REVISI MAKALAH

MANAJEMEN RUANG KANTOR

Disusun Untuk Memenuhi Tugas

Mata Kuliah: Sarana, Prasarana dan Sistem Informasi

Dosen pengampu:

Sevia Umi Wardini, M.Pd

Disusun oleh kelompok 4:

A’izza Rutbaty Nur (20229001003)

Makhrus Hamid (20229001014)

Masithoh Kharisma (20229001016)

Muhammad Luthfi Sya’bana (20229001020)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM
KH. MUHAMMAD ALI SHODIQ (STAIMAS)
TULUNGAGUNG
MEI 2023
 KATA PENGANTAR
‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Alloh SWT, atas segala limpahan
rahmat, taufik, hidayah dan inayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan
penyusunan makalah ini guna memenuhi tugas kelompok mata kuliah “Sarana,
Prasarana Dan Sistem Informasi” dengan materi “Manajemen Ruang Kantor”
secara tepat waktu. Dengan hadirnya makalah ini semoga dapat memberikan
informasi bagi para pembaca, khususnya mahasiswa program studi Manajemen
Pendidikan Islam (MPI). Sholawat serta salam tetap tercurahkan kepada junjungan
kita Nabi Muhammad SAW, serta keluarga, sahabat dan pengikutnya.
Penyusun menyadari tanpa bantuan dari semua pihak, penulisan makalah
ini mungkin tidak dapat terlaksana. Oleh karena itu, penyusun mengucapkan terima
kasih kepada ibu Sevia Umi Wardini, M.Pd selaku dosen pengampu yang telah
memberikan pengarahan dan koreksi sehingga makalah ini dapat diselesaikan
sesuai waktu yang telah ditentukan. Teman-teman semuanya yang ikut membantu
dan memberikan motivasinya serta semua pihak yang telah membantu terselesainya
makalah ini.
Penyusun menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini jauh dari sempurna,
serta masih banyak kekurangan dan kesalahan dalam penyusunan makalah ini,
karena keterbatasan kemampuan yang penyusun miliki. Oleh karena itu, penyusun
mengharapkan segala bentuk kritik saran serta masukan untuk menyempurnakan
makalah ini. Akhirnya kami berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi
semuanya.

Tulungagung, 17 Juli 2023

Tim Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................ II

DAFTAR ISI ..............................................................................................III

BAB I
PENDAHULUAN ........................................................................................ 1

A. Latar Belakang .................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................. 2
C. Tujuan ............................................................................................... 2

BAB II
PEMBAHASAN .......................................................................................... 3
A. Pengertian Manajemen Ruang Kantor .............................................. 3
B. Standar Ruang Kantor ....................................................................... 4
C. Tata Ruang Kantor ............................................................................ 8
D. Asas-asas Tata Ruang Kantor ........................................................... 9

BAB III
PENUTUP .................................................................................................. 11

A. Kesimpulan ..................................................................................... 11
B. Saran ................................................................................................ 12

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ 16

iii
 BAB 1
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Organisasi diselenggarakan membutuhkan tempat yang tepat sebagai pusat
kegiatan, pusat pertemuan, pusat melakukan hubungan, pusat pengambilan
berbagai keputusan, pusat merencanakan, pusat pengorganisaian dan lain lain.
Tempat tersebut biasanya disebut sebagai kantor. Kantor dapat dikatakan sebagai
tempat menjalankan usaha atau kegiatan dimana suatu organisasi mempunyai
kepentingan tujuan, sasaran atau program yang hendak dicapai.
Pengertian kantor dapat juga menunjuk satuan/unit organisasi yang terdiri
atas tempat, staf personel, dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
Sebagai pusat kegiatan usaha kantor mempunyai berbagai macam fungsi,
diantaranya adalah sebagai tempat atau titik awal disalurkanya intruksi atau tugas
ke seluruh bagian untuk menjamin kelancaran proyek-proyek, tempat menyimpan
berbagai dokumen, tempat merencanakan berbagai kegiatan, tempat mengamati
arus beredarnya uang guna menjamin penggunananya secara terarah, tempat
menjalankan kegiatan administrasi rutin dan lain-lain.
Kegiatan perkantoran tersebut agar dapat terlaksana dengan lebih seksama
diperlukan adanya kegiatan manajerial. Jadi administrator dalam menjalankan
kegiatan administrasi perlu berpikir secara manajemen. Berpikir secara admistrasi
artinya berpikir bagaimana mengatur dan menjalankan penyelenggaraan apa yang
dikehendaki oleh organisasi secara keseluruhan. Adapun berpikir secara
manajemen yaitu berpikir bagaimana cara mengerahkan dan memanfaatkan
berbagai sumber daya, berdasarkan perencanaan dan pengendalian untuk
menyelesaikan atau mencapa tujuan tertentu.

1
A. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian manajemen ruang kantor?
2. Bagaimana standar ruang kantor?
3. Bagaimana penataan ruang kantor?
4. Asas-asas apa yang diperlukan untuk penataan ruang kantor?

B. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian manajemen ruang kantor.
2. Untuk mengetahui standar ruang kantor.
3. Untuk mengetahui tata ruang kantor.
4. Untuk mengetahui asas-asas tata ruang kantor.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Ruang kantor

Kantor merupakan tempat sebagai pusat pekerjaan di dalam organisasi
dilakukan. Tata ruang kantor dalam bahasa inggris disebut dengan “office layout”.
Menurut G. R. Terry kantor adalah orang-orang. Pernyataan ini mengandung
pengertian bahwa suatu kenyataan bahwa pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh
orang-orang, dan untuk kepentingan orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan
oleh aktivitas orang yang ada di dalam satu kantor tersebut1. Sedangkan menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah,
ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan. Kantor lebih diartikan sebagai tempat
atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Kantor juga dapat
diartikan sebagai proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian/penyampaian data/informasi 2. Dari
penjelasan mengenai kantor sebagai tempat dalam penyelenggaraan dan
penyampaian data serta informasi, perlu adanya penataan ruang kantor yang baik
untuk terciptanya kondisi yang kondusif pada ruang kantor. Terdapat beberapa
definisi tentang tata ruang kantor menurut para ahli yaitu sebagai berikut:

Quible dalam bukunya The Liang Gie menyatakan bahwa tata ruang kantor
menjelaskan bagaimana penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan
kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan
kesan yang mendalam bagi pegawai3.

Menurut Maryati mengemukakan bahwa manajemen perkantoran dapat

didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya supaya mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Menurut Leffingwell mengungkapkan bahwa
Manajemen Perkantoran adalah suatu fungsi yang merupakan cabang dari seni dan

1
Moekijat, Admnistrasi Perkantoran, (Bandung: Mandar Maju, 2008), hlm. 15
2
Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran, (Bandung: Pustaka Setia, 2014), h. 27.
3
Wursanto, Etika Komunikasi Kantor, (Yogyakarta:Kanisius, 2007), hlm. 95

3
 ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara
efisien, bila mana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.

Menurut Maryati Manajemen Kantor adalah penerapan fungsi-fungsi

manajemen pada sarana dan sumberdaya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran
yang ditetapkan, dengan cara memberdayakan pegawai sebaik-baiknya,
menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang
paling baik, dan memberikan lingkungan yang kondusif.

Berdasarkan beberapa definisi diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa

tata ruang kantor merupakan penggunaan segenap ruangan kantor, beserta peralatan
dan perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya untuk menunjang kinerja
karyawan pada suatu perusahaan. Tata ruang kantor juga di jelaskan sebagai
pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada
luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, untuk memberikan sarana bagi
pekerja, dengan selalu memperhatikan gedung yang ada 4. Sedangkan manajemen
kantor merupakan kegiatan merencanakan, mengendalikan dan melakukan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran dengan sebaik-baiknya untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan.

B. Standar Ruang Kantor

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus
diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang
modern. Standarisasi sarana dan prasarana kerja adalah pembakuan ruang kantor,
perlengkapan kantor, rumah dinas, dan kendaraan dinas di lingkungan pemerintah
kabupaten lamongan. Sedangkan sarana kerja adalah fasilitas yang secara langsung
berfungsi sebagai penunjang penyelenggaraan pemerintahan daerah proses dalam
mencapai sasaran yang ditetapkan, antara lain ruangan kantor, perlengkapan kerja
dan kendaraan dinas5. Fasilitas secara tidak langsung berfungsi menunjang
terselenggaranya suatu proses kerja aparatur dalam meningkatkan kinerja sesuai
dengan tugas dan tanggung jawabnya. Sebagai contoh di kantor koperasi telah

4
Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius,2014), h.161.
5
Peraturan bupati lamongan nomor 44 tahun 2021 tentang standarisasi sarana dan prasarana
kerja. Hlm. 4

4
ditetapkan mengenai standar kantor yang antara lain menetapkan persyaratan atau
stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. Standar itu meliputi hal hal
sebagai berikut:
a. Kebersihan. Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara
bersih.
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai.
c. Suhu udara. Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang
kerja.
d. Ventilasi. Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus
diusahakan dalam ruang kerja.
e. Penerangan atau pencahayaan yang baik. Cahaya alam atau lampu yang
cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan
dirawat dengan seharusnya.
f. Fasilitas kesehatan. Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan
untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya.
g. Air minum. Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan
melalui pipa/tempat penampungan khusus.
h. Tempat pakaian. Dalam kantor harus disediakan tempat untuk
menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan
fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah.
i. Tempat duduk. Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan
bekerja dengan sandaran kaki bila perlu.
j. Lantai, gang, dan tangga. Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang
tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang
terbuka diberi pagar.
k. Mesin. Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas
yang memakainya harus cukup terlatih.
l. Beban berat. Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau
memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan atau
bahaya lainya.

5
 m. Pertolongan pertama. Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari
obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yang terlatih
memberikan pertolongan itu.
n. Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
o. Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani
jenis/bidang pekerjaan tersebut.
p. Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan
dan kenyamanan ruangan.
Standar ruang kantor dalam pendidikan sekolah dapat bervariasi tergantung
pada konteks dan regulasi yang berlaku di setiap negara atau wilayah. Namun, ada
beberapa prinsip umum yang dapat menjadi panduan dalam merancang dan
mengatur ruang kantor dalam lingkungan pendidikan. Berikut adalah beberapa
standar yang umumnya dipertimbangkan:
1. Fungsionalitas: Ruang kantor harus dirancang agar memungkinkan
karyawan pendidikan (seperti kepala sekolah, staf administrasi, guru, dan
konselor) untuk menjalankan tugas-tugas mereka dengan efektif dan
efisien. Ini meliputi pemilihan perabotan yang sesuai, penyusunan ruangan
yang memadai, dan adanya peralatan dan fasilitas yang diperlukan, seperti
meja, kursi, lemari arsip, komputer, telepon, dan akses internet.
2. Privasi dan Kerahasiaan: Ruang kantor harus menyediakan privasi dan
kerahasiaan yang diperlukan untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan
data dan informasi penting. Ruang kantor harus dirancang untuk
memungkinkan pembicaraan pribadi, ruang penyimpanan aman untuk
dokumen rahasia, dan kebijakan yang ketat terkait dengan akses dan
penggunaan data sensitif.
3. Aksesibilitas: Ruang kantor harus dirancang agar dapat diakses dengan
mudah oleh staf dan pengunjung, termasuk mereka dengan kebutuhan
khusus atau cacat fisik. Ini meliputi akses yang ramah disabilitas, seperti
pintu lebar, tangga atau ram untuk akses roda, dan fasilitas toilet yang
sesuai dengan kebutuhan.
4. Keamanan dan Keselamatan: Ruang kantor harus memenuhi standar
keamanan dan keselamatan yang relevan. Ini termasuk adanya sistem

6
 keamanan seperti kunci ganda, pengawasan CCTV, dan tindakan
pencegahan kebakaran yang sesuai, seperti alat pemadam kebakaran dan
jalur evakuasi yang jelas. Ruang kantor juga harus mematuhi regulasi
terkait kesehatan dan keselamatan kerja.
5. Kenyamanan dan Kesejahteraan: Ruang kantor harus menyediakan
lingkungan yang nyaman dan mendukung kesejahteraan staf. Hal ini
meliputi penyediaan pencahayaan yang baik, sirkulasi udara yang
memadai, suhu yang nyaman, dan perabotan yang ergonomis. Ruang
kantor juga sebaiknya dilengkapi dengan area istirahat atau ruang rekreasi
untuk staf.
6. Keterhubungan dan Komunikasi: Ruang kantor harus dirancang untuk
memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara staf. Hal ini dapat
mencakup pengaturan ruangan yang memungkinkan diskusi terbuka, area
rapat atau ruang konferensi, dan teknologi komunikasi yang diperlukan,
seperti telepon, komputer, dan akses internet yang cepat.
Selain standar ruang kantor, penting juga untuk mematuhi aturan dan
regulasi yang berlaku dalam pendidikan, termasuk aturan terkait perlindungan data,
privasi siswa, dan keamanan sekolah. Pengaturan ruang kantor harus sesuai dengan
kebijakan sekolah dan mencerminkan nilai-nilai pendidikan yang dijunjung tinggi
oleh lembaga tersebut. Tujuan terpenuhinya standar ruang kantor yaitu:
a. Mencegah agar waktu dan tenaga dari karyawan terhambur sia-sia.
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja yang efisien.
d. Mencagah para pegawai di ruangan tertentu terganggu oleh tamu dari
pegawai bagian lainnya.
e. Menciptakan kenyamanan bagi pegawai.
f. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi pegawai.
g. Memberi kesan yang baik bagi pengunjung kantor6.

6
Koperasi ponpes bintang smbilan, Ciliwung. No 56

7
C. Tata Ruang Kantor
Kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” atau yang sering disebut
office dalam bahasa Inggris. Kantor menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI), adalah balai (gedung, rumah, ruangan) tempat seseorang mengelola suatu
pekerjaan (usaha); tempat kerja. Kantor dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, tempat berlangsungnya semua kegiatan kantor
termasuk pengumpulan data, perekaman data, pengolahan data, dan pengiriman
data.7
Dapat ditarik kesimpulan bahwa kantor menjadi tempat berlangsungnya
berbagai aktivitas kantor seperti pengumpulan data, pencatatan data, pengolahan
data, dan penyampaian data/informasi terjadi. Bagi pegawai, ruang kantor adalah
ruang tempat mereka bekerja dan menghabiskan banyak kegiatan di dalamnya.
Penataan ruang kantor, serta penataan peralatan dan perabotan kantor di atas luas
lantai dan ruang kantor yang tersedia untuk memberikan fasilitas bagi pekerja,
disebut sebagai tata ruang kantor. Tata ruang kantor dapat didefinisikan sebagai
“the placement of furniture and equipment within available floor space”
(penempatan furnitur dan peralatan di dalam ruang lantai yang tersedia).8
Pengorganisasian peralatan dan fasilitas fisik lainnya di area yang tersedia untuk
memungkinkan pekerjaan kantor yang lancar dan efektif dikenal sebagai tata ruang
kantor (office layout).9
Tata ruang kantor didefinisikan oleh Gie sebagai pengaturan peralatan
kantor dan pengaturan tempat kerja di lokasi yang tepat yang mengarah pada
kepuasan kerja karyawan. Sedangkan yang dimaksud dengan tata ruang kantor
menurut George R. Terry adalah penentuan kebutuhan dan pemanfaatan ruang
secara khusus yang dianggap perlu bagi pegawai dan pengawasan kantor, dalam
rangka memenuhi tujuan kantor dan membuat pegawai menjadi senang atau puas10.
pelaksanaan kegiatan perkantoran dengan biaya yang wajar (determination of

7
Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia, hlm. 27
8
Ida Nuraida. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: PT KANISIUS, hlm. 161
9
Rasto. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta, hlm. 217
10
Erika Revida, dkk. Manajemen Perkantoran. Medan: Yayasan Kita Menulis, hlm. 5

8
 spesific needs and use of space deemed necessary for the implementation of office
activities at a reasonable cost).11
Dari berbagai penjelasan mengenai definisi dari tata ruang kantor di atas,
tata ruang kantor dapat didefinisikan sebagai penempatan dan penataan berbagai
perabotan dan perlengkapan kantor di lokasi yang tersedia untuk memberikan
kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Ruang kantor yang dirancang
dengan baik dan memadai akan menciptakan rasa nyaman saat bekerja serta
mendukung dalam pelaksanaan tugas sehingga akan tercapai efisiensi kerja.

D. Asas-asas Tata Ruang Kantor

Asas-asas yang perlu diperhatikan saat merencanakan tata ruang kantor
yang sesuai adalah sebagai berikut:
1. Asas jarak terpendek
Prosedur penyelesaian suatu pekerjaan diusahakan untuk menempuh
jarak sependek mungkin dalam hal persiapan tempat kerja dan penempatan
alat. Jarak terpendek antara dua titik adalah garis lain. Sebisa mungkin suatu
pekerjaan dapat diselesaikan dengan memperhatikan jarak terpendek agar
pekerjaan dapat terselesaikan dengan cepat.
2. Asas rangkaian kerja
Pegawai dan perlengkapan kantor disusun dalam suatu rangkaian
yang sesuai dengan urutan penyelesaian tugas. Ketika pegawai atau alat
disusun berjajar menurut urutan proses penyelesaian tugas, maka jarak
terpendek dapat dicapai. Setiap langkah dalam menyelesaikan pekerjaan
harus diambil ke arah depan atau bergerak maju, dengan sesedikit mungkin
mundur atau menyilang.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan
Tidak ada ruang yang tidak terpakai karena semua ruang yang
tersedia dimanfaatkan sepenuhnya. Ruang tersebut tidak hanya mencakup
bidang horizontal (datar), tetapi juga ruang vertikal (atas dan bawah).
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

11
Wildan Zulkarnain dan Raden Bambang Sumarsono. Manajemen dan Etika Perkantoran.
Bandung: PT REMAJA ROSDAKARYA, hlm. 130

9
 Ruangan tempat kerja dapat untuk dirubah atau ditata ulang jika
diperlukan, dengan sedikit kesulitan dan dengan biaya rendah.
5. Asas integrasi kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan
antarbagian dan interbagian yang ada dalam organisasi.
6. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai
Pegawai harus dapat bekerja dengan aman, nyaman, dan
memuaskan dengan penyusunan tata ruang dan peralatan kantor yang
tepat.12
Asas-asas yang telah disebutkan di atas, dapat dijadikan acuan
dalam penyusunan maupun penataan ruang kantor agar tercipta lingkungan
kerja yang menyenangkan di mana pekerjaan dapat dilakukan secara efektif
dan efisien. Dengan demikian, tujuan lembaga yang bersangkutan juga akan
tercapai.

12
Ida Nuraida, op.cit., hlm. 165-166

10
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Penulis menyimpulkan bahwa tata ruang kantor merupakan penggunaan
segenap ruangan kantor, beserta peralatan dan perlengkapan kantor dengan sebaik-
baiknya untuk menunjang kinerja karyawan pada suatu perusahaan. Tata ruang
kantor juga di jelaskan sebagai pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-
alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, untuk
memberikan sarana bagi pekerja, dengan selalu memperhatikan gedung yang ada
Sedangkan manajemen kantor merupakan kegiatan merencanakan, mengendalikan
dan melakukan pengorganisasian pekerjaan perkantoran dengan sebaik-baiknya
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus
diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang
modern. Standarisasi sarana dan prasarana kerja adalah pembakuan ruang kantor,
perlengkapan kantor, rumah dinas, dan kendaraan dinas di lingkungan pemerintah
kabupaten lamongan. Sedangkan sarana kerja adalah fasilitas yang secara langsung
berfungsi sebagai penunjang penyelenggaraan pemerintahan daerah proses dalam
mencapai sasaran yang ditetapkan, antara lain ruangan kantor, perlengkapan kerja
dan kendaraan dinas. Fasilitas secara tidak langsung berfungsi menunjang
terselenggaranya suatu proses kerja aparatur dalam meningkatkan kinerja sesuai
dengan tugas dan tanggung jawabnya.
Kantor dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, tempat berlangsungnya semua kegiatan kantor termasuk
pengumpulan data, perekaman data, pengolahan data, dan pengiriman data. Ruang
kantor yang dirancang dengan baik dan memadai akan menciptakan rasa nyaman
saat bekerja serta mendukung dalam pelaksanaan tugas sehingga akan tercapai
efisiensi kerja

11
B. Saran
Demikianlah makalah yang dapat kami buat. Kami sangat menyadari bahwa
makalah ini masih kurang sempurna dan ini bukanlah proses akhir, tetapi
merupakan langkah awal yang masih banyak memerlukan perbaikan. Karena itu,
kami selaku penulis sangat membutuhkan tanggapan, saran, dan kritik yang
membangun demi sempurnanya makalah kami selanjutnya. Atas perhatiannya,
disampaikan terima kasih.
C. Pertanyaan dari audiens
1. Mengapa diperlukan asas atau pedoman dalam manajemen ruang kantor ?

Asas atau pedoman dalam manajemen ruang kantor diperlukan karena mereka
memberikan kerangka kerja yang jelas dan konsisten dalam merancang, mengelola,
dan mengorganisasi ruang kantor. Berikut adalah alasan mengapa asas atau
pedoman penting dalam manajemen ruang kantor:

1. Konsistensi: Asas atau pedoman memastikan adanya konsistensi dalam

pengaturan dan penggunaan ruang kantor di seluruh organisasi. Dengan
adanya pedoman yang jelas, semua ruang kantor dapat diatur dan dielola
dengan cara yang seragam, menghindari kekacauan atau perbedaan yang
dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas.
2. Optimalisasi Pemanfaatan Ruang: Pedoman dalam manajemen ruang kantor
membantu dalam mengoptimalkan pemanfaatan ruang yang tersedia.
Mereka membantu dalam merencanakan tata letak yang efisien,
mengalokasikan ruang sesuai dengan kebutuhan, dan memaksimalkan
penggunaan ruang yang tersedia untuk memenuhi kegiatan kerja yang
berbeda.
3. Efisiensi Operasional: Asas atau pedoman dalam manajemen ruang kantor
juga membantu mencapai efisiensi operasional. Mereka dapat mencakup
petunjuk tentang penempatan peralatan, pengaturan aliran kerja yang
efisien, dan penerapan teknologi atau sistem yang mendukung operasi
kantor yang lancar. Hal ini membantu mengurangi pemborosan waktu,
tenaga, dan sumber daya dalam menjalankan kegiatan sehari-hari.

12
4. Pengorganisasian dan Penyimpanan yang Tertib: Pedoman dalam
manajemen ruang kantor membantu dalam pengorganisasian dan
penyimpanan yang tertib. Mereka memberikan panduan tentang bagaimana
mengatur dan mengelola berkas, dokumen, dan peralatan dengan sistematis.
Ini membantu meningkatkan efisiensi dalam mencari informasi,
mengurangi kehilangan atau kekacauan, dan mempertahankan ruang kerja
yang rapi dan teratur.
5. . Kepatuhan dan Konsistensi dengan Standar: Pedoman dalam manajemen
ruang kantor juga membantu organisasi untuk mematuhi standar dan
peraturan yang berlaku. Ini termasuk memastikan keselamatan dan
kesehatan kerja, aksesibilitas bagi individu dengan kebutuhan khusus, dan
pemenuhan persyaratan hukum atau regulasi terkait. Dengan mengikuti
pedoman ini, organisasi dapat memastikan bahwa ruang kantor mereka
memenuhi standar yang ditetapkan dan menghindari masalah hukum atau
kepatuhan.
6. Pengelolaan Perubahan dan Pertumbuhan: Pedoman dalam manajemen
ruang kantor juga membantu dalam mengelola perubahan dan pertumbuhan
organisasi. Mereka memberikan panduan tentang bagaimana merespon
perubahan kebutuhan atau ukuran organisasi, mengatur ruang kerja sesuai
dengan kebutuhan baru, dan menyelaraskan infrastruktur kantor dengan
tujuan dan strategi bisnis yang berkembang.

Dengan adanya asas atau pedoman dalam manajemen ruang kantor, organisasi
dapat mencapai efisiensi, produktivitas, dan keberlanjutan jangka panjang
dalam pengelolaan ruang kerja. Pedoman ini membantu menciptakan
lingkungan kerja yang terorganisir, fungsional, dan mendukung kegiatan
operasional serta pencapaian tujuan organisasi.

2. Bagaimana jika ruang kantor tidak memenuhi kriteria atau standar ruang
kantor? Apa yang terjadi?

Jika ruang kantor tidak memenuhi kriteria atau standar yang ditetapkan,
beberapa konsekuensi atau masalah dapat timbul. Berikut adalah beberapa hal
yang mungkin terjadi:

13
 1. Ketidaknyamanan dan Ketidakproduktifan: Ruang kantor yang tidak
memenuhi standar dapat menyebabkan ketidaknyamanan bagi
karyawan. Misalnya, kurangnya pencahayaan yang memadai,
sirkulasi udara yang buruk, atau perabotan yang tidak ergonomis
dapat mengganggu kenyamanan dan kesejahteraan karyawan. Hal
ini dapat berdampak negatif pada produktivitas dan kinerja kerja.
2. Gangguan Kesehatan: Kondisi yang tidak memenuhi standar
kesehatan dan keselamatan dapat menyebabkan gangguan kesehatan
bagi karyawan. Contohnya, kebocoran atau kerusakan struktural
yang mengancam keselamatan, kelembaban berlebih yang dapat
menyebabkan masalah kesehatan, atau paparan bahan berbahaya
yang tidak terkendali dapat membahayakan kesehatan karyawan.
3. Ketidakpatuhan Regulasi: Jika ruang kantor tidak memenuhi standar
atau regulasi yang ditetapkan oleh pemerintah atau lembaga
pengawas terkait, perusahaan atau organisasi dapat terkena
konsekuensi hukum. Ini bisa berarti denda, sanksi, atau tuntutan
hukum jika masalah tersebut tidak segera diatasi.
4. Dampak Reputasi: Keadaan ruang kantor yang tidak memenuhi
standar dapat memberikan dampak negatif terhadap reputasi
perusahaan atau organisasi. Lingkungan kerja yang tidak aman,
tidak nyaman, atau tidak profesional dapat mengurangi citra positif
dan dapat mempengaruhi persepsi karyawan, pelanggan, atau mitra
bisnis.
5. Kurangnya Efisiensi dan Kinerja: Ruang kantor yang tidak
memenuhi standar dapat menghambat efisiensi operasional dan
kinerja organisasi secara keseluruhan. Misalnya, jika ruang kantor
tidak memadai dalam hal ukuran atau tata letak, itu dapat
menyebabkan kesulitan dalam mengatur aliran kerja atau
mengakomodasi kebutuhan yang berkembang.

Jika ruang kantor tidak memenuhi kriteria atau standar, penting untuk
mengidentifikasi masalah tersebut dan mengambil langkah-langkah
perbaikan yang diperlukan. Ini dapat melibatkan perbaikan fisik, perubahan

14
desain, peningkatan fasilitas, atau perubahan dalam kebijakan dan prosedur
yang berkaitan dengan pengelolaan ruang kantor. Dengan mengatasi
masalah ini, organisasi dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih
produktif, aman, dan profesional.

DAFTAR PUSTAKA

15
Atmosudirdjo, Prajudi. Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran. Jakarta:
Ghalia Indonesia, 1982.

Erika, Revida. dkk. Manajemen Perkantoran. Medan: Yayasan Kita Menulis.

Gie, The Liang. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ke-empat .Yogyakarta:

LibertyTjandra, 2006.

Moekijat, Admnistrasi Perkantoran, (Bandung: Mandar Maju, 2008).

Nuraida, Ida. Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius,2014)

Peraturan bupati lamongan nomor 44 tahun 2021 tentang standarisasi sarana dan
prasarana kerja.

Sheddy. N dkk. Kesekretarisan, Jilid I. Jakarta: DirektoratPembinaan SMK, 2008.

Umam, Khaerul. Manajemen Perkantoran, (Bandung: Pustaka Setia, 2014)

Wursanto, Etika Komunikasi Kantor, (Yogyakarta:Kanisius, 2007)

Zulkarnain, Wildan. dan Sumarsono Raden, Bambang. Manajemen dan Etika

Perkantoran. Bandung: PT REMAJA ROSDAKARYA.

16
Standar ruang kantor dalam pendidikan sekolah dapat bervariasi tergantung
pada konteks dan regulasi yang berlaku di setiap negara atau wilayah.
Namun, ada beberapa prinsip umum yang dapat menjadi panduan dalam
merancang dan mengatur ruang kantor dalam lingkungan pendidikan.
Berikut adalah beberapa standar yang umumnya dipertimbangkan:
7. Fungsionalitas: Ruang kantor harus dirancang agar memungkinkan
karyawan pendidikan (seperti kepala sekolah, staf administrasi,
guru, dan konselor) untuk menjalankan tugas-tugas mereka dengan
efektif dan efisien. Ini meliputi pemilihan perabotan yang sesuai,
penyusunan ruangan yang memadai, dan adanya peralatan dan
fasilitas yang diperlukan, seperti meja, kursi, lemari arsip, komputer,
telepon, dan akses internet.
8. Privasi dan Kerahasiaan: Ruang kantor harus menyediakan privasi
dan kerahasiaan yang diperlukan untuk menjaga keamanan dan
kerahasiaan data dan informasi penting. Ruang kantor harus
dirancang untuk memungkinkan pembicaraan pribadi, ruang
penyimpanan aman untuk dokumen rahasia, dan kebijakan yang
ketat terkait dengan akses dan penggunaan data sensitif.
9. Aksesibilitas: Ruang kantor harus dirancang agar dapat diakses
dengan mudah oleh staf dan pengunjung, termasuk mereka dengan
kebutuhan khusus atau cacat fisik. Ini meliputi akses yang ramah
disabilitas, seperti pintu lebar, tangga atau ram untuk akses roda, dan
fasilitas toilet yang sesuai dengan kebutuhan.
10. Keamanan dan Keselamatan: Ruang kantor harus memenuhi standar
keamanan dan keselamatan yang relevan. Ini termasuk adanya
sistem keamanan seperti kunci ganda, pengawasan CCTV, dan
tindakan pencegahan kebakaran yang sesuai, seperti alat pemadam
kebakaran dan jalur evakuasi yang jelas. Ruang kantor juga harus
mematuhi regulasi terkait kesehatan dan keselamatan kerja.
11. Kenyamanan dan Kesejahteraan: Ruang kantor harus menyediakan
lingkungan yang nyaman dan mendukung kesejahteraan staf. Hal ini
meliputi penyediaan pencahayaan yang baik, sirkulasi udara yang

17
 memadai, suhu yang nyaman, dan perabotan yang ergonomis.
Ruang kantor juga sebaiknya dilengkapi dengan area istirahat atau
ruang rekreasi untuk staf.
12. Keterhubungan dan Komunikasi: Ruang kantor harus dirancang
untuk memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara staf. Hal ini
dapat mencakup pengaturan ruangan yang memungkinkan diskusi
terbuka, area rapat atau ruang konferensi, dan teknologi komunikasi
yang diperlukan, seperti telepon, komputer, dan akses internet yang
cepat.
Selain standar ruang kantor, penting juga untuk mematuhi aturan dan
regulasi yang berlaku dalam pendidikan, termasuk aturan terkait
perlindungan data, privasi siswa, dan keamanan sekolah. Pengaturan ruang
kantor harus sesuai dengan kebijakan sekolah dan mencerminkan nilai-nilai
pendidikan yang dijunjung tinggi oleh lembaga tersebut.

18