat banyak bimbingan

dan bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin
mengucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada semua pihak yang telah
membantu semua tulisan ini.

Hanya doa yang dapat penulis berikan, semoga segala bantuan yang telah
diberikan kepada penulis dibalas dan dinilai sebagai amal ibadah oleh Allah SWT.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu
penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi
kesempurnaan makalah ini. Demikianlah makalah ini dibuat semoga bermanfaat bagi
kita semua.

Padang, November 2022

Kelompok

i
 Daftar Isi

BAB I................................................................................................................................. 1

PENDAHULUAN.......................................................................................................... 1

A. Latar Belakang.................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah............................................................................................... 1

C. Tujuan Penulisan................................................................................................. 1

BAB II................................................................................................................................ 2

PEMBAHASAN............................................................................................................. 2

A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah................................................2

B. Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah......................................................2

C. Tata Ruang Kantor/ Sekolah...............................................................................4

D. Peran Guru Administrasi Ketatausahan Sekolah................................................7

BAB III............................................................................................................................... 9

PENUTUPAN................................................................................................................ 9

A. Kesimpulan.......................................................................................................... 9

B. Saran.................................................................................................................... 9

Daftar Pustaka.................................................................................................................. 10

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Administrasi pendidikan adalah suatu perencanaan atau persiapan
yang harus dipersiapkan dengan baik untuk sebuah organisasi disekolah
seperti kepala sekolah, guru, dan lainnya agar mencapai tujuan pendidikan
secara maksimal. Pendidikan merupakan salah penerapan yang paling efektif
untuk mengubah manusia, dampak pendidikan dalam pembentukan kualitas
yang baik untuk sumber daya manusia dan membentuk ilmu pengetahuan dan
adab yang baik kepada manusia. Pada kegiatan sekolah pasti selalu dengan
pengadministrasasian. Administrasi cukup penting pada pekerjaan yang ada
disekolah. Pada sekolah ada yang namanya tata usaha. Ketatausahaan juga
berperan penting dalam membantu administrasi yang ada di sekolah.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian administrasi ketatausahaan sekolah?
2. Proses administrasi ketatausahaan sekolah?
3. Bagaimana tata ruang kantor atau sekolah?
4. Peran Guru administrasi ketatausahan sekolah?

C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui pengertian administrasi ketatausahaan sekolah
2. Untuk mengetahui administrasi ketatausahaan sekolah
3. Untuk mengetahui tata ruang kantor atau sekolah
4. Untuk mengetahui peran guru administrasi ketatausahaan sekolah

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Tata usaha merupakan kegiatan yang memberi bantuan dalam mengelola
informasi, manusia, harta menuju arah pada suatu tujuan yang terhimpun dalam
sebuah organisasi. Menurut Arti tata usaha di KBBI adalah penyelenggaraan urusan tulis-
menulis (keuangan dan sebagainya) dalam perusahaan (negara dsb). Jadi tata usaha
merupakan subsistem bagian dari sekolah. Ketatausahaan pada sekolah sangat penting
perannya, karena dapat membantu mempermudah subsistem yang lain seperti pada
bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel dan kegiatan lainnya. Fungsi
dari ketatausaan pada sekolah adalah mengurus segala bentuk dari administrasi
sekolah, mulai dari surat – menyurat sampai pada invetarisasi barang. Menurut The
Liang Gie, Administrasi ket tausahaan adalah segenap rangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan
keteranganketerangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

Administrasi tata usaha adalah kegiatan yang proses kegiatan pada sekolah
mengurus pengelolaan surat – menyurat yang mulai dari menghimpun (menerima),
mencatat, mengelola, mengirim, menggadankan, mengirim dan menyimpan semua
tulis – menulis atau bahan keterangan yang diperlulakan pada sekolah. Tata usaha
merupakan pelayanan tata usaha untuk sekolah yang mana tugas dari tata usaha
melakukan segenap kegiatan pengelolaan surat – menyurat yang diperlukan sekolah.

B. Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Tugas utama dari kegiatan ketaausahaan sekolah adalah Melaksanakan
ketatatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha. Ada
beberapa tugas yang dilaksanakan tugas tata usaha sekolah yaitu:

2
 a) Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah
b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan
i) pengurusan ketataushaan secara berkala
j) Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah

 Pengelolaan surat menyurat

Surat pada organisasi bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi maka

kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting. Supaya
kerjasama tersebut terlaksana dengan baik tentu perlu adanya sebah bentuk
komunikasi satu sama lain. Salah satu berkomunikasi yang dipergunakan di
dalamorganisasi yaitu dengan cara tulis, seperti surat-menyurat. Dengan demikian
jelas bahwa sangat penting artinya membantu memperlancar tercapainya tujuan
organisasi. Demikian juga dilaksanakan surat menyurat dalam organisasi seperti
sekolah.

 Pengelolaan kearsipan

Kearsipan adalah sebuah proses pengelolaan dimulai dari pembuatan atau

pengumpulan, pengkodeaan arsip dengan menggunakan sistem tertentu agar pada
saat arsip dibutuhkan dapat di temukan kembali dengan cepat dan tepat.

Bagian ketatausahaan juga bisa membantu mempermudah proses penyelenggaraan

yang ada di sekolah. Kegiatan membantu proses penyelenggaraan disekolah yaitu:

3
 a) Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum
Pada kegiatan ini adalah membantu dalam kegiatan menajemen kurikulum
yang ada disekolah seperti . Penyusunan jadwal, pembuatan kalender
akademik dan sebagainya biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan
kepada seorang/beberapa orang guru.
b) Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa. Pekerjaan tata usaha yang
menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan
kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil.
c) Kegiatan yang menyangkut manajemen personil. Pekerjaan tata usaha yang
menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan
kewajibannya sebagai pegawai sipil.
d) Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah.
e) Kegiatan yang menunjang penataan surat – menyurat.
f) Kegiatan yang mengenai keuangan sekolah
g) Kegiatan yang menunjang manajemen sarana

C. Tata Ruang Kantor/ Sekolah

Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-
alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja
bagi para karyawannya”. Bisa diartikan bahwa tata ruang yang ada pada sekolah bisa
memberika sebuah kenyamanan dan kepuasan orang yang bekerja di sekolah.

Ada beberapa prinsip – prinsip tata letak ruang kantor di sekolah yaitu:
a) Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis
lurus.

4
 b) Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang
berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi
waktu bepergian.
c) Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik
pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d) Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
e) Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah
ruangan.
f) Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g) Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus
ditempatkan dibagian depan.
h) Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat
jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i) Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun
tangga yang mudah terjangkau oleh petugas

Ada beberapa adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

a) Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
b) Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
c) Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
d) Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari
meja ke meja.
e) Menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan
dengan karyawan lainnya.
f) Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

5
 g) Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
h) Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu
yang datang.
i) Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yang terpendek.

Pedoman peletakkan tata ruang kantor/ sekolah juga diperhatikan,yaitu kantor

sebagai tempat yang diselenggarakan pekerjaan tata usaha pegawai, perabot kantor,
mesin kantor, dan alat-alat kantor. Karena kantor berfungsi sebagai tempat
diselenggarakannya aktifitas kantor, maka penataan yang dilakukan harus
diperhatikan untuk kelancaran proses aktifitas kantor yang dilakukan.

Ada beberapa asas tata ruang kantor yaitu:

a) Asas Tata Ruang Kantor

Proses tata ruang yang baik ialah penyelesaian penyelesaian sesuatu pekerjaan
kantor menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang
dihubungkan dengan garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja tugas
pegawai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainya.
b) Asas Segenap Ruangan
Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin ruangan
yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai.
Diusahakan ruangan yang dipakai itu harus digunakan jangan dibiarkan
sampai kosong pada ruangan tersebut.
c) Asas Rangkaian Kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan
menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai
lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur. Ruangan untuk para
pegawai tentunya harus rapi.
d) Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

6
 Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada
pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
Perubahan susunan tempat kerja bertujuan agar pegawai bisa melaksanakan
pekerjaan dengan produktif yang tempatnya bisa memberikan kenyamanan
pada pegawai.

D. Peran Guru Administrasi Ketatausahan Sekolah

Beberapa peran guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah yaitu:

k) Terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam memberi layanan

l) Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan, mengirim,
menyimpan dan menemukan kembali berbagai keterangan yang
berkenaan maupun yang menunjang penyelenggaraan dan pendidikan
di sekolah.
m) Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan
masukan-masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam
meningkatkan kualitas pelayannan sekolah, baik secara ekternal
maupun internal
n) Pencatatan murid. Pencatata murid juga sangat penting yaitu mencatat
data yang diperlukan dari siswa baik siswa baru-siswa
perkelaspersemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta
jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out.
Data tersebutlah dengan mudah diketahui jumlah siswa dan
perkembangannya pada setiap tahun ajaran.
o) Pencatatan guru. Menulis data tentang guru sangat penting untuk
sekolah. Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik,
terutama tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk
usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. Seperti kehadiran guru,

7
dll. Data yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang
untuk mengatasi masalah yang dialami sekolah maupun pribadi guru
itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk
mengambil keputusan bagi kepala sekolah. Semua data yang
diperlukan dari guru berguna nanti semua data itu akan berguna
sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan
pendidikannya.

8
 BAB III

PENUTUPAN

A. Kesimpulan
Tata usaha merupakan kegiatan yang memberi bantuan dalam mengelola
informasi, manusia, harta menuju arah pada suatu tujuan yang terhimpun dalam
sebuah organisasi. Fungsi dari ketatausaan pada sekolah adalah mengurus segala
bentuk dari administrasi sekolah, mulai dari surat – menyurat sampai pada
invetarisasi barang. Administrasi tata usaha adalah kegiatan yang proses kegiatan
pada sekolah mengurus pengelolaan surat – menyurat yang mulai dari menghimpun
(menerima), mencatat, mengelola, mengirim, menggadankan, mengirim dan
menyimpan semua tulis – menulis atau bahan keterangan yang diperlulakan pada
sekolah. Tata usaha merupakan pelayanan tata usaha untuk sekolah yang mana tugas
dari tata usaha melakukan segenap kegiatan pengelolaan surat – menyurat yang
diperlukan sekolah.

B. Saran
Penulis berharap dengan adanya makalah ini dapat menambah wawasan bagi
pembaca serta dapat menambah ilmu pengetahuan. Oleh karena itu, saran yang
mendukung sangat dibutuhkan supaya pembuat makalah akan lebih baik lagi
kedepannya.

9
 Daftar Pustaka

Mardika, P. D., & Fauzi, A. (2022). IMPLEMENTASI METODE SCRUM PADA

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TATA USAHA SEKOLAH
BERBASIS WEB. Jurnal Publikasi Teknik Informatika, 1(1), 53-60.

Arisanti, A., Imanda, A., & Saputra, H. E. (2020). Analisis Kualitas Kerja Pegawai
Tata Usaha Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Bengkulu Tengah. Professional:
Jurnal Komunikasi dan Administrasi Publik, 7(1), 57-63.

Lizana, A. (2020). Administrasi Ketaausahaan Sekolah. 1–3.

Saidah, N. (2020). Pengertian Dan Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah.

Rananda, R. (2019). Administrasi ketatausahaan sekolah. 1–7.

Nadira, R. S. (2020). Administrasi Ketata Usahaan Sekolah. 18031164, 1–3.