ARTI TATA USAHA, TUGAS, SERTA FUNGSINYA

Oleh Ibu Dr. Askariani Sahur, S sos, M.Si.

OLEH:
REZKI BOMBING
NIM: 35122040
KELAS 1 B

ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG
2022
DAFTAR ISIi
KATA PENGANTAR......................................................................................................iii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang..............................................................................................................4
B. Rumusan masalah.........................................................................................................5
C. Tujuan dan manfaat.......................................................................................................5
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Usaha..................................................................................................6
B. Ruang Lingkup Tata Usaha..........................................................................................7
C. Ciri-ciri Tata Usaha.......................................................................................................8
D. Tugas Tata Usaha.......................................................................................................12
E. Fungsi Tata Usaha.......................................................................................................13
F. Peranan Tata Usaha.....................................................................................................15
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan.................................................................................................................17
Saran................................................................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA

ii
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami haturkan kehadirat Allah Swt. yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami bisa menyelesaikan makalah ini tentang “ Kepemimpinan
Organisasi”
Tidak lupa juga kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah turut
memberikan kontribusi dalam penyusunan makalah ini. Tentunya, tidak akan bisa maksimal
jika tidak mendapat dukungan dari berbagai pihak.
Sebagai penyusun, kami menyadari bahwa masih terdapat kekurangan, baik dari penyusunan
maupun tata bahasa penyampaian dalam makalah ini. Oleh karena itu, kami dengan rendah
hati menerima saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini.
Kami berharap semoga makalah yang kami susun ini memberikan manfaat fan juga inspirasi
untuk pembaca.

Makassar 12 Januari 2022

iii
 BAB 1
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Kegiatan-kegiatan perkantiran maupun sekolah angat ditentukan oleh administrasi
Administrasi smerupakan suatu proses keseluruhan kegiatan yang berupa merencanakan,
mengatur (mengurus), melaksanakan dan mengendalikan semua urusan untuk mencapai
tujuan pendidikan dan pengajaran di sekolah.Administrasi sekolah merupakan suatu proses
pemanfaatan segala sumber (potensi) yang ada baik personil maupun material (kurikulum,
alat/media) dan fasilitas (sarana dan prasarana) serta dana yang ada secara efektif.
Aktivitas orang-orang dalam mengelompokkan, menyusun dan mengatur berbagai macam
pekerjaan perlu diselenggarakan untuk mencapai tujuan pendidikan. Untuk mencapai tujuan
pendidikan tersebut menuntut adanya kinerja yang baik dari semua komponen yang
mempunyai peranan penting di sekolah.
Dalam rangka untuk menunjang kelancaran proses belajar mengajar di sekolah diperlukan
suatu bagian yang mendukung kegiatan tersebut yaitu tata usaha. Tata usaha adalah suatu
bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar
berjalan lancar sesuai apa yang telah direncanakan dan bisa mencapai tujuan seperti yang
diinginkan. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala
sekolah, guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi: membantu proses belajar
mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian,peralatan sekolah, urusan infrastuktur sekolah,
keuangan dan hubungan masyarakat.
Keberadaan tenaga tata usaha sekolah dalam proses pembelajaran sangat diperlukan. Sebagai
salah satu komponen dalam proses pembelajaran, tugas dan fungsi tata usaha tidak dapat
dilakukan oleh pendidik. Hal ini disebabkan, karena pekerjaannya bersifat administratif yang
tunduk pada aturan yang sifatnya khusus. Tata usaha merupakan pekerjaan pelayanan untuk
membantu kelancaran proses pembelajaran, memerlukan keterampilan khusus, keahlian
tertentu, kompetensi yang berbeda dengan kompetensi yang disyaratkan untuk pendidik, dan
kadang kala tidak berhubungan secara langsung dengan peserta didik. Terselengaranya

4
B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa Arti Tata Usaha
2. Bagaimana Tugas Tata Usaha
3. Fungsi Tata Usaha

C. TUJUAN DAN MANFAAT TATA USAHA

Bertujuan mengetahui lebih jauh mengenai seputar tata usaha, tugas tata usaha,
maupun fungsi tata usaha
Adapun manfaat adanya tata adalah Kelancaran pekerjaan dan mencegah
kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan. Secara Etimologis, karena tata usaha
memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan

5
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Usaha
Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola
informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Ada
beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan
pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat.
a) Ditinjau arai asal kata
Tata Usaha terdiri dari dua kata yakni “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang
lebih mempunyai pengertian sebagai berikut
Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan
mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata
Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja.

b) Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata
Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan,
negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang
menyelenggarakan taha usaha.
c) Tata Usaha Menurut Para Ahli
Pada intinya tata usaha iyalah penyelenggaraan pekerjaan administrasi yang berkaitan
pada tulis-menulis atau kumpulkan data, termasuk dalam soal keuangan dan lain-lain
dalam sebuah perusahaan, organisasi atau negara:
1. Menurut Nawawi dan Martini (1996)
Tata usaha iyalah aktivitas melangsungkan, mengumpulkan, menulis, simpan,
menggandakan, dan mengirimi bermacam informasi data yang bermanfaat untuk
merealisasikan pekerjaan dasar organisasi.
2. The Liang Gie
dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian bahwa tata
usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan,
mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha
kerja.
3. Menurut Saiman (2002)
Tata usaha adalah satu aktivitas pendataan dan pengaturan bermacam jenis info.
Maksudnya iyalah supaya keterangan-keterangan itu bisa dipakai langsung untuk bahan

6
 atau sumber info untuk siapa yang memerlukan, terutamanya pimpinan
organisasi/perusahaan yang berkaitan.

4. Menurut Litlefield dan Petterson mengatakan

Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within
available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot
dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

B. RUANG LINGKUP TATA USAHA

Salah satu indikator untuk mengetahui baik atau tidaknya pengelolaan tata usaha
sekolah/madrasah adalah manajemen yang ada di bagian tata usaha. Dengan adanya
manajemen, semua pekerjaan yang ada di kantor tata usaha akan lebih terarah dan otomatis
tujuan dari tata usaha pun dapat tercapai. Untuk itu manajemen tata usaha yang meliputi
perencanaan, pengorganisasi, pelaksanaan/penggerakan, dan pengendalian akan dipaparkan
sebagai berikut :
a. Perencanaan
Perencanaa merupakan fungsi utama dalam setiap kegiatan/aktivitas administrasi.
Perencanaan merupakan dasar atau landasan dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas
administratis. Perencanaan secara formal didefinisikan sebagai suatu proses penetapan tujuan
yang akan dicapai dalam memutuskan strategi dan taktik untuk mencapainya. Didalam
perencanaan ilmiah dirumuskan dan ditetapkan seluruh aktivitas-aktivitas administrasi,
karena dalam perencanaan dirumuskan dan ditetapkan jawaban-jawaban dari pertanyaan-
pertanyaan tentang 5W1H, yaitu apa (what) yang akan dilakukan, mengapa (why) hal
tersebut dilakukan, siapa (who) yang melakukannya, di mana (where) melakukannya, kapan
(when) dilakukan, dan bahaimana (how) melakukannya.

b. Pengorganisasian
Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan membagi tugas-tugas kepada orang yang terlibat
dalam kerja sama sekolah. Pengorganisasian memiliki prinsip yaitu membagi tugas-tugas
pada berbagai unsur organisasi, dengan kata lain organisasi yang baik adalah organisasi yang
membagi tugas secara rata dan menstrukturkan tugas-tugas ke dalam komponen-komponen
organisasi secara seimbang. Pengorganisasia adalah sebuah kegiatan pengaturan personalia
atau pegawai yang tepat dan bermanfaat bagi manajemen, dan menghasilkan penataan dari
para pegawai. pada pengorganisasian ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:
1) Menentukan arah dan sasaran satuan organisasi.
2) Menganalisa beban kerja masing-masing satuan organisasi.
3) Membuat job description (uraian pekerjaan).

7
4) Menentukan seseorang atau karyawan yang berdasarkan atas pertimbangan arah dan
sasaran, beban kerja, dan uraian pekerjaan

c. Pelaksanaan atau penggerakan

Pelaksanaan merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerja sama diantara staf pelaksana
program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Fungsi
pelaksanaan atau penggerakan ini tidak terlepas dari fungsi manajemen yang lainnya, antara
satu dengan yang lainnya saling berkaitan. Penggerakan mempunyai peran yang sangat
penting. Karena diantara fungsi manajemen yang lainnya, pelaksanaan merupakan yang
secara
langsung berhubungan dengan manusia atau pelaksana. Dengan adanya fungsi ini maka
fungsi manajemen yang lainnya dapat berjalan dengan efektif. Pelaksanaan merupakan
kegiatan pokok dalam manajemen yang mendorong dan menjuruskan semua bawahan agar
berkeinginan, mempunyai tujuan untuk menggerakkan mencapai tujuan yang telah ditentukan
dan mereka berkepentingan serta bersatu padu dengan rencana usaha organisasi
Berdasarkan pengertian pelaksanaan diatas, dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan
merupakan usaha mengaktualisasikan perencanaan dengan adanya arahan dari pimpinan
melaui berbagai pengarahan dan motivasi kerja agar setiap pegawai dapat melaksanakan
tugasnya secara optimal sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya. Dalam pelaksanaan
tata usaha sekolah, pelaksanaan tata usaha dapat diartikan sebagai proses berlangsungnya
kegiatan pelayanan dan pemenuhan atau penyediaan kebutuhan penunjang di sekolah. Jadi,
pada proses pelaksanaan disini terdapat proses interaksi antara petugas tata usaha dengan
pelanggan pendidikan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelanggan pendidikan
untuk mencapai tujuannya.

d. Pengawasan atau Pengendalian

Pengawasan merupakan kegiatan-kegiatan dimana suatu sistem diselenggarakan dalam
kerangka norma-norma yang ditetapkan atau dalam keadaan keseimbangan bahwa
pengawasan memberikan gambaran mengenai hal-hal yang diterima, dipercaya atau mungkin
dipasrahkan, dan batas pengawasan merupakan tingkat nilai atas atau bawah suatu sistem
dapat menerima sebagai batas toleransi dan tetap memberikan hasil yang cukup memuaskan.
Pengawasan atau pengendalian sering kali ditafsirkan sebagai usaha dari manajer atau
lembaga pengawasan sebagai kegiatan untuk mencari kesalahan padahal fungsi pengawasan
atau pengendalian tersebut adalah sebagai salah satu kegiatan untuk mengadakan perbaikan
bila hasil atau jasa yang sudah distandarisasi itu tidak sesuai dengan hasil yang diharapkan,
Pengawasan atau pengendalian adalah bagian akhir dari fungsi manajemen, dan merupakan
salah satu aspek penting dalam dinamika sebuah organisasi. Pengawasan diartikan sebagai
salah satu kegiatan mengetahui realisasi perilaku personal sekolah dan apakah tingkat
pencapaian tujuan pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari hasil
pengawasan apakah dilakukan perbaikan

8
 C. CIRI TATA USAHA
Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan dari suatu organisasi.
Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa tata usaha diperlukan
dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Tata usaha terdapat dalam kantor
dari pucuk pimpinan sampai ruang kerja satuan organisasi yang terbawah.
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala
tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, atau kantor dari suatu
badan usaha yang bersangkuntan.

Adapun ciri-ciri khusus tata usaha menurut Littlefield dan Rachel, yaitu :
1. Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-lebih banyak tugas yang sukar
diukur.
2. Corak berubah-ubah yang lebih besar dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke
peristiwa lain.
3. Banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan
adanya ukuran-ukuran baku.
4. Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran

1. Tata Usaha Kantor

Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-
pembuatan wark Menurut Litlefield dan Petterson mengatakan “ Office lay out may be
defined as the arrangement of furniture andequipment within available flour space” (tata
ruang kantordapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas
yang tersedia).at-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk
mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari
pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar
perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan, dan
oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak secara langsung sebagai bahan informasi
bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang
membutuhkannya.
Dengan demikian, tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa
perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut :
1. Korespondensi dan laporan,
Kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun
kantor samapi pada persiapan hal-hal yang harus dilapokan kepada pimpinan.

9
2. Tata hubungan
Yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta
facsimile dan surat
3. Pencatatan dan perhitungan
Kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dll.
4. Kearsipan
Hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan
berkaitan dengan kegiatan organisasi.

2. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu
semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur.
Keempat Azas tersebut adalah:
a. Asas jarak terpendek
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan
jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat.
Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai
ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
b. Asas Ranngkaian Kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan
pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan
mejanya sudah runtut/teratur.

c. Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada
ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya
sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
d. Asas perubahan susunan tempat kerja ini memungkinkan apabila di kantor ada
perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah
dan cepat. 4) Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor

3. Prinsip-prinsip tata ruang kantor terbagi atas :

1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

10
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus
ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawaidan
penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
4. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa
menghadap pada sumber cahaya.
7. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian
depan.
8. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya
dijauhkan dari satuan lainnya.
9. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada padadinding atau susun tangga yang mudah
terjangkau oleh petugas.
5) Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor

4. Bentuk tata ruang kantor terbagi atas:

1. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja
terbagi-bagi dalam beberapa bagian. Keuntungannya adalah moral pekerja atau staf tetap
terjaga, pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga, menghindari gangguan dari pekerja satu
ke yang lainnya, pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak
terganggu oleh kegiatan para karyawan. Kelemahannya adalah pengawasan lebih sulit
dilakukan karena terhalang oleh penyekat, cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar
sehingga suasana lebih pengap dan gerah, apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang
satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan, dan apabila terjadi
penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelesaian
suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
2. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah pisahkan atau
tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar
terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.
3. Tata Ruang Kantor Semi Tertutup
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter. Keuntungan
ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja. Kerugian ruang kantor semi
tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
4. Lingkungan Fisik Kantor

11
Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi.
Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan,
apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor
tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang
harus diperhatikan, diantaranya:
a. Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
b. Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
c. Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.
d. Udara yang bersih dan segar.
e. Ongkos pemeliharaan yang rendah.
f. Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.
5. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang
a. Perencanaan Cahaya
b. Perencanaan Warna
c. Perencanaaan Udara

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan
karyawan
lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang
sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yang terpendek

D. TUGAS TATA USAHA

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana dan program
Bagian Tata Usaha, urusan kepegawaian, keuangan, persuratan, urusan dalam,

12
 perlengkapan, rumah tangga, pengelolaan perpustakaan, dan penyusunan laporan Bagian
Tata Usaha dan laporan Program Pelatihan Mandiri Perwakilan.

a) Subkordinator Keuangan, mendukung kegiatan pengawasan melalui :

1. Perencanaan anggaran melalui Anggaran Berbasis Kinerja (ABK)
2. Penyusunan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)
3. Pengelolaan keuangan dengan mengimplementasikan Sistem Akuntansi Pemerintah
(SAP).

b) Subkordinator Pengelolaan BMN, Rumah Tangga dan Kearsipan, mendukung

kegiatan pengawasan melalui :
Pengelolaan inventaris kantor dengan mengimplementasikan Sistem Akuntansi Barang Milik
Negara (SABMN).
Melaksanakan kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, seperti poliklinik,
perpustakaan, koperasi pegawai, mesjid, auditorium dan ruang-ruang khusus untuk
pelaksanaan pembuatan Berita Acara Pemeriksaan (untuk kegiatan audit investigasi) dan
kegiatan Satuan Tugas Good Corporate Governance (Satgas GCG).
c) Subkordinator kepegawaian, mendukung kegiatan pengawasan melalui :
a) Peningkatan kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) melalui pengiriman pegawai
ke Pusat Pendidikan Latihan Pengawasan BPKP
b) Pengelolaan administrasi kepegawaian
d) Pembinaan Jabatan Fungsional Auditor (JFA).

E. FUNGSI TATA USAHA

Adapun bila dilihat ditinjau inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup enam pola
perbuatan (fungsi) yaitu sebagai berikut:
1. Menghimpun
Kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi
sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari
informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana,
tugas tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.
2. Mencatat
Keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali
dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami,
disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam
pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.

13
3. Mengola
kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.
4. Menggandakan
Keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan
(diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.

5. Mengirim
Kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan kepada pihak
yangmemerlukan dengan menggunakan berbagai saluran informasi, seperti edaran, surat
elektronik, dan lain sebagainya.
6. Menyimpan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan
menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.

Tata Usaha (TU) disekolah menurut Mill dan Standingford (1982) memiliki 8 tugas
administrasi diantaranya adalah:
1. menulis surat
2. membaca
3. menyalin (menggandakan)
4. menghitung
5. memeriksa
6. memilah (menggolongkan dan menyatukan)
7. dan menyusun indeks dan
8. melakukan komunikasi (lisandantertulis).

Menurut Nansen School, Birm, UK, 2001 fungsi staff TU di sekolah adalah menangani
urusan administrasi yg dibagi menjadi 4 bagian, antara lain:
1. School assistant
2. Clerical assistant
3. Finance assistant
4. General assistant

14
Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) Tenaga Administrasi atau Tata Usaha (TU) disekolah
Tugas pokok Kepala Tata Usaha (KTU) berdasar Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan
261 Tahun 1996 adalah sebagai berikut :
1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah
2. Pengelolaan keuangan sekolah
3. Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU
4. Pembinaan dan pengembangan karier bagi pegawai tata usaha sekolah
5. Penyusunan administrasi dan perlengkapan sekolah
6. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
7. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara berkala

F. PERANAN TATA USAHA

Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu
mempunyai segi ketata usahaan. Littlefield dan Peterson berpendapat bahwa setiap pekerjaan
dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan pekerjaan perkantoran atau
pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat
saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian,
kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian,
segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.
Selanjutnya, Coleman Maze berpendapat bahwa kantor tata usaha dulu dianggap tidak lebih
daripada titik temu dari tatahubungan ke dalam dan keluar yang hanya mampuy kadang kala
mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak mempunyai nilai praktis.
Untunglah kecenderungan dewasa ini ialah memandang kantor itu sebagai jasad hidup yang
sangat penting. Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayan. Ini
diterima sebagai suatu sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari perusahaan modern.
Tanpa kantor tata usaha, roda-roda pabrik tidak berputar dan penjualan barang-barang atau
jasa-jasa tidaklah mungkin.
Secara garis besar, tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, yaitu :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu
organisasi.
Maksudnya, tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan
keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan
yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan
secara lebih baik.
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

15
Maksudnya, keterangan-keterangan yang diperoleh dari pekerjaan kantor dapat dipergunakan
bagi pimpinan dalam merencanakan atau mengendalikan segala kegiatan organisasi.
Pengendalian kegiatan organisasi dan pengambilan keputusan tidak akan dapat dilaksanakan
dengan tepat tanpa adanya bahan-bahan keterangan dari pekerjaan kantor.

c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Maksudnya, banyak organisasi baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, dalam
menyelenggarakan kegiatannya kurang atau tidak melakukan pencatatan-pencatatan secara
cermat dan lengkap. Begitu juga dalam penyimpanan dan pemeliharaan dokumen-dokumen
yang berisi keterangan-keterangan penting jurang perhatian. Padahal, keterangan-keterangan
tersebut penting dan diperlukan untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan atau
penyusunan program bagi perkembangan organisasi. Dengan kabur dan gelapnya sumber
dokumen itu, maka tentu akan menyulitkan dalam kehidupan organisasi apabila dibutuhkan
dokumen-dokumen tersebut.

16
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan
Tata Usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-
keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai
bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh
siapa saja yang membutuhkannya. Peran tata usaha di sebuah kantor sangatlan penting demi
kelancaran untuk mencapai tujuan dari kantor tersebut. Tata Usaha juga melayani
pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan
kantor.
Dari sinilah kami menyimpulkan bahwa Tata Usaha adalah bagian terpenting di sebuah
kantor. Karena tanpa adanya tata usaha, pekerjaan kantor akan tersumbat, pemimpin juga
akan susan mendapat informasi yang baru.
Saran
Setelah kami menyelesaikan makalah Kesekertarisan ini, kami berharap Tata Usaha
yang ada di Universitas Kuningan lebih ditingkatkan lagi. Agar tujuan dari UNIKU dapat
tercapai dengan baik. Karena menurut kami, dalam hal pelayanan di tata usaha UNIKU
kurang memuaskan. Saran kami satu lagi yaitu masalah Perpustakaan, kami harap buku-buku
di perpustakaan lebih dilengkapi lagi agar para mahasiswa dalam mencari materi lebih
mudah.

17
Daftar Pustaka
http://juniarari.blogspot.com/2011/11/peranan-tata-usaha-dalam-
organisasi.html#:~:text=Maksudnya%2C%20tata%20usaha%20melayani
%20pelaksanaan,yang%20bersangkutan%20secara%20lebih%20baik.

http://ekookdamezs.blogspot.com/2012/04/makalah-tata-usaha-ata-usaha.html

https://www.bpkp.go.id/dki1/konten/699/Bagian-Tata-Usaha.bpkp#:~:text=Bagian%20Tata
%20Usaha%20mempunyai%20tugas,laporan%20Program%20Pelatihan%20Mandiri
%20Perwakilan
http://repo.uinsatu.ac.id/20761/5/BAB%20II.pdf

https://www.slideshare.net/amalianovianti1/makalah-tata-usaha-dan-peranannya

https://www.administrasipublik.com/2021/02/pengertian-tata-usaha-tugas-serta.html

https://osf.io/87b6s/download/?format=pdf

18
Daftar pertanyaan
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tata usaha
Jawaban: Tata Usaha adalah penyelenggaraan kegiatan administrasi, yakni urusan tulis-
menulis (termasuk hal keuangan dan sebagainya) dalam sebuah perusahaan, organisasi,
dan juga negara. Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan
pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan
sebagai bahanketerangan bagi pimpinan. Adanya tata usaha sangat diperlukan di
organisasi kantor. Karena Tata Usaha merupakan bagian yang penting di organisasi kantor
demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan kantor

2. Apa saja tugas-tugas tata usaha? jelaskan secara singkat!

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana dan program
Bagian Tata Usaha, urusan kepegawaian, keuangan, persuratan, urusan dalam,
perlengkapan, rumah tangga, pengelolaan perpustakaan, dan penyusunan laporan Bagian
Tata Usaha dan laporan Program Pelatihan Mandiri Perwakilan.
3. Sebutkan beberapa tupoksi tata usaha
1. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah.
2. Pengelolaan dan pengarsipan surat-surat masuk dan keluar.
3. Pengurusan dan pelaksanaan administrasi sekolah.
4. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah.
5. Penyusunan administrasi sekolah meliputi kurikulum, kesiswaan dan ketenagaan.
4. Sebutkan dan jelaskan secara singkat peranan tata usaha
tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu:
1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu
organisasi
2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan

19
 3) Membantu kelancaran seluruh kegiatan-kegiatan yang terkait administrasi
5. Jelaskan sacara singkat pentingnya tata usaha
Adanya tata usaha sangat diperlukan di organisasi kantor. Karena Tata Usaha merupakan
bagian yang penting di organisasi kantor demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya
tujuan kantor. Misalnya saja peran tata usaha adalah menyediakan informasi bagi pemimpin
perusahaan.

20