MAKALAH

MANAJEMEN PERKANTORAN
Tugas Terstruktur Mata kuliah “Pengantar Bisnis”

Dosen Pengampu : Milda Handayani, S.H

Disusun oleh:

Kelompok 5

Aryati Oktapiani

Hani Sri Handayani

Ikhsan Nurdin

Niya Atika

Ekonomi Syariah I-C

PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH

INSTITUT AGAMA ISLAM CIPASUNG
SINGAPARNA TASIKMALAYA
2020
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas
rahmat dan kasih-Nya kepada kami. Sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada
waktunya. Walaupun dibarengi oleh tantangan dan rintangan. Adapun judul makalah ini adalah
Manajemen Perkantoran. Adapun tujuan dari makalah ini adalah untuk menyelesaikan tugas
pembelajaran Pengantar Bisnis yang bertujuan untuk mengetahui bagaimana ruang lingkup
manajemen perkantoran. Penulisan makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan dan
pengetahuan bagi mahasiswa fakultas ekonomi.

Akhirnya pada kesempatan ini kami ingin menyampaikan rasa terima kasih dan
penghargaan yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah membantu kami menyelesaikan
makalah ini. Dengan hati yang ikhlas, pada kesempatan ini kami menyampaikan rasa terima
kasih kepada:

1. Yang teristimewa kepada Tuhan Yang Maha Esa

2. Kepada dosen pembimbing yang telah memberikan dorongan dan semangat selama
penyelesaian makalah ini.

3. Kepada orangtua yang selalu mendukung kami dalam penyelesaian tugas ini.

4. Kepada teman-teman yang telah memberikan inspirasi kepada kami sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini.

Meskipun kami berusaha semaksimal mungkin, tetapi kami menyadari bahwa makalah ini
masih jauh dari harapan, kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun
untuk kesempurnaan makalah ini.

Tasikmalaya, 10 Februari 2021

Penulis
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR …………………………………………………………………………

BAB 1 PENDAHULUAN. ……………………………………………………………………..

Latar Belakang …………………………………………………………………………………..

Rumusan Masalah ……………………………………………………………………………….

Tujuan …………………………………………………………………………………………..

BAB II PEMBAHASAN……………………………………………………………………….

BAB III ANALISIS PEMBAHASAN…………………………………………………………

Manajemen Perkantoran & Perumusan Organisasi …………………………………………….

BAB IV PENUTUP…………………………………………………………………………….

Kesimpulan …………………………………………………………………………………….

Saran ……………………………………………………………………………………………

Daftar Pustaka …………………………………………………………………………………

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan,

pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan
semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Dari gambar di atas
menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh
garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan
pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing
untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

Dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk
mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan
kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk
kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan
penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.Dalam
proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila
dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya
menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah
adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan
kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan
kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat
dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapatmencurahkan perhatiannya
secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat
menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa
penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.

B. Rumusan masalah

1.Apa saja hal-hal yang harus kita ketahui tentang manajemen perkantoran ?

2. mengapa sering kali ada bentrok antara karyawan dan perusahaan ?

C. Tujuan

1. Mengetahui semua hal secara jelas dan tepat tentang manajemen terutama manajemen
perkantoran itu sendiri.

2. Mengetahui sebab bentrok antara karyawan dan perusahaan.

BAB II
 PEMBAHASAN

Sebelum membahas manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor

menurut. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /µthe office, adalah tempat dimana biasanya
pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu. Sedangkan
menurut Atmosudirdjo kantor adalah unit organisasi yang terdiriatas tempat, staf personil dan
operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Tugas utama kantor adalah menyelenggarakan
kegiatan pelayanan dan member dukungan (fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi.
Fungsi utama suatu kantor adalah :

1. Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi.

2. Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja operasional (subtantif).

3. Pengelolaan sumber daya organisasi.

4. Pengelolaan data dan informasi organisasi. Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah
kantor, yakni:

a. Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumenatau
dengan barang-barang.

b. Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan
satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan
dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

c. Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau
mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.

d. Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.

e. Biro, adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu.Sebelum
mengenal definisi manajemen perkantoran, kita harus mengenal istilah manajemen, berasal dari
bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti senimelaksanakan dan mengatur.

Pengertian Manjemen menurut beberapa para ahli:

a. Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan
bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional
atau maksud-maksud yang nyata.

b. Menurut Mary Parker Follet

Manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Para
manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk
melaksanakan apa saja yang perlu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan
pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

c. Ricky W. Griffin

Mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,

pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan
efesien.

d. Menurut JamesA.F.Stoner manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,

kepemimpinan,dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber
daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen adalah suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis mengarah
kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana
keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan
organisasi. Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan
kantor.

Ada berbagai definisi yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, diantaranya :

1. Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai
tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya´ (J.C. Denyer1973).

2. Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian

pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut
untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu´ (GR Terry,1974).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan
untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir
kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.

BAB III

ANALISIS PEMBAHASAN
A. Manajemen Perkantoran dan Perumusan Organisasi

1. Pengertian Manajemen Kantor

Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,

pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah
diperkirakan.

Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan

pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi
yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai
suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen
mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas
lainnya.

a. Fungsi Manajemen :

1) Perencanaan
2) Pengorganisasian
3) Pengkoordinasian
4) Pengawasan

b. Elemen Manajemen

1) Man
2) Money
3) Material
4) Market
5) Machine
6) Method (Metode)

c. Dua sudut penglihatan manajement kantor:

Dari sudut manajemen : Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan,

mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan
menertibkan tata usaha kantor.

Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada
segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha dalam sistem perkantoran untuk
mencapai sasaran organisasi.

Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai dengan tujuan yang
ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian tekhnis, melainkan juga
keahlian dalam memimpin orang – orang. Artinya, memotivasi orang lain agar mau bekerja
dengan giat dan kreatif. Oleh karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu
menggerakan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang berhasil adalah
seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan kepada bawahannya untuk
maju, dalam arti mampu meningkatkan dan mengembangkan keahlian serta pengabdiaan
bawahannya.

2. Aktivitas dari Manajemen Kantor

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama,
yaitu:

1) Kegiatan komunikasi
2) Kegiatan kalkulasi
3) Pengolahan Warkat
4) Penyusunan laporan
5) Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

Pekerjaan manajer dalam menilai dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan c yaitu dengan
cara pengawasan yang diperoleh melalui:

a) Developing performance standard (perkembangan tingkat/derajat pekerjaan)

b) Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan)

c) Evaluating results (penilain hasil pekerjaan

d) Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).

Keempat cara pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai berikut:

a) Develoving performance standard

b) Pekerjaan yang harus di selesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat – alat pengukuran
(yard – stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang yang harus melapor padanya

c) Measuring performance

d) Menetapkan status pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan yang telah selesai. Hal ini dapat
dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai kegiatan.
e) Evaluating result

Menetapkan arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan cara

membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan.

f) Taking corrective action

Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan – penyimapangan yang terjadi.

Fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang merupakan pekerjaan manajer seperti
berikut:

1. Perencanaan (planning)

a. Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai

b. Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating
c. Memperkirakan kondisi – kondisi pekerjaan yang dilakuka
d. Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk pelaksanaan
kerja
e. Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi
f. Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan

2. Pengorganisasian (organizing)

a. Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional

b. Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara operasioanal
c. Menggabungkan jabatan – jabatan operasional kedalam unit – unit yang saling
berkaitan
d. Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai
e. Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan
f. Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota
g. Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai
h. Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan

3. Penggerakan (Actuating)

a. Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua keputusan,

tindakan atau perbuatan
b. Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya
c. Memotivasi anggota
d. Berkomunikasi secara efektif
e. Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh
 f. Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja yang melakukan pekerjaan
dengan baik
g. Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya

4. Pengendalian (Controlling)

a. Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk pengawasan

b. Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan
c. Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja
d. Membuat media pelaksanaan secara tepat
e. Memberitahukan media pengukur pekerjaan
f. Memindahkan data secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan
penyimpangan – penyimpangannya
g. Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota
h. Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian
penjelasan
i. Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

3. Proses Manajemen Kantor

a. Perencanaan kantor

Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana
cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah
mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut.

b. Pengorganisasian kantor

Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan
tertentu.

Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja,
lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.

c. Pengoordinasian kantor

Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan
kantor Pengawasan kantor (Pengendalian).

d. Tujuan kantor

1). Penerimaan Informasi

 2). Pencatatan informasi

3). Penyusunan informasi

4). Pemberian Informasi

5). Perawatan aktiva

e. Aspek manajemen kantor

1. Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan
dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen

2. Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut

3. Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen

dilangsungkan

4. Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan

5. Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor

6. Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor
untuk membantu pelaksanaan kerja.

f. Harapan manajemen kepada manajemen kantor

1. Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi

2. Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis

3. Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan
asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya

4. Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan

mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang berhasil

5. Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan merencanakan

pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.

g. Peranan manajemen kantorMenyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat membuat

keputusan Informasi tersebut harus :

1). Ringkas (concise)

 2). Cermat (accurate)

3). Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)

4). Tepat waktu (right time)

5). Biaya rendah (low cost)

4. Perumusan Organisasi

Organisasi yang merupakan usaha dari manusia itu segala kebutuhannya tidaklah
mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau masyarakat yang
mewujudkan organisasi kerja itu.

1. Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana

a. Manajer Umum
b. Petugas Pembeliaan
c. Manajer Produksi
d. Manajer Pemasaran

2. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang

a. Direktur Pengelola

b. Petugas Pembeliaan

c. Manajer Produksi

d. Manajer Pemasaran

5. Pendekatan Fungsional dalam organisasi

a). Sentralisasi

Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh seorang
manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam kantor-kantor
departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya. Didalam beberapa organisasi, manajer
kantor utama diberi tanggung jawab penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan
departemen operasi. Ia diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan
memanajemenkan kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti yang mungkin
diminta oleh manajer departemen atau fungsional.
b). Desentralisasi

contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus menunjukkan tanggung
jawab untuk memberikan pelayanan.

c) Manajer Umum

d) Petugas Pembelian

e) Manajer Produksi

f) Manajer Pemasaran

g) Manajer kantor

h) Kantor pembelian

i) Kantor pabrik sio

6. Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja

a. Delegasi

adalah proses dimana individu atau kelompok memindahkan kepada individu atau
kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi tertentu dan sekaligus mengambil keputusan
tertentu.

Delegasi dapat dinyatakan secara ringkas sebagai suatu proses dimana seorang manajer :

1) Menyerahkan tugas kepada bawahannya.

2) Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang dianggap perlu
untuk memungkinkan tugas dikerjakan.
3) Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan pekerjaan secara
memuaskan.

b. Analisis pekerjaan

adalah Proses penelitian tugas kantor

Langkah-langkahnya :Menentukan pembagian pekerjaan secara umum di dalam kantor

Pembagian tugas : Menurut fungsi dan menurut proses

BAB IV

PENUTUP
 A. KESIMPULAN

a. Manajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan

mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan
informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara
lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.

b. Manajemen Perkantoran dapat di nyatakan sebagai “ Kekuatan yang tidak berwujud, yang
merencanakan, mengorganisasikan da mengkoordonasikan manusia, bahan-bahan, mesin-mesin,
uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor dan mengarahkan dan mengawasi aneka
macam hal demikian rupa, hingga di capai sasaran perusahaan”.

B. SARAN

Kami menyadari masih banyak sekali kesalahan dalam pembuatan tugas kami pada kali
ini untuk itu kami mohon maaf jika ada kesalahan dan ketidakbenaran dari pembahasan kami
serta penulisan kami yang kurang dapat di mengetri, oleh sebab itu untuk memperbaiki dalam
pembuatan tugas kami selanjutnya kami minta kritik dan saran.

DAFTAR PUSTAKA

http://mbegedut.blogspot.com/2012/06/pengertian-manajemen-perkantoran.html
http://www.artikelekonomi.net/2011/pengertian-manajemen-perkantoran/

http://bebekaja-funie.blogspot.com/2007/07/informasi-dan-artikel-tips-tentang.html

http://thisismeyunus.wordpress.com/2012/01/09/pendekatan-pendakatan-manajemen-
perkantoran/

http://30agustus2003.blogspot.com/2012/04/manajemen-perkantoran.html