KATA PENGANTAR

Puji Syukur Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
karena atas rahmat dan kasih-Nya kepada kami. Sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Walaupun dibarengi oleh
tantangan dan rintangan. Adapun judul makalah ini adalah Manajemen
Perkantoran. Adapun tujuan dari makalh ini adalah untuk menyelesaikan tugas
pembelajaran Pengantar Manajemen yang bertujuan untuk
mengetahui bagaimana ruang lingkup manajemen perkantoran. Penulisan
makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi
mahasiswa STIT Darul ‘Ulum Sarolangun
Akhirnya pada kesempatan ini kami ingin menyampaikan rasa terima
kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah membantu
saya menyelesaikan makalah ini. Dengan hati yang ikhlas, pada kesempatan ini
kami menyampaikan rasa terima kasih kepada:
1. Yang teristimewa kepada Tuhan Yang Maha Esa
2. Kepada dosen pembimbing yang telah memberikan dorongan dan semangat
selama penyelesaian makalah ini.
3. Kepada orangtua yang selalu mendukung kami dalam penyelesaian tugas ini.
4. Kepada teman-teman yang telah memberikan inspirasi kepada kami sehingga
kami dapat menyelesaikan makalah ini.
Meskipun kami berusaha semaksimal mungkin, tetapi kami menyadari bahwa
makalah ini masih jauh dari harapan, kami sangat mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

Sarolangun, Oktober 2018

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
ABSTRAK
BAB I : PENDAHULUAN
1. Latar Belakang …………………………………………………….. 1
2. Rumusan Masalah …………………………………………………. 2
3. Tujuan Penulisan …………………………………………………... 2
4. Metode Penulisan ………………………………………………….. 2

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian manajemen …………………………………………….. 3

BAB III : ANALISA PEMBAHASAN

1. Pengertian Manajemen Kantor …………………………………….. 5
2. Aktivitas Manajemen Kantor ……………………………………… 6
3. Proses Manajemen Kantor …………………………………………. 9
4. Perumusan Organisasi ……………………………………………… 10
5. Pendekatan Fungisional dalam Organisasi ………………………. ... 11
6. Pembagian Kerja dan Penugasan ……………………………………. 12

BAB IV : PENUTUP
1. Kesimpulan ………………………………………………………. .. 13
2. Saran ………………………………………………………………. . 13

DAFTAR
PUSTAKA …………………………………………………………………. . 14
ABSTRAK
Manajemen Perkantoran dapat di nyatakan sebagai “Kekuatan yang tidak
berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan da mengkoordonasikan
manusia,
bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor
dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di
capai
sasaran perusahaan”. Manajemen perkantoran bukanlah suatu aktivitas yang
hanya bersifat
mekanistik. Penerapan fungsi-fungsi manajerial secara efektif menimbulkan
kesulitan
besar.
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya
tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan
perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut,
maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan
tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi
manajemen.Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya informasi yang
siap dipakai.
Ciri-ciri informasi yang siap dipakai adalah: Menerapkan dan mengembakan
kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulisdengan relasi dengan
memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat. Menerapkan dan
mengembangkan kemampuan teknologi informasi untukmelaksanakantugas
secara efektif dan
efisien. Menerapka
n dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,
melaksanakan,mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggung
jawabnya.
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar belakang
Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya
anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Dari gambar di atas menunjukkan
bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari prosesyang ditunjukkan
oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan,
pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat
proses tersebut saling mempunyaifungsi masing-masing untuk mencapai
suatu tujuan organisasi. Dapat disimpulkan bahwa
Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan
untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor,
dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada
berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor
antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan
penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan
lainsebagainya.Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh
adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak
sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan
pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk
mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya
yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya
dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan,
usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara
profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran
memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat
dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan
 dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha
untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang
berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa
penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan
organisasi.

2. Rumusan masalah
1. 1.Apa saja hal-hal yang harus kita ketahui tentang manajemen perkantoran
2. mengapa sering kali ada bentrok antara karyawan dan perusahaan ?
3. Kenapa sering kali ada karyawan yang tidak puas terhadap perusahaan ?
3. Tujuan penulisan
1. Mengetahui semua hal secara jelas dan tepat tentang manajemen terutama
manajemen perkantoran itu sendiri.
2. Mengetahui sebab bentrok antara karyawan dan perusahaan.
3. Mengetahui sebab terjadinya ketidakpuasan terhadap perusahaan.

4. Metode penelitian:
Dalam hal ini penulis menggunakan:
1. Metode deskritif, sebagaimana ditunjukan oleh namanya, pembahasan ini
bertujuanuntuk memberikan gambaran tentang suatu masyarakat atau
kelompok orang tertentu atau gambaran tentang suatu gejala atau hubungan
antara dua gejala atau lebih (Atherton dan Klemmack : 1982).
2. Penelitian kepustakaan, yaitu Penelitian yang dilakukan melalui
kepustakaan,mengumpulkan data-data dan keterangan melalui buku-buku
dan bahan lainnya yang ada hubungannya dengan masalah-masalah yang
diteliti.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Kantor

Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan
untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.
Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang
berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses
tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses
pembuatan keputusan.Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu
jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas,
manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen
berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.
B. Fungsi Manajemen
 Perencanaan
 Pengorganisasian
 Pengkoordinasian
 Pengawasan

C. Elemen Manajemen
 Man
 Money
 Material
 Market
 Machine
 Method (Metode)

Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang

berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran.
  Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan,
mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan
menertibkan ketatausahaan kantor.
 Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan
penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran
organisasi.
Dua sudut penglihatan manajement kantor:
Dari sudut manajemen : Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk
merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan,
mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tata usaha kantor.
Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan
yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata
usaha dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai
dengan tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan
saja keahlian tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang –
orang. Artinya, memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan
kreatif. Oleh karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu
menggerakan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang
berhasil adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi
kesempatan kepada bawahannya untuk maju, dalam arti mampu
meningkatkan dan mengembangkan keahlian serta pengabdiaan bawahannya
D. Aktivitas dari Manajemen Kantor
Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat
lima bidang kegiatan utama, yaitu:
Kegiatan komunikasi
Kegiatan kalkulasi
Pengolahan Warkat
Penyusunan laporan
 E. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Pekerjaan manajer dalam menilai dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan
c yaitu dengan cara pengawasan yang diperoleh melalui:
a) Developing performance standard (perkembangan tingkat/derajat pekerjaan)
b) Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan)
6
c) Evaluating results (penilain hasil pekerjaan
d) Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).
Keempat cara pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan
sebagai berikut:
a) Develoving performance standard
b) Pekerjaan yang harus di selesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat –
alat pengukuran (yard – stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang
yang harus melapor padanya
c) Measuring performance
d) Menetapkan status pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan yang telah
selesai. Hal ini dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai
kegiatan.
e) Evaluating result
Menetapkan arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan
cara membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil
pekerjaan.
f) Taking corrective action
Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan –
penyimapangan yang terjadi.Fungsi pokok manajemen dalam perkantoran
yang merupakan pekerjaan manajer seperti berikut:
Perencanaan (pleaning)
Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai
Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating
Memperkirakan kondisi – kondisi pekerjaan yang dilakuka
Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk
pelaksanaan kerja
Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi
Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan

7
2. Pengorganisasian (organizing)
Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional
Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara operasioanal
Menggabungkan jabatan – jabatan operasional kedalam unit – unit yang saling
berkaitan
Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai
Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan
Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota
Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai
Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan
3. Penggerakan (Actuating)
Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua keputusan,
tindakan atau perbuatan
Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya
Memotivasi anggota
Berkomunikasi secara efektif
Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh
Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja yang melakukan pekerjaan
dengan baik
Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya
4. Pengendalian (controllig)
Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk pengawasan
Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan
Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja
Membuat media pelaksanaan secara tepat
Memberitahukan media pengukur pekerjaan
Memindahkan data secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan
penyimpangan – penyimpangannya
8
Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota
Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian
penjelasan
Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.
3. Proses Manajemen Kantor
i. Perencanaan kantor
b. Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus
dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha
kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang
tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut.
c. Pengorganisasian kantor
d. Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk
mencapai tujuan tertentu.
e. Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja,
susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara
para petugas dan struktur hubungan tersebut.
i. Pengoordinasian kantor
f. Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi
sejumlah kegiatan kantor Pengawasan kantor (Pengendalian).
i. Tujuan kantor

Penerimaan Informasi
Pencatatan informasi
Penyusunan informasi
Pemberian Informasi
Perawatan aktiva
e. Aspek manajemen kantor
Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan
mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen
Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf
tersebut
Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan
manajemen dilangsungkan
9
Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan
Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam
kantor
Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam
kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.
f. Harapan manajemen kepada manajemen kantor
Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi
Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis
Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci
dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya
Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya
dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter
eksekutif yang berhasil
Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan merencanakan
pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.
g. Peranan manajemen kantorMenyiapkan informasi agar manajemen puncak
dapat membuat keputusan Informasi tersebut harus :

Ringkas (concise)
Cermat (accurate)
Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)
Tepat waktu (right time)
Biaya rendah (low cost)

4.Perumusan Organisasi
Organisasi yang merupakan usaha dari manusia itu segala kebutuhannya tidaklah
mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau
masyarakat yang mewujudkan organisasi kerja itu.

10
1 Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana

Manajer Umum
Petugas Pembeliaan
Manajer Produksi
Manajer Pemasaran

2. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang

· Direktur Pengelola
· Petugas Pembeliaan
· Manajer Produksi
· Manajer Pemasaran
5. Pendekatan Fungsional dalam organisasi
a) Sentralisasi
Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh
seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di
dalam kantor-kantor departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya.
Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama diberi tanggung jawab penuh
atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta
untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan memanajemenkan
kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti yang mungkin diminta
oleh manajer departemen atau fungsional.
b) Desentralisasi
contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus
menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.

c) Manajer Umum
d) Petugas Pembelian
e) Manajer Produksi
f) Manajer Pemasaran
g) Manajer kantor
h) Kantor pembelian
i) Kantor pabrik sio

11
6. Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja
a. Delegasi
adalah proses dimana individu atau kelompok memindahkan kepada individu
atau kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi tertentu dan sekaligus
mengambil keputusan tertentu.
Delegasi dapat dinyatakan secara ringkas sebagai suatu proses dimana seorang
manajer :
Menyerahkan tugas kepada bawahannya.
Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang
dianggap perlu untuk memungkinkan tugas dikerjakan.
Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan
pekerjaan secara memuaskan.

b. Analisis pekerjaan
adalah Proses penelitian tugas kantor
Langkah-langkahnya :Menentukan pembagian pekerjaan secara umum di dalam
kantor
Pembagian tugas : Menurut fungsi dan menurut proses

12
BAB IV
PENUTUP
KESIMPULAN dan SARAN

KESIMPULAN :
· Manajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola,
merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir kegiatan
kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa
bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat,
komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu,
pelayanan rapat dan lainsebagainya.
· Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai “ Kekuatan yang tidak
berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan da mengkoordonasikan
manusia,
bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor
dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di
capai
sasaran perusahaan”.
SARAN :
Kami menyadari masih banyak sekali kesalahan dalam pembuatan tugas kami
pada kali ini untuk itu kami mohon maaf jika ada kesalahan dan
ketidakbenaran dari pembahasan kami serta penulisan kami yang kurang dapat di
mengetri, oleh sebab itu untuk memperbaiki dalam pembuatan tugas kami
selanjutnya kami minta kritik dan saran.

13
DAFTAR PUSTAKA

http://mbegedut.blogspot.com/2012/06/pengertian-manajemen-perkantoran.html
wartawarga.gunadarma.ac.id/.../pengertian-manajemen-perkantoran/
http://www.artikelekonomi.net/2011/pengertian-manajemen-perkantoran/
http://bebekaja-funie.blogspot.com/2007/07/informasi-dan-artikel-tips-
tentang.html
http://thisismeyunus.wordpress.com/2012/01/09/pendekatan-pendakatan-
manajemen-perkantoran/
http://30agustus2003.blogspot.com/2012/04/manajemen-perkantoran.html