DASAR DASAR MANAJEMEN

FAKULTAS KEHUTANAN
UNIVERSITAS JAMBI

Nama :Lusy Harlista Ramayani

NIM :L1A119001
Kelas : R-001

I. ACTUATING (PENGARAHAN)
A. Definisi Actuating (pengarahan)
Actuating (pengarahan) adalah fungsi managemen yang berhubungan dengan
kegiatan mengarahkan semua karyawan agar mau bekerjasama dan bekerja efektif
secara efisien, agar terwujudnya tujuan dari perusahaan, karyawan bahkan
masyarakat.Dengan kata lain actuating adalah suatu usaha yang dilakukan untuk
mencapai tujuan perusahaan dengan berpedoman pada perencanaan (planning) dan
usaha pengorganisasian.(organizing).
Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena
merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota
kelompok mulai dari tingkat teratas sampai tingkat terbawah, berusaha mencapai
sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik
dan benar. Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian
bersifat vital, tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita
mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasikan.
Oleh karena itu diperlukan tindakan penggerakan, pengarahan (actuating) atau usaha
untuk menimbulkan action (tindakan).
Actuating adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk mengarahkan,
menggerakan, membimbing, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam
melaksanakan suatu kegiatan usaha.Pengarahan ini dapat dilakukan secara persuasif
(bujukan) dan instrufi.tergantung cara mana yang paling efektif.Pengarahan disebut
efektif, jika dipersiapkan dan dikerjakan dengan baik serta benar olehkaryawan yang
ditugasi untuk itu.
George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha
menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka
berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-
anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai
sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan actuating tidak lain merupakan upaya untuk
menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan
pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal
sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanaan actuating ini adalah
bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau
mendesak,
Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan hubungan
antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
B. Fungsi dan peranan Actuating (pengarahan) dalam organisasi
Pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatan alat-alat bagaimanapun canggihnya atau
handalnya, baru dapat dilakukan jika karyawan ikut berperan aktif
melaksanakannya.Fungsi pengarahan ini adalah ibarat kunci stater mobil, artinya
mobil baru dapat berjalan jika kunci staternya telah melaksanakan
fungsinya.Demikian juga proses manajemen baru terlaksana setelah fungsi
pengarahan diterapkan.
Fungsi Actuating merupakan usaha untuk menciptakan kerjasama diantara staf
pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan
efisien.Fungsi actuating haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan
kepada staf bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap
lingkungannya.Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif.
Berikut ini adalah beberapa elemen pengarahan dalam manajemen :
1. Coordinating (Koordinasi)
Koordinasi adalah fungsi yang harus dilakukan oleh seorang manajer agar
terdapat suatu komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan perbedaan
kepentingan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai .
2. Motivating (motivasi)
Memberi motivasi kepada karyawan merupakan salah satu elemen penting dalam
manajemen perusahaan, dengan memberikan fasilitas yang bagus dan gaji yang cukup
maka kinerja para karyawan dalam perusahaan pun akan optimal.
3. Communication (Komunikasi)
Komunikasi antara para pimpinan dan karyawan sangat diperlukan untuk
mencapai tujuan perusahaan. Dengan menjalin komunikasi yang baik maka akan
menimbulkan suasana kerja yang kondusif di perusahaan dan akan menumbuhkan
kerjasama (teamwork) yang baik dalam berbagai kegiatan perusahaan.
4. Commanding (Perintah)
Dalam memberi perintah pun seorang atasan tidak bisa seenaknya, tetapi harus
memperhitungkan langkah – langkah dan resiko dari setiap langkah yang para atasan
itu ambil karena setiap keputusan dan langkah akan memberi pengaruh bagi
perusahaan.
Penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan
perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan
pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal
sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Dengan pengarahan yang baik dari para atasan dan tujuan , visi dan misi yang jelas
dari suatu manajer perusahaan dapat menimbulkan efek yang positif untuk perusahaan
itu sendiri, antara lain team work yang baik dan dapat memunculkan decision maker
yang bagus. Karena decision maker dan teamwork dalam suatu perusahaan adalah
kunci kesuksesan suatu perusahaan untuk mencapai goal atau tujuan perusahaan
seefektif dan seefisien mungkin.
Fungsi pundamental ketiga dari fungsi manajerial adalah menggerakan orang untuk
melaksanakan aktifitas organisasi sesuai dengan tujuan yang
diharapkan.Menggerakan jelas membutuhkan adanya kematangan pribadi dan
pemahaman terhadap karakter manusia yang memiliki kecenderungan berbeda dan
dinamis, sehingga membutuhkan adanya sinkronisasi. Sehingga bisa dikatakan fungsi
actuating jauh lebih rumit oleh karena harus berhadapan langsung sehingga fungsi
leadershif begitu kentara sekali dibutuhkan sekalipun semuanya melalui proses
planning dan pengorganisasian terlebih dulu.

I. CONTROLLING (PENGENDALIAN)
A. Konsep Dasar Pengendalian
Pengendalian (pengawasan) atau controlling adalah bagian terakhir dari fungsi
manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses
manajemen, karena itu harus dilaksanakan sebaik-baiknya. Fungsi manajemen yang
dikendalikan adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian
itu sendiri. Kasus-kasus yang banyak terjadi dalam organisasi adalah akibat masih
lemahnya pengendalian sehingga terjadilah berbagai penyimpangan antara yang
direncanakan dengan yang dilaksanakan.
Pengendalian adalah proses pemantauan, penilaian dan pelaporan rencana atas
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan korektif guna penyempurnaan
lebih lanjut. Beda pengawasan dengan pengendalian adalah pada wewenang dari
pengembang kedua istilah tersebut. Pengendalian memiliki wewenang turun tangan
yang tidak dimiliki oleh pengawas. Pengawas hanya sebatas memberi saran,
sedangkan tindak lanjutnya dilakukan oleh pengendali.
B. Asas- Asas Controlling
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut
:
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus
ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan
(koreks) untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari
perencanaan.
2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu
efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak
menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility).
Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab
penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan
yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang
akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang
paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas
baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu
sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan
yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat mungkin para
petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan harus
disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan
perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability).
Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan
bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian
pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manager,
sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan
harus sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus ditunjukan
 terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup
informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat
dan tugas manager.
9. Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan
standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan
tujuan yang tercapai.
10. Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control).
Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-
faktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan
adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini
dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus
luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau
berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada
ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana,
organisasi, staffing dan directing.

C.   Proses Controlling
1.  Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan.
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan
sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk
mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif
ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan (standard performance) adalah suatu
pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan
secara memuaskan.
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos,
waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:
a. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan,
atau kualitas produk.
b. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup
biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan
lain-lain.
c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu
pekerjaan harus diselesaikan.

2.   Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur
pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah
menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran
pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada
berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan
(observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan
pengambilan sampel.
4.  Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata
dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus
diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:
a. Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
b. Mengubah pengukuran pelaksanaan
c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-
penyimpangan.

D. Cara - Cara Controlling

1.   Pengawasan Langsung
Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang
manajer.Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui
apakah apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang
dikehendakinya. Kebaikan :
a. Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya
dilakukan dengan cepat.
b. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan
memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.
c. Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan
atasanya.
d. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna
bagi kebijaksanaan selanjutnya.
e. Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang” (ABS).

KEBURUKAN :
 Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya
berkurang,misalnya planning lain-lainya.
 Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu
mengamatinya.
 Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.
 Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di
tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report))

2.      Pengawasa Tidak Langsung

Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan
maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai. Kebaikan :
a. Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya
perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain.
b. Biaya pengawasan relatif kecil.
c. Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan
pekerjaan.

KEBURUKAN :
 Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk
melaporkan yang baik-baik saja.
 Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun
terlambat.
  Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.
 Pengawasan berdasarkan kekecualian, pengendalian yang dikhususkan untuk
kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang
diharapkan,pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak
langsung oleh manajer.

E. Alat Fungsi Controlling

1. Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang
disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik
pemerimaan maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu
tidak efektif karena terdapat penyimpangan.

Tipe-tipe budget:
a. Sales budget
b. Production budget
c.  Cost Production Budget
d. Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan bermacam-
macam tingkat tingkat produksi
e. Purchasing budget
f. Personnel budget
g.  Cash & Financial budget
h.  Master budget (budget keseluruhan)

2. Non-Budget
Alat pengenalian non budget:
a. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan
perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
b. Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
c. Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance
sheet dan Income Statement (neraca rugi laba)
d. Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh
berlalu.
e. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak
mendapat laba ataupun rugi.
f. Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang
meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah
keuangan. Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik,
pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang
yang telah dibayar benar-benar telah diterima.

II. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN

A. Man (Sumber daya Manusia)
Unsur manajemen yang paling vital adalah sumber daya manusia. Manusia yang
membuat perencanaan dan mereka pula yang melakukan proses untuk mencapai
tujuan tersebut. Tanpa adanya sumber daya manusia maka tidak ada proses kerja,
sebab pada prinsip dasarnya mereka adalah makhluk pekerja.

B. Money (uang)
Perusahaan dalam menjalankan seluruh aktifitas sehari-harinya tidak akan bisa
terlepas dari biaya yang diukur dengan satuan sejumlah uang. Dengan ketersediaan
uang atau dana yang memadai maka manajemen perusahaan akan lebih leluasa dalam
melakukan sejumlah efisiensi untuk mencapai tujuan akhir perseroan yaitu
memperoleh laba yang maksimal.

Pembelian bahan material atau bahan baku nilainya akan jauh lebih murah jika
dilakukan dengan pembayaran tunai begitu pula dengan jumlah atau quantity,
semakin banyak quantity yang dipesan maka secara otomatis akan mendapatkan
jumlah harga discount khusus dari vendor. 

C. Materials (bahan baku)

Ketersediaan bahan baku atau material sangat vital dalam proses produksi. Tanpa
bahan baku perusahaan manufaktur tidak bisa mengolah sesuatu untuk dijual.
Dibutuhkan tenaga ahli untuk mengolah bahan baku menjadi barang jadi atau
setengah jadi. Sumber Daya Manusia dan bahan baku sangat berkaitan erat satu sama
lain dan tidak bisa dipisahkan.

D. Machines (Peralatan Mesin)

Untuk mengolah bahan baku menjadi barang jadi dibutuhkan seperangkat mesin
dan peralatan kerja. Dengan adanya mesin maka waktu yang dibutuhkan dalam proses
produksi akan semakin cepat dan efisien. Disamping efisien, tingkat kesalahan
manusia atau human error dapat diminimalisir, namun dibutuhkan sumber daya yang
handal dan bahan baku yang berkualitas untuk memperoleh hasil yang maksimal.

E. Methods (metode) 
Dalam menerapkan manajemen untuk mengelola sejumlah unsur-unsur diatas
dibutuhkan suatu metode atau standard opartional prosedure yang baku. Setiap divisi
di dalam perusahaan memiliki fungsi pokok tugas atau job desk  tersendiri dan masing
masing divisi tersebut saling berkaitan erat dalam menjalankan aktifitas perusahaan.

F. Market (pasar)
Konsumen atau pasar merupakan elemen yang sangat penting, tanpa permintaan
maka proses produksi akan terhenti dan segala aktifitas perusahaan akan vakum. Agar
dapat menguasai segmentasi pasar pihak manajemen harus memiliki strategi
pemasaran yang handal dan dapat bersaing dengan kompetitor market sejenis baik
dari sisi harga, kualitas  maupun kuantitas. Enam unsur manajemen diatas saling
berkaitan erat satu sama lainnya, dan masing-masing elemen sangat penting dalam
rangka penerapan fungsi manajemen untuk mencapai hasil yang masimal dan efisiensi
dalam aktifitas perusahaan.
 SUMBER

http://tugaskuliahku09.blogspot.com/2014/02/makalah-controlling-dalam-manajemen.
html
http://ratnairmanurakbar.blogspot.com/2014/05/pengarahan-actuating.html
https://www.kembar.pro/2015/10/6-unsur-manajemen-terpenting-dalam-fungsi-manaj
emen.html
http://scirewl.blogspot.com/2014/12/konsep-dasar-pengendalian.html