MAKALAH

ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN SEKOLAH

Dosen Pengampu :
Widiawati, S.Pd, M.Pd

Disusun Oleh :
Kelompok 10 :
Amelisa Putri (21329047)
M. IKBAL (21073016)
Nada Kurnia Putri (21058095)

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunianya
penulis dapat menyelesaikan makalah Administrasi dan Supervisi Pendidikan yang berjudul
“Administrasi Ketatausahaan Sekolah”.
Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Dosen mata kuliah Administrasi dan
Supervisi Pendidikan yang sudah memberikan kepercayaan kepada penulis
untuk menyelesaikan tugas ini.
Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih banyak kekurangan dan
masih jauh dari kata sempurna. oleh sebab itu penulis mengharapkan adanya kritik dan saran
demi perbaikan makalah yang akan penulis buat dimasa yang akan datang.

Padang, 1 November 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................................... i
DAFTAR ISI.............................................................................................................................ii
BAB I ......................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN .................................................................................................................... 1
A. Latar Belakang .......................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ..................................................................................................... 1
C. Tujuan ........................................................................................................................ 1
BAB II ....................................................................................................................................... 2
PEMBAHASAN ....................................................................................................................... 2
A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah .................................................. 2
B. Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah ......................................................... 2
C. Tata Ruang Kantor/Sekolah .................................................................................... 3
D. Peran Guru Dalam Administarasi Ketatausahaan sekolah .................................. 4
BAB III...................................................................................................................................... 5
PENUTUP................................................................................................................................. 5
A. KESIMPULAN .......................................................................................................... 5
B. SARAN ....................................................................................................................... 5
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................... 6

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi dalam hal ini
adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala
bentuk administrasi sekolah mulai dari surat-menyurat sampai dengan
inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di atas maka tata usaha tidak hanya
menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan
keterangan dan informasi yang berwujud warkat.
Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan
mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan kurikulum, administrasi
personel dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu
artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan
(Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan sehingga dapat memperlancar dan
meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang
diperlukan.
Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang
menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula.
Untuk itu diperlukan staf tata usaha yang professional dan kompeten di bidangnya.

B. Rumusan Masalah
1. Apa itu administrasi ketatausahaan sekolah?
2. Apa saja proses administrasi ketatausahaan sekolah?
3. Apa itu tata ruang kantor dan sekolah?
4. Apa peran guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui administrasi ketatausahaan sekolah.
2. Untuk mengetahui proses administrasi ketatausahaan sekolah.
3. Untuk mengetahui tata ruang kantor dan sekolah.
4. Untuk mengetahui peran guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah.

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Menurut The Liang Gie, administrasi ketatausahaan sekolah adalah segenap
rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.
Menurut The Liang Gie ketatausahaan meliputi:
1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan
yang tadinya belum ada atau berserakan di mana mana sehingga siap dipergunakan
bilamana diperlukan.
2. Mencatat yaitu melipuri kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis
mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan
yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan keterangan
dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk
dipakai.
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak
pertama ke pihak lain.
6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu
yang aman.
Ada tiga peranan pokok kegiatan ketatausahaan yaitu :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan keterangan-keterangan
3. Membantu kelancaran perkembangan

B. Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah

1. Persuratan/penataan surat
Tata cara persuratan di lingkungan departeman pendidikan dan kebudayaan di atur
dalam Keputusan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan (Kepmendikbud) Republik

2
 Indonesia Nomor 091/U1995 tanggal 25 April 1995 tentang Pedoman Tata Persuratan
Dan Kearsipan Dan Kearsipan di Lingkungan Depertemen Pendidikan Dan
Kebudayaan. Menurut Kepmendikbud Nomor 091/U1995 surat adalah suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaiakan informasi tertulis oleh satu pihak
kepada pihak lain.

2. Kearsipan/penataan arsip
Berikut ini hal yang berkaitan dengan penataan arsip yaitu:
a. Azas penataan arsip
Azasnya yaitu azas sentralisasi, desentralisasi dan gabungan. Sentralisasi adalah
azas penataan arsip yang dipusatkan pada satu unit. Desentralisasi adalah azas
penataan arsip pada unit-unit dalam organisasi. Dan gabungan adalah gabungan
antara azas sentralissasi dan azas desentralisasi

b. Sistem penataan arsip

1) Berdasarkan masalah
2) Berdasarkan abjad
3) Berdasarkan tanggal
4) Berdasarkan nomor
5) Berdasarkan wilayah

c. Prosedur penataan arsip

1) Meneliti arsip yang akan disimpan
2) Mengelompokkan arsip
3) Meneliti kesesuaian lampiran
4) Mengklasifikasikan arsip
5) Mengindeks arsip dengan cara memberi ciri khas atau tanda suatu arsip.
6) Menyusun arsip sesuai dengan sistem penyimpanan menurut pola

C. Tata Ruang Kantor/Sekolah

1. Pedoman letak
Kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha didalamnya terdapat
pegawai, perabot kantor, mesin kantor, dan alat-alat kantor. Karena kantor berfungsi
3
 sebagai tempat diselenggarakannya aktifitas kantor, maka penataan yang dilakukan
harus diperhatikan untuk kelancaran proses aktifitas kantor yang dilakukan.
2. Asas Tata Ruang Kantor
a. Asas Jarak Terpendek
Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan
kantor menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan
dengan garis lurus, dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegawai dan titik yang
satunya meja tugas pegawai lainya.
b. Asas Segenap Ruangan
Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin ruangan
yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai.
c. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya
perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya,
waktu, dan proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat
fleksibel dan tidak bersifat permanen.
d. Lingkungan Fisik
Lembaga pendidikan hendaknya memperhatikan lingkungan fisik dalam kantor
Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat menghemat pengeluaran dan
tenaga, sebab pegawai menjadi lebih energik dan sehat, yang secara tidak langsung
dapat mempengaruhi pikiran mereka untuk menciptakan ide/gagasan inovasi baru
untuk kemajuan lembaga.

D. Peran Guru Dalam Administarasi Ketatausahaan sekolah

Guru harus berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan
tata usaha sekolah, seperti hal-hal berikut:
1. Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah
2. Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
3. Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid
4. Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
5. Berperan sebagai Penerima, Penyortir, Pencatat, Pengarah, Pengolah, Penata arsip pada
proses surat menyurat.

4
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN
Administrasi ketatausahaan sekolah adalah segenap rangkaian aktifitas
menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-
keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Proses administrasi ketatausahaan
ada sekolah ada 2, yaitu penataan surat dan penataan arsip.
Tata ruang kantor juga termasuk administrasi ketatausahaan sekolah, yaitu
meliputi tata letak, asas segenap ruangan, asas perubahan susunan tempat kerja, dan
inlgkungan fisik. Untuk itu peran guru sangat dibutuhkan dalam administrasi
ketatusahaan sekolah.

B. SARAN
Setiap sekolah harus memiliki ketatausahaan yang baik agar semua urusan yang
berhubungan dengan kepentingan sekolah dapat diatur dengan baik. Pegawai yang
mengurusi bagian ketatausahaan hendaknya mengetahui tugas tugas ketatausahaan.

5
 DAFTAR PUSTAKA

B. Suryosubroto. 2004. Manajemen Pendidikan di Sekolah. Jakarta: Rineka Cipta.

Burhanudin, Yusak. 2005. Administrasi Pendidikan. Bandung: Pustaka Setia. Daryanto.
2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta.
Soetjipto. 2004. Profesi Keguruan. Jakarta: Rineka Cipta.
Umaedi, Dkk. 2008. Managemen Berbasis Sekolah. Jakarta: Universitas Terbuka.