EKMA4116 Manajemen

Modul IV Pengorganisasian
(Ancilla K Kustedjo)
KEGIATAN BELAJAR 1

STRUKTUR ORGANISASI
Definisi
• Pengorganisasian
 proses mewujudkan, memelihara,
mengembangkan dan meningkatkan kerja
sama antar karyawan yang mewakili peranan
unit/satuan kerja masing-masing yang
bertujuan untuk mempersatukan kegiatan agar
bergerak ke arah pencapaian tujuan.

• Karakteristik dari Organisasi

- Memiliki suatu tujuan (goal)
- Terdiri dari orang-orang
- Memiliki struktur
Hambatan Produktivitas dalam Organisasi
Birokrasi
Manajer membatasi diri pada hubungan
kerja formal dan menghidari hubungan
non-formal
Kurangnya Informasi dan Koordinasi
Deskripsi pekerjaan/jabatan menjadi
kurang jelas
Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Kejelasan Tujuan
- Menterjemahkan visi
- Penentuan volum kerja dan beban kerja

Dasar Pembagian Kerja

- Jejaring Kerja Internal - Kepentingan bersama
- Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerjaan
- Pembagian Kerja Secara tuntas
Dasar-dasar Pengorganisasian
Dasar Kesatuan Perintah
Pimpinan perlu memahami dan memiliki
keterampilan dalam melaksanakan proses
pengambilan keputusan dan kebijaksannaan
dan pelimpahan wewenang dalam mewujudkan
perintah yang efektif.

Asas Fleksibilitas Organisasi:

Kemampuan suatu oranisasi untuk
menabah/mengurangi unit/satuan kerja dala
stukturnya
Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Fungsionalitas
 Setiap unit kerja harus memberikan
kontribusi pada organisasi agar tugas
pokoknya secara keseluruhan dapat
diwujudkan secara efektif dan effisien

Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi

inovasi & Pengembangan; fungsi
responsif; fungsi produktivitas; fungsi
prediktif
Jenis-Jenis Organisasi (1)
Proses Pembentukannya
Organisasi Formal: dibentuk secara sadar
dengan ketentuan yang diatur secara formal
Organisasi Informal, cth. Koperasi karyawan

Keterkaitan dengan Pemerintah

dibentuk untuk menjalankan roda
pemerintahan & terselenggaranya
pemerintahan yang baik. Cth. Organisasi
resmi & tidak resmi
Jenis-Jenis Organisasi (2)
Berdasarkan ukuran organisasi
Besar, kecil, sedang

Berdasarkan Tujuan
Sosial/nirlaba: yayasan sosial
Laba/mencari keuntungan: PT (perseroan
terbatas), BUMN, Koperasi dsb.

Berdasarkan Bagan Organisasi

Langkah-Langkah Pengorganisasian

Rencanakan
Organisasi Pembagian
berdasarkan Tugas
Tujuan

Evaluasi Hasil
& Strategi Alokasi Sumber
pembentukan Daya
organisasi
Faktor yang menentukan Rancangan
Struktur Organisasi

Strategi Organisasi
Penggunaan Teknologi
Kualitas Karyawan yang terlibat didalamnya
Ukuran organisasi
Unsur-Unsur Struktur Organisasi

Spesialisasi Aktivitas
Standardisasi Kegiatan
Koordinasi kegiatan
Sentralisasi dan desentralisasi
Ukuran kesatuan Kerja
Cara untuk melihat/memperjelas
aktivitas organisasi
Jenis Kelebihan Kelemahan
BAGAN • Dapat dgn jelas melihat • Kurang mampu
pekerjaan dan tanggung menjelaskan
jawab wewenang dan
• Dapat dicari ketika saat tanggung jawab
kritis • Kurang mampu
• Menghilangkan / menunjukan hubungan
mengurangi masalah informal dan saluran
• Sebagai preventif komunikasi
terhadap sumber konflik

Departementalisasi • Memanfaatkan spesialisasi • Ssulit untuk mengukur

dari masing-masing prestasi
manajer • Pontensi konflik
• Efisien karena bekerja terhadap pimpinan
sesuai dengan kemampuan puncak
Tipe Struktur Oranisasi
Organisasi Lini
 bentuk organisasi yang didalamnya
terdapat garis wewenang yang
menghubungkan secara vertikal antara
atasan dengan bawahan

KELEBIHAN KELEMAHAN
• Adanya kejelasan • Beban yang berat
masalah pendelegasian dipikul eksekutif puncak
kewenangan dan karena harus
tanggung jawan untuk menjalankan urusan
setiap bidang administratif
• Bentuknya Sederhana • Tidak ada spesialisasi
dan mudah dipahami
Tipe Struktur Oranisasi (2)
Organisasi Lini dan Staf
 Gabungan dari organisasi lini dengan
departemen staf untuk memberikan saran dan
masukan untuk departemen lini

KELEBIHAN KELEMAHAN
• Para spesialis • Karena ketidakjelasan
memberikan ide dan hubungan maka sering
saran kepada manajer terjadi konflik antara
puncak departemen lini dan staf
• Seluruh Karyawan • Rekomendasi para
melaporkan pekerjaan manajer staf terbatas
kepada seorang hanya pada manajer lini
penyelia (supervisor)
Tipe Struktur Organisasi (3)
Organisasi Fungsional
 Organisasi berdasarkan sifat dan macam
pekerjaan yang harus dikerjakan.

KELEBIHAN KELEMAHAN
• Menciptakan effisiensi • Menciptakan konflik
melalui spesialisasi antar fungsi
• Memusatkan keahlian • Lamban bereaksi bila
organisasi terjadi perubahan
• Pengawasan yang lebih • Hanya memikirkan
ketat terhadap fungsi- tugas, dan menjadikan
fungsi individu kurang inovatif
Tipe Struktur Organisasi (4)
Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional
 Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf,
serta fungsional yang bertujuan untuk
memanfaatkan berbagai kelebihan dan
kekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan
staf, serta fungsional .

Cth. Organisasi Besar dan Kompleks

Tipe Struktur Organisasi (5)
Organisasi Komite
 memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya
memiliki wewenang yang sederajat.
Ciri2:
- Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan tertentu
- Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan secara
kolektif
- Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang
- Keputusan hasil bersama
Kelemahan:
Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambilan
keputusan memerlukan waktu yang lama.
Tipe Struktur Organisasi (6)
Organisasi Proyek dan Matriks
 tersusun dari sebuah atau lebih tipe
departementalisasi lainnya yang
mengkombinasikan kelebihan tipe fungsional dan
divisional serta menghilangkan kekurangannya
KELEBIHAN KELEMAHAN
• Memiliki Kelenturan (fleksibilitas) • Masalah akuntabilitas disebabkan
yang tinggi adanya lebih dari satu atasan
• Berfokus pada masalah tertentu • Kendala dalam membentuk tim
atau masalah teknis yang unik yang kompak
• Memungkinkan melakukan inovasi • Berpotensi menimbulkan konflik
dan kreativitas tanpa menggangu antara manajer proyek dengan
struktur reguler manajer departemen lainnya
Organisasi Formal vs Informal
FORMAL • Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja
yang teratur

• Bertujuan: mencapai hubungan yang

teratur diantar fungsi namun hal itu juga
memiliki nilai tambahan dengan
memberikan perasaan aman kepada
mereka
INFORMAL • Interaksi dan hubungan antar karyawan,
serta membentuk suatu pola yang tidak
secara khusus dan resmi diciptakan/diatur
oleh pihak manajemen

• Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini

menjadi nilai tambah tersendiri
Perubahan Struktur Organisasi
 Pekembangan bisnis, teknologi, kompetisi, pertumbuhan
ekonomi, merupakan salah satu contoh alasan organisasi
untuk merubah strukturnya.

Langkah-langkah membuat Perubahan:

 Manajer harus mengkomunikasikan secara terbuka
 Manajer harus memberikan pemahaman kepada seluruh
karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang sama
 Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa
perubahan tersebut memberikan dampak positive
 Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertentu
sehingga situasi kerja tidak terganggu.
KEGIATAN BELAJAR 2

PENGKOORDINASIAN
Definisi
Pengkoordinasian:
Salah satu fungsi pokok manajemen untuk
menbuat suatu usaha yang sinkron dan teratur
untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat,
dan mengarahkan pelaksanaan untuk
menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan
harmonis pada sasaran yang telah ditentukan
Tujuan Koordniasi
Mengarahkan dan mengintegrasikan semua ide,
gagasan, dan aktivotas dan prilaku ke arah
tercapainya tujuan
Mengerahkan keterampilan spesialisasi yang
dimiliki setiap karyawan kepada tujuan
Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan
tumpang tindih pekerjaan
Menghindari penyimpangan tugas
Asas & Sifat Koordinasi
Asas koordinasi = asas hirarki
Setiap atasan atau koordinator harus melakukan
koordinasi pada bawahannya langsung.

Sifat Koordinasi:
Dinamis
Pandangan secara holistis untuk mencapai tujuan
Melihat pekerjaan secara keseluruhan dan terintegrasi
Syarat-syarat Koordinasi
 Perasaan untuk bekerja sama, koordinasi untuk
memperlancar penyelesaian masalah

 Saling menghargai, terutama saat pengarahan

koordinasi

 Semangat bersaing secara sehat, berlomba

untuk mencapai tujuan dengan lebih baik dan
cepat
Tipe-tipe Koordinasi
Koordinasi Vertikal
 Aktivitas penyatuan, pengarahan ang
dilakukan oleh pimpinan terhadap aktivitas
berbagai unit kerja yang berada di bawah
wewenang dan tanggung jawabnya.

 Relatif mudah dilaksanakan, karena atasan

dapat memberi sanksi langsung terhadap
bawahan yang tidak patuh
Tipe-tipe Koordinasi
Koordinasi Horizontal
 Mengkoordinasikan berbagai tindakan atau
aktivitas penyatuan, pengarahan yang dilakukan
berbagai aktivitas dalam tingkat organisasi yang
setingkat.

 Jenisnya Interdisciplinary & Interrelated.

 Koordinator sulit untuk memberikan sanksi sebab

mereka mempunyai kedudukan yang sejajar.
Tipe Koordinasi Horizontal
Interdisciplinary:
Suatu koordinasi yang berhubungan dengan pengarahan sekaligus
menyatukan semua perilaku dan tindakan agar tercipta suatu
tingkatan kedisiplinan yang tinggi dalam semua unit organisasi
baik internal maupun eksternal pada unit yang sama tugasnya

Interrelated:
Koordinasi antar badan instansi yang berbeda-beda namun
diantara mereka ada saling ketergantungan dan memiliki
hubungan baik secara internal maupun eksternal pada jenjang
yang setaraf
Pedoman Koordinasi yang baik
Dijelaskan dengan kalimat yang sederhana dan
mudah dipahami
Koordinasi sebagai tujuan bersama
Beri kesempatan setiap orang untuk memberikan
ide, saran, dan gagasan untuk bertukar pikiran
Aktif selama koordinasasi dilakukan
Binalah hubungan yang baik antara atasan dan
bawahan
Gunakan lebih banyak komunikasi informal
Penyesuaian Kebutuhan Koordinasi
Porsi Dasar Koordinasi
Dimanfaatkan untuk meningkatkan koordinasi ketika tuntutan
organisasi terhadap koordinasi belum begitu tinggi

Meningkatkan Daya Potensi Koordinasi

Jika porsi dasar koordinasi tidak lagi mampu menampung berbagai
dinamika yang muncul selama organisasi tersebut beraktivitas tinggi

Mengurangi Kebutuhan Organisasi

Jika kebutuhan koordinasi dari waktu ke waktu terus meningkat dan
semakin besar maka organisasi tersebut bisa memperlambat dan
menghentikan kebutuhan tersebut.
cth. Mendirikan unit kerja yang independen
Penyebab Konflik dalam koordinasi
Keterbatasan Sumber Daya
Ketidakjelasan Tanggung Jawab dan
Wewenang
Gangguan Komunikasi
Masalah Kepribadian
Membanggakan Unit Kerjanya Secara
Berlebihan
Penyimpangan Tujuan
Gaya Penanganan Konflik
Otoriter
Ketiadaan kompromi pada anggota sebagai sumber
konflik

Kooperatif
Memberikan kesempatan kepada individu yang masih
bersebrangan untuk diajak kompromi

Kolaborasi
Pemberian kesempatan yang diberikan dalam bentuk
negosiasi memecahkan masalah konflik yang terjadi
Rentang Kendali (Span of
Control)
Merupakan posisi jumlah bawahan yang berada
dalam pengawasan seorang manajer.

Konsep ini merujuk pada seberapa banyak

bawahan yang mungkin masih bisa di bawah
kendali atasan secara efektif dan efisien
Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda