BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses

perencanaan,pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota
organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah
Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada
proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana
keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu
tujuan organisasi.

Dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan

untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil
akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan
beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat,
komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu,
pelayanan rapat dan lain sebagainya.
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan
secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan
dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut
sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-
sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya
dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti
bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang
mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan
diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha
untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna.
Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran
adalah merupakan inti kehidupan organisasi.

Manajemen Perkantoran 1
 B. Rumusan Masalah

1. Apa Pengertian Manajemen Perkantoran?

2. Apa saja Tujuan Manajemen Perkantoran?
3. Apa Fungsi Perkantoran?
4. Apa saja Pekerjaan-pekerjaan Kantor?
5. Bagaimana Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran?

C. TujuanPenulisan

1. Untuk mengetahui dan memahami Pengertian Manajemen Perkantoran

2. Untuk mengetahui dan memahami Tujuan Manajemen Perkantoran
3. Untuk mengetahui dan memahami Fungsi Perkantoran
4. Untuk mengetahui dan memahami Pekerjaan-pekerjaan Kantor
5. Untuk mengetahui dan memahami Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Manajemen Perkantoran 2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Perkantoran

Sebelum membahas manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian

kantor menurut. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /µthe office, adalah tempat
dimanabiasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun jugadiberikan kepada
tempat itu. Sedangkan menurut Atmosudirdjo menyebutkan kantor adalah unit
organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna
membantu pimpinan

Tugas utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan member dukungan

(fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi. Fungsi utama suatu kantor adalah :
 Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi.
 Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja operasional (subtantif).
 Pengelolaan sumber daya organisasi.
 Pengelolaan data dan informasi organisasi.

Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor, yakni:

Jasa, adalah aktivitasekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumen

atau dengan barang-barang.
Jabatan,adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan,
pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar
diberbagai tempat.
Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau
mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unitkerja.
Ruang Kerja,adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.
Biro,adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu.
Sebelum mengenal definisi manajemen perkantoran, kita harus mengenal istilah
manajemen, berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni
melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan
diterima secara universal. Berikut pengertian Manjemen menurut beberapa para ahli:

 Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu prosesatau kerangka kerja, yang
melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah
tujuan- tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.
 Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu
pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalam kata lain seni
adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran

Manajemen Perkantoran 3
 serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.
 Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan
suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian
pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan
cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam
pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya
sendiri.
 Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber
daya untuk mencapai sasaran ( goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti
bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti
bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan
jadwal.

Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri
dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana ke empat proses
tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan
organisasi.

Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan

kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang
manajemen kantor, beberapa diantaranya:

 Office managemen tis the directing andc ontrolling of an officein order to

achieve its specified purpose in the most economical way. Manajemen
perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai
tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya´ (J.C. Denyer,
1973).
 Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a
specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate
machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most
suitable envoronment . Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai
pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu
dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan
menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok,metode-
metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C.
Denyer, 1973).
 Office management can bedefined astheplanning, controlling, organizing of
fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined
objectives.

Manajemen Perkantoran 4
 Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan,
pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang
melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang
telah ditentukan terlebih dahulu´ (GR Terry, 1974).
 The term office management will be used in such a broad sensein this book;it
will be considered to encompass the management of office work wherever and
by whomever performed. Istilah manajemen perkantoran akan di pergunakan
dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap
meliputi manajemen dari pada pekerjaan kantor dimana pun dan oleh siapapun
dilakukan.´ (Littlefield dan Peterson, )
 Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan
pekerjaan perkantoran (Edwin Robinson. 1953).
 Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam
menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai
tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan

yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas
kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada
berbagai pihak.Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain:
kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.

B. Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan
secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan
dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut
sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-
sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya
dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen.

Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya informasi yang siap dipakai.

Ciri informasi yang siap dipakai adalah:

1) Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun

tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan
masyarakat.
2) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk
melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,

Manajemen Perkantoran 5
 melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi
tanggung jawabnya.
4) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen
sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga
5) Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga
diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi
keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan di
pertanggungjawabkan.

C. Fungsi Perkantoran

Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang
secara rinci adalah :

1. Untuk menerima keterangan (misalnya: surat-surat, harga, kutipan dan

sebagainya)
2. Untuk mencatat keterangan (misalnya: persediaan, hargadan catatan-catatan
kepegawaian)
3. Untuk menyusun keterangan (misalnya:dalampembiayaan, pembukuan dan
sebagainya)
4. Untuk member keterangan (misalnya: faktor-faktor penjualan, perkiraan-
perkiraan dan sebagainya)

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha

penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal,dalam arti
bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang
mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan
diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha
untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna.
Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran
adalah merupakan inti kehidupan organisasi.

Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusat

melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan,
mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut memberati
dan membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan,
komunikasi, perhitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan
pekerjaan kantor.

Manajemen Perkantoran 6
 D. Pekerjaan-pekerjaan Kantor

Pekerjaan kanto berkaitan dengan kegiatan tata usaha seperti pekerjaan kantor
yang berhubungan dengan arsip-arsip. Selain itu pekerjaan kantor juga meliputi tugas-
tugas lain seperti komunikasi antara individual-individual dalam perusahaan melalui
konferensi-konferensi, wawancara-wawancara, pembicaraan-pembicaraan melalui
telpon atau instruksi- instruksi dan komunikasi antara perusahaan dan orang-orang
diluar perusahaan misalnya melalui surat-surat, pembicaraan-pembicaraan melalui
telepon dan sebagainya.

Dalam proses memulai, mengembangkan dan mengawasi kegiatan bisnis, manajer

dan staff kantornya mengambil bagian yang tidak sedikit dalam kegiatan kantor.
Terdapat lima bidang kegiatan atau pekerjaan perkantoran yaitu:

1) Kegiatan komunikasi
Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusat
komunikasi. Perusahaan atau organisasi menerima perintah, informasi dan
laporan dari perusahaan atau organisasi lain dan setelah mempersiapkan atau
memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen, meneruskan instruksi
dan penjelasan kepada mereka yang membutuhkan informasi tersebut.
2) Kegiatan kalkulasi
Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau
perhitungan angka.Berbagai alat untuk menolong kegiatan saat itu sangat
banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana hingga computer.
3) Pengelolaan arsip penyusunan laporan
Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien.Bahkan
arsip tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang
telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi. Arsip yangdisusun dengan teliti
mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah dan dalam banyak hal mampu
membandingkan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sekarang dengan apa
yang telah terjadi pada masa lalu dan meneliti masalah-masalah yan gakan
timbul jauh sebelum ituterjadi.
4) Penyusunan laporan
Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Apabila anggota staff mengetahui
sesuatu yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Banyak laporan
diperlukan sebagai prosedur-prosedur rutin dari departemen-departemen dalam
perusahaan.
5) Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin
berfungsi dengan tepat.

Manajemen Perkantoran 7
 Disamping itu ada tambahan pekerjaan tambahan itu adalah:

 Menulis(termasuk mengetik dan lain-lain untuk mempercepat proses penulisan)

 Menyalin(baik dengan tangan, mekanik maupun fotografis).
 Mengarsip(termasuk memilih, membernomor dan menyusun indeks)
 Mengecek(memeriksa).

E. Ruang Lingkup ManajemenPerkantoran

Charles O. Lebbey membagi ruang lingkup Manajemen Perkantoran dalam 9

bidang , sebagai berikut :

Offfice Space(RuangPerkantoran)
Termasuk di dalamnya adalah perkiraan kegutuhan ruang, tata ruang, ventilasi
udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, perubahan
ruang, dan pemeliharaan ruang.
Office Communication(KomunikasiKantor)
Termasuk di dalamnya adalah pengiriman surat, penanganan telepon, telex
penerimaan tamu.
Office Personnel(Kepegawaian/Manajemen Sumber Daya Manusia)
Termasuk di dalamnya adalah Seleksi pegawai, Orientasi, Latihan, Pengujian,
Kenaikan Pangkat, Turnover (pergantian pegawai), Pengerahan Pegawai,
Keterlambatan, Kemangkitan, Wawancara, Semangat dan Motivasi kerja,
Disiplin, Pensiun, Penilaian pegawai danPengaduan.
Furniture and Equipment(Perabotan dan Perlengkapan)
Termasuk di dlamnya Meja, Kursi, Lemari, Perlengkapan Arsip, Pemeliharaan
dan perbaikan alat, Penilaian perlengkapan kantor yang baru.
Appliances and Machine(Peralatan dan Mesin-mesin kantor)
Termasuk di dalamnya adalah Mesin Tik, Mesin Komputer, printer, LCD,
Facsimili, Mesin Photo Copy, Telepon, Mesin Ganda, Pemeliharaan dan
Perbaikan Mesin, serta Penilaian Peralatan dan Mesin baru.
Supplies and Stationary (Perbekalan dan Keperluan Alat Tulis)
Termasuk di dalamnya adalah Alat Tulis kantor, Alat-alat kebersihan, Penilaian
perbekalan.
Methods (Metode)
Termasuk di dalamnya adalah pengolahan Bahan keterangan, Penyelidikan
rutin, dan Analisis Statistik.
Records (Warkat)
Termasuk di dalamnya Perancangan formulir, Penanganan surat, Pola surat,
Metode Pelaporan, Penyelidikan, Penyingkiran warkat, Micro Film, Jadwal
Penyimpanan, Praktik Kearsipan dan Penyimpanan warkat.

Manajemen Perkantoran 8
 ExecutiveControls(KontrollPejabatPimpinan)
Termasuk di dalamnya adalah Perencanaan organisasi, Perencanaan Anggaran,
Forecasting, Buku Pedoman kerja, Konferensi, Mutasi, Job Analysis, Sistem
Penggajian.

Manajemen Perkantoran 9
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya

tujuan secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan
dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut
sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-
sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya
dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen.
Dalamkehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti
bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang
mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan
diharapkandapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha
untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna.
Berdasarkan hal tersebutdapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran
adalah merupakan inti kehidupan organisasi.
Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusat
melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan,
mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan.Tempat tersebut member arti
dan membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan,
komunikasi, perhitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan
pekerjaan kantor.

Manajemen Perkantoran 10
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.scribd.com/doc/61616760/tugas-makalah-manajemen-perkantoran

Manajemen Perkantoran 11