SLIDE 1 :

Pembukaan (Steven)

Sebuah lembaga atau organisasi memiliki visi misi serta impian yang ingin dicapai
sehingga tidak terlepas dari ilmu manajemen. Visi misi sebuah lembaga tentu harus
dicapai melalui kegiatan yang dirancang dengan efisien. Ilmu manajemen berguna
untuk mengatur dan merancang kegiatan secara efisien untuk mencapai visi misi
sebuah organisasi atau lembaga. Semua kegiatan yang telah diatur untuk
mewujudkan visi misi dan impian perlu dilakukan di tempat yang dikenal sebagai
kantor. Kantor merupakan pusat tempat bagi pekerja untuk melakukan seluruh
kegiatan perkantoran. Manajemen perkantoran berfungsi untuk membantu dalam
membuat keputusan, memimpin pihak lain, dan menciptakan dan mengembangkan
ide – ide yang berhasil.

SLIDE 2 :

Manajemen adalah ilmu yang paling banyak digunakan dalam berbagai hal,
terutama dalam mengatur sebuah lembaga atau organisasi. Dalam sebuah
perkantoran memiliki visi dan misi serta harapan yang ingin dicapai. Ilmu
manajemen merupakan ilmu yang penting dalam seni mengatur atau mengorganisir
sebuah lembaga atau organisasi.

Ilmu manajemen merupakan disiplin ilmu yang mengatur atau mengorganisir sebuah
lembaga atau organisasi untuk menjapai tujuan. Dalam mewujudkan tujuan
organisasi, manajemen menekankan pada penggunaan sumber daya secara efektif
dan efisien.

Kata Manajemen pada awalnya berasal dari bahasa Prancis kuno yaitu
Menagement, yang mana memiliki arti “seni melaksanakan dan mengatur”.

SLIDE 3 :

Definisi Manajemen menurut Ahli

Menurut Mooney, Lembaga atau organisasi merupakan sebuah setiap bentuk

perserikatan yang dibuat oleh dua atau sekelompok orang demi mewujudkan
sebuah atau beberapa tujuan bersama.
Menurut Hasibuan, Organisasi merupakan sebuah proses tentang penentuan,
pengaturan serta pengelompokan dan pengaturan dalam beberapa macam aktivitas
yang dibutuhkan demi mencapai tujuan utama.

Bisa disimpulkan Manajemen merupakan suatu proses dalam rangka guna

mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara bekerja secara kolektif dengan orang
- orang dan sumber daya yang dimiliki organisasi

SLIDE 4:

Fungsi manajemen adalah elemen - elemen dasar yang dijadikan acuan oleh
seorang manajer dalam mencapai tujuan sebuah perkantoran. G.R Terry dan
Winardi (1986) berpendapat dalam ilmu manajemen, fungsi - fungsi manajemen
memiliki empat fungsi

Planning (Perencanaan) POAC

Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur

untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu.
Perencanaan juga diartikan sebagai upaya memanfaatkan sumber-sumber yang
tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai tujuan secara
efisien dan efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses
manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka
segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan
organisasi.

Controlling (Penggendalian / Pengawasaan) POAC

Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan

aktivitas organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat mengadakan
koreksi. Dengan demikian apa yang dilakukan staff dapat diarahkan kejalan yang
tepat dengan maksud pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Inti dari
controlling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan rencana.

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan program kerja maka
dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit.
Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan antisipasi, koreksi dan
penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan
lingkungan sekitar organisasi.
Organizing (Pengorganisasian) POAC

Menurut George R. Terry, tugas pengorganisasian adalah mengharmonisasikan

kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan
dan memanfaatkan seluruh kemampuan kesuatu arah tertentu.

Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas pada orang

yang terlibat dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan kompetensi SDM yang
dimiliki. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kegiatan ini merupakan
keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan
prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi, serta mengatur
mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan program dan
tujuan organisasi.

Actuating (Penggerakan) POAC

Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti
dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk itu maka
semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai
visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan
rencana kerja yang telah disusun.

Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran,
keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan
program kerja organisasi yang telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah
menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan
organisasi.

SLIDE 5 :

Sebuah lembaga atau organisasi akan terbentuk apabila memiliki tujuan dan impian
yang sepakat antara masing - masing pihak. Organisasi memerlukan ilmu
manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan tersebut membuat visi dan
misi serta impian sebuah lembaga yang ingin dicapai. Visi misi sebuah lembaga
tentu harus dicapai dan hal tersebut butuh sumber daya manusia yang baik untuk
merealisasikan hal tersebut. Keefisiensian untuk mencapai visi misi dan impian
sebuah lembaga juga perlu diperhatikan. Agar visi misi yang telah ditetapkan dapat
dicapai dengan efisien, perlu langkah - langkah yang teratur berupa kegiatan yang
bertumpu pada tujuan yang telah ditetapkan oleh lembaga atau organisasi

Dalam merealisasikan tujuan organisasi, manajemen menitik beratkan pada

penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien. Praktek-praktek menejerial,
terhadap efisiensi dan efektifitas kerjasama organisasional telah ada jauh sebelum
revolusi industri pada abad akhir 19. “Efektif berkaitan dengan melaksanakan
sebuah pekerjaan dengan tata cara yang benar untuk mencapai tujuan” (Robbins
dan Coultar 1966).

SLIDE 6 :

Kegiatan manajemen sangat ditentukan dan dipengaruhi oleh berbagai macam

sumber daya agar dapat berjalan dengan baik. Sumber daya manajemen juga biasa
disebut dengan elemen manajemen. Secara umum kita mengenal sumber daya
dalam manajemen sebagai elemen manajemen.

berikut ini enam elemen Manajemen atau yang biasa dikenal dengan :

1. Men adalah semua manusia yang terlibat dalam proses manajemen.

2. Material adalah bahan baku/bahan dasar yang digunakan dalam proses

pembuatan produk oleh organisasi.

3. Machines adalah peralatan untuk mengolah dan mengalihfungsikan bahan baku

ke bahan yang lebih berguna untuk organisasi.

4. Money adalah dana yang dirancang dan digunakan untuk membeli bahan baku,
peralatan, perlengkapan, sewa, biaya gaji, dll, selama proses pembuatan produk
dari organisasi.

5. Methods adalah metode atau cara pelaksanaan proses manajemen.

6. Market adalah tempat atau pihak yang dituju oleh organisasi, dan menerima
produk dari organisasi. Pasar adalah sumber informasi yang dijadikan dasar
pembuatan keputusan dalam pembuatan produk maupun arah organisasi.
SLIDE 7 :

Manajemen dapat dibagi menjadi beberapa aliran dan pemikiran. Ada empat
klasifikasi yang membagi teori manajemen, yaitu:

Manajemen Klasik

Teori Manajemen Klasik muncul karena pada abad 18 sedang terjadi revolusi
industri di negara Inggris. Para pemikir tersebut memberikan perhatian terhadap
masalah-masalah manajemen yang timbul baik itu dikalangan usahawan, industri
maupun masyarakat. teori manajemen klasik berasumsi bahwa manusia itu sifatnya
rasional, berfikir logis, dan kerja merupakan suatu yang diharapkan. karena itu teori
klasik berasal dari premis bahwa organisasi bekerja dalam proses yang logis dan
rasional dengan pendekatan ilmiah yang berlangsung menurut struktural atau
anatomi organisasi.

Teori Manajemen Ilmiah dipelopori oleh Frederick Winslow Taylor,dkk. Pada teori
Manajemen Ilmiah, seorang pekerja akan bekerja seperti biasa, sambil menyiapkan
promosi karir dan melatih calon penggantinya. Sementara itu Teori Organisasi Klasik
berkembang mulai tahun 1800-an, secara umum digambarkan oleh para teoritisi
klasik sebagai sangat tersentralisasi, dan tugas-tugasnya terspesialisasi. dalam teori
organisasi Klasik Manajer dituntut untuk menitikberatkan perhatiannya pada
masalah administrasi yang terjadi di dalam organisasi. Teori Organisasi Klasik
memandang organisasi dan pekerjaan dari sudut pandang mekanistik, yaitu mereka
berusaha mengkonsepkan organisasi sebagai mesin dan pekerja sebagai roda
penggerak dari mesin tersebut.

SLIDE 8 :

Manajemen Perilaku ini berasumsi bahwa efektivitas pegawai dapat ditingkatkan

melalui suatu pemahaman yang baik tentang proses individu yang kompleks, proses
kelompok, dan proses organisasi. Dalam manajemen perilaku menekankan
pentingnya manajemen memperhatikan perilaku dan kebiasaan individu dalam
sebuah organisasi, serta pentingnya manajemen melakukan perubahan perilaku dan
kebiasaan individu agar organisasi dapat berjalan dengan baik sebagaimana
mestinya.
Dalam Manajemen Perilaku terdapat dua pendekatan utama, yaitu Pendekatan
Hubungan Manusia (Human Relations Approach) dan Pendekatan Perilaku Ilmiah
(Scientific Management).

Pendekatan Hubungan Manusia atau Human Relations Approach berkembang

sebagai reaksi terhadap pendekatan manajemen klasik yang tidak memperhatikan
keberadaan manusia sebagai makhluk individu yang mempunyai perasaan.
Manajemen klasik memandang organisasi dan pekerjaan dari sudut pandang
mekanistik, yaitu mereka berusaha mengkonsepkan organisasi sebagai mesin dan
pekerja sebagai roda penggerak dari mesin tersebut. Pendekatan ini menekankan
pada sikap dan proses perilaku individu dan kelompok, dan mengakui pentingnya
proses perilaku di dalam organisasi atau di tempat kerja.

Selanjutnya Pendekatan Perilaku Ilmiah atau Scientific Management. Pendekatan

Scientific Management dikembangkan oleh Frederick Tylor (1856 – 1915).
Pendeketan ini dikembangkan untuk mencari cara-cara yang efektif dalam
memanfaatkan orang-orang yang ada dalam organisasi industri. Menurut Tylor,
orang-orang yang ada dalam organisasi dapat diprogram menjadi mesin-mesin yang
efisien. Kunci dari pendekatan ini ialah konsep tentang “man-as-machine” (manusia
sebagai mesin). Tylor dan kawan-kawannya memiliki anggapan bahwa para
karyawan dalam organisasi dapat dimotivasi dengan faktor ekonomi dan faktor
fisiologi (fisik). Para karyawan akan bekerja dengan baik jika mereka digaji dengan
baik, dan gerak tubuh dalam bekerja juga diatur secara baik.

SLIDE 9 :

Manajemen ilmiah, pertama kali dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor dalam
bukunya yang berjudul Principles of Scientific Management pada tahun 1911. Ide
tentang penggunaan metode ilmiah muncul ketika Taylor merasa kurang puas
dengan ketidakefesienan pekerja di perusahaannya. Ketidakefesienan itu muncul
dikarenakan mereka menggunakan berbagai macam teknik yang berbeda untuk
pekerjaan yang sama, nyaris tak ada standar kerja di sana. Dengan adanya
Manajemen ilmiah sebagai metode kuantitatif, yang menggunakan dasar ilmu teknik
dan matematika sebagai pemecah masalah bisnis yang terlalu kompleks.
SLIDE 10 :

Manajemen Kualitas Adalah sekumpulan kegiatan manajerial seperti merencanakan

kualitas, mengorganisasi kualitas, mengkoordinasi kualitas, mengendalikan dan
mengevaluasi kualitas yang dilakukan oleh setiap fungsi manajemen yang ada
dalam organisasi untuk meningkatkan kualitas kerja.

Manajemen Kualitas menekankan pada kinerja kolektif, memeperdayakan pekerja,

mengakui keluasan suatu organisasi dan menerima kritik dalam melayani konsumen
dengan baik.

SLIDE 11 :

Secara etimologis kata kantor berasal dari Bahasa Belanda, khususnya “kantoor”
yang artinya sering dipadankan dengan kata “office” dalam Bahasa Inggris. Kata
“office” dalam Bahasa Inggris dapat diartikan sebagai suatu pekerjaan sebagai
kewajiban yang di dalamnya ada komitmen, kedudukan, dan ruangan tempat
seorang pebisnis dan stafnya melaksanakan latihan pekerjaannya. Sedangkan
secara terminologi, kantor adalah segala tempat yang biasanya digunakan untuk
melakukan pekerjaan klerikal, dengan nama apapun jabatan tersebut dapat
diberikan. Jadi, dapat dikatakan bahwa setiap tempat, asalkan dimanfaatkan dalam
rangka pelaksanaan kegiatan untuk mencapai visi misi lembaga atau perusahaan
dapat dikatakan sebagai kantor. Berdasarkan beberapa pengertian jabatan di atas,
perkantoran sebagai tempat bekerja bagi individu-individu yang termasuk dalam
pencapaian tujuan di sebuah perkantoran dapat juga dikatakan sebagai kantor.

SLIDE 12 :

Manajemen Perkantoran adalah salah satu dari ilmu manajemen yang memaparkan
perihal pengelolaan kantor secara efektif dan efisien. Menurut Robinson dan
Leffingwell, manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan
lebih dahulu.

Dengan demikian, manajemen perkantoran dapat disimpulkan kemampuan untuk

merencanakan , mengorganisasi, dan mengkoordinasikan sumber daya manusia
beserta komponen lainnya yang bertujuan untuk mencapai visi misi sebuah
perusahaan.

SLIDE 13 :

Selama adanya ilmu manajemen perkantoran, ada hal-hal yang telah menjadi
aktivitas pokok dalam mengatur sebuah perkantoran. Hal itu dapat dirangkum
menjadi lima aktivitas pokok manajemen perkantoran:

1. Upaya memenuhi fasilitas dan alat pendukung di kantor

2. Menata efektivitas dan efisiensi suatu perusahaan
3. Menyediakan sarana komunikasi agar tercipta kinerja yang prima di dalam
perusahaan.
4. Mengusahakan adanya hubungan atasan dan pegawai yang baik
5. Pengawasan serta mengevaluasi aktivitas dan prosedur kantor

SLIDE 14 :

perkembangan waktu membuat manajemen perkantoran tidak hanya mengatur

seputar lingkup pekerjaan perkantoran saja, melainkan fungsi - fungsinya menjadi
lebih luas, antara lain :

1. Office Space, menata yang berhubungan dengan ruang perkantoran (jumlah,

penjatahan, tata ruang, kenyamanan, keamanan, kebersihan, perubahan,
pemindahan, dan pemeliharaan);

2. Communications, mengatur hal-hal yang berhubungan dengan surat menyurat,

pelayanan, media komunikasi seperti telepon, surat elektronik, sosial media,
website,dsb；

3. Office Personnel, keanggotaan perkantoran yang berhubungan dengan HRD

(Human Resource & Development), GA (General Affair), Intership, dll；

4. Furniture & Equipment, mengatur berkenaan dengan pengadaan, pemeliharaan

perabotan perlengkapan kantor;

5. Appliances and Machines, mengatur hal yang berhubungan dengan pengadaan

pemeliharaan peralatan dan mesin seperti; Mesin Ketik, Komputer, Laptop, Printer,
Mesin Hitung, Perlengkapan kebersihan, dan lain-lain;
6. Supplies and Stationery, mengatur hal yang berhubungan dengan pengadaan
perbekalan dan keperluan alat tulis kantor dan cetak;

7. Methods mengatur hal yang berhubungan dengan proses dan pengolahan data,
pengukuran hasil kerja, sistem dan prosedur kerja, analisis statistik, dll.;

8. Records yang berhubungan dengan pengorganisasian dan perancangan formulir,

pelayanan surat-menyurat, pelaporan kearsipan, dll.;

9. Executive Controls meliputi perencanaan organisasi, sentralisasi dan

desentralisasi pelayanan, perencanaan anggaran, forecasting, dan job analysis.

SLIDE 15 ：

apakah ada pertanyaan?

Presentasi kelompok 1 kami akhiri, mohon maaf jika ada salah kata. Terima kasih

Pertanyaan :

1.

2.

3.