EKMA4116 Manajemen

Modul IV Pengorganisasian (Ancilla K Kustedjo)

KEGIATAN BELAJAR 1

STRUKTUR ORGANISASI

Definisi
Pengorganisasian

proses mewujudkan, memelihara,

mengembangkan dan meningkatkan kerja sama antar karyawan yang mewakili peranan unit/satuan kerja masing-masing yang bertujuan untuk mempersatukan kegiatan agar bergerak ke arah pencapaian tujuan.
Karakteristik dari Organisasi

- Memiliki suatu tujuan (goal) - Terdiri dari orang-orang - Memiliki struktur

Hambatan Produktivitas dalam Organisasi

Birokrasi

Manajer membatasi diri pada hubungan

kerja formal dan menghidari hubungan non-formal Kurangnya Informasi dan Koordinasi Deskripsi pekerjaan/jabatan menjadi kurang jelas

Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Kejelasan Tujuan - Menterjemahkan visi - Penentuan volum kerja dan beban kerja

Dasar Pembagian Kerja

- Jejaring Kerja Internal

- Kepentingan bersama - Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerjaan - Pembagian Kerja Secara tuntas

Dasar-dasar Pengorganisasian
Dasar Kesatuan Perintah Pimpinan perlu memahami dan memiliki keterampilan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan kebijaksannaan dan pelimpahan wewenang dalam mewujudkan perintah yang efektif. Asas Fleksibilitas Organisasi: Kemampuan suatu oranisasi untuk menabah/mengurangi unit/satuan kerja dala stukturnya

Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Fungsionalitas Setiap unit kerja harus memberikan kontribusi pada organisasi agar tugas pokoknya secara keseluruhan dapat diwujudkan secara efektif dan effisien Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi inovasi & Pengembangan; fungsi responsif; fungsi produktivitas; fungsi prediktif

Jenis-Jenis Organisasi (1)

Proses Pembentukannya Organisasi Formal: dibentuk secara sadar dengan ketentuan yang diatur secara formal Organisasi Informal, cth. Koperasi karyawan Keterkaitan dengan Pemerintah dibentuk untuk menjalankan roda pemerintahan & terselenggaranya pemerintahan yang baik. Cth. Organisasi resmi & tidak resmi

Jenis-Jenis Organisasi (2)

Berdasarkan ukuran organisasi Besar, kecil, sedang Berdasarkan Tujuan Sosial/nirlaba: yayasan sosial Laba/mencari keuntungan: PT (perseroan terbatas), BUMN, Koperasi dsb. Berdasarkan Bagan Organisasi

Langkah-Langkah Pengorganisasian
Rencanakan Organisasi berdasarkan Tujuan

Pembagian Tugas

Evaluasi Hasil & Strategi pembentukan organisasi

Alokasi Sumber Daya

Faktor yang menentukan Rancangan Struktur Organisasi

Strategi Organisasi
Penggunaan Teknologi Kualitas Karyawan yang terlibat didalamnya Ukuran organisasi

Unsur-Unsur Struktur Organisasi

Spesialisasi Aktivitas
Standardisasi Kegiatan Koordinasi kegiatan Sentralisasi dan desentralisasi Ukuran kesatuan Kerja

Cara untuk melihat/memperjelas aktivitas organisasi

Jenis BAGAN Kelebihan Dapat dgn jelas melihat pekerjaan dan tanggung jawab Dapat dicari ketika saat kritis Menghilangkan / mengurangi masalah Sebagai preventif terhadap sumber konflik Kelemahan Kurang mampu menjelaskan wewenang dan tanggung jawab Kurang mampu menunjukan hubungan informal dan saluran komunikasi

Departementalisasi Memanfaatkan spesialisasi dari masingmasing manajer Efisien karena bekerja sesuai dengan kemampuan

Ssulit untuk mengukur prestasi Pontensi konflik terhadap pimpinan puncak

Tipe Struktur Oranisasi

Organisasi Lini bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan secara vertikal antara atasan dengan bawahan
KELEBIHAN Adanya kejelasan masalah pendelegasian kewenangan dan tanggung jawan untuk setiap bidang Bentuknya Sederhana dan mudah dipahami KELEMAHAN Beban yang berat dipikul eksekutif puncak karena harus menjalankan urusan administratif Tidak ada spesialisasi

Tipe Struktur Oranisasi (2)

Organisasi Lini dan Staf Gabungan dari organisasi lini dengan

departemen staf untuk memberikan saran dan masukan untuk departemen lini
KELEBIHAN Para spesialis memberikan ide dan saran kepada manajer puncak Seluruh Karyawan melaporkan pekerjaan kepada seorang penyelia (supervisor) KELEMAHAN Karena ketidakjelasan hubungan maka sering terjadi konflik antara departemen lini dan staf Rekomendasi para manajer staf terbatas hanya pada manajer lini

Tipe Struktur Organisasi (3)

Organisasi Fungsional

Organisasi berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan.

KELEBIHAN Menciptakan effisiensi melalui spesialisasi Memusatkan keahlian organisasi Pengawasan yang lebih ketat terhadap fungsifungsi KELEMAHAN Menciptakan konflik antar fungsi Lamban bereaksi bila terjadi perubahan Hanya memikirkan tugas, dan menjadikan individu kurang inovatif

Tipe Struktur Organisasi (4)

Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional yang bertujuan untuk memanfaatkan berbagai kelebihan dan kekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional . Cth. Organisasi Besar dan Kompleks

Tipe Struktur Organisasi (5)

Organisasi Komite memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya memiliki wewenang yang sederajat. Ciri2: - Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan tertentu - Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan secara kolektif - Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang - Keputusan hasil bersama Kelemahan: Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambilan keputusan memerlukan waktu yang lama.

Tipe Struktur Organisasi (6)

Organisasi Proyek dan Matriks tersusun dari sebuah atau lebih tipe departementalisasi lainnya yang mengkombinasikan kelebihan tipe fungsional dan divisional serta menghilangkan kekurangannya
KELEBIHAN KELEMAHAN

Memiliki Kelenturan (fleksibilitas) Masalah akuntabilitas disebabkan yang tinggi adanya lebih dari satu atasan Berfokus pada masalah tertentu Kendala dalam membentuk tim atau masalah teknis yang unik yang kompak Memungkinkan melakukan inovasi Berpotensi menimbulkan konflik dan kreativitas tanpa menggangu antara manajer proyek dengan struktur reguler manajer departemen lainnya

Organisasi Formal vs Informal

FORMAL Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja yang teratur Bertujuan: mencapai hubungan yang teratur diantar fungsi namun hal itu juga memiliki nilai tambahan dengan memberikan perasaan aman kepada mereka INFORMAL Interaksi dan hubungan antar karyawan, serta membentuk suatu pola yang tidak secara khusus dan resmi diciptakan/diatur oleh pihak manajemen Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini menjadi nilai tambah tersendiri

Perubahan Struktur Organisasi

Pekembangan bisnis, teknologi, kompetisi,

pertumbuhan ekonomi, merupakan salah satu contoh alasan organisasi untuk merubah strukturnya. Langkah-langkah membuat Perubahan: Manajer harus mengkomunikasikan secara terbuka Manajer harus memberikan pemahaman kepada seluruh karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang sama Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa perubahan tersebut memberikan dampak positive Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertentu sehingga situasi kerja tidak terganggu.

KEGIATAN BELAJAR 2

PENGKOORDINASIAN

Definisi
Pengkoordinasian: Salah satu fungsi pokok manajemen untuk menbuat suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan

Tujuan Koordniasi
Mengarahkan dan mengintegrasikan semua

ide, gagasan, dan aktivotas dan prilaku ke arah tercapainya tujuan Mengerahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada tujuan Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih pekerjaan Menghindari penyimpangan tugas

Asas & Sifat Koordinasi

Asas koordinasi = asas hirarki Setiap atasan atau koordinator harus melakukan koordinasi pada bawahannya langsung. Sifat Koordinasi: Dinamis Pandangan secara holistis untuk mencapai tujuan

Syarat-syarat Koordinasi
Perasaan untuk bekerja sama, koordinasi

untuk memperlancar penyelesaian masalah

Saling menghargai, terutama saat

pengarahan koordinasi
Semangat bersaing secara sehat,

berlomba untuk mencapai tujuan dengan lebih baik dan cepat

Tipe-tipe Koordinasi
Koordinasi Vertikal

Aktivitas penyatuan, pengarahan ang dilakukan oleh pimpinan terhadap aktivitas berbagai unit kerja yang berada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.
Relatif mudah dilaksanakan, karena atasan dapat memberi sanksi langsung terhadap bawahan yang tidak patuh

Tipe-tipe Koordinasi
Koordinasi Horizontal

Mengkoordinasikan berbagai tindakan atau aktivitas penyatuan, pengarahan yang dilakukan berbagai aktivitas dalam tingkat organisasi yang setingkat.
Jenisnya Interdisciplinary & Interrelated. Koordinator sulit untuk memberikan sanksi sebab mereka mempunyai kedudukan yang sejajar.

Tipe Koordinasi Horizontal

Interdisciplinary: Suatu koordinasi yang berhubungan dengan pengarahan sekaligus menyatukan semua perilaku dan tindakan agar tercipta suatu tingkatan kedisiplinan yang tinggi dalam semua unit organisasi baik internal maupun eksternal pada unit yang sama tugasnya Interrelated: Koordinasi antar badan instansi yang berbeda-beda namun diantara mereka ada saling ketergantungan dan memiliki hubungan baik secara internal maupun

Pedoman Koordinasi yang baik

Dijelaskan dengan kalimat yang sederhana

dan mudah dipahami Koordinasi sebagai tujuan bersama Beri kesempatan setiap orang untuk memberikan ide, saran, dan gagasan untuk bertukar pikiran Aktif selama koordinasasi dilakukan Binalah hubungan yang baik antara atasan dan bawahan Gunakan lebih banyak komunikasi informal

Penyesuaian Kebutuhan Koordinasi

Porsi Dasar Koordinasi Dimanfaatkan untuk meningkatkan koordinasi ketika tuntutan organisasi terhadap koordinasi belum begitu tinggi Meningkatkan Daya Potensi Koordinasi Jika porsi dasar koordinasi tidak lagi mampu menampung berbagai dinamika yang muncul selama organisasi tersebut beraktivitas tinggi

Mengurangi Kebutuhan Organisasi Jika kebutuhan koordinasi dari waktu ke waktu terus meningkat dan semakin besar maka organisasi tersebut bisa memperlambat dan menghentikan kebutuhan tersebut.

Penyebab Konflik dalam koordinasi

Keterbatasan Sumber Daya

Ketidakjelasan Tanggung Jawab dan

Wewenang Gangguan Komunikasi Masalah Kepribadian Membanggakan Unit Kerjanya Secara Berlebihan Penyimpangan Tujuan

Gaya Penanganan Konflik

Otoriter Ketiadaan kompromi pada anggota sebagai sumber konflik

Kooperatif Memberikan kesempatan kepada individu yang masih bersebrangan untuk diajak kompromi
Kolaborasi Pemberian kesempatan yang diberikan dalam

Rentang Kendali (Span of Control)

Merupakan posisi jumlah bawahan yang

berada dalam pengawasan seorang manajer.

Konsep ini merujuk pada seberapa banyak

bawahan yang mungkin masih bisa di bawah kendali atasan secara efektif dan efisien

Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka

Slide Tutorial Manajemen Widita Rarasati Fadia Dewanda