POAC

Wk 03

Raymond Tedjasukmana
POAC
 Planning

POAC
 Mengapa Perlu Perencanaan ?

POAC
 Mengapa Perlu Perencanaan ?

1. Semua Hasil Besar/Penting Perlu Persiapan

Persiapan Mendaki Keindahan Puncak

POAC
 Mengapa Perlu Perencanaan ?

Semua Hasil Besar/Penting Perlu Persiapan

POAC Persiapannya ??
 Mengapa Perlu Perencanaan ?

2. Road Map
Dimana Kita Sekarang
Dimana Tujuan Kita
Seberapa dekat/jauh jarak kita
dan tujuan kita
Mana jalan yg perlu dipilih
u/ dijalani
Dimana kita beristirahat
Mana jalan paling efisien

POAC
 Mengapa Perlu Perencanaan ?

Semua Lebih Tangguh & Bersabar pada saat kita posisi dibawah,
itu wajar saja – berikutnya posisi kita akan diatas --- ULET

POAC
 Mengapa Perlu Perencanaan ?

Dunia selalu berubah (dinamis) dari waktu ke waktu sehingga

perlu antisipasi menghadapi itu, dan pengambilan keputusan
secara cepat dan tepat

POAC
 Mengapa Perlu Perencanaan ?

Supaya kita mendapatkan yang benar-benar kita inginkan

Bukan Sebaliknya
POAC
POAC
 Arti Perencanaan
Proses menentukan Tindakan dan Langkah Masa Depan dari
Serangkaian Pilihan sesuai dengan Visi/Misi Perusahaan

POAC
 Organizing

POAC
 Pengertian ORGANIZING
Pengorganisasian adalah langkah u/ menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai
macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang
oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkan mereka menurut kemampuan

dan keahliannya dalam pekerjaan yang sudah direncanakan.
 Syarat Mutlak Mempelajari Organizing
Anda mengenal :
1. Organisasi - Struktur Organisasi = struktur komando & report
2. Jenis Struktur Organisasi : Lini, Lini&Staff, Fungsional, Komite.

Lini Lini & Staff Fungsional

POAC
 Pengertian Jenis Organisasi
Organisasi Lini (Garis)
bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari
pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah yang dihubungkan dengan garis wewenang atau
komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam
organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.

Ciri :
• Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang
• Jumlah karyawan sedikit
• Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi
• Belum terdapat spesialisasi
• Masing2 kepala unit punya wewenang & tg jawab penuh atas segala bidang pekerjaan
• Struktur organisasi sederhana dan stabil
• Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
• Disiplin mudah dipelihara

POAC
 Pengertian Jenis Organisasi
Organisasi Lini
Keuntungan-keuntungan organisasi lini :
• Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik
• Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)
• Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
• Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat
• Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya
sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
• Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
• Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
• Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
• Adanya penghematan biaya
• Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis :

• Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi
• Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri
• Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
• Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
• Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
• Kurang tersedianya saf ahli

POAC
 Pengertian Jenis Organisasi
Organisasi Lini & Staf
kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin
dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data
informasi yang dibutuhkan

Ciri :
Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
• Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff
• Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff
• Jumlah karyawan banyak
• Organisasi besar, bersifat komplek
• Adanya spesialisasi

POAC
 Pengertian Jenis Organisasi
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf :
1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.
2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya
7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf :

1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing2 menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan
menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang
diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
POAC
 Pengertian Jenis Organisasi
Organisasi Fungsional
organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai
jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Struktur
organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang
tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada
setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai
pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.

Ciri :
. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
• Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan
• Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis
• Target-target jelas dan pasti
• Pengawasan ketat
• Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

POAC
 Pengertian Jenis Organisasi
Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :
1. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
2. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing
3. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
4. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
5. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
6. Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional :

1. Pekerjaan seringkali sangat membosankan
2. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya
memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
3. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar
dilakukan

POAC
POAC
 Pengertian Actuating

Rangkaian usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok

sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan, berusaha dan
bertindak secara kordinatif untuk mencapai sasaran perusahaan.

Rangkaian Usaha Menggerakkan = Leading

Berkeinginan, Berusaha dan Bertindak = Memotivasi
Mencapai Sasaran Perusahaan = Directing

Actuating = Leading + Memotivasi + Diecting

POAC
 Actuating
Directing / Leading

Motivasi u/ Mengarahkan
Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan dan memelihara perilaku
manusia. Motivasi merupakan subyek yang penting bagi manajer, karena menurut definisi
manajer harus bekerja dengan dan melalui orang lain. Manajer perlu memahami orang orang
berprilaku tertentu agar dapat mempengaruhinya untuk bekerja sesuai dengan yang diinginkan
organisasi. Motivasi adalah subyek membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur
secara langsung, tetapi harus disimpulkan dari perilaku orang yang tampak.

Leading melalui Komunikasi

Kegiatan untuk para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses
komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus
dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-
rencana harus dikomunikasikan pada pihak lain agar dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan
komuni kasi dengan bawahan tentang penugasan jabatan mereka. Komunikasi tertulis dan lisan
adalah bagian esensi pengawasan. Manajer dapat melaksanakan fungsi fungsi manajemen
mereka hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

POAC
 Actuating
Kepemimpinan
suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok
anggota yang saling berhubungan tugasnya. Implikasi penting dalam definisi tersebut yaitu:
pertama, kepemimpinan menyangkut orang lain bawahan atau pengikut; kedua, kepemimpinan
menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang di antara pimpinan dan anggota
kelompok; ketiga, pemimpin dapat juga memberikan pengaruh. Kepemimpinan merupakan
bagian penting manajemen, tetapi tidak sama dengan manajemen. Kepemimpinan merupakan
kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang orang lain agar bekerja
mencapai tujuan dan sasaran, sedangkan manajemen mencakup kepemimpinan, tetapi juga
mencakup fungsi lain seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan.
Kepemimpinan = Empowerment + Mentoring + Solution + Communicator + Motivation

Pentingnya Actuating dalam Organisasi

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-
orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak
diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada
pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai
visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan
peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi yang telah ditetapkan

POAC
 Prinsip-Prinsip dalam Actuating
Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang
mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja
efektif serta efesien untuk mencapai tujuan. Dalam manajemen, pengarahan ini
bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut
berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai
tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda
pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang
pada beberapa prinsip, yaitu:

1. Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin
efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap
usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam
melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-
faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup,
pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta
kemampuan bawahan.

POAC
 Prinsip-Prinsip dalam Actuating
2. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak
mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan
harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat
dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua
ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan
mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.
Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan
pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan
organisasi.

3. Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan
tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur
didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan
saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin
besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

POAC
 Controlling

POAC
 Pengertian Controlling
Proses mengamati, membandingkan dng standard kerja (evaluasi) dan mengkoreksi,
memperbaiki kinerja pekerjaan. Semua manajer seharusnya ikut terlibat didalam
melaksanakan fungsi manajemen ini meskipun divisi/bagiannya telah menghasilkan
kinerja yang sesuai dengan rencana/harapan.

Proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan
rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Langkah-langkah dalam Controlling :

1. Penetapan Standard Kerja (SOP)

suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini
mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau
terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas
yang baik selalu didasari oleh POS. Akan dijelaskan lebih lanjut pada saat pembahasan
khusus tentang SOP nanti.

POAC
 Langkah dalam Controlling
1. Penetapan Standard Kerja (SOP)
suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini
mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau
terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas
yang baik selalu didasari oleh POS. Akan dijelaskan lebih lanjut pada saat pembahasan
khusus tentang SOP nanti.

2. Measuring
Untuk menentukan apa kierja yang sebenarnya. Empat sumber daya yang sering
digunakan para manajer untuk mengukur kinerja adalah observasi personal, laporan
statistic, laporan lisan dan laporan tertulis. Apa yang akan diukur meupakan hal paling
penting dari proses controlling. Beberapa kriteria controlling dapat digunakan dalam
berbagai situasi manajemen. Dalam langkah ini, pihak manajemen mengukur tingkat
kinerja perusahaan.

POAC
 Langkah dalam Controlling
2. Comparing
Untuk menentukan tingkat perbedaan antara kinerja yang sesbenarnya dengan
standar kinerja yang diinginkan. Dalam hal ini untuk menentukan tingkat perbedaan
digunakan variasi. Meskipun beberapa variasi dalam kinerja dapat diekspektasi namun
tetap penting untuk menentukan tingkat dimana varias masih dapat diterima. Dalam
langkah ini pihak manajemen menmbandingkan kinerja yang telah diukur sebelumnya
dengan standar kinerja yang diinginkan atau telah ditetapkan sebelumnya.

3. Taking Corrective Action

Tahap ketiga adalah mengambil tindakan manajerial. Dalam langkah ini pihak
manajemen mengambil tindakan atas pengukuran dan pembandingan yang telah
dilakukan sebelumnya. Terdapat 3 hal yang mungkin dilakukan pihak manajemen
dalam tahap ini, tidak melakukan apa-apa, memperbaiki kinerja, atau merevisi standar
yang sebeluumnya telah ditetapkan.

POAC
 Jenis Controlling
1. Feedforward control
Tipe controlling yang dilakukan sebelum aktivitas pekerjaan dilakukan. Contoh tipe
controlling ini adalah melakukan pencegahan-pencegahan yang kemungkinan dapat
dilakukan selama proses aktivitas pekerjaan dilakukan. Hal tersebut dapat dilakukan
dengan misalnya membuat peraturan-peraturan yang mengatur batas-batas tertentu.

2. Concurrent control
Tipe controlling yang dilakukan pada saat aktivitas pekerjan sedang berlangsung (in
progress). Contoh tipe controlling ini adalah melakukan perubahan-perubahan kecil
selama aktivitas pekerjan itu dilakukan agar tetap berjalan sesuai batasan yang
diinginkan.

3. Feedback control
Tipe controlling yang dilakukan setelah aktivitas pekerjaan selesai dilakukan. Contoh
tipe ini adalah seperti tahap ketiga dalam rposes controlling yaitu mengambil tindakan
manajerial.

POAC
 Jenis Area Controlling
1. Pengendalian Karyawan (Personal Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah
pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.

2. Pengendalian Keuangan (Financial Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan
pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.

3. Pengendalian Produksi (Production Control)

Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang
dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4. Pengendalian Waktu (Time Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan
suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5. Pengendalian Teknis (Technical Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan
teknis pelaksanaan.

POAC
 Jenis Area Controlling
6. Pengendalian Kebijakan (Policy control)
pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah
dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.

7. Pengendalian Penjualan (Sales control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai
rencana yang ditentukan.

8. Pengendalian Inventaris (inventory control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya
atau ada yang hilang.

9. Pengendalian Pemeliharaan (maintenance control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor
terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.

POAC
 Alat Pengendalian
1. Budget - Sales, Production, Purchasing, Personnel, Master, dll.
2. Personal observation - pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan
terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
3. Report - laporan yang dibuat oleh para manajer.
4. Financial statement - daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance sheet
dan Income Statement (neraca rugi laba).
5. Statistic Report - pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang telah berlalu.
6. Break event point - suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak
mendapat laba ataupun rugi.
7. Sidak (Spot Check) - Inspeksi Mendadak
7. Intenal Audit - pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang
meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut
masalah keuangan.
Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik,
pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah
barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima.
POAC
POAC