Formalisasi

Komponen kedua dari struktur organisasi

Definisi formalisasi

Secara sederhana formalisasi dapat diartikan sebagai derajat atau tingkat pembakuan
(standardisasi) dari jabatan-jabatan yang terdapat dalam

suatu organisasi. Dengan demikian, apabila derajat formalisasi dari suatu

jabatan dalam organisasi relatif tinggi maka cakupan tugas dan cara untuk

melaksanakan atau mengerjakan tugas-tugas tersebut telah baku.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa tingkat formalisasi merupakan

salah satu alat yang dapat digunakan untuk mengukur derajat standardisasi

suatu organisasi.

A. FORMALISASI SELALU TERTULIS?

Formalisasi juga didefinisikan oleh sebagian pihak secara lebih

sederhana, yaitu dengan menyatakannya sebagai tingkat penggunaan

dokumen tertulis dalam kegiatan organisasi. Sebagian pandangan memang

menyatakan bahwa peraturan dan prosedur formalisasi selalu perlu

diwujudkan dalam bentuk tertulis. Sementara pandangan lain justru

mempertanyakan apakah formalisasi juga perlu mencakup standar perilaku

yang berasal dari tradisi dan berbagai sumber-sumber yang biasanya tidak

tertulis.

Cara mengukur derajat formalisasi semacam ini dianggap lebih

lengkap karena mempertimbangkan juga persepsi karyawan dalam

pengukuran derajat formalisasi. Dengan demikian, pengukuran derajat

formalisasi menurut pandangan semacam ini dilakukan dengan cara yang

lebih lengkap, yaitu:

1. memeriksa banyaknya dokumen resmi yang digunakan dalam kegiatan

organisasi;

2. mempertimbangkan sikap karyawan dalam mematuhi peraturan atau

dalam menjalankan prosedur;

3. mempertimbangkan kejelasan prosedur kerja yang berlaku;

4. memeriksa konsistensi organisasi dalam memaksakan dipatuhinya peraturan.

B. FAKTOR-FAKTOR YANG BERPENGARUH TERHADAP

DERAJAT FORMALISASI

Perlu disadari bahwa dalam suatu organisasi, derajat formalisasi yang

terjadi pada masing-masing bagian organisasi bisa sangat berbeda satu sama

lain, begitu juga apabila derajat formalisasi suatu organisasi dibandingkan

dengan derajat formalisasi pada organisasi yang lain.

Organisasi membutuhkan formalisasi karena manfaat yang akon

diperoleh apabila perilaku karyawan dibuat menjadi baku. Perusahaan

memiliki karyawan dengan perilaku yang seragam dan baku, akan dapat

mengurangi penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan.

Formalisasi juga mampu membawa manfaat ekonomis bagi organisasi

ataupun perusahaan. Semakin tinggi derajat formalisasi maka semakin

berkurang kebebasan tenaga kerja dalam melaksanakan tugas-tugas yang

tercakup dalam jabatan yang ia pegang.

C FORMALISASI DAN TENAGA PROFESIONA

Pemanfaatan formalisasi untuk menangani pekerjaan yang memiliki

derajat pembakuan (standardisasi) yang bervariasi biasanya berkaitan dengan

pilihan untuk mewujudkan formalisasi di luar pekerjaan (off the job) ataupun

dilakukan di tempat kerja (on the job).

Apabila formalisasi dicoba diterapkan secara langsung di tempat kerja

(on the job) maka digunakan istilah externalized behavior, yang berarti

bahwa formalisasi berada di luar pribadi si karyawan.

Dengan demikian, formalisasi bisa tercapai dengan cara 'membuat

sendiri' di mana karyawan yang sebelumnya memiliki perilaku yang belum

sesuai dengan kebutuhan organisasi dipaksa untuk berperilaku tertenti

melalui instruksi dan pengawasan atasannya ataupun dengan 'membeli' dari

luar, yaitu dengan mempekerjakan tenaga profesional yang pada saat masih

berada di luar telah terdidik atau terlatih untuk berperilaku tertentu sehingga

pada saat memasuki organisasi sudah memiliki perilaku yang sesuai dengan

kebutuhan organisasi.