Kata Pengantar

Puji syukur penulis haturkan ke hadirat Allah SWT karena atas rahmat dan hidayahNya penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini ditulis dengan tujuan untuk
menjelaskan Administrasi Perkantoran
Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1.

Bapak Dr. Suko Prayitno Adi, M.Si selaku Ketua Sekolah Tinggi Meteorologi
Klimatologi dan Geofisika.
2.
Bapak Effendi Sitompul, M.Si yang telah membimbing dalam pembuatan

3.

makalah ini.
Kedua orang tua yang telah memberikan motivasi.
4. Teman-teman Geofisika 48 yang telah memberi motivasi dan dukungan.
Sebagai manusia, penulis tentunya tidak luput dari kesalahan dan kekurangan dalam

menulis makalah ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua
pihak untuk memotivasi penulis agar dapat menulis makalah yang lebih baik ke depannya.
Demikian yang dapat penulis sampaikan semoga bermanfaat bagi pembaca.

Tangerang, Januari 2016

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi
kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan.
Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai
pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke
dalam dan ke luar organisasi.
Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya adalah
jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha
perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang
bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha,
pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya. Namun keduanya mempunyai
peran sama dalam hal pelayanan yaitu:
1) Pelayanan terhadap pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas pokok organisasi pada umumnya, dan
pelayanan manajemen pada khususnya;
2) Pengumpulan, penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi) bagi
manajemen guna mengambil putusan;
3) Membantu kelancaran tugas dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban
dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan
kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan. Fungsi perkantoran
secara umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data dan
informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam membantu proses
pencapaian tujuan organisasi.
Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna ada empat macam
kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan tersebut adalah kegiatan pencatatan,
kegiatan pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi. Kegiatan pencatatan dan
kegiatan pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh pegawai-pegawai
golongan I dan II (pegawai negeri sipil), sedangkan kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi
bersifat manajerial yang dilakukan oleh setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian
kegiatan-kegiatan tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada
orang/badan/instansi yang berkepentingan.
Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi penerima layanan adalah suratsurat dalam segala bentuk dan jenis, formulir untuk berbagai macam keperluan sebagai sarana
kelancaran dalam tata-persatuan dan produk sampingan berupa arsip.

Arsip beserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena sifatnya yang senantiasa
bertambah jumlahnya dan karena manfaatnya terhadap manajemen dalam rangka pengambilan
keputusan yang tepat. Klasifikasi arsip sehubungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam
yaitu: tidak penting, bermanfaat, penting dan sangat penting. Agar terdapat efektifitas dan efisiensi
yang konsisten, perlu diadakan program penyusutan arsip secara terpadu.
1.2 Rumusan Masalah
1. Unsur apa sajakah yang terdapat dalam administrasi perkantoran?
2. Apa tujuan dari administrasi perkantoran?
3. Fungsi apa yang terdapat dalam administrasi perkantoran?
4. Kegiatan-kegiatan dalam administrasi perkantoran?
5. Apa saja sasaran yang akan dicapai oleh dalam administrasi perkantoran?
1.3 Tujuan Penulisan
1. Mengetahui unsur dalam administrasi perkantoran
2. Mengetahui tujuan administrasi perkantoran
3. Mengetahui fungsi dalam administrasi perkantoran
4. Mengetahui kegiatan dalam administrasi perkantoran
5. Mengetahui sasaran yang akan dicapai dalam administrasi perkantoran
1.4 Manfaat Penulisan
1. Untuk menambah wawasan mengenai administrasi perkantoran.
2. Sebagai bahan masukan yang dapat dijadikan dasar tujuan perusahaan dapat tercapai

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa latin yaitu "ad" dan "ministrate" berarti pemberian jasa atau
bantuan, dalam bahasa inggris disebut "administration" yang berarti melayani dengan sebaikbaiknya. Berdasarkan arti tersebut konsep administrasi adalah memberikan pelayanan dengan
sebaik-baiknya
Menurut Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi
dalam 2 pengertian, yaitu :
1.

Administrasi Dalam Pengertian Sempit

Ditinjau dari lingkup kerja yang sempit, yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor

(office work) seperti: tulis menulis, pengetikkan surat menyurat (termasuk menggunakan
komputer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.
2. Administrasi dalam Pengertian Luas
Administrasi dalam pengertian luas dapat dibedakan dalam 3 perspektif, yaitu :
a. Proses
Ditinjau dari proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses
pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan
sampai dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu
apa yang akan dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang
digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya.
b. Fungsi atau Tugas
Ditinjau dari fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang
harus dilakukan oleh administrator (memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi).
Pada setiap organisasi atau instansi sudah tentu terdapat orang-orang yang menjalankan
administrasi, misalnya :
1.Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);
2.Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);
3.Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan atau kontrol (pengawas);
4.Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.
c. Kepranataan (Institusi)
Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan
dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada
orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada
orang-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan
lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen departemen, non departemen dan
lain sebagainya. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai
pengertian: Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan atau proses penyelenggaraan
kerja untuk mencapai tujuan.

2.2 Kantor
2.2.1 Pengertian Kantor
Kantor (dari bahasa Belanda kantoor dan dari bahasa Perancis comptoir) adalah sebutan
untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara
rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat
tinggi.
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat
pengendalian kegiatan informasi. Jadi, kantor adalah pusat pengelolaan data dan keterangan
serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas
manajemen. Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian kantor ditinjau dari dua
segi, yaitu:

1. Dari segi fisik

Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records
keeping) dan pengurus informasi (information handling).

2. Dari segi aktivitas

Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan
di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.

2.2.2 Ciri-Ciri Kantor

1. Alat penyambung panca indera dan ingatan pimpinan.
2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem manajemen, metode
kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.

2.2.3 Unsur-Unsur Kantor

1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung
2. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor.
3. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh
sampai pimpinan.

2.3 Administrasi Perkantoran

2.3.1 Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management
(manajemen kantor). Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli:
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan kegiatan, seperti
transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan.
2. George R. Terry

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan

pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Arthur Granger
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan dimana pun
pekerjaan itu dilakukan.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi perkantoran
secara umum adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran,
seperti merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan
operatif, serta penyediaan keterangan bagi pimpinan dan membantu dalam kelancaran tugas.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan
ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat
pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan
organisasi.
Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara
tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh
rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk
pekerjaan perkantoran diantaranya:

mengetik (typing)

menghitung (calculating)

memeriksa (checking)

menyimpan warkat/arsip (filing)

menelepon (telephoning)

menggandakan (duplicating)

mengirim surat (mailing)

2.3.2

mengadakan

mencatat

menyortir

Unsur Administrasi Perkantoran

1) Unsur Pengorganisasian
Unsur Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun
suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan
dalam usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2) Unsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan
menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan
bersama bisa benar benar tercapai.

3) Unsur Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk
menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerjasama.

4) Unsur Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan
mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah
kantor.

5) Unsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam
usaha kerjasama.

6) Unsur Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian,
mendaftar,

mengadakan,

mengatur

dan

memelihara

sampai

dengan

menyingkirkan/melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam

sebuah kantor.

7) Unsur Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
usaha kerjasama.

8) Unsur Perwakilan

Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk
menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari
masyarakat sekitar tempat usaha/perusahaan.

2.3.3 Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:
1. Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis
dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan
tugas secara efektif dan efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai
standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat
masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga
segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

2.3.4 Fungsi Administrasi Perkantoran

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu
fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih
jelasnya simak uraian berikut.

1. Fungsi Rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan.

2. Fungsi Teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai.

3. Fungsi Analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif
desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.

4. Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis
sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain,
seperti mengoordinasi tim.

5. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran, dan pemotivasian.
Fungsi-fungsi yang ada pada administrasi perkantoran adalah fungsi-fungsi yang ada pada
induk asalnya yaitu administrasi. Penerapan fungsi-fungsi administrasi mutlak harus diterapkan pada
administrasi perkantoran untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan organisasi yang telah ditetapkan untuk
mencapai tujuan bersama. Fungsi-fungsi itu antara lain dimulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian dan penggerakan ke arah kerja yang nyata.
1.

Perencanaan Kantor
Perencanaan yang dimaksud adalah perencanaan untuk kegiatan-kagiatan kantor , yang

dilakukan secara berkesinambungan untuk tetap eksistensinya dan pengembangan kantor.

Perencananaan dibuat dan berasal dari masing-masing bagian dan disenergikan menjadi
perencanaan komprehensif organisasi (kantor). Perencanaan yang telah disusun dokoordinasikan
dan disinkronisasikan untuk memperoleh kesatuan arah guna mencapai tujuan yang telah
direncanakan.
2.

Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah kegiatan pimpinan untuk mengatur bentuk organisasi tim kerja,

orang-orang yang melaksanakan, penjadwalan, pelaksanaan dan evaluasi.

3.

Pengkoordinasian
Pengkoordinasian adalah kegiatan pimpinan untuk mengarahkan anggotanya agar tetap

berkoordinasi satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan bersama.

4.

Penggerakkan
Untuk terlaksananya suatu rencana pimpinan menggerakan anggotanya untuk kegiatan nyata

sesuai rencana yang telah ditetapkan.

5.

Evaluasi
Evaluasi dimaksudkan untuk mencocokan apakah hasil kegiatan sudah sesuai dengan rencana

yang sudah ditetapkan. Bila terdapat ketidaksesuaian, dengan hasil evaluasi akan mudah
mengadakan perbaikan terhadap hal-hal yang tidak sesuai pada waktu yang akan datang.

2.3.5

Sasaran Administrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran

(0ffice work) Walaupun demikian, sasaran Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi
cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

1. Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan peredaran udara,
pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, faktor
keselamatan, pemindahan kantor, perubahan-perubahan, pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan kabel, sistem
telepon antar kantor, papan pengumumman, pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian, kenaikan
pangkat, pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara pemberhentian, fasilitas ruang,
semangat kerjasama dan disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja panjang, perlengkapan arsip,
ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan,
lemari perbekalan dan penempatan rak dan perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi mesintik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat dan lain-lain
perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian peralatan dan
mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas surat,
formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, penilaian perbekalan baru.

7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran, pengukuran hasil
kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan suratmenyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan, (Typing rools), metode
pelaporan, jadwal penyimpanan, praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan atau pemencaran
pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan (Forecasting), pedoman petunjuk kerja, latihan
pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.

2.4

Administrasi Kerumahtanggaan
Administrasi kerumahtanggaan adalah tugas-tugas yang dilaksanakan oleh bagian atau urusan

kerumahtanggaan mengenai pengelolaan administrasi barang-barang milik Negara (barang-barang

inventaris), pembayaran fasilitas-fasilitas, tenaga kebersihan (cleaning service), tenaga pertamanan,

pembukuan gudang, keprotokolan dan tenaga keamanan (satpam).
1. Pengelolaan administrasi barang-barang milik negara (inventaris) Pengelolaan administrasi barang
barang milik negara terdiri dari:
1.1 Membuat laporan barang inventaris, terdiri dari :

Melakukan opname fisik

Membuat laporan mutasi barang triwulanan (LMBT), tahunan (LT-1), opname fisik

(LOFBI);
Membuat buku inventrasi (BI), kartu inventaris (KIB), daftar inventrasi ruangan (DIR);
Melaksanakan pembukuan dan pendistribusian permintaan barang (ATK)

1.2. Pemeliharaan barang inventaris, antara lain :

Pemeliharaan/perbaikan/perawatan barang bergerak (kendaraan bermotor) dan barang

tidak bergerak ( gedung, taman, halaman kantor ) serta sarana dan prasarana lainnya.

2. Pembayaran rekening-rekening:

Rekening listrik
Rekening telepon
Internet, dan lain-lainnya.

3. Melakukan pembukuan gudang, berupa pembukuan keluar masuk barang.

4. Menyiapkan kegiatan keprotokolan ( rapat dan pertemuan lainnya)
5. Pengaturan tenaga kebersihan (cleaning servise), tenaga keamanan (satpam) dan tenaga kebersihan
taman/halaman kantor.
6. Pelayanan kerumahtanggaan lainnya yang diperlukan pimpinan

2.5 Administrasi Keuangan

Pelayanan administrasi keuangan adalah tugas-tugas rutin yang dilaksanakan oleh bagian atau
urusan keuangan untuk mengajukan, mengatur dan mendistribuskan pendanaan atau pengeluaran
untuk tiap-tiap jenis kegiatan sesuai mata anggaran yang telah ditetapkan. Pelayanan administrasi
keuangan yang dilaksanakan antara lain:
1. Pelayanan administrasi pembayaran gaji, pembayaran honor-honor, uang makan dan kesejahteraan
lainnya kepada pegawai;
2. Pelaporan administrasi penggunaan uang APBN bulanan, semester I/II dan tahunan;
3. Pelayanan administrasi lainnya yang diperlukan pimpinan.

2.5.1 Tugas Dan Tanggung Jawab Staf Keuangan Kantor

Kerja menjadi Staf Keuangan tentunya sangat mengiurkan karena bisa di bilang kerja di
daerah yang basah, tetapi disinilah tanggung jawab dan didikasi yang tinggi kita di pertaruhkan karena
kepercayaan dan kedisiplinan kita di utamakan disini.

Tugas staff administrasi dikantor adalah membuat layanan administrasi dibawah pengawasan
pimpinan/line managernya.tugas nya (biasanya) meliputi admin, logistic, dan lainnya yang
mendukung pelaksanaan administasi berjalan lancar. tugas detailnya (admin) nya misalnya: menjaga
dan mengupdate informasi administasi mulai dari office supply, stationaries. mempersiapkan
arrangement meeting detail, absensi staff, serta melakukan hal hal seperti surat menyurat dengan staff
lainya, sedangkan untuk tugas logistik biasanya mengawasi transport, driver, kesediaan tempat
penyimpanan dan lain lain.
Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:
1)

Administrasi Negara

2)

Administrasi Swasta (Perusahaan)

Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan memberikan

pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta (Perusahaan) yaitu kegiatan yang
dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.
Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan
tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi
Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).

2.5.2 Tujuan Administrasi Keuangan

Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi keuangan suatu organisasi

Memperlancar distribusi informasi tentang keuangan pada pihak-pihak yang berkepentingan,

baik intern maupun ekstern

Meningkatkan sekuritas rahasia keuangan dalam organisasi

2.5.3 Fungsi Administrasi Keuangan

Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan yang melibatkan keuangan. Hasil pencatatan
digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sumber informasi.

Mengelola keuangan suatu organisasi

Sebagai bahan untuk evaluasi dan analisa penggunaan dana

Sebagai bahan untuk membuat laporan pelaksanaan program kerja

Sebagai tolok ukur penyusunan rencana anggaran program kerja tahun berikutnya.

2.5.4 Komponen Administrasi Keuangan

Komponen administrasi keuangan meliputi, kegiatan sebagai berikut ini:

a. Kegiatan Perencanaan
Dalam administrasi keuangan, perencanaan sangat dibutuhkan sekali, karena dengan
adanya perencanaan kegiatan suatu lembaga akan berjalan lancar. Diantaranya:
1) perencanaan jangka pendek
2) perencanaan jangka menengah
3) perencanaan jangka panjang
4) Sumber Keuangan
5) Pengalokasian

Alokasi tersebut terdiri atas :

a) alokasi pembangunan, baik pembangunan fisik ( penambahan fasilitas )
maupun
nonfisik ( pendidikan dan latihan pegawai )
b) alokasi kegiatan rutin, seperti belanja pegawai, kegiatan belajar mengajar,
pembinaan kesiswaan dan kebutuhan rumah tangga
6) Penganggaran
7) Pemanfaat Dana
8) Pembukuan
1. Prinsip pembukuan meliputi:
a. pemasukan dan pengeluaran keuangan tercatat secara tertib, disertai
dengan
bukti tertulis sesuai aturan yang berlaku
b. pencatatan siap diberikan setiap saat
c. pembukuan dilakukan secara terbuka
2. Jenis pembukuan terdiri atas:
a. buku kas umum
b. buku per mata anggaran
c. buku kas harian
d. buku surat perintah membayar uang / giro
e. buku bank
f. buku pembantu lainnya sesuai dengan kebutuhan
g. Pemeriksaan dan Pengawas
h. Pertanggungjawaban dan Pelaporan
Bagian Administrasi Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Asisten Administrasi dalam
merumuskan

kebijakan,mengoordinasikan,mengevaluasi, membina, dan mengendalikan

kegiatan di bidang administrasi keuangan.

2.5.5 Ketentuan Penyusunan Anggaran
Rencana pemasukan dan pengeluaran keuangan yang dibuat dalam jangka waktu tertentu.
Ketentuan Penyusunan anggaran, antara lain:

Sesuai dengan rencana kegiatan/program kerja dalam jangka waktu tertentu

Sesuai dengan sumber pendapatan -ditentukan apakah kegiatan termasuk kegiatan profit atau
tidak

Meliputi tata tertib/aturan yang berkaitan dengan keluar dan masuknya keuangan organisasi

Langkah penyusunan anggaran

Program
Kegiatan

Detail
program

Anggaran

Susun
Anggaran

Kontrol

2.4 Administrasi Kepegawaian

Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di Amerika serikat
dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan dalam
bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian
(personnel management), baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.
Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro
meliputi :
1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk
didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan
tegas.
2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan
mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
3. Penarikan tenaga kerja yang baik
4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan
penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai,
memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil
kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya
sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang
sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling
tinggi.
8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia
9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.

Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang
berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari organisasi (1962:15). Fungsi-fungsi atau kegiatankegiatan dalam administrasi kepegawaian menurut Stahl meliputi :
1. Penentuan yurisdiksi
2. Pengusahaan tenaga kerja
3. Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari calon-calon yang lulus dalam ujian
4. Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar calon-calon yang lulus ujian,
pengurusan masa percobaan dan prosedur-prosedur penempatan kembali dalam jabatanjabatan lama
5. Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas jabatan
6. Pengurusan daftar-daftar pembayaran
7. Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi tentang hal-hal seperti
masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan
disiplin, pemberhentian dan keluhan-keluhan
8. Pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam
pengawasan, program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan
kerja, rekreasi, dan latihan jabatan.
9. Penyelenggaraan riset kepegawaian
10. Penyelenggaraan latihan jabatan
11. Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai
12. Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan masyarakat
13. Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan kebijaksanaan
secara berkala kepada pimpinan atasan
Pelayanan administrasi kepegawaian adalah tugas-tugas rutin yang dilaksanakan bagian atau
urusan kepegawaian mengenai masalah-masalah kepegawaian, antara lain:
1. Mempersiapkan dan mengajukan berkas-berkas kepegawaian dalam rangka :

kenaikan pangkat (KP), kenaikan gaji berkala (KGB), cuti, pensiun, usulan pindah,
tunjangan keluarga dan surat keterangan lainnya yang diperlukan dalam masalah-masalah
kepegawaian.
2. Menyusun Daftar Urutan Kepangkatan (DUK), Nominatif pegawai, data base pegawai,
kearsipan file pegawai.
3. Mengusulkan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai.
4. Pelayaan administrasi lainnya yang diperlukan pimpinan dan pegawai.

A. PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata

naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen
kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.
Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:
1

Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai

sampai dengan purna tugas

2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai
3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
B. MENYUSUN TAKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK
Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :
1. Menjaga kerapihan penyimpanan;
2. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;
3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;
4. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah
menemukan kembali;
5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana
ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.
6. Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun
elektronik
C. KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN
1.
2.
3.
4.

PERSEORANGAN
Lamaran
Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
Pengangkatan CPNS
Hasil Pengujian Kesehatan;

5. Pengangkatan PNS
6. Daftar Riwayat Hidup;
7. Kartu Pegawai (KARPEG);
8. Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9. Kartu Peserta Taspen;
10. Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11. Tanda Peserta Asuransi
12. DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13. KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14. SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional)
15. SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16. SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;
17. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18. Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19. Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala Daerah
Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan kembali dari perbantuan.
20. Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21. Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22. Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23. SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24. Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK
Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;
25. Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar Negeri
26. Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27. Data / Mutasi keluarga PNS;
28. Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam jabatan organik
29. Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30. Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
31. Penetapan Angka Kredit/fungsional;
32. Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33. Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34. Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35. SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang;
36. SK Meninggal Dunia/Hilang;
37. SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38. Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai PNS;
D. PANGKAT DAN KENAIKAN PANGKAT
Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkatan seseorang Pegawai Negeri
Sipil berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan
sebagai dasar penggajian.
Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan
pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai dorongan kepada
Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya. Agar

kenaikan pangkat dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus
diberikan tepat pada waktunya dan tepat kepada orangnya.
Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri Sipil Susunan pangkat serta
golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut:
Pegawai Negeri Sipil / PNS memiliki golongan dan pangkat masing-masing yang
secara berkala dan berjenjang akan meningkat setiap 4 (empat) tahun sekali. Khusus bagi
pegawai fungsional seperti guru, dokter, dokter gigi, apoteker, dan lain sebagainya yang
golongannya dapat naik setiap 2 (dua) tahun sekali.
Struktur Golongan dan Pangkat PNS di Indonesia :
Golongan I :
Golongan Ia = Pangkat Juru Muda
Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1
Golongan Ic = Pangkat Juru
Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1
Golongan II :
Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda
Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1
Golongan IIc = Pangkat Pengatur
Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1
Golongan III :
Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda
Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1
Golongan IIIc = Pangkat Penata
Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1
Golongan IV :
Golongan IVa = Pangkat Pembina
Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1
Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda
Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya
Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama
Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri Sipil / PNS
baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor Induk Pegawai atau NIP
yang berjumlah 18 dijit angka (lama 9 digit), golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat
pendidikan yang diakui sebagai mana berikut di bawah ini :

Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a

Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b
Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a
Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b
Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c
Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a
Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b
Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c
Periode kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil ditetapkan tanggal 1 April dan 1
Oktober setiap tahun, kecuali kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat
pengabdian. Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama Pegawai Negeri Sipil dihitung
sejak pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil.
Kenaikan pangkat dilaksanakan berdasarkan sistem kenaikan pangkat reguler dan
sistem kenaikan pangkat pilihan. Kenaikan pangkat reguler diberikan kepada Pegawai
Negeri Sipil yang tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu dan
diberikan sepanjang tidak melampaui pangkat atasan langsungnya. Kenaikan pangkat
reguler ini diberikan sekurang-kurangnya telah 4 tahun dalam pangkat terakhir dan
pangkat tertingginya ditentukan oleh pendidikan tertinggi yang dimilikinya.
Kenaikan pangkat pilihan bagi Pegawai Negeri Sipil adalah yang menduduki
jabatan struktural, jabatan fungsional tertentu, atau jabatan tertentu yang pengangkatannya
ditetapkan dengan Keputusan Presiden, diberikan dalam batas jenjang pangkat yang
ditentukan untuk jabatan yang bersangkutan
1. JABATAN
1. Jabatan struktural
Jabatan struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung
jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka memimpin suatu
satuan organisasi negara.
Jabatan struktural di Pegawai Negeri Sipil Pusat adalah:
Sekretaris Jenderal
Direktur Jenderal
Kepala Biro
Staf Ahli
Jabatan struktural di Pegawai Negeri Sipil Daerah adalah:

 Sekretaris daerah
Kepala dinas/badan/kantor,
Kepala bagian
Kepala bidang
Kepala seksi
Camat
Sekretaris camat
Lurah
Sekretaris lurah
2. Jabatan fungsional
Jabatan yang tidak secara tegas disebutkan dalam struktur organisasi pemerintah,
tetapi dari sudut pandang fungsinya diperlukan oleh organisasi pemerintah. Pangkat
Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan fungsional berorientasi pada prestasi kerja, sehingga
tujuan untuk mewujudkan Pegawai Negeri Sipil sebagai aparatur negara yang berdaya
guna dan berhasil guna dalam melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan
dapat dicapai.
Selain itu, ada pula yang membagi jenis-jenis jabatan sebagai berikut :
A. Jabatan Manajerial :
Jabatan yang secara jelas menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing,
actuating, controlling, decision making). Jabatan Manajerial adalah jabatan yang:
memiliki bawahan.
Contoh :

Kepala Divisi, membawahi para Manager

Manager, membawahi para Staf dan Non Staf / Pelaksana

B. Jabatan Staf :
Jabatan yang tidak menjalankan fungsi-fungsi manajemen namun menuntut
ketrampilan/skill

tertentu

baik

yang

bersifat

teknis

maupun

administratif.

Contoh :
Staf Simpan Pinjam, Staf Akunting, Staf Pemasaran, Kasir,
3. Jabatan Non Staf / Pelaksana :
Jabatan yang tidak menuntut ketrampilan khusus dan telah memiliki prosedur kerja
yang jelas dan baku.
Contoh :
Pramuniaga, Supir, Kurir, Petugas Keamanan, Pesuruh.

4. Jabatan Fungsional :
Jabatan yang menuntut ketrampilan/keahlian (expertise) khusus, namun tidak
memiliki bawahan.
Contoh :
Programmer, Sekretaris.
C. GRADE JABATAN

Grade Jabatan adalah tingkatan / level penggolongan jabatan yang disusun

berdasarkan berat ringannya tugas dan tanggung jawab jabatan-jabatan
didalam organisasi di suatu perusahaan.

Masing-masing Grade Jabatan terdiri dari jabatan-jabatan yang memiliki berat ringan
tugas dan tanggung jawab jabatan yang relatif sama.

Grade Jabatan di organisasi ini terdiri dari 10 Grade yang disusun dari Grade 1
(terendah) untuk jabatan Non Staff sampai dengan Grade 10 (tertinggi) untuk jabatan
Director.

Masing-masing grade jabatan memiliki persyaratan pendidikan dan pengalaman kerja

tertentu bagi karyawan yang berhak menduduki jabatan-jabatan Grade tersebut.

Grade Jabatan merupakan dasar dari promosi, transfer/ mutasi, demosi, penggolongan
gaji serta pemberian fasilitas-fasilitas kepada karyawan.
Persyaratan Grade Jabatan

Grade 1 (Non Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal :
pendidikan SLTA + pengalaman 0 tahun; atau SD/SLTP + pengalaman 2 tahun.

Grade 2 (Senior Non Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan
minimal : pendidikan SLTA + pengalaman 2 tahun; atau SD/SLTP + pengalaman 4
tahun.

Grade 3 (Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S1Plus + pengalaman 0 tahun; atau D3 Plus + pengalaman 2
tahun; atau SLTA Plus + pengalaman 4 tahun.

Grade 4 (Senior Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 Plus + pengalaman 0 tahun; atau S1 Plus + pengalaman 3
tahun; atau D3 Plus + pengalaman 4 tahun; atau SLTA Plus + pengalaman 6 tahun.

Grade 5 (Junior Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 Plus + pengalaman 2 tahun; atau S1 Plus + pengalaman 5
tahun; atau D3 Plus + pengalaman 6 tahun; atau SLTA Plus + pengalaman 8 tahun.

Grade 6 (Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal :

pendidikan S2 + pengalaman 4 tahun; atau S1 + pengalaman 7 tahun; atau D3 +
pengalaman 8 tahun.

Grade 7 (Senior Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 + pengalaman 6 tahun; atau S1 + pengalaman 9 tahun; atau
D3 + pengalaman 10 tahun.

Grade 8 (General Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 + pengalaman 8 tahun; atau S1+ pengalaman 12 tahun.

Grade 9 (General Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 + pengalaman 10 tahun; atau S1 + pengalaman 14 tahun.

Grade 10 (Director) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal: pendidikan S2 + pengalaman 12 tahun; atau S1 + pengalaman 14 tahun.
D. PENGERTIAN SISTEM KARIR
Sistem yang mengatur pergerakan/perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan

lain didalam organisasi suatu perusahaan.

Tujuan Dan Manfaat Sistem Karir

Menyiapkan karyawan untuk dapat dipromosikan.

Mempertahankan karyawan yang handal dan mengurangi tingkat turnover.

Menarik calon-calon karyawan yang potensial.

Memotivasi karyawan untuk tumbuh dan berkembang.

Mengurangi penumpukkan karyawan.

Memotivasi karyawan agar berprestasi pada tingkat yang optimal.

Menjaga kontinuitas proses suksesi karyawan yang mendukung perencanaan

karyawan.

Membantu rencana tindakan yang positif.

E. PROMOSI, TRANSFER DAN DEMOSI

Karir organisasional karyawan di suatu perusahaan dapat dilakukan melalui
tindakan Promosi, Transfer dan Demosi jabatan, yaitu :
Promosi Jabatan :
Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang lebih
tinggi.
Transfer Jabatan :
Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang sama.
Demosi Jabatan :
Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang lebih
rendah.
Persyaratan Promosi, Transfer Dan Demosi:
Promosi Jabatan :

Prestasi 3 tahun terakhir minimal Baik.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari

jabatan promosi.

Lulus psikotes dan tes pengetahuan jabatan promosi.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditentukan untuk menduduki jabatan

promosi.

Transfer Jabatan

Prestasi 3 tahun terakhir minimal Cukup.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, XX

pelatihan & persyaratan lain dari jabatan transfer.

Lulus psikotes & tes pengetahuan jabatan transfer.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang yang ditetapkan untuk menduduki

jabatan transfer.

Demosi Jabatan :

Prestasi 3 tahun terakhir Kurang/Kurang Sekali.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari

jabatan demosi.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditetapkan untuk menduduki jabatan

demosi.

PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN

DP3 atau Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan masih merupakan hal yang patut
mendapat perhatian, mengingat fungsi DP3 sebenarnya sangat penting untuk menilai
akuntabilitas personal (pribadi). Namun sangat disayangkan, sampai saat ini eksisitensi DP3
sebagai tolok ukur keberhasilan pegawai (PNS) kurang berarti bahkan masih sebatas
formalitas.
Dari hasil pengamatan penulis dan masukan/pendapat berbagai kalangan (PNS,
Pengamat PNS, Akademisi), pada umumnya menilai kehadiran dan eksistensi DP3 sebagai
fungsi

ukuran

kinerja

pegawai

tidak

memiliki

dampak/efek

(impact)

terhadap

aktivitas/kinerja/pengembangan karier pegawai maupun pada kinerja unit kerjanya. Artinya,

DP3 tidak secara riil difungsikan dan diimplementasikan secara tepat, benar dan obyektif
kepada PNS.
Unsur-unsur yang dinilai dalam melaksanakan penilaian pelaksanaan pekerjaan adalah :
1. Kesetiaan;
2. Prestasi Kerja;
3. Tanggungjawab;
4. Ketaatan;
5. Kejujuran;

6. Kerjasama;
7. Prakarsa; Dan
8. Kepemimpinan.
Evaluasi kinerja atau performance appraisal pada dasarnya merupakan proses yang
digunakan instansi untuk mengevaluasi job performance atau kinerja seorang pegawai dalam
melaksanakan tugas.
Adapun fungsi dari penilaian pelaksanaan kerja merupakan :
1. Alat yang paling baik untuk menentukan apakah karyawan telah memberikan hasil kerja
yang memadai dan melaksanakan aktivitas kinerja sesuai standar kinerja;
2. Satu cara untuk penilaian kinerja dengan menilai kelemahan dan kekuatan karyawan;
3. Alat yang baik untuk menganalisi kinerja karyawan dan membuat rekomendasi
perbaikan.
Tolok ukur keberhasilan kinerja seseorang dapat diukur dengan indikator kinerja
sebagai berikut :

tupoksi unit organisasi/bagian/bidang,

tugas dan tanggungjawab sesuai tupoksi,

tugas-tugas yang mendapat prioritas

sistem pertanggungjawaban dari hasil tugas dan pekerjaan

Pengukuran kinerja merupakan pembandingan antara:

tupoksi dengan realisasinya,

wewenang, tugas dan tanggungjawab personal (bawahan/atasan) dengan realisasinya,

realisasi dengan ukuran DP3 dan LAKP (laporan akuntabilitas instansi pemerintah)
Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekrjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil dilaksanakan

untuk memperoleh informasi yang akurat dan objektif dalam pembinaan pegawai negeri sipil
berdasarkan sistem karier dan prestasi kerja. Penilaian terhadap Kinerja Pegawai dalam suatu
organisasi penting dilakukan karena pemikiran-pemikiran sebagai berikut:

a. Setiap pegawai ingin memperoleh kesempatan untuk mengembangkan kemampuan

kinerjanya sampai tingkat yang setinggi-tingginya.
b. Setiap pegawai ingin memperoleh penghargaan apabila ia dinilai dapat melaksanakan tugas
dengan baik.
c. Setiap pegawai mendapat perlakuan yang adil dan objektif dalam penilaian pelaksanaan
pekerjaannya.
d. Setiap pegawai ingin mengetahui sejauhmana ia telah mampu berprestasi/memberikan
sumbangan terhadap organisasi.
e. Penilaian pelaksanaan pekerjaan yang tepat dan objektif dapat mendorong pegawai untuk
meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya dalam pelaksanaan tugasnya.
Pencapaian Kinerja Pegawai dapat pula di pengaruhi oleh faktor-faktor lain yang
meliputi faktor kemampuan (ability)dan faktor motifasi (motivation). Hal ini sesuaI dengan
pendapat Keith Davis (1964:484) yang merumuskan bahwa:
Human Performance = Ability + Motivation
Motifation = Attitude + Situation
Ability = Knowledge + Skill.
Selanjutnya, Sedarmayanti (2000:153) menyebutkan, Manajemen kinerja hendaknya
disertai dengan kesesuaian memberikan imbal jasa kepada karyawan sebagai alat untuk
mengakui pencapaian dan mendorong mencapai hasil yang lebih baik
DP3 merupakan salah satu instrumen penilaian terhadap pencapaian kinerja pegawai,
dalam pelaksanaannya ditemukan kondisi-kondisi yang menimbulkan opini terhadap layak
atau tidaknya DP3 dipertahankan sebagai metode penilaian untuk mengukur kinerja pegawai.
Metode-metode baru, sebagai substitusi dari DP3 untuk menilai kinerja pegawai yang
dianggap lebih akurat dan mampu untuk menilai prestasi kerja pegawai, mulai
dipertimbangkan untuk digunakan sebagai instrumen penilaian untuk mengukur kinerja
pegawai.

BAB III
KESIMPULAN
1. Administrasi Perkantoran adalah segala sesuatu yang mengurusi kegiatan perkantoran
2. Administrasi keuangan adalah kegiatan dari mulai perencanaan, pengelolaan hingga
evaluasi mengenai suatu anggaran dalam suatu organisasi.
3. Administrasi kerumahtanggaan adalah kegiatan mendata, pengelola hingga
pemeliharaan barang-barang yang ada di kantor, pembayaran fasilitas, seperti telpon,
listrik, dan internet.
4. Administrasi kepegawaian adalah administrasi yang mengurusi tentang pegawai,
seperti kenaikan pangkat, cuti, surat ijin, kenaikan gaji, pengarsipan berkas pegawai,
dan lain-lain.