Manajemen Perkantoran

Pada sebuah organisasi, baik perusahaan , pemerintah, yayasan sosial, hobi

merupakan tempat berkumpulnya orang – orang untuk mencapai suatu tujuan. Supaya
tujuan itu tercapai mereka memerlukan tempat untuk melaksanakan aktifitas – aktifitas :
- Membuat , menerima dan mengirim surat.
- Memililah , menyimpan dan menembalikan kembali dokumen yang telah
disimpan.
- Membuat laporan.
- Memproses informasi.
- Memproduksi dokumen.
- Mengatur dan menagani keuangan.
- Menelpon, menfax, mengirim email
- Mengumpulkan, menganalisa data dan informasi.
Semua aktifitas –aktifitas harus diatur (manage) sehingga terarah dan terkontol,
sehingga tujuann dapat dicapai secara optimal. Sebelum melihat arti manajemen
perkantoran, kita harus mengerti dulu apa itu manajemen.

Evaluasi Teori Manajemen

Klasifikasi teori manajemen terdiri dari 4 teori :
1. Manajemen klasik
Manajemen klasik mempunyai 2 pandangan yaitu manajemen ilmiah dan
manajemnen kesatuan yang utuh
Manajemen ilmiah
1. Masalah utama yang dihadapi oleh organisasi, yaitu bagaimana meningkatkan
output rata- rata pekerja dan bagaimana meningkatkan efisiensi pengelolah
organisasi. Dengan mengunakan pemikiran yang logis dan sistematis.
2. Manajemnen sebagai satu kesatuan yang utuh
Menitik beratkan perhatian kepada keseluruhan masalah administrasi yang terjadi
dalam organisai

1
 2. Manajen perilaku
Ada dua pendekatan utama yang termasuk dalam aliran manajemen perilaku, yaitu
pendekatan hubungan manusia dan pendekatan perilaku ilmiah
Pendekatan hubungan manusia
Peningkatan motivasi kerja karyawan untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas
lebih penting dibandingkan dengan aspek teknis
Pendekatan perilaku ilmiah
Melihat kebutuhan manusia, dikenal dengan teori maslow. Kita harus menyadari
bahwa kebutuhan setiap pekerja adalah berbeda – beda .
Setiap orang mempunyai sisi yang kontradiktif antara perasaan dan emosi
3. Manajemen Ilmiah
Merupakan metode bisnis kuantitatif, yang mengunakan dasar ilmu teknik dan
matematik untuk memecahkan masalah bisnis yang komplek
4. Manajemen Kualitas
Menekankan pada kerja tim, memperdayakan pekerja, mengakui kesalahan suatu
organisasi, dan menerima kritikan dalam melayani konsunen secara lebih baik.
Menurut stoner manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dalam rangka pemanfaattan sumber
daya manusia.
Menurut MC Maryati, manajemen adalah proses mengadakan sarana dan sumber
daya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.
Jadi unsur – unsur dari manajemen adalah perencanaan, pengarahan dan kontrol.
Dimana untuk manajemen bisa berjalan diperlukan manajer dan tenaga pelaksana.

Elemen Dasar Manajemen

Aktififitas manajemen akan dapat terlaksana dengan baik, memerlukan sarana dan
sumberdaya manusia yang disebut deenga elemen dasar manajemen. Secara umum sarana
manajemen dapat dikelompokkan menjadin tiga kelompok yang terdiri dari 6 (enam) M,
yaitu :
Sarana fisik , terdiri dari : 1. Material (Materials)
2. Mesin ( machines)

2
 3. Uang (Money)

Sarana non fisik terdiri dari : 4. Metode ( Metods)

5.Pasar ( Markets)
Sumber daya manusia 6. Manusia ( Man)
1. Material
Bahan – bahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
2. Mesin
Mesin – mesin atau alat yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
3. Money
Uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan
4. Metods
Cara – cara yang dipergunakan dalam usaha mencapai tujuan
5. Markets
Pasar untuk menjual hasil
6. Men
Tenaga kerja manusia, baik tenaka edukatif maupun oerasional
Jadi apapun organisasinya memerlukan elemen dasar , untuk terlaksananya suatu
pekerjaan. Pekerjaan dapat dilakukan dikantor.

Definisi Kantor
Menurut Mukijat dalam Ida Nuraida(2013) , kantor adalah setiap tempat yang bisa
dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, apapun nama yang diberikan
untuk tempat tersebut. Prajudi Atmosudirjo (1982), kantor sebagai unit organisasi yang
terdiri atas tempat, personil staf, dan operasi ketata usahaan guna membantu pimpinan .
Jadi kantor adalah tempat diselengarakannya kegiatan tata usaha yang didalamnya
terdapat ketergantungan sistem antar orang, teknologi, prosedur untuk menagani
informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai
menyalurkan pada pihak – pihak yang berkepentingan.

3
Tujuan dan Fungsi Kantor
Menurut Ida Nuraida(2013), fungsi kantor
1.Menerima informasi
Menerima informasi dalam bentuk surat, telepon, pesanan, faktur dan laporan
mengenai berbagai kegiatan bisnis
2. Merekam dan menyimpan data serta informasi
Pembuatan ini dimaksudkan agar informasi dapat disiapkan sesegera mungkin bila dipe
Lukan
3. Mengatur informasi
Informasi yang diakumulas kantor jarang dalam bentuk yang sama dari sumber yang
berbeda – beda. Kantor bertanggung jawab menyediakan informasi yang baik.
4.Memberi informasi
Bila manajemen meminta , kantor membagi informasi dari rekamannya. Informasi yang
diberikan ada yang bersifat rutin, khusus. Informasi dapat bersifat lisan dan tulisan
5.Melindungi aset
Memperingatkan hal – hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.
6.Pusat saraf administrasi dan perencanaan kebijakan
Administrasi dalam proses penyelengaraan setiap usaha kerja sama sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur – unsur administrasi yaitu;
a.Pengorganisasian
b. Kepegawaian
c.Keuangan
d.Komunikasi
e Tata usaha
f. Humas
7. Perantara
Kantor bertindak sebagai pelayan yang menghubungkan antar bagian dalam organisasi
8.Koordinator
Kantor mengawasi dan mengkoordinir seluruh kegiatan administrasi
9.Penghubung dengan pihak eksternal

4
 Kantor mengadakan hubungan dengan pihak luar dan memberikan dukungan terhadap
organisasi.

Pengertian Manajemen Kantor

1. Definisi manajemen perkantorandan manajemen administrasi
Istilah manajemen perkantoran dan adminstrasi perkantoran mempunyai arti yang sama
Menurut W H Evans
Administasi perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan
semua tahap operasi perusahaan yang mengenai penggolahan bahan keterangan,
komunikasi dan ingatan organisasi
Menurut Arthur Grager
Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelengaraan terhadap komunikasi dan
warkat dari suatu organisasi
Menurut William Leffingwell & Edwin Robinson
Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi cabang dari seni dan ilmu manajemen yang
berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bila dan dimanapun
pekerjaan itu harus dilaksanakan
Menurut Littlefield & Peterson
Manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas, yaitu manajemen mengenai
pekerjaan perkantoran dimanapun dan oleh siapapun dilakukan
Menurt Rdwin Robinon
Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap
pekerjaan perkantoran
Menurut Willian Spriegel 7 Ernest Davies
Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas –aktivitas tulis
sebagai mana dibedakan dari aktivitas – aktivitas pengangkutan, kepabrikan,
pergudangan dan penjualan
Menurut George Terry
Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta mengerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan – tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini

5
menyangkut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak
penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanan kalau memiliki nilai
tetap atau pemusnahannya kalau usang.
Institut of administrasi management
Manajemen perkantoran sebagai salah satu cabang ilmu manajemen yang memfokuskan
pada pelayanan untuk mendapatkan, mencatat dan menganalisis informasi, baik itu
merencanakan maupun mengkomunikasikannya guna mengamankan asset organisasi
serta mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk mencapai tujuan organisasi
Dari definisi diatas dapat dikatakan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu
fungsi tertentu. Fungsi adalah kelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah aktifitas yang
tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaannya atau karena suatu
urutan atau secara praktis saling tergantung satu sama lain. Fungsi dalam suatu organisasi
dibebankan kepada seseorang petugas atau satuan tertentu sebagai tugas yang harus
ditunaikan
Jadi manajemen administrasi adalah cabang manajemen yang menyangkut fungsi
pelayanan :
- memperoleh keterangan
- mencatat keterangan
- menganalisa keteranga
- menyusun rencana
- melakukan komunikasi

Institut of Administrative Management mendefifnisikan manajemen perkantoran

sebagai cabang manajemen yang berhubungan dengan pelayanan pemeolehan,
perekaman dan menganalisa informasi, pelayanan perencanaan, pelayanan komunikasi
yang oleh manajemen perusahaan digunakan untuk mengamankan asetnya, memacu
urasannya dan mencapai sasarannya.
Tujuan
Tanpa kesadaran akan tujuan atau kegunaan yang sebenarnya, manajer kantor tidak dapat
membuat keputusan yang benar atau menjamin keefektifan pekerjaan yang dilakukan.
Lingkungan

6
Ini tidak mengacu pada lingkungan fisik di dalam kantor, tetapi berhubungan dengan
faktor luar yang dilayani oleh kantor, industri atau kegiatan lain dimana perusahaan
terletak di dalamnya, adat dan hukum komunitas dimana perusahaan beroperasi. Faktor
lingkungan selalu berubah dan kantor harus bereaksi untuk berubah bersamanya.
Sarana
Manajer kantor harus mengambil manfaat terbaik dari bagunan, metode dan peralatan.
Sarana baru selalu berkembang.
Personil
Personil merupakan unsur yang penting. Unsur ini merupakan unsur yang sulit. Oleh
karena itu disini perlu seni dan ilmu

Peranan Manajer Adminstrasi

Prisip menejemen berlaku untuk manajer administrasi yang berlaku pada semua
tingkat, tetapi cenderung bertahan pada manajemen tingkat menengah. Sedikit yang
sekali yang mencapai tingkat tertinggi. Mereka biasanya bertanggung jawab kepada
depertemen fungsional, misalnya keuangan. Mereka menjalankan kebijaksanaan dan
rencana yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak dan dapat dikatakan bahwa salah
satu tujuan utama manajer administrasi adalah bahwa mereka memberikan informasi
agar manajemen puncak dapat membuat keputusan. Informasi itu harus ringkas, akurat,
dalam bentuk yang benar, dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang
rendah.

Tugas Manajer Administrasi

Ruang lingkup tugas setiap manajer administrasi tidak hanya menyangkut rangkaian
aktivitas memperoleh, mencatat dan menganalisa informasi saja, melainkan juga
menjangkau aktivitas menyusun rencana. Aktivitas ini merupakan perencanaan
perkantoran , yang meliputi segenap sistem perkantoran dengan berbagai prosedur.
Tugas setiap manajer kantor berkaitan pula dengan aktivitas – aktivitas para
pegawai bawahan dan rekan sekantor yang perlu diatur dan disusun sebaik –baiknya.
Manajer kantor berada diantara karyawan operasional untuk mengarahkan mereka dapat
menjalankan tugasnya secara optimal.

7
Quible memberikan panduan mengenai tanggung jawab yang menyertai posisi dan
fungsi manajemen :
Perencanaan
1. Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing – masing fungsi serta layanan
kantor, termasuk lay out, linkungan, telekomunikasi, arsip dan lain – lain
2. Selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang perkantoran dengan
melakukan perubahan – perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan
dan fungsi kantor yang efektif dan efisien
3. Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasikan secara total
fungsi dan layanan kantor yang baru
4. Mengembangkan kebijaksanaan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran
perusahaan
5. Menjelaskan apa yang dimaksud kantor yang efektif dengan
mengimplementasikan perubahan yang dianggap perlu pada sistem kantor.
6. Merencanakan anggaran bagi pelaksanaan pelayanan kantor
7. Menjelaskan kebutuhan akan personal yang tepat
8. Menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang diperlukan
9. Mendesain sistem dan prosedur administrasi baru
Pengorganisasi
1. Mendeskripsikan hal yang dianggap efektif sehubungan dengan pemanfaatan
sumber daya perusahaan guna mencapai tujuan dan sasaran perusahaan
2. Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan tugasnya
3. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efesien
4. Menjamin pemanfaattan yang optimal dari peralatan yang dimiliki oleh
perusahaan
5. Meningkatkan produktivitas organisasi maupun perusahaan
6. mengembangkan metode dan teknik yang efektif dalam mengimplementasikan
perubahan yang diharapkan
7. Mengembangkan prosedur yang efektif dalam emgevaluasi peralatan yang akan
dibeli.

8
Pengalokasian Staff
1. Menjamin efisiensi dan perekrutan pegawai baru melalui pemenpatan yang tepat
pada posisi yang tepat.
2. Menyediakan peluang karir dan pengalaman yang dapat memuaskan pegawai
3. Menyediakan training yang tepat
4. Menyediakan sistem penilaian kinerja pegawai yang efektif
5. Mendiskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pegawai secara realistis

Pengarahan
1. Mengunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai
2. Mengunakan teknik yang efektif dalam memotivasi pegawai
3. Mendisain sistem komunikasi yang efektif antar unit
4. Menjamin terpenuhinya pegawai dengan kebijaksanaan dan prosedur organisasi
5. Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan
6. Mendampinggi pegawai dalam memecahkan masalah yang berkaitan dengan
pekerjaan yang dilakukan
7. Mengunakan sistem reward yang fair dan objektif dalam menentukan gaji
pegawai

Pengawasan
1. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengcontrol kuantitas dan kualitas
pekerjaan yang dilakukan pegawai
2. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjadwalkan kerja
3. Mengembangkan prosedur yang efiaien dalam mendiskripsikan pekerjaan yang
tidak terselesaikan
4. Mengelola unit anggaran
5. Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif dan
efisien
6. Memotivasi pegawai akan perlunya kesadaran akan biaya yang ditimbulkan
7. Mengembangkan penilaian kerja yang efektif dan efisien dalam menjelaskan hasil
pekerjaan aktual dengan harapan yang direncanakan

9
 8. Menegmbangkan strategi yang efektif dalam melakukan tindakan koreksi yang
diperlukan
Menurut J.C.Denyer, tugas yang menjadi tanggung jawab manajer dapat dikelompokkan
menjadi dua, yaitu :
1. Tugas yang bersifat manajerial, meliputi:
- Mendukung dan menjalankan semua kebijaksanaan manajemen puncak
- Melaporkan berbagai masalah yang tidak dapat dipecahkan kepada top
manajemen
- Mengevaluasi sistem dan prosedur kerja dalam kantor
- Mendesain atau merancang sistem dan prosedur kerja yang baru
- Melakukan konsultasi dengan serikat kerja dan merekomendasikan karyawan
untuk ikut tarining
- Ikut interview pada penerimaan karyawan baru
- Mempersiapkan perkiraan biaya dalam lingkungan kantor
- Menilai karyawan secara berkala sebagai dasar kompensasi dan promosi serta
memberikan penghargaan kepada karyawan
2. Tugas yang bersifat operasional
- Memastikan semua pekerjaan agar sesuai dengan standar dan jadwal
- Melatih karyawan agar dapat bekerja secara produktif
- Menagani kesulitan karyawan dan memberikan selusi yang tepat untuk
memperbaikinya
- Mengawasi pengunaan alat tulis atau perlengkapan kantor lainnya
- Memberikan rekomendasi pembelian peralatan yang akan digunakan
- Mmastikan kantor tetap dalam keadaan yang baik pada segala aspek
Agar manajer kantor dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik
dan optimal, maka seorang menejer kantor harus memiliki kualifikasi standar.
Persyaratan Manajer Administrasi
Georgy Terry, mengemungkakan 12 kecakapan dasar bagi seorang manajer kantor
1. Kemampuan penjabat pimpinan
2. Suatu latar belakang praktek
3. Latihan manajerial

10
 4. Kemampuan mengungkapkan diri
5. Suatu sikap terbuka
6. keingin tahuan
7. kreativitas
8. Pertimbangan sehat
9. kemampuan menjual gagasan
10. Kesabaran
11. pengendalian emosi
12. Kemampuan kerja sama
Menurut J.C. Denyer, kualifikasi manajer adalah
- Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang sesuai
- Kejujuran yang tinggi
- Etika
- Kemampuan sebagai diplomat
- Kemampuan manajerial
Jadi apa yang menjadi tanggung jawab manajer administrasi perkantoran adalah
menerapkan prinsip – prinsip manajemen disuatu kantor. Dalam pelaksanaan pekerjaan
administrasi kantor harus beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan komunikasi
yang sangat memberikan kontribusi dalam pekerjaan sehari – hari. Perkembangan ini
harus diikuti oleh karyawan. Oleh karena itu karyawan harus bisa menjadi karyawan
yang bisa bekerja dengan baik di kantor. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk
menjadi karyawan profesional,
Menurut Burton, ada beberapa hal yang bisa dilakukan agar menjadi pegawai adminstrasi
yang profesional.
1. Jadilah orang yang efisien – mengorganisasi pekerjaan, mengolah waktu, megolah
sikap yang diinginkan dan menyusun prioritas pekerjaan yang harus dilakukan
2. Mengetahui pengunaan software yang dibutuhkan di kantor
3. Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memproses komunikasi tertulis,
membuat surat, memproses surat surat masuk dan keluar serta menyiapkan
laporan
4. Memahami konsep dari prosedur

11
 5. Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi dengan pelanggan
maupun pegawai, baik face to face dikantor, dalam rapat, menjawab telepon,
membuat janji dan menbuat perencanaan perjalan
6. Mengunakan otomatisasi kantor
7. Mengunakan sumber data yang kredebel
8. Memahami filing dan record control
9. Memahami jasa pelayanan bank
10. Mengetahui pentingnya job
11. Menyadari akan adanya peluang karir
Sikap yang penting adalah selalu berinvestati dalam pengetahuan dan keterampilan
baru guna menghadapi tantangan yang akan dihadapi perusahaan dimasa datang.

12
Kasus
Perusahaan Bus Mulia yang berlokasi di Padang, didirikan pada tahun 1950 oleh
dua orang bersaudara, Akbar dan Izaq. Perusahaan ini awalnya melayani trayek Padang –
Bukittinggi. Pertumbuhan perusahaan lambat namun stabil. Filosofi manajerial yang
dianutnya konserfatif dan kurang menerima konsep manajemen modern. Bila tidak rusak
mengapa harus diperbaiki. Yusuf sekarang menjadi direktur mengantikan ayahnya yang
telah pensiun. Yusuf mempunyai prinsip yang prograsif dengan mengimplementasikan
manajemen perkantoran dan konsep manajerial terpadu yang telah berhasil dilaksanakan
di Indonesia.
Yusuf sangat peduli terhadap adanya kesenjangan koordinasi pada aktifitas
perkantoran. Saat ini setiap suvervisor(seluruhnya 20 orang) harus bertanggung jawab
terhadap semua aktifitas perkantoran yang dikelolanya. Mestipun beberapa bagian
administrasi berlansung baik, namun sebagian besar tidak. Untuk itu dia berkeyakinan
bahwa keberadaan Manajer Administrasi akan membuat semuanya berjalan dengan
sebagaimana mestinya dengan tanggung jawab mengkoordinir semua aktifitas organisasi.
Diminta:
1. Manfaat apa yang di dapat dengan mengangkat seorang manajer administrasi
2. Apakah akan merugi dengan mengangkat manajer administrasi
3. Kualifikasi apa yang harus dimiliki oleh Manajer Administrasi bus Mulia
4. Identifikasi apa yang menjadi tanggung jawab Manajer Administrasi

13