MAKALAH

“FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN”

DI SUSUN OLEH KELOMPOK II :

SERLITA
PUTRI KARINA
AYU NINGRUNG
NOVRENDIKA
IDA

GURU MAPEL PELAJARAN : IBU JAMILAH, S.Ak

SMK NEGERI 5 PINRANG

2022/2023
 KATA PENGANTAR

Pertama kami panjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahma
t dan karunianya yang telah diberikan kepada kita. Semoga shalawat dan
salam selalu dilimpahkan kepada junjungan nabi besar Muhammad SAW,
beserta sahabat dan keluarganya, serta pengikutnya hingga akhir zaman. Amin.

K a m i p e n y u s u n m a k a l a h , alhamdulillah telah berhasil menyelesaik

an makalah yang berjudul “Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran”. Dan m
akalah ini kami ajukan sebagai tugas untuk melaksanakan kewajiban sebagai ma
hasiswa.

Semoga dengan tersusunnya makalah ini, diharapkan dapat memba

ntu teman-teman sekalian dalam memahami bagaimana arti, fungsi dan prinsip
komunikasi tersebut dalam pembangunan.

Kami menyadari bahwa penulisan dan penyusunan makalah ini masih jau
h dari sempurna. Oleh karena itu adanya masukan, pendapat, maupun kritik d
an saran yang membangun sangat diperlukan. Semoga hasil makalah ini dapat ber
manfaat bagi yang membutuhkan dan mendapat ridho Allah SWT. Aamiin.

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................................................
BAB I......................................................................................................................................................
PENDAHULUAAN...................................................................................................................................
A.Latar Belakang................................................................................................................................
B.Rumus Masalah..............................................................................................................................
C.Tujuan Penulis................................................................................................................................
BAB II.....................................................................................................................................................
PEMBAHASAN.......................................................................................................................................
A.Pengertian Manajemen Perkantoran.............................................................................................
B.Tujuan Manajemen Perkantoran....................................................................................................
C.Fungsi-Fungsi Perkantoran.............................................................................................................
D.Pekerjaan-pekerjaan kantor.........................................................................................................
BAB III..................................................................................................................................................
PENUTUP.............................................................................................................................................
A.Kesimpulan...................................................................................................................................
B.SARAN..........................................................................................................................................

BAB I

PENDAHULUAAN

A.Latar Belakang

Menurut James A.F.Stoner, Manajemen adalah suatu proses perencanaa

n, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi d
an menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu kea
daan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada prose
s perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana k
eempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai
suatu tujuan organisasi.

Dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dila

kukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kanto
r, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada b
erbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara l
ain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan inf
ormasi (arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapain
ya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan
perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebu
t, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosa
n tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi ma
najemen
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha p
enyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dal
am arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan
dan staf yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi
dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara be
rsungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga d
apat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikat
akan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti keh
idupan organisasi.

A. Rumus Masalah

1. Pengertian manajemen perkantoran

2. Tujuan manajemen perkantoran
3. Fungsi manajemen perkantoran
4. Pekerjaan-pekerjaan kantor
5. Ruang lingkup manajemen perkantoran
B. Tujuan Penulis

1. Untuk mengetahui dan memahami Pengertian Manajemen Perkantoran

2. Untuk mengetahui dan memahami Tujuan Manajemen Perkantoran
3. Untuk mengetahui dan memahami Fungsi Manajemen Perkantoran
4. Untuk mengetahui dan memahami Pekerjaan-Pekerjaan Kantor
5. Untuk mengetahui dan memahami Ruang Lingkup Manajemen Perkantora
n

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Perkantoran

Sebelum membahas manajemen kantor ada baiknya kita mengetahui pengert

ian kantor itu sendiri. Kantor menurut J.C.Denyer (1973) adalah tempat dimana bi
asanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada te
mpat itu. Sedangkan menurut Atmosudirdjo menyebutkan kantor adalah unit orga
nisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna mem
bantu pimpinanTugas utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan
dan member dukungan (fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi. Fungsi uta
ma suatu kantor adalah :

 Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi.

  Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja operasional (sub
tantif).
 Pengelolaan sumber daya organisasi.
 Pengelolaan data dan informasi organisasi.
Sebelum mengenal definisi manajemen perkantoran, kita harus mengetah
ui ap aitu manajemen. Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagem
ent, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Berikut pengertian
Manjemen menurut beberapa para ahli:
 Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerj
a, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-o
rang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nya
ta.
 Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adal
ah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau d
alam kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, p
engamatan dan pelajaran Serta kemampuan untuk menggunakan penget
ahuan manajemen
 Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaks
anakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini menga
ndung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tu
juan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksan
akan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaks
anakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.
 Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses per
encanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumb
er daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efekt
if berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, semen
tara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, ter
organisir, dan sesuai dengan jadwal.
Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keada
an terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada pros
es perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang m
ana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk
mencapai suatu tujuan organisasi. Sedangkan manajemen kantor didefinisikan
dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan
yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantarany
a:
 Menurut J.C. Danyer 1973 Manajemen perkantoran adalah pengarahan
dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus
dengan cara yang sehemat-hematnya.
 Menurut J.C. Danyer 1973 Manajemen kantor dapat dirumuskan sebaga
i pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu da
n untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggu
nakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metod
e yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai.
 Menurut GR Terry,1974 Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai
perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta men
ggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
 Menurut Littlefield dan Peterson, istilah manajemen perkantoran akan d
ipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perka
ntoran akan dianggap meliputi manajemen dari pada pekerjaan kantor d
imanapun dan oleh siapapun dilakukan.
 Menurut Edwin Robinson 1953, Manajemen perkantoran berkenan den
gan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran.
 Menurut Mills 1990, Manajemen kantor adalah seni membimbing perso
nel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan d
emi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah
kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol set
iap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan
informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaa
n kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan p
enyimpanan informasi (arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain seba
gainya

B. Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapain
ya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan
perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebu
t, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosa
n tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi ma
najemen.
Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya informasi yang siap di
pakai. Ciri informasi yang siap dipakai adalah:
 Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan
maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingku
ngan masyarakat.
 Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi unt
uk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
 Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, m
elaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tan
ggungjawabnya.
 Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/
dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas p
okok Lembaga.
 Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga d
iperoleh manfaat masing-masing pihak.
 Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi
keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan diperta
nggungjawabkan.
 C. Fungsi-Fungsi Perkantoran
Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan wark
at yang secararinci adalah :
 Untuk menerima keterangan (misalnya : surat-surat, harga, kutipan dans
ebagainya)
 Untuk mencatat keterangan (misalnya : persediaan, harga dan catatan-c
atatankepegawaian) 
 Untuk menyusun keterangan (misalnya : dalam pembiayaan, pembukua
n dansebagainya)
 Untuk member keterangan (misalnya : faktor-faktor penjualan, perkiraa
n- perkiraan dan sebagainya)
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha p
enyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dal
am arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan
dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi
dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara be
rsungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga d
apat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikat
akan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti keh
idupan organisasi.
Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan,
pusat melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat mere
ncanakan, mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat
tersebut member arti dan membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala m
acam bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan dan penyimp
anan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.

D. Pekerjaan-pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha seperti pekerjaan k

antor yang berhubungan dengan arsip-arsip. Selain itu pekerjaan kantor juga
meliputi tugas-tugas lainseperti komunikasi antara individual-individual dala
m perusahaan melalui konferensi-konferensi, wawancara-wawancara, pembic
araan-pembicaraan melalui telpon atau instruksi-instruksi dan komunikasi ant
ara perusahaan dan orang-orang diluar perusahaan misalnya melalui surat-sur
at, pembicaraan-pembicaraan melalui telepon dan sebagainya.
Dalam proses memulai, mengembangkan dan mengawasi kegiatan bisnis,
manajer danstaff kantornya mengambil bagian yang tidak sedikit dalam kegia
tan kantor. Terdapat lima bidang kegiatan atau pekerjaan perkantoran yaitu:
 Kegiatan komunikasi
Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusat k
omunikasi.Perusahaan atau organisasi menerima perintah, informasi da
n laporan dari perusahaanatau organisasi lain dan setelah mempersiapkan atau
memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen, meneruskan instruksi
dan penjelasan kepada mereka yang membutuhkan informasi tersebut.
 Kegiatan kalkulasi
Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulas
i atau perhitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan saat it
u sangat banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana hingga computer.
 Pengelolaan arsip penyusunan laporan
Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien.
Bahkan arsip tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak
yang telah dibuatatau janji-janji yang telah dipenuhi. Arsip yang disusun d
engan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah dan dalam
banyak hal mampu membandingkan pelaksanaan pekerjaan yang dilaku
kan sekarang dengan apa yang telah terjadi pada masa lalu dan meneliti
masalah-masalah yang akan timbul jauh sebelum itu terjadi.
 Penyusunan laporan
Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Apabila anggota staff meng
etahui sesuatu yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Ban
yak laporan diperlukan sebagai prosedur-prosedur rutin dari departeme
n-departemen dalam perusahaan.
 Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
 Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor i
ngin berfungsidengan tepat.
Disamping itu ada tambahan pekerjaan tambahan itu adalah:
 Menulis (termasuk mengetik dan lain-lain untuk mempercepat proses penulisan)
 Menyalin (baik dengan tangan, mekanik maupun fotografis).
 Mengarsip (termasuk memilih, member nomor dan menyusun indeks)
 Mengecek (memeriksa).
E. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
Charles O. Lebbey membagi ruang lingkup Manajemen Perkantoran dala
m 9 bidang ,sebagai berikut :
 Offfice Space (Ruang Perkantoran)
Termasuk di dalamnya adalah perkiraan kegutuhan ruang, tata ruang, ve
ntilasi udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertem
uan, perubahan ruang, dan pemeliharaan ruang.
 Office Communication (Komunikasi Kantor)
Termasuk di dalamnya adalah pengiriman surat, penanganan telepon, te
lex penerimaan tamu.
 Office Personnel (Kepegawaian/ Manajemen Sumber Daya Manusia)
Termasuk di dalamnya adalah Seleksi pegawai, Orientasi, Latihan, Pen
gujian,Kenaikan Pangkat, Turnover (pergantian pegawai), Pengerahan
Pegawai,Keterlambatan, Kemangkitan, Wawancara, Semangat dan Mot
ivasi kerja, Disiplin,Pensiun, Penilaian pegawai dan Pengaduan.
 Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)
Termasuk di dlamnya Meja, Kursi, Lemari, Perlengkapan Arsip, Pemeli
haraan dan perbaikan alat, Penilaian perlengkapan kantor yang baru.
 Appliances and Machine (Peralatan dan Mesin-mesin kantor)
Termasuk di dalamnya adalah Mesin Tik, Mesin Komputer, printer, LC
D, Facsimili,Mesin Photo Copy, Telepon, Mesin Ganda, Pemeliharaan
dan Perbaikan Mesin, serta Penilaian Peralatan dan Mesin baru.
 Supplies and Stationary (Perbekalan dan Keperluan Alat Tulis)
 Termasuk di dalamnya adalah Alat Tulis kantor, Alat-alat kebersihan, P
enilaian perbekalan.
 Methods (Metode)
Termasuk di dalamnya adalah pengolahan Bahan keterangan, Penyelidi
kan rutin, danAnalisis Statistik.
 Records (Warkat)
Termasuk di dalamnya Perancangan formulir, Penanganan surat, Pola s
urat, MetodePelaporan, Penyelidikan, Penyingkiran warkat, Micro Film,
Jadwal Penyimpanan, Praktik Kearsipan dan Penyimpanan warkat.
 Executive Controls (Kontroll Pejabat Pimpinan)
Termasuk di dalamnya adalah Perencanaan organisasi, Perencanaan An
ggaran, Forecasting, Buku Pedoman kerja, Konferensi, Mutasi, Job Ana
lysis, Sistem Penggajian.
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapain
ya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan
perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebu
t, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosa
n tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi ma
najemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha p
enyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dal
am arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan
dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi
dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara be
rsungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga d
apat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikat
akan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti keh
idupan organisasi.
Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan,
pusat melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat mere
ncanakan, mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat
tersebut memberarti dan membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala ma
cam bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan dan penyimpa
nan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.

B. SARAN
 Penulis berharap kepada seluruh pihak yang mempunyai komitmen terha
dap pengembangan ilmu kiranya dapat saran dan kritik yang bersifat ilmia dan
konstruktif guna melengkapi makalah yang penulis yakni masih sangat jauh da
ri kata kesempurnaan. Semoga pembahasan makalah ini tentang fungsi-fungsi
dari manajemen dapat menambah wawasan dan membuat organisasi/lembaga
mencapai tujuan,dapat menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan yang salin
g bertentangan, serta mencapai efesien dan efektivitas dari lembaga/organisasi
tersebut.