MEMAHAMI URGENSI MANAJEMEN PERKANTORAN DAN MANAJEMEN

KEARSIPAN

Oleh :

Mochamad Jauhar Syaichurohman, Sopyan Jalali, Islakh Khulukhul Anwar

Abstrak

Manajemen Perkantoran merupakan ilmu penting sebagai dasar penentu dalam mengelola,
merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas atau kegiatan di kantor untuk mencapai tujuan
sistematis dengan terencana, terarah, dan terkoordinasi, Tidak kalah penting menejemen
kearsipan juga memiliki peran yang sangat perlu dalam bidang administrasi, pengolahan data,
sebagai sumber informasi dalam melakukan perencanaan, analisis, identifikasi, pembuatan
kebijakan, evaluasi, pengendalian, dan mengambil tanggung jawab kegiatan.

Kata kunci : manajemen, perkantoran, kearsipan modern

A. PENDAHULUAN

Manajemen perkantoran merupakan upaya pengarahan pada aktivitas atau kegiatan ketata
usahaan dari suatu kantor secara menyeluruh agar bisa mencapai tujuan seefisien mungkin dan
harus diadakan penataan agar pekerjaan ini bisa dilakukan dengan baik. Upaya penataan ataupun
pengelolaan atau suatu pekerjaan di kantor ini disebut dengan manajemen perkantoran.

Memahami manajemen di sebuah organisasi adalah perlu, setiap kegiatan akan berjalan
maksimal apabila dilakukan dengan cara yang tepat dan tertata. Dengan demikian segala sesuatu
baik berupa tenaga, pikiran ataupun materi dapat menghasilkan hasil yang terbaik. Untuk
mendapatkan hasil kerja yang baik, tentunya dilakukan dengan cara yang sistematis dengan
terencana, terarah, dan terkoordinasi. Pada perkembangannya, kegiatan yang meliputi
perencanaan, pengarahan dan pengkoordinasian bisa disebut dengan kegiatan manajemen.
Kegiatan manajemen banyak dilaksanakan dalam setiap aspek kehidupan, dimulai dari hal yang
sederhana sampai dengan kegiatan-kegiatan yang benar-benar memerlukan pengelolaan yang
baik.
 Manajemen perkantoran pada organisasi atau perusahaan memegang peranan penting
sebagai katalis manajemen dalam mencapai tujuan organisasi atau perusaaahan, sehingga setiap
organisasi ataupun perusahaan penting untuk selalu memperbaiki sistem kinerja instansinya
melalui perbaikan kinerja pegawainya. Kinerja pegawai merupakan hal yang sangat penting
dalam upaya perusahaan untuk mencapai tujuannya. Kinerja yang lebih tinggi mengandung arti
terjadinya peningkatan efisiensi, efektivitas, atau kualitas yang lebih tinggi dari penyelesaian
serangkaian tugas yang dibebankan kepada seorang pegawai dalam suatu organisasi atau
perusahaan.

B. PEMBAHASAN

1. Manajemen Kantor

Manajemen adalah sebuah ilmu untuk merencanakan, mengorganisasikan mengarahkan,

mengkoordinasikan, dan mengawasi. Fungsi pengawasan ini dilakukan agar suatu kerja manusia
dengan alat bisa berjalan secara efektif dan efisien.

Sementara itu, kantor adalah tempat untuk melaksanakan kegiatan kerja atau memberikan
pelayanan untuk tujuan tertentu. Tidak seperti zaman dahulu, saat ini kantor bukan hanya hadir
dalam bentuk fisik tetapi juga virtual.

Manajemen perkantoran secara mudahnya adalah suatu kegiatan dalam pengelolaan data
dan informasi yang akan dilakukan secara teratur serta sistematik dan juga berulang dengan
mengikuti setiap kegiatan organisasi dengan tujuan untuk mencapai keberhasilan tugas dari
organisasi yang bersangkutan.

Manajemen perkantoran bisa juga diartikan tentang pengarahan yang dilakukan secara
menyeluruh terhadap aktivitas atau kegiatan ketatausahaan yang ada di suatu kantor untuk bisa
mencapai tujuan dengan cara yang lebih efisien dan mungkin juga harus diadakan penataan agar
pekerjaan yang sedang berlangsung bisa berjalan menjadi lebih baik.

Setelah sebelumnya sudah dibahas mengenai pengertian manajemen perkantoran secara

umum. Di bawah ini merupakan beberapa pendapat ahli mengenai pengertian manajemen
perkantoran.
 1. Arthur Grager

Arthur Grager menjelaskan jika manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan juga pelayanan waktu serta suatu organisasi.

2. William Leffingwell dan Edwin Robinson

William Leffingwell dan Edwin Robinson menjelaskan jika manajemen perkantoran

adalah cabang dari seni dan juga ilmu manajemen yang berhubungan terhadap pelaksanaan
pekerjaan perkantoran serta harus dilakukan.

3. Hal Nourse

Hal Nourse berpendapat jika manajemen perkantoran memiliki arti yang luas.
Manajemen perkantoran tak hanya mencakup fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang sudah
diterima pada umumnya. Namun manajemen perkantoran juga berhubungan dengan bidang-
bidang terkait dengan control fungsional serta pengarahan administratif terhadap kebanyakan
pekerjaan kertas dan tulis.

4. George R. Terry

George R. Terry memiliki pendapat jika manajemen perkantoran adalah suatu

perencanaan, pengawasan serta pemgorganisasian pekerjaan kantor yang jug a menggerakkan
mereka untuk melakukan pekerjaan kantor tersebut guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

5. Prajudi Atmosudirjo

Prajudi Atmosudirjo berpendapat jika manajemen perkantoran adalah suatu gabungan

antara corporate management seperti kantor sebagai kesatuan yang terdiri atas gedung, tanah,
personil dan juga kelengkapan serta operation management atau pekerjaan kantor.

6. Moekijat

Menurut Moekijat, manajemen perkantoran adalah penerapan dari fungsi manajemen

pada suatu kantor. Cakupannya adalah seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan
juga pengawasan kantor agar tujuan wal bisa tercapai dan juga pegawai akan merasa puas.
 7. Rifhi Siddiq

Menurut Rifhi Siddiq, manajemen perkantoran bisa diartikan sebagai suatu metode yang
dilakukan dengan memperhatikan fungsi manajemen yang juga berhubungan terhadap pekerjaan
perkantoran yang sudah direncanakan sebelumnya.

8. Millis Geoffrey

Millis Geoffrey berpendapat jika manajemen perkantoran adalah sebuah seni yang akan
membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan agar
bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan1.

2. Fungsi Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran adalah salah satu aspek penting dalam suatu badan usaha.
Tanggung jawab utama dari seorang manajer kantor adalah dengan melakukan perencanaan,
implementasi serta evaluasi dalam memastikan kelancaran bisnis yang sedang dilakukan. Ada
beberapa fungsi manajemen perkantoran adalah sebagai berikut.

1. Perencanaan

Perencanaan adalah tahap awal yang perlu dilakukan di setiap keputusan yang dibuat.
Ketika sudah berhasil melakukan identifikasi tujuan jangka pendek dan jangka panjang dalam
bisnis, Anda bisa mencoba untuk menyusun rencana agar dapat mencapainya.

Rencana tersebut bisa tentang rincian tugas yang harus diselesaikan oleh semua
pemangku kepentingan dan juga tindakan yang harus diikuti agar memastikan konsistensi serta
dapat meningkatkan produktivitas.

2. Staffing

Staffing merupakan salah satu jenis tanggung jawab yang ada di dalam manajemen
perkantoran. Kegiatan yang ada di dalamnya adalah seperti seleksi , rekrutmen, kompensasi serta
pelatihan. Jenis pekerjaan ini juga akan mencakup proses promosi dan pensiun dari karyawan
untuk bisa menjaga keseimbangan sumber daya manusia.

1
Hadi Nuryanto https://www.gramedia.com/literasi/manajemen-perkantoran/
 Manajer juga perlu bisa menempatkan setiap orang pada jenis posisi yang sesuai dengan
kemampuan mereka sehingga tujuan dari suatu perusahaan dapat tercapai dengan melibatkan
semua staf.

3. Pengarahan

Ketika rencana sudah selesai dan sumber daya yang dibutuhkan sudah didapatkan, maka
hal berikutnya yang bisa dilakukan adalah dengan beralih ke tahap eksekusi. Anda harus bisa
mengarahkan anggota tim untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab masing-masing secara
efisien.

Pengarahan ini bisa dilakukan dengan mengadakan pelatihan dan instruksi tindak lanjut
untuk memverifikasi bahwa prosedur yang dijelaskan memang sudah dipahami dan bisa
dilaksanakan. Anda juga harus bisa mempertimbangkan bagaimana cara mengenai individu
dalam tim yang tak bisa mematuhi prosedur yang ada.

4. Komunikasi

Anda sebagai pemilik usaha juga perlu tahu jika komunikasi dengan karyawan perlu
dilakukan agar bisa memastikan semua pihak telah mematuhi adanya prosedur yang telah
ditentukan di dalam rencana.

Tujuan dari komunikasi adalah untuk bisa membina hubungan antar manusia dengan
lebih positif sekaligus memahami tuntutan tenaga kerja. Dalam tahap ini keberadaan dari
kejelasan, kejujuran dan pemanfaatan informasi adalah aspek penting komunikasi yang wajib
banget dikuasai.

5. Kontrol

Control dari pihak atasan bukan selalu berujung pada manajemen mikro saja, namun
untuk memastikan jika rencana yang telah ada bisa berjalan dengan memberikan kebebasan
kepada semua anggota tim untuk memberikan tindakan terbaiknya.

Hal tersebut juga bisa diterapkan pada prosedur fisik serta komputerisasi pada elemen
bisnis yang berbeda agar bisa memastikan konsistensi. Ketika Anda melakukan proses
pengontrolan bawahan, tentunya harus diterapkan yang namanya fleksibilitas dan adaptasi
terhadap nilai serta persyaratan kantor.

6. Koordinasi

Tak bisa dipungkiri jika tahap koordinasi memang cukup sulit untuk dilakukan karena
memang membutuhkan adanya keseimbangan antara satu tim dengan unit bisnis lainnya agar
semua pihak bisa berjalan secara harmonis. Koordinasi biasanya akan didasarkan pada sejumlah
gagasan penting, termasuk juga kontinuitas serta menghilangkan birokrasi agar bisa membuat
setiap prosesnya bisa transparan dan jelas.

7. Motivasi

Tugas dari manajer kantor yang terbilang cukup menantang adalah memberikan inspirasi
kepada para staf. Motivasi diri sendiri atau orang lain begitu dibutuhkan untuk bisa mencapai
tujuan bersama.

Hal ini juga begitu penting bagi manajer kantor untuk dapat menjaga moral, disiplin dan
memberikan contoh baik ketika menjadi pemimpin.; agar bisa menjaga motivasi, Anda juga
harus menjadi seorang pemimpin yang jujur, supportif dan sopan.

Membangun manajemen kantor yang baik dan benar bisa menjadi salah satu faktor
penunjang keberhasilan suatu perusahaan. Permasalahan yang kerap terjadi dalam tak semua
perusahaan bisa mengelola manajemen kantor dengan baik.

Manajemen Perkantoran merupakan ilmu dasar sebagai penentu dalam mengelola,

merencanakan, dan mengontrol setiapaktivitas atau kegiatan di kantor untuk mencapai tujuan
sistematis dengan terencana, terarah, dan terkoordinasi. Adapun beberapa tujuan dari
manajemen perkantoran yaitu:

1. Merencanakan bagaimana kantor atau organisasi meraih tujuan.

2. Mengorganisasi kegiatan kantor termasuk sumber daya manusia (SDM), modal,
sumber daya teknologi, dan sebagainya.
3. Menggerakkan sumber daya untuk menghasilkan kinerja yang lebih efektif dan
efisien.
 4. Mengawasi dan mengukur kualitas kerja setiap hal yang terlibat2.

3. Manajemen Kearsipan Modern

Pengertian Manajemen Kearsipan Modern Secara umum aktivitas manajemen dalam
organisasi diarahkan untuk mencapaitujuan organisasi secara efektif dan efisien. Manajemen
adalah proses bekerja sama antara individu dan kelompok serta sumber daya lainnya dalam
mencapai tujuan, organisasi adalah sebagai aktivitas manajemen. Dengan kata lain, aktivitas
manajerial hanya ditemukan dalam wadah sebuah organisasi, baik organisasi bisnis, sekolah dan
juga lainnya.3

Manajemen dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, diartikan proses penggunaan sumber
daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Dalam istilah manajemen terdapat tiga pandangan
yang berbeda, pertama: Mengartikan administrasi lebih luas dari pada manajemen (manajemen
merupakan inti dari administrasi), kedua: melihat manajemen lebih luas dari administrasi dan
ketiga: pandangan yang beranggapan bahwa manajemen identik dengan administrasi.4

Menurut Handoko, manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang

untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan
pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan
personalia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading), dan
pengawasan (controlling).5 Sedangkan menurut Stoner dan Freeman manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggotaorganisasi dan
proses penggunaan semua sumber daya organisasi untuk tercapainya tujuan organisasi yang telah
ditetapkan.6

Kearsipan dapat dipandang sebagai suatu sistem, yaitu sistem kearsipan. Sistem kearsipan
merupakan kesatuan atau kelompok yang terdiri dari unsurunsur yang saling berhubungan untuk
mencapai tujuan kearsipan.Unsur-unsur sistem kearsipan ini ada tiga. Pertama, unsur input
seperti data, informasi, arsiparis, fasilitas kearsipan, dan uang yang digunakan untuk membiayai
keseluruhan unsur input kearsipan. Kedua, unsur proses yaitu rangkaian kegiatan kearsipan yang
terdiri dari kegiatan penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan,
penyimpanan dan penyusutan arsip. Ketiga, unsur output, yang berupa arsip, yaitu sekumpulan
warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis dan ketika dibutuhkan dapat
disediakan kembali dengan cepat. Beberapa unsur tersebut di orientasikan kepada pencapaian

2
Yonada Nancy https://tirto.id/gND3

3
7 Syafaruddin, Manajemen Lembaga Pendidikan Islam (Jakarta: Ciputat Press, 2005), h.
4
E. Mulyasa, Manajemen Berbasis Sekolah, Cet I (Bandung: PT. Remaja Rasindo, 2002), h. 19.
5
T. Hani Handoko, Manajemen (Yogyakarta: BPFE Yogyakarta, 2009), h. 8.
6
Ladzi Safroni, Manajemen dan Reformasi Pelayanan Publik dalam Konteks Birokrasi Indonesia (Surabaya: Aditya Media
Publishing, 2012), h. 44.
tujuan kearsipan yang ada dasar nya untuk menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali
arsip bilamana dibutuhkan.7

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkansebagai
“warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek
(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu)
pula.8

Pengertian ini sejalan dengan pengertian arsip yang dijelaskan oleh Wiyasa yang
menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan berkas baik berupatulisan maupun benda atau gambar
yang diatur, diklasifikasikan, sertadisimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat
segera ditemukan kembali.9

Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah segala bertuk
catatan atau rekaman yang berisi kegiatan manusia sehari-hari yang bertujun untuk membantu
ingatan manusia. Arsip bisa berbentuk bon penjualan, kuitansi, surat izin, ijazah, akta tanah, dan
lain sebagainya.

Menurut Odgers dalam bukunya Badri Munir Sukoco mendefinisikan manajemen arsip
sebagai suatu pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam
bentuk kertas maupun media elektronik. Sedangkan menurut Chermen manajemen kearsipan
adalah proses yang menitikberatkan pada proses efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan
dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan10

Manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang

digunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan
dilakukan melalui pelaksanaan fungus-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penusunan
personalia, pengarahan dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsipdan sumber daya yang
ada untuk pengurusan kearsipan seperti pegawai kearsipan (arsiparis, archievist), fasilitas
kearsipan dan keuangan yang dipergunakan untuk membiayai pelaksanaan kegiatan kearsipan.11

Berdasarkan definisi tersebut, penulis menyimpulkan manajemen kearsipan adalah proses

pengaturan perkantoran yang berhubungan dengan segala bentuk surat atau dokumen maupun
naskah yang bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali pada saat dokumen itu diperlukan.
Oleh karena itu dalam pelaksanaan manajemen kearsipan seorang manajer atau pengelola
kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam proses pngurusan arsip
sehingga pekerjaan perkantoran mudah dicapai dengan efektif dan efisien.

7
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006)h.29
8
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta: PT Bumi Aksara, 2000),
h. 1.
9
Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta: Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 79
10
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Surabaya: Erlangga, 2006), h. 82.
11
Yohanes Suraja, Op. Cit. h 62
 Manajemen kearsipan yaitu suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga/ instansi/
organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang telah direncanakan yang dimulai dari kegiatan
penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pengevaluasian sampai pemusnahan arsip.

Banyak kita temui situasi pelayanan administratif yang masih lamban ditengah era
modern seperti sekarang ini. Oleh karena itu, kantor-kantor yang kegiatannya banyak
berhubungan dengan pelayanan masyarakat diharapkan mempunyai sistem kearsipan yang dapat
berjalan efisien dan efektif, jika tidak, pelayanan masyarakat yang diberikan niscaya akan
lamban dan tidak memuaskan.Sistem kearsipan yang baik mempunyai kriteria tertentu, yaitu:12

a. Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan
cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang, sehingga arsip yang benar
dapat disediakan pada orang yang membutuhkannya pada waktu yang cepat dan
dengan biaya yangserendah-rendahnya.
b. Dari aspek unsur-unsur input, sistem kearsipan dalam keadaan baik apabila:
1) Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar, lengkap, tepat
dan relevan.
2) Pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi dan harus cerdas,
teliti, cekatan, dan rapih dalam melaksanakan kerja dibidangkearsipan
3) Pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi dan harus cerdas,
teliti, cekatan, dan rapih dalam melaksanakan kerja dibidangkearsipan
c. Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang baik
ditandai dengan pelaksanaan, penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan,
penyimpanan dan penyusutan naskah dapat berjalan dengan sesuai prosedur dan
metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output
yang benar.

d. Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi ciri-ciri arsip sebagai arsip
yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang mempunyai nilai-guna dan disimpan
secara sistematis, sehingga bila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali.

Sedangkan menurut Wiyasa, ciri-ciri penyelenggaraan manajeme kearsipan yang efektif

dan efisien adalah:

1. Berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu

2. Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui selektif
yang cermat.

12
ibid, h. 63-65
 3. Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar. Dari beberapa
penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen Kearsipan yang efektif
memiliki beberapa ciri diantaranya: arsipnya merupakan arsip yang memiliki nilai
guna yang bermanfaat untuk operasional organisasi; mudah ditemukan kembali
apabila arsip tersebut dibutuhkan; dalam pemeliharaannya tidak membutuhkan
biaya yang besar.13

4. Komponen Manajemen Kearsipan Modern

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua kategori yaitu: 14

a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis berasal dari bahasa Belanda dynamisch archief. Arsip

dinamis (dokumen atau record) merupakan informasi terekam termasuk data
dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau
perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti
aktivitas tersebut.

Arsip dinamis harus memenuhi syarat yang ditentukan yaitu lengkap,

cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Singkatnya
arsip dinamis merupakan arsip yang diperlukan dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan
penyelenggaraan administrasi negara pada khususnya. Arsip dinamis selalu
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.Arsip
dinamis harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan
pemakainya.
Untuk dapat sampai kepada pemakai maka arsip dinamis harus dikelola
artinya diurus dengan sebaik mungkin dan harus tersedia apabila diperlukan.
Arsip dinamis atau dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori yaitu
Arsip dinamis administratif, Arsip dinamis akuntansi, Arsip dinamis proyek
dan Berkas Kasus.

b. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari. Pada umumnya bentuk
arsip statis adalah kertas, foto, transkrip.

13
Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta: Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 44
14
Sulistyo dan Basuki. Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 13-14.
 Adapun jenis arsip berdasarkan pada Keabsahan adalah sebagai berikut: 15
1. Arsip Otentik. Arsip Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat
tanda tangan sah dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari isi
arsip yang bersangkutan.
2. Arsip Tidak Otentik. Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang
diatasnya tidak terdapat tanda tangan dengan tinta.
Arsip adalah catatan tertulis, gambar, atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang
digunakan orang sebagai pengingat. Arsip mempunyai 4 kegunaan yaitu:

a) Guna Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan
pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan. Contohnya adalah
surat undangan untuk menghadiri rapat (pertemuan) ini merupakan arsip yang
mempunyai kegunaan sebagai sumber informasi, informasi yang tersirat dalam
arsip tersebut adalah kapan, jam berapa dan dimana pertemuan itu diadakan.
b) Guna Yuridis
Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai
legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan. Contohnya adalah surat perjanjian
jual beli secara yuridis warkat tesebut mengandung hak dan kewajiban yang harus
dipenuhi oleh yang bersangkutan. Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi
memiliki fungsi sebagai legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan. Contohnya
adalah surat perjanjian jual beli secara yuridis warkat tesebut mengandung hak
dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh yang bersangkutan.
c) Guna Sejarah
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi
untuk masa yang akan datang. Contohnya berita acara serah terima jabatan suatu
organisasi warkat ini mempunyai guna sejarah bagi organisasi yang bersangkutan.
d) Guna Ilmu Pengetahuan
Arsip juga sebagai informasi untuk orang lain yang membutuhkan sebagai
bahan pengetahuan. Berbagai kegunaan arsip sangat terkait dengan seberapa lama
akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan, tetapi suatu periode arsip
perlu disusut. Arsip perlu disimpan dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat
penyimpanannya. Contohnya adalah laporan penelitian seseorang ilmuan. Warkat
ini mempunyai guna ilmiah (guna ilmu pengetahuan) selain guna informasi. Suatu
arsip mungkin mempunyai guna informasi saja atau dapat pula suatu arsip
mempunyai guna informasi, yuridis atau guna lain. Jadi suatu arsip dapat hanya
mempunyai satu macam kegunaan dan dapat pula mempunyai lebih dari satu
macam kegunaan. Serbagai kegunaan arsip sangat terkait dengan seberapa lama
akan disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusutkan. Arsip perlu disimpan
terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanannya.16

15
Badri Munir Sukoco. Manajemen Admnistrasi Perkantoran Modern (Surabaya: Erlangga, 2007), h. 84.
16
Sularso Mulyono, Manajemen Kearsipan (Semarang: UNNES, 2003), h. 6-7.
5. Indikator Manajemen Kearsipan
Adapun indikator yang digunakan untuk menilai pelaksanaan manajemen kearsipan
modern adalah sebagai berikut:

Tabel Dimensi dan Indikator Variabel Manajemen Kearsipan17

Dimensi Indikator
Perencanaan 1. Kelengkapan peralatan arsip
penyelenggaraan 2. Ruang penyimpanan arsip
kearsipan 3. Rak penyimpanan arsip
Pengorganisasian 1. Penciptaan arsip dengan baik dan benar.
kearsipan 2. Pendistribusian arsip dengan cepat dan teliti.
3. Penyimpanan arsip secara sistematis.
Pengarahan 1. Pemberian motivasi.
kearsipan 2. Menjaga komunikasi yang baik.
Pengawasan 1. Evaluasi program kearsipan.
kearsipan 2. Program pengawasan pelaksanaan kegiatan kearsipan.

C. KESIMPULAN

Manajemen di dalam perkantoran sangat di butuhkan juga penting untuk mengupayakan

pengarahan pada aktivitas atau kegiatan ketata usahaan dari suatu kantor secara menyeluruh agar
bisa mencapai tujuan seefisien mungkin dan harus diadakan penataan agar pekerjaan ini bisa
dilakukan dengan baik.

Manajemen juga tidak bisa lepas dari pengelolaan data dan penyimpanan dokumen.
Dengan manajemen kearsipan kita bisa lebih mudah dalam melakukan pengelolaan data dan
dokumen penting, di atas juga di jelaskan bahwa manajemen kearsipan adalah suatu kegiatan
yang dilakukan oleh suatu lembaga/ instansi/ organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang telah
direncanakan yang dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pengevaluasian
sampai pemusnahan arsip.

D. DAFTAR PUSTAKA

Sulistiowati, Tri, 2022, dasar dasar manajemen perkantoran dan layanan bisnis, PT, Steve
Matteson

Basuki. Sulistiyo, 2003, Manajemen Arsip Dinamis PT. Gramedia Pustaka Utama
Wiyasa, Thomas, 2003, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, Jakarta
Sukoco, Badri Munir, 2006 Manajemen Administrasi Perkantoran
Mulyono, Sularso,200, Manajemen Kearsipan (Semarang: UNNES)
Barthos, Basir Barthos, 2000, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi, PT Bumi Aksara, Jakarta

17
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Surabaya: Erlangga, 2006), h. 82.