1

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang
dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas
yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran
merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai
pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan
dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.
Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor
pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat
pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang
merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap
bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-
usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan
timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi
perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang
dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan. Fungsi perkantoran secara
umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan
pusat data dan informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran
berperan besar dalam membantu proses pencapaian tujuan organisasi.
Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna ada
empat macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan
tersebut adalah kegiatan pencatatan, kegiatan pengelompokan, kegiatan
komunikasi dan kegiatan manipulasi. Kegiatan pencatatan dan kegiatan
pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh pegawai-
pegawai golongan I dan II (pegawai negeri sipil), sedangkan kegiatan
komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat manajerial yang dilakukan oleh
setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian kegiatan-kegiatan

1
 2

tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada

orang/badan/instansi yang berkepentingan.
Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi penerima
layanan adalah surat-surat dalam segala bentuk dan jenis, formulir untuk
berbagai macam keperluan sebagai sarana kelancaran dalam tata-persatuan dan
produk sampingan berupa arsip.
Arsip beserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena
sifatnya yang senantiasa bertambah jumlahnya dan karena manfaatnya
terhadap manajemen dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat.
Klasifikasi arsip sehubungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam
yaitu: tidak penting, bermanfaat, penting dan sangat penting. Agar terdapat
efektivitas dan efisiensi yang konsisten, perlu diadakan program penyusutan
arsip secara terpadu.

1.2. RUMUSAN MASALAH

1. Apa pengertian administrasi perkantoran?
2. Apa saja unsur-unsur administrasi perkantoran?
3. Apa saja tujuan administrasi perkantoran?
4. Apa saja fungsi administrasi perkantoran?
5. Bagaimana karakteristik administrasi perkantoran?
6. Bagaimana sasaran administrasi perkantoran?

1.3. TUJUAN
1. Mengetahui pengertian administrasi perkantoran
2. Mengetahui unsur-unsur administrasi perkantoran
3. Mengetahui tujuan administrasi perkantoran
4. Mengetahui fungsi administrasi perkantoran
5. Mengetahui karakteristik administrasi perkantoran
6. sasaran administrasi perkantoran
 3

BAB II
PEMBAHASAN

2.1. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Secara etimologi kata administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu ad yang
memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu,
dan memenuhi. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua
kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang
mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan
operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam
kelancaran perkembangan organisasi.
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian
kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun),
mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan
secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya
pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan
operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan,
dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

2.2. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Unsur Pengorganisasian
Unsur pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan
untuk menyusun suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah
atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai segala
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Unsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para
karyawan dan menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerja
sama yang telah ditetapkan bersama bisa benar-benar tercapai.

3
 4

3. Unsur Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang
berfungsi untuk menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar
terjalinnya proses kerja sama.
4. Unsur Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk
mengatur dan mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha
kerja sama/dalam sebuah kantor.
5. Unsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi
pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
6. Unsur Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk
pemakaian, mendaftar, mengadakan, mengatur dan memelihara sampai
dengan menyingkirkan/melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah
tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.
7. Unsur Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-
keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
8. Unsur Perwakilan
Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang
berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk
memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar tempat
usaha/perusahaan.

2.3. TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan
maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan
lingkungan masyarakat.
 5

2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk

melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,
melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi
tanggung jawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola
surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas
pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga
diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi
keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan
dipertanggungjawabkan.

2.4. FUNGSI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu fungsi
rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial.
1. Fungsi Rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran
minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi Teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

3. Fungsi Analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil
keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.

4. Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta
 6

keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi

tim.

5. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan
perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan memotivasikan.

2.5. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor memiliki karakteristik bersifat pelayanan, karena
berfungsi untuk membantu pekerjaan utama agar dapat terlaksana secara
efektif dan efisien.
2. Bersifat Terbuka dan Luas
Administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas, artinya semua
pelaksanaan tugas kantor dapat dilakukan di mana saja, tidak harus dalam
gedung sebagai acuannya.

3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak

Pekerjaan kantor dapat dilakukan semua pihak dalam organisasi atau
perusahaan, mulai dari pimpinan hingga karyawan yang paling rendah
jabatannya.

2.6. SASARAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah
pekerjaan perkantoran (office work). Walaupun demikian, sasaran administrasi
perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh
Charles Libbey adalah sebagai berikut:
1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan
dan peredaran udara, pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas
 7

kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan, pemindahan kantor,

perubahan-perubahan, pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon,
susunan kabel, sistem telepon antar kantor, papan pengumuman, pelayanan
terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan,
pengujian, kenaikan pangkat, pergantian, sistem saran, keterlambatan,
wawancara pemberhentian, fasilitas ruang, semangat kerja sama dan
disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja
panjang, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional,
perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan dan
penempatan rak dan perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin meliputi mesin ketik, mesin hitung,
perlengkapan kirim surat dan lain-lain perkantoran, perlengkapan
kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian peralatan dan mesin
baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan
tulis, kertas surat, formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan
penggandaan, penilaian perbekalan baru.

7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan
perkantoran, pengukuran hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.
 8

8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengoordinasian formulir, perancangan formulir,
pelayanan surat- menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat
pengetikan, (typing rools), metode pelaporan, jadwal penyimpanan, praktik
kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi,
pemusatan atau pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan
(forecasting), pedoman petunjuk kerja, latihan pemindahan tugas, dan
Analisis tugas pekerjaan.

Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian

administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi
sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (science) atau ilmu terapan, karena
kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip- prinsip, diterapkan untuk
meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara.
Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang
dipraktikkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa
sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. Ia berhasil dan sukses
melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan
asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia
memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman
di dalam melaksanakan tugasnya.
 9

BAB III
PENUTUP

3.1.KESIMPULAN
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian
kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun),
mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan
secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan
timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi
perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang
dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya
pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan
operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan,
dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

3.2.SARAN
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang
menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian
administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting di bagian
lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di
bagiannya.

9
 10

DAFTAR PUSTAKA

Haryadi, Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung:

Sinar Baru.

Sugandha, Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem

Dalam Manajemen Perkantoran. Bandung: Sinar Baru.

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta: Erlangga.